Formatarea celulelor

Formatarea celulelor

Felul in care sunt afisate datele intr-o celula sau intr-un grup de celule poate fi modificat. Modificarea aspectului textului, numerelor si a datelor calendaristice se face in conformitate cu cerintele datelor. Toate optiunile privind formatarea celulelor din foile de calcul pot fi controlate prin comanda Format.

Utilizarea barei de instrumente Format
Cele mai frecvent folosite atribute de formatare au ca echivalent butoane pe bara cu unelte Format.

Marea majoritate a butoanelor va sunt familiare de la studiul procesorului de texte Word, iar cu cele specifice programului Excel va veti intalni ulterior in acest capitol.In cele ce urmeaza vom prezenta pe scurt comenzile meniului Format in ordinea in care apar.

Utilizarea casetei de dialog Format cells:
Pentru un grad mai mare de control si o vizualizare a efectelor instrumentelor de formatare inainte de a le aplica, puteti utiliza caseta de dialog Format cells pe care o veti deschide alegand comanda Format-Cells sau executand clic dreapta pe o celula si alegand Format cells din meniul rapid.

Caseta de dialog Format cells contine sase sectiuni: Number (Numar), Alignement (Aliniere), Font, Border (Bordura), Patterns (Modele) si Protection (Protectie).

Modificarea atributelor pentru caractere (Font):

Formatarea textului permite modificarea stilului fontului, a marimii, culorii si stilului numerelor si textului dintr-o foaie de lucru si chiar rotirea textului cu un unghi. Fixarea atributelor pentru caractere (font, stil de scriere, dimensiune, culoare, subliniere etc.) se face din pagina Font astfel:

1. Selectati domeniul de formatat.
2. Alegeti optiunea Cells (Celule) din meniul Format (sau din meniul contextual - cu clic dreapta).
3. In caseta de dialog Formatare celule selectati sectiunea Font.
4. Slectati atributele dorite pentru caractere: fontul, stilul de scriere, culoarea fontului, dimensiunea caracterelor, modalitati de subliniere, ridicarea la exponent etc. Nu vom insista asupra acestor chestiuni deoarece au fost descrise in capitolele destinate lucrului in Word.
5. Apasati butonul OK.

Observatii:

• Fontul prestabilit din Excel - Arial de 10 puncte - este un font general, neutru si eficient. Este disponibil aproape pe orice calculator si foarte lizibil.
• Atributele pentru caractere pot fi fixate si folosind butoanele de pe bara de instrumente Format (de exemplu butonul Font color (Culoare font) pentru a schimba culoarea fontului).
• Evitati formatarea unor coloane sau linii intregi, cu exceptia cazului in care intentionati sa folositi toate celulele. Excel trebuie sa stocheze informatia pentru miile de celule implicate intr-o astfel de formatare, ceea ce duce la o crestere inutila a dimensiunii fisierului.
• Daca nu va place Arial ca font prestabilit in Excel sau preferati un font mai mare puteti modifica acest parametru, parcurgand pasii:
• Urmariti secventa Tools - Options - General (Instrumente-Optiuni-General).
• Configurati dupa nevoi parametrii Standard font (Font standard) si Size (Dimensiune).
• Executati clic pe OK ca sa aplicati modificarile efectuate.

Stabilirea alinierii si orientarii - ALIGNEMENT (ALINIERE)
Prin definitie, programul Excel aliniaza textul la stanga si numerele la dreapta.
Aceste setari se fac in pagina Alignement astfel:

1. Selectati domeniul de formatat.
2. Alegeti optiunea Cells (Celule) din meniul Format (sau din meniul contextual - cu clic dreapta).
3. In caseta de dialog Format cells alegeti sectiunea Alignement (Aliniere).
4. Selectati optiunile corespunzatoare privind stilul de aliniere (atat pe orizontala cat si pe verticala) si modul de orientare (orizontal, vertical sau oblic).

Modalitatile de aliniere text pe:

• Orizontala va ofera alegeri ce merg de la General (adica alinierea va fi dictata de tipul continutului - textul va fi aliniat la stanga, iar numerele la dreapta) pana la Center Across Selection (Centrare peste selectie);
• Verticala va permite sa aliniati continutul in partea de sus, la mijloc sau in partea de jos a celulei (prin definitie celulele sunt aliniate in partea de jos).

Caracteristica Orientation (Orientare) va permite sa trageti indicatorul in orice pozitie de pe semicerc sau sa introduceti un numar diferit de grade de rotatie pentru text Degrees (Grade).

Exista si optiuni speciale pentru scrierea pe mai multe randuri intr-o celula Text control (Control text):

• Wrap text (Incadrare text): pentru scrierea pe mai multe randuri intr-o celula.
• Shrink to fit (Potrivire prin reducere): pentru comprimarea textului astfel incat sa intre in celula.
• Merge cells (Imbinare celule): pentru unirea continutului mai multor celule. Imbinarea celulelor se utilizeaza pentru a face ca o celula sa acopere mai multe coloane sau randuri. Excel plaseaza in celula imbinata rezultata numai data cea mai de sus din stanga din zona selectata.

5. Apasati butonul OK.

Pe bara de instrumente Format exista butoane rapide pentru alinierea valorilor pe orizontala in cadrul celulelor precum si pentru unificarea si centrarea continutului mai multor celule Merge (Imbinare) si Center (Centrare) (folosit foarte des la centrarea titlurilor deasupra tabelelor in Excel).

Optiunea Center across selection (Centrare peste selectie) din pagina Alignement (Aliniere) a casetei de dialog Format cells este echivalentul aproximativ al butonului Merge and center (Imbinare si centrare) de pe bara de instrumente Format. Diferenta consta in faptul ca Center across selection (Centrare peste selectie) NU combina celulele, ci doar muta vizual titlul peste selectie. Textul ramane in prima celula a domeniului pentru care se doreste alinierea.

De asemenea puteti folosi butoanele Increase indent (Marire indent), respectiv Decrease indent (Micsorare indent) ca sa deplasati continutul spre dreapta in pasi prestabiliti, respectiv spre stanga.

Aplicarea bordurilor Border (Bordura) si a culorilor Patterns (Modele)
Se foloseste frecvent la crearea de tabele, la separarea diferitelor portiuni din foaia de calcul etc. in scop decorativ si functional.

Trasarea chenarelor se poate face in doua moduri:

• folosind pagina Border (Bordura) din caseta Format cells;
• folosind butoanele Border de pe bara de instrumente Format.

In rubrica Presets (Prestabilit) aveti la dispozitie trei butoane: None (Nici una), daca nu doriti chenar; Outline (Contur) daca doriti chenar exterior si Inside (Interior) daca doriti linii interioare. Actionand asupra ultimelor doua butoane obtineti un chenar atat la exteriorul domeniului de celule selectat cat si intre celulele domeniului. Daca doriti sa indepartati domeniul executati clic pe None.

Pentru a obtine si alte tipuri de chenare, cu o formatare mai deosebita, aveti la dispozitie si zonele Border (Bordura) si Line (Linie). Caseta Border (Bordura) foloseste atat pentru previzualizarea bordurilor cat si pentru aplicarea lor. Executati clic pe butoanele cu borduri sau in interiorul casetei pentru a adauga sau elimina borduri. Puteti combina cum doriti aceste optiuni de formatare a chenarului. Aveti insa grija sa alegeti chenarele inainte de a selecta culoarea si stilul liniei. Nu aveti cum sa le schimbati dupa aceea. De asemenea, nu puteti alege mai intai chenarul si apoi tipul si culoarea acestuia.

Pentru colorarea celulelor programul Excel pune la dispozitie 56 de culori uniforme diferite si 18 modele distincte cu care sa imbunatatiti aspectul foilor dvs. de calcul.
Colorarea fundalului celulelor se poate face in doua moduri:

• folosind pagina Patterns (Modele) din caseta Format cells;
• folosind butonul special Fill with color (Culoare de umplere) de pe bara de instrumente Format.

Alegeti o culoare, un model sau pe amandoua si puteti previzualiza selectia in fereastra Sample (Esantion).

Aplicarea formatelor numerice Number (Numar)
Excel pune la dispozitia utilizatorului douasprezece categorii de formate predefinite in meniul Format, optiunea Cells, Sectiunea Number la lista Category pentru reprezentarea valorilor din foaia de calcul.
Formatarea numerelor se face pentru definirea modului in care sunt afisate numerele intr-o anumita celula. Se poate decide numarul de zecimale care se afiseaza, daca se afiseaza cifrele nesemnificative si daca se utilizeaza punctele in scrierea numerelor mari. De asemenea, numerele se pot afisa ca suma de bani, procentaj sau in notatie stiintifica. Prin definitie, celulele dintr-o noua foaie de calcul utilizeaza formatul General.

Formatarea datei se face pentru modificarea modului in care se afiseaza intr-o celula valorile reprezentand data si timpul.

Formatele particularizate permit crearea de coduri proprii de format, specificand pana la patru sectiuni. Sectiunile, separate prin punct si virgula, definesc formatele pentru numere pozitive, numere negative, valori zero si text, in aceasta ordine. De exemplu, se poate crea o macheta care sa afiseze toate valorile negative in text de culoare rosie. Mai jos este prezentata semnificatia acestor formate (cu exemple insotitoare).

Tipuri de formate

• General - este formatul implicit al numerelor (acestea apar asa cum sunt tastate);

• Number (Numar) - permite includerea separatorilor pentru sute de mii (punctul) si fixarea numarului de zecimale (separatorul zecimal este virgula);

• Currency (Simbol monetar) - Se foloseste pentru valori monetare;
• Accounting (Contabil) - Similar cu Currency, dar in plus se face alinierea zecimalelor si a simbolului monetar;

• Date (Data) - Afiseaza numerele sub forma de data calendaristica;

• Time (Ora) - Afiseaza numerele sub forma de marca de timp;

• Percentage (Procentaj) - Reprezentarea valorilor numerice cu semnificatie de procentaje (variantele 0% si 0.0%)

• Fraction (Fractie) - Afiseaza numerele sub forma de fractii;

• Scientific (Stiintific) - Afiseaza numerele in format stiintific;

• Text - Afiseaza atat numere, cat si text cu aliniere la stanga, asa cum au fost tastate;

• Special - Format special pentru codurile postale din SUA (ZIP), numere de telefon etc;

• Custom (Particularizat) - Permite introducerea unor formate definite de utilizator (cod numeric personal, bucati, kilograme etc.) cu ajutorul carora se vor putea efectua calcule numerice.

Operatia propriu-zisa de stabilire a formatului unei valori dintr-o celula sau domeniu se face parcurgand pasii:

• Selectati domeniul de formatat.
• Selectati optiunea Cells din meniul Format (sau din meniul contextual - cu clic dreapta).
• In caseta de dialog Format cells selectati secyiunea Number si apoi tipul de format din lista Category.
• Setati alte optiuni specifice formatului ales (de exemplu pentru formatul Number se mai pot specifica numarul de zecimal; separatorul de clase de unitati etc.).
• Apasati butonul OK.

Categorie - General

Categorie - Numar

Categorie - Simbol monetar

Categorie - Contabil

Categorie - Data

Categorie - Ora

Categorie - Procentaj

Categorie - Fractie

Categorie - Stiintific

Categorie - Text

Categorie - Special

Categorie - Particularizat

Categoria Custom (Particularizat) pune la dispozitie modele predefinite. Este bine de stiut ca simbolurile # si 0 (zero) se utilizeaza pentru cifre astfel: # pentru separarea in clase de unitati (nu este urmat de separator zecimal) iar 0 pentru separator zecimal (virgula). De exemplu pentru a afisa valori de tipul 999,00 litri se introduce in campul Tip succesiunea "#.##0,00 Litri".

Pentru anumite formule mai des folosite Microsoft a prevazut butoane rapide pe bara Format: butonul pentru simbolul monetar, butonul pentru valori procentuale, butonul pentru separarea in clase de unitati, butoanele pentru cresterea, respectiv micsorarea numarului de zecimale.Semnificatia butoanelor:

• Currency (Simbol monetar) transforma numerele in valori monetare, adaugand simbolul "lei" in dreapta, dupa cele doua zecimale.

• Percent Styele (Stil procent) este utilizat pentru numere care rezulta din formule sub forma de procent; transforma numerele din zecimale in procente (de exemplu ,05 in 5%).

• Comma Style (Separator mii) este folosit pentru a adauga puncte la numerele ce depasesc 999 (separator de ordin) si virgula pentru marca zecimala.

• Increase Decimal (Marire zecimale) este un instrument utilizat pentru marirea numarului de cifre zecimale. Puteti afisa valori cu un numar nelimitat de zecimale executand cate un clic pentru fiecare zecimala suplimentara.

• Decrease Decimal (Micsorare zecimale) este instrumentul care inverseaza actiunea de marire a numarului de zecimale. Pe masura ce eliminati din zecimale, numarul va fi rotunjit corespunzator. De exemplu, 5,682 devine 5,68 apoi 5,7 si chiar 6 daca pe butonul Decrease Decimal se executa clic de trei ori.

Conversia in moneda Euro

Pentru a folosi aceasta facilitate este nevoie instalarea unei componente speciale. Din meniul Tools (Instrumente) alegeti Add-Ins (Componente incluse la cerere) si selectati Euro Currency Tools (Instrumente valuta Euro) din lista de componente disponibile. Atunci cand este apelata, aceasta componenta va plasa un buton Euro pe bara de instrumente Format concomitent cu afisarea unei bare de instrumente EuroValue pentru conversia monedelor statelor din UE in euro.

Protectia celulelor (PROTECTIE)

In Capitolul 5 in lectia care abordeaza operatiile asupra unei foi de calcul am amintit despre modul de protejare a continutului unei foi de calcul. In cele ce urmeaza prezentam procedura de protectie:

1. Selectati domeniul cu datele de protejat.
2. Alegeti optiunea Cells din meniul Format sau din cel contextual al domeniului selectat.
3. Alegeti ultima sectiune a casetei de dialog denumita Protection (Protectie).

4. Activati optiunile dorite:
• optiunea Locked (Blocate) pentru blocarea valorilor in celule (nu mai pot fi editate);
• optiunea Hidden (Ascunse) pentru ascunderea valorilor sau formulelor din celule (nu mai pot fi vazute pe bara de formule).
5. Preluarea optiunilor de protectie o realizati apasand OK.

Efectul celor doua tipuri de protectie nu se face simtit decat atunci cand intreaga foaie va fi protejata. Pentru aceasta selectati din meniul Tools (Instrumente) optiunea Protection (Protectie), si apoi Protect Sheet (Protejare foaie) (pentru protejarea foii active) sau Protect Workbook (Protejare registru de lucru) (pentru protejarea registrului de lucru curent).

Atat la protejarea unei singure foi de calcul sau a unui registru se poate stabili o parola (ea este optionala), pentru ca protectia impotriva utilizatorilor neautorizati sa fie garantata.

Deprotejarea se face tot din meniul Tools (Instrumente) cu comanda Unprotect Workbook (Deprotejare foaie). Daca la protejare s-a introdus o parola atunci deprotejarea se poate face doar daca se cunoaste aceasta parola.

Formatarea conditionala

Formatarea conditionala specifica criteriile de formatare pentru o celula sau o zona de celule pe baza a pana la trei conditii sau formate. De exemplu, este posibila crearea unei conditii care sa formateze toate valorile mai mari ca 10.000 in text aldin rosu. Pentru a stabili criterii mai complexe se poate utiliza o formula.

Formatarea conditionala necesita crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de cautare intr-o baza de date. Folosind expresii, cum ar fi "egal cu" sau "mai mare ca" veti alege formatele ce se vor aplica asupra celulelor ce contin text sau numere care corespund criteriului.

Comanda care permite implementarea acestei facilitati de formatare conditionala se numeste Conditional Formatting (Formate conditionale) si se afla tot in meniul Format.

Pasii pentru realizarea formatarii conditionale sunt urmatorii:

1. Selectati domeniul de celule in care doriti includerea formatarii conditionale.
2. Derulati meniul Format si selectati optiunea Conditional Formatting.
3. In caseta de dialog Conditional Formatting construiti conditii de formatare specificand:

• Tipul de valori (Cell Value is) sau formule la care se aplica conditia de formatare.
• Operatorii si valorile pentru precizarea conditiei - between, equal to,greather than, less than (intre, egal cu, mai mare decat, mai mic decat etc.).
• Apasati butonul de comprimare a casetei de dialog (cel cu rosu de dedesubtul butonului Close) pentru a avea acces la foaia de calcul si executati clic in celula ce contine valoarea pe care vreti sa o caute si sa o formateze Excel. Adresa celulei va aparea in caseta de dialog. Daca nu sunteti sigur unde se gaseste valoarea conditiei in foaia de calcul puteti introduce o valoare in caseta.

Observatie. Cand executati clic intr-o celula, adresa celulei apare in caseta de dialog. Semnul $ indica faptul ca toate celelalte celule trebuie comparate cu continutul acesteia.

• Stabiliti formatul vizual actionand butonul Format (apare o caseta cu optiuni tipice de formatare a textului: font, marime, culoare etc.). In caseta Format cells nu puteti schimba fonturile, insa puteti alege un stil (aldin sau cursiv) sau o culoare. De asemenea, puteti aplica borduri sau culori asupra celulelor care indeplinesc conditiile stabilite de dvs.
• Daca doriti sa stabiliti un al doilea sau al treilea set de conditii, apasati butonul Add.
4. Aplicarea formatarii conditionale va avea loc in momentul iesirii din caseta de dialog cu clic pe butonul OK.

Dupa ce ati stabilit formatarea conditionala intr-o foaie de calcul, orice celula in care introduceti continut ce indeplineste conditiile stabilite va fi formatata in conformitate cu instructiunile de formatare conditionala. Acest lucru va continua pana cand stergeti instructiunile.

Exemplu: Aplicand conditia de formatare "valorile din domeniul e11:g14 sa fie mai mici decat 80" asupra foii de calcul toate valorile mai mici decat 80 au fost scrise ingrosat pe fond galben.

Pentru a sterge conditiile dintr-o foaie de calcul (eliminarea formatarii aplicate de formatarea conditionala si oprirea aplicarii continue a formatelor conditionale) parcurgeti urmatorii pasi:

• Selectati intreaga foaie de calcul apasand butonul Select All.
• Alegeti Format-Conditional Formatting.
• In caseta de dialog Conditional Formatting apasati butonul Delete.
• In caseta de dialog Delete Conditional Format care apare, plasati un semn de validare in dreptul conditiilor pe care doriti sa le stergeti.

• Apasati OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting.
• Apasati din nou OK pentru a elimina formatarea aplicata prin conditia stearsa si pentru a inchide caseta de dialog.

Formatarea stilurilor permite aplicarea deodata a catorva modificari de formatare (urmeaza secventa Format-Style). Stilurile incep sa fie utile daca se aplica in mod frecvent anumite modificari textului sau formatului celulei. De asemenea, este posibila crearea de noi stiluri care sa fie salvate in registrul de lucru in care au fost create.

Stilul predefinit care este aplicat oricarui continut nou Excel este stilul Normal compus dintr-un anumit font, aliniere, bordura, model si alti parametri. Celelalte stiluri predefinite precizeaza doar formatul numerelor, alinierea si plasarea caracterelor suplimentare cum ar fi simbolul monetar, separator zecimal si virgulele etc.:

• Comma si Comma[0]. Aceste doua stiluri adauga puncte ca separator de ordin la numerele mai mari de 999.00. Stilul Virgula afiseaza numarul cu doua zecimale, iar stilul Virgula[0] afiseaza numarul fara nici o zecimala.
• Currency si Currency [0]. Aceste dous stiluri introduc punctuatie si stiluri monetare corespunzatoare cu parametrii de regiune pe calculatorul pe care lucrati. Pentru utilizatorii romani, stilul Currency afiseaza doua zecimale, punctul pentru sumele mai mari de 999.99 Lei si semnul monetar lei. Stilul Currency[0] afiseaza suma fara zecimale.
• Percent. Afiseaza numarul impreuna cu un simbol de procent (%). Procentele trebuie introduse ca zecimale. De exemplu ,15 este afisat ca 15%.

Stilurile Comma, Currency si Percent pot fi aplicate si prin executarea unui clic pe butonul corespunzator din bara de instrumente Format: Currency ( ), Percent Style( ) si Comma style( ).

Puteti, de asemenea, edita stilurile predefinite din registrul curent de calcul ca sa aplicati atributele dorite. Pentru aceasta parcurgeti pasii:

• Alegeti Format-Style. Va aparea caseta de dialog Style.
• In lista Style Name alegeti stilul pe care doriti sa-l editati.
• In sectiunea Style includes a casetei de dialog, activati sau dezactivati oricare dintre elemente executand clic pe casetele lor de validare.
• Apasati pe butonul Modify pentru a stabili parametri optiunilor selectate. Aceasta actiune deschide caseta de dialog Format cells.
• Alegeti alti parametri pentru stil.
• Apasati OK pentru a inchide caseta de dialog Format cells si a reveni la caseta de dialog Style.
• Apasati OK. Programul Excel actualizeaza imediat orice celula in care a fost aplicat stilul, astfel incat sa reflecte modificarile de formatare.

Observatii:

• Daca ati utilizat Microsoft Word sunteti probabil deja familiarizat cu procesul de creare a stilurilor personalizate pentru titluri, liste marcate s.a.m.d. Stilurile Excel sunt comparabile cu cele din Word si ofera la fel de multe posibilitati de formatare.
• Butonul Merge din caseta de dialog Style va permite sa selectati un alt registru de calcul deschis si sa combinati orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Aceasta caracteristica va economiseste timp si efort, permitandu-va sa creati sau sa editati stiluri intr-un registru de calcul si apoi sa le utilizati in alte registre. In cazul utilizarii unui set de stiluri standard, aceasta caracteristica va ajuta si la asigurarea unui aspect unitar.