Caracteristicile unui proiect

Caracteristicile unui proiect sunt :

Limita de timp (data de inceput si de sfarsit bine stabilite) si localizare bine delimitata  in spatiu

Are anumite obiective bine definite si un scop care trebuie indeplinite ca raspuns la o problema pe care ne-am propus sa o rezolvam.

Are prevazut un buget aprobat in limitele caruia trebuie sa se incadreze

Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)

Consuma resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la inceputul activitatilor)

Este o activitate complexa, care implica riscuri specifice

Are un responsabil – leaderul de proiect, iar raspunderile fiecarui membru din echipa care participa la proiect sunt bine definite

Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul sa se realizeze in continuare

Creeaza o valoare noua – produs/serviciu/idee/structura – unica si cu un grad ridicat de noutate

Necesita o colaborare interdisciplinara in cadrul unei structuri organizatorice  speciale.

Atribute care caracterizeaza un proiect:

• scop – proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective; este destul de complex pentru a putea fi divizat in sarcini care necesita coordonare si control ai termenelor, succesiune, cost si performanta; proiectul insusi poate fi coordonat in raport cu alte proiecte ale aceleiasi organizatii;
• ciclul de viata – la fel ca entitatile organice, proiectele trec printr-o etapa lenta de initiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, incep declinul si in final se incheie (si, la fel ca aceste entitati, deseori opun rezistenta la final);
• interdependente – interactioneaza cu alte proiecte adesea; intotdeauna insa o fac cu operatiunile curente ale organizatiei; departamentele functionale ale organizatiei interactioneaza intre ele intr-un mod in general determinat, insa cu proiectele in moduri diferite; de exemplu, departamentul de marketing este implicat la inceputul si sfarsitul unui proiect, productia la mijloc, finantele la inceput, contabilitatea la sfarsit sau la intervale stabilite; o problema care apare frecvent, mai ales atunci cand sunt implicate fonduri mari, consta in a privi proiectele ca pe initiative de sine statatoare, separate si distincte de celelalte activitati ale organizatiei careia ii apartin; in mod normal, o organizatie poate fi implicata in acelasi timp in mai multe proiecte, ca si intr-o multitudine de activitati in curs de desfasurare; foarte adesea va aparea necesitatea efectuarii de schimburi de resurse intre proiecte si celelalte activitati avand drept cauza disponibilitatea limitata a resurselor angajate;
• unicitate – fiecare proiect contine elemente care il fac unic; pentru proiectele de constructii sunt mai multe elemente de rutina decat in proiectele de cercetare – dezvoltare, insa un grad de particularizare este caracteristic oricarui proiect; ele nu pot fi reduse la rutina prin insasi natura lor;
• conflict – mai mult decat alti manageri, managerul de proiect traieste intr-o lume caracterizata prin conflict; proiectele concureaza cu departamentele functionale pentru resurse si personal, si bineinteles cu alte proiecte; cele 4 parti implicate (client, organizatia – mama, echipa proiectului  si publicul) pot defini chiar succesul sau esecul proiectului in moduri diferite; clientul vrea schimbare, organizatia vrea profit, membrul echipei raspunde adesea in fata a doi sefi, cu obiective si prioritati diferite – Managementul Proiectelor nu este un loc pentru timizi.

2.1. De ce managementul proiectelor?

Managementul (modern) al proiectelor = planificarea, organizarea, monitorizarea si controlul tuturor aspectelor unui proiect precum si motivarea tuturor celor implicati pentru a realiza in siguranta obiectivele proiectului, in limita timpului, costului si criteriilor de performanta stabilite. Atributul de „modern” subliniaza extinderea conceptului la o varietate de aspecte (domeniu, cost, timp, calitate) spre deosebire de definirea sa traditionala, axata doar pe cost si timp.

Scopul fundamental al initierii unui proiect il reprezinta indeplinirea anumitor obiective. Motivul organizarii sarcinilor sub forma proiectelor este responsabilitatea si autoritatea care deriva din atasarea acestor obiective unui grup relativ mic de persoane.

Actuala experienta arata ca utilizarea Managementul Proiectelor determina un control mai bun asupra resurselor si relatii mai bune cu clientii. O proportie importanta a utilizatorilor raporteaza timpi mai redusi de dezvoltare, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari. Alte avantaje observate sunt orientarea mai ingusta spre rezultate, coordonare interdepartamentala mai buna si un moral mai ridicat al angajatilor.

Pe partea negativa a listei apar evidentiate o crestere a complexitatii organizatiei, o tendinta de incalcare a politicilor firmei, dat fiind gradul crescut de autonomie; un numar limitat de firme raporteaza o crestere a costurilor, dificultati in organizare si neutilizarea personalului.

Proiectele pot dura cateva zile/luni/ani in functie de complexitatea lor. In cazul proiectelor mari, de anvergura, aceste vor fi divizate in componenete mai usor de coordonat, numite subproiecte.

SCOPUL PROIECTULUI

lScopul unui proiect reprezinta rezolvarea problemei. In consecinta, o data definita problema, trebuie sa fie foarte usor de definit scopul.

Recomandari:

lEnuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis.

lNu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia “si” pentru a desparti doua propozitii. Daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de doua scopuri.

OBIECTIVELE PROIECTULUI I

lUn obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei

Trebuie mare atentie cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu metodele. Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezinta un sfarsit, in timp ce metodele reprezinta un drum. Cea mai buna regula de deosebire a lor este urmatoarea: Daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul pe care l-ati enuntat, probabil ca, de fapt, ati enuntat o metoda.

Un obiectiv se defineste complet prin patru componente obligatorii:

atributul, continutul obiectivului: pret, calitate, fiabilitate etc.;

scara de masura: obiectivul trebuie sa fie raportat unui palier de valori cunoscut si utilizat de conducator: nivel (calitativ), grad (de absenteism) etc.;

norma: valoarea exacta care trebuie obtinuta pe scara definita anterior;

un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat intr-o perioada de timp care trebuie determinata si datata. Modificand orizontul de timp obtinem un alt obiectiv care impune, la randul sau, o alta strategie.

Stabilirea obiectivelor este o etapa de baza in elaborarea unui proiect si cuprinde un ansamblu de activitati prin realizarea carora trebuie sa gasim o solutie reala la intrebarea “unde dorim sa ajungem la sfarsitul proiectului?”. Aceasta presupune o anticipare si o evaluare a unei situatii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmatoarele caracteristici SMART:

Specific: claritatea obiectivului – ce, cine, cum, pentru cine, cand, unde facem?

Masurabil: in orice moment este bine sa stim nivelul la care am ajuns;

Abordabil/aprobat (attainable): se refera la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;

Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem si cu cele care vor fi acceptate din partea finantatorului si este necesar intr-un anumit context, oferind o solutie la o problema care trebuie rezolvata;

Incadrare in Timp (timely) – proiectul are o anumita limita de timp pentru realizarea lui.

Alaturi de aceste 5 caracteristici pe care trebuie sa le indeplineasca un obiectiv, mai sunt necesare inca 3 conditii pentru ca el sa poata fi realizat:

sa fie intelese si acceptate de toti membrii echipei care lucreaza la proiect

sa fie bine definite responsabilitatea si autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect)

sa corespunda misiunii si celorlalte obiective ale institutiei care realizeaza proiectul

Ex. de obiective bine definite:

realizarea unei baze de date necesare pentru absolventii Universitatii de Nord in vederea constituirii site-ului Alumni,pana la 1.03.2008;

construirea unui centru de plasament pentru copiii orfani din judetul Maramures pe o suprafata de  4 000 m² , avand un cost total de 500 000 euro pana la data de 1 februarie 2008.

Obiectivele de baza pot fi clasificate in trei mari categorii: obiective de specialitate, de cost, de termen. In functie de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate in trei grupe mari:

proiecte de investitii: renovarea unei universitati, constructia unui nou sediu

proiecte de cercetare si dezvoltare: dezvoltarea unei tehnologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbiditatii intr-un judet

proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distributie.

Obiectivele unui proiect trebuie sa se integreze obiectivelor organizatiei care il realizeaza si abia dupa ce acestea au fost clar definite, sa fie reajustate si in functie de cerintele programului din care face parte proiectul respectiv si nu invers (pornind de la institutia din care facem parte, cunoastem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem si posibilitatile de rezolvare a lor).

TEHNICA DE SCRIERE A OBIECTIVELOR IN SAPTE PASI

Pasul 1: Determinarea rezultatelor. Rezultatele sunt locurile cheie in care ne uitam pentru a vedea schimbarile sau imbunatatirile produse de proiect pentru populatia tinta.

Pasul 2 : Determinarea indicatorilor de performanta. Indicatorii unitatile de masura cu ajutorul carora sunt masurate performantele obtinute in atingerea rezultatelor. Ne ajuta sa vedem cat de aproape suntem de rezultate.

Pasul 3: Determinarea standardelor de performanta. Ne arata care ar trebui sa fie valoarea indicatorilor de performanta pentru a fi siguri ca am atins rezultatul

Pasul 4: Determinarea timpului necesar. Adica intervalul de timp in care ne propunem sa atingem standardul de performanta maxim. Este bine sa indicam timpul relativ la data de incepere a proiectului.

Pasul 5: Determinarea costurilor necesare, adica a banilor necesari pentru realizarea obiectivului respectiv. Acest pas va fi reluat in sectiunea de concepere a bugetului.

Pasul 6: Scrierea obiectivelor. In acest pas sunt combinate informatiile generate in pasii facuti pana acum.

Pasul 7: Evaluarea obiectivului. Revizuirea obiectivului si obtinerea raspunsului la o intrebare de genul : “Reflecta obiectivul respectiv “cantitatea” de schimbare pe care o dorim in cadrul rezultatului vizat? Daca da, ai un obiectiv realist. Daca nu, probabil ca indicatorii de performanta sunt  alesi gresit sau standardele de performanta sunt prea mici.

ACTIVITATILE PROIECTULUI

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv

Acest capitol trebuie sa cuprinda:

1. Enuntarea fiecarei activitati in parte;

2. Specificarea responsabilului activitatii respective;

3. Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp);

4. Descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile;

Pentru a elabora activitatile prin care se atinge un obiectiv, raspundeti-va la urmatoarele intrebari:

Ce anume aveti de facut pentru atingerea obiectivului? (Raspunsul la aceasta intrebare il consituie actiunile ce trebuie intreprinse.)

Ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni? (Raspunsul la aceasta intrebare il constituie sub-activitatile ce trebuiesc intreprinse)

Ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini? (Raspunsul va ajuta sa evaluati resursele de care aveti nevoie si planificarea in timp.)

Care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor? (Raspunsul la aceasta intrebare va ajuta sa determinati secventele in timp.)

Cum se vor selecta participantii? (Raspunsul va ajuta sa va dati seama daca veti avea oamenii necesari pentru ducerea activitatilor la bun sfarsit.)

BUGETUL PROIECTULUI

FUNCTII DE PLANIFICARE A BUGETULUI

Bugetele cuantifica activitati - adica le confera valoare in bani.

Bugetele dirijeaza cheltuielile astfel incat resursele sa fie cheltuite numai pentru activitati care sprijina obiectivele proiectului.

Bugetele identifica ce resurse sunt necesare si cand sunt solicitate.

Bugetele permit examinarea obiectivelor si activitatilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual.

Bugetele clarifica relatia dintre cheltuielile directe necesare derularii proiectului si cheltuieli de sustinere sau administrative (chirie, personal de specialitate, etc.)

Un buget realist si actualizat permite evaluarea financiara a proiectului.

PROCESUL DE ELABORARE A BUGETULUI DE PROIECT

1. Ce resurse sunt necesare?

Resursele fizice, umane si financiare. Asigurati-va ca le-ati inclus pe toate!!!

2. Cat costa aceste resurse?

Pe baza experientei proprii, a ofertelor de la furnizori sau prestatori de serviciu, etc. Nu uitati sa luati in considerare inflatia!!!

3. Cand sunt necesare aceste resurse?

Pe baza planificatorului de proiect, identificati perioadele in care este necesara achizitia resurselor.Cu cat durata in timp este mai mare, cu atat acest aspect trebuie detaliat mai mult!!!

4. Cine este implicat  (cine cheltuie si cine supravegheaza)?

Asigurati-va de increderea persoanelor implicate in procedeele financiare.Daca nu aveti un contabil al organizatiei, angajati neaparat unul pentru proiect!!!

5. De unde si cand vor veni resursele?

Planificati-va bugetul si proiectul in asa fel incat sa nu ramaneti descoperiti pe actiuni.Nu uitati ca o parte din resursele de care aveti nevoie in proiect le aveti din interiorul organizatiei!!

TESTE DE CONTROL

1.     Notiunea de „ proiect” poate fi definita ca :

a.     o activitate primara cu caracter de rutina

b.     o activitate care are rolul de a scoate in evidenta situatia organizatiei la un moment dat, precum si a mediului concurential in care isi desfasoara activitatea.

c.      un set de activitati integrate, menite sa atinga un obiectiv prestabilit, intr-o perioada de timp determinata si urmand  un plan de actiune stabilit

d.     o activitate care are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii in practica a unei idei sau a continuarii ei

2.     Conceptia integrata asupra managementului proiectelor ia in considerare urmatoarele elemente de baza ale unui proiect :

a.     timpul, bugetul, calitatea, asteptarile participantiilor

b.     resurse, structurile organizatorice, finantatorii

c.      instrumente utilizate, timpul, stakeholderii

d.     calitatea, cresterea exponentiala a informatiei si cunostiintelor, bunuri si servicii

3.     Procesul, spre deosebire de proiect, este caracterizat de urmatoarele elemente :

a.     activitate permanenta, decizie ireversibila, risc ridicat, mediu cunoscut

b.     decizie reversibila, activitate permanenta, risc scazut, mijloace cunoscute

c.      activitate temporara, decizie reversibila, mediu extimat si fluctuant, risc scazut

d.     mediu cunoscut, mijloace previzionate, risc ridicat, actvitate temporara

4.     Programul se defineste ca fiind :

a.     o activitate normala, de zi cu zi, a unei organizatii

b.     structurile organizatorice necesare derularii proiectelor la nivelul organizatiei

c.      o activitate din afara activitatilor de rutina ale organizatiei

4. o actiune specifica realizata in scopul atingerii mai multor obiective; este un ciclu sau un set de activitati care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunilor si obiectivelor organizatiei.

5.     Printre caracteristicle unui proiect se numara:

a.     este o activitate complexa care implica riscuri specifice; limite de timp si localizare bine delimitata in spatiu

b.     are un responsabil; instrument de amplasare a strategiei

c.      cresterea accentuata a informatizarii; globalizarea

d.     trece prin mai multe faze; buget global si ajustabil

6.     Scopul proiectului reprezinta :

a.     sa fie bine definite responsabilitatea si autoritatea pentru realizarea lui

b.     rezolvarea problemei

c.      o colaborare interdisciplinara

d.     planificare, coordonare, supervizare

7.     Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmatoarele caracteristici SMART :

a.     sa fie inteles si acceptat de toti membrii echipei care lucreaza la proiect

b.     atributul , scara de masura, norma, orizontul de timp

c.      sa fie scurt si concis

d.     specific, masurabil, abordabil, realist, incadrat in timp

RASPUNSURI:

1.     c; 2. a; 3. b; 4. d; 5. a; 6. b; 7. d.

REZUMATUL UNITATII DE INVATARE NR. 1

In prezent, se considera ca 50 % dintre activitatile companiilor mari sunt conduse dupa principiile impuse de managementul proiectelor. Managementul proiectelor (MP) ofera organizatiilor instrumente puternice prin care acestea isi imbunatatesc abilitatile de planificare, aplicare si control, precum si modul de utilizare a oamenilor si a celorlalte resurse. Managementul Proiectelor implica  abordarea integrata a unor tipuri de management: managementul timpului, managementul costului, managementul calitatii, managementul resurselor umane, managementul comunicarii, managementul riscului, managementul integrarii proiectelor.

Un proiect reprezinta un demers unicat, care are un inceput si un sfarsit clar, realizat in vederea realizarii unor teluri bine stabilite, cu respectarea anumitor parametri referitori la costuri, termene si calitate.

Bibliografie

1. Toffler, A., Corporatia adaptabila, Ed. ANTET, Bucuresti, 1999;

2. www.pqa.net/ProdServices/ccpm/

3. Sisk, Toney, www.sims.berkeley.edu/courses/is208/s02/History-of-PM.htm

4. Adaptare dupa Ghidul Corpului de Cunostinte al Managementului de Proiect–PMBOK, 1996, Project Management Institute;