Comunicare unei societati comerciale (Organizatii comeciale interna/externa )

Comunicare unei societati comerciale (Organizatii comeciale interna/externa )

I.Oranizatia, continut si caracteristici

II.Tipologia comunitatii organizationale

I.Organizatia este un sistem social in care si prin care oamnei interactioneaza (coopereaza) pentru realizarea unor scopuri commune.Organizatia implica o forma distincta de coorelare intr oameni si scopuri, intre oameni si structuri.Scopul organizational reprezinta insa ratiunea construirii si existentei organizatiilor .Este importanta procedura de realizare de definire de implinire a scopului care consta in :

-crearea unor ierarhi de responsabilitati si autoritate

-impartirea sarcinilor prin diviziunea a muncii

-construirea elaborarea unei culture organizationale

Caracteristici ale organizatiei:

1.Organizarea este un system deschis adaptabil

2.Are un grad propriu de autonomie

3.Este un system dynamic are o evolutie determinate de factori. Organizatia system complex probabilitatea si relatii stabile (are posibilitatea de a-si mentine functionarea si anumite limite)

4.Este un sistem autoreglabil si autoorganizabil

Structura :

Elementele organizatiei sunt:

-indivizi

-grupurile umane

-liderii conducatori

-orice organizatie are structura formala si informala

Structura formala este structura oficiala regasita in organigrama.

Structura informala o unei organizatii ia nastere din relatile spontane nedefinite sau slab definite dintre membri ei. Planul informal ar orgaizatiei este exprimat prin relatiile de acceptare si preferinta dintre membri organizatiei indivizi si lideri.

Conducerea organizatiei

Este un proces dinamic de organizare si coordonare de catre un grup intr-o anumita perioada de timp si intr-un context organizational specific al altor grupuri de membri ai organizatiei in scopul realizarii unor sarcini specifice.Ideea centrala a conduceri organizatiei consta in realizarea eficienta a activitatiilor.Eficienta este masura rezultatelor unor activitati prin raportare la eforturile depuse in timpul desfasurari activitati respective, dar si maximizarea rezultatelor si diminuare costurilor.

Eficienta conducerii organizatiei se bazeaza pe structurarea si corelarea optima a functilor conducerii:

-diagnoza (cerceteaza problema)

-prognoza (anticipeaza fenomenele organizatiei)

-decizia (hotararea )

-organizarea implementari deciziei prin planificare si coordonare

-motivarea personalului

- controlul

-comunicarea

Comunicarea este functia care identifica si mentine relatii reciproc benefice intre organizatie si diferitele tipuri de public ale acesteia

Comunicare in organizatie se face printr-o diversitate mare de canale,

clasificate in doua mari categorii:

formal cand comunicarea urmeaza structura ierarhica a organizatiei i are ca scop indeplinirea sarcinilor, canalele formale pot fi

verticale, de sus in jos de tipul superior-subaltern, prin care se transmit informatii, instructiuni despre politica, planurile, obiectivele si metodele stabilite la nivelul organizatiei;

verticale, de jos in sus de tipul subaltern-superior, prin care se raporteaza sarcinile, se transmit informatii despre problemele care apar, sugestii pentru imbunatatirea muncii, se exprima opiniile angajatilor si atitudinile lor despre companie;prin aceasta, subalternul capata sentimentul valorii sale si se simte implicat, sporind satisfactia si motivatia muncii;

comunicarea orizontala de tipul contactelor personale, sedintelor, notelor interne si presupune ca cei doi sa comunice direct, fara intermedierea altora si fara a fi nevoie de aprobarea superiorilor;

informal - cand comunicarea provine din interactiunile sociale si legaturile informale din cadrul organizatiei. Aproximativ 85% din informatiile care circula intr-o intreprindere se transmit prin canale informale, care le completeaza pe cele formale si raspund nevoile oamenilor de a fi informati, ofera siguranata indivizilor, se formeaza spontan sub forma unei retele din care fac parte grupuri diferite.

Atitudinea managerilor fara de acest sistem este, in general, negativa pentru ca nu-l

pot controla si-l considera producator de barfe si zvonuri. Comunicare informala

exista, insa, in orice grup uman si nu poate fi desfiintata si chiar si managerii sunt

integrati in retea si preiau o parte din informatii pe aceasta cale. Anumite studii au

aratat ca cea mai mare parte a informatiilor care circula pe canalele informale nu sufera de lipsa de acuratete si, in pus, circula foarte rapid si eficace.

Mijlocul de comunicare cuprinde discutia de la individ la individ, corespondenta oficiala, sedintele, telefonul, faxul, Internetul, dar si discutia la o cafea sau comentariile intre colegii de birou.

Tipuri de comunicare intr-o organizatie

Comunicare interna: -formala

-informala

Comunicare externa : -operationala

-strategica

-cu rol de promovare

Comunicare interna formala - tipuri de retele de comunicare:

retele centralizate

retele descentralizate

Tot la nivelul comunicarii interne identificam mai multe forme:

1. comunicare bipolara

2. comunicare in retea - subtipuri:

retele in forma de stea sau centrate;

retele in forma de 'Y'

retele in forma de cerc;

retele multiple.

Fiecare dintre aceste subtipuri reprezinta posibilitati de comunicare diferita. Reteaua sub forma de stea (centrata) este cea mai restrictiva, deoarece intreaga comunicare se desfasoara intre centru si fiecare dintre membrii grupului. La cealalta extrema se afla reteaua multipla care este cea mai putin restrictiva (cea mai deschisa): fiecare membru poate comunica cu toti ceialti membri, simultan.

3. comunicare lineara (ierarhica)

In acelasi timp, pe langa structura si procedeele specifice, comunicarea interna din orice organizatie depinde de un anumit climat; tipuri de climat (Gibb):

-climat defensiv

-climat deschis

Pentru a preintampina blocaje de comunicare, in unele organizatii complexe sunt introduse sisteme informatice pentru management. Acestea sunt sisteme computerizate care sprijina evaluarea, abstractizarea, indexarea, diseminarea si stocarea de informatii.

In concluzie, putem afirma ca intr-o organizatie, comunicarea interna este influentata de o serie de factori:

structura organizationala;

tipul de comunicare realizat;

barierele comunicationale;

importanta comunicarii informale;

relatia sef - subordonat

climatul comunicarii.

Comunicare interna a unei organizatii se realizeaza in interiorul organizatiei atat pe verticala cat si pe orizontalal. Cand mesajele sunt transmise pe canale prestabilite spunem ca activitatea de comunicare interna este formala. Cand informatia circula pe canale ce nu se inscriu in sfera relatilor de coordonare avem comunicare interna informala.

Comunicarea interna formala,canalele formale sunt formale sunt create in mod eliberat prin stabilirea unui sistem de responsabilitate care respecta structura interioara a organizatiei .Ele sunt proiectate si gestionate pentru a permite transimiterea de informati intre nivelul organizatiei pe (verticala) si departamentele organizatiei pe (orizontala )

Principalele directii de comunicare interna formala :

-de sus in jos

-de jos in sus

-pe orizontala

Comunicarea formala de sus in jos este initiata de manageri si este indreptata catre niveluriel subordonate. Este folosita pentru transmiterea de dispozitii si directive, pentru explicarea regulamentelor si practicilor specifice organizatiei ca si pentru delimitarea responsabilitati salariatiilor.

In organizatiile eficiente comunicarea interna formala de sus in jos are ca scop si :motivarea angajatiilor si informarea periodica a angajatilor cu politica scopurile si strategia organizatiei.

Comunicarea interna fomala de sus in jos trebuie folosita cu prudent pentru ca uneori prezinta pericolul desprinderi managerilor de realitati de organizatiei din cauza lipsei de feet-back de aceea ia trebuie complectata cu ceea   de jos in sus

Comunicare interna formala de jos in sus are ca emitatori salariatii si ca destinatari pe manageri.In cadrul acestui tip de comunicare interna angajatii isi comunica ideile propuneriile persoanelor incadreate pe functi de conducere in organizatii.In acest fel comunicare formala de jos in sus are rolul de a dezamorsa tensiunile din organizatiie si de a crea sentimente de apartenenta .

Fenomene negative:

-fenomenele dezinformari

-filtrarea puternica a continutului primit de la angajati de catre manageri

Comunicarea interna formala pe orizontala se realizeaza fie intre managerii aflati pe poziti similare in interiorul organizatiei fie intre persoanele din cadrul diverselor departamente ale organizatiei Rolul ei in realizarea comunicari dintre departamente. Formele negative:este meditatia pe cale ofrmala aproape in exclusivitate de catre manageri generali.

Concluzi insuficienta comunicari interne formale duce la

-slaba coordonare activitai organizatiei

-lipsa de eficienta la un nivel global

-crearea unei imagini negative a organizatiei in interior

Comunicarea interna informala

Canalele comunicarii interne informale apar si exista in mod necontrolat se modifica permanent si opereaza la toate nivelurile.Canalele interne informale functioneza paralel si se interfereaza cu cele formale.Este foarte important ca directiile informale intr-o organizatie sa functioneze fara gres pentru ca informatiile circula oricum .

Daca informatia este imediata de canalele informale de comunicare exista pericolul ca informatiile sa se transforme in barfe sau zvonuri

Comunicarea informala nu poate fi nici interzisa nici desfintata.Ea trebuie contracarata de informatiile transmise pe canalele oficiale.De aseamenea canalele informale uneori trebuie incurajate sa functioneze pentru ca produce conducerii un feet-back optim.

Comunicare interna informala ofera un dublu avantaj:

-are o valoare utilitara pentru organizatii contribuind la fluidizarea contractelor dintr salariati

-are un rol terepeutic contribuind la imbunatatirii climatizari sau climatului organizational

Comunicare interna informala se asociaza cel mai bine o politica manageriala care incurajeaza initiativa si autonomia largind spatiul de miscare al fiecarui actor al organizatiei .

Mijloace de comunicare interna:

-revista organizatiei

-cutia de sugestii

-comunicarea interpersonala

Comunicare externa a organizatiei

Comunicare externa operationala dintre membri organizatiei si diversi interlocutori din exteriorul organizatiei se refera la faptul ca o parte din salariati intretin relatii profesionale cu persoane din mediuk extern al organizatiei si clieti contractanti si autoritai publice

Comunicare externa strategica consta in construiere sau dezvoltarea unei retele de comunicare cu actorii cheie ai mediului extern:

reprezentati ai autoritatii locale , directori conducatori ,ziariti lideri de opinie specialisti

Pentru un sccucces de comunicare externa strategica este necesara ca in oraganizatie sa se infinteze un departament de analiza.

Comunicare externa cu rol de promovare se desfasoara dinspre organizatie catre exterior. In aceasta situatie nu mai sunt membri ai organizatiei cei care intretin legatura cu exteriorul ci organizatia ca institutie. Pe baza unei strategi de omuncare organizatia ofera informatii despre produsele sau serviciile acordate incearca sa isi imbunatateasca imaginea de asamblu sau pur si simplu doreste sa se faca mai bine cunoscute si sa isi promoveze valorile

Modalitati si mijloace de promovare

-publicitatea

-relatiile publice desemneaza efortul planificat si sustinut al organizatiei si de a stabili si mentine o stare de simpatie si intelegere intre ea si mediul ei.Persoanele au urmatoarele responsabilitai:

-planifica si executa asigura

-asigura circulatia informatiiei intre diferitele subsistemele a organizatiei intre ea si publicul ei

-crearea de evenimente

-ceremoni

-evenimente puse in scena pentru mediatiezare

-lansari de actiuni

-gesturi simblolice

-concursuri expozitii

-relatiile cu presa

-promovarea vanzarilor

-afaceriile publice

Comunicare este absolut esentiala pentru organizatie.Este evident ca fara comunicare nu pate fi organizarea ca atunci nu exista posibilitatea ca grupul sa influenteze comportamentul individului.

OBIECTIVELE SI ROLURILE COMUNICARII INTR-O ORGANIZATIE

Una din componentele importante ale activitatii de conducere o reprezinta schimbul de informatii si mesaje realizat intre seful organizatiei si subalterni, precum si intre acestia din urma.

Particularitatile comunicarii organizationale raportate la celelalte feluri de comunicare existente sunt generate de scopul, obiectivele si functiile (rolurile) acestei comunicari, de cadrul si structura organizatiilor precum si de contextul culturii organizationale. De asemenea, comunicarea organizationale din orice fel de organizatie se supune unor anumite norme de etica specifice care se regasesc in cultura organizationala, politica organizationala si evident in etica individuala a angajatilor din functiile de conducere.

Angajatul competent nu comunica la intamplare sau dupa bunul sau plac, ci conform unei anumite strategii, atat in ceea ce priveste actul de comunicare in sine, cat si strategia existenta la nivelul organizatiei, strategie care are rolul de a crea o imagine pozitiva asupra acesteia. Iar cuantificarea acestei imagini este data de profit, de procentul de piata pe care il detine, de cifra de afaceri .

Orice angajat cu functie de conducere, in calitatea sa de manager, controleaza in ce masura au fost realizate deciziile sale numai daca poate comunica cu cei care le executa. Numai asa executantii pot cunoaste ce au de facut, cand trebuie facut, ce trebuie facut si pot face cunoscute sugestiile si problemele lor.

La nivelul organizatiilor din Romania, in special la nivelul celor din sectorul public, comunicarea se realizeaza deficitar datorita birocratizarii excesive care face ca de multe ori o informatie sa parcurga o multime de nivele ierarhice pentru a ajunge la destinatar. Deseori, manageri de la nivelele superioare (top managementul) sunt lipsiti de informatii reale, fiind suprasaturati de rapoarte interminabile care nu spun nimic. O comunicare eficienta ar avea in vedere tocmai evitarea unor asemenea situatii prin renuntarea la fel de fel de modalitati inutile si costisitoare (sub raportul timpului) care ingreuneaza luarea deciziilor si solutionarea problemelor.

Uneori comunicarea este deficitar realizata datorita unui sistem de comunicatii rigid. Sistemul de comunicatii trebuie sa fie conceput ca un organism dinamic, capabil in orice moment sa se adapteze nevoilor de informare ale angajatilor din sistem.

Scopul comunicarii organizationale in orice organizatie este acela al realizarii unei informari corecte, eficiente si eficace, atat pe verticala, cat si pe orizontala, in vederea realizarii in conditii optime a solicitarilor interne si externe si in concordanta cu obiectivele organizationale stabilite. Pentru aceasta, in procesul de comunicare comerciala din orice organizatie, trebuie sa fie satisfacute un numar de nevoi comunicationale fundamentale ale oricarui angajat:

nevoia de a sti - cunostintele profesionale necesare pentru indeplinirea sarcinilor sau executarea functiei;

nevoia de a intelege - nu este suficient sa stii sa faci un anumit lucru, ci trebuie sa-l faci si sa stii pentru ce trebuie facut;

nevoia de a se exprima - de a putea aduce opinia ta la cunostiinta celor din nivelele ierarhice superioare de conducere.

Satisfacerea acestor nevoi ale oricarui individ angrenat intr-o organizatie trebuie corelata concomitent cu respectarea unor conditii ca:

- formularea concisa si exacta a mesajului care trebuie sa asigure intelegerea corecta a acestuia;

- transmiterea rapida si nedeformata a mesajului;

- fluenta si reversabilitatea comunicatiilor;

- descentralizarea luarii deciziilor;

-flexibilitatea sistemului de comunicatii care trebuie sa permita adaptarea acestuia la orice situatie nou creata.

Un procent foarte mare din ponderea activitatilor pe care le desfasoara un fuctionar in cadrul unei organizatii il reprezinta activitatile de comunicare. Acest procent variaza in functie de pozitiile ierarhice la care se desfasoara activitatile, astfel, cu cat un individ se afla mai sus in ierarhie, cu atat mai mare va fi ponderea comunicarii in activitatea pe care o desfasoara prin rolurile pe care le indeplineste. Dupa Mintzberg exista, asa cum mai spuneam, mai multe categorii de roluri pe care le pot indeplini indivizii aflati in functii de conducere: roluri interpersonale, informationale sau decizionale.

Ce semnificatie are in fapt indeplinirea fiecaruia din aceste roluri?

Rolurile interpersonale se refera la capacitatea indivizilor de a reprezenta un anume departament, compartiment sau o anume directie in fata celorlalti angajati, de a motiva si influenta angajatii, de a crea si a mentine legaturile atat in interiorul, cat si in exteriorul unei organizatii.

Rolurile informationale se refera la capacitatea de a colecta, a monitoriza, a prelucra, a sintetiza si a transmite informatii in interiorul, ca si in exteriorul organizatiei, precum si intre aceasta si alte organizatii Rolurile decizionale au in vedere calitatea de intreprinzator, capacitatea de rezolvare a disfunctionalitatilor, responsabilitatea de a aloca resurse si capacitatea de a negocia, ce se realizeaza prin initierea de activitati, de strategii si tactici care sa conduca la schimbare (sunt realizate de toti angajatii din functii de conducere la diferite nivele ierarhice de la seful de departament, compartiment, directie si pana la mangementul de varf).

In concluzie, comunicarea ocupa un loc central la nivelul procesului de comunicare organizationala, cunoscand o evolutie spectaculoasa, de la o comunicare autoritara, prescriptiva catre o comunicare relationala, democratica.

Orice conducator dintr-o organizatie comunica urmarind realizarea unor scopuri concrete. Aceste scopuri rezulta din rolurile pe care conducatorul le are in structura organizationala din care face parte. Pentru indeplinirea rolului atribuit, conducatorul va folosi intr-un mod mai mult sau mai putin constient, mai mult sau mai putin deliberat urmatoarele functii ale comunicarii :

functia de imformare;

functia de comanda si instruire;

functia de influentare, convingere, indrumare si sfatuire;

functia de integrare si mentinere.

Functia de informare se refera la faptul ca este pus in situatia de a primi doua tipuri de informatii: informatii externe trimise si primite prin structuri special create si informatii interne care circula prin canale formale si neformale in cadrul respectivei organizatii. Existenta acestor doua tipuri de fluxuri informationale se datoreaza faptului ca orice organizatie este rezultatul unui cumul de interactiuni externe - cu mediul extern si intern - intre subdiviziunile organizatiei si intre membri.

Prin functia de comanda si instruire asigura convergenta actiunii celorlalti angajati si a compartimentelor din structura in realizarea politicilor organizatiei. Deciziile si instructiunile asigura alinierea la politicile organizationale, uniformitatea in practici si proceduri, corectitudinea si completitudinea realizarii sarcinilor.

Functia de influentare, convingere, indrumare si sfatuire ii permite sa realizeze controlul atat asupra informatiei vehiculate cat si asupra comportamentului celorlalti angajati cu care se afla in relatii de diverse tipuri (ierarhice ascendente sau descendente, orizontale) in cadrul respectivei structuri.

Functia de integrare si mentinere ii ofera angajatului din structurile ierarhice superioare posibilitatea de a asigura operabilitatea functionala a departamentului/directiei/biroului pe care il conduce prin:

cursivitatea fluxului informational;

folosirea optima a canalelor informationale astfel incat sa se evite suprapunerea de informatii sau informatia inutila;

sortarea, verificarea si transmiterea datelor in functie de specificul lor.

Aceasta orientare a comunicarii, prin exercitarea functiilor de comunicare prezentate, in vederea atingerii unor scopuri, pe care o realizeaza managerii determina existenta unor caracteristici ale comunicarii, general valabile pentru toate organizatiile. Acestea sunt:

orice organizatie este in procesul de comunicare atat emitator cat si receptor (destinatar);

orice organizatie foloseste in realizarea activitatilor sale informatii de natura interna si informatii de natura externa.

Informatiile de natura interna sunt informatii care circula prin canalele formale si neformale in si intre fiecare componenta organizatorica.

Informatiile de natura externa sunt informatii ce circula intre organizatie si celelalte componente ale sistemului social.

fiecare componenta a organizatiei reflecta prin informatiile vehiculate un anumit tip de procese (contabile, financiare, etc.);

fiecare organizatie are o evidenta clara a informatiilor vehiculate;

Aceasta evidenta a informatiilor vehiculate poate fi curenta - reflecta anumite situatii existente la un moment dat in cadrul organizatiei si statistica - reflecta nivelul de realizarea a obiectivelor propuse prin politici specifice de fiecare din aceste institutii.

Aceste caracteristici ale comunicarii desfasurate la nivelul unei organizatii sunt influentate, dincolo de functiile de comunicare indeplinite de fiecare din angajati, de existenta unor functii specifice ale comunicarii intr-o organizatie.

Comunicarea intr-o organizatie   indeplineste functii specifice, acestea fiind :

functia de informare;

functia de transmitere a deciziilor;

functia de influentare a receptorului;

functia de instruire;

functia de creare de imagine;

functia de motivare;

functia de promovare a culturii organizationale.

Aceste functii ale comunicarii intr-o institutie trebuie privite si intelese in mod unitar si interconditionat, orice supradimensionare sau subdimensionare a unei functii in raport cu celelalte necorespunzand realitatii.

Figura - Interconditionarea functiilor comunicarii intr-o organizatie

Informare

Transmiterea deciziilor

Influentarea receptorului

Instruire

Crearea de imagine

Motivare

Promovarea culturii

organizationale

Conceptul de comunicare intr-o organizatie trebuie in mod necesar raportat la cultura organizationala, deoarece orice organizatie, indiferent daca apartine sectorului public sau celui privat, are un anumit tip de cultura organizationala.

La nivelul fiecarei organizatii exista, datorita caracterului sintetic al acesteia, o multitudine de subsisteme:

subsistemul functional;

subsistemul social;

subsistemul cultural;

subsistemul comunicational, intre ele stabilindu-se relatii de interdependenta si conditionare.

Subsistemul cultural insumeaza totalitatea ideilor, cunostintelor, regulilor, standardelor, valorilor, manifestarilor, premiselor ce definesc modul in care se desfasoara munca si cel de tratare a oamenilor⁴¹. Astfel spus, prin subsistemul cultural se asigura cultura organizationala.

Subsistemul comunicational reprezinta ansamblul de date si informatii ce circula pe canale de comunicare formale sau neformale, prin circuite si fluxuri informationale in cadrul unei organizatii si intre organizatie si mediul extern, precum si modalitatea de transmitere a acestora..

Intre subsistemul cultural si subsistemul comunicational se stabileste o legatura reciproca in sensul ca informatiile si comunicarea stau la baza subsistemului cultural, pe baza lor se intemeiaza cultura unei organizatii, in vreme ce subsistemul cultural influenteaza calitatea comunicarii.

Delimitam in cadrul fiecarei culturi organizationale doua tipuri de subculturi in functie de criteriile: apartenenta organizatorica si profesia salariatilor. Acestea sunt:

- subcultura institutionala;

-subcultura profesionala.

Subcultura institutionala se contureaza la nivelul fiecarei organizatii din convingerile, aspiratiile si modul de comportament al angajatilor, prezentand anumite elemente specifice ce reflecta caracteristicile si conditiile definitorii ale activitatilor pe care acestia le realizeaza . Influenta acestor caracteristici si conditii se reflecta nu numai asupra activitatii realizate de angajatii dintr-o organizatie , ci si asupra modului in care se realizeaza comunicarea intre acestia, fapt ce va impune in timp crearea unei culturi comunicationale cu caracter institutional.

Subcultura profesionala poate fi definita ca ansamblul de norme, valori, credinte, aspiratii, comportamente ce reflecta specificul principalelor categorii de angajati dupa profesiunea pe care o au si dupa nivelul de pregatire. In mod evident, in functie de specificul acestei profesiuni, cultura comunicationala va gestiona un vocabular format din termeni specifici respectivei profesiuni .

Pornind de la modelul elaborat de Charles Handy in lucrarea 'Understanding Organization' (1985), identificam patru tipologii ale comunicari organizationale:

cultura de tip putere

cultura de tip rol

cultura de tip sarcina

cultura de tip persoana.

Datorita relatiei ce se stabileste intre cultura si comunicare in cadrul oricarei organizatii, fiecaruia din aceste tipuri de culturi organizationale ii va corespunde un anumit tip de cultura comunicationala.

Pentru a identifica tipurile de comunicare ce se realizeaza la nivelul fiecareia dintre aceste culturi, se impune o scurta prezentare a tipologiei prezentate.

Cultura de tip putere poate fi redactata grafic sub forma unei panze de paianjen .

Cultura de tip persoana este cel mai rar intalnita, putand fi reprezentata ca un roi de particule sau, conform lui Handy, ca o 'galaxie de stele'.

Figura - Cultura organizationala de tip persoana

In aceasta cultura accentul cade pe individ si nu pe organizatie. Organizatia este subordonata individului, ea are doar rolul de a-i servi si a-i ajuta pe membrii ei, promovandu-le interesele proprii, fara un obiectiv global.

Comunicarea are un caracter informal, se bazeaza pe cooperare.