Combinarea corespondentei

Combinarea corespondentei

Utilizati imbinarea corespondentei atunci cand doriti sa creati un set de documente care sunt in mare masura identice, dar fiecare document contine elemente unice. De exemplu, intr-o scrisoare care anunta un produs nou, sigla firmei si textul despre produs va aparea in fiecare scrisoare, iar adresa si linia de salut vor diferi in fiecare scrisoare.
Utilizand imbinarea corespondentei, se pot crea:

• Un set de etichete sau plicuri   Adresa de retur este aceeasi pe toate etichetele sau plicurile, dar adresa de destinatie este unica pe fiecare.
• Un set de scrisori, mesaje de posta electronica sau faxuri de tip formular   Continutul de baza este acelasi in toate scrisorile, mesajele sau faxurile, dar fiecare contine informatii specifice fiecarui destinatar individual, cum ar fi nume, adresa sau alte date personale.
• Un set de bonuri numerotate   Bonurile sunt identice, cu exceptia numarului unic al fiecaruia.

Daca ati crea fiecare scrisoare, mesaj, fax, eticheta sau bon in parte, ati pierde ore in sir. Aici intervine imbinarea corespondentei. Utilizarea imbinarii corespondentei presupune crearea unui singur document care contine informatiile similare din fiecare versiune. Apoi, trebuie numai sa adaugati niste substituenti pentru informatiile care sunt unice in fiecare versiune. Word se ocupa de restul.
Pentru a incepe procesul de imbinare a corespondentei:

• Porniti programul Word.

In mod implicit, se deschide un document necompletat. Lasati-l deschis. Daca il inchideti, pasul urmator nu va functiona.

• In meniul Tools, indicati spre Scrisori si corespondenta, apoi faceti clic pe Imbinare corespondenta.

Se deschide panoul de activitate Mail Merge. Utilizand hyperlinkurile din panoul de activitate, navigati prin procesul de imbinare a corespondentei.

Imbinarea corespondentei se mai poate efectua si utilizand butoanele din bara de instrumente Mail Merge (meniul View, submeniul Toolbars, optiunea Mail Merge). Pana va obisnuiti cu procesul, insa, este probabil mai simplu sa utilizati panoul de activitate.

Alegerea unui tip de document si a documentului principal
Acest pas din procesul de imbinare a corespondentei implica doua alegeri: mai intai alegeti tipul de document in care doriti sa imbinati informatii, apoi alegeti documentul principal pe care il folositi. Documentul principal este modelul pentru toate documentele imbinate pe care le veti creea.
Pentru a alege tipul de document in care doriti sa imbinati informatiile trebuie sa deschideti mai intai panoul de activitati Mail Merge din meniul Tools,  Letters and Mailing, alegand optiunea Mail Merge. Se va deschide panoul de activitati si prima operatie care trebuie realizata este selectarea tipului de document folosit.

La sectiunea Select document type aveti urmatoarele optiuni:

• Letters - Scrisori;
• E-mail messages - mesaje e-mail;
• Envelopes - plicuri;
• Labels - campuri de adrese;
• Directory - un document care contine un catalog de adrese.

Dupa alegerea unui tip apasati Next pentru a merge la pasul al doilea Alegerea documentului principal.

La sectiunea Select starting document aveti 3 optiuni:

• Use the current document - foloseste documentul curent;
• Start from a template - porneste de la un sablon;
• Start from existing document - porneste de la un document existent pe disc.

Dupa selectarea optiunii dorite apasati Next pentru a merge la pasul urmator: selectarea destinatarilor.

La sectiunea Select receipients aveti optiunile:

• Use an existing list - folosirea unei liste dintr-o baza de date Access existent ape care o deschidem cu ajutorul butonului Browse;
• Select from Outlook contacts - selectarea unor adrese din programul Microsoft Outlook;
• Type a new list - crearea unei noi liste; daca am selectat aceasta optiune va aparea butonul Create.

Daca apasati pe Create va aparea fereastra de dialog New address list in care aveti posibilitatea de a introduce informatii in campurile prestabilite: Title, First Name, Last Name, Company Name, Address line 1, Address line 2, City, State, Zip Code, Country, Home Phone, Work Phone, E-mail Address.

Dupa completarea campurilor apasat butonul New Entry pentru o noua intrare in lista. Cand ati terminat de scris lista apasat butonul Close si va aparea fereastra de dialog Save address List in care dati un nume listei create si apasati butonul Save. Va aparea fereastra de dialog Mail Merge Recipients in care puteti edita intrarile din lista creeata sau mai puteti adauga alte intrari.

Dupa ce ati terminat toate modificarile apasati butonul OK pentru a salva si treceti la pasul urmator apasand Next. Se va trece la pasul urmator: Write your letter.

La acest pas avem posibilitatea de a adauga informatii din lista create mai sus folosind una din optiunile:

• Address block  - deschide fereastra Insert Address Block in care specificam elementele de adresa care vor fi inserate in document;
• Greeting line - deschide fereastra Greeting line in care aveti posibilitatea de a defini fraza de intampinare folosind cuvinte ca Stimate domn/doamna, etc. Dup ace ati definit acest camp apasati butonul OK.
• More Items - deschide fereastra Insert Merge Field in care putem selecta si alte campuri pe care dorim sa le inseram in document.

Dup ace ati terminat de facut si aceste lucruri apasati Next. Se va trece la pasul urmator: Preview your letters in care puteti vedea documentele finale si le puteti si modifica.

La sfarsit apasati Next pentru a trece la pasul urmator: Complete the merge.

La acest pas aveti posibilitatea de a imprima scrisorile realizate folosind optiunea Print sau de a face modificari particulare pe fiecare scrisoare in parte folosind optiunea Edit individual letter.