Elementele mediului de utilizare Microsoft Excel

Elementele mediului de utilizare Microsoft Excel

Programul de calcul tabelar Microsoft Excel, componenta a pachetului Microsoft Office, a fost conceput special in vederea efectuarii de calcule, fiind destinat tuturor celor care lucreaza cu multe date numerice si care trebuie sa  ia decizii bazandu-se pe acestea.

Daca vreti sa faceti analiza vanzarilor, sa calculati bugetul de venituri si cheltuieli, sa estimati valoarea unor imprumuturi sau actiuni ori sa comparati doua situatii financiare, Excel este instrumentul perfect care face sa dispara dificultatea din calculele obositoare.

Programul Office Excel se bazeaza pe  o grila de linii si coloane care pastreaza datele intr-o ordine perfecta.  Aceasta grila se utilizeaza pentru a forma liste simple. In ele datele se introduc direct prin tastare sau se importa din baze de date relationale, din site-uri Web sau din uriase depozite de date ale marilor companii. Datele introduse se utilizeaza  fie pentru generarea unor noi date prin calcule simple sau complexe, fie se pot modifica si apoi se reiau calculele. Rapoartele se pot ilustra cu diagrame si harti impresionante, generate din datele introduse in grila. Cu Microsoft Excel, generatiile mai noi (de la XP incolo) este posibila colaborarea in grup iar foile de lucru, diagramele si hartiile pot fi publicate pe Web.

Cu Microsoft Excel putem realiza urmatoarele activitati:

• Utilizarea foilor de lucru reprezinta primul lucru care trebuie invatat despre programul de calcul tabelar Excel. Grila de linii si coloane a foii de lucru reprezinta baza lucrului cu datele in Excel.
• Introducerea datelor reprezinta urmatorul pas in lucrul cu Excel.
• Modificarea aspectului datelor ajuta la evidentierea si afisarea rezultatelor intregii activitati de introducere a datelor.
• Utilizarea formulelor si functiilor permite manipularea numerelor pentru a le face sa aiba semnificatie.  Excel ajuta la scrierea de formule complexe si pune la dispozitie functii gata scrise.
• Adaugarea de reprezentari grafice ca diagrame si harti asigura posibilitatea de a prezenta grafic calculele numerice.
• Analizarea datelor este posibila cu instrumentul de vizualizare dinamica PivotTable. Se pot crea vizualizari noi care sa puna in lumina date vechi. De asemenea, se pot efectua analize cu instrumente suplimentare ca Rezolvitorul (Solver), Cautare rezultat (Goal seek) si Scenarii (Scenarios).
• Utilizarea datelor externe permite conectarea la alte baze de date.
• Pentru Excel XP si generatiile urmatoare utilizarea Web constituie o a doua natura. Se pot pune datele pe Web, se poate lucra cu Hypertext Markup Language (HTML) si chiar se pot obtine date din Web.

Pentru a lansa in executie Excel (procedati in acelasi mod in care lansati fiecare aplicatie Microsoft Office) faceti dublu clic pe icoana lui de pe desktop, din meniuri sau il puteti lansa de fiecare data cand deschideti un fisier Excel din My Computer, Windows Explorer sau alt utilitar de vizualizare a structurii arborescente a discului de lucru.

Pentru a parasi aplicatia puteti sa:

• selectati comanda Exit (Iesire) din meniul (File) Fisier;
• executati clic pe butonul Close din bara de titlu a aplicatiei;
• folositi comanda (Close) Inchidere din meniul de control al ferestrei Excel;
• folositi comanda de inchidere din meniul contextual al butonului de pe bara de stare a sistemului de operare Windows;
• Apasati concomitent ALT+F4.

Daca nu ati salvat inca fisierul inainte de inchiderea aplicatiei se va deschide automat o fereastra de dialog in care veti  fi intrebat daca doriti sa-l salvati.

In figura urmatoare puteti identifica fiecare element al ecranului Excel.

Cea mai mare parte a sa este ocupata de o zona de lucru goala, care este configurata sub forma de grila cu linii si coloane. Aceasta reprezinta elementul fundamental pentru editorul de calcul tabelar Microsoft Excel si se numeste Sheet foaia de calcul).

Bara de titlu cuprinde denumirea programului (in cazul nostru Microsoft Excel), denumirea documentului Book1, Book2 (Registru1, Registru2 etc.) si butoanele pentru optiunile de marire/micsoare (minimize/maximize) ale ferestrei, precum  si optiunea de iesire din program (Close).

Bara de meniu
Programul Excel pune la dispozitie o serie de meniuri precum si diferite functii ale acestora, ce pot fi apelate astfel: se deruleaza meniul in care se gaseste functia dorita si se executa un clic pe linia de meniu cu numele functiei respective (daca comanda este urmata de trei puncte se va deschide fereastra de dialog proprie functiei apelate).

Panoul de activitati
Apare in dreapta documentului si va permite sa faceti orice, de la deschiderea de fisiere pana la formatarea textului. De asemenea, apare automat cand alegeti efectuarea unor anumite sarcini. Atunci cand alegeti View Task Pane (Vizualizare-Panou de activitati) se deschide ultimul panou de actiuni utilizat.

Pentru a comuta intre panourile de actiuni utilizate recent, executati clic pe sagetile inainte si inapoi, aflate in coltul din stanga sus al panoului de activitati.

Barele de instrumente
Prima data cand lansati in executie Excel-ul si deschideti un document, barele de instrumente Standard si Formatting Formatare sunt afisate sub bara de meniu. Aceste bare contin butoane pentru cele mai frecvent utilizate comenzi Excel si un mare numar de butoane pe care le stiti deja din Microsoft Word.

Cand va pozitionati cu mouse-ul pe un buton, Excel afiseaza numele butonului intr-o casuta. Daca cel putin o bara de instrumente este vizibila puteti utiliza un meniu de comenzi rapide pentru a afisa sau a ascunde barele de instrumente incluse. Pentru aceasta faceti clic pe bara de instrumente utilizand butonul drept al mouse-ului. Un marcaj de selectare inseamna ca bara de instrumente este afisata. Daca nici o bara de instrumente nu este afisata sau doriti sa afisati si altele alegeti optiunea Toolbars (Bare de instrumente) din meniul (View) Vizualizare pentru a vedea o lista de bare de instrumente.

In caseta de dialog (Customize.) Particularizare (din meniul Toolbars Bare de instrumente)) puteti, de asemenea, mari butoanele de pe barele de instrumente, le puteti ascunde numele, crea noi bare de instrumente  si puteti adauga sau sterge butoane si optiuni.

Barele de instrumente Standard si Formatting sunt normal "ancorate" sub bara de meniu. Cand afisati alte bare de instrumente, acestea pot apare fie "stivuite" in ordinea afisarii lor, fie "plutitoare" ca mici pe ecran. Pentru a rearanja barele de instrumente stivuite este suficient sa le glisati.

Instrumente standard

Instrumente formatare

Unele bare de instrumente (de exemplu Standard si Formatting) contin mai multe butoane decat pot fi afisate in acelasi timp pe ecran. Ca sa vedeti aceste butoane ascunse, executati clic pe butonul Toolbar Options (Optiuni bara de instrumente) din extremitatea dreapta a barei de instrumente.

Bara de stare este portiunea de la baza ferestrei unde Excel ofera informatii despre registrul de calcul activ sau operatia pe care o executati. Tot aici utilizatorul isi rezolva sarcinile privind amplasarea rezultatelor in celulele foii de calcul. Ea include o zona de calcul automat unde Microsoft Excel afiseaza formula pentru valorile din celulele selectate.

Bara de stare si bara de formule sunt afisate implicit. Pentru a le ascunde, alegeti comanda Options (Optiuni) din meniul Tools (Instrumente). Selectati apoi tab-ul View (Vizualizare) si goliti casetele de selectare Status bar Bara de stare si Formula bar Bara de formule din sectiunea View Afisare.

Formula bar (Bara pentru formule) poate fi utilizata pentru editarea continutului celulelor - text, numere sau formule, cel mai frecvent fiind vorba despre ultima varianta.