Societatea informationala - societatea cunoasterii, cerinta a dezvoltarii umane

Societatea informationala - societatea cunoasterii, cerinta a dezvoltarii umane

1 Istoric. Concept. Directiile Uniunii Europene privind societatea informationala

Societatea informationala este o forma noua a civilizatiei umane in care accesul egal si universal la informatie, in corelatie cu o infrastructura informationala si de comunicatii dezvoltata, contribuie la o dezvoltare social-economica durabila, la reducerea gradului de saracie, la imbunatatirea calitatii vietii umane in general. Societatea informationala este tipul de societate a carei civilizatie materiala si spirituala consacra rolul decisiv al informatiei si al cunosterii ca surse de performanta economica, de rationalitate, coerenta si sinergie a actiunii sociale.

Informatia a devenit nu numai un factor major al procesului de producere, dar si una din resursele la fel de importante precum energia, petrolul, metalele, obtinand, totodata, o calitate cu totul deosebita - ea nu se epuizeaza, ci dimpotriva, valoarea ei creste cu atat mai mult, cu cat este mai intens si frecvent folosita, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.

Cunostintele sunt recunoscute ca un factor esential al dezvoltarii. Ele sunt un factor strategic cheie pentru competitivitatea economica intr-o lume globalizata, iar dezvoltarea diferentiata a tarilor se datoreaza modului diferit de aplicare si circulatie a lor in societate.

Conceptul de societate informationala a fost enuntat in anul 1980 de cercetatorul japonez Yomeji Masuda pentru a exprima esenta societatii post-industriale, contrapusa societatii industriale careia ii succede. Ea se caracterizeaza prin afirmarea nevoilor de comunicare si informare ca nevoi umane primare, corespunzator asumarii explicite si active, de catre subiectii individuali si colectivi, a statutului de agenti informationali si cognitivi.

La originea evolutiei omenirii catre societatea informationala se situeaza cresterea complexitatii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesitatilor de cunostere si interventie inteligenta asupra acestora, reflectate in cerinte fara precedent- ca volum, diversitate si sofisticare - in materie de comunicare si prelucrare a informatiilor si cunostiintelor.

Sunt doua evenimentele care au marcat si prefigurat aparitia si evolutia societatii informationale:

1.     Primul este datat din anul 1992, cand vice-presedintele Statelor Unite ale Americii, Al Gore, a lansat conceptul de Autostrada Informationala (information highway). Conceptul a avut un pronuntat caracter tehnic si tehnologic si s-a bazat in principal pe progresul tehnologic al Statelor Unite in domeniul industriei electronice si al comunicatiilor. A fost un moment in care Statele Unite dispuneau de resurse tehnice, tehnologice si financiare pentru crearea de echipamente si sisteme care sa ofere cai mai rapide si mai eficiente de transmitere a informatiilor.

2.     Europa, amenintata de aceasta provocare americana, a reactionat prin realizarea raportului intitulat Europa si Societatea Informationala Globala: Recomandari pentru Consiliul Europei. Cunoscut si sub numele de Raportul Bangemann, raportul reunea concluziile si recomandarile unui grup de 20 de experti, coordonat de Martin Bangemann si a fost prezentat reuniunii Consiliului Europei din 24-25 iunie 1994, care a avut loc in orasul Corfu (Creta). Este momentul in care Consiliul Europei a decis constituirea Consiliului pentru Societatea Informationala(CSI) un organism specializat, dedicat in exclusivitate stabilirii cailor concrete de aplicare a recomandarilor din raportul Bangemann, iar in 19 iulie 1994 a fost elaborat primul plan european de actiune pentru Societatea Informationala, intitulat Drumul Europei catre Societatea Informationala.

Acest moment a luat prin surprindere multe din tarile Europei; unele dispuneau de o infrastructura mai buna de comunicatii, altele dispuneau de o industrie electronica mai puternica, iar altele nici nu se gandeau la asa ceva, fiind mult mai mult preocupate si angrenate in gasirea de solutii si rezolvarea unor probleme economice si sociale interne, cum ar fi scaderea economica, cresterea ratei somajului si a inflatiei etc.

Dar foarte curand aceste tari, membre ale Uniunii Europei, au descoperit ca noile tehnologii ale informatiei si comunicatiilor si planurile actualizate ale Uniunii Europene pentru construirea unei Societati Informationale Globale reprezentau un raspuns cu un mare potential de solutionare a problemelor cu care se confruntau.

Toate guvernele tarilor membre ale Uniunii Europei au evaluat rapid, si au descoperit care sunt castigurile, mai ales, care sunt pierderile pricinuite de amanarea construirii sau neconstruirea societatii informationale atat in planul crearii de noi locuri de munca, al cresterii calitatii serviciilor publice in conditiile unor costuri reduse, al reducerii poluarii, al descongestionarii traficului in marile orase si pe autostrazi, cat si in cel al cresterii nivelului de educatie si de cunoastere, indeosebi al tinerilor dar si in decursul intregii vieti (lifelong learning), al dezvoltarii economice sustinute in ansamblu.

Drept urmare toate guvernele europene au declansat la nivel national un amplu proces de analiza a cailor si mijloacelor prin care pot demara procesul de construire a societatii informationale.

In acest moment nu mai exista tara europeana care sa nu dispuna de o strategie proprie pentru societatea informationala, mai mult sau mai putin acordata cu cea a Uniunii Europene, dar desigur exista mari diferente intre acestea datorita in special conditiilor tehnice, tehnologice si economice initiale de pornire ale fiecarei tari, precum si de potentialul lor uman, economic si financiar.

Un rol important in definirea obiectivelor si mijloacelor de realizare a societatii informationale l-au jucat si, din pacate, il mai joaca gradul diferit de intelegere a conceptului de societate informationala si a potentialelor beneficii rezultate din construirea acesteia, de catre politicieni si guvernanti si, nu in ultimul rand, prezenta sau absenta vointei politice a acestora de a actiona in aceasta directie.

Uniunea Europeana (UE) si Comisia Comunitatilor Europene (CCE) au reprezentat si reprezinta un centru puternic de sprijinire financiara, logistica, organizatorica si administrativa pentru asigurarea unei strategii europene si a unor planuri de actiune coerente pentru societatea informationala.

Constienta de marele decalaj de potential economic si de dezvoltare care exista intre tarile Uniunii Europei si cele din fostul bloc comunist, UE si CCE au initiat o serie de actiuni de cooperare intre aceste state, a creat organisme speciale pentru analiza si identificarea metodelor si formelor prin care aceste tari foste comuniste se pot integra in marea familie a tarilor europene, in ciuda unei continue recesiuni economice, a unei cresteri alarmante a ratei somajului si deteriorarii nivelului de trai al locuitorilor acestor tari.

Au fost initiate programe speciale de sprijinire a acestor tari atat pentru stoparea declinului economic, cat si pentru relansarea economica in conditiile unei tranzitii, mai mult sau mai putin evidente, spre economia de piata. Marea majoritate a acestor tari au declansat si un proces simultan de tranzitie spre Societatea Informationala in scopul crearii conditiilor unei integrari line in Uniunea Europeana.

Se poate spune ca in toti acesti ani a existat un curent favorabil pentru dezvoltare, pentru punerea bazelor pentru o Societate Informationala bazata pe Cunoastere.

Avansul societatii informationale este considerat a fi indus prin dezvoltarea exploziva, in ultimele trei decenii, a tehnologiei microelectronice si informatice, a industriei calculatoarelor si serviciilor de telecomunicatii, fara ca, in virtutea acestui fapt, ea sa poata fi redusa la acceptiunea simplista de “societate cablata“, dependenta pana la subordonare, fata de masinile de calcul si inteligenta artificiala.

Evolutia omenirii, prin informatizare, catre societatea informationala, reprezinta tendinta majora a contemporaneitatii; ea este caracterizata printr-o extindere de talie planetara, prin schimbari alerte, revolutionare si inexorabile ale sistemului social sn ansamblul sau; ea intensifica procesul de globalizare a vietii social-economice, in special prin intermediul magistralelor informationale transfrontiera.

Practica internationala demonstreaza impactul pozitiv al infrastructurii informationale si de comunicatii asupra dezvoltarii societatii contemporane, care consta in:

diversificarea posibilitatilor de acces la informatie si la resursele informationale publice in toate domeniile de activitate umana: guvernarea electronica, economia electronica, comertul electronic, invatamantul electronic, cultura electronica, medicina electronica etc;

precum si in cresterea nivelului de ocupatie a populatiei prin crearea a noi locuri de munca.

Devenita, in anii ’90, o realitate tangibila a tarilor avansate ale lumii, societatea informationala constituie o miza strategica pentru toate tarile inscrise pe traiectoria civilizatiei, indiferent de nivelul decalajelor existente, la un moment dat, in dezvoltarea economiilor si infrastructurilor lor informatice.

Societatea informationala are drept trasaturi definitorii:

ponderea dominanta si importanta critica ale resurselor informationale si cunostintelor in sistemul resurselor disponibile,

rolul prioritar al activitatilor de cercetare stiintifica si inovare tehnologica,

accentuarea dimensiunii informationale si de conceptie a muncii,

dinamica inalta a sectorului economic al producerii si difuzarii de bunuri informationale.

Tipice pentru aceasta societate sunt preponderenta activitatilor umane desfasurate in regim de asistare cu calculatorul, a lucrului interactiv si de acces de la distanta pentru participantii dispersati teritorial, depasindu-se barierele spatiului geografic; reprezentative in acest sens sunt invatamantul la distanta, lucrul la distanta, tele-video-conferintele, etc.

Economia societatii informationale este de tip tehnologico-informational intensiv, asigurand in cadrul firmelor bazate pe informatie - o valorificare inalta a resurselor materiale si de munca, pe seama unei investitii ridicate de inteligenta. Aceasta conduce la preponderenta produselor cu informatica incorporata, precum si la accesibilitatea larga, pentru cetateni, a facilitatilor sistemelor informatice, atat la locul de munca, cat si in viata lor publica si privata.

Infrastructura tipica pentru societatea informationala este reprezentata de retelele de calculatoare si telecomunicatii si de statiile de lucru inteligente, pe care devin operationale sistemele expert si sisteme de tip “multi-media”, care integreaza informatia de tip text, sunet si imagine in scopul asistarii procesului de cunoastere, conceptiei si, nu in ultimul rand al deciziei.

Referitor la dimensiunea geografica a societatii informationale, se observa existenta a trei centri principali in care necesitatea trecerii la era informationala a fost constientizata pe deplin: S.U.A., Europa (si in special tarile din Uniunea Europeana) si Japonia. In aceste zone noile tehnologii informationale si de comunicatie au avut un impact deosebit, contribuind la modificarea fundamentala a organizarii si functionarii institutiilor statului, a activitatii economice, in general a modului de a munci, trai si comunica al cetatenilor.

2 Locul si rolul Administratiei publice in societatea informationala

Construirea societatii informationale este un proces amplu, complex si de lunga durata. Componentele sale de baza fiind de natura tehnologica, financiara, economica, sociala si culturala.

In cei 13 ani scursi de la aparitia documentului lui Al Gore, s-au manifestat primele trei componente, in sensul ca s-a investit foarte mult in cercetarea si producerea de tehnologii din ce in ce mai performante, care sa asigure stocarea si manipularea in conditii de securitate sporite a unui volum din ce in ce mai mare de informatii, s-a urmarit cu consecventa obtinerea de rezultate financiare mai mult decat pozitive si pe termen scurt/mediu.

Fig.1 Elementele componente ale societatii romanesti

Schema prezentata ilustreaza modul in care interactioneaza cele 5 componente in vederea cresterii nivelului de informare si comunicare, a nivelului cantitativ si calitativ al serviciilor oferite de administratia publica si comunitatea de afaceri catre cetateni, a rolului primordial pe care trebuie sa-l joace sectorul industriei de software si cel al comunicatiilor in asigurarea bazei tehnice si tehnologice pentru realizarea dezideratelor de mai sus, precum si de pozitia de avangarda pe care trebuie sa se situeze cercetarea stiintifica in vederea gasirii de solutii adecvate, moderne pentru problemele cu care se confrunta administratia publica, sectorul de tehnologie a informatiei si comunicatiilor, precum si mai marile sau mai micile societati comerciale si intreprinderi de productie.

Se poate afirma ca pana acum, societatea informationala a fost redusa la producerea si comercializarea de echipamente si programe din ce in ce mai performante intr-o spirala ascendenta, fiecare noua dezvoltare tehnologica atragand dupa sine cresterea posibilitatii de ridicare a performantelor in domeniul programelor de baza si reciproc. S-a ajuns in acesti ani ca, de exemplu, memoria RAM sa evolueze de la 8 MB, acceptabila la inceputul anilor ’90 si “suficienta” pentru sistemele de operare ale acelor ani, la valori incredibile de nivelul sutelor de MB, atat ca urmare a dezvoltarii micro si nanotehnologiilor, cat si nevoi de a pune de acord performantele hardware cu cerintele tot mai mari ale software-lui performant. Acelasi lucru se poate spune si despre frecventa de lucru a microprocesoarelor care au cunoscut un salt fantastic de la 20-40 MHz la inceputul anilor ’90 la 2GHz si chiar mai mult in zilele noastre. Aceasta cursa a condus intr-un timp foarte scurt ca innoirea domeniului sa se reduca de la nivelul a 3-4 ani la nivelul unui an si, in unele cazuri, chiar la nivelul lunilor.

Fiecare din marii producatori de hardware sau dezvoltatori de software de baza lanseaza aproape anual noi generatii de echipamente si noi versiuni de “medii performante de dezvoltare”.

In fiecare an sunt descoperite si lansate concepte noi care beneficiaza de sufixul e. De la incercarile timide din anii ‘95-’96 de a introduce conceptul de e-commerce, s-a ajuns in perioada 1998-2005 la promovarea conceptelor de e-business, e-learning, e-procurment, e-vote, e-democracy, e-referendum, e-library si e-government Practic la inceputul anului 2006 se poate vorbi de conceptul de e-everything.

In plus, in domeniul comunicatiilor s-a produs o mutatie majora, cele radio si cele mobile castigand intr-un ritm accelerat o piata care avea nevoie de mai multa flexibilitate si mobilitate, caracteristici pe care telefonia fixa nu le poate oferi. 3G este insa pe cale sa devina o solutie tehnologica demodata, 4G fiind de asteptat sa se produca pana la finele anului 2005.

Tehnologia informatiei si comunicatiilor a cunoscut o evolutie mai mult decat spectaculoasa, business-ul cu PC-uri (mai mult “no-name”) si jocuri devenind unul foarte profitabil. Din pacate mergandu-se “pe facil” in vanzarea de echipamente si programe de divertisment, majoritatea cetatenilor si-au format si, din pacate, si-au consolidat perceptia ca PC-urile sunt doar pentru copii si sunt destinate “jocurilor pe calculator”.

Evenimentul care a revolutionat cu adevarat modul de percepere a societatii informationale de catre marea masa de cetateni a fost utilizarea Internetului.

S-a perceput astfel pentru prima data ca PC-urile sunt si o poarta de acces simplu si rapid la stiinta si cultura universala, dar si o fereastra pentru invatare si cunoastere permanenta.

S-a facut astfel un prim si important pas spre esenta Societatii Informationale si anume adaugarea sintagmei de Societate a Cunoasterii. Aceasta sintagma exprima atat fenomenul invatarii propriu-zise, cat si cel al folosirii cunostintelor in procesul de formare si afirmare a personalitatii umane, in procesul de inovare continua si de asigurare a unui fundament stiintific dezvoltarii economice si sociale a omenirii.

Definiti pentru o lunga perioada de timp si in multe comunitati drept “platitori de taxe” (tax payers), cetatenii si organizatiile cetatenesti tind sa devina “parteneri asociati” la actul de guvernare. Are loc un proces de modernizare a “democratiei reprezentative” si se constata o deplasare catre ”democratia participativa”.

Traim intr-o perioada in care Societatea Informationala-Societate a Cunoasterii incepe sa-si contureze si aspectele neglijate si neevidentiate in primele stagii de dezvoltare a sa: componenta sociala si cea culturala.

Traim intr-o perioada in care se redefinesc relatiile dintre entitatile indicate in figura de mai sus, in care se aseaza pe baze noi intreaga structura economica, sociala si culturala a tuturor statelor lumii in contextul procesului de globalizare al economiei mondiale si a utilizarii din ce in ce mai eficiente a tehnologiei informatiei si comunicatiilor.

Intr-o societate moderna cum este cea informationala si a cunoasterii, rolul guvernelor trebuie adaptat schimbarilor din economie.

Actul de guvernare trebuie privit ca un proces de business al carui principal obiectiv trebuie sa devina diversificarea si imbunatatirea calitatii serviciilor catre cetateni, in calitatea lor de “clienti” ai guvernului. Se vehiculeaza in acest sens tot mai des sintagma “reinventarea guvernului” (regandirea guvernului, reingineria guvernarii), care are in vedere identificarea strategiilor de regandire a valorilor de baza ale principalelor servicii guvernamentale, imbunatatirea radicala a serviciilor oferite cetatenilor, reducerea costurilor si regandirea proceselor si procedurilor administrative.

Pe de alta parte, insasi guvernarea trebuie transformata prin schimbarea rolului cetateanului din cel de platitor de taxe in cel de “asociat la actul de guvernare”.

Obiectivul acestei actiuni este acela de a reexamina natura si rolul institutiilor democratice, rolul sectorului privat, al relatiilor dintre cetatean si stat, viitorul statului-natiune, precum noile cerinte impuse unei guvernari intr-o economie globalizata si interconectata.

Societatea Informationala este societatea secolului 21.

Ea va trebui sa creeze si sa asigure conditii echitabile, pentru toti cetatenii planetei, de a avea acces la informatii si cunostinte. Societatea Informationala va trebui sa fie prin insasi natura sa, o societate democratica. Parafrazand un bine cunoscut autor, putem aprecia ca Societatea Informationala “trebuie sa fie o societate pentru toti cetatenii sau nu va mai fi deloc!”

3 Informatia - element fundamental al cunoasterii

Notiunea de informatie

Informatia este o reprezentare simbolica asupra unor entitati din realitate, avand caracter de noutate si utilitate pentru subiectii receptori. Este generata prin procese de cunoastere de natura observarii directe sau a interpretarii semantice de mesaje.

Informatia constituie un obiect de studiu complex si interdisciplinar, aparand sn ipostaze multiple, ca operator de baza al functionarii intelectului uman si al sistemelor cu inteligenta artificiala, substanta a actelor de comunicare interumane si reper esential al proceselor de conceptie, decizie si actiune individuala si colectiva, determinant pentru nivelul de rationalitate a comportamentelor umane[1].

Informatia mareste, in general, gradul de cunoastere al omului in raport cu anumite evenimente, experiente, obiecte, cu mediul inconjurator la modul general, deoarece informatia reprezinta un plus de cunoastere, avand un caracter de noutate.

Notiunea de informatie este greu de definit, fiind o notiune axiomatica. Ea reprezinta o forma de manifestare a materiei, alaturi de substanta si energie.

Mai jos sunt prezentate cateva sncercari de definire a informatiei.

In Dictionarul de Informatica si Cibernetica regasim urmatoarea definitie:

Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificatii pentru un sistem in actiune si care dispune de proprietatea de a genera actiuni predictive ale sistemului in raport cu repertoriul cunoscut de actiuni”;

Savantul roman Pavel Apostol a definit informatia ca:

“Informatia este o instiintare in general”

Dictionarul explicativ al limbii romane trateaza informatia ca fiind:

“Fiecare dintre elementele noi in raport cu, cunostintele prealabile in semnificatia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicatia unui instrument)”;

In Teoria Comunicatiilor:

“Informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului ei un spor de cunoastere “.

Dezvoltarea fara precedent a societatii umane, in general, si a activitatilor social-economice in special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea si tratarea informatiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informatiilor si o crestere masiva a volumului de informatie.

Astfel sunt foarte multe criterii de clasificare a informatiei, insa, din toate acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune in evidenta importanta informatiei in societatea actuala, sn birotica si sn procesul de management.

1) Clasificarea informatiei din punctele de vedere al exprimarii fenomenului:

a) informatie de tip analogic – care se refera la parametrii cu variatie continua;

b) informatie de tip numeric – care se refera la cifre obtinute prin masurare, cantarire;

c) informatie nenumerica – concepte, liste.

2) Clasificarea informatiei dupa situarea in timp fata de desfasurarea procesului:

a) informatie activa – care se refera la procese in curs de desfasurare (procese operative);

b) informatie pasiva – referitoare la procese si fenomene care au avut loc;

c) informatie de tip previzional – referitoare la procese viitoare.

3) Clasificarea informatiei din punct de vedere al continutului acesteia:

a) informatie elementara – acea informatie care nu se mai poate descompune;

b) informatie complexa - acea informatie obtinuta prin agregarea informatiilor elementare;

c) informatie de tip sintetic – aspecte de obtinere a unor indicatori sintetici.

4) Clasificarea informatiei dupa domeniul de activitate:

a) informatie tehnologica – referitoare la procesele tehnologice;

b) informatie tehnico-stiintifica – referitoare la activitatea tehni-co-stiintifica;

c) informatie de tip economic – care se refera la activitatea economica, etc.

5) Clasificarea informatiei dupa forma de stocare pe un anumit suport:

a) informatie sub forma analogica – consta in reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor si imaginilor asa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de inregistrare fara a fi necesara o conversie sau o codificare a acestora inainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informatie.

Exemple:

inregistrarea mesajelor si altor informatii sonore pe banda magnetica cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg raspandite (magnetofon, casetofon) precum si a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

inregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activitati, operatii si procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine si sunet de tip videorecorder, videocamera.

b) informatie digitala – forma digitala a informatiei se realizeaza fie pornind de la forma analogica a acesteia, fie pornind de la fenomenul real; in ambele cazuri avand loc o codificare numerica, o evaluare cantitativa, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentarii.

Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de valori binare (0 si 1) ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatia este introdusa in sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informatiilor. Odata introdusa, informatia se transmite si se memoreaza sub forma digitala chiar din momentul perceperii acesteia, fara a mai fi necesara si o conversie prealabila a ei.

Informatiile analogice pentru a fi supuse procesarii computerizate, trebuie supuse conversiei in forma digitala cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic in digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce in configuratia unui sistem informatic de birou .

Forma digitala a informatiei prezinta urmatoarele avantaje:

inregistrarea, memorarea si transmiterea informatiei sunt realizate cu o inalta fidelitate;

posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru memorarea si procesarea informatiei digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regasirea selectiva si rapida a informatiei memorate;

costul relativ redus al informatiei memorate, procesate si comunicate in forma digitala.

6) Clasificarea informatiei dupa natura sa :

a) informatia sub forma de date: numerice, alfanumerice, participand la efectuarea unei game largi de operatii matematice si logice cu larga aplicabilitate in activitatile economice, de cercetare stiintifica, proiectare tehnologica, statistica, administratie;

b) informatia sub forma de texte – acea informatie organizata sub forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. Acest tip de informatie este destinata prelucrarii cu programe adecvate de editare si tehnoredactare a textelor, control gramatical si semantic al cuvintelor, punerii in forma si apoi in pagina a textului de redactat;

c) informatia sub forma de documente grafice – destinate perceperii vizuale de catre factorii umani prin afisarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimanta sau la dispozitivul de tiparire a desenelor (plotter). Un document poate contine ca imagini prelucrate grafic, date sub forma de rapoarte si situatii, texte explicative, reprezentari grafice, desene, schite tehnice, imagini fotografiate;

d) informatia sub forma de secvente audio generate de vocea umana, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce si acustice;

e) informatia sub forma de secvente video – de natura animata sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafica bidimensionala sau tridimensionala care sunt de cele mai multe ori insotite de informatie sonora: voce sau sunet.

7) Clasificarea informatiei din punct de vedere al suportului informational :

a) informatie pe suporturi tehnice de informatii:

-informatie pe suporturi magnetice:

- banda magnetica, caseta magnetica, discul magnetic, cartela magnetica;

-informatie pe suporturi cu lectura optica

- discurile optice de mare capacitate a caror informatie digitalizata este citita optic cu dispozitive laser;

- informatia memorata pe suporturile tehnice este inregistrata si poate fi citita numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire-scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire si scriere pe suporturile magnetice, unitatile de lectura optica a discurilor tip CD-ROM, etc.

b) informatie pe suporturi grafice- informatie pe suporturi opace:

din hartie, documentele clasice;

documentele informatice si birotice (obtinute la imprimanta), documentele realizate cu ajutorul plotter-ului.

In locul hartiei se pot utiliza insa o gama larga de inlocuitori sintetici cu caracteristici si calitati grafice asemanatoare sau superioare hartiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).

c) informatie pe suporturi transparente – din pelicula fotografica sau pelicula de film, microfilm care poate fi lecturata numai dupa ce imaginea inregistrata este marita.

Informatia-calitate si utilitate

Calitatea informatiei este foarte importanta, utilizarea informatiei depinzand de caracteristicile acesteia.

O informatie de calitate trebuie sa fie in acelasi timp: consistenta, relevanta, oportuna, exacta si accesibila.

Pentru a analiza o informatie din punct de vedere calitativ trebuie sa explicam relatia: informatie-cunostinta. Informatia reprezinta acel plus de cunoastere cu caracter obiectiv, pe cand cunostinta reprezinta tot un plus de cunoastere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevanta unei informatii poate fi analizata ca o suma de cunostinte care pot duce la luarea unei decizii corecte si in lipsa carora decizia luata putea fi incorecta.

Atentie! Relevanta unei informatii pentru o anumita decizie nu inseamna relevanta acelei informatii pentru orice decizie, astfel incat o informatie poate fi irelevanta pentru o decizie dar relevanta pentru o alta decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia ca informatia reprezinta forma data unei cunostinte pentru a permite comunicarea si manipularea acesteia. Manipularea unei informatii este influentata de exactitatea (acuratetea) ei astfel: daca informatia este exacta, continutul ei va reflecta situatia reala a fenomenului si va influenta de asemenea luarea deciziei. O informatie inexacta duce la consecinte foarte grave.

Oportunitatea unei informatii implica existenta unui decalaj corespunzator intre momentul receptionarii informatiei si momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de importanta in orice activitate si mai ales in procesul de conducere pentru ca o informatie obtinuta cu intarziere are o valoare scazuta sau isi pierde in totalitate valoarea. Informatia este un produs perisabil.

Oportunitatea informatiei depinde in foarte mare masura de procesul de informare, care stabileste legatura intre subsistemul condus si subsistemul conducator. Centrul de decizie este reprezentat de receptor in sensul ca la acesta ajung datele transmise si stocate de catre emitator. Emitatorul oglindeste comportarea cantitativ-calitativa a unei organizatii economice.

Mai jos este figurat procesul de informare despre care am vorbit in paragraful anterior:

Figura 2

EMI|{TOR CANAL DE TRANSMITERE RECEPTOR

Figura 3

Emitatorul emite cat mai multe informatii reprezentand comportari cantitative ale organizatiei, oglindind comportamentul organizatiei respective din punct de vedere calitativ.

Canalul de transmitere al datelor si informatiilor are menirea de a asigura transmiterea rapida a datelor astfel incat acestea sa ajunga in timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua deciziile care trebuie luate si de a transmite fidel informatiile. Canalul trebuie sa aiba capacitate de decodificare si trebuie sa fie pe aceeasi lungime de unda cu emitatorul.

Din figura 3 reiese ca procesul de informare se realizeaza in doua sensuri:

conexiunea directa care reprezinta informatiile de decizie;

conexiunea inversa care reprezinta informatiile de stare, privitoare la starea sistemului condus.

Revenind la caracteristicile informatiei trebuie sa subliniem ca, pe langa relevanta, oportunitate, acuratete, informatia trebuie sa aiba si consistenta si de asemenea sa fie si accesibila.

Consistenta informatiei se refera la faptul ca o informatie trebuie sa furnizeze cat mai multe cunostinte celui care o receptioneaza.

Accesibilitatea unei informatii se refera la modul de prezentare al informatiei care determina viteza de trecere de la informatie la cunostinta. O informatie confuza se proceseaza mult mai greu decat o informatie clara.

Utilitatea unei informatii poate fi legata de un compartiment al organizatiei economice, de un nivel de conducere sau de organizatia economica in general. Intr-o organizatie economica volumul informatiilor este foarte mare ceea ce necesita existenta unui sistem informational bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizatii.

Urmatoarea reprezentare grafica nu este altceva decat figura 3 extinsa:

Informatii catre Informatii de la

SISTEMUL CONDUC{TOR

alte sisteme alte sisteme

decizii informatii de stare

resurse produse, servicii, lucrari

SISTEMUL CONDUS

Figura 4

Fluxul informational este o sectiune prin circuitul informational si reprezinta cantitatea de informatie care circula sntre doua puncte ale grafului organizational avand: destinatie, continut, sens si frecventa bine stabilita.

Circuitul informational cuprinde drumul pe care sl parcurge informatia din momentul aparitiei unui eveniment si pana cand pe baza cunoasterii lui, se declanseaza un alt eveniment.

Sistemul informational este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate in mod unitar si prin intermediul carora se asigura legatura informationala dintre subsistemul condus si cel conducator, dintre diferitele departamente ale organizatiei, cu scopul realizarii unei bune comunicari care sa permita desfasurarea in bune conditii a activitatii organizatiei astfel incat sa se ajunga la indeplinirea obiectivelor propuse.

O alta definitie a sistemului informational il contureaza ca fiind un ansamblu de procedee, metode si mijloace prin care se asigura culegerea, transmiterea, prelucrarea dar si valorificarea informatiilor.

Sistemul informational este o componenta a sistemului de management alaturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional si sistemul de metode si tehnici de conducere. Din aceasta perspectiva sistemul informational poate fi definit ca totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o unitate economica, avand ca scop asigurarea suportului informational necesar pentru stabilirea si indeplinirea obiectivelor.

Este bine cunoscut ca sistemul informational, ca o componenta a sistemului de conducere, are un rol important in functionalitatea si eficienta economica a firmei deoarece el ofera materia prima informationala pentru indeplinirea obiectivelor si executarea sarcinilor, competentelor, responsabilitatilor, atat de catre conducere cat si de personalul de executie.

Sistemul informational, prin componenta sa, are pentru unitatea economica acelasi rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc. Componenta sistemului informational este urmatoarea :

a) Datele si informatiile;

Data – este o insiruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumita semnificatie, o descriere letrica / cifrica a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei actiuni din cadrul sau din afara unitatii economice, constituind componenta primara a sistemului informational.

Informatia – acea data care aduce un plus de cunoastere si care serveste pentru luarea unei decizii sau traducerea in viata a acestora prin actiunea ce urmeaza.

In cadrul unei firme, informatiile au o tripla dimensiune :

social generala – exprima rolul informatiei din cadrul firmei in manifestarea componentilor sai ca cetateni ai tarii, ca purtatori ai anumitor drepturi si obligatii, in exercitarea carora informatiile vehiculate au o pondere apreciabila;

organizationala – rezida in rolul informatiilor in stabilirea si operationalizarea obiectivelor firmei;

individuala – prin continut si mod de reprezentare influenteaza substantial cat si potential aspiratiile fiecarui salariat cat si gradul de satisfacere al acestora.

Datele reprezinta elementele componente ale informatiei, ele constituind suportul formal al acesteia.

Exista doua categorii de informatii si anume: informatii elementare (obtinute din constatari asupra unui obiect, fenomen) si informatii complexe (obtinute ca urmare a agregarii informatilor elementare).

Orice informatie are o componenta calitativa numita si identificator care indica natura obiectului la care se refera informatia si o componenta cantitativa numita si componenta de stare care indica fie o stare in care se gaseste obiectul, fie o valoare pe care o are.

b) Fluxurile informationale reprezinta ansamblul de informatii necesar desfasurarii unei activitati sau chiar activitati de transmitere de informatii intre emitator si receptor.

In cadrul firmelor moderne se incearca stabilirea unor fluxuri informationale cat mai directe prin evitarea punctelor intermediare si cat mai scurte prin evitarea prelungirii lor in aval sau in amonte de beneficiarii vizati.

c) Circuitele informationale reprezinta acele itinerarii parcurse de date si informatii de la generare pana la activarea sau distrugerea lor in functie de caracteristicile organizatorice ale emitatorilor si beneficiarilor de informatii.

d) Procedurile informationale  sunt acele operatii executate in cadrul unui circuit informational care constau intr-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilita a datelor si informatiilor, anumite mijloace de tratare a informatiilor.

e) Mijloacele de tratare a informatiilor sunt componenta tehnico-materiala a sistemului informational incluzand instrumentele si echipamentele care folosesc in tratarea (culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea) informatiilor precum si in stocarea informatiilor.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt: manuale, mecanice, computerizate, automatizate.

In dezbaterea notiunii de sistem informational trebuie sa precizam functiile sale in cadrul unitatii economice. Aceste functii sunt :

Functia documentara care asigura indeplinirea operatiilor de inregistrare si transmitere a informatiilor avand ca finalitate imbogatirea cunostintelor personalului firmei.

Functia operationala pentru informarea personalului in scopul realizarii sarcinilor care revin fiecarui angajat al firmei.

Functia decizionala care este si cea mai importanta si care consta in asigurarea informatiilor pentru initierea, fundamentarea si adoptarea deciziilor manageriale.

Eficienta informatiei

Eficienta informatiei reprezinta raportul dintre valoarea informatiei si costul informatiei, de aceea este important sa se stabileasca o valoare optima a acestui raport. Pentru aceasta se foloseste reprezentarea grafica a celor doua elemente ale raportului .

Figura 5

Se observa din reprezentarea grafica de mai sus cum, cresterea valorii informatiei duce la cresterea costului acesteia pana la un anumit nivel. Dupa acest nivel raportul de crestere al celor doua marimi se inverseaza si de aceea este necesar sa stabilim punctul k optim, punct care reprezinta cantitatea optima de informatii ce trebuie prelucrata.

Procesul managerial este inteles in primul rand ca un proces de utilizare a informatiei prin ciclul: INFORMA|IE – DECIZIE – AC|IUNE, de aceea managementul poate fi conceput ca o serie de parti ce implica receptionarea, procesarea si transmiterea informatiei. Cu alte cuvinte, managementul este asaltat de o multime de informatii care trebuie sa fie in primul rand eficiente pentru a nu duce la luarea unor decizii incorecte care sa duca la consecinte foarte grave.

Cerintele sistemului informatic birotic

Culegerea, transmiterea si prelucrarea informatiilor constituie un proces complex cu multe variante care necesita masurari de precizie astfel incat folosirea calculatorului asigura efectuarea acestui proces cu eficienta .

Sistemul informational in care culegerea, transmiterea, prelucrarea si stocarea datelor si informatiilor se face in mod automat se numeste sistem informatic.

Scopul sistemului informatic pentru conducere este furnizarea datelor si informatiilor managerilor, intr-un timp util astfel incat acestia sa poata lua decizii valoroase, bine fundamentate, care sa permita atingerea scopurilor organizatiei.

Pentru buna conducere a organizatiei economice este necesar ca sistemul informatic pentru conducere sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie conceput in jurul unei/unor baze de date;

sa fie suplu;

sa fie alcatuit din mai multe module;

sa fie dinamic si flexibil.

Spuneam ca pentru diferentierea unui sistem informatic de un sistem informational prin prisma folosirii mijloacelor automatizate in procesul de receptionare, procesare si transmitere a informatiei. Termenul “diferentiere” este folosit impropriu pentru ca sistemul informatic este parte a sistemului informational.

Sistemul informatic este ansamblul coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicare, din procese si proceduri automate si manuale, din structuri organizatorice si salariatii care utilizeaza echipamentele electronice de calcul si comunicare, pentru o mai buna comunicare intre subsistemul condus si subsistemul conducator, sn vederea eficientizarii activitatii desfasurate sn organizatia respectiva.

In concluzie, sistemul informatic asigura prelucrarea automata a datelor din unitatea (organizatia) economica. Din punct de vedere logic, prelucrarea datelor se face prin intermediul bazelor de date (locale si distribuite) si a S.G.B.D.-urilor (Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date), iar din punct de vedere fizic cu retele de calculatoare si echipamente periferice.

4 Locul sistemului birotic in cadrul firmei

Sistemul informational

Daca sistemul decizional reprezinta 'sistemul nervos' al unei organizatii, sistemul informational este 'sistemul circulator'. El ofera materia prima (informatia) necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale, cat si de executie din cadrul organizatiilor socio-economice.

Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei.

in continuare vom defini fiecare componenta a sistemului informational.

Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational.

Definitii ale informatiei sunt multe in literatura de specialitate.

Norbert Wiener, parintele ciberneticii, spunea ca 'informatia este informatie, nici materie, nici energie'. Pornind de la ideea ca informatia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, incercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicatiilor, informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un spor de cunoastere.

Informatia economica reprezinta acele date care aduc receptorului un spor de cunoastere privind intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor in cadrul firmei respective.

Informatiile se obtin in general din prelucrarea datelor, ele nu se confunda insa cu acestea.

Data reprezinta o insiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumita semnificatie. Datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare ia firma sau la procese din afara acesteia.

In concluzie se poate spune ca orice informatie este o data dar nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. In literatura de specialitate se intalnesc diverse criterii de clasificare a informatiilor, iata cateva dintre acestea:

1.                dupa modul de exprimare: orale, scrise, audiovizuale;

2.                dupa gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3.                dupa directie: descendente, ascendente, orizontale;

4.                dupa provenienta: exogene, endogene;

5.                dupa destinatie: interne, externe;

6.                dupa obligativitate: imperative, nonimperative

7.                dupa natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, productie, financiar-contabile, personal.

Aceasta clasificare se refera la informatia economica utilizata in procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1.         dupa forma: analogica, digitala;

2.                dupa natura sa: date, texte, imagini fixe, secvente audio, secvente video;

3.                dupa suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informationale

in raport cu natura lor specifica, informatiile se proceseaza diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informationale:

a) Procesarea datelor se caracterizeaza prin tratarea informatiei numerice, dupa reguli matematice si logice, si este larg raspandita in activitatile care solicita un mare volum de calcule, de situatii si de rapoarte: economie, proiectare, management, statistica etc.

Prelucrarea datelor in sisteme informatice se realizeaza in mod diferit, in functie de modul de organizare a acestora in colectii de date.

Datele organizate sub forma fisierelor de date se proceseaza cu ajutorul unor programe de firma, denumite interpretoare sau compilatoare care difera in functie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai raspandite sunt: dBase, Foxpro, Paradox, Access, Oracle etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaza fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind functiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilitati integrate de tratare a informatiei (texte, tabele, baze de date, grafica etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezinta un interes deosebit datorita usurintei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele si a imbinarii procesarii datelor cu procesarea de texte in cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezinta un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesarii, textul, structurat in pagini, in paragrafe, in fraze si in cuvinte, este supus unor operatii vizand forma caracterelor si marimea acestora, forma si marimea paginii, modul de asezare a textului in pagina.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operatii lingvistice cum sunt: despartirea automata a cuvintelor in silabe, controlul gramatical, lexical si ortografic al textului analizat. in urma acestor operatii rezulta un document de tip text care poate fi consultat prin afisare pe ecran ori imprimat pe hartie sau pe microfilm in vederea arhivarii.

Procesarea textelor se realizeaza fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte Wordstar, Word, Wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avand alta destinatie principala, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) si ale sistemelor integrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezinta un mod de utilizare modern si eficient a tehnicilor informatice si electronice in vederea receptarii, memorarii si prelucrarii grafice a imaginilor continute in documente.

Un document poate contine informatii provenite din surse diferite: situatii si rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente continand texte obtinute in urma procesarii textelor, tabele si reprezentari grafice realizate de un procesor de tabele, schite si desene tehnice, grafica bidimensionala sau tridimensionala realizata cu ajutorul unor programe speciale de grafica, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini si fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informatiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de catre functii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumita organizare pentru a putea fi apoi usor regasite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau pe microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d)     Procesarea sunetului imbraca forme foarte variate, de la vocea umana (mesaje, convorbiri telefonice, intalniri, conferinte) la sunete obtinute prin sinteza electronica, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informatie sonora sau auditiva, perceputa analogic si convertita in forma digitala, ofera 'materia prima' ce urmeaza a fi procesata digital cu ajutorul unor echipamente si programe specializate in tratarea informatiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate functiona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaza in acest mod o interfata acustica a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum si cu dispozitivele de comunicatie acustica de genul: telefon, interfon etc.

e)      Procesarea de imagini (imagini in miscare) completeaza gama de posibilitati oferite de celelalte genuri de tratare a informatiei si constituie una din realizarile cele mai moderne ale electronicii si Informaticii.

Informatia vizuala dinamica este rezultatul afisarii si perceperii unui numar de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secunda), generand privitorului uman senzatia vizuala de miscare. Sursele de informatie video (imagini in miscare) sunt diverse: realitatea, surprinsa cu tehnica de filmat (camera de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicatii video de natura profesionala, precum si imagini (animatie profesionala, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice si logice.

in mod curent prelucrarea informatiei vizuale este insotita si de prelucrarea informatiei sonore, dupa cum imaginea este insotita de sunet sau de voce umana.

insemnatatea acestei clasificari, a tipologiei tratarii informatiei, rezida in aceea ca ultimele patru tipuri de procesare a informatiei sunt specifice domeniului biroticii. in cadrul acestora, desi s-a plecat de la automatizarea si de la informatizarea prelucrarii textelor, care ocupa un loc important in activitatea de birou, se remarca o tendinta de crestere a ponderii operatiilor de prelucrare video si sunet, dar dinamica cea mai inalta o inregistreaza sistemele de comunicare si de procesare a imaginilor fixe si mobile asistate de calculator.

Circuite si fluxuri informationale

Toate aceste categorii de informatii circula in cadrul unitatii intre persoane si intre compartimente, precum si intre unitati socio-economice, formand circuite informationale.

Circuitul informational reprezinta drumul pe care il parcurge informatia intre emitator si receptor (destinatar). O sectiune prin acest circuit informational formeaza un flux informational

Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care circula intre emitator si beneficiar. Fluxul informational este caracterizat prin: continut, sens, frecventa, lungime, viteza, fiabilitate, cost.

Circuitele si fluxurile informationale pot fi clasificate dupa mai multe criterii:

1.               dupa directie: verticale, orizontale, oblice;

2.               dupa frecventa: periodice, ocazionale;

3.               dupa locul unde iau nastere: interne, externe.

Proceduri informationale

O componenta a sistemului informational ce tinde sa capete un rol preponderent in firmele moderne o constituie procedurile informationale.

Prin proceduri informationale desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, de inregistrare, de transmitere si de prelucrare a informatiilor cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suporturilor, modelelor si mijloacelor de tratare.

Caracteristicile procedurilor informationale in prezent sunt:

• au un caracter detaliat;
• din ce in ce mai sofisticate;
• grad ridicat de formalizare (standardizare);
• caracter operational.

Mijloace de tratare a informatiilor

1.                    Manuale: masini de dactilografiat, masini de calcul manual, masini de contabilizat si de facturat.

2.                    Mecanizate: echipamente mecanografice (masini cu cartele perforate).

3.                    Automate: calculatoare.

Functiile sistemului informational

Sistemul informational al structurilor comerciale indeplineste cumulativ trei functii:

1.     Decizionala. Aceasta functie exprima rolul sistemului informational in asigurarea elementelor necesare luarii deciziilor.

2.        Operationala. Sistemul informational are drept scop declansarea actiunilor necesare realizarii obiectivelor societatii comerciale.

3.     Documentare. Sistemul informational permite dezvoltarea si perfectionarea personalului prin imbogatirea cunostintelor.

Deficientele sistemului informational

1.             Distorsiunea - consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului mesajului unei informatii.

2.             Filtrajul - consta in modificarea partiala sau totala a mesajului in mod intentionat.

3.                Redundanta - consta in culegerea, in prelucrarea si in transmiterea repetata a unor informatii.

4.                Supraincarcarea circuitelor informationale - consta in depasirea capacitatii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau ia intarzierea ajungerii mesajului ia receptor.

Parametrii calitativi ai informatiei

Informatia constituie materia prima a sistemului informational. in consecinta, pentru a asigura o percepere realista a proceselor la care se refera, informatiile trebuie sa indeplineasca o serie de conditii: sa fie reale, multilaterale, sintetice si concise, precise si sigure, sa ajunga la beneficiar in timp util, sa aiba un caracter dinamic, orientare prospectiva si sa fie adaptate nivelului de intelegere a personalului implicat.

Principiile sistemului informational

1.                    Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor managementului firmei.

2.               Corelarea sistemului informational cu cel decizional si organizatoric.

3.               Unitatea metodologica in tratarea informatiilor.

4.               Concentrarea asupra abaterilor esentiale.

5.               Asigurarea unui timp corespunzator de reactie sistemului decizional.

6.               Asigurarea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare.

7.                    Flexibilitatea.

8.               Eficacitatea si eficienta.

Toate aceste elemente (deficiente, parametrii calitativi ai informatiei si principiile) stau ia baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informational si indirect a sistemului birotic.

Tendinte in conceperea si in functionarea sistemelor informationale:

1.                    perfectionarile tehnice si cresterea numerica a mijloacelor de tratare a informatiilor;

2.                    modificarea raportului dintre soft si hard in privinta pretului in favoarea primului;

3.                utilizarea calculatoarelor in retea;

4.                organizarea de baze de date, in special de baze de date specializate;

5.                    schimbari in mentalitatea managerilor in sensul intelegerii necesitatii introducerii calculatoarelor in firmele pe care le conduc.

Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational. Raportul dintre sistemul informational si cel informatic este de intreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

1.                    Componenta fizica (hard) - este constituita dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea si pentru stocarea datelor si Informatiilor.

2.                    Componenta logica (soft) - cuprinde sistemul de operare si programele de aplicatii.

3.                    Baza de date - cuprinde un ansamblu de colectii de date si descrierea legaturile dintre acestea.

4.               Resursele umane - cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analisti, ingineri de sistem).

5. Cadrul organizatoric - cuprinde cadrul legal necesar functionarii sistemului informatic (statii de calcul, oficiu de calcul, centru de calculI.

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaza procesul de prelucrare automata a datelor cu scopul obtinerii de Informatii in vederea fundamentarii deciziilor sau realizarii productiei.

Sistemul birotic

Intreaga gama de instrumente hard si soft utilizate in activitatile de birou sunt integrate rational in cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfete specifice cu toate tipurile de periferice, precum si de echipamente de stocare si de transmitere a informatiei sub diferite forme (analogica sau digitala) sau genuri (date, texte, documente, sunet st imagini).

Figura 1 sugereaza fluxurile informationale care pun in evidenta locul si roiul sistemului birotic in cadrul unei organizatii. Din figura rezulta o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii in activitatea unei intreprinderi sau organizatii si raporturile acesteia cu sistemele decizionale si operationale, pe de o parte, si cu sistemele informatice si de comunicatii, pe de alta parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic in cadrul firmei

Sistemul birotic este parte integranta a sistemului informational al unitatii si in aceasta postura sarcinile sale se inscriu in cadrul obiectivelor si sarcinilor generale ale intregului sistem informational.

Astfel, deciziile si reglementarile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate si transmise prin intermediul sistemului informational (sistemul informatic, sistemul birotic si sistemul de comunicatii intern) tuturor compartimentelor de executie care formeaza sistemul operational.

In sens invers, informatiile referitoare la modul de executie a deciziilor si ta celelalte aspecte esentiale privind situatia din sistemul operational sunt percepute de sistemul informational, selectate, analizate, puse in forma adecvata si transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional.

Toate acestea reprezinta fluxurile informational - decizionale interne ale sistemului intreprinderii.

Sistemul informational realizeaza, insa, si functia de relatii informationale ale sistemului intreprinderii cu mediul social - economic: organe financiare si bancare, alte organizatii de stat si private, organele ierarhic superioare si cele subordonate (filiale si agentii), parteneri de afaceri, furnizori, clienti, actionari. Aceasta functie externa, de legatura permanenta cu mediul, ar fi de neconceput in conditiile de astazi, fara valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informatiei (scrise si orale, vizuale si auditive), in cadrul carora sistemele de telecomunicatii asistate de calculator ocupa un loc central.

Din observarea acestor fluxuri informationale se poate afirma ca sistemele birotice joaca tot mai mult un rol de interfata intre:

Sistemul intreprinderii si mediul social-economic. Sistemul decizional si sistemul operational.

Sistemul de comunicatii (extern) si sistemul informatic operational al intreprinderii

Functiile si structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg in capitolele urmatoare.

Sistemul decizional

Din cele prezentate rezulta ca informatiile au un rol determinant in procesul de fundamentare a deciziilor, in realizarea unei conduceri stiintifice a activitatii dintr-o unitate economica.

Decizia poate fi definita ca o informatie de comanda pentru sistemul condus.

Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informational este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informatiilor. De aceea trebuie sa existe o preocupare permanenta din partea factorilor de conducere pentru perfectionarea continua a sistemelor informationale si decizionale.

Una dintre caile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor in procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.

Ansamblul deciziilor adoptate si aplicate, structurate corespunzator sistemului de obiective urmarit si configuratiei ierarhiei manageriale, alcatuiesc sistemul decizional

Numarul, natura si caracteristicile deciziilor incorporate in sistem prezinta o mare varietate.

Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dupa 5 criterii:

1.                   dupa orizont: strategice, tactice, curente;

2.               dupa esalonul managerial: superior, mediu, inferior;

3.               dupa frecventa: periodice, aleatorii, unice;

4.               dupa posibilitatea anticiparii: anticipate, imprevizibile;

5.               dupa sfera de cuprindere: participative, individuale.

In vederea indeplinirii in mod eficient a multiplelor functii ce-i revin, decizia - la fel ca si informatia - trebuie sa intruneasca cateva cerinte cum ar fi:

• sa fie fundamentata stiintific;
• sa fie asumata;
• sa fie integrata (armonizata in ansamblul deciziilor adoptate);
• sa se incadreze in perioada optima de elaborare si de aplicare

Avand in vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificila. Din aceasta cauza managerii apeleaza ia modele, la metode si la tehnici decizionale, multe dintre acestea avand la baza calculatorul si programe specifice, lata cateva dintre acestea: tabelul decizional, simularea decizionala, arborele decizional.