MESAJE POSTALE

MESAJE POSTALE

Compunerea mesajelor postale (Mail Merge) e procesul prin care iei o scrisoare in forma unica, introduci in ea o lista de nume si alte info si combini totul intr-un set final de doc, fiecare dintre ele adaptat si aproape personal.

Termeni de retinut:

Sursa de date (Data source). Fisier ce contine numele si alte info. Word foloseste sursa de date ca ajutor la completarea locurilor goale din doc principal.

Doc principal (Main document). Fisier care contine scrisoarea formular unde completezi spatiile libere.

Campuri (Fields). Partile de completat-spatii libere din doc principal.

Înregistrari (Records). Campurile din interiorul sursei de date sunt grupate in bucati. O inregistrare e compusa din campurile continand numele, adresa si alte info despre o persoana in sursa de date.

Word creeaza o scrisoare de client folosind fiecare din campurile unei inregistrari pt a umple locurile goale din doc principal si a crea un doc unic.

Ghid de compunere a mesajelor postale

Alegi ToolsàMailMerge si deschizi caseta de dialog MailMergeHelper.

Compui mesajele postale in 3 pasi: intai doc principal, apoi sursa de date si la urma compunerea propriu-zisa.

Caseta de dialog se rasuceste si se muta pe masura ce parcurgi procesul de compunere a mesajului postal.

Pregatirea doc principal

clic pe butonul Create din caseta de dialog MMH

selectezi obiectul de meniu FormLetters de pe lista derulanta

alegi modul cum sa creezi doc principal

daca doc principal e deja gata de pornire in Word (inseamna ca ai scris deja scrisoarea formular si ca ea se afla pe ecran), clic pe butonul ActiveWindow

daca trebuie sa creezi un nou doc cu spatii goale, executi clic pe NewMainDocument

Un buton Edit apare alaturi de Create in caseta MMH

clic pe Edit

alegi singurul obiect din meniul noului buton Edit, FormLetter, urmat de obiectul Document# sau numele doc la care lucrezi deja in Word

editezi doc constand in scrisoarea formular. Caseta MMH dispare si apare bara cu instrumente MailMerge.

SFATURI

- nu te preocupa sa umpli spatiile goale in doc principal acum; o vei face intr-un pas ulterior

- poti insera data curenta cu InsertàDate and Time

foloseste in spatiile goale majuscule (ALL CAPS) ca sa poti gasi ulterior mai usor obiectele in cauza

nu folosesti noua bara cu instrumente MailMerge in aceasta etapa

Pregatirea sursei de date

Sursa de date e un fisier special folosit la depozitarea in campuri si inregistrari, info pt alcatuirea de mesaje postale.

Pornirea sursei de date:

clic pe butonul MMH de pe bara cu instrumente si apare din nou caseta de dialog MMH

clic pe GetData

selectezi CreateDataSource de pe lista derulanta si apare caseta de dialog CDS. Aici creezi campurile goale pt completat

Word defileaza niste campuri mostre Microsoft, care rar se potrivesc cu ce vrei si mai bine le stergi pe toate.

continui sa dai clic pe RemoveFieldName pana le stergi. Ele reapar ori de cate ori compui un mesaj postal.

Scrii un nume in caseta Field name

SFATURI:

numeste campul astfel incat sa reflecte info din el. Ex: pt campul pt numele mic scrii "numelemic"

2 campuri diferite nu pot avea acelasi nume

un nume de camp trebuie sa inceapa cu o litera si poate contine max 20 litere, numere si caractere subliniate

nu poti folosi spatii sau semne de punctuatie

la adrese faci campuri separate pt oras, stat si cod postal

clic pe AddFieldName dupa ce ai scris numele campului si-l introduci in caseta Fields names in header row

repeti pasul 5 pt fiecare camp pe care-l vrei in fisierul de date

clic pe OK cand ai terminat de creat numele campurilor. Apare caseta de dialog SaveAsDataSource care functioneaza identic cu SaveAs si salvezi pe disc doc sursa de date. (poate fi deschis din nou cu Pasul 3 la nevoie)

dai nume nou documentului sursa de date

clic pe Save

clic pe EditDataSource si apare caseta de dialog DataForm. Poti trece la sectiunea urmatoare.

Adaugarea de date la sursa de date

Se face prin caseta DataForm

umpli spatiile goale. Folosesti tasta Tab pt deplasare de la o caseta la alta

clic pe AddNew. Nu e necesar la ultima inregistrare cand treci direct la pasul 4

repeti pasii 1 si 2 pt fiecare persoana careia vrei sa-i trimiti scrisoarea formular

clic pe OK. Toata info e salvata pe disc

SFATURI:

da clic pe AddNew dupa introducerea unei inregistrari. OK doar dupa ce ai terminat de scris toate inregistrarile

numele pt casetele din caseta de dialog DataForm sunt numele campurilor pe care le-ai creat in sectiunea precedenta

poti folosi butoanele Record pt scanarea si modificarea unor info deja introduse

dupa salvarea doc principal sa salvezi si sursa de date intotdeauna. Vei putea refolosi formularul.

Inserarea de campuri in doc principal

Ultimul pas inaintea compunerii propriu-zise

in scrisoarea formular pozitionezi cursorul acolo unde vrei sa plasezi campul

clic pe butonul InsertMergeField de pe bara cu instrumente MailMerge

selectezi campul pe care vrei sa-l plasezi in doc

Repeti pasii 1,2 si 3 de cate ori e necesar.

Nu-ti face proble me daca arata rau, se formateaza dupa ce umplii spatiile goale.

Pt a sterge un camp  il selectezi cu mouse-ul si Delete.

Mania compunerii

E partea cea mai simpla, dupa ce ai creat fisierul principal si de date.

salveaza doc principal

clic pe MailMergeHerper de pe bara cu instrumente MailMerge si apare caseta de dialog

clic pe Merge si apare aceasta caseta de dialog

clic pe noul Merge.

Word creeaza mai multe doc dizolvand in doc principal info pe care ai pus-o in sursa de date. Toate noile doc apar, unul dupa altul pe ecran. Ai dus la bun sfarsit compunerea.

Word dizolva numele si alte info din fisierul de date in doc principal si creeaza mici doc individualizate intr-un singur fisier doc mare.

În acest punct ai trei optiuni: - revezi toate doc

-salvezi - // -

-tiparesti

ATENTIE:

toate doc astfel compuse sunt aruncate intr-un fisier nou, care inca n-a fost salvat. Salveaza-l acum!

daca ai pierdut nume sau campuri le poti insera

poti tipari direct imaginea de pe ecran a fisierelor compuse cu FileàPrint

intotdeauna examineaza rezultatul compunerii. Se poate ca unele lucruri sa nu se potriveasca si e necesara o oarecare editare.

ETICHETE

ToolsàEnvelopes and Labels

Clic pe Labels si apare caseta de dialog

Alegi tipul de eticheta

Scrii ce vrei tiparit pe eticheta in caseta Addres. Enter la capatul fiecarui rand.

Clic pe NewDocument.

ATENTIE: nu umbla la coloanele si liniile tabelului! Totul e formatat pe masura.

formatezi etichetele (daca vrei)

Ctrl+A ca sa selectezi intregul doc (are doar o pag) si apoi schimbi fontul in unul mai placut.

Poti edita etichetele si modifica mai multe din micile casete

tipareste