Masurarea performantelor auditului

Masurarea performantelor auditului

Masurarea este o parte integrala a procesului de audit. Marea parte a aspectelor relevante ale proiectului, care trebuie masurate, sunt evidente si deci sunt usor de masurat. Pentru acestea nu este dificil de aflat momentul de indeplinire a unei sarcini sau de finalizare a unei activitati critice. Putem observa cu usurinta cand se termina fundatia unei cladiri, cand toate materialele necesare pentru un raport anual sunt stranse si listate, ca sistemul de navigatie al unui nou avion de lupta a fost testat sau ca toti salariatii dintr-un departament au absolvit cursurile de pregatire si perfectionare profesionala. Uneori nu putem sti cand s-au incheiat aceste activitati critice, fiindca este dificil de spus cand un experiment chimic este finalizat sau cand un program complex de computer este complet lipsit de erori. In aceste cazuri, finalizarea activitatilor sau indeplinirea sarcinilor proiectului nu poate fi masurata in mod adecvat.

In mod similar, de regula, nu sunt mari dificultati in compararea realizarilor cu prevederile bugetare si calendaristice ale proiectului si in incercarea de masurare a dimensiunilor de timp/cost/performanta ale proiectului. Evaluarea cheltuielilor actuale in raport cu bugetul planificat este putin mai dificila si depinde de o intelegere profunda a procedurilor utilizate de departamentul financiar-contabil, aici fiind necesara combinarea informatiilor cu grad inalt de acuratete, precizie si realitate, atunci cand acestea sunt din surse credibile.

In cazul in care obiectivele proiectului au fost formulate in termeni de profitabilitate, rate de rentabilitate sau fluxuri de trezorerie previzionate, dificultatile intampinate in masurarea performantelor ar putea fi mai mari. De obicei, aceasta problema nu se rezolva cu ajutorul conventiilor si a procedurilor contabile utilizate, ci mai degraba prin identificarea si analizarea costurilor direct alocate si atasate proiectului auditat. O sarcina mult mai dificila poate fi aceea a determinarii si previzionarii veniturilor  viitoare asociate proiectului.

De exemplu, sa presupunem ca o firma producatoare de medicamente lanseaza un proiect de producere a unui nou medicament si, simultan, demareaza un alt proiect de cercetare si studiu de marketing pentru lansarea si comercializarea noului medicament si a altor doua medicamente produse. Presupunand ca intregul proiect este finalizat cu succes si sunt generate venituri foarte mari, rezulta problema separarii si asocierii acestor venituri fiecarui proiect in parte si chiar fiecarui medicament in parte. Aceasta problema este mai putin dificila in cazul in care cele doua proiecte sunt considerate parti ale unui proiect mai mare; cu toate acestea, exista problema atribuirii veniturilor si analizei contributiei fiecarui departament in parte la succesul proiectului.

De exemplu, principalii indicatori folositi pentru a masura rezultatele lansarii unui nou produs sunt: pretul unitar estimat, volumul estimat al vanzarilor, cota de piata estimata, cresterea marginala, profiturile sau pierderile aferente altor produse, costurile estimate ale dezvoltarii, cheltuieli estimate cu capitalul, cheltuieli estimate cu implementarea  s.a.m.d.

Nu exista o solutie teoretica general acceptata pentru asemenea probleme de masurare, dar, din punct de vedere al politicii organizatiei, sunt oferite solutii acceptabile. Daca toate deciziile de alocare a costurilor si a veniturilor sunt luate inaintea demararii a proiecte diferite sau sunt luate aplicand o formula, problema echitatii alocarii acestor indicatori este, in mare parte, rezolvata.

Problemele de masurare sunt intr-un fel exacerbate in cazul in care la selectia proiectelor se folosesc modelele cu obiective multiple in dauna modelelor financiare deoarece sunt mai multe elemente de masurat. Cateva din randul acestora sunt subiective si necesita tehnici de masurare standardizate rezonabile. In cazul in care se decide folosirea unor proceduri de interogare, chestionare si scoring, este de recomandat ca acestea sa fie atent pregatite inaintea demararii aplicarii acestora.

Aceasta parte a prezentei lucrari s-a preocupat de desfasurarea procesului de audit al unui proiect de afaceri. Principalele obiective ale analizei asupra proiectului au abordat procesul de audit, considerente referitoare la masurarea performantelor, responsabilitatile auditorului si redactarea raportului de audit.

Punctele esentiale ale procesului de audit de proiect sunt:

obiectivele unui proiect pe care un audit trebuie sa le identifice si sa le analizeze sunt formulate atat in mod direct, ajutand la indeplinirea scopurilor si obiectivelor proiectului, cat si in mod indirect, uneori chiar ascunse, secrete bine pastrate - asa‑numitele obiective subsidiare;

raportul de audit trebuie sa contina macar referiri la stadiul curent al proiectului si al principalelor sarcini, la asumarea riscurilor, informatii referitoare la alte proiecte si orice limitari si constrangeri intampinate de catre auditor in redactarea acestuia;

intinderea si planificarea calendaristica a lucrarilor de audit reprezinta puncte critice ale procesului de auditare;

cea mai dificila responsabilitate a auditorului este aceea de a prezenta si interpreta cu onestitate rezultatele auditului;

ciclul de viata al unui audit include initierea auditului, definirea si identificarea liniilor de baza ale proiectului, formarea unei baze de date, analiza preliminara a proiectului, pregatirea raportului si finalizarea acestuia;

cateva dintre conditiile esentiale ale unui audit credibil sunt: o echipa de audit credibila, accesul la informatii si accesul la personal;

in particular, masurarea veniturilor este o problema speciala.

Concluzia care se degaja este aceea ca auditul este o activitate interna a proiectului ce insoteste realizarea acestuia sau o activitate externa realizata de regula post-factum.

Auditul proiectelor poate fi deci un audit intern sau un audit financiar extern asa cum orice organizatie poate apela la un auditor intern dependent pentru monitorizarea realizarii proiectului sau poate apela la un auditor independent pentru certificarea conformitatii realizarii proiectului.