Carta comitetului de audit

CARTA COMITETULUI DE AUDIT

In mod tipic, comitetul de audit este stabilit printr-o rezolutie formala a consiliului de administratie, iar misiunea sa este confirmata prin intermediul unui document scris - Carta comitetului de audit, asa cum rezulta din exemplul prezentat in Anexa 1 - Exemplu de Carta a comitetului de audit.

Carta ar trebui sa ofere comitetului de audit suficienta flexibilitate pentru a-si indeplini rolul si in acelasi timp sa permita consiliului de administratie sa evalueze satisfactia sa in ceea ce priveste sarcinile comitetului de audit.

In SUA, SEC[1], pe baza recomandarilor Raportul Comitetului "Panglica Albastra" asupra eficacitatii comitetului de audit, sponsorizat de Bursa de Valori din New York si Asociatia Nationala a Directorilor Corporatiilor (NACD) , cerea tuturor companiilor sa dezvaluie in declaratiile lor daca comitetul de audit are o carta si daca da, sa includa o copie a acesteia in declaratiile financiare cel putin o data la trei ani.

Continutul Cartei comitetului de audit a evoluat de-a lungul istoriei pe baza responsabilitatilor in crestere si a practicilor de audit.

Carta comitetului de audit in functie de responsabilitatile acestuia si de gradul de detaliere a obiectivelor pe care si le propune poate contine:

scopul si misiunea;

componenta si numarul de membri;

frecventa si orarul sedintelor;

rolurile si responsabilitatile;

relatiile cu managementul, auditul intern si auditul extern;

intalnirile private cu auditorii;

verificarea comunicatelor de presa;

discutarea verificarilor trimestriale;

supravegherea managementului riscurilor;

supravegherea programului de conformare al companiei;

verificarea si/sau aprobarea scopului si onorariilor auditorilor;

discutarea problemelor legale cu consiliul de administratie;

abilitatea de a efectua investigatii si sa angajeze experti externi;

responsabilitatile cu raportarea.

In plus, unele companii au inclus in Carta comitetului de audit o declaratie privind limitarile responsabilitatilor prin care explica, in mod clar, responsabilitatile pentru care acesta nu isi asuma raspunderea.

Limbajul acestei declaratii a fost inclus pentru practica firmelor de avocatura si este conceput pentru a suplimenta o descriere explicita a responsabilitatilor asumate de catre comitetul de audit. In lipsa acestei declaratii, specificarea clara a responsabilitatilor asumate de catre comitetul de audit si modul in care acesta si le indeplineste este in conformitate cu asteptarile generale ale actionarilor.

Comitetul de audit ar trebui sa faca distinctie intre responsabilitatile sale de supraveghere si implicarea in managementul zilnic al companiei si al efectuarii activitatii de audit.

Comitetul de audit nu trebuie sa fie considerat un adversar al managementului, ci o parte integrata a procesului de guvernanta si supraveghere a companiei.

Comitetul de audit are responsabilitati importante fata de Consiliul de administratie sau Consiliul director care l-a numit. In plus, trebuie sa-si monitorizeze propriile activitati, sa-si identifice nevoile si oportunitatile si sa-si evalueze propria eficienta.

Din aceste considerente, dar si pentru a-si duce misiunea la capat si a se descarca cu succes de propriile responsabilitati, comitetul de audit isi elaboreaza un document care intruneste elementele unui ghid, indrumar sau plan si care se numeste CARTA COMITETULUI DE AUDIT.

Inainte de elaborarea acestui document, comitetul de audit trebuie, pe baza standardelor de audit general acceptate, sa stabileasca in acord cu consiliul directorilor responsabilitatile pe care si le asuma in cadrul organizatiei.

Carta comitetului de audit va cuprinde termenii de referinta privind modul de organizare, politica adoptata si responsabilitatile stabilite si asumate in cadrul procesului de asigurare a supravegherii organizatiei. Carta va fi analizata si aprobata de Consiliul de administratie si va fi revizuita ori de cate ori va fi necesar.

Consiliul de administratie trebuie sa aiba in vedere sa nu restrictioneze activitatile comitetului de audit, deoarece acesta are nevoie de o are flexibilitate in functionare pentru supravegherea eficienta a organizatiei. In acest sens, comitetul de audit are autoritatea de a efectua investigatii speciale, pe care le considera necesare, inclusiv prin angajarea de noi resurse.

Carta comitetului de audit este un document public.

Importanta Cartei comitetului de audit in forma scrisa a fost confirmata si incorporata in ghidurile, indrumarele si regulamentele organizatiilor.

In 1991 Comitetul Cadbury recomanda Comitetului de audit sa aiba o Carta scrisa, iar in 1999, NYSE[3], NASD si AMEX au emis reguli prin care au impus companiilor cotate la bursa sa adopte Carta comitetului de audit.

Carta Comitetului de audit se constituie ca un document viu, adaptabil in permanenta la realitatile cu care se confrunta entitatea.

Pentru evaluarea performantelor activitatilor sale, Comitetul de audit poate avea in vedere urmatoarele modalitati :

compararea activitatilor comitetului de audit cu CARTA ;

compararea activitatilor comitetului de audit cu ghidurile si reglementarile oficiale;

compararea activitatilor comitetului de audit cu cele mai bune practici recunoscute in domeniu.

In practica exista mai multe modalitati de realizare a evaluarii activitatii Comitetului de audit, insa cea mai uzitata este solicitarea unor consultanti externi care pot emite opinii raportat la cele mai bune practici.

Comitetul de audit isi va evalua periodic performantele pentru a se asigura ca el continua sa satisfaca asteptarile membrilor sai, ale Consiliului de administratie si ale altor persoane interesate de activitatile entitatii.

Deoarece Consiliul de administratie deleaga responsabilitati catre Comitetul de audit in mod normal acesta va informa Consiliul de administratie despre modul cum s-a descarcat de atributiile stabilite prin CARTA.

Raportarea are loc in scris si este supusa analizei Consiliului de administratie care poate face sugestii Comitetului de audit sau sa solicite extinderea analizei.

La firmele private Comitetul de audit raporteaza si catre actionari cu scopul ca acestia sa inteleaga mai bine rolul acestuia in supervizarea activitatilor de raportare financiara. Dupa ce si-a determinat responsabilitatile si modul cum se va descarca de sarcini, comitetul de audit va trebui sa cuprinda aceste decizii intr-o Carta.

In acelasi timp, in functie de jurisdictie, Comitetul de audit poate sa mai raporteze si altor categorii de institutii, spre exemplu catre Parlament, pentru unele domenii de interes national.

In Romania, in prezent, exista comitete de audit in cadrul entitatilor din sistemul bancar si, incepand din 2008, conform cadrului legislativ aprobat[6], in entitatile publice din sistemul privat.

Practica internationala recunoscuta in domeniu recomanda implementarea comitetelor de audit si in entitatile publice din Romania.

Din aceste considerente, la nivelul Ministerului Finantelor Publice, conform recomandarii CE, s-a instituit Comitetul de Audit Public Intern - CAPI pentru monitorizarea implementarii functiei de audit intern in sistemul public.

Comitetul de Audit Public Intern - CAPI este un comitet consultativ, constituit pe langa Unitatea Centrala pentru Armonizarea Auditului Public Intern - UCAAPI, din cadrul MFP, care are urmatoarele atributiuni, conform legii :

a.      dezbate planurile strategice de dezvoltare in domeniul auditului public intern si emite o opinie asupra directiilor de dezvoltare a acestuia;

b.     dezbate si emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI in domeniul auditului public intern;

c.      dezbate si avizeaza raportul anual privind activitatea de audit public intern si il prezinta Guvernului;

d.     avizeaza planul misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale;

e.      dezbate si emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale;

f.      analizeaza importanta recomandarilor formulate de auditorii interni in cazul divergentelor de opinii dintre conducatorul entitatii publice si auditorii interni, emitand o opinie asupra consecintelor neimplementarii recomandarilor formulate de acestia;

g.     analizeaza acordurile de cooperare intre auditul intern si cel extern referitor la definirea conceptelor si la utilizarea standardelor in domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zisa de audit, precum si pregatirea profesionala comuna a auditorilor;

h.     avizeaza numirea si revocarea directorului general al UCAAPI.

CAPI din cadrul MFP a fost constituit in anul 2003, din 11 membri, in urma unui proces de selectie realizat de ministrul finantelor publice[8].

In perspectiva, si in Romania vor trebui sa se constituie comitete de audit, mai ales la nivelul ordonatorilor principali de credite, care prin activitatile desfasurate vor contribui la sprijinirea si intarirea functiei de audit intern in cadrul acestora, printr-o monitorizare in conformitate cu practica internationala recunoscuta in domeniu.