Creeaza.com - informatii profesionale despre


Evidentiem nevoile sociale din educatie - Referate profesionale unice



Acasa » afaceri » afaceri
Auditul proiectelor - delimitari conceptuale

Auditul proiectelor - delimitari conceptuale



Auditul proiectelor - delimitari conceptuale

Obiectivele  auditului privit ca o evaluare

Cel mai important obiectiv al evaluarii unui proiect este evaluarea succesului acestuia. In urma studiilor asupra mai multor proiecte industriale diferite ca forma si dimensiune,  managerii de proiect au identificat  o serie de factori care constituie patru conditii esentiale ale succesului unui proiect.

 Prima si cea mai simpla conditie este eficienta proiectului in respectarea bugetului si a calendarului sau planificat. A doua conditie a fost satisfactia clientului. Aceasta conditie include, pe langa cei mai evidenti factori ai indeplinirii specificatiilor tehnice si operationale, si factori relativi la loialitate si fidelitate: acoperirea nevoilor clientului, utilizarea actuala de catre acesta, rezolvarea unei probleme operationale majore pentru acesta si permanenta provocare a  satisfacerii clientului.


A treia conditie, de altfel una simpla si asteptata, este succesul afacerii,  masurat mai ales in succesul comercial si in cota de piata. Pentru proiectele interne, factorii ar putea include masuri ca rezultate, durate de viata, etape ale procesului de implementare a proiectului, calitate etc. Ultima conditie, una oarecum dificil de stabilit si precizat, este potentialul pentru viitor. Aceasta include factori relativi la intrarea pe o noua piata, dezvoltarea unei noi linii de produse sau servicii, sau, in cazul unui proiect intern, dezvoltarea unei noi tehnologii, calificari sau competente.

In spatele acestor conditii esentiale ale succesului unui proiect, un alt scop al evaluarii este transpunerea indeplinirii obiectivelor proiectului la obiectivele generale ale organizatiei. Pentru aceasta, toate aspectele proiectului sunt studiate  pentru a identifica si a intelege punctele tari si punctele slabe ale acestuia.

Rezultatul auditului poate fi un set de recoman­dari care pot ajuta atat proiectele in curs, cat si cele viitoare la:

·     identificarea din timp a problemelor;

·     clarificarea legaturilor si relatiilor dintre performante, cost si timp;

·     imbunatatirea performantelor proiectului;

·     identificarea de oportunitati pentru viitoare progrese tehnologice;

·     evaluarea calitatii managementului proiectului;

·     reducerea costurilor;

·     accelerarea obtinerii rezultatelor;

·     identificarea greselilor, remedierea si evitarea acestora in viitor;

·     informarea clientului;

·     reconfirmarea din partea organizatiei a interesului si angajamentului in proiect.

Indeplinirea acestor obiective principale sau directe ne poate dezvalui gradul in care echipa de proiect respecta indeplinirea obiectivelor proiectului. Cu toate acestea, ele ignora multe din costurile si beneficiile proiectului, nefiind astfel pentru membrii echipei de proiect si pentru organizatie decat niste obiective oficiale, stabilite public. Evaluarea face regulat recomandari referitoare la aceste contributii neplanificate, subordonate proiectului si organizatiei in ansamblu. Recomandarile auditului referitoare la aceste obiective secundare sau subsidiare  sunt tot atatea propuneri sau incercari de a:

·     imbunatati modul de intelegere a felului in care proiectele pot fi utile organizatiei;

·     imbunatati procesul de organizare si conducere a proiectelor;

·     oferi un mediu de lucru placut si atractiv pentru membrii echipei de proiect;

·     identifica slabiciunile si avantajele proiectului prin analiza personalului, managementului si a tehnicilor si sistemului decizional;



·     identifica factorii de risc in  derularea proiectelor;

·     imbunatati modul in care proiectele contribuie la formarea si dezvoltarea profesionala a membrilor echipei de proiect;

·     identifica din randul membrilor echipei de proiect pe cei cu calitati manageriale.

Identificarea obiectivelor directe ale unui proiect este relativ usoara. Aceasta necesita o citire atenta a propunerilor facute in proiect si o examinare atenta a oricarei documentatii existente care poate furniza informatii referitoare la cauzele acceptarii sau initierii proiectului. In cazul in care nu exista o asemenea documentatie, cum se intampla in multe cazuri, obiectivele directe urmarite vor putea fi aflate prin discutii cu  personalul (staff-ul) decizional al proiectului.

Pentru ca, in marea lor parte, sunt ascunse neintentionat, identificarea obiectivelor subsidiare este o sarcina delicata si dificila care presupune o gandire deductiva. Deciziile si comportamentele organiza­tionale implica obiective, de regula foarte specifice, care nu sunt scrise nicaieri. De exemplu, cu toate ca majoritatea subordonatilor unor organizatii doresc sa fie organizati astfel incat sa lucreze impreuna intr-o atmosfera placuta si motivanta, doar cateva sau doar ocazional acestea vor face publice asemenea cereri. Unele firme nu recunosc acest obiectiv, nedeclarandu-l public ca un obiectiv de atins, cu toate ca acest obiectiv subsidiar afecteaza deciziile luate in majoritatea firmelor cunoscute.    

Exista unele probleme asociate cu identificarea obiectivelor subsidiare ale unui proiect. Mai intai, probabil si cel mai important, este evident ca nu se pot compara performantele realizate cu obiectivele necunoscute. Mai mult, daca un obiectiv nu este constientizat de catre membrii echipei de proiect, acestia nu se vor teme de faptul ca rezultatele lor vor fi controlate sau analizate. Rezulta ca  obiectivele directe ale evaluarilor in cadrul auditului  trebuie inscrise in propunerea de proiect si, deci, recunoscute. Cele nescrise devin obiectivele subsidiare,  care pot fi adesea ignorate, nefiind nici macar mentionate in propunerea de proiect.

In mod particular, in aceasta era a restructurarilor, starea de neliniste data de evaluarile ce tin de audit este mereu prezenta. Ea este exagerata de teama  unei evaluari „incorecte”, cu un accent mai mare pe rezultatele obtinute, decat pe deficientele si neajunsurile cotidiene in executia proiectului. Daca echipa de proiect este foarte puternica, aceasta bariera a identificarii obiectivelor subsidiare poate fi slaba, dar niciodata absenta.

O alta problema apare in identificarea obiectivelor subsidiare. Atunci cand muncesc in cadrul unei organizatii, oamenii, in mod individual, isi urmaresc propriile lor obiective. In timp, oamenii nu se arata dispusi sa isi dezvaluie propriile obiective, pe care nu le considera la fel de importante ca si cele ale organizatiei. De exemplu, cineva poate urmari sa se alature unei echipe de proiect numai pentru a invata ceva nou, obiectiv care ii va creste mobilitatea sa profesionala.  

Uneori, in cazul unor proiecte cu implicatii stiintifice, conducerea  stiintifica a unor proiecte este atat o functie a unor domenii de interes curent pentru oamenii de stiinta implicati in proiect, asa cum sunt si necesitatile stiintifice ale proiectului. Chiar daca aceste obiective comune (cele curente si cele ale proiectului) nu sunt ilegitime sau imorale,  ele sunt foarte rar recunoscute.

O a treia problema o constituie lipsa de incredere. Se stie ca membrii echipei de proiect nu sunt niciodata relaxati in preajma unui auditor sau evaluator. Daca acesta este un strain – orice persoana care nu face parte din echipa de proiect – exista o teama sau o rezerva de neexplicat, care nu isi are locul. In cazul in care auditorul este din interior,  teama se concentreaza pe posibilitatea ca acesta sa urmareasca obtinerea unor avantaje personale in detrimentul celorlalti membri ai echipei. Motivele acestor temeri sunt evident neintemeiate. De aceea, membrii echipei de proiect nu au motive sa fie neincrezatori in indeplinirea obiectivelor individuale, in particular, si a obiectivelor subsidiare ale proiectului, in general.

A patra problema rezida in faptul ca orice proiect are mai multe obiective de realizat. Varietatea obiectivelor directe si subsidiare ale proiectului, dar si individuale, nu sunt clarificate, determinate si acceptate ca prioritati organizationale. Diferiti membri ai echipei de proiect pot avea diferite pareri in legatura cu gradul de importanta al fiecarui obiectiv, care este primordial sau care este cel mai putin important. In absenta unei comunicari deschise, nimeni nu se poate pronunta in legatura cu acest aspect. Atat timp cat scopurile si obiectivele nu sunt explicite, ramane la latitudinea membrilor echipei sa decida ce (si de ce) se poate face fara acordul celorlalti. De aceea, obiectivele proiectului trebuie discutate in cadrul echipei de proiect.

Ca o concluzie, sarcina identificarii tuturor obiectivelor si scopurilor subsidiare este foarte dificila. Multe evaluari le ignora, insa managerul de proiect  trebuie sa fie interesat si de indeplinirea acestor obiective si sa solicite ca evaluarile sa se efectueze si asupra indeplinirii obiectivelor subsidiare ale proiectului, ale organizatiei, chiar si celor personale.

Analiza calitativa a indeplinirii obiectivelor subsidiare poate oferi raspunsuri la intrebari de genul:

§    Ce i-a determinat pe membri sa se alature si sa participe la proiect?



§    Care sunt cele mai eficiente modalitati de premiere care determina personalul sa depuna maximum de efort?

§    Care sunt cele mai importante interese ale membrilor echipei de proiect?

Nu poate fi uitata importanta biroului ca loc de intalnire al membrilor echipei de proiect, ca o zona de ecranizare a diagramelor de evolutie a  proiectului, ca un principal depozit al raporturilor si dosarelor proiectului si ca un birou pentru managerul de proiect si ceilalti administratori ai proiectului. Acest loc ar trebui sa fie considerat si un club, care serveste la indeplinirea unui important obiectiv subsidiar al membrilor echipei de proiect, a carui satisfacere depinde de spiritul de echipa si camaraderia coroborate cu un proiect de succes, bine condus. Biroul proiectului satisface astfel o nevoie emotionala, de socializare (nevoie ce poate fi identificata ca obiectiv subsidiar al evaluarii) alaturi de rolul administrativ ca obiectiv direct al managementului proiectului.

In urma a 11 ani de audit a 110 proiecte ale unor clienti, un auditor a rezumat diferentele dintre succesul si esecul unui proiect impartindu-le in patru concepte fundamentale*:

1.      Obiectivitatea in stabilirea scopului, bugetului, termenelor limita si a solutiilor. Deoarece una dintre cauzele principale ale unui esec este lipsa obiectivitatii in stabilirea acestor parametri, deciziile care afecteaza initierea proiectului si stabilirea tuturor parametrilor sai initiali trebuie sa fie ferite de favorizari si diligente inadecvate.

2.      Necesitatea unui personal cu experienta la toate nivelele ierarhice ale proiectului. Existenta unui personal cu experienta atat din partea clientului, cat si din partea contractorului serveste la: mentinerea unei atitudini de  cooperare si de rezolvare a problemelor intre cele doua parti; impunerea si stabilirea principalelor obiective de atins si a celor care pot fi deja predate spre utilizare, folosind tehnici profesionale de management si mentinand un contact permanent cu clientul in realizarea proiectului.

3.      Autoritatea corelata cu responsabilitatea. Din momentul in care proiectul are stabilit un scop cert, dar limitat de regula de buget si de timp, este necesar ca, in vederea atingerii acestui scop, managerul de proiect sa aiba autoritatea de a face compromisuri intre aceste obiective (scop, cost, timp).

4.      Contabilizarea totala a operatiunilor si activitatilor proiectului. Evidenta contabila trebuie tinuta in mod responsabil astfel incat sa dea asigurarea ca toate partile implicate isi indeplinesc sarcinile prestabilite. Contabilitatea trebuie sa prezinte in detaliu toate aspectele contractuale si toate ordinele de cumparare. Aceasta ar trebui sa includa detalii referitoare la managerul de proiect, la cel care a facut estimarile, la furnizori, la contractor si, bineinteles, la client si la utilizatorii finali.

Conceptul de audit este definit drept o examinare detaliata a diferite aspecte cu continut financiar; cu toate acestea, auditul unui proiect este mult mai flexibil si, la cerere, se poate concentra pe oricare aspect al proiectului. Conceptul si procesul de audit are insa trasaturile unei evaluari in sensul de apreciere cantitativ valorica, nu numai valorica.

Auditul sau evaluarea unui proiect vizeaza   succesul sau esecul acestuia. Obiectivele auditului unui proiect sunt directe si subsidiare sau secundare. Cele directe sau principale pot fi usor identificate si evaluate sau auditate pe cand, obiectivele secundare sunt mult mai greu de evaluat pentru ca tin de intimitatea activitatilor, de relatiile de echipa, etc. Studii ale managerilor de proiecte arata ca elementele recunoscute in practica ce fac diferenta intre succesul si esecul unui proiect sunt urmatoarele: Obiectivitatea in stabilirea scopului, bugetului, termenelor limita si a solutiilor; Necesitatea unui personal cu experienta la toate nivelele ierarhice ale proiectului; Autoritatea corelata cu responsabilitatea; Contabilizarea totala a operatiunilor si activitatilor proiectului.

Toate aceste delimitari conceptuale sunt necesare formarii managerilor de proiecte romani si personalului ce lucreaza la realizarea proiectelor in conditiile in care in economia actuala nu dispune de experienta manageriala a proiectelor. Sa nu uitam ca in planificata, managementul de proiecte se desfasura la nivel centralizat iar ulterior, patrunderea  proiectelor la nivelul organizatiilor s-a produs treptat si neomogen, pe masura accesului la finantari si a oportunitatilor aleatoare. Consideram astfel ca aceasta lucrare vine in sprijinul organizatiilor de realizeaza proiecte, mai precis in sprijinul echipelor de proiect si a managerilor.



* T. Ingram, Client/Server and Imaging: On Time, On Budget, As Promised; PM Network, December 1995, p. 13-18.









Politica de confidentialitate

.com Copyright © 2019 - Toate drepturile rezervate.
Toate documentele au caracter informativ cu scop educational.


Proiecte

vezi toate proiectele
 PROIECT DE LECTIE Clasa: I Matematica - Adunarea si scaderea numerelor naturale de la 0 la 30, fara trecere peste ordin
 Proiect didactic Grupa: mijlocie - Consolidarea mersului in echilibru pe o linie trasata pe sol (30 cm)
 Redresor electronic automat pentru incarcarea bateriilor auto - proiect atestat
 Proiectarea instalatiilor de alimentare ale motoarelor cu aprindere prin scanteie cu carburator

Lucrari de diploma

vezi toate lucrarile de diploma
 Lucrare de diploma - eritrodermia psoriazica
 ACTIUNEA DIPLOMATICA A ROMANIEI LA CONFERINTA DE PACE DE LA PARIS (1946-1947)
 Proiect diploma Finante Banci - REALIZAREA INSPECTIEI FISCALE LA O SOCIETATE COMERCIALA
 Lucrare de diploma managementul firmei “diagnosticul si evaluarea firmei”

Lucrari licenta

vezi toate lucrarile de licenta
 CONTABILITATEA FINANCIARA TESTE GRILA LICENTA
 LUCRARE DE LICENTA - FACULTATEA DE EDUCATIE FIZICA SI SPORT
 Lucrare de licenta stiintele naturii siecologie - 'surse de poluare a clisurii dunarii”
 LUCRARE DE LICENTA - Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

Lucrari doctorat

vezi toate lucrarile de doctorat
 Doctorat - Modele dinamice de simulare ale accidentelor rutiere produse intre autovehicul si pieton
 Diagnosticul ecografic in unele afectiuni gastroduodenale si hepatobiliare la animalele de companie - TEZA DE DOCTORAT
 LUCRARE DE DOCTORAT ZOOTEHNIE - AMELIORARE - Estimarea valorii economice a caracterelor din obiectivul ameliorarii intr-o linie materna de porcine

Proiecte de atestat

vezi toate proiectele de atestat
 Proiect atestat informatica- Tehnician operator tehnica de calcul - Unitati de Stocare
 LUCRARE DE ATESTAT ELECTRONIST - TEHNICA DE CALCUL - Placa de baza
 ATESTAT PROFESIONAL LA INFORMATICA - programare FoxPro for Windows
 Proiect atestat tehnician in turism - carnaval la venezia




Administrarea intreprinderilor de comert, turism, servicii
Auditul proiectelor - delimitari conceptuale
CRITERIUL RENTABILITATII IN STABILIREA TRUCTURII FINANCIARE
Participantii la relatiile de afaceri si elemente ale contractelor de intermediere
Analiza valorii adaugate (VA)
Analiza productiei fizice


Termeni si conditii
Contact
Creeaza si tu