ACTIVITATEA PERFORMANTA BAZATA PE PROIECTE

PROIECTUL: concept, definiție, prezentare generala

In ultimul deceniu, odata cu aplicarea teoriilor moderne de conducere, multa lume s-a intrebat de ce activitatea manageriala se desfașoara sub auspiciile sintagmei ”O afacere performanta este fundamentata de o investiție intr-un proiect performant, cu activitați previzibile și planificate”. Experiențele de succes au demonstrat ca investiția trebuie facuta cu parteneri care au activitați previzibile, care funcționeaza pe o piața previzibila, cu evaluarea și minimizarea riscurilor. Majoritatea considera ca e ușor sa ai viziune și sa poți scrie un proiect, dar experiența a demonstrat ca numarul celor care reușesc sa conceapa un proiect de succes, care, ulterior, sa obțina finanțarile atat de necesare, este destul de scazut.

Proiectele au rezultat din experiența anterioara a relatiilor internationale, care reflecta faptul ca dezvoltarea naționala și regionala depinde de modul in care in relatiile dintre state se respecta principiile dreptului international. De asemenea este considerata cooperarea, respectarea independentei si suveranitatii nationale a statelor, multilateralismul conduce la egalitatea de tratament a partenerilor, sansele egale de dezvoltare ale fiecarui stat. Se poate vorbi, deci, despre o compatibilitate intre multilateralism si bilateralism, despre o interdependenta profitabila pentru toate statele atata timp cat principiile accesului egal la informații și resurse se aplica obiectiv. Managementul bazat pe proiecte a inceput dupa 1950. Amploarea deosebita din perioada postbelica se explica printr-un sir de factori, printre care trebuie retinuti urmatorii[1]:

Dezvoltarea fortelor de productie, a diviziunii mondiale a muncii si a specializarii internationale in productie, in conditiile revolutiei stiintifico-tehnice. Toate acestea au determinat o crestere considerabila a interdependentelor pe plan economic si, ca urmare, o tendinta de apropiere a diversilor producatori la scara internationala

Cresterea rolului organizatiilor internationale in viata economica si politica internationala. 

Se creeaza astfel cadrul institutional adecvat pentru dezvoltarea cooperarii multilaterale.

Raportata la fluxurile economice internationale „clasice” cooperarea internationala prezinta o serie de trasaturi care o particularizeaza in cadrul circuitului economic mondial si anume:

Pentru a defini proiectele trebuie sa plecam de la principala caracteristica a unui proiect, aceea care ține de faptul ca proiectele susțin inovarea, noutatea intr-un domeniu de activitate. Cei care afirma ca toate demersurile intreprinse in perioada derularii unui proiect sunt scutite de riscuri, incertitudini, ezitari, etc. spun adevarul. Este o pornire catre o zona necunoscuta, deoarece nu exista niciun punct de sprijin, neexistand doua proiecte identice sau proiecte care se repeta. Elementul de noutate, diferențierea, specificitatea vor aparea de fiecare data in mod diferit, raportat la unul sau mai multe dintre aspectele sale economice, sociale, administrative, politice sau fizice. De aceea proiectul este alcatuit dintr-o suma de activitați, a caror finalitate contribuie la realizarea unui scop. In rand sens, afirmam ca un proiect nu se poate realiza daca nu este susținut de un grad ridicat de resurse ”calde” și ”reci” adica, atat resurse umane cat și financiare. Pentru ca aceste resurse sa poata fi utilizate intr-un mod coerent și in termeni de eficacitate, proiectul trebuie sa aiba un scop bine definit, care urmeaza sa fie derulat susținut de un buget.

Privit in ansamblul sau, proiectul este proces nerepetitiv care realizeaza o un produs nou, unicat, bine definit, la nivelul unor organizații cu activitate specifica.

Din experiența internaționala, din succesele diferitelor companii care au un management orientat pe obiective și coordinat prin proiecte, se poate trage concluzia ca proiectele au fost cele care au structurat eficient organizațiile, au creat un sistem de circuit al documentelor care poate oferi o imagine clara a starii de fapt dintr-o instituție la un moment dat, au contribuit la creșterea competitivitații și , implicit, a expertizei.

Astfel putem afirma ca un proiect este un mod de a lucra, un mod de a-i organiza pe oameni și un mod de a gestiona activitați, o maniera de organizare și de coordonare a muncii. In aceste condiții, conducerea, managementul proiectului are ca principala ținta un anume produs sau rezultat, iar in momentul realizarii respectivului rezultat, proiectul inceteaza, nu mai este necesar.[2]

Proiectele nu au aparut doar o data cu dezvoltarea finanțarilor și a fondurilor structurale. Inca din cele mai vechi timpuri, marile construcții care dainuie și in zilele noastre au avut la baza un proiect, chiar daca nu in forma utilizata astazi: o idee, o locație, un plan, responsabil, echipa de coordonare, resurse, parteneri, etc.; ne putem gandi in acest sens la Marele Zid Chinez, Catedralele vestite ale lumii, Complexul de cladiri al Vaticanului, Parthenonul, Acropolele, Cladirea Operei din Sidney, Epire State Building, Palatul Parlamentului, Manastirile din Moldova,etc.

Cea mai celebra propunere de proiect se cunoaște din anul 1802, cand Albert Mathie, unul dintre inginerii lui Napoleon, a desenat planul unui un tunel care traversa Canalul Manecii și unea Franța de Marea Britanie. Construirea acestui tunel sub canal nu este noua, dar cea mai clara a venit din partea inginerului francez. Ideea nu a fost abandonata, existand in timp mai multe variante și propuneri. In aceste condiții, la sfarșitul anului 1990 firma Transmanche Link, un consorțiu de 10 companii franceze și englezești, au terminat primul tunel continuu sub Canalul Englez. Monitorizarea și managementul acestui proiect care s-a materializat dupa aproape doua sute de ani a fost una realizata de profesioniști și specialiști in materie, iar tunelul a fost un triumf in domeniul construcțiilor. Modificarile economice și estimarile financiare eronate sau depașite din cauze excepționale, au facut ca estimarile costului de 4500 milioane de lire sterline, sa fie de multe ori depașite, fapt care a determinat consorțiul sa fie intr-o permanenta identificare și cautate de potențiali finanțatori și/sau fonduri suplimentare. Intarzierile au facut ca data deschiderii sa fie amanata, dar a amplificat și nemulțumirile bancherilor legate de dobanzi și penalitați de intarziere care ajunsesera la aproape de 1000 milioane de lire sterline. Timpul a trecut, lucrarile au continuat, iar in anul 1994 a fost deschis tunelul principal din cadrul proiectului Eurotunel[3] Tunelul principal a fost deschis in 1994 și a ajutat la inceperea operațiunilor la Eurotunel. Acesta a fost un pas important intr-un proiect uriaș.

Din definiție putem observa ca apare ideea ca fiecare proiect este unic și, deci, experiența precedenta este mica și ai o șansa sa folosești ce ai invațat. Exista și o incertitudini și riscuri in inițializarea și derularea proiectelor, și anume:

variațiile legate de costul ratei inflației

Modificari sau schimbari specifice

apar condiții și situații neașteptate dificile

activitațile dureaza mai mult decat se preconiza

Din punctul de vedere al rezultatelor reținem faptul ca proiectele iși depașesc de obicei planurile și bugetele[4].

Cateva exemple vor fi evidente pentru argumentarea celor afirmate mai sus:

In anul 1994 Biblioteca Engleza a fost construita doar la jumatate din parametri și, dupa 12 ani de construcții, costul s-a triplat ajungand la 450 milioane de lire sterline. din verificarile care au urmat a reieșit ca nicio autoritate (House of Commons, ministere, conducerea bibliotecii, cei care au contractat construcția) nu a avut nici cea mai mica idee despre termenul de finalizare, cand va fi deschisa și data in folosința sau care va fi costul final.

In 1995 Aeroportul Internațional din Denver a costat 4.9 milioane de dolari, fața de valoare estimarea inițiala de 2 milioane de dolari. Termenul pentru darea in folosința a fost prelungit cu 18 luni fața de planificarea facuta la demararea proiectului.

Deși sunt multe exemple care arata ca proiectele pot fi derulate cu succes nu putem trece cu vederea acele proiecte care sunt sortite eșecului sau intampina diferite greutați in derulare și/sau implementare. Dupa un studiu efectuat de Project Management Association – Asociația Managerilor de Proiect - a reieșit ca abaterile de orice fel de la linia inițiala demonstreaza ca cel mai important lucru este un management performant eșecurile ne arata cat de important este sa avem un management al proiectului foarte bun, deoarece rezultatele studiului au aratat ca din 1449 de proiecte doar 12 respecta graficele legate de buget și timp.

Vorbind despre proiecte și despre conducerea sau coordonarea acestora, apare noțiunea de manager de proiect. Un manager de proiect este o persoana care deține responsabilitatea pentru finalizarea tuturor componentelor unui proiect, fie sub calitatea de atribuție profesionala, in cadrul unui post cu norma intreaga, fie ca sarcina de indeplinit intr-o situație data. Munca pe care o face un manager de proiect variaza intr-adevar de la un proiect la altul, dar, in esența, managerul deține responsabilitatea pentru definirea sferei de cuprindere a activitații din cadrul proiectului, pentru planificarea activitații și determinarea necesarului de resurse, pentru organizarea alocarii resurselor și pentru ducerea la indeplinire a lucrarilor necesare și soluționarea oricaror eventuale probleme sau dificultați.

Succesul unui proiect poate fi cuantificat luandu-se in considerare atat specificațiile tehnice menționate in documentele oficiale puse la dispoziția de finanțator, cat și cele folosite de parțile implicate in scrierea și, ulterior, implementarea proiectului (manager de proiect/consultant, proiectanți, constructori, beneficiari etc.). Parerile personale ale acestora trebuie luate in considerare deoarece, de multe ori, acestea dau un plus de valoare proiectului care pot sa duca la indeplinirea scopului economic și social declarat. Toate acestea sunt asemenea unor piese ale unui puzzle care, imbinate, dau un proiect de succes.[5]

Din activitatea fiecaruia dintre noi, relaționat cu definiția prezentata mai sus,   fiecare persoana realizeaza sau iși propune o serie de proiecte, plecand cu exemplele de la redecorarea unei case, organizarea unei mese festive sau schimbarea unei mașini. Da, este un proiect, o idee pe care o voi transforma in realitate folosind o cantitate de resurse, intr-o anumita ordine, intr-un anumit interval de timp.

Nu toți factorii care influențeaza succesul sunt previzibili sau ușor de anticipat. Pentru a avea un proiect de succes trebuie avute in vedere evaluari permanente materializate prin scurte liste de control, note de indrumare specifice, puncte de urmarire, acoperind intregul proces de gestionare a proiectelor, in scopul maririi șanselor de succes. Toate sunt modalitați folosite in testarea teoretica si practica, avand scopul de a sprijini demersul demarat prin respectivul proiect.[6]

Pe de alta parte succesul proiectului, mai ales a celor pe fonduri structurale, consta in respectarea unui pachet de un instrumente și elemente care pot fi utilizate pentru evaluarea succesului. Acestea pot fi explicitate formal, ca factori critici pentru reusita proiectului, sau pot fi pur si simplu tacit intelese intre managerul de proiect si acel cineva care dirijeaza sau sponsorizeaza proiectul. De fapt si de drept, una dintre primele indatoriri si aptitudini esentiale ale unui bun manager de proiect pe fonduri structurale care administreaza un proiect bine administrat este aceea de a face sa existe claritate in privinta factorilor expliciti ai succesului si de a-i aduce treptat la lumina pe cei impliciti sau nemarturisiti. in cadrul unor proiecte, rezultatele vor fi sub forma unui simplu set de elemente materiale, dar alte proiecte pot avea un set foarte complex de factori interdependenti. In unele cazuri, acestia pot fi chiar contradictorii, obligandu-l pe manager sa jongleze permanent cu gradele de prioritate si importanta ale fiecaruia.[7]

Ca o concluzie, trebuie subliniat faptul ca proiectele indeplinesc și finalizeaza un anumit obiectiv inscris in lista specificațiilor clar conturate. Managementul de proiect de succes implica indeplinirea obiectivelor legate de:

indeplinirea obiectivelor prin incadrarea in timp

indeplinirea obiectivelor prin incadrarea in costurile planificate

indeplinirea obiectivelor prin incadrarea in nivelul de performanța planificat

acceptarea rezultatelor de catre client sub forma beneficiilor potențiale de pe urma folosirii managementului de proiect

Managerul de proiect trebuie sa urmareasca permanent urmatoarele aspecte:

identificarea responsabilitaților funcționale care vor asigura tuturor activitaților finalitate

minimizarea nevoii de a se intocmi rapoarte aproape continuu, referitor la activitațile derulate.

identificarea necesarului de timp pentru buna planificare a agende de proiect

identificarea metodologiei prin care se va finaliza proiectul si va fi predata clientului lucrarea.

Masurarea permanenta a indicatorilor principali ai proiectului (financiari, timp, resurse atrase) și evaluarea intermediara a utilizarii tuturor resurselor pe care proiectul le-a folosit pentru finalizarea proiectului.

Intrebari recapitulative:

1.     Care sunt obiectivele care trebuie indeplinite in proiecte?

2.     Care sunt aspectele care sunt permanent in atribuțiile managerului de proiect?

3.     Ce modele de proiecte puteți identifica din istoria evului mediu și cea moderna?