Creeaza.com - informatii profesionale despre
Simplitatea lucrurilor complicate - Referate profesionale unice
Acasa » afaceri » afaceri
INFORMATIA SI COMUNICAREA IN AFACERI

INFORMATIA SI COMUNICAREA IN AFACERI




INFORMATIA  SI  COMUNICAREA IN AFACERI

1.  DEMERSUL INFORMATIONAL IN AFACERI

            Activitatea omului de afaceri se desfasoara in mijlocul unui univers informational. In proiectarea unei afaceri si in demersurile cotidiene pe care aceasta le presupune sunt necesare informatii reale si concludente, anterioare si actuale despre mediul economic intern si international, despre publicul consumator si competitor.

            Succesul omului de afaceri depinde de capacitatea lui de a selecta informatii esentiale, de a penetra fluxuri de informatii bogate, concentrate, polivalente. Explozia de informatii, complexitatea lor impun receptorului accesul la continutul esential al mesajelor. Astfel, educatia informationala este o componenta sine qua non a procesului educativ in societatea contemporana. Capacitatea de a selecta informatii esentiale si de a reactiona adecvat la mesajul lor se modeleaza in procesul formarii continue a indivizilor, al ameliorarii competentelor lor.

Informatia este acel ceva care produce o modificare de stare, acel ceva care produce sens sau este chiar sensul, acel ceva intrinsec existentei, cauza si efect, stare si relatie, tezaur si risipa, acel ceva care apropie si desparte, acel ceva care sporeste prin utilizare.

            „Informatiile reprezinta reflectarea in constiinta noastra a legaturilor obiective cauza – efect, din lumea reala, inconjuratoare. Ele constau in stiri, instiintari, mesaje privind starea sau conditiile unor procese si fenomene, constituind o noutate si reprezentand interes pentru primitor.() In sens managerial, informatiile sunt instiintari cu scopul de a determina reactii ce declanseaza actiuni, iar din punct de vedere cibernetic, informatiile sunt definite prin aspectele :

·       semantic (care priveste semnificatia pentru receptor),

·       pragmatic (priveste utilitatea practica pentru receptor),

·       sintactic (priveste masura in care semnele ce redau semnificatia inlatura pentru receptor nedeterminarea problemei)”.[1]

            In esenta, informatia este un mesaj care, in urma prelucrarii si interpretarii, suscita reactii adecvate din partea receptorului.

            Informatia este considerata, alaturi de materia prima si de energie, una dintre resursele fundamentale ale societatii.

Nevoia de comunicare a indivizilor se manifesta in fiecare din actiunile lor, iar universul informatiei, spatial si temporal, retrospectiv si prospectiv le conditioneaza intreaga existenta.

Managerii trateaza informatiile nu ca elemente disparate, ci ca parti componente ale sistemului informational care sta la baza adoptarii deciziilor.

            In functie de utilitatea informatiilor, intreprinzatorii recurg la urmatoarele categorii de mesaje:

·       de cunoastere si relationare;

·       de planificare si prognoza;

·       de conducere;

·       de promovare si publicitate.

      Sistemul informational al unei afaceri trebuie sa fie astfel conceput incat sa integreze orice informatie utila provenita din mediul ambiant si care sa serveasca la intelegerea si interpretarea faptelor semnificative.

      In vederea lansarii unei afaceri, sunt necesare informatii despre:

·       contextul economic;

·       prevederile legislative;

·       furnizorii existenti;

·       asociatii potentiali;

·       piata produsului / serviciului;

·       publicul consumator;

·       competitori.

            Sansele unei afaceri depind de capacitatea intreprinzatorului de a evalua cu exactitate conditiile favorabile afacerii lui, plecand de la nevoile consumatorilor. Pentru a nu fi rupta de realitate, decizia lansarii in afaceri trebuie sa se fundamenteze pe informatii obiective si nu pe propriile dorinte ale intreprinzatorilor.

1.1 CATEGORII  DE  INFORMATII  SI  TEHNICI  DE  OBTINERE

1. Informatii oferite:                                                      

·       prospecte, cataloage;                                        

·       comunicate de presa;                                        

·       stiri privind relatiile de afaceri;                       

·       legi si reglementari publicate;

·       reclame;

·       publicitate;

·       parteneri potentiali;

·       date statistice publicate.

           Aceste informatii pot fi obtinute prin:

·                 documentare si cercetare de birou;

·                 solicitare la sursa de prospecte si cataloage;

·                 chestionarea partenerilor de piata;

·                 cumpararea publicatiilor respective;

·       schimb de informatii (mese rotunde, cluburi, asociatii ale exportatorilor, targuri si expozitii).

            Informatii voalate:

            A. publicatii si alte surse:

·       carti de telefon;

·       enciclopedii, studii;

·       date publicate;

·       tabele de preturi;

·       stiri si reportaje radio si TV;

·       preturi, cotatii si cursuri practicate la bursa.

            B. date privind:

·       cifra de afaceri;

·       procesele de fabricatie utilizate;

·       intentii viitoare de export, import, investitii.

            Aceste informatii pot fi obtinute prin:

·       elaborarea de combinatii ale diferitelor informatii oferite;

·       examinarea produselor / serviciilor concurentei.

            3.Informatii de uz intern:

·       date asupra unor fenomene care pot influenta piata;

·       informatii confidentiale (comisioane platite, agenti utilizati).

          Aceste informatii pot fi obtinute prin:

·       cercetari de opinie;

·       cercetari de piata;

·       anchete pe baza de chestionare;

·       discutii cu partenerii de afaceri.

           4. Informatii secrete:

·       metode de penetrare pe piata;

·       retele de distributie utilizate;

·       scheme de organizare;

·       contracte, bonificatii, politici comerciale;

·       strategii de marketing.

Aceste informatii pot fi obtinute prin:

·       relatari ale fostilor angajati;

·       amenintarea cu crearea unor probleme de piata;

·       oferirea de contraservicii sau cadouri.

            Informatii asupra furnizorilor existenti:

·       caracteristicile tehnice ale produselor oferite;

·       conditii de vanzare;

·       preturi;

·       credite;

·       termene de livrare;

·       piete de desfacere.

 Pe baza acestor informatii, intreprinzatorii decid care dintre furnizori sunt cei mai eficienti pentru afacere.

            Sansele de reusita in afaceri depind in mare masura si de informatiile necesare analizei pietei care se refera la:

·       situatia pietelor in raport cu afacerea;

·       intinderea;

·       sansele de extindere;

·       categoriile de produse / servicii specifice fiecarei piete;

·       publicul consumator, efectiv si potential.

            Cu ajutorul acestor informatii, intreprinzatorii decid politica pe care o adopta in scopul penetrarii si mentinerii pe anumite piete sau chiar a agatarii unor segmente de piata ce apartin concurentilor. Succesul acestei politici este asigurat si de informatiile intreprinzatorilor asupra motivatiei publicului consumator.

            Cel mai dificil demers informational se refera la competitorii directi si indirecti, al caror comportament trebuie prognozat. Daca informatiile obiective legate de capacitatea lor economico – financiara, de patrimoniul lor, de preturile practicate si tipurile de publicitate utilizate sunt relativ usor de procurat, celelalte aspecte privind motivatia, aspiratiile, profilul moral si temperamentul, alte caracteristici ale personalitatii lor, se obtin cu dificultate si au, in mare masura, caracter confidential. Cele mai multe dintre aceste ultime informatii se obtin prin comunicare directa intre oamenii de afaceri.

1. IMPORTANTA  UTILIZARII  INTERNET-ULUI  IN  ACTIVITATEA MANAGERULUI

            Internetul este cea mai mare retea de pe planeta ce asigura transferul de informatii aproape instantaneu, la costuri foarte mici, intre organizatii si persoane din intreaga lume.

Internetul ne ofera :

·       obtinerea  unor informatii interesante din diverse domenii;

·       trimiterea si primirea mesajelor;

·       depuneri la banca si urmarirea investitiilor on-line; 

·       participarea la cursuri on-line.

Dinamica numarului utilizatorilor Internet la 1000 locuitori este sugerata de tabelul de mai jos:

Numarul utilizatorilor Internet la 1000 locuitori

                                                                                                 Tabelul nr. 1.

Zona

2001

2002

2003

2004

America de Nord

180

270

475

625

Europa de Vest

30

55

150

400

Europa de Est

3

10

25

100

Sursa: Computer Industry Almanac

Tabelul arata atat decalajele mari regionale, cat si posibilitatea de a le reduce  intr-o durata mai mult sau mai putin acceptabila.

      Cautarea informatiilor se va face cu ajutorul motoarelor de cautare.

 

Intranet

            Pentru ca o intreprindere sa aiba succes, astazi mai mult ca oricand, trebuie sa beneficieze de un sistem de comunicare rapid si performant, atat cu partenerii si clientii cat si cu furnizorii sai externi. O solutie din ce in ce mai raspindita o reprezinta intranetul.

Intranetul reprezinta implementarea tehnologiilor Internet in cadrul unei institutii/intreprinderi. Un intranet nu implica neaparat si conectarea sa la reteaua publica globala Internet, totusi, aceasta aduce multe beneficii.

Desi retelele de tip Internet si intranet se bazeaza pe aceleasi tehnologii, ele difera totusi foarte mult.

Avantajele folosirii unui intranet sunt:

·       comunicatii mai rapide;

·       asigurarea unui management facil de retea;

·       obtinerea usoara a informatiilor ;

·       acces liber sau controlat la bazele de date ale corporatiei;

·       economii financiare majore ;

·       cresterea productivitatii angajatilor;

·       sursa de date unica;

·       interfata client universala.

Licitatii on-line

            Relatiile comerciale, ofertele si comunicarea prin sistemul forumurilor sunt sigure si confidentiale.  Vanzatorul este pus in contact direct cu castigatorul licitatiei. Dupa inregistrarea ca utilizator, punerea in vanzare este foarte simpla, pasii de urmat fiind logici si bine reprezentati.

Avantajele sistemului sunt: posibilitatea de a alege dintre 3 tipuri de licitatii, prezentarea produselor cu imagini si descrieri amanuntite.

Un foarte bun instrument de masurare a calitatii utilizatorilor si tranzactiilor dintre acestia o reprezinta sistemul de calificative; dupa incheierea unei licitatii participantii au dreptul de a insera un comentariu la adresa partenerului, foarte sugestiv si important pentru viitoarele tranzactii ale acestuia.

Consultanta in afaceri

            Archimedes ofera servicii de consultanta pentru societati si institutii in tarile est-europene, in urmatoarele domenii: Investitii, Proceduri operative, Instruire, Consultanta financiara, Consultanta juridica, Resurse umane, Marketing si relatii publice, Baze de date.

            Ascendo ofera servicii de consultanta in afaceri si management.

            Atu Consult - Marketing & Market Research  ofera studii de piata, planuri de afaceri,   proiecte de finantare, campanii publicitare

            Bussiness Inteligence Agency Consulting ofera informatii referitoare la recrutarea  personalului.

            Mmd Central and Eastern Europe  ofera consultanta in domeniul Relatiilor publice pentru tarile din zona Europei Centrale si de Est, Programe pentru managementul crizelor, Comunicare, Comunicatii.

            Strateg Consulting ofera servicii profesionale in management si marketing.                   

            TOTAL CONSULT  ofera consultanta de afaceri, consultanta integrata - juridica,  contabila, fiscala, de management si marketing  pentru agenti economici actionand in Romania. Cuprinde de asemenea si aplicatii informatice pentru managementul resurselor umane (TC-HR), legislative (TC-LEX) si financiare (TC-CONT).

            TQA Services  ofera consultanta si instruire in managementul calitatii.

Afacere pe Internet

            Internetul a deschis noi oportunitati pentru afacerile mici si cele care pot fi facute de catre un singur om , de acasa .

            O afacere on-line are mai multe avantaje decat una clasica . Dintre cele mai importante , se pot mentiona :

·       costuri initiale scazute;

·       costuri operationale si de personal minime;

·       costuri de promovare mici ;

·       poate fi complet automatizat;

·       se poate lucra din propria locuinta;

·       piata internationala , clienti usor de gasit;

·       ieftin si usor de testat , riscuri scazute ;

·       se poate realiza usor un profit ridicat .

            O afacere on-line necesita tot atata planificare , pregatire si promovare ca si o afacere clasica. Pentru a reusi o afacere on-line, trebuie sa folosim cele mai adecvate tehnici de marketing on-line.

Internet  Banking

            Serviciul Internet Banking lansat de BANC POST este un serviciu de noua generatie in domeniul bancar care va ofera legatura inteligenta cu banii dumneavoastra oriunde v-ati afla in tara sau in strainatate.

            Internet Banking  faciliteaza:

·       administrarea conturilor;

·       vizualizarea extraselor de cont;

·       transmiterea ordinelor de plata in lei si in valuta;

·       obtinerea unor informatii bancare.

E-Business

            E-Business este in plin avant, constituind unul din factorii de baza in asigurarea competivitatii pe piata globala. E-Business implica reingineria proceselor intreprinderii, intrucat au loc schimbari importante in rolurile furnizorului si clientului. Oracle este lider recunoscut in e- Business.

            Managerii privesc problema e-business astfel:

·       85% - recunosc necesitatea investitiilor in e-business;

·       70% - tot mai multi clienti doresc sa comunice electronic;

·       69% - e-business trebuie sa devina o norma;

·       68% - e-business va fi integrat in planurile strategice ale companiei.

e-Learning

                      e-Learning este alegerea ideala pentru angajatii companiilor in continua miscare, o solutie care permite desfasurarea procesului de invatare, acasa, in birou sau in alta locatie.  Facand legatura intre dezvoltarea personalului, cea organizationala si strategia companiei, e-Learning promoveaza imbunatatirea continua a proceselor de afaceri si mareste gradul de fidelitate al clientilor, partenerilor si angajatilor.

TeamWare

            Produsele TeamWARE pentru managementul documentelor au un caracter inovator, sunt fiabile si usor de utilizat si in acelasi timp ofera o abordare noua pentru rezolvarea problemelor cu care se confrunta clientii in activitatile lor. Acestea au fost proiectate pornind de la trei elemente esentiale.

·            produsele trebuie sa permita o colaborare facila intre echipele care le folosesc, indiferent de limitele zonelor  geografice, sau de fus orar;

·            sa ofere organizatiilor  instrumente eficiente pentru managementul proceselor si al cunostintelor (informatiilor), obtinand astfel performante superioare;

·            produsele trebuie sa faciliteze comunicatia intre oameni prin retea, prin furnizarea de instrumente pentru crearea comunitatilor virtuale.

            TeamWARE Office reuneste cele mai performante caracteristici ale universurilor Windows si Web si ofera servicii de tip lucru in grup  (groupware), pentru posta electronica (TeamWARE Mail), programarea  echipelor si a resurselor (TeamWARE Calendar), forumuri pentru discutii (TeamWARE Forum) si biblioteci globale pentru documente (TeamWARE Library).

            TeamWARE Mail este un serviciu la cheie pentru e-mail, care combina usurinta de utilizare si accesul global al serviciilor de posta electronica de tip Internet SMTP/MIME, accesul la cataloage pe baza de LDAP/X.500, cu caracteristicile de securitate, fiabilitate si capacitate de intretinere ale unui sistem de transmitere electronica a mesajelor pentru Intranet.

            TeamWARE Calendar faciliteaza planificarea intalnirilor si programarea  sedintelor. Utilizatorii pot programa timpul propriu, sau pe cel al altor  persoane si pot chiar sa administreze resursele firmei, cum ar fi salile de conferinte si masinile companiei.

            TeamWARE Forum este un sistem de schimb de informatii la nivel de companie care permite partajarea facila a informatiilor importante. O caracteristica importanta a aplicatiei TeamWARE Forum este capacitatea de a gazdui discutii sau conferinte. Se pot scrie mesaje unui forum si se pot primi raspunsuri de la alti utilizatori ai forumului respectiv.

            TeamWARE Library este un sistem de management al informatiilor care permite partajarea,  memorarea, actualizarea si  regasirea oricarui tip de document, de la textele create cu procesoare de text, pana la video-clipuri.

 

2.2 PROCESUL DE COMUNICARE

            Comunicarea este procesul prin care are loc schimbul de informatii intre indivizi, prin utilizarea unui sistem comun de simboluri, semne sau comportamente.

In ceea ce-l priveste pe manager, comunicarea cu ceilalti este indispensabila pentru a putea coordona, motiva si informa personalul pe care il conduce.

Capacitatea de a comunica este dependenta de pregatirea, experienta, abilitatea, mobilitatea celui care comunica, dar si de existenta unor calitati similare la partenerii de dialog.

            Procesul de comunicare este format dintr-o succesiune de etape:

1.  Informatia este codificata sub forma de mesaj.

 Informatia este transmisa prin intermediul canalelor si cu ajutorul mijloacelor de comunicare.

3.  Informatia este decodificata de receptor sub forma de mesaj.

4.  Receptorul transmite feedback-ul.


                                                                                                Factori

                                                                                                obiectivi

                                                                                                                                                

Cube: Codificare
Bevel: Decodifica-
      re


                                                Factori          

                                                subiectivi

    

Right Arrow: Informatie Right Arrow: Informatie Right Arrow: Informatie


                        IInk

Figura nr. 1.  Procesul de comunicare

            Esential intr-o comunicare este efectul produs asupra receptorului. Pentru a avea eficienta dorita, comunicarea presupune respectarea catorva principii:

·       cunoasterea proprietatilor aceluiasi sistem de valori;

·       utilizarea unui cod comun agreat de toti interlocutorii;

·       stabilirea exacta a scopului comunicarii;

·       formularea simpla si concisa a mesajului.     

            Factorii perturbatori care apar pe traseul parcurs de informatie intre emitator si receptor pot afecta continutul si calitatea mesajului. Acesti factori pot fi obiectivi – determinati de capacitatea redusa a canalelor de comunicare si de calitatea deficitara a mijloacelor de comunicare (zgomot, bruiaj) – sau  subiectivi – determinati de limitele fiziologice, psihologice, nivelul de pregatire al receptorului.

            Comunicarea  se realizeaza in cinci zone de interes pentru oamenii de afaceri:

·       la nivelul firmei / afacerii personale;

·       la nivelul partenerilor externi (furnizori, finantatori, distribuitori, consumatori);

·       la nivelul concurentei;

·       in zona promotionala (marketing, publicitate);

·       la nivel institutional (institutii si organisme de stat, presa).

            In fiecare din cele 5 zone, comunicarea urmareste obiective distincte si se realizeaza prin strategii individualizate.

Mijloace de comunicare

            Comunicarea verbala – este rapida, ofera posibilitatea unui feedback imediat si poate fi directa (fata in fata) sau prin conversatie telefonica. Comunicarea verbala directa este cea mai eficienta cale de comunicare.

            Comunicarea scrisa.

Poate lua forme multiple: memorandumuri, scrisori, anunturi, rapoarte oficiale, decizii scrise, etc.

            Memorandumurile sunt mesaje scurte, de aproximativ 250 de cuvinte, prin care personalul este informat rapid, eficient si uniform referitor la diversele decizii ce privesc activitatea din organizatie.

            Memo-urile.

In fiecare organizatie este nevoie ca informatiile generale (anunturi) sa fie prezentate angajatilor, iar diversele informari sa circule intre membrii personalului. Un mod eficient de a realiza aceste lucruri este transmiterea unor mesaje scrise (memo-uri). Acestea sunt folosite pentru a raspandi informatii necontroversate. In organizatiile mari, aceste mijloace de comunicare sunt extrem de necesare, insa pentru firmele mici, in care comunicarea este mult mai simplu de realizat, utilizarea memo-urilor nu mai este la fel de eficienta.

            Comunicarea prin Intranet.

Aceasta este cea mai moderna modalitate de comunicare in interiorul unei organizatii.

            Intranet-ul este o retea interna de calculatoare bazata pe tehnologia Internet-ului, care este folosita de organizatii. Intranet-ul nu este public, fiind accesibil doar angajatilor sau membrilor autorizati de organizatie.

            Comunicarea nonverbala.

Comunicarea nonverbala se refera la miscarile mainii, expresiile fetei, pozitia corpului, contactul cu privirea si folosirea spatiului interpersonal. Ea poate fi un mijloc puternic de transmitere a mesajelor. Contactul privirii sau intonatia vocii pot fi folosite intentionat pentru a accentua parti speciale ale unei comunicari orale.

Canalele nonverbale joaca un rol mult mai important in comunicare decat recunosc cei mai multi dintre oameni.

            Obtacolele mari in calea unei comunicari eficiente in cadrul organizatiei sunt generate de:

·       diferentele de putere;

·       limbaj (formularea necorespunzatoare a mesajului);

·       comunicarea in scris;

·       incapacitatea de a asculta;

·       emotiile;

·       perceperea selectiva si subiectivitatea;

·       presupunerile;

·       absenta feedback-ului.

3.COMUNICAREA DE TIP EMPATIC

            In orice relatie de comunicare cu partenerii, oamenii de afaceri incearca sa le afle intentiile, sa le identifice strategiile si reusesc prin abilitatea de a se pune pe sine in situatia lor, de a prelua atitudinea lor, de a se substitui rolului lor.

            J.F.Held si J.Maucorps considera  ca se empatizeaza din mai multe ratiuni:

·       din interes profesional;

·       pentru a obtine ceva de la parteneri;

·       pentru a cuceri pe cineva;

·       pentru a actiona asupra interlocutorilor;

·       in scopul cunoasterii si previzionarii comportamentului celorlalti.

            Empatia este o aptitudine a personalitatii umane care permite a vedea ce se intampla in forul subiectiv al celuilalt. Aceasta aptitudine este indispensabila unor profesii si activitati ce presupun cunoasterea partenerilor si predictia asupra reactiilor lor in anumite situatii: invatamantul, afacerile, politica.[6]

            Empatia intervine in orice fel de relatii interumane care presupun transpunerea ideatica, afectiva si motivationala in psihologia partenerului, pentru a-i anticipa conduita si a comunica eficient in favoarea unui consens.

            Fenomenul de empatie presupune in esenta transpunerea in rolul altuia, in sistemul lui de referinta, pentru a-i surprinde nuantele subiectivitatii, pentru intelegerea mai profunda a comportamentului sau si pentru a stabili, in baza acestei cunoasteri, strategia de reactie la atitudinea lui.

Efectele empatiei asupra omului si a relatiilor interumane sunt:

·       dezvoltarea capacitatii de cunoastere;

·       ameliorarea relatiilor interpersonale;

·       imbunatatirea comunicarii;

·       potentarea unor atitudini psiho-sociale cum sunt atitudinile altruiste, tolerante, de ajutorare.

                    Sansele lumii afacerilor depind si de insusirile indivizilor care lucreaza in domeniul afacerilor, insusiri care favorizeaza fenomenul empatic.

            Cea mai importanta dintre  aceste insusiri este inteligenta.

            O alta capacitate umana care conditioneaza fenomenul empatic este sensibilitatea fata de parametrii relevanti, sensibilitate care permite a discerne diferentele individuale in raport cu modul de interpretare si de utilizare a semnificatiilor de catre aceleasi persoane in situatii diverse.

            A treia insusire a personalitatii umane, care contribuie la eficienta procesului de comunicare empatica este capacitatea de autoanaliza. Ea permite partenerilor de dialog sa-si constientizeze interesele proprii si resorturile competentei lor, precum si modul in care influenteaza perceptia interlocutorilor. Ea contribuie la depasirea unor erori care inhiba acuratetea perceperii semenilor, cum sunt stereotipurile, prejudecatile, rigiditatea, dar si la intelegerea mecanismului de apreciere a celorlalti.

            Dezvoltarea capacitatii de comunicare empatica conduce nu numai la desavarsirea aptitudinilor pentru anumite profesii si domenii de activitate, cum este cel al afacerilor, dar si la

imbogatirea si emanciparea fiintei umane, prin stimularea acelor calitati care potenteaza eficienta comunicarii: inteligenta, sensibilitatea, imaginatia, spiritul analitic, atitudinea cooperanta.

COMUNICAREA MANAGERIALA

Comunicarea manageriala are obiective specifice si se desfasoara dupa norme si principii de etica impuse de cultura si structura organizatorica proprie. Prin forma si continutul ei, comunicarea manageriala este subordonata obiectivelor organizatiei, fiind instrumentul de baza folosit pentru sprijinirea si implementarea strategiei firmei.

            Specialistii considera comunicarea ca fiind a sasea functie a managementului unei organizatii, alaturi de previziune, organizare, antrenare, coordonare si control. De ea depind, in ultima instanta, toate celelalte, pentru ca succesul unei afaceri este asigurat de felul in care se construieste si se valorifica imaginea societatii si de modul in care se stabilesc relatiile cu principalii parteneri sau clienti. Organizatiile preocupate de crearea unei imagini favorabile pe piata sau in fata partenerilor de afaceri, au grija ca angajatii lor sa fie bine informati, sa inteleaga ce se intampla in intreprindere, sa le fie cunoscute si apreciate eforturile si sa fie ascultati.

Un manager eficient trebuie sa adopte o strategie bine definita de comunicare, atat in organizatie, cat si in exteriorul ei. Studiile efectuate demonstreaza ca un director aloca 80% din 

timpul sau pentru a comunica in cadrul celor 3 roluri esentiale pe care le indeplineste in cadrul firmei:

·       interpersonal (lider, agent de legatura);

·       informational (observator activ, purtator de cuvant);

·       decizional (intreprinzator, negociator).

            Eficienta mesajului unui manager depinde nu numai de felul in care este formulat, ci si de modul in care este transmis, adica de stilul de comunicare.

1.STILURI DE COMUNICARE MANAGERIALA

            a)   Informare (structurativ)

            In cadrul acestui stil, managerul urmareste, prin limbajul clar si precis, sa sintetizeze, sa ordoneze si sa controleze situatiile complexe, dar si sa domine interlocutorii. De aceea, el trebuie sa aiba cunostinte si competente superioare in domeniul aflat in discutie, daca doreste ca interlocutorul sau sa-i recunoasca superioritatea. Mesajul va cuprinde numai instructiuni si dispozitii care trebuie urmate fara comentarii.

            Stilul este recomandabil in cazul implementarii unor proceduri noi, in trasarea sarcinilor  sau atribuirea unor responsabilitati noi personalului din organizatie. Managerul influenteaza comportamentul angajatilor in sensul dorit, prin citarea procedurilor, regulilor sau standardelor aplicabile situatiei respective.

            Utilizarea acestui stil in situatii simple si in medii stabile conduce la pierderi uriase de timp si energie sau chiar la blocarea activitatii organizatiei. 

            b)  Convingere (egalitarist)

            Este un stil mai greu de abordat de un manager, pentru ca presupune ca acesta sa stie totul cel mai bine, sa aiba raspuns la toate problemele care apar si sa cunoasca exact cum trebuie motivat fiecare angajat pentru a reactiona corespunzator asteptarilor sale. Managerul convingator este un bun ascultator si incurajeaza interlocutorul sa-si exprime punctul de vedere asupra problemei aflate in discutie. Stilul este recomandabil atunci cand se doreste acceptarea unui plan, realizarea unui

proiect sau a unei actiuni, implementarea unei schimbari, atunci cand se urmareste construirea unei echipe. Stilul functioneaza perfect cand se comunica in grupuri mici, cand se elaboreaza decizii complexe care necesita schimb de idei si obtinerea consensului.

            Rezultatul va fi pozitiv daca personalul este motivat in mod corespunzator, iar eficienta este de scurta durata, deoarece receptorii mesajului actioneaza atata timp cat stimulii motivationali sunt activi.         

            c)   Rezolvarea problemelor (dinamic)

            Stilul implica participarea managerului si a persoanelor carora le este adresat mesajul pentru rezolvarea unei probleme. Intre cele doua parti se naste un dialog in cadrul caruia se impartasesc pareri, se schimba opinii si chiar se exprima sentimente.

Stilul este recomandabil atunci cand se doreste o schimbare durabila la nivelul intregii organizatii sau in comportamentul unui angajat. Acest stil se foloseste si in cazul in care mediul economic se caracterizeaza prin schimbari rapide sau cand apar momente de criza.

Contactul dintre manager si colaboratori este, in aceste situatii, foarte scurt.

Marele avantaj al stilului dinamic il constituie faptul ca managerul reuseste sa formeze in timp persoane capabile, la randul lor, sa rezolve probleme, sa gaseasca solutii si sa transfere procedeul la alte niveluri si pe termene lungi.

            d)   Manipulare (directiv)

            Este stilul care se caracterizeaza printr-o comunicare unidirectionala. Managerul isi foloseste puterea si autoritatea pentru a se face ascultat si pentru a-i convinge pe ceilalti sa actioneze asa cum doreste. Autoritatea lui se sprijina pe recunoasterea apriorica a superioritatii competentelor sale. Stilul este usor acceptat in organizatiile birocratice mari, unde angajatii au un grad redus de autonomie, iar sistemele rigide de comunicare ii obliga la adoptarea unui rol pasiv, de subordonare

neconditionata si de executare a sarcinilor. Stilul directiv da rezultate bune si in cazul noilor angajati, fara experienta care au nevoie de indicatiile unui lider. De asemenea, acest stil de comunicare isi dovedeste eficienta si in situatii de criza, cand managerul trebuie sa intreprinda o actiune hotarata si sa-si asume responsabilitatea pentru deciziile care se iau. 

            e)  Blamare (autoritar)

            Managerul care adopta acest stil urmareste sa descopere gresala, sa critice si sa gaseasca vinovatul, complacandu-se in postura de judecator. In acest caz, comunicarea dintre manager si angajati este aproape inexistenta. Resentimentele create duc la scaderea nivelului de incredere in manager, pe de o parte, iar pe de alta parte, angajatul manifesta tendinta de a transfera gresala asupra altcuiva sau de a gasi pe altcineva vinovat de slaba sa performanta.

            Eficacitatea stilurilor de comunicare este influentata in mare parte de specificul culturii organizatiei. Daca aceasta este focalizata spre munca in echipa si spre activitate democratica, stilul folosit cu precadere va fi cel orientat pe rezolvarea problemelor. Managerii care incurajeaza mentinerea structurilor ierarhice, bazate pe autoritate, vor prefera stilul de informare sau de convingere, in timp ce in companiile bazate pe o conducere autocrata se va apela intotdeauna la stilul de tip blamare sau, mai rar, de informare - dirijare.

            Modurile de comunicare sunt grupate dupa mai multe criterii:

            A. Dupa gradul de oficializare:

·       comunicarea formala - urmeaza liniile formale ale structurii de autoritate si se   desfasoara conform  actelor normative sau procedurilor scrise din organizatie.

·       comunicarea informala -  apare spontan si cuprinde informatii cu caracter personal sau general.

            B. Dupa directia in care circula:

·       comunicare ascendenta

Informatia circula de la baza spre varful organizatiei. Comunicarea ascendenta faciliteaza angajatilor posibilitatea de a implementa deciziile, dar si de a comunica propriile lor pareri, opinii sau solutii.

·       comunicare descendenta

Informatia circula de la varful organizatiei spre baza. Comunicarea descendenta este folosita pentru explicarea regulamentelor, scopurilor si politicii organizatiei, transmiterea dispozitiilor, hotararilor si pentru comunicarea rezultatelor evaluarii performantelor angajatilor si motivarea lor.

·       comunicare orizontala.

            Prin acest tip de comunicare se asigura circulatia informatiilor intre departamente sau intre unitatile functionale ale organizatiei, in scopul coordonarii eforturilor. Comunicarea pe orizontala este specifica structurilor mici.

            C. Dupa modul de transmitere a informatiilor:

·       comunicarea scrisa – cuprinde note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori, etc. Comunicarea scrisa prezinta avantajul de a putea fi difuzata in mod nelimitat, iar mesajul este perfect conservat, dar are in schimb caracter formal si nu exista un feedback rapid.

·       comunicarea orala (interpersonala) este tipul de comunicare desfasurata fata in fata sau la telefon ce permite folosirea mijloacelor verbale si nonverbale, costurile fiind minime.

·       comunicarea audiovizuala

Este potrivita marilor organizatii, deoarece prezinta o serie de avantaje: este agreata de receptor, este usor de urmarit si retinut, este usor de multiplicat si conservat. Conceperea tehnica este insa dificila si implica costuri mari.

·       comunicarea nonverbala – insoteste atat comunicarea scrisa cat si pe cea interpersonala. Deoarece 90% din informatii se transmit pe cale nonverbala, mesajul trebuie interpretat numai in context.

           D. Retele de comunicare:

      1.  Descentralizate

Participantii sunt egali in procesul de comunicare. In functie de modul in care circula informatia in retea, exista mai multe cai de comunicare:

·       retea in cerc – corespunde stilului de conducere democratica, participativa;

·       retea in lant – corespunde stilului de conducere laissez-faire.

        Centralizate

Participantii sunt in relatii de subordonare. Comunicarea corespunde stilului autoritar de conducere.

Tipuri de retele:

·       retea in Y – corespunde stilului de conducere slab centralizata;

·       retea in stea – corespunde stilului de conducere puternic centralizata.

      3.  Multiple

Fiecare membru comunica cu toti membrii organizatiei. Sistemul permite realizarea unui feedback optim, dar exista riscul intarzierii luarii deciziilor sau rezolvarii operative a sarcinilor.

4.1.  PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII COMERCIALE “CONFSTAR”  SA

 DOMENIUL DE ACTIVITATE

        Societatea comerciala CONFSTAR S.A. cu sediul in  Baia Mare, b-dul Republicii nr.2 a luat fiinta in 19.01.1976. Societatea  a fost constituita in 1975 ca un atelier, apoi ca sectie a intreprinderii de confectii Mondiala Satu-Mare. Ulterior, datorita crerii de confectii, a avut loc o dezvoltare a capacitatii de productie existente, prin realizarea in 1980 a sectiei de productie din Sighetul Marmatiei, iar in 1985 prin preluarea sectiei de confectii din Somcuta Mare, mai tarziu realizandu-se o sectie de finisaj si un nou sector de productie in incinta din Baia Mare.

            In paralel cu realizerea investitiei a inceput o imensa munca de pregatire a fortei de lucru prin cursuri de calificare, recrutarea unor munciori calificati de la alte intreprinderi similare, prgatirea viitorilor muncitori si conducatori ai locurilor de munca prin scoli de maistri la Satu Mare si Bucuresti.

            S.C. CONFSTAR SA lucreaza in sistem LOHN, avand insa si contracte pe plan intern cu societati comerciale cu capital se stat si privat. In ceea ce priveste productia in sistem LOHN, firma Habitex asigura materiile prime si materialele necesare confectionarii produselor de imbracaminte prevazute in contractul 67, incheiat in 8 mai 1996, in acelasi timp asigurand documentatia tehnica si asistenta tehnica necesara. Productia in sistem LOHN are avantajul ca scuteste unitatea de problemele legate de aprovizionare si desfacere, productia avand baza materiala necesara asigurata si o piata de desfacere de asemenea asigurata.

            S.C. CONFSTAR S.A. Baia Mare s-a constituit prin preluarea partiala a patrimoniului fostei Intreprinderi de Confectii, ca urmare a Hotararii Guvernului numarul 1224 din 23 noiembrie 1990. Societatea are personalitate juridica, fiind inregistrata la Camera de Comert si Industrie Maramures sub numarul J24/39/1991 si avand codul fiscal R2206040. Fiind unitate cu personalitate juridica, depune bilant si are cont deschis la B.C.R., Sucursala Baia Mare, numarul 30.24.04.03 si cont in valuta.

            Obiectul principal de activitate al S.C. CONFSTAR S.A. este producerea si comercializarea de confectii textile pentru femei, barbati si copii, intr-o structura variata: compleuri, impermeabile, jachete, fuste, pantaloni, sacouri, etc.

            Societatea urmareste producerea si comercializarea:

·       produselor de confectii textile pentru femei, barbati si copii;

·       unor produse de confectii unicate si de serie mica;

·       unor piese de schimb specifice domeniului confectii;

·       crearea de modele noi pentru sondarea pietei interne si externe.

            In cadrul domeniului de activitate enuntat, firma realizeaza o structura variata, adaptata cerintelor modei si celor doua sezoane principale: toamna- iarna si primavara- vara.

           Piata mondiala a confectiilor textile careia trebuie sa-i faca fata societatea CONFSTAR este caracterizata prin competitivitate, pozitie, accentuarea concurentei.

            Productia destinata pietei interne se distribuie in tara prin societati comerciale cu capital de stat si privat si o mica parte din productie este prezentata si distribuita printr-un punct de desfacere propriu situat in incinta societatii.

           Avand in vedere volumul scazut de produse destinate pietei interne, societatea isi desface si comercializeaza cea mai mare parte din produse pe pitele din Belgia si Germania, avand relatii de colaborare si cu alte firme din Anglia, Franta, Italia, Suedia, Elvetia, etc.

In prezent S.C.CONFSTAR S.A. colaboreaza cu firma Habitex International din Belgia, o firma cu renume in domeniul confectiilor textile.

            Desfacerea produselor pentru firma Habitex din Belgia se asigura prin contractul de colaborare incheiat in anul 1993, cu termeni negociabili pentru fiecare sezon. Din analiza datelor privind colaborarea cu firma Habitex, se constata o evolutie  ascendenta, atat in privinta volumului de productie, cat si a pretului mediu obtinut la export. Aceasta demonstreaza increderea reciproca intre parteneri, incredere ce a fost castigata pe parcursul colaborarii atat prin seriozitatea agentului economic in derularea contractului, prin respectarea termenelor de livrare a produselor si prin realizarea unor produse de buna calitate, cat si datotita seriozitatii financiare a partenerului de afaceri prin achitarea facturilor la termenele prevazute.

            Pentru marirea volumului de desfacere pe piata externa, societatea urmareste pastrarea segmentului de piata ocupat, obtinerea unor contracte avantajoase din profitul carora sa se efectueze modernizarea productiei, precum si evitare oricaror factori care ar genera goluri de productie. Pe viitor societatea isi propune pastrarea actualului client, care este un client serios.

 CAPITALUL SOCIAL, STRUCTURA ACTIONARIATULUI SI NUMARUL DE ACTIUNI

            S.C. CONFSTAR S.A. este o societate comerciala cu capital integral privat, dispunand de un capital social de 275.175.000 lei.

            In anul 1995, in urma semnarii contractului 71/23 din luna martie 1995 cu Fondul Proprietatii de Stat Bucuresti si cu Fondul Proprietatii Private II Moldova, prin contractul numarul 26/23 din martie 1995, societatea a fost privatizata, preluand atat de la FPS cat si de la FPP intreg pachetul de actiuni.

            Societatea a fost privatizata prin metoda MEBO, prin negociere directa cu FPS si FPP, actionarii, in numar de 845, fiind salariati si fosti salariati ai societatii. In urma semnarii contractului cu FPS Bucuresti, Asociatia PAS CONFECTIA a cumparat 70% din capitalul social, respectiv 63.201 actiuni cu valoare nominala de 25.000 lei. Privatizarea sociatatii a avut rezultate benefice asupra situatiei economico-financiare a unitatii prin faptul ca a crescut interesul oamenilor  in utilizarea cu maxima eficienta a intregului potential uman si material.

          S.C. CONFSTAR S.A. dispune de personal de inalta calificare, fiind capabil sa execute orice comanda din sortimentele cuprinse in nomenclatorul de fabricatie, avand in acelasi timp flexibilitatea necesara pentru a se adapta in timp until la modificarile generate de schimbarea de sezon sau de linia modei.

            Societatea are o structura a personalului pe meserii si functii care corespunde specificului din industria de confectii. Societatea are o situatie foarte buna in privinta gradului de pregatire profesionala a angajatilor, atat la categoria muncitorilor, 95,5% calificati, cat si la pesonalul de conducere administrativ din care 38,5%  sunt cu studii superioare.

            Structura dupa varsta a personalului este de asemenea foarte buna, categoria de varsta intre 20-40 de ani reprezentand 68,6 % (din total). Societatea are in prezent 1719 salariati. Structura fortei de munca pe categorii de personal se prezinta astfel:

 FLUXUL DE PRODUCTIE

            Capacitatea de productie a intreprinderii este definita prin cantitatea maxima de produse

finite, semifabricate sau diverse lucrari pe care le realizeaza intreprinerea in conditiile cele mai favorabile organizarii, intr-o anumita perioada de timp, folosind norme maxime progresive pentru sortimentele proiectate.

            In cadrul societatii CONFSTAR S.A. productia este organizaa in flux, pe linii tehnologice, astfel:

·       22 linii tehnologice a cate 48 locuri de munca pentru confectionarea produselor de complexitate medie si mare, dotate cu utilaje clasice amplasate similar in sectiile 1, 2, 3.

·       4 linii tehnologice a cate 24 locuri de munca pentru confectionarea produselor de mica complexitate in sectoarele 1,

          Produsul trece de la o operatie la alta pe loturi de 10 repere urmand drumul cel mai scurt, respectand succesiunea operatiilor tehologice.


FiGura nr. 3. Fluxul tehnologic

          

Pentru acoperirea deplina a capacitatii de productie a societatii este necesara realizarea a 40-50000 de produse.

            Din punctul de vedere al organizarii productiei, activitatea este organizata pe sezoane:

·       toamna-iarna;

·       primavara-vara.

            La inceput de sezon partenerul extern prezinta un grafic de productie pe un sezon. Acest grafic cuprinde: articole de fabricatie, cantitatile, termenele de intare a marfii, termenle de livrare  produselor finite, cantitatea din fiecare produs , tipuri de tesaturi pentru fiecare produs.

            Avand in vedere specificul productiei in sistemul LOHN, creste cointeresarea materiala a personalului salariat, iar ponderea cea mai mare in totalul cheltuielilor de exploatare o reprezinta cheltuieli de personal, 86,16% respectiv 6.255.020.000 lei.

            Eforturile sustinute de echipa manageriala pe linia imbunatatirii, organizarii si conducerii activitatilor de productie, au avut ca rezultat imbunatatirea indicelui de utilizare  a capacitatii de productie. S-au luat masuri de utilizare mai eficienta a materiilor prime si materialelor, prin utilizarea integrala a tesaturilor si prin realizarea de incadrari optime a tiparelor pe suprafata de material. Utilizarea  unor masini performante, a unor tehnici de ultima ora a determinat faptul ca doar 1,81% din valoarea productiei finite, este reprezentata de materiile prime, achizitionate in scopul productiei.

            Firma CONFSTAR S.A. BAIA MARE realizeaza 97,9% din productie pentru export, in mare masura pentru Habitex-Belgia si o cantitate mica pentru Elvetia, Anglia, Italia. A fost realizata o structura diversificata a productiei, lucrand atat confectie grea cat si usoara.

            Pe cat posibil s-a urmarit specializarea echipelor pe acelasi sortiment de productie, insa acest lucru nu a fost posibil permanent, ceea ce a afectat realizarea productivitatii muncii.

4. STUDIU DE CAZ PRIVIND COMUNICAREA IN NEGOCIERE A MANAGERULUI DE LA S.C. CONFSTAR S.A.

            Negocierea este o activitate ce pune fata in fata doi sau mai multi actori care, confruntati in acelasi timp cu divergente si interdependente, aleg (sau gasesc oportun) sa caute in mod voluntar o solutie mutual acceptabila care le permite sa creeze, sa mentina, sau sa dezvolte o relatie.

Actul de negociere presupune:

·       doi sau mai multi participanti.Termenul de participant semnifica acel individ sau grup care are interese in joc intr-o actiune si dispune de o putere mai mare sau mai mica de a actiona si de a-i face pe ceilalti sa actioneze in directia dorita;

·       divergente si interdependente: nimeni nu poate realiza ceea ce doreste decat printr-un acord cu celalalt; nimeni nu detine puterea de a rezolva singur problema;

·       cautarea unei solutii mutual acceptabile; o solutie comuna este preferata (datorita costurilor) unei solutii unilaterale.          

            A negocia, inseamna a sti sa administrezi o relatie, conditie sine qua non pentru a ajunge in comun la o solutie acceptabila. Acest lucru inseamna, in termeni de management, a crea conditii de incredere de o asemenea maniera incat negocierea sa nu reprezinte o simpla problema de putere sau de raporturi de forta.

            Principiile de baza ale unei strategii cooperative de negociere in managementul public sunt :

·       identificarea situatiilor de divergenta si interdependenta din interiorul unitatii de munca;

·       administrarea relatiei in cauza;

·       tratarea separata a  problemele persoanelor si a diferentelor aparute;

·       concentrarea asupra intereselor in joc si nu asupra unor pozitii ce trebuie aparate cu orice pret; fiecare membru al organizatiei trebuie sa aiba posibilitatea de a aborda problemele legate de preocuparile si interesele sale;

·       imaginarea unor solutii care ofera un beneficiu mutual;

·       gasirea unei solutii alternative in caz de esec al negocierii;

·       respectarea angajamentelor luate;

·       clarificarea, de fiecare data, a termenilor acordului;

·       nu se admit conditii care  par inacceptabile: un acord negociat este un acord care poate fi respectat.

            Pregatirea unei negocieri trebuie sa inceapa cu propria persoana . Pentru aceasta managerul trebuie sa aibe in vedere urmatoarele :

·       stabilirea obiectivelor;

·       stabilirea ariei de negociere;

·       creditul pe care il are in interiorul organizatiei si credibilitatea in calitate de negociator;

·       puterea  reala de decizie pe care o are;

·       stabilirea punctelor slabe/punctelor forte in comunicare;

·       capacitatea de a alege cea mai buna solutie/alternativa.

            Se va continua cu determinarea cadrului negocierii. In acest sens managerul trebuie sa cunoasca cine sunt cei care ar putea pune probleme, bloca sau orienta procesul de negociere si ce constrangeri pot aparea.

            Cunoasterea partenerilor are o importanta deosebita in procesul de negociere. Aceasta presupune ca managerul sa cunoasca cine sunt acesti parteneri, care este statutul lor si capacitatea acestora de negociere.

            In pregatirea unei negocieri este important ca managerul sa se asigure ca are de-a face cu o problema reala, ca se afla in prezenta unei persoane care are putere de decizie si ca nu se va ajunge la un conflict de opinii.

            Negocierea presupune respectarea derularii diferitelor faze ale procesului:

·       faza de demaraj: punerea la punct a ordinii de zi, a procedurilor;

·       faza de explorare: cautarea punctelor de litigiu, a divergentelor si interdependentelor;

·       faza de inventariere: imaginarea tuturor solutiilor posibile;

·       faza de acord si de rezolvare.

            Managerul trebuie sa adopte un comportament de negociator bazat pe:

·       convingere;

·       claritate (atitudine clara, lipsita de echivoc);

·       adaptare: fermitatea propunerilor si flexibilitatea in relatia cu partenerul;

·       luciditate;

·       imaginatie si deschidere.

            In situatii de negociere se recomanda:

·       sa ascultati, sa ramaneti calm si amabil;

·       sa separati problemele personale de problemele de fond;

·       sa incercati sa castigati puncte sau sa ameliorati relatia;

·       sa aveti o perceptie clara a intereselor interlocutorului dvs.

            Reguli de baza in negociere:

·       a sti ca solutia ideala si unica nu exista sau nu este realista dar ca exista mai multe solutii satisfacatoare;

·       a inova, a utiliza negocierea pentru a descoperi noi formulari a problemelor, idei de ameliorare si solutii ce nu au fost luate in considerare anterior;

·       a cauta un castig pentru fiecare protagonist in solutionarea negocierii;

·       a sti sa te repliezi, sa gestionezi tensiunile si conflictele, sa dozezi propria agresivitate, sa accepti agresivitatea cu care  esti confruntat.

            Cominucarea verbala in negociere.

            Conumicarea verbala are un rol primordial atat din punct de vedere al segmentului de negociere pe care il ocupa: etapa de selectie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, cea de derulare, activitatea post-negociere, cat si din punct de vedere al continutului, elementele esentiale ce fac obiectul negocierilor stabilindu-se prin dialog direct.

            Comunicarea verbala permite un joc logic al intrebarilor si raspunsurilor intr-o derulare spontana flexibila, lucru care nu este posibil atunci cand negocierile au loc in scris sau prin alte tehnici.

            Prin comunicarea verbala managerul poate realiza o serie de activitati cum ar fi:

·       obtinerea si transmiterea de informatii, elaborarea unor propuneri;

·       exprimarea unor opinii convergente sau divergente;

·       stabilirea acordului si incheierea afacerilor sau a dezacordului, cu efectele sale de blocare a   negocierilor sau de amanare a acestora.

            In negocierile verbale este necesara repetarea si sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat in scris in cel mai scurt timp posibil.

            Limbajul in tratative. Negocierea presupune in primul rand o buna comunicare intre partenerii de tranzactii, o deosebita importanta prezentand-o limbajul tratativelor. Intelepciunea gandirii si eleganta limbajului, doua caracteristici umane interdependente, trebuie sa fie folosite pe deplin in tratativele economice si, evident, diplomatice.

            Negocierile incep, continua si se termina cu declaratii generale, care au ca obiect asigurarea partenerului si a opiniei publice (cand sunt deschise) asupra bunei intentii si credinte, a compatibilitatii pozitiei cu intreaga conceptie exprimata, a seriozitatii intentiilor, a durabilitatii angajamentelor.

           

             Exigente si restrictii ale managerului de la S.C. CONFSTAR  S.A.  in comunicarea verbala    

            a) respectarea deplina a principiului politetei in exprimare, principiu care in cazul negocierii se distinge prin complexitate si elemente de rafinament. In comunicarea specifica negocierii managerul trebuie sa evite „fraze sinucigase” de genul celor: „nu m-ati inteles”, „mi-am pierdut atata timp cu dumneavoastra”, „nu am facut o deplasare de mii de kilometrii sa tratez cu oricine”, etc. Politetea a fost si este indispensabila fiecarui om in societate, cu atat mai mult intr-o negociere.

            b) dozarea vorbirii, evitand extremele si anume prezentarea propriei probleme ca un monolog, fapt care poate semnifica din punct de vedere psihologic o forma de agresare a partenerului. O alta extrema este cea a intrarii intr-o asa-zisa mutenie a negocierii care duce la intreruperea acesteia. Deci, sa vorbim, dar sa nu intrerupem prea des partenerul, sa detinem initiativa, dar sa nu-l sufocam cu prezentarea excesiva a problemelor noastre, sa dam informatii sau sa raspundem la intrebari intr-o asemenea maniera incat sa usureze luarea deciziilor.

            Uneori in negocieri „tacerea este de aur”. Tactica tacerii se recomanda nu ca expresie a incompetentei ci ca rabdarea de a astepta reactiile partenerului la afirmatiile, propunerile si ofertele proprii. Intreruperea grabita a partenerului cand nu esti de acord cu ce spune reprezinta un comportament nepoliticos si o modalitate de a pierde informatii utile.

Tacerea poate fi un procedeu de actiune fie pentru a crea un moment de criza, fie de a iesi dintr-un moment de criza.

            c)   evitarea intreruperilor si dezaprobarilor frecvente in timpul dialogului de negociere.

            d) evitarea concentrarii, pe cuvinte anormale, pe greseli gramaticale, pe greseli de exprimare si aceasta evitare trebuie inteleasa nu numai ca forma de exprimare, ci si ca element de reflectie specifica forului interior.

            e)   concentrarea pe momentul respectiv, incercand sa blocam orice gand despre viitor si mai ales despre trecut. Sa fim cum se spune „aici si acum”.

            f)  intrebarile sa fie deschise si directe astfel incat sa nu-i dea vorbitorului timp sa-si gandeasca prea mult raspunsurile.

            Comunicarea nonverbala in negociere.

Atitudini  ale managerului de la  S.C.  CONFSTAR S.A. in comunicarea nonverbala si interpretarea lor.

            Limbajul nonverbal se uneste cu limbajul verbal pentru comunicarea unui mesaj complet.

            Principalele expresii psihice cu interpretarea lor ar fi:

·       surasul -  indica o persoana amicala, deschisa discutiei;

·       bratele incrucisate – denota o atitudine negativa, inchisa oricarei discutii sau in dezacord cu evolutia evenimentelor;

·       mainile pe masa – indica faptul ca o persoana este gata de actiune;

·       a fi asezat pe un scaun, mainile incrucisate la ceafa, tot corpul inclinat spre spate, reprezinta atitudinea tipica patronului in biroul sau, care este tentat sa-si delimiteze teritoriul;

·       mana pe fata, in prelungirea degetului aratator indica intentia de a stabili comunicare;

·       a privi o persoana in ochi indica interesul celui ce vorbeste (o privire nonviolenta, bine intentionata);

·       persoana care isi freaca dosul mainilor din cand in cand are adesea ceva de ascuns;

·       persoana care isi freaca palmele mainilor este pe cale de a realiza o buna actiune;

·       a te apleca un pic in fata, cand cineva iti vorbeste demonstreaza atentia dumneavoastra fata de discursul interlocutorului.

            Exigente in comunicarea nonverbala.

            In comunicarea nonverbala apar numeroase exigente care incep de la tinuta vestimentara, care intr-o negociere este un element important al primei impresii.

Pentru un negociator este esential sa aiba un aspect voluntar, hotarat, optimist.

            Pozitia corpului este esentiala in educarea si formarea unei frumoase tinute si nu trebuie omis ca si cele mai mici detalii pot fi studiate si observate de persoana cu care avem o intrevedere. Astfel, a te aseza pe un scaun, sau fotoliu cere ca pozitia noastra sa fie corecta nici prea rigida, nici prea comoda ori neglijenta.

            Gesturile pe care le facem cu mana trebuie sa fie stapanite si sa aiba un anumit scop. Intreaga noastra atitudine, restrictiile in comportarea cu cei ce ne inconjoara si venim in contact, mimica, zambetul intr-un cuvant modul nostru de a fi, de a vorbi, de a raspunde la cele mai elementare cerinte, toate dovedesc ce fel de oameni suntem. Totodata, ne putem mandri cu o cunoastere perfecta a celor mai subtile norme de comportare, daca nu le aplicam in practica, atunci nu ne putem declara multumiti de noi insine.

   

            Bariere si capcane in negociere

            Timiditatea. Timiditatea este acea lipsa de siguranta in tot ceea ce facem, in toate sentimentele, care stanjeneste siguranta si puterea de a incerca in fiecare problema si care traieste in interior sub influenta emotiilor care ne distrug propriul echilibru. Consecintele propriului echilibru intern se traduc in oamenii guvernati de propriile sentimente si nu de propriile rationamente. Aceasta duce in anumite momente la comportamente ca: intoarcerea capului intre umeri, a privi oriunde, mai putin persoanelor carora ne adresam, a tine mainile mult mai infipte in buzunare, a se juca cu diverse obiecte, a sta incremenit.          

            Nervozitatea. Nervozitatea se asociaza avantajului de performanta, fiind aliata cu speranta de a atinge un rezultat sigur. Daca o persoana nu poate depasi aceasta stare, poate rezulta o performanta mediocra de partea sa, fie intr-o conversatie fata in fata, de la persoana la persoana, fie intr-un discurs sau intr-un spectacol. In asemenea cazuri poate exista si o absenta totala de nervozitate. Acest fenomen se poate produce atunci cand ceea ce se prezinta dezintereseaza complet publicul sau persoana din fata lui. In acest moment, orice interactiune daca nu survine sub forma de recompensa – nu poate avea nici un rezultat pentru nimeni. In final, apare starea de stres ideal.

            Fortele, slabiciunile. Cine invata sa se cunoasca, cunoaste tot ceea ce ii trebuie sa cunoasca. Numeroase persoane isi cunosc slabiciunile, tinzand tot mai mult in directia de a-si pune in evidenta fortele proprii.

            Dobandind stapanire asupra propriei emotivitati, vom avea facultatile necesare de a acumula idei creative. Stapanirea de sine are un rol important si in ceea ce priveste pastrarea caracterului confidential al negocierii.

            Concentrarea, lipsa concentrarii. A putea sa faci nu este echivalent cu a vrea sa faci, chiar daca a vrea conduce la a putea. Toate formele de educatie afirma ca este nevoie de concentrare pana sa se  reuseasca in orice actiune.

            Pentru a deveni atent, managerul trebuie sa atinga calmul interior si puterea de a capta vibratiile care emana din ceea ce ne inconjoara, fara sa le altereze printr-o judecata oarecare. Persoana care se concentreaza fixandu-si spiritul sau intr-un scop precis, pierde deci din calitatea momentului prezent.

            Lipsa comunicatiei. Lipsa comunicarii, alienarea, are diverse cauze:

·       semiologia (stiinta semnelor) exprima alienarea prin unicitatea fiecarui individ uman, precum si prin unicitatea experientelor sale obiective;

·       imperfectiunea proceselor gandirii umane, motiv ce se bazeaza pe doua procese fundamental opuse, ale gandirii (abstractizare – concretizare).

       

Concluzii cu privire la comportamentul negociatorilor in desfasurarea tratativelor.

Managerul, in calitate de negociator, va trebui sa aiba in vedere si sa respecte o serie de reguli de comportament:

·       educarea vointei – pentru a-si pastra calmul si a nu se enerva;

·       pastrarea stimei si a respectului fata de partener, fara sub sau supraestimarea acestuia;

·       nici o acuzatie sau repros – sa nu fie lasate fara raspunsul diplomatic;

·       sub nici o forma sa nu admita stirbirea demnitatii lui sau a colaboratorilor;

·       educarea vointei de a asculta cu rabdare si calm argumentele partenerului;

·       exprimarea bucuriei cu privire la intelegeri sa nu se transforme in entuziasm;

·       actiunile protocolare sa fie sobre, fara sa degenereze creand suspiciuni;

·       nici un angajament sa nu fie asumat ferm, fara posibilitatea reconsiderarii lui in contextul rezultatelor generale ale negocierii;

·       in nici o imprejurare sa nu se duca discutii in contradictoriu in echipa;

·       interventia in discutie a oricarui membru de echipa nu se face spontan, ci cu acordul sefului de echipa;

·       echipa componenta nu va fi lasata sa greseasca datorita ignorantei, grabei sau altor circumstante de moment defavorabile;

·       niciodata sa nu se porneasca la negocieri cu idei preconcepute;

·       partenerul nu va fi intrerupt in timpul interventiei, chiar si atunci cand argumentele aduse sunt neadevarate. Tacerea semnificativa il va conduce la intelegerea greselilor comise, pe care probabil le va regreta si va reveni;

·       pe cat posibil sa nu se recurga la o intrerupere brusca a negocierilor, ci la o amanare a acestora.

            Pentru declansarea, desfasurarea si finalizarea unor tratative performante este necesar ca managerul sa respecte o serie de cerinte:

·       inceperea discutiei sa se bazeze pe un rationament care sa provoace reactia partenerului;

·       sa  accepte de la inceput ideea ca discutia provoaca schimbari in propriul rationament initial;

·       sa  aiba in vedere faptul ca a dezbate nu ar trebui sa fie niciodata similar cu a te bate;

·       sa  foloseasca o argumentare corecta si convingatoare adecvata situatiei in cauza;

·       sa  aprecieze tot timpul punctele de divergente si de convergente;

·       in privinta punctelor convergente, ambii sa-si defineasca corect pozitia;

·       sa incerce selectionarea clara a punctelor divergente si sa fie dirijata comunicarea punctelor de vedere catre elemente ce pot conduce spre o intelegere partiala sau totala;

·       participantii sa foloseasca cele mai potrivite metode pentru fiecare situatie si moment al tranzactiei;

·       sa  identifice cu atentie concluziile.

CONCLUZII

            In urma celor prezentate in aceasta lucrare, se poate concluziona fatul ca pentru obtinerea unor rezultate bune, la nivel micro, este nevoie de existenta si valorificarea in practica a unei multitudini de capacitati manageriale. Alaturi de creativitate, ele vin sa se inscrie printre secretele reusitei in conducerea activitatii firmei. Un aspect foarte important este cel legat de capacitatea de orientare a managerului spre problemele esentiale existente in firma. Acesta trebuie sa identifice atat dificultatile cu care se confrunta cat si cauzele care le-au provocat. Pentru concentrarea asupra problemelor esentiale, managerul are nevoie de competenta, inteligenta, dar si de intuitie.

            Capacitatea de a-si influenta semenii, face parte, la randul ei din secretele cele mai importante pentru reusitele managerului. Pentru fiecare este important sa-si castige simpatie si incredere in cercurile de afaceri in care se misca. In acest fel se poate asigura loialitatea si cooperarea partenerilor de afaceri, se poare castiga prestigiu, autoritate, clienti si chiar venituri mai mari. Totusi, trebuie avut in vedere faptul ca, in incercarea de a influenta oamenii, critica este desarta. Critica facuta fara tact poate fi extrem de nociva pentru toti. Ca urmare, managerul trebuie sa incerce sa-si inteleaga cat mai bine angajatii.

            Un bun manager trebuie sa constientizeze faptul ca este mult mai important sa-si asigure participarea activa a colaboratorilor, decat sa le impuna atingerea anumitor obiective.

            Pentru a fi eficient, managerul trebuie sa aiba capacitatea de a incuraja si entuziasma oamenii cu care lucreaza. Cand este multumit de prestatiile acestora, este foarte important sa le-o spuna, sa-i stimuleze, lucru care trebuie facut cu tact pentru  a nu capata o alura de lauda falsa. O apreciere sincera si generoasa este foarte importanta pentru orice angajat, mai les atunci cand vine din partea managerului. 

            Managerul modern trebuie sa aibe capacitatea de a concentra eforturile catre telul comun, fara a da, pe cat este posibil, ordine directe in acest sens. Eficienta este mult mai mare atunci cand seful sugereaza, se consulta, pune intrebari, antreneaza, deoarece in acest fel creste gradul de participare al intregii echipe.

            Esential pentru managerul zilelor noastre este sa stie sa asculte rabdator, cu atentie si apoi sa vorbeasca. Exista multi conducatori de firme care nu sunt foarte eficienti pentru simplul motiv ca nu stiu sau nu au rabdarea necesara pentru a-i asculta pe ceilalti.

            Sintetizand, putem afirma ca un bun specialist in domeniul afacerilor este acela care dobandeste un inalt nivel de instructie, care este interesat sa afle tot ce e nou in domeniul sau de activitate, sa propuna solutii originale pentru problemele cu care se confrunta firma sa, care comunica eficient informatii si comunica eficient cu semenii lui, care refuza rutina si compromisurile, care are demnitate profesionala si constiinta valorii sale, care se bucura de recunoastere publica, de autoritate.

            Un lider puternic si charismatic nu este intotdeauna cel mai bun catalizator pentru realizarea unei echipe de succes. Construirea echipei implica incredere si delegare, ceea ce nu este intotdeauna usor de atins. Construirea unei echipe este o arta si necesita un adevarat talent.

Cateodata trebuie sa fii lider, alta data trebuie sa urmezi un lider. Sunt momente cand trebuie sa fii un instigator fatis si momente cand trebuie sa fii un diplomat desavarsit. Situatii diferite cer rezolvari diferite.

Managerul trebuie sa identifice rolul care i se potriveste fiecarei situatii, urmand apoi sa se adapteze stilului de lucru pentru a preintampina problemele. Managerii care mentin acelasi stil de lucru pentru toate imprejurarile au optiuni limitate si, prin urmare, au succes limitat.

Atunci cand se lucreaza cu angajatii, acestia trebuie sa stie ce anume se asteapta de la ei. Daca, spre exemplu, asista la sedinte de planificare, ei trebuie sa stie ca se afla acolo pentru a furniza informatii si nu neaparat pentru a lua decizii. Cand sunt trimisi la intalniri de afaceri cu alte persoane din afara firmei,  trebuie imputerniciti ca ambasadori sau ca negociatori, dupa caz. Atunci cand managerul spune clar ceea ce doreste de la angajatii sai, sansele de a obtine lucrul respectiv sunt mai mari decat in cazul unei formulari neclare a cerintelor.

Oamenii trebuie sa stie ce se asteapta de la ei si cum vor fi apreciati. Reactiile managerului trebuie sa fie oportune, regulate, constructive si oneste.

Nu numai ca oamenii au nevoie sa stie ce sa faca, dar ei vor sa stie acest lucru si vor sa stie cat de bine il fac. Reactiile pozitive ne fac sa dorim repeterea unei comportari. Reactiile negative ne fac sa dorim inlaturarea respectivului comportament.

Reactiile trebuie sa vina in asa fel, incat oamenii sa simta ca managerul sau conducatorul direct este de partea lor. Reactionand pozitiv, ideea este sa ajutam prin rasplata si lauda si nu sa-i

manipulam. Nu este un truc pentru a pbtine rezultate mai bune. Reactionand negativ, le spunem oamenilor ce gresesc si le aratam un mod mai bun de a actiona. Ajutorul de orice fel este mult mai semnificativ si mai valoros cand este acordat imediat ce se manifesta un anume comportament.

            Reactiile trebuie sa fie atat oficiale, cat si neoficiale. Aprecierea oficiala, prin contrast, cere ca oamenii sa stie ce se asteapta de la ei. Este nedrept sa apreciezi angajatii atunci cand ei nu cunosc criteriile de evaluare. Este de datoria managerului sa le faca cunoscute.

          Unii manageri cred ca angajatii ar trebui sa fie motivati doar prin simpla rezolvare a sarcinilor de serviciu si prin incasarea salariului. Oamenii se comporta astfel, deoarece au nevoie de bani pentru a supravietui, dar asta nu-i va face sa fie productivi sau motivati            Oamenilor le place sa castige. Le place sa faca parte din echipa castigatoare. Invingatorii si echipele invingatoare sunt sarbatoriti in functie de domeniul lor de activitate

BIBLIOGRAFIE

     

1.  CERTO C. SAMUEL – Management modern. Diversitatea, calitatea, etica si mediul global ,  

                                      Editura TEORA, Bucuresti 2002;

  CHISU VIORICA ANA – Manualul specialistului in resurse umane, Casa de editura   

                                                IRECSON, Bucuresti 2002;

3.  EMILIAN RADU – Initiere in managementul serviciilor, Editura EXPERT, Bucuresti 2001;

4.  HYLAND BRUCE, MERLE YOST – Reflectii pentru manageri, Editura RENTROP& 

                                                                     STRATON, Bucuresti 1998;  

5.  IONESCU GHE. GHE., CAZAN EMIL, NEGRUSA ADINA LETITIA – Management  

                     organizational, Editura TRIBUNA ECONOMICA,  Bucuresti 2001; 

6.  MOLDOVEANU MARIA, DOBRESCU M. EMILIAN – Stiinta afacerilor, Editura EXPERT,

                                                                                                   Bucuresti 1995;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

7.  NICOLESCU OVIDIU – Management comparat, Editura ECONOMICA, Editia a-II-a,

               Bucuresti 2001;

8.  PADURE BOGDAN – Lumea economistilor – probleme si solutii, Editura TRIBUNA         

                                           ECONOMICA, Bucuresti, 2002;

9.  ROBINSON DAVID – Eticheta  in afaceri, Editura RENTROP & STRATON, Bucuresti 1999.



[1] Russu Corneliu, Management, Bucuresti ,1993, 63, p.128





Proiecte

vezi toate proiectele
 PROIECT DE LECTIE Clasa: I Matematica - Adunarea si scaderea numerelor naturale de la 0 la 30, fara trecere peste ordin
 Proiect didactic Grupa: Pregatitoare Cand/ cum și de ce se intampla? Roata anotimpurilor
 Brose - proiect
 Managementul Proiectelor - Controlul proiectelor, mega si micro proiecte

Lucrari de diploma

vezi toate lucrarile de diploma
 PROIECT DE DIPLOMA CHIRURGIE ORO-MAXILO-FACIALA - SUPURATIILE LOJELOR PROFUNDE DE ETIOLOGIE ODONTOGENA
 Diplomatie si conflict: relatiile internationale in timpul Primului Razboi Mondial
 Lucrare de diploma managementul firmei “diagnosticul si evaluarea firmei”
 PROIECT DE DIPLOMA CHIMIE INDUSTRIALA SI INGINERIA MEDIULUI - TEHNOLOGIA ACIDULUI GLUTAMIC

Lucrari licenta

vezi toate lucrarile de licenta
 Lucrare de licenta educatie fizica si sport - sistemul de selectie in jocul de handbal pentru copii de 10-11 ani in concordanta cu cerintele handbalul
 Lucrare de licenta contabilitate si informatica de gestiune - politici si tratamente contabile privind leasingul (ias 17). prevalenta economicului asupra juridicului
 LUCRARE DE LICENTA management - Impactul implementarii unui sistem de management al relatiilor cu clientii in cadrul unei societati comerciale
 LUCRARE DE LICENTA Ingineria si Protectia Mediului in Industrie - Proiectarea unui depozit de deseuri urbane pentru un oras cu 200.000 de locuitori

Lucrari doctorat

vezi toate lucrarile de doctorat
 Doctorat - Modele dinamice de simulare ale accidentelor rutiere produse intre autovehicul si pieton
 Diagnosticul ecografic in unele afectiuni gastroduodenale si hepatobiliare la animalele de companie - TEZA DE DOCTORAT
 LUCRARE DE DOCTORAT ZOOTEHNIE - AMELIORARE - Estimarea valorii economice a caracterelor din obiectivul ameliorarii intr-o linie materna de porcine

Proiecte de atestat

vezi toate proiectele de atestat
 Proiect atestat profesional informatica - evidenta spital
 ATESTAT LA INFORMATICA - Gestionarea unui magazine de confectii
 ATESTAT PROFESIONAL TURISM SI ALIMENTATIE PUBLICA, TEHNICIAN IN TURISM
 Proiect atestat electrician constructor - tehnologia montarii instalatiilor electrice interioare


EVALUAREA INTREPRINDERII STUDIU DE CAZ S.C SOFT S.A Cluj- Napoca
Analiza cheltuielilor financiare
Constituirea asociatiilor de afaceri si evidentierea rolului lor in lumea afacerilor
Analiza modificarii absolute a fondului de salarii
STRUCTURA FINANCIARA A FIRMEI
ANALIZA CIFREI DE AFACERI
EFECTUL DE LEVIER OPERATIONAL (ELO)
Conditii esentiale ale unui audit

Termeni si conditii
Contact
Creeaza si tu

 


.com Copyright © 2014 - Toate drepturile rezervate.
Toate documentele au caracter informativ cu scop educational.