Compartimentul de Relatii publice

Compartimentul de Relatii publice

La nivelul Administratiei Prezidentiale, al Senatului si al Camerei Deputatilor, al Guvernului, al ministerelor, al celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, al institutiilor publice centrale, precum si la nivelul autoritatilor administrative autonome, prefecturilor, consiliilor judetene si consiliilor locale ale municipiilor, oraselor si sectoarelor municipiului Bucuresti, structurile organizatorice de comunicare existente trebuie sa fie organizate in compartimente de informare si relatii publice. Aceste structuri vor include, in mod obligatoriu, cel putin un birou (o structura) de informare publica si un birou de relatii cu presa.

Compartimentele specializate de informare si relatii publice pot fi organizate, in cadrul autoritatilor sau institutiilor publice centrale ori locale, ca birouri, servicii, directii sau directie generala in subordinea conducatorului autoritatii sau institutiei publice respective .

Multe dintre institutiile guvernamentale din Romania - de exemplu, ministerele - lasa in seama departamentelor de relatii publice doar relatia cu presa, ignorand faptul ca mass-media nu este singurul mediator in relatia cu publicul.

Domeniile activitatii acestui compartiment de informare si relatii publice sunt:

informarea presei;

informarea publica directa a persoanelor;

informarea interna a personalului;

informarea interinstitutionala.

In cadrul acestui compartiment este oportuna organizarea de puncte de informare-documentare pentru a facilita accesul publicului la informatiile de interes public. Atributiile legate de functionarea punctului de informare-documentare sunt:

publicarea buletinului informativ al autoritatii sau institutiei publice;

publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei a raportului de activitate al autoritatii sau institutiei;

organizarea in cadrul punctului de informare-documentare al institutiei a accesului la informatiile furnizate din oficiu.

In organizatii, programele de relatii publice sunt elaborate de specialisti care lucreaza fie direct pentru institutia sau grupul interesat, fie pentru o agentie specializata de relatii publice. O organizatie poate avea deci propriul personal, caz in care exista in interiorul acesteia un Departament, un Birou sau un Serviciu de Relatii Publice. In cazul in care se apeleaza la o firma, ea ofera servicii pe baza de contract.

Crearea unui departament propriu, distinct de relatii publice in cadrul institutiei publice prezinta urmatoarele avantaje:

participarea constanta la deciziile privind rolul si activitatea institutiei in viata publica;

acces la informatii interne;

o buna cunoastere a organizatiei administrative;

relatie constanta si o comunicare sistematica cu publicul-tinta ale institutiei publice;

posibilitatea de reactie imediata in caz de criza[2].

Conditiile functionarii intr-un departament de relatii publice sunt determinate, in general, de marimea institutiei publice, de complexitatea serviciilor ei si de modul in care este inteles rolul acestui compartiment.

In Romania, relatiile publice au inceput sa se dezvolte dupa 1989. Guvernul, principalele ministere si institutiile / organizatiile ce au constientizat forta imaginii si-au creat structuri de relatii publice: Departamentul de Informatii al Guvernului, Directia de Informare si Relatii Publice a M.Ap.N., Biroul purtatorului de cuvant de la Presedintia Romaniei, Departamentul de relatii publice al Directiei Generale a Vamilor s.a.

La nivelul administratiei publice judetene si locale, in structura institutiei publice apare:

• Biroul mass-media:

realizeaza legatura dintre primarie si organele de presa locale si centrale;

- ofera informatii presei despre activitatea primariei si consiliului local;

- organizeaza conferintele de presa ale conducerii primariei;

- redacteaza si editeaza "Buletinul Informativ" - publicatie lunara ce prezinta activitatea primariei si a consiliului local;

- monitorizeaza presa locala si centrala.

• Serviciul protocol, relatii cu publicul:

asigura protocolul la toate actiunile primariei si consiliului local;

- asigura relatiile cu publicul.