FORMATAREA DOCUMENTELOR

FORMATAREA DOCUMENTELOR

Document este un cuvant important cu rezonanta oficiala. Dar in Word, imaginea cea mare este documentul (doc in acest material). În privinta formatarii, un doc nu este acelasi lucru cu o pagina, este ceva la scara mare.

Desfacerea doc in sectiuni

Multe din comenzile de formatare ale Word afecteaza un intreg doc(ca si majoritatea comenzilor de formatare a paginilor cuprinse in Cap 14). Antetele si subsolurile pe care le poti adauga se aplica si ele intregului doc.

Daca vine vreodata momentul cand trebuie sa modifici un format de ansamblu al doc, cum ar fi orientarea foii sau centrarea unei pagini, va trebui sa desfaci doc in sectiuni.

O sectiune este o portiune din doc a carei formatare este independenta de restul doc, astfel incat formatarea pag dintr-o sectiune e independenta de formatarea dintr-o alta portiune. Ex: - ptr a crea o pag de titlu separata, pune-o in propria ei sectiune. Un tabel va forma de asemenea o sectiune.

Ptr desfacerea unui doc in sectiuni, Word a plasat toate comenzile de intrerupere in caseta de dialog Break(Întrerupere) care se afla in meniul Insert(Inserare). Ptr introducerea unei intreruperi noi, alegi de pe lista tipul respectiv si executi clic pe OK. Ex: - poti insera un salt hard la pag noua alegand PageBreak(Sfarsit de pagina) si apoi clic pe OK chiar daca combinatia de taste Ctrl+Enter functioneaza la fel de bine.

Întreruperea de sectiune

- este inserata in doc acolo unde se schimba formatarea pag (ex:-dupa o pag de titlu).

Cel mai bun mod de a utiliza intreruperile de sectiune e sa le inserezi mai intai pe ele si numai apoi sa faci formatarea la nivelul pag (sau chiar inainte sa continui dactilografierea pag). A crea o intrerupere de sectiune e ca si cum ai spune lui Word sa trateze separat una (sau mai multe) pag din doc.

Ex: - creezi pag de titlu a unui nou doc si inainte de a scrie ceva alegi

comanda Insert(Inserare)àBreak(Întrerupere) si se deschide caseta de dialog

selectezi optiunea NextPage(Pagina urmatoare) de pe panoul SectionBreaks(Tipuri de sfarsit de sectiune). Aceasta functioneaza ca un salt hard la pag noua; insereaza o intrerupere de pagina + o intrerupere de sectiune in doc. E cea mai comuna forma de intrerupere de sectiune, deoarece majoritatea obiectelor de formatare cu care lucrezi sunt la nivelul pag.

clic pe OK.

În modul de vizualizare PrintLayout(Aspect pagina imprimata), noua sectiune arata ca un salt hard la pag noua.

În NormalView(Vizualizare normala), intreruperea de sectiune arata astfel:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..Section Break (Next Page) . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sfarsit de sectiune (pagina urmatoare)

Urmatorul pas in acest proces este deplasarea cursorului scobitoare pana la prima pag de titlu din sectiunea precedenta) si formatarea acelei pag conform necesitatilor.

-Poti folosi ContinuousSectionBreak(Continuu) ptr amestecarea stilurilor de formatare in interiorul unei pag. Ex:- daca ai pe aceeasi pag coloane si text obisnuit asta e modalitatea ideala de a separa formaturile individuale (mai multe info in Cap.21)

-Optiunile EvenPage(Pagina para) si OddPage(Pagina impara) incep sectiunea urmatoare pe urmatoarea pag para / impara.

Ex: - daca doc pe care-l scrii urmeaza sa fie legat, ai putea dori ca anumite sectiuni sa inceapa pe partea dreapta sau stanga a copiei hard tiparite. (Nu cunosc pe nimeni care sa foloseasca aceste optiuni).

-Întreruperile de sectiune ofera de asemenea o excelenta modalitate de a diviza un doc cu parti multiple. Ex:-pag de titlu poate fi o sectiune; introducerea, capitolul 1 si Anexa A pot fi transformate in sectiuni separate. Poti folosi comanda GoTo (Salt la) din Word ptr a sari la fiecare sectiune (ptr info despre GoTo(Salt la), revezi Cap.3).

Stergerea unei intreruperi de sectiune

Poti sterge o intrerupere de sectiune cu tastele Backspace(ß) sau Delete. Daca faci acest lucru din greseala, pierzi toate formatele speciale pe care le-ai aplicat acelei sectiuni. În acest caz, apesi comanda rapida Undo(Anulare Tastare) sau Ctrl+Z, inainte de a face orice altceva.

ATENTIE -la formatele alunecatoare! Daca ai formatat o pag speciala si apoi ai sters intreruperea de sectiune, respectivul format special ar putea sa se "strecoare" in restul doc. Foloseste intotdeauna PrintPreview(Examinare inaintea imprimarii) inainte de a tipari ceva, ca sa te asiguri ca totul arata cum trebuie (revezi Cap.9).

Bucuriile antetelor (header) si subsolurilor (footer)

-antetele contin de obicei lucruri precum numele tau (autor), numele doc, data, nr pag, titlul si nr de telefon.

-subsolurile pot include nr de pag, titlul unui capitol sau al unui doc.

-subsolurile nu sunt acelasi lucru cu notele de subsol, care sunt tratate in Cap.23.

Adaugarea unui antet / subsol

Antetele si subsolurile pot da stralucire oricarui doc. Nu e nevoie sa le folosesti pe amandoua; le poti folosi pe rand dupa dorinta. Oricum, aceeasi comanda e folosita ptr a le adauga sau a te juca cu ele.

alegi View(Vizualizare)àHeader and Footer(Antet si subsol). Word afiseaza o versiune speciala a vizualizarii PrintLayout(Aspect pagina imprimata) care arata inconjurate punctat zonele rezervate pe pag. Apare de asemenea bara plutitoare cu instrumente Header and Footer(Antet si subsol).

clic pe pictograma SwitchBetweenHeaderAndFooter(Comuta intre antet si subsol) ptr a alege intre cele doua in vederea editarii

introduci textul ptr antet / subsol.

SFAT: orice text scris aici, poate fi formatat folosind comenzile, inclusiv tabulatoarele Word (vezi Cap.11,12,13).

Word preformateaza antetele si subsolurile cu tabulatoarele de aliniere pe centru si de aliniere la dreapta in centrul si respectiv extrema dreapta a Riglei. Aceasta i-ti permite sa apesi tasta Tab, sa scrii un text care sa fie automat centrat la baza (sau varful) fiecarei pagini. Acest marcaj de tabulare nu e neaparat necesar.

foloseste butoanele de pe bara cu instrumente Header and Footer(Antet si subsol) ptr chestiuni speciale.

Treci cu mouse-ul peste fiecare buton ptr a vedea o scurta explicatie a functiei sale (descriere amanuntita putin mai tarziu).

clic pe butonul Close(Închidere) dupa ce ai terminat si te-ai intors in doc.

În modul de vizualizare PrintLayout(Aspect pagina imprimata), poti vedea antetul / subsolul afisate intr-un "gri fantomatic".

În NormalView(Vizualizare normala) nu le poti vedea deloc, chiar daca ele sunt acolo.

Ptr a le vedea poti folosi si comanda PrintPreview(Examinare inaintea imprimarii), cum se arata in Cap.9.

Poti pune in antet / subsol tot ce poti pune si intr-un doc, inclusiv grafica. Posibilitatea aceasta e deosebit de utila daca vrei sa apara un logo pe fiecare pag. Vezi Cap.22,"Totul despre figuri", ptr info despre Word si grafica.

SFATURI:

-nu trebuie sa mergi la pag 1 ptr a insera un nr de pag in antet. Word pune nr potrivit pe pag potrivita, indiferent de locul din doc unde editezi antetul.

-in vizualizarea PrintLayout(Aspect pagina imprimata) poti edita rapid orice antet sau subsol facand dublu clic pe fantomatica sa imagine gri.

-ptr ca nr de pag sa nu ramana singur, poti fi creativ si scrii cuvantul Pagina si un spatiu inainte de a face clic pe butonul # de pe bara cu instrumente Header and Footer(Antet si subsol), sau poti veni cu un text interesant personal.

-ptr a insera in antet / subsol data sau ora curenta, executi clic pe butoanele corespunzatoare de pe bara mentionata mai sus.

-nu uita sa folosesti butonul SwitchBetweenHeaderAndFooter(Comuta intre antet si subsol) ptr a le edita alternetiv.

Antete impare(pare) ptr pag impare(pare)

Word te lasa sa pui doua seturi de antete si subsoluri in doc, daca doresti. Ex: pe pag din stanga (de regula para) scrii intai nr de pag in coltul din stanga si apoi titlul partii sau al capitolului iar pe pag din dreapta (de regula impara) scrii intai titlul partii sau al capitolului si apoi nr de pag in coltul din dreapta. Daca faci si asta chiar ca stii meserie!

Ptr a forta Word sa accepte cele doua seturi de antete sau subsoluri, alegi:

View(Vizualizare)àHeader and Footer(Antet si subsol)

clic pe butonul PageSetup(Initializare pagina) de pe bara cu instrumente aparuta si se deschide caseta de dialog cu zona Layout(Aspect) in prim plan

selectezi caseta de validare DifferentOddAndEven(Pagina para difera de cea impara) care ii spune lui Word ca vrei doua seturi de antete sau subsoluri, unul ptr pag pare si altul ptr pag impare

clic pe OK si revii la modul de editare Header and Footer(Antet si subsol)

creezi antetul sau subsolul impar (sau par)

creezi antetul sau subsolul par (sau impar daca celalalt a fost la punctul 5)

Executi clic pe butonul ShowNext(Afisare urmator) ca sa vezi urmatorul antet din doc, sau ShowPrevious(Afisare anterior). Aceste doua butoane te plimba prin diversele antete sau subsoluri impare sau pare din doc

clic pe butonul Close(Închidere) dupa ce ai terminat de editat antetele sau subsolurile

Nu vreau antet pe prima pagina

Ptr ca antetul/subsolul sa nu apara pe prima pag, care de obicei e pag de titlu, trebuie sa utilizezi caseta de dialog PageSetup (Initializare pagina) asa cum e descris in sectiunea anterioara. În caseta selectezi caseta de validare DifferentFirstPage(Prima pagina diferita),apoi clic pe OK.

Cand revii la editarea antetelor si subsolurilor din doc, executi clic pe butonul ShowPrevious(Afisare anterior) pana gasesti primul antet, intitulat FirstPageHeader(Antetul primei pagini). Lasa acel antet (sau subsol) necompletat.

Aceasta procedura plaseaza un antet gol pe prima pag; antetul apare pe toate celelalte pag asa cum a fost comandat. Poti folosi aceasta optiune ptr a plasa un antet diferit pe prima pag - ex: o grafica.

Nebunia antetelor si subsolurilor multiple - dincolo de pag pare si impare

Un antet are lungimea unei sectiuni. Ptr majoritatea doc care au o sectiune e in ordine. Dar daca ptr o sectiune a textului trebuie sa "inchizi" antetele -ex: imagini grafice apar in mijlocul doc si nu vrei ca antetul sa interfere cu ele, ai nevoie de antete multiple (antete de pornire, fara antete, apoi din nou antetele de pornire). Ptr aceasta trebuie sa desparti doc in sectiuni.

Folosind sectiuni, poti avea mai multe tipuri diferite de antete si subsoluri, cate un set ptr fiecare sectiune. Schimbarea antetului/subsolului dintr-o sectiune nu afecteaza nici o alta sectiune a doc.

Bara cu instrumente Header and Footer(Antet si subsol) debutonata

Sunt 13 butoane pe paleta flotanta plutitoare Header and Footer(Antet si subsol). Iata titlul si functiile lor:

-InsertAutoText(InserareAutoText)  -permite inserarea unei intrari Auto Text in doc (vezi Cap 7)

-PageNumber(InserareNumarDePagina)  Alt+Shift+P -insereaza nr de pag in antet sau subsol

-InsertNumberOfPage(InserareNumarDePagini)  -insereaza lungimea in pag a doc (foloseste impreuna cu numarul de pagina ptr a face un tip de antet "pagina 1/3")

-FormatPageNumber(FormatNumarDePagina)  - deschide caseta de dialog PageNumberFormat

-Data(InserareData)  Alt+Shift+D -insereaza data curenta in antet sau subsol

-Ora(InserareOra)  Alt+Shift+T -insereaza ora curenta in antet sau subsol

- PageSetup (Initializare pagina) -asigura accesul la caseta de dialog PageLayout aWord

-Show/HideDocument(Afisare/ AscundereTextDocument)  -permite vizualizarea textului din doc principal impreuna cu antetul sau subsolul

-SameAsPrevious(La fel ca cel anterior)  -copiaza antetul sau subsolul precedent in cel curent

-SwitchBetweenHeader/Footer(Comuta intre antet si subsol) -cum spune si numele, comuta intre cele doua

-ShowPrrevious(Afisare anterior)  -vizualizeaza antetul sau subsolul precedent

-ShowNext(Afiseaza urmator) -vizualizeaza antetul sau subsolul urmator

-Close(Închidere)  -te readuce la doc si inchide ecranul Header and Footer(Antet si subsol).

Adaugare antet sau subsol

1.-ViewàHeader and Footer

2.- clic pe pictograma SwitchBetweenHeader/Footer pt a alege intre antet si subsol

3.- introduci textul pt antet/subsol

4.- poti folosi butoanele de pe bara cu instrumente Header and Footer pt chestiuni speciale

ex. : Tab si clic pe InsertPageNumbers. InsertAutoText pt unul din cele 12 tipuri de numerotare a pag.

5.- clic pe Close.

Antet impar pt pag impara si antet par pt pag para:

Selectezi caseta de validare Different Odd and Even de pe panoul H and F, apoi OK, le scrii separat, la sfarsit Close.