Carta auditului intern

CARTA AUDITULUI INTERN

A. ROLUL SI OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN

1. Rolul auditului intern

Carta auditului intern fixeaza drepturile si obligatiile auditorilor interni si urmareste:

- sa informeze despre obiectivele si metodele de audit;

- sa clarifice misiunea de audit;

- sa fixeze regulile de lucru intre auditor si auditat;

- sa promoveze regulile de conduita.

Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.

Auditul public intern nu trebuie sa fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezinta ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile.

Rolul auditului public intern este de a contribui la buna si efectiva gestiune a fondurilor publice.

Aportul compartimentului de audit public intern consta in promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv si eficient in cadrul entitatii publice.

Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entitatii publice in scopul de a evalua eficacitatea si performanta structurilor functionale in implementarea politicilor, programelor si actiunilor in vederea imbunatatirii continue a acestora.

2. Obiectivele auditului intern

2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern

Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:

- de a ajuta entitatea publica atat in ansamblul cat si structurile sale prin intermediul opiniilor si recomandarilor;

- sa gestioneze mai bine riscurile;

- sa asigure o mai buna administrare si pastrare a patrimoniului;

- sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile si procedurile existente;

- sa asigure o evidenta contabila si un management informatic fiabile si corecte;

- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului si auditului intern;

- sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea operatiilor.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale:

asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul de performanta.

3. Organizarea auditului public intern in Romania

3.1. UCAAPI

In cadrul Ministerului Finantelor Publice se constituie UCAAPI structurata pe compartimente de specialitate, in subordinea directa a ministrului finantelor publice.

UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI.

UCAAPI are atributii de elaborare a strategiei si a cadrului normativ general, de coordonare si evaluare a activitatii de audit public intern la nivel national si de realizare a misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale.

3.2. CAPI

CAPI este un organism cu caracter consultativ care functioneaza pe langa UCAAPI si contribuie la definirea strategiei si imbunatatirea activitatii de audit public intern in sectorul public. CAPI este condus de un presedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioada de 3 ani.

3.3. Compartimentul de audit public intern

Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entitatilor publice.

Conducatorul institutiei publice, sau in cazul altor entitati publice, organul de conducere colectiva, are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar desfasurarii activitatii de audit public intern.

La institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la audit de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale MFP.

Conducatorul entitatii publice subordonate poate stabili si mentine un compartiment functional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar daca acest compartiment nu se infiinteaza, auditul entitatii respective se efectueaza de catre compartimentul de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

B.STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Compartimentul de audit public intern functioneaza in subordinea directa a conducatorului entitatii publice, exercitand o functie distincta si independenta de activitatile entitatii publice. Prin atributiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie sa fie implicat in elaborarea procedurilor de control intern.

4. Atributiile compartimentului de audit public intern

Atributiile compartimentului de audit public intern sunt:

a) elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior in cazul entitatilor publice subordonate;

b) elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;

d) informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre consecintele acestora;

e) raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;

f) elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern;

g) in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORULUI INTERN

5. Independenta si obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie sa fie supusa ingerintelor (imixtiunilor) externe incepand de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiva a lucrarilor si pana la comunicarea rezultatelor acesteia.

Conducatorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de catre conducatorul entitatii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior.

Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conducatorul entitatii publice, nu pot fi auditori interni in cadrul aceleiasi entitati publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publica daca sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conducatorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiva.

Auditorii interni nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le pot audita si nici in elaborarea si implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice.

Auditorii interni care au responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana, nu trebuie implicati in auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie sa li se incredinteze misiuni de audit public intern in sectoarele de activitate in care acestia au detinut functii sau au fost implicati in alt mod. Aceasta interdictie se poate ridica dupa trecerea unei perioade de 3 ani.

6. Competenta si constiinta profesionala

Pregatirea si experienta auditorilor interni constituie un element esential in atingerea eficacitatii activitatii de audit.

Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispuna de toata competenta si experienta necesara in realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi incredintate acelor persoane cu o pregatire si experienta corespunzatoare nivelului de complexitate al sarcinii.

In scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanta din afara entitatii publice, iar lucrarile vor fi supervizate de catre compartimentul de audit public intern contractant.

Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispuna de metodologii si sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, esantioane statistice si instrumente de control a sistemelor informatice.

Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregatire profesionala initiala si permanenta. In acest sens auditorii interni au obligatia de a participa la activitati de pregatire profesionala cel putin 15 zile pe an. 

7. Exercitarea unei activitati normate

Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii in conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.

8. Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare si imbunatatire a calitatii sub toate aspectele activitatii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instructiunile si codul etic sunt respectate de auditorii interni si de compartimentele de audit public intern.

Auditul public intern necesita adaptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne si externe.

8.1. Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune atat controale permanente privind buna functionare a auditului public intern cat si controale periodice efectuate de catre auditorii insisi (autoevaluare).

Seful compartimentului de audit public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calitatii a misiunilor de audit sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor si va intreprinde imbunatatirile necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit si de a planifica activitati de perfectionare profesionala.

8.2. Evaluarea externa este exercitata de catre UCAAPI prin:

verificarea respectarii normelor, instructiunilor, precum si a Codului privind conduita etica a auditorului intern; UCAAPI poate initia masurile corective necesare in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza:

avizarea de catre UCAAPI a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice.

D. METODOLOGIE

9. Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaboreaza de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni, precum si prin preluarea sugestiilor conducatorului entitatii publice, prin consultare cu entitatile publice ierarhic superioare, tinand cont de recomandarile Curtii de Conturi.

Conducatorul entitatii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern

Auditorul intern desfasoara audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter exceptional, necuprinse in planul anual de audit public intern.

10. Conditiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

10.1. Accesul auditorilor interni la informatii si documente

Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele si informatiile utile si probante (inclusiv cele in format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele misiunii de audit public intern utilizand principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentantilor autorizati ai Comisiei Europene si ai Curtii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevazute pentru auditorii interni, cu scopul protejarii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Acestia trebuie sa fie imputerniciti in acest sens printr-o autorizatie scrisa, care sa le ateste identitatea si pozitia, precum si printr-un document care sa indice obiectul si scopul controlului sau inspectiei la fata locului.

10.2. Relatiile cu entitatea auditata, obiectul auditului

10.2.1. Contactarea responsabililor entitatii auditate

Responsabilul entitatii este informat inainte de misiune cu privire la data de interventie a auditului si a continutului sau, definite intr-un ordin de serviciu.

10.2.2. Realizarea misiunii la fata locului

Auditul trebuie sa fie realizat intr-un climat de incredere, asigurat prin insusi rolul auditului public intern, care in esenta vizeaza imbunatatirea functionarii entitatii si raspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atat sedinta de deschidere cat si transmiterea cartei de audit public intern .

Sedinta de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea conditiilor sale materiale, stabilirea intalnirilor si a contactelor, si diminuarea perturbarilor in functionarea entitatii.

10.2.3. Transmiterea rezultatelor

Constatarile si recomandarile sunt aduse la cunostinta entitatii auditate pe masura obtinerii acestora, daca ele prezinta importanta. Raspunsurile responsabililor entitatii reprezinta un element de validare si de corectare pentru auditor, fara a fi necesar sa se astepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului si reorientarea cercetarilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de incheiere, la fata locului, prin care se realizeaza informarea responsabililor entitatii auditate asupra observatiilor principale relevante, validarea acestor observatii si aplicarea primelor masuri corective de catre cei interesati.

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate.

Seful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Pentru institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Dupa avizare recomandarile cuprinse in raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

10.2.4. Urmarirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixeaza modalitatile de aplicare a recomandarilor.

Responsabilul entitatii auditate trebuie sa propuna planul de actiune insotit de un calendar de implementare. In cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate si acceptate de comun acord.

Responsabilul entitatii auditate asigura urmarirea aplicarii planului de actiune. El il informeaza pe auditor periodic in privinta acestui lucru.

E. REGULI DE CONDUITA

Auditorul are acces la toate datele in cadrul misiunii sale si trebuie sa respecte secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate.

Auditorul exercita o functie de evaluare independenta, care sa concretizeaza in recomandari.

Auditorul trebuie sa respecte codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie sa semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip si neregulile grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie sa comunice rezultatele muncii sale (constatarile si recomandarile) responsabilului entitatii auditate.

Raportul de audit este supervizat, inainte de difuzarea sa, de catre responsabilul misiunii de audit sau, in lipsa acestuia, de catre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigura ca constatarile si informatiile probante sunt validate.

Auditatul are drept de raspuns la constatarile si recomandarile prezentate in raport. In acest sens, el are la dispozitie un termen de 15 zile.