Comunicarea si mass-media

COMUNICAREA SI MASS-MEDIA

Tehnici si metode de relatii publice

Aratam mai inainte, faptul ca agentul de relatii publice deruleaza o serie de activitati specifice, pe baza strategiei dinainte stabilite.

Aceste activitati pot fi denumite generic “tehnici si metode de relatii publice” si fac parte din categoria generala de tehnici si metode de comunicare. Ele insa au un anumit specific si sunt adaptate activitatii de relatii publice.

Majoritatea specialstilor apreciaza ca, din punct de vedere al caracterului pe care il au, aceste “Tehnici si metode de relatii publice” pot fi:

generale;

audio-vizuale.

Tehnici si metode cu caracter genertal

Tehnica negocierii

O prima metoda specifica procesului de relatii publice este cea a negocierii.

In cazul activitatilor de relatii publice, negocierea este o tehnica des utilizata, insa prezinta unele particularitati.

Regula generala spune ca orice negociere este urmata de o intelegere care poate fi favorabila sau mai putin favorabila persoanei care a demarat-o. Se urmareste, deci, armonizarea intereselor pana se ajunge la acceptarea unui compromis.

In cazul negocierilor specifice activitatii de relatii publice, ideea de baza este realizarea consensului; mai precis, toate persoanele care participa la negocieri trebuie sa aiba de castigat.

Aceasta particularitate este importanta, deoarece, cu ocazia implementarii programului de relatii publice, nerealizarea unei sarcini poate duce la esecul intregii operatiuni. De aceea, atunci cand se negociaza conditiile de derulare a aceestuia, in cazul obtinerii consensului, toate partile au interes in realizarea lui.

Tehnicile de negociere le vom trata intr-un capitol ulterior, astfel ca nu vom insista asupra lor acum.

Tehnica interviului

In practica relatiilor publice atat managerul institutiei, cat si agentul de relatii publice, trebuie sa culeaga date despre problematica avuta in vedere de la diferite persoane. In acest sens, de importanta deosebita sunt interviurile.

Interviul trebuie privit in ipostaza sa sociologica de instrument de culegere de date si informatii si presupune ca cel ce il utilizeaza sa se bazeze pe anumite abilitati cu ajutorul carora sa-si indeplineasca sarcina.

Sub aspectul modului de realizare, interviul are trei mari faze:

Prima presupune pregatirea interviului si consta in adunarea de date si informatii despre persoana cu care vom intra in contact. Aceste date  ne vor ajuta sa ne definitivam o strategie de intrare in relatie cu persoana respectiva.

A doua faza presupune stabilirea obiectivelor interviului, mai precis, identificarea acelor aspecte ce trebuie lamurite folosind ca sursa de informare persoana ce face obiectul interviului.

A treia faza este cea de realizare a interviului.

Persoana va fi invitata la sediu sau noi ne vom deplasa la aceasta (este de preferat prima varianta), dupa care functionartul ca derula cateva formule de politete si va intra in subiect.

Avand in vedere ca persoana a fost invitata la o institutie a statului, este de asteptat sa fie crispata sau neincrezatoare. Pentru a inlatura acest neajuns, este bine ca functionarul ce realizeaza interviul sa “sparga” tiparele unei convorbiri oficiale si sa realizeze o dicutie cat se poate de libera.

Este bine ca, in timpul discutiei, persoana respectiva sa nu ia notite, deoarece gestul poate duce la aparitia unor temeri privind consecintele afirmatiilor facute de persoana careia i se ia un interviu.

La sfarsitul interviului, persoana respectiva trebuie sa fie convinsa ca, datorita sprijinului pe care ea l-a acordat, activitatea in domeniul respectiv cunoaste un reviriment semnificativ.

Interviul se poate prezenta si sub forma unui chestionar nominalizat sau nenominalizat. Aceasta forma de culegere a datelor este foarte des folosita mai ales in etapa cercetarii de teren, premergatoare stabilirii strategiei de relatii publice.

In general, chestionarele aplicate unor categorii socio-umane diferite au rolul de a investiga anumite laturi ale fenomenului, sub aspectul atat al tehnicilor ce trebuie folosite pentru formarea sau reformarea imaginii publice, cat si al cuantificarii rezultatelor procesului de relatii publice, in general.

Legatura permanenta cu mijloacele de informare in masa

Spre deosebire de alte activitati umane, unde comunicarea este larg utilizata, activitatea de relatii publice presupune realizarea unei legaturi stabile permanente si foarte deschise cu toate mijloacele de informare in masa.

Se poate spune ca cea mai mare parte a activitatilor de comunicare din domeniul relatiilor publice se realizeaza prin mass-media si cu ajutorul acesteia.

Pentru ca aceasta activitate sa se desfasoare in bune conditii, este necesar sa se respecte cateva reguli:

alegerea canalelor de mediere este obligatia agentului de relatii publice cu sprijinul managerului institutiei. Mijloacele de informare in masa care ne vor sprijini in demersul nostru trebuie sa fie oneste si sa aiba audienta la public scontata (de multe ori un ziar cu un tiraj mai mic, dar cu o buna audienta la publicul tinta, este mai util decat un cotidian de mare tiraj.

De asemenea, trebuie sa avem convingerea ca acest “media” nu-si va schimba in viitorul mai mult sau mai putin apropiat orientarea, astfel ca procesul de relatii publice deja demarat are sanse sa fie definitivat.

In fine, angajatii acestor mijloace de informare in masa trebuie sa dovedeasca profesionalism si fair-play in relatiile cu institutia noastra, lucru observabil in modul de redactare a documentelor sau in relatarea unor evenimente.

elaborarea comunicatelor de presa

Comunicatul de presa este un document larg intalnit in practica relatiilor publice. Acest lucru este evident, deoarece cea mai mare parte a informatiilor pe care le vehiculam se refera la documente cunoscute sau previzible care trebuie aduse la cunostinta publicului tinta.

Cu privire la modul de intocmire, comunicatul de presa pentru activitatea de relatii publice este intrucatva deosebit de celelalte communicate de presa.

Astfel, un comunicat obisnuit informeaza publicul cu privire la un anumit eveniment fara sa urmareasca o anumita finalitate. Comunicatul de persa pentru activitatile de relatii publice urmareste informarea publicului numai pentru anumite evenimente, in vederea castigarii increderii pentru o anumita institutie, si face parte dintr-o strategie minutios elaborata si pusa in practica. In functie de interesul pe care il avem, anumite aspecte ale evenimentului vor fi redate cu mai multe amanunte sau invers, cu mai putine.

In elaborarea unui comunicat de presa, se va tine seama de interesul general al castigarii increderii, si nu de cel particular legat de atitudinea fata de o institutie sau persoana.

Cu alte cuvinte, mai putin ne intereseaza sa ne expunem parerea despre ceva sau cineva. Comunicatul va urmari acele elemente stabilite in strategie.

Sub aspectul formei, comunicatul pentru relatii publice trebuie sa fie laconic, bogat in informatie, clar in exprimare si cu o adresa precisa.

Nu acelasi lucru se poate spune si despre alte forme de comunicare cu presa (in special cea scrisa) si anume: articolul de presa, editorialul, scrisoarea de presa etc.

Aceste forme de legatura cu mass-media au aceleasi reguli privind organizarea, insa atunci cand sunt elaborate intr-o strategie de relatii publice ele trebuie sa raspunda scopului pentru care au fost create.

buletinul de presa este o forma a comunicatului de presa; el are rolul de a mentine viu interesul presei pentru subiectul propus in cadrul strategiei de relatii publice. Aceasta forma de comunicare presupune difuzarea la intervale regulate a informatiilor, fara ca acestea sa fie urgente ori absolut necesare.

Dosarul de presa cuprinde totatlitatea documentelor ce vor fi puse la dispozitia presei (in special cea scrisa), periodic sau cu ocazia conferintelor de persa, cu scopul de a readuce in atentia publicului tinta elemente ale strategiei de relatii publice avute in vedere.

Tehnici audio-vizuale

Conferinta de presa este o manifestare special rezervata reporterilor care au ocazia sa primeasca de la o persoana avizata informatii, de regula de noutate.

Conferinta de presa se organizeaza, deci, periodic, nici prea des, pentru ca astfel reporterii isi pierd interesul, dar nici prea rar, pentru ca procesul de relatii publice ar intra in eclipsa.

Pregatirea si realizarea conferintei de presa cade in sarcina purtatorului de cuvant.

Sub aspect organizatoric, acesta are obligatia de a indeplini urmatoarele sarcini:

sa intocmeasca declaratia de presa;

sa anticipeze eventualele intrebari si raspunsurile adecvate;

sa organizeze logistic evenimentul (legitimatii de acces, convocarea reprezentantilor presei, spatii de parcare, microfoane pentru amplificare, materiale de propaganda sau promotionale etc.).

sa ia masuri de inregistrare fonica a evenimentului, pentru a nu da nastere la dubii privind exactitatea informatiilor.

Purtatorul de cuvant este o persoana deosebit de importanta in realizarea comunicarii cu institutiile specializate in difuzarea informatiei. El este cel care reprezinta pe conducatorul institutiei in relatiile cu mass-media si, in acest sens, mandatul pe care il primeste din partea acestuia ii da dreptul la un anumit grad de autonomie. Aceasta autonomie ii da posibilitatea sa-si organizeze interventiile dupa cum considera necesar si sa mentina o punte de legatura cu imperiul mass-media.

Cel care indeplineste o astfel de activitate trebuie sa dea dovada de mai multe calitati, dupa cum urmeaza:

mobilitatea in gandire si actiune;

capacitatea de a intra in relatii cu ceilalti;

capacitatea de analiza si sinteza a evenimentelor;

stapanire de sine;

vocabular elevat si o dictie perfecta.

Apreciem ca pentru a indeplini o astfel de functie se cere o pregatire speciala.

Discursurile oficiale au rolul de a mari doza de credibilitate in institutier si in conducatorii ei si trebuie pregatite cu minutiozitate.

Tot in categoria tehnicilor audio-vizuale, putem aminti simpozioanele de orice natura, mesele rotunde, prezentarile, comunicatele inregistrate pe suport video, fotografiile, filmul de prezentare sau documentar si altele.