DIVIZIA COLECTARE

Din punct de vedere al diviziei. Colectare, agentiile si satelitii ING Asigurari de Viata au obligatia colectarii primelor de asigurare.

1. Colectarea primelor de asigurare

1.1. Plata primelor initiale / suplimentare de asigurare

Primele initiale / suplimentare de asigurare se pot plati in numerar (se emite chitanta) sau prin ordin de plata

(A) PLATA IN NUMERAR

1. Incasarea

Chitantele RON si USD sunt imprimate in patru exemplare, iar distributia acestora va fi urmatoarea:

Specificatia USD se va completa de catre consultant (cu toate seriile numerice/alfabetice ale bancnotelor USD) in 3 exemplare, iar distributia acestora va fi urmatoarea:

Bancnotele depuse la secretariat se vor verifica cu seriile inscrise in specificatie, in momentul incasarii. Daca bancnotele nu corespund cu seria inscrisa de consultant in specificatia semnata de cele doua parti, se vor refuza si se va lua legatura urgent cu consultantul pentru solutionarea neconcordantei.

Exista un singur tip de chitantier pentru prima initiala si pentru top up.

Agency Support Officer va cere la incasarea primelor de asigurare prezentarea cotorului chitantierului pentru a putea verifica continuitatea chitantelor si a depunerilor de prime. Exemplarul imprimat cu verde al chitantei va insoti obligatoriu Cererea de asigurare care se expediaza la sediul central. Agency Support Officer va semna, va trece data si mentiunea 'Incasat' pe verso-ul exemplarului chitantei (verde sau imprimat cu negru) - care ramane la cotorul chitantierului. In acelasi timp se va urmari ca toate exemplarele imprimate cu negru din cotorul chitantierului sa fie semnate, datate si cu mentiunea 'Incasat'.

Toate cele trei exemplare ale chitantelor (verde, roz si negru ) care sunt completate cu pixul trebuie semnate de Unit Manager sau consultant pe verso si scris conform cu originalul;

NOTA: Suma maxima ce se poate incasa in numerar intr-o zi, de la o persoana juridica este de max. 5.000 lei. Pentru orice suma peste aceasta valoare clientului i se va recomanda sa plateasca prin ordin de plata

Reguli privind incasarea primelor initiale/suplimentare de asigurare

Agency Support Officer va cere la incasarea primelor de asigurare prezentarea cotorului chitantierului pentru a putea verifica continuitatea chitantelor si a depunerilor de prime si prezentarea cererii de asigurare, respectiv formularului de top-up dupa caz, pentru a verifica ca suma incasata corespunde cu cea din cerere/ formularul de top-up. Nu se vor incasa bani de la clienti daca nu exista si cerere de asigurare/formular de top-up completat.

In cazul in care clientul se razgandeste dupa depunerea banilor si doreste returul primei initiale, sau a sumei depuse ca top-up, se vor trimite catre Insurance Operation (Underwriting/ Policy Services, dupa caz) cererea de asigurare/ formularul de top-up completat impreuna cu exemplarul verde al chitantei si cu solicitarea de retur semnata in original de catre contractant (persoana asigurata).

Referitor la plata primelor de asigurare (prime initiale, prime esalonate, prime suplimentare) efectuate in contractele de asigurare cu contractant persoana juridica, va reamintim ca aceastea trebuie efectuate prin ordin de plata.

Conform Ordonantei nr. 15/ 1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare (actualizata pana la data de 22 noiembrie 2004), operatiunile de incasari si plati intre persoanele juridice se vor efectua numai prin instrumente de plata fara numerar.

Prin exceptie de la prevederea mentionata mai sus, persoanele juridice pot efectua plati in numerar catre alte persoane juridice in limita unui plafon zilnic maxim de 000 Ron, platile catre o singura persoana juridica fiind admise in limita unui plafon zilnic in suma de 5.000 Ron.

2. Depunerea

Primele de asigurare incasate (RON si USD) se depun de catre consultanti in agentie in termen de max. 24 ore, cu exceptia zilelor nelucratoare, cind se vor depune in prima zi lucratoare.

Sumele incasate dupa ora de inchidere a bancii se vor depune la banca a doua zi, iar banii se vor pastra in conditii de siguranta in seif-ul Agentiei. Codul seif-ului este cunoscut numai de catre Agency Support Officer si AM si se va schimba periodic, conform procedurilor de securitate.

NOTA: Sumele incasate (RON si USD) se vor transporta la banca de catre Agency Support Officer numai cu un mijloc auto si/sau insotitor, in conditii de siguranta si confidentialitate.

In vederea unei coordonari cat mai bune intre depunerea primelor la banci si introducerea cererilor de asigurare in sistem, sunt valabile urmatoarele reguli:

-sumele in RON depuse la CEC la orice ora in ziua T ajung in sistem in ziua T+2.

-sumele in RON sau USD depuse la BCR la orice ora in ziua T ajung in sistem in ziua T+2.

-sumele in RON si USD depuse la ING in ziua T in timpul programului cu publicul ajung in sistem in ziua T+2.

NOTA: Documentul justificativ pentru depunerea primelor de asigurare RON si USD (la CEC sau BCR) il reprezinta numai "Foaia de Varsamint" care trebuie sa corespunda cu suma chitantelor incasate in ziua respectiva.

Incepand cu 01.03.2004 primele initiale de asigurare in RON colectate se depun la sucursalele ING Bank in orasele in care exista agentii ING Bank.

Astfel, primele initiale depuse in ziua T la ING Bank ajung in sistem in ziua T+2.

Incepand cu 01/10/2004, la borderoul incasari numerar (aferent depunerilor la ING Bank) se rotunjeste in plus sau in minus suma colectata astfel incat sa reprezinte multiplu de 1 leu.

Suma rotunjita, care va fi calculata automat in Borderoul incasari numerar, se depune la ING Bank folosind formularul Depunere numerar.

Incepand cu MARTIE 2008, toate agentiile care depun banii la ING Bank, nu mai au obligativitatea de a completa in borderoul de prime initiale coloanele: CNP si seria si nr buletin. Mai jos este anexat noul format de borderou care nu mai contine aceste coloane (sunt ascunse).

NOTA: La depunere, nu se vor folosi monede. Nu sunt acceptate!

La rubrica Depunator se trece 'Nume Agency Support Officer / Ag'

La rubrica Customer ID se trece codul agentie

Sumele colectate se depun numai de catre Agency Support Officer pana la orele 15:00 in contul special deschis pentru colectare prime initiale prin ING Bank.

NOTA: Acest cont este folosit numai pentru depunerea sumelor colectate de catre Agency Support Officer, conform borderoului zilnic. Va rugam sa nu informati clientii cu privire la acest cont deoarece sumele platite direct de catre acestia se vor returna.

Zilnic, dupa depunerea banilor la ING Bank, se trimite prin e-mail Borderoul incasari numerar in format electronic catre divizia Colectare - ora limita de transmitere a fisierului este 16:30.

In plus, daca nu sunt depuneri in ziua respectiva se trimite un e-mail catre Colectare cu mentiunea: "Nu avem depuneri azi".

Datele din fisierul transmis de dvs vor fi prelucrate a doua zi in functie de extrasul de cont si vor fi preluate in sistem (AS400).

Suma rotunjita din Borderoul incasari numerar trebuie sa coincida cu cea depusa la banca si existenta in extrasul de cont.

(B) PLATA PRIN ORDIN DE PLATA (OP)

In cazul in care clientii doresc sa plateasca prin ordin de plata acestia vor utiliza formularele bancii la care au deschis contul bancar. Pentru identificarea platilor facute prin ordine de plata se vor acorda de la secretariat codurile ING Asigurari atat in cazul produselor in RON cat si pentru cele in USD.

Codurile ING Asigurari pentru prime initiale sau suplimentare sunt urmatoarele:

665xxxxxxx - pentru contractele in RON (prime initiale si suplimentare):

51xxxxxxxx - pentru contractele in USD (prime suplimentare):

NOTA: Fara acest cod, transferurile bancare nu vor fi recunoscute de sistem.

O plaja de coduri ING Asigurari pentru prime initiale sau suplimentare se va aronda fiecarei agentii in parte de catre departamentul Insurance Operations. Solicitarea va fi facuta de catre Agency Support Officer prin e-mail catre Marina Cata. Codurile alocate vor fi trimise prin curier impreuna cu un Proces Verbal de predare/primire in doua exemplare (un exemplar semnat si stampilat de primire va fi trimis inapoi la Sediul Central, in atentia Marinei Cata). La epuizarea acestor coduri, se va solicita o alta plaja de numere de la sediul central.

Administrarea acestor coduri ING Asigurari se va face intr-un fisier Excel.

In zilele in care sunt inregistrate in Agentie plati prin OP se va trimite prin e-mail "Centralizatorul de plati prin OP" in format electronic catre divizia Colectare - ora limita de transmitere a fisierului este 13:30. Primele initiale sau suplimentare care nu au fost incluse in tabelul din ziua respectiva (au fost inregistrate dupa transmiterea fisierului) vor fi incluse in centralizatorul din ziua urmatoare.

In cazul in care primele initiale sau suplimentare se platesc cu un OP cumulat se trimite tabelul centralizator in format Excel prin e-mail, catre divizia Colectare (nu se accepta trimiterea tabelului pe fax). Copia dovezii de plata cumulate se va trimite doar la solicitarea divizia Colectare (in cazul in care suma platita nu se regaseste in incasarile ING Asigurari de Viata).

PLATA PRIMELOR INITIALE SI SUPLIMENTARE IN ING OFFICE

La solicitarea fiecarui ING Office Manager, Departamentul Insurance Operations va aronda codurile ING Asigurari destinate platii primelor initiale sau suplimentare prin ordin de plata. Solicitarea va fi trimisa prin e-mail catre Marina Cata. Codurile alocate vor fi trimise prin curier impreuna cu un Proces Verbal de predare/primire in doua exemplare (un exemplar semnat si stampilat de primire va fi trimis inapoi la Sediul Central, in atentia Marinei Cata). La epuizarea acestor coduri, se va solicita o alta plaja de numere de la sediul central.

Administrarea acestor serii se va face intr-un fisier Excel.

Pentru plata primelor initiale sau suplimentare prin Multimat, ordinele de plata pretiparite se trimit la Sediul Central, astfel:

In cazul platilor individuale (prime initiale sau suplimentare) :

In zilele in care sunt inregistrate in Office plati prin OP se va trimite prin e-mail "Centralizatorul de plati prin OP" in format electronic catre divizia Colectare - ora limita de transmitere a fisierului este 13:30. Cererile care nu au fost incluse in tabelul din ziua respectiva (au fost inregistrate dupa transmiterea fisierului) vor fi incluse in centralizatorul din ziua urmatoare.

In cazul platilor cumulate (prime initiale sau suplimentare):

Tabelul centralizator in format Excel se va trimite prin email catre divizia Colectare (nu se accepta trimiterea tabelului pe fax). Copia dovezii de plata cumulate se va trimite doar la solicitarea divizia Colectare

Va rugam sa reamintiti clientilor ca in cazul in care efectueaza plati prin "My Payments" trebuie sa salveze o macheta pentru fiecare contract in parte.

In cazul in care se efectueaza plati suplimentare (top-up-uri) este obligatoriu ca pe primul rand, la detalii, sa fie trecuta seria de OP de forma 665XXXXXXX alocata de catre consultant pentru plata respectiva.

Subliniem faptul ca chitanta obtinuta de la AST nu reprezinta o dovada de plata ci doar dovada efectuarii unei tranzactii ce "a fost trimisa catre banca pentru a fi procesata". In cazul in care plata nu se regaseste in sistem, o dovada ferma a efectuarii platii o reprezinta extrasul de cont in care se poate verifica daca plata a fost sau nu efectiv procesata de catre banca.

1.2. Plata primelor esalonate de asigurare

(A)IN NUMERAR

1. Pentru RON:

Plata primelor de asigurare in numerar se efectueaza conform contractului incheiat de ING Asigurari de Viata cu ING Bank pentru folosirea retelei CEC si a contractului incheiat direct cu BCR.

2. Pentru USD:

Plata primelor de asigurare in numerar se efectueaza pe baza contractului incheiat de ING Asigurari de Viata cu BCR.

(B) PRIN ORDIN DE PLATA

In cazul platilor in RON prin ordin de plata se va utiliza contul ING Asigurari de Viata deschis la ING Bank, cu numarul RO33INGB0001000113418941.

In cazul primelor in USD, prin ordin de plata, se va utiliza contul ING Asigurari de Viata deschis la ING Bank, cu numarul RO04INGB0001000113414031.

In cazul in care primele esalonate se platesc cu un OP cumulat, documentele ce urmeaza a fi trimise sunt urmatoarele:

Tabelul centralizator in format Excel prin e-mail, catre divizia Colectare (nu se accepta trimiterea tabelului pe fax). Copia dovezii de plata cumulate se va trimite doar la solicitarea divizia Colectare (in cazul in care suma platita nu se regaseste in incasarile ING Asigurari de Viata).

(C) PRIN TRANSFER BANCAR

Atat in RON, cat si in USD, plata primelor de asigurare prin transfer bancar se poate realiza numai in cazul in care exista un contract incheiat intre contractantul asigurarii si banca la care are deschis contul.

In cazul platilor in RON, la transfer bancar se va utiliza contul ING Asigurari de Viata deschis la ING Bank, cu numarul RO33INGB0001000113418941.

In cazul primelor in USD, la transfer bancar, se va utiliza contul ING Asigurari de Viata deschis la ING Bank, cu numarul RO04INGB0001000113414031.

(D) PRIN SERVICIUL MY PAYMENTS LA MULTIMAT (AST) SAU HOME BANKING

In cazul in care efectueaza plati prin "My Payments" este necesar sa se salveze o macheta pentru fiecare contract in parte.

Subliniem faptul ca chitanta obtinuta de la AST nu reprezinta o dovada de plata ci doar dovada efectuarii unei tranzactii ce "a fost trimisa catre banca pentru a fi procesata". In cazul in care plata nu se regaseste in sistem, o dovada ferma a efectuarii platii o reprezinta extrasul de cont in care se poate verifica daca plata a fost sau nu efectiv procesata de catre banca.

(E) PRIN DIRECT DEBIT

Clientii care opteaza pentru aceasta modalitate de plata vor fi indrumati pentru activare catre Multimat sau HomeBank sau unul din sediile Ing Bank.

Contul colector al sumelor debitate direct din contul clientilor este:

RO64INGB0001009134189172.