S.C. ELECTRICA SA - FDFEE Transilvania Nord

Directia Tehnica si Dezvoltare

Biroul de Consultanta SAP

AUDIT INTERN SAP

FDFEE Transilvania Nord

AUDITUL INTERN SAP

FDFEE Transilvania Nord

Auditul s-a desfasurat in perioada 02-05.08.2004. La aceasta actiune a participat personalul din cadrul BC SAP si s-a desfasurat pe baza unei Tematici ce cuprinde urmatoarele capitole:

1. Dimensiunea nomenclatoarelor bazei de date ;

2. Volum de documente introduse in sistem la nivel de luna si ritmul de introducere ;

3. Cazuri de neincadrare in model ;

4. Modul de respectare a procedurilor de lucru ;

5. Frecventa greselilor in operare;

6. Gradul de utilizare a licentelor;

7. Gradul de utilizare a rapoartelor clasificate;

8. Inchiderea de luna in SAP;

Evalurile fiecarui consultant s-a facut cu datele obtinute din sistem si sunt prezentate in anexe.

1. Dimensiunea nomenclatoarelor (masterelor) bazei de date

Clienti 55.341 din care :

- mari consumatori : 1.019

- mici consumatori : 51.612

- casnici : 834

- prestari servicii : 1.867

Puncte de consum clienti 60566 din care :

- mari consumatori : 893 

- mici consumatori : 59.673

Furnizori  1.655 din care :

- prestari servicii : 730

- materiale : 550

- energie : 15

- investitii : 360

Imobilizari 117.562 din care:

- imobilizari necorporale 81

- terenuri 139

- mijloace fixe 42.444

- ob.inv. echipamente de protectie 31.851

- alte ob.inv. 39.687

- MF complet amortizate val. mica 1.096

- ob. inventar de natura MF 2.264

Nomenclator de materiale 31.901 din care :

- materiale 31.000

- servicii 850

- produse 51

Obiecte tehice 49750 din care:

- echipamente 35.008

- locatii functionale: 14.742

Comenzi interne CO 6.439 din care:

- activitati coopers 5.108

- obiecte 594

- produse 521

- venituri 216

Concluzie :

Numarul de inregistrari la Nomenclatorul de clienti a crescut semnificativ odata cu introducerea micilor consumatori.

Numarul de inregistrari la Nomenclatorul de materiale, de la prima implementare la regiunea TN pana in prezent, s-a triplat. Motive : sunt pozitii de materiale duble sau chiar triple din cauza denumirii diferite sau sunt codificate in regiuni diferite si la local.

2. Volumul de documente introduse in sistem la nivel de luna si ritmul de de introducere

2.1. Volum de documente

Documente FI 223.785 din care cele mai semnificative :

- de casa 50.000

- de banca 17.194

- facturi furnizori FI 1.296

- facturi furnizori mat. 534

Documente SD

- comenzi (facturi) energie prin interfata : 130.687

- comenzi (facturi) energie electrica corectii :  4.598

- contracte prestari servicii deschise 739

- contracte introduse in SAP   9

- comenzi prestari servicii  :   5.048

- comenzi vanzari materiale :   55

- livrari materiale : 55

Documente AA

- diverse (PIF,NIR,BM, etc.) :   1.000

Documente MM

- comenzi de aprovizionare :  500

- receptii : 1.700

- bonuri de consum : 11.000

- note predare, restituire :   100

- note de transfer : 10

- avize : 50

Documente PM

- comenzi pentru executia de lucrari : 3270

Documente CO : 232.000, din care:

- de cheltuieli: 131.000

- de venituri : 101.000

Ritmul intruducerii documentelor in SAP

Analiza s-a facut la nivel de documente. Se stie ca un document contabil poate sa contina mai multe articole (pozitii).

Concluzii:

1. Salturile mari de introducere se datoreaza introducerii facturilor de mici consumatori.

2. Aproximativ 50% (cca. 120.000) din documente sunt introduse dupa ziua a 5-a a lunii urmatoare (iulie) lunii de raportare (iunie). Intr-un sistem on-line nu este normal acest lucru. Documentele trebuie sa fie introduse in momentul generarii lor.

3. In ziua de 14 a lunii urmatoare lunii de referinta inca se introduc masiv date (3566). Obiectivul nostru ar trebui sa fie ca inchiderea lunii de referinta sa se finalizeze mult mai repede.

3. Cazuri de neincadrare in model

Modulul FI

Din punct de vedere a inregistrarilor din modulul FI trebuie respectata monografia contabila existenta, corespondenta conturilor contabile si atribuirea corecta a centrelor de cost si comenzilor in cazul utilizarii conturilor de venituri si cheltuieli.

Cazurile de neincadrare in model nu sunt deoarece prin configurarea tranzactiilor s-a incercat sa se reduca posibilitatea de nerespectare a modelului si in plus s-a dezvoltat un user exit care nu permite inregistrarea documentelor ce cuprind note contabile intr-un picior sau note contabile complexe urmand ca aceasta actiune sa fie continuata printr-o dezvoltare ce va genera verificarea corectitudinii corespondentei conturilor.

Modulul AA

Cele mai frecvente abateri de la model sint cele legate de alocarile de comenzi pe centre de cost diferite decit cele corecte. Aceste erori se corecteaza in momentul rularii amortizarii pe luna respectiva.

Modulul SD :

Tranzactiile folosite in modulul SD sunt conform modelului.

Modulul CO :

Au existat si mai se mentin si in prezent unele erori de incadrare a costurilor si veniturilor pe Activitati Coopers si Comenzi de Venit . Aceste erori au fost pe cat posibil inlaturate prin verificari minutioase ale inregistrarilor de la nivelul fiecarei sucursale in parte si chiar al filialei si trimiterea unor note de constatare a erorilor catre utilizatorii finali. Cele mai frecvente erori semnalate au fost:

incadrare gresita a facturilor emise pentru activitatile de Citire-Incasare de catre terti fie prin alegerea eronata a centrelor de cost ( ISF in loc de CRC-uri), fie prin alegerea eronata a tipului de cheltuiala ( chelt de sectie sau generale in locul chelt directe);

incadrare gresita a materialelor informatice date in consum pe activitatile de Management general centru in loc de activitatea de Retea Calculatoare;

incadrarea eronata a cheltuielilor cu impozitele pe cladiri la nivelul activitatilor de Management general centru in loc de activitatea de Reparatii constructii energetice sau administrative, etc.

In urma notificarilor scrise facute catre utilizatorii finali din sucursale erorile depistate au fost corectate.

Modulul MM :

Tranzactiile utilizate in modulul MM sunt conform modelului, dar exista unele adaugiri si imbunatatiri care au survenit pe parcurs.

Acestea sunt :

pentru a evidentierea obiectelor de inventar la pretul de achizitie au fost create in sistem loturi pentru a le putea evidentia pe fiecare la pretul de achizitie.

- un raport privind custodia materialelor care se afla in depozitele de la SISEE sau alti furnizori.

Modulul PM

Nu au fost observate abateri de la model.

Concluzie

In general nu s-a constatat abateri de la model.

Au existat si se mai mentin si in prezent unele erori de incadrare a costurilor si veniturilor pe Activitati Coopers si Comenzi de Venit.

4. Modul de respectare a procedurilor de lucru

Modulul FI

In modulul FI se inregistreaza si documente generate din alte module repectiv din SD, MM si AA deoarece miscarile din modulele respective care trebuie reflectate si in balanta contabila se inregistreaza in mod automat.

In plus exista intercorelari intre datele introduse din diferite module si reflectate in FI. Din modulul SD sunt inregistrate toate documentele referitoare la facturare iar din FI se realizeaza incasarea prin clearing pe respectivele facturi - Procedura FI-SD (Plan SD-FI) privind programul de introducere si verificare date in SAP; din modulele MM si AA sunt inregistrate facturile furnizorilor de materiale respectiv de investii, facturi a caror plata se opereaza prin clearing din FI.

Modulul AA :

- Dare in folosinta obiecte de inventar din MM in AA - ZBIMMAA20

- Identificare si creare mastere pentru mijloace fixe complet amortizate - ZBIAA011_B1

- Transfer de mijloace fixe amortizate intre clase - ZBIAA012

- Corectii costuri pentru angajatii filialei care lucreaza la sucursala - ZBICO060A

Modulul SD :

- Procedura de preluare clienti energie si puncte de consum prin interfata (in bckground) respectata

- Procedura privind incarcare comenzilor si facturilor de energie electrica(in background) respectata

- Prcedura FI-SD (Plan SD-FI) privind programul de introducere si verificare date in SAP, instruire UF

Modulul CO :

In vederea relevarii etapelor necesare a fi parcurse in cadrul Modulului CO pentru inchiderea unei luni s-a elaborat o procedura de lucru : Procedura Modul CO - privind etapele inchiderii de luna in Modulul CO si care a fost ulterior actualizata prin introducerea programelor de inscriere a procentelor de repartizare a obiectelor 7 si 10 pe celelalte obiecte si a cantitatilor de produse necesare pentru repartizarea obiectelor pe produse.

Prevederile procedurii mai sus mentionate sunt respectate, in caz contrar inchiderea de luna in CO neputand fi finalizata corect

Modulul MM :

- Procedura MM - PM Circulatia documentelor intre SDFEE si AISEE

- Procedura MM-PM Circulatia documentelor intre SDFEE si AISEE

- Procedura MM-PM-CS Circulatia documentelor intre SDFEE si AISEE

Modulul PM

Procedura de interfata MM-PM stabileste circulatia documentelor intre SDFEE si AISEE. Relatia SDFEE-AISE se deruleaza totusi greoi, in cele mai multe cazuri procedura nu se respecta.

Lipsa acuta de proceduri care sa stabileasca unitar modul de lucru in SAP, responsabilitati si termene de realizare.

Concluzie Este necesar ca preocedurile de lucru existente sa fie actualizate pe baza experientei acumulate, iar acolo unde nu sunt trebuie intocmite pentru a impune reguli de lucru in mod unitar la nivelul filialei.

5. Frecventa greselilor in operare

Modulul FI :

Sunt intalnite unele greseli de operare, cele mai frecvente fiind neutilizarea tipurilor de document corespunzatoare, necompletarea cu informatii corespunzatoare a diferitelor campuri, atribuirea gresita a unor platiincasari, in general sunt greseli privind informatiile care nu pot fi validate de catre sistem iar nivelul de pregatire si concentrarea utilizatorilor sunt esentiale. Sunt foarte rare cazurile de erori privind neutilizarea tranzactilor corespunzatoare.

Corectitudinea introducerii documentelor FI nu este suficent monitorizata. Dupa introducerea informatiilor nu in toate cazurile se recurge la verificarea corectitudinii lor prin rularea periodica a diferitelor rapoarte si situatii care ar putea evidentia erorile de operare. De aceea o mare parte din erori sunt depistate doar inaintea inchiderii de luna cand creste si volumul de date ce trebuie introdus si totul se face contra cronometru iar uneori erorile sunt depistate tardiv, dupa ce luna a fost inchisa denaturand astfel diferite

situatii si in acest caz trebuie recurs la inregistrarea unor note contabile in rosu, in luna urmatoare.

Se obsera o deficenta privind nerularea unor rapoarte la nivelul sucursalelor, care asteapta ca rapoartele sa fie utilizate de catre filiala, sa fie anuntati daca sunt probleme si numai dupa acea verifica datele si fac corectiile corespunzatoare.

Verificarile care sunt facute atat de consultanti cat si de responsabilii de modul de la sucursale sunt haotice, nu se desfasoara dupa un plan precis si nu se concretizeaza in documente scrise prin care sa atraga atentia utilizatorilor asupra erorilor efectuate.

S-a constatat (in destul de multe cazuri) ca, chiar daca erorile de operare sunt depistate de utilizatorii finali, acestia nu stiu sa-si corecteze erorile de operare - doar anunta si asteapta ca acestea sa fie rezolvate de alte persoane.

Se impune reinstruirea unor utilizatori finali privind corectitudinea introducerii informatiilor, verificarea informatiilor introduse si corectarea erorilor in cazul in care acestea sau produs.

Cu toate acestea numarul documentelor de stornare nu este extrem de mare - aproximativ 3.000 de documente la nivelul unei luni (3.108 in luna iulie). Daca tinem seama de numarul total de documente (aproximativ 200.000 luna) observam ca documentele de stornare reprezinta doar 1,5% din totalul documentelor din sistem. Nu trebuie sa uitam insa ca o parte din corectii pot fi facute prin modificarea documentelor inregistrate, nefiind necesara de fiecare data stornarea documentului si reinregistrarea lui, deci ponderea documentele de stornare nu este echivalenta cu ponderea erorilor de operare.

Modulul AA

Erorile de operare nu sint frecvente si nu e cazul unei reinstruiri

Modulul SD

Este vorba in general de erori de operare in sistem a comenzilor, care mai apar uneori la nivelul CRC-urilor, pentru a evita aparitia pe viitor a acestora in Planul SD-FI s-a prevazut si o reinstruire a UF.

, erorile care au aparut la unele sucursale au privit in special modul de pregatire al fisierelor de energie electrica pentru incarcarea prin interfata sau erori de operare in sistem care au fost identificate si corectate la momentul respectiv .

Modulul CO :

In urma analizei documentelor din sistem s-a impus ca in paralel sa se realizeze si o evaluare calitativa a acestor inregistrari.

Au existat si mai se mentin si in prezent unele erori de incadrare a costurilor si veniturilor pe Activitati Coopers si Comenzi de Venit . Aceste erori au fost pe cat posibil inlaturate prin verificari minutioase ale inregistrarilor de la nivelul fiecarei sucursale in parte si chiar al filialei si trimiterea unor note de constatare a erorilor catre utilizatorii finali. Cele mai frecvente erori semnalate au fost:

incadrare gresita a facturilor emise pentru activitatile de Citire-Incasare de catre terti fie prin alegerea eronata a centrelor de cost ( ISF in loc de CRC-uri), fie prin alegerea eronata a tipului de cheltuiala ( chelt de sectie sau generale in locul chelt directe);

incadrare gresita a materialelor informatice date in consum pe activitatile de Management general centru in loc de activitatea de Retea Calculatoare;

incadrarea eronata a cheltuielilor cu impozitele pe cladiri la nivelul activitatilor de Management general centru in loc de activitatea de Reparatii constructii energetice sau administrative, etc.

In urma notificarilor scrise facute catre utilizatorii finali din sucursale erorile depistate au fost corectate.

Erorile existente in cadrul inregistrarilor de costuri nu sunt foarte numeroase si nici deosebit de grave. Avand in vedere si notificarile scrise care se realizeaza lunar la nivelul Modulului CO cu semnalarea erorilor depistate nu e absolut necesar intocmirea unui plan de instruire utilizatori finali.

Modulul MM

Sunt unele erori de operare in sistem de catre utilizatorii finali, dar acestea sunt identificate si remediate in timp real fara a fi necesara o noua reinstruire. Aceste erori sunt destul de rare si in marea majoritate a cazurilor sunt rezolvate de persoana care le-a facut.

Modulul PM

Majoritatea erorilor intalnite in sistem, din punctul de vedere al modulului PM, se datoreaza neatentiei in utilizare si in masura in care sunt observate se corecteaza. Nu au fost intalnite pana acum erori grave de inregistrare a datelor care sa determine propagarea lor in modulele superioare (de analiza) CO, FI.

Exemple :

se omite completarea cu operatii a comenzilor de IA, CP,RT executate cu forte proprii- acest fapt nu deformeaza inregistrarile din CO deoarece comanda se incarca cu cheltuieli dupa numarul de ore efectiv lucrate dar un eventual control pe linie de comenzi interne ar putea sesiza neconformitatea ;

in unele cazuri apare o diferenta foarte mare intre durata programata a lucrarii si orele efectiv lucrate cu care se incarca comanda PM dupa transferul orelor din tabelele de pontaj- incarcarea cu cheltuieli a comenzii se face dupa orele efectiv lucrate, dar ramane totusi o neconcordanta cu ceea ce s-a planificat pentru lucrarea respectiva;

se omite completarea echipamentului-cheltuielile se incarca pe locul functional - daca dorim vizualizarea cheltuielilor pe echipament situatia va fi incorecta  ;

se completeaza cu serviciu fara ca sa se comande lucrarea la AISE

Ceea ce am constatat in urma analizei este o neuniformitate a numarului de comenzi specifice unui anumit tip de neuniformitate rezultata din interpretari si/sau moduri de lucru diferite la nivel de sucursale. Spre exemplu : la SD Baia Mare in iunie s-au deschis doar 7 comenzi de CP -in celalalte sucursale comenzile de CP sunt de ordinul zecilor; la SD Satu-Mare sunt 302 comenzi de IA deschise comparativ cu celalalte succursale care au doar cateva zeci ce comenzi de tip IA.

Concluzii

S-a constatat ca erorile in operare apar datorita:

- nivelului de pregatire si concentrare a UF,

- insuficienta monitorizare a corectitudini introduceri documentelor in sistem,

- nerularea unor rapoarte la timp pt. punerea in evidenta a unelor erori in operare.

Ca urmare se impune reinstruirea UF (casieri, contabili, TPL), pentru depistarea si corectarea din timp a acestora.

6. Gradul de utilizare a licentelor SAP

Concluzii :

Din totalul de 396 de licente la nivel de filiala pe o perioada de 30 zile nu au fost utilizate 50 de licente.

Procentul de utilizare la nivel de filiala este de 87%.

Cel mai bun procent de utilizare este inregistrat de SDFEE Oradea 99%, iar cel mai mic de SDFEE Baia Mare 60%.

7. Gradul de utilizare a rapoartelor clasificate

7.1. Rapoarte si Formulare

Modulul FI

Pe modulul FI sunt in total 52 de rapoarte dintre care 13 sunt rapoarte "Localizare tara", 13 - "Contabilitate generala", 18 sunt rapoarte "Contabilitate clienti" si 8 - "Contabilitate furnizori".

Arborele de rapoarte este atribuit ca profil tuturor utilizatorilor FI, oricare dintre rapoarte putand fi utilizat de la utilizatorul final pana la conducere.

Modulul AA

Rapoartele se consulta zilnic de catre utilizatorii finali si sefi de birou si ocazional de catre conducere.

Modulul SD :

In modulul SD rapoartele privind vanzarile se impart in doua categorii: rapoarte pentru energia electrica si rapoarte pentru presari servicii.

Rapoartele pentru energia electrica permit obtinerea de informatii privind cantitatea si valoarea energie electrice facturate lunar pe categorii de clienti, tipuri de energii la nivel de centre de facturare, sucursale si filiala, iar cele de prestari servicii permit obtinerea de informatii privind valoarea facturata pe clienti, tip de serviciu, la nivel de centre de facturare, sucursale si filiala.

Pentru modulul SD exista in sistem un numar de 6 rapoarte pentru energie si 3 pentru prestari servicii (exceptandu-le pe cele standard) care se folosesc lunar/periodic pentru verificarea facturilor emise de catre utilizatorii finali la nivel de centre, serv. FEE, conducere de la nivelul sucursalelor/filiala.

Cele mai utilizate rapoarte sunt :

SD002 CENTRALIZATOR FACTURI EMISE PENTRU DIVERSE PRESTATII

SD003 CENTRALIZATOR PENALITATI EMISE PENTRU INCHIRIERE TRAFO SI ALTE PRESTATII

SD004 CENTRALIZATOR FACTURI EMISE PENTRU CHIRII MIJLOACE FIX

SD005 RAPORT ENERGIE PE CODURI CAEN

SD006 RAPORT ENERGIE PE NIVELE DE TENSIUNE SI CATEGORII DE CLIENTI

SD008 RAPORT ENERGIE PE PUNCTE DE CONSUM; PE TIPURI DE TARIFE

La nivel de filiala rapoartele permit obtinerea de informatii privind cantitatea si valoarea facturata la nivelul celor sase sucursale in mod cumulat.

Formularele specifice modulului SD sunt in numar de trei, si anume : avizul de expeditie ; factura de energie electrica si cea de prestari servicii si se utilizeaza la nivelul centrelor de facturare, sucursale si filiala.

Modulul CO

Avand in vedere ca rapoartele la nivelul Modulului CO reflecta eficienta societatii in ansamblul ei dar si la nivelul fiecarei sucursale in parte, ca ele ofera o prima imagine asupra costurilor si veniturilor inregistrate la nivelul MWh furnizati si distribuiti pe nivele de tensiune si tipuri de consumatori si implicit asupra tarifelor pe niveluri de tensiune, ele sunt frecvent consultate de catre conducerea FDFEE TRANSILVANIA NORD. Din acest punct de vedere cele mai vizualizate rapoarte sunt:

Anexele ANRE - B6 Costuri totale distribuite si B7 Costuri totale furnizare;

Anexa 6 - Produse pe centre de cost care indica costurile inregistrate pe tipuri de

consumatori (mari, mici, casnici) si nivele de tensiune (IT, MT, JT) ;

Anexa 7 -Venituri pe centre de cost care reflecta repartizarea veniturilor din vanzarea energiei electrice intre centrele de exploatare si centrele de relatii cu clientii;

ZRACO_001B Raport PM-CO privind salariile muncitorilor direct productivi .

Modulul MM :

Rapoartele in modulul MM se pot clasifica in doua parti:

- cele privind partea de aprovizionare:

De aici se obtin informatii privind necesarul de materiale dintr-o luna cantitativ si valoric la nivel de centre, sucursale, filiala si comenzile de aprovizionare pentru materiale si servicii lansate catre furnizori, in special catre SISEE in decursul unei luni la nivel de sucursale si filiala. Sunt rapoarte standard si sunt utilizate de UF si tehnicienii cu pregatirea lucrului .Acestea sunt:

COD: FOR10 - Comanda de aprovizionare

COD: FOR11 - Referat de necessitate

- cele privind gestiunea stocurilor:

Exista 12 rapoarte privind gestiunea stocurilor . Din acestea se pot obtine informatii privind intrarile, iesirile, custodia, stocurile existente in orice moment si raporte privind inventarierea stocurilor de materiale.

Aceste rapoarte se folosesc lunar / periodic, iar unele dintre ele zilnic pentru a putea obtine informatii privind nivelul stocurilor existente in fiecare moment.

De asemenea se pot obtine informatii la nivel de depozite, grupuri de aprovizionare, sucursale si, filiale atat pentru fiecare in parte precum si cumulate pe cele sapte unitati logistice.

Sunt utilizate de UF, sefi de birouri si compartimente si conducere.

Aceste rapoarte se tiparesc in momentul cind acestea se creaza in sistem de catre utilizatorii finali desemnati , in special de catre gestionari.

Modulul PM

Cele mai folosite rapoarte sunt rapoartele standard-vizualizare comenzi, operatii, miscari materiale pe comenzi- si raportul pentru centralizarea comenzilor la AISEE-ZMMPMCS si ZMMPMVERIF ; rapoartele specifice ZPM12, ZPM 15 (Rapoartele lunare privind realizarile cumulate la lucrari) sunt rulate doar la sfarsit de luna cand se fac raportarile catre FDFEE si Respectiv ELECTRICA.

Mai putin acoperita este activitatea de analiza, la nivelul centrelor de lucru si a sucursalelor, a datelor de pe comenzile PM -modul in care se completeaza comenzile cu operatii, cantitati de materiale eliberate pe comenzi pe parcursul lunii.

7.2. Utilizarea rapoartelor clasificate - luna iulie 2004

Analiza s-a facut pe datele aflate in sistemul productiv TN (client 900), cu mentiunea ca cifrele aflate in analiza se refera atat la UF FDFEE cat si SISEE (cifrele nu se pot separa pe cele doua entitati).

La rapoartele care au fost dezvoltate de IBM si TN, codul tranzactiilor incepe cu litera Z.

Intre rapoartele clasificate sunt trazactii standard cat si tranzactii dezvoltate de IBM si TN.

7.2.1 Utilizarea tranzactiilor (standard si dezvoltate de IBM si TN) pe module

Modul	NRACC
FI
ExtraSAP
SD
MM
PM
AA
CO
CS

Observatii:

- NRACC - reprezinta numarul de accesari ale rapoartelor (numarul de accesari nu este identica cu numarul de utilizari a tranzactiei, in medie lansarea unei tranzactii inseamna 3 accesari)

- Extra-SAP sunt tranzactiile care nu fac parte din standardul SAP (rapoarte, tranzactii dezvoltate)

- In tabela de mai sus, la modulele functionale apar toate tranzactiile modulului, nu numai tranzactiile de obtinere rapoarte

Concluzia: Numarul accesarilor la tranzactiile de rapoarte dezvoltate de IBM si TN (ExtraSap) constituie aproximativ 25% din totalul acceselor. Rapoartele dezvoltate de TN sunt folosite foarte intens. Urmarirea comportarii si optimizarii acestora trebuie sa fie permanent in atentia noastra.

7.2.2. Utilizarea rapoartelor clasificate (aflate in arborele de raportare)

a) Cele mai utilizate rapoarte (pimele 10 in ordine descrescatoare) sunt:

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari al raportului ;

NRPERS-reprezinta numarul persoanelor care au accesat acest raport .

b) Rapoartele cu cei mai mari timpi medii de acces (primele 10 in ordine descrescatoare) sunt :

Obs. : RTAMS - reprezinta timpul mediu de acces masurat in ms ;

NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport;

Timpul mediu de acces, este un indicator, care releva rapiditatea cu care se poate obtine raportul.

Concluzia: pentru a mari performantele sistemului, rapoarte de la pct. 2.1 si 2.2 trebuie sa fie optimizate din punct de vedere al programarii. Acest lucru ar duce la micsorarea incarcarii sistemului.

c) Cele mai neutilzate rapoarte (in ordine crescatoare) sunt :

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Concluzia: Trebuie sa analizam de ce nu se folosesc aceste rapoarte.

7.3. Situatia utilizarii rapoartelor pe module

Modulul FI :

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Concluzia:

Cele mai utilizate rapoarte se refera la urmarirea incasarilor la clientii de energie.

Multe rapoarte sunt putin utilizate.

Raportul de analiza cash flow, cu ajutorul caruia s-ar putea depista inregistrarile eronate, este utilizat numai de 5 persoane. Se impune instruirea compartimentului contabilitate pentru utilizarea acestui raport, urmat de modul de rezolvare a greselilor depistate.

Modulul AA :

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Modulul SD :

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Modulul CO:

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Concluzie: Numarul UF care utilizeaza aceste rapoarte de analiza este foarte mica. Conducerea entitatilor trebuie instruita pentru utilizarea acestora.

Modulul MM:

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Modulul PM :

Obs. : NRACC - reprezinta numarul de accesari ale raportului ;

NRPERS- numarul persoanelor care au accesat acest raport.

Concluzie: Raportul cu realizarile cumulate, desi este un raport sintetic de analiza, se foloseste de numai 4 persoane. Se impune instruirea compartimentului de exploatare, sefiilor de centre in acest sens.

8. Inchiderea de luna in SAP

Modulul FI

Pentru inchiderea in modulul FI trebuie sa fie urmarite aspectele urmatoare:

• Introducerea tuturor articolelor contabile, corespunzatoare lunii respective, care trebuiesc operate din modulul FI
• Procesarea tuturor extraselor de banca si salvarea tuturor articolelor din Registrul de casa
• Verificarea conturilor contabile ( conturi tehnice cu sold zero si rulaje stornate, 481* cu sold zero pe total filiala, 581* sold zero, etc..)
• Asigurarea ca s-au inregistrat toate articolele contabile ce se gereaza automat din celelalte module
• Rularea programului de inchidere a veniturilor si cheltuielilor
• Inchiderea lunii astfel incat sa nu se mai poata inregistra note contabile pentru perioada respectiva

Modulul AA

Pentru realizarea inchiderii de luna in modulul AA trebuie sa se respecte urmatorii pasi :

se inregistreaza toate documentele contabile referitoare la mijloace fixe, investitii in curs si obiecte de inventar pana in data de 10 a lunii. In anul 2004, insa, acest termen nu a fost respectat decat pentru luna iulie 2004( cand luna a fost inchisa in data de 11.08.2004 ). In general inregistrarea tuturor documentelor contabile se prelungeste pana in jurul datei de 16 -18 a lunii

dupa introducerea datelor contabile se ruleaza amortizarea la nivel de cod de companie ( amortizarea este rulata in general in jurul datei 16-19 a lunii, exceptie facand amortizarea aferenta lunii iulie care a fost rulata in data de 11.08.2004 )

dupa rularea amortizarii fiecare sucursala ruleaza programele de transfer intre clase a mijloacelor fixe complet amortizate sau care isi modifica valoarea ( majorari/diminuari) peste/sub limita legala de 15.000.000 lei precum

este posibil ca dupa parcurgerea acestor pasi sa mai apara documente contabile care trebuie inregistrate pe luna respectiva; in aceste conditii dupa inregistrarea lor se repeta calculul de amortizare ori de cate ori este nevoie.

luna este inchisa efectiv ( nu mai pot fi facute inregistrari contabile in modulul AA ) in momentul in care se inchid conturile de mijloace fixe ( tip cont A) din modulul FI.

Modulul CO

Etapele premergatoare inchiderii de luna in modulul CO:

1. Inregistrare pontaj, aprobare, transfer, cu actualizare de marci daca e necesar (in cazul aparitiei de noi angajati, a transferului acestora catre alt loc de munca in cadrul societatii sau la alta societate);
2. Preluare salarii;
3. Transfer costuri aferente personalului filialei cu loc de munca la sucursale;
4. Verificarea datelor existente la acest moment in Modulul CO si verificarea concordantei dintre Modulele FI-CO in ceea ce priveste conturile de venituri si cheltuieli;
5. Actualizarea grupurilor de comenzi PM/CS in vederea decontarii salariilor care se inregistreaza pe comenzi tehnice de tip DSAL;
6. Verificarea inregistrarilor din CO si conformitatea acestora cu prevederile din Modelul SAP;
7. Efectuarea de repostari in cazul in care veniturile sau cheltuielile au fost incadrate pe Activitati Coopers gresite.

Dupa efectuarea acestor operatiuni incepem rularea ciclurilor de repostare, deci inchiderea efectiva in cadrul Modulului CO.

Modulul MM

Inchiderea de luna in modului -MM - Aprovizionare:

In modulul MM pot fi deschise doua luni consecutive deoarece toate documentele care se inregistreaza in acest modul se listeaza in momentul operarii lor. Acest lucru se face zilnic si in momentul receptiei materialelor in depozit, precum si al eliberarii lor pe bonuri de consum.

Pana in data de 10 a lunii trebuie terminata inchiderea in MM a lunii anterioare pentru a putea fi listata si verificata balanta analitica de materiale. Din acel moment nu se mai lucreaza in luna anterioara, dar aceasta nu va fi inchisa decat in prima zi lucratoare a lunii ce urmeaza. Acest lucru se intampla deoarece pot sa mai vina facturi sau corectii la nivel de filiala care trebuie sa fie cuprinse in balanta, atat in ce privesc materialele cat si serviciile care se opereaza din acest modul . Acest lucru este necesar deoarece odata luna inchisa nu se mai poate revenii asupra ei.

Un exemplu: se face inchiderea lunii august si avem deschise lunile, august si septembrie. In 10 septebrie va fi terminata inchiderea in contabilitate ( balanta ) lunii august, iar luna august nu va fi inchisa decat in data de 1 octombrie cand va fi deschisa luna octombrie. In general in perioada 1 - 10 ale lunii urmatoare sunt operate lucrarile de servicii care sunt executate de SISEE si comenzile sunt dechise in modulul PM.

Modulul PM

Pentru cele doua procese distincte identificate pentru inchidere se executa urmatorii pasi:

1.lucrari executate cu forte proprii:

introducerea pontajelor pentru membrii echipelor executante pe fiecare comanda PM in parte. Operatia ar trebui executata zilnic pentru ziua anterioara insa nu se respecta, pontajul se introduce in SAP in ultimele zile ale lunii curente respectiv primele zile ale lunii urmatoare. dupa introducerea orelor in SAP acestea trebuiesc aprobate de catre sefii de centre ;

dupa aprobarea orelor urmeaza efectuarea transferului orelor din tabelele de timp pe comenzile PM - operatia se executa de catre UC/sucursala

incarcarea cu materiale a comenzilor PM: ar trebui facuta inainte ca echipa sa plece la lucru sau cel mai tarziu o zi dupa incheierea lucrarii - nu se respecta. Se incarca cu materiale comenzile abia la sfarsit de luna deoarece atunci se fac receptiile de materiale in magazie pentru luna curenta (materialele intra in magazie in timpul lunii insotite de avizele de expeditie pe baza carora s-ar putea face receptiile in magazie si in SAP, dar, facturile ajung la compartimentul aprovizionare mult mai tarziu uneori chiar dupa inchiderea in SAP a lunii respective-inregistrarea facturii in alta luna decat cea in care s-a facut receptia ingreuneaza urmarirea contabila a contului tehnic 408001- si uneori valorile trecute in facturi nu corespund cu cele trecute in avizele de expeditie a marfii fapt care determina un lant de stornari de bonuri de consum, receptii -deci munca in plus.

2.lucrari executate cu AISEE: inchiderea de luna presupune inregistrarea pe comenzile PM a facturilor emise de AISEE pentru lucrarile executate in luna respectiva. Se lucreaza in modulul MM si se executa urmatorii pasi:

in comanda de aprovizionare (CA) se corecteaza valorile pentru serviciile comandate (fiecarei linii de serviciu din CA ii corespunde un deviz AISEE)-trebuie identificat carei pozitii din CA ii corespunde fiecare deviz AISEE;

se inregistreaza notele de receptii- pentru fiecare factura AISEE o nota de receptie-

se inregistreaza facturile.

Probleme frecvente intalnite:

AISEE intarzie foarte mult predarea facturilor la SDFEE de cele mai multe ori in ultima zi in care se mai pot face inregistrari pentru luna respectiva, motivul invocat de acestia fiind tot intarzierea predarii facturilor de materiale la serviciul aprovizionare.

Modulul SD

Pentru inchiderea lunii in modulul SD trebuie sa fie operate in SAP toate facturile de energie si prestari servicii/vanzari de materiale care sunt emise in luna respectiva.

Etape necesare a fi parcurse:

-operare corectii energie in SAP de catre centrele de facturare si Biroul Tarifare Facturare de la nivelul sucursalelor pana cel tarziu a patra zi lucratoare din luna urmatoare celei pentru care se face inchiderea;

Introducerea in SAP prin programul de interfata a facturilor de energie mari si mici consumatori emise in mod mecanizat in programul extern SAP-ului pana cel tarziu in a 7-a zi lucratoare din din luna urmatoare celei pentru care se face inchiderea;

-introducerea facturilor de prestari servicii /vanzari materiale pana cel tarziu a 4-a zi lucratoare din luna urmatoare celei pentru care se face inchiderea.

Luna este inchisa efectiv ( nu mai pot fi emise facturi in modulul SD care sa genereze in mod automat documentul contabil ) in momentul in care se inchid conturile de venituri si reconciliere privind energia electrica si prestarile de servicii din modulul FI.

Concluzii

Deci, pentru inchiderea lunii in modulul FI, trebuie sa fie inregistrate in SAP toate operatiunile financiar contabile ale lunii respective. Exista doua moduri de inregistrare a documentelor in FI:

documente contabile generate din alte module (SD, MM si AA)

documente contabile inregistrate direct in FI

Cauzele intarzieri la inchiderea lunii:

1.Se constata ca majoritatea documentelor vin la contabilitate in ultimile zile inainte de inchidere ca de exemplu:

neincarcarea la timp a facturilor de energie (mari si mici consumatori) (provenind din modulul SD);

nerularea la timp a programul de salarii (provenind din nepredarea la timp a fiselor de pontaj si a certificatelor medicale);

nerularea la timp a programului de amortizare (pt. ca nu se introduc receptiile la timp);

rularea tarzie a notele de debitare cu filiala (481200512);

compensarile si notele de debitare cu Electrica vin tarziu;

nesosirea la termen a facturilor de servicii de la AISE;

incasarile de la posta (cazul de la SDFEE Oradea) sunt raportate dupa sfarsitul lunii (incasari caresunt communicate de Soc.Romana de Posta si care cuprind incasarile de la casnici).

Pretul de achizitie a energiei il primim tarziu.(intre timp Electrica a rezolvat problema solicitand sa fie introdus un pret prezumat).

Datorita faptului ca datele nu se introduc ritmic in sistem ci mai mult in ultimele zile se constata ca anumite tranzactii se ruleaza intr-un timp mai mare.

Acest material este de uz intern si este destinat conducerii sucursalelor si filialei care in urma analizei sa introduca masuri care sa duca la eficientizarea utilizarii informatiilor furnizate de sistemul SAP.

FDFEE Transilvania Nord

Biroul de Consultanta SAP