Pregatirea profesionala - premisa a constituirii si dezvoltarii carierei functionarului public

Pregatirea profesionala - premisa a constituirii si dezvoltarii carierei functionarului public

Societatea informationala genereaza noi posibilitati pentru orientarea si pregatirea profesionala a individului.Noile tehnologii necesita noi cunostinte, dar inainte de toate si o adaptabilitate a persoanei la schimbarile care au loc in cadrul societatii.Mutatiile care se inregistreaza in modul de organizare si desfasurare a activitatilor in economia actuala reprezinta o problema pentru organizatii.Daca un individ era considerat eficient pe postul pe care il ocupa, sunt tot mai des cazurile in care se constata o diminuare a ritmului de munca si incapacitatea de a face fata noilor cerinte informationale si tehnice de la locul de munca.Apare astfel ca absolut necesara o reorientare a organizatiei spre pregatirea profesionala a propriilor angajati.

Pregatirea profesionala reprezinta procesul de invatare prin intermediul caruia participantii dobandesc cunostinte teoretice si deprinderi practice in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu la standardele de performanta impuse de organizatie.

Pregatirea profesionala a angajatilor are doua functii importante: utilitatea si motivatia.Utilitatea caracterizeaza masura in care programele de pregatire profesionala contribuie la dezvoltarea cunostintelor, abilitatilor, deprinderilor si, in aceeasi directie, vizeaza si impactul pe care il va avea asupra comportamentului angajatilor.Indeplinirea sarcinilor de serviciu corect justifica participarea la programele de pregatire profesionala evidentiindu-se rezultate in plan personal, prin dobandirea de noi cunostinte si in plan organizational prin obtinerea de performante.

In literature de specialitate sunt utilizati doi termini pentru a defini pregatirea profesionala: formarea profesionala si perfectionarea profesionala.

Formarea personalului constitue ansamblul proceselor prin intermediul carora angajatii dobandesc, cunostinte, abilitati, aptitudini si comportamente necesare exercitarii unei ocupatii specifice organizatiei.

Pe de alta parte perfectionarea personalului consta in imbunatatirea calitativa a bagajului de cunostinte, abilitati, aptitudini ca urmare a parcurgerii programelor de pregatire profesionala organizate de institutie.

In tabelul nr 1 voi prezenta competentele de baza ale pregatirii profesionale:

Table nr.1 - Componentele de baza ale pregatirii profesionale

Sursa: Ana-Maria Bercu,''Pregatirea profesionala si cariera personalului din Administratia publica'',Editura Universitara,Bucuresti,2009

Intre cele doua componente ale pregatirii profesionale exista conexiuni si interdependente, in sensul ca formarea profesionala implica atat calificarea sau specializarea initiala obtinuta in cadrul scolii, prin parcurgerea formelor de invatamant (primar, gimnazial, liceal, universitar), cat si recalificarea, prin urmarea unor forme de invatamant care sa asigure bagajul de cunostinte, abilitati, competente de catre personalul calificat intr-un anumit domeniu, cu scopul de a desfasura un alt tip de activitate, perfectionare profesionala poate fi identificata cu recalificarea.

Ideea de progres in viata sociala este strans legata de buna organizare a serviciilor publice, iar aceasta la randul ei este strans legata de capacitatea functionarilor publici de a-si imbunatati pregatirea profesionala si manageriala.Prin pregatire si perfectionarea pregatirii, functionarii publici isi imbunatatesc eficienta muncii pe baza calificarii si profesionalismului lor putand constitui o componenta corectiva a angajarilor politizate[1].

Policalificarea determina acumularea unor cunostinte temeinice si noi in domenii distincte.

Identificarea nevoilor de pregatire profesionala presupune analiza si evaluarea corecta a performantelor personalului, definirea situatiei existente in organizatie, identificarea si stabilirea obiectivelor de urmarit.Este responsabilitatea conducerii organizatiei de a preciza ce anume doreste sa obtina prin pregatirea profesionala a angajatilor si a departamentului de resurse umane de a se implica in obtinerea rezulatelor stabilite.

In administratia publica un rol deosebit de important este atribuit strategiei de pregatire profesionala a personalului.Strategia reprezinta un ansamblu de planuri si procese operationale prin intermediul carora se stabilesc obiective de indeplinit, precum si actiunile, timpul, resursele materiale, financiare, umane, tehnice si tehnologice care vor fi utilizate.

Strategia de pregatire profesionala a personalului din administratia publica sunt stabilite la nivel central, de catre Guvern, ca parte componenta a strategiilor sectoriale pe care acesta le promoveaza.Ratiunea implicarii Guvernului tine de finantarea de la nivel central si de nevoia ca acest proces sa fie functional si aplicat pentru tot personalul administratiei publice in lumina prevederilor principiilor egalitatii in drepturi si a profesionalizarii functiei publice.

Guvernul realizeaza organizarea, coordonarea si controlul activitatilor corespunzatoare formarii si perfectionarii profesionale prin intermediul organismelor constituite in acest scop: Agentia Nationala a Functionarilor Publici, Institutul National de Administratie, Centrele regionale, institutiile de invatamant superior si alte organisme specializate.

Sistemul de formare si perfectionare profesionala a functionarilor publici cuprinde urmatoarele aspecte:

a.        niveluri obligatorii de formare profesionala;

b.       perfectionare profesionala in centrele de pregatire din reteaua nationala si regionala

Nivelurile obligatorii de formare profesionala a functionarilor publici sunt urmatoarele:

Formarea profesionala initiala a functionarilor publici: realizata in cadrul institutiilor de invatamant.Accentul se pune pe cunostintele, desprinderile si aptitudinile generale pe care le dobandeste persoana ca urmare a parcurgerii studiilor in invatamantul primar, gimnazial, liceal sau universitar.

Formarea initiala presupune acumularea unui bagaj de cunostinte pe care persoana le va utiliza pe tot parcursul vietii.Acumularea cunostintelor de specialitate specifice administratiei publice se realizeaza in institutiile de invatamant liceal cu profil economic si administrativ, iar urmarea unei institutii de invatamant superior in acelasi domeniu va completa nivelul acestora.Formarea profesionala de specialitate este obligatorie, intrucat viitorul functionar public dobandeste cunostintele pe care le va utiliza mai tarziu in activitatea pe care o va realiza in administratia publica.Unele functii publice de executie (de exemplu functia publica de referent de specialitate) solicita studii liceale absolvite cu diploma de bacalaureat, ceea ce inseamna obligativitatea parcurgerii acestei forme de invatamant, in timp ce functia de inspector de specialitate solicita studii universitare absolvite cu diploma de licenta.

Din punc de vedere al studiilor absolvite, in administratia publica din tara noastra se constata ca functiile sunt ocupate de absolventi ai specializarilor economice, tehnice, agricole, juridice si administrative dar si din domeniul IT, medicina si stiinte sociale.In tabelul nr. 2 voi prezenta specializarile absolvite de functionarii din cadrul institutiilor si autoritatilor administratiei publice astfel:

Tabel nr. 2 - Specializari absolvite de functionarii din cadrul institutiilor si autoritatilor administratiei publice

Sursa:date prelucrate in baza informatiilor furnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

Din analiza datelor prezentate in tabel, se constata ca cea mai des intalnita specializare este de stiinte economice, urmata indeaproape de stiinte agricole si tehnice.Acest lucru se explica prin faptul ca numarul persoanelor care au absolvit unul din domeniile precizate gasesc loc de desfasurare si de punere in aplicare a cunostintelor dobandite.Numarul redus al absolventilor de stiinte juridice se explica prin faptul ca acestea se orienteaza fie spre sectorul privat, fie desfasoara activitati pe cont propriu.

Specialistii in IT sunt putini numerosi in administratia publica deoarece posturile pe care le pot ocupa nu corespund intrutotul formarii lor profesionale sau, nu ofera posibilitatea dezvoltarii profesionale in acord cu studiile absolvite.Cat despre absolventii specializarii de administratie publica numarul lor este mic in raport cu celelalte specializari si datorita faptului ca pentru accederea la o functie publica li se solicita o anumita vechime, fie trebuie sa completeze studiile cu forme de pregatire profesionala postuniversitara.Procentual situatia se prezinta astfel:

Figura nr.1 - Structura fnctionarilor publici in functie de specialitatea studiilor absolvite

Sursa:date preluate in baza informatiilor furnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

In tara noastra la nivelul anului 2007, ocupau functii publice de executie un numar de 112510 de functionari, dintre acestia un numar de 57529 erau functionari publici de executie din clasa I , care conform legii, au studii superioare de lunga durata(S.S.L.D. in tabel), 51185 sunt functionari publici executivi din clasa a III-a care au studii medii liceale(S.M.L. in tabel), iar 3796 ocupa o functie publica de executie de clasa a II-a, corespunzatoare absolvirii studiilor universitare de scurta durata(S.S.S.D. in tabel)(tabel nr.3)

Tabel nr.3 - Numarul functionarilor publici de executie in functie de nivelul studiilor absolvite

Sursa:date prelucate in baza informatiilorfurnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

Grafic situatia se prezinta astfel:

Figura nr.2 - Structura pe clase a functionarilor publici de executie (procentual)

Sursa:date prelucate in baza informatiilorfurnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

Defalcarea pe categorii de autoritati si institutii publice scoate in evidenta procentul ridicat al functionarilor publici cu studii superioare din administratia publica centrala fata de cel din administratia publica locala.O explicatie a acestui fapt este si migratia persoanelor cu studii superioare catre sectorul privat, motivat de faptul ca au posibilitatea sa urce rapid in cariera si sa dobandeasca o independenta financiara si decizionala mult mai mare decat daca ar urma un traseu profesional in administratia publica.

Tabel nr.4 - Numarul functionarilor publici in functie de clasa din care fac parte, in anul 2006

Sursa:date prelucate in baza informatiilorfurnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

Din datele prezentate in tabelul de mai sus putem constata ca aproximativ 8 din 10 functionari din aparatul propriu al institutiilor administratiei publice centrale au studii superioare, in cadrul aparatului propriu al consiliilor judetene si al prefectului 7 din 10 functionari au studii superioare.Cat priveste functionarii din cadrul administratiei publice locale doar 3 din 10 functionari au studii superioare.O interpretare a acestor indici este aceea ca functiile publice centrale si din cadrul prefecturilor si consiliilor judetene sunt mai bine reprzentate din perspectiva gradului formarii profesionale initiale.In ceea ce privesc functiile publice de la nivelul autoritatilor administratiei publice locale constatam ca ele nu sunt atractive pentru absolventii invatamantului superior, in mare parte datorita lipsei unui pachet atractiv de salarizare si recompense a potentialilor angajati.Grafic situatia se prezinta astfel:

Figura nr.3 - Structura pe clase a functionarilor publici in functie de tipul institutiilor publice

Sursa:date prelucate in baza informatiilorfurnizate de site-ul www.anfp.ro, Raport pe anul 2007

Educatia administrativa de baza ofera viitorului functionar public posibilitatea stapanirii cunostintelor de baza despre administratia publica, structura, organele si autoritatile prin care se realizeaza activitatea in cadrul acestora.Urmarea cestor forme de invatamant este absolut necesara pentru acei functionari publici care au absolvit alte specializari decat cea de administratie publica si care ocupa functii publice in administratie (functii publice de conducere sau functii ocupate de inaltii functionari publici).

In acest sens, in tara noastra, in anul 2001, a luat fiinta Institutul Nationa de Administratie (INA), a carui misiune fundamentala este de a gestiona procesul de formare profesionala a functionarilor din administrasia publica.INA asigura formarea profesionala a acelor absolventi ai altor specializari sau a celor persoane care vor sa devina functionari publici prin programe de formare specializata cu durata de doi ani, concepute ca programe de formare postuniversitara cu caracter profesional.INA a colaborat in vederea realizarii acestui deziderat cu universitati acreditate, prin studii academice postuniversitare in domeniul administratiei publice, cu durata de doi ani, dedicate, in principal, actualilor functionari publici de conducere si inaltilor functionari publici fara pregatire initiala de specialitate.

Un aspect important este reprezentat de formarea si perfectionarea manageriala care, in opinia unor specialisti inseamna ridicarea continua a nivelului potentialului disponibil al functionarilor publici.

Formarea profesionala garanteaza potentialul de baza, iar experienta si perfectionarea asigura actualizarea acestuia, un nivel crescand al cunostintelor si tipurilor de realizare a diferitelor activitati.Formarea profesionala presupune procesul de invatare, experienta implica acumularea de cunostinte ca urmare a muncii depuse, iar perfectionarea contribuie la acumularea de noi cunostinte care vor contribui la ridicarea nivelului intelectual al respectivei persoane.Aceasta formula sugereaza ca functionarul constitue o sursa de infomatie oricand capabila sa ofere raspunsuri la probleme.

O prima etapa consta in analiza cerintelor de pregatire profesionala la nivelul individului, dar si a organizatiei.

Aceasta etapa constitue o modalitate de a identifica nevoile de pregatire ale individului dar si pe cele ale organizatiei, astfel incat sa se poata realiza planificarea si programarea programelor de instruire.

Este necesara identificarea noilor zone de dezvoltare a activitatii organizatiei, efectuarea unor analize SWOT care sa arate discrepantele existente intre cerintele organizatiei si cele ale indivizilor, raportat la functiile pe care le indeplinesc.In aceasta etapa este necesara determinarea diferentelor de ordin calitativ care pot sa apara intre pregatirea functionarilor publici si cerintele de competenta necesare indeplinirii unor obiective.

Un exemplu elocvent este reprezentat de cerintele de introducere a tehnologiilor informatice in activitatea de administratie publica.Necunoasterea modalitatilor de lucru cu calculatorul a constituit un impediment major in calea diseminarii informatiei, drept urmare, functionarii publici au fost nevoiti sa invete, sa participe la cursuri de formare profesionala in acest domeniu.In conditiile in care informatia a devenit o necesitate in munca fiecarui salariat, s-a demonstrat ca orce noutate in domeniul tehnic si tehnologic, menita sa imbunatateasca calitatea muncii, poate aparea ca o bariera a carei inlaturare se face doar daca persoana isi asuma responsabilitatea acumularii de noi cunostinte.

Asa cum afirmam anterior, pregatirea in domeniul informaticii a devenit o prioritate pentru functionarul public, a carui activitate implica cunoasterea si utilizarea calculatorului, a limbajelor de programare, a modalitatilor de constituire a bazelor de date.

In acest sens, INA realizeaza programe de instruire si certificare in domeniul informaticii in conformitate cu standardele Certificatului European de Conducere a Computerului - ECDL (European Computer Driving License). Certificatul European de Conducere a Computerului (Certificatul ECDL) este documentul recunoscut la nivel european drept certificat standard pentru calificarea de baza in utilizarea calculatorului.

ECDL are recunoastere internationala, fiind introdus in apoximativ 75 de tari.Certificatul European de Conducere al Computerului a fost recomandat tuturor statelor membre ale Uniunii Europene drep certificatul standard de atestare a abilitatilor de baza in utilizarea competenta a calculatorului.

Formarea profesionala a functionarilor publici debutanti implica parcurgerea si insusirea fisei postului, cunoasterea atributiilor si responsabilitatilor pe care le are de indeplinit si care decurg din aceasta, precum si deprinderea lucrului cu tehnicile si practicile de specialitate.

Cerintele de formare pot fi sistematic stabilite daca sunt analizate cerintele postului si activitatea salariatului care ocupa acel post.Fiecare post presupune o fisa a postului in care sunt descrise cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca ocupantul sau: nivelul studiilor absolvite, experienta profesionala necesara, ansamblul atributiilor si responsabilitatilor pe care le are de indeplinit in munca. Fisa de apreciere anuala are in vedere corelarea dintre cerintele fisei postului cu rezultatele obtinute in munca, initiativa, receptivitatea la nou, capacitatea de a lua decizii.Diferentele constatate constitue punct de plecare in parcurgerea unor programe de pregatire profesionala.

Perfectionarea profesionala a functionarilor din administratia publica implica dobandirea de noi cunostinte, abilitati, deprinderi prin urmarea unor programe de instruire.Programele de perfectionare profesionala se adreseaza intregului personal din administratia publica si au ca obiective:

profesionalizarea personalului din administratia publica in acord cu cerintele postului pe care le ocupa;

dezvoltarea abilitatilor manageriale si/sau de executie in domeniile specifice de activitate ale participantilor, in scopul imbunatatirii performantelor individuale si institutionale ale acestora.

Cea de-a doua etapa consta in proiecterea programelor de formare profesionala.Rezultatele analizei efectuate anterior sunt in masura sa determine, in aceasta etapa, particularitatile programelor de instruire.Acum se stabilesc obiectivele generale ale pregatirii profesionale precum si rezultatele asteptate, sistemul de evaluare al performantelor ce va fi utilizat, metode de pregatire, conditiile si continutul general al standardelor de pregatire profesionala.

Dupa stabilirea obiectivelor, se impune alegerea unei metode .Teoria a evidentiat o serie de metode, dupa cum urmeaza:

pregatirea in cadrul functiei - este realizata de angajatii cu experienta, supervizori si manageri.Acestia trebuie sa aiba abilitatea de a preda si de a-i invata cat mai bine pe cei care participa la programul de instruire;

pregatirea prin simulare - presupune utilizarea unui model, un "duplicat" al activitatii reale de munca.Este o modalitate prin care angajatul este pus in conditii asemanatoare de realizare a atributiilor de serviciu fara a exista si presiunea indeplinirii sarcinilor concrete.Aceasta metoda este usor de utilizat iar costurile de realizare sunt mici;

pregatirea prin cooperare - se realizeaza prin doua modalitati: ucenicie si pregatire in clasa.Se imbina pregatirea in clasa cu cea in cadrul functiei, sub indrumarea directa a unui functionar mai experimentat care poate fi si mentorul functionarului;

pregatirea prin experienta comportamentala - are la baza invatarea emotionala si comportamentala.Angajatii invata prin asumarea unui rol, in care au o anumita profesie sau o anumita sarcina de indeplinit.

Alte metode utilizate pot fi pregatirea in clasa si conferinte, instruirea programata, pregatirea in laborator, studiile de caz, incidentele critice,instruirea asistata de calculator, mijloacele audiovizuale.

O importanta deosebita o au si metodele pedagogice utilizate in cadrul programelor de formare, acestea putand avea un rol decisiv in ceea ce priveste realizarea obiectivelor urmarite.

In cadrul programelor de formare si perfectionare profesionala a functionarilor publici din tara noastra, metodologia utilizata a fost stabilita de INA prin consultarea cu centrele regionale.Centrele regionale de formare continua sunt in numar de opt, organizate in subordinea Institutului National de Administratie, avand ca scop oferirea de programe de formare si pregatire profesionala a functionarilor din administratia publica locala.INA stabileste utilizarea unor metode de instruire adecvate din prezentarea tematicilor de studiu (Tabelul nr.5).

Tabelul nr.5 - Tehnici de instruire utilizate in cadrul programelor de formare si perfectionare profesionala a functionarilor publici

Sursa: Ana-Maria Bercu,''Pregatirea profesionala si cariera personalului din Administratia publica'',Editura Universitara,Bucuresti,2009

Din analiza datelor din tabel se poate observa accentul pus pe tehnica seminariilor si conferintelor in activitatea de predare - invatare, dar si de invatarea directa prin abordarea unor studii de caz, jocuri, simulari.Un grad mai redus de utilizare o au vizitele de studiu, insa, de regula, acestea sunt realizate la finalizarea programelor de formare, atunci cand li se solicita cursantilor sa intocmeasca proiecte cu caracter aplicativ.

O ancheta realizata la nivelul OCDE (Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica) asupra formarii profesionale continue (Continue Vocational Trayning Surveay)a relevat faptul ca statele europene utilizeaza numeroase practici, precum: stagii interne, stagii externe, formare la locul de munca (FEST - formation en situation de travail), participarea, la sfarsitul activitatii de formare, la seminarii, conferinte si alte reuniuni, rotatia pe post destinata deprinderii unei noi munci, autoformarea (formarea la distanta, multimedia).

Gradul utilizarii acestor tipuri de formare continua este prezentat intr-un tabel sintetizator (Tabelul nr.6) ce demonstreaza aprecierea acestui tip de formare profesionala.

Tabelul nr.6 - Gradul utilizarii unor metode de formare continua in organizatii in state europene

Sursa: Ana-Maria Bercu,''Pregatirea profesionala si cariera personalului din Administratia publica'',Editura Universitara,Bucuresti,2009

Analizand datele cuprinse in tabelul nr.6 se poate constata ca organizatiile apreciaza necesitatea utilizarii metodelor de formare profeionala continua, cele mai apreciate la nivelul statelor analizate fiind stagiile, formarea la locul de munca si reuniunile si conferintele.

Cea de-a treia etapa vizeaza dezvoltarea si aplicarea propriu-zisa a programului de pregatire profesionala.Aceasta etapa presupune colaborarea cu firmele de specialitate, cu specialisti in pregatirea profesionala.Aplicarea implica desfasurarea propriu-zisa a pregatirii:

planificarea si coordonarea cursurilor;

planificarea resurselor;

evaluarea desfasurarii pregatirii;

inregistrarea pregatirii.

Evaluarea este momentul in care sunt cuantificate rezultatele procesului de pregatire profesionala in raport cu nevoile determinate.Este necesar sa evidentiem rolul de coordonator pe care il indeplineste departamentul de Resurse umane din cadrul institutiilor sau autoritatii de administratie publica in dezvoltarea strategiei de instruire, coordonarea interna si asigurarea consegventei in parcurgerea programelor de pregatire profesionala de catre functionari.De asemenea, sunt centralizate nevoile de instruire rezultate in urma procesului de evaluare a performantelor profesionale anuale ale functionarilor publici.

Departamentele de Resurse umane centralizeaza toate fisele anuale de evaluare a performantelor profesionale a functionarilor publici.Aceste fise contin si rubrica Programe de instruire recomandate, din care compartimentele de Resurse umane pot intocmi situatia necesarului de instruire pentru perioada viitoare, pentru toti functionarii publici din institutia sau autoritatea publica.Situatia corelata cu resursele financiare disponibile este transmisa Agentiei Nationale a Functionarilor Publici, care intocmeste o situatie centralizata a acestor nevoi de instruire.

ANFP colaboreaza cu Institutul National de Administratie la stabilirea tematicii specifice programelor de formare specializata in administratia publica si de perfectionare a functionarilor publici.

Agentia conlucreaza cu Institutul National de Administratie si cu Centrele regionale de perfectionare pentru derularea programelor de formare si perfectionare a functionarilor publici, sprijina aceste institutii cu personal de predare.Departamentele de Resurse Umane trebuie sa verifice calitatea cursurilor de instruire pentru a se asigura ca ele corespund tipului de formare care este necesar.

De asemenea compartimentele de Resurse umane au obligatia de a evalua periodic eficienta si rezultatele cursurilor de instruire, precum si a strategiei de instruire.

Organismele implicate in formarea si perfectionarea profesionala a personalului din administratia publica din tara noastra sunt: Ministerul Internelor si Reformei Administrative, organ central care stabileste starategia nationala in domeniul pregatirii profesionale a personalului din administratia publica, Institutul National de Administratie si Centrele Regionale de Formare Continua in Administratia Publica Locala, subordonate institutului, Agentia Nationala a Functionarilor Publici, institutiile si autoritatile publice direct interesate de formarea si perfectionarea personalului.Aceste institutii sunt prezentate in tabelul nr. 7 dupa cum urmeaza:

Tabel nr.7 - Programe de formare si perfectionare profesionala la care are acces personalul din administratia publica

Sursa: Ana-Maria Bercu,''Pregatirea profesionala si cariera personalului din Administratia publica'',Editura Universitara,Bucuresti,2009