Importanta Managementului Proiectelor si concepte ale Managementul Proiectelor

Importanta Managementului Proiectelor si concepte ale Managementul Proiectelor

Odata cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informatiei si mijloacelor de comunicare, un loc tot mai important incepe sa-l ocupe desfasurarea activitatii unei firme/asociatii/institutii pe baza de proiecte. In prezent, se considera ca 50 % dintre activitatile companiilor mari sunt conduse dupa principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea, institutiile publice sau private, ca si organizatiile non-guvernamentale au inceput diverse proiecte atat la nivel national, cat si international. Se pot realiza proiecte in orice domeniu de activitate (sanatate, economie, politica, informatica, drept etc.)

Managementul proiectelor poate fi perceput ca o stiinta, ca o arta sau ca o tehnica,  prin care se realizeaza un anumit scop. Odata cu revenirea Romaniei la economia de piata, s-a simtit tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza cat mai structurat si de a justifica cererile pentru schimbare, pentru imbunatatire sau finantare a ceva deja existent sau propus a se infiinta. De multe ori insa, proiectele inseamna pentru unele persoane doar o cerere pentru finantare, in special de la o sursa externa, pe cat posibil nerambursabila. Aceasta este si o prima greseala in intelegerea managementului proiectelor si de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la inceput. De aceea, se impune ca persoanele care se implica intr-un proiect sa cunoasca foarte bine care sunt obiectivele si scopurile unui proiect si cum ar putea acesta sa contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv.

Programul poate reprezenta o strategie locala, nationala sau internationala; acesta se transpune in realitate prin proiecte si se deruleaza de regula pe parcursul mai multor ani.

Deseori se inregistreaza unele confuzii in definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentam, in continuare, cateva din definitiile date acestor termeni.

Proiect – “ceea ce intentionam sa facem”. (Larousse)

“scopul pe care il urmarim, imaginea pe care ne-o formam despre ceea ce vom intreprinde si mijloacele pe care le vom folosi” (Le Robert)

“un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou” (Institutul de Managementul Proiectelor)

“un set de activitati integrate, menite sa atinga un obiectiv prestabilit, intr-o perioada de timp determinata si urmand un plan de actiune stabilit” (OECD)

Proiectele sunt asadar activitati unice, complexe, care au anumite obiective, avand un grad ridicat de noutate, o limita de timp pentru realizarea lui si care necesita structuri organizatorice si metode speciale. Obiectivul urmarit il reprezinta crearea unei valori noi (produs/structura/serviciu/idee etc.)

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Este necesar ca obiectivele sa fie cuantificabile si sa se stabileasca limite de timp pentru atingerea lor.

Scop – rezultatul favorabil ce se asteapta de la un proiect, nefiind necesar ca acesta sa fie cuantificabil.

Operatie – o activitate primara cu caracter de rutina

Plan de afaceri

Are rolul de a scoate in evidenta situatia organizatiei la un moment dat, precum si a mediului concurential in care isi desfasoara activitatea.

Studiu de fezabilitate

Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii in practica a unei idei sau a continuarii ei, luandu-se in calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare si a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

Program – grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obtine beneficii care nu ar rezulta daca ele ar fi conduse separat.

Managementul proiectelor (project management) – cuprinde structurile organizatorice necesare derularii proiectelor la nivelul organizatiei, organizarea interna a proiectului si corelatiile dintre acestea. Este in acelasi timp si un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor presupune aplicarea constienta a unui set coerent de principii, reguli, cunostinte, metode, tehnici, instrumente utilizate in planificarea, organizarea, conducerea si controlul unui proiect.

Conceptia integrata asupra managementului proiectelor ia in considerare 4 elemente de baza ale unui proiect

Timpul

Bugetul (resurse) – oameni, tehnologii, bani

Calitatea (o anumita tehnologie, performanta, anumite caracteristici ale unui produs)

Asteptarile participantilor (finantatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicati in realizarea proiectelor – angajati, actionari, furnizori, organisme de interes public etc.)

Managementul proiectelor este o abordare relativ noua in cadrul organizatiilor. Ultimele decenii au fost marcate de cresterea rapida a utilizarii managementului proiectelor ca mijloc prin care organizatiile isi ating obiectivele. Managementul proiectelor (MP) ofera organizatiilor instrumente puternice prin care acestea isi imbunatatesc abilitatile de planificare, aplicare si control, precum si modul de utilizare a oamenilor si a celorlalte resurse.

O parte importanta a dezvoltarii tehnicilor si practicilor din Managementul Proiectelor apartine domeniului militar, care a fost pus in fata unor sarcini care nu puteau fi duse la bun sfarsit prin practicile organizationale traditionale. Programele spatiale sau cele de aparare strategica sunt situatii in care s-au aplicat aceste tehnici in cadrul unor proiecte deosebit de complexe. Urmand aceste exemple, sectoarele guvernamentale nemilitare, sectorul privat industrial, agentiile de servicii publice si fundatiile au utilizat Managementul Proiectelor pentru a-si creste eficienta. Asadar, managementul proiectelor a preluat o parte din instrumentele specifice domeniului militar si le-a adaptat vietii economice si unor domenii ca sanatatea, educatia, protectia mediului etc.

MP a aparut ca urmare a tendintelor din ultimele decenii:

cresterea exponentiala a informatiei si cunostintelor;

cererea crescanda pentru bunuri si servicii personalizate, complexe si sofisticate;

• evolutia pietelor competitive de-a lungul intregului mapamond.

Raspunsul organizational la fortele externe nu poate lua forma unei transformari bruste de la vechi la nou. Pentru a fi un succes, tranzitia trebuie sa fie sistematica; ea insa tinde sa inceata si sinuoasa pentru cele mai multe intreprinderi. Realizarea schimbarii in organizatii reprezinta scopul aplicarii Managementul Proiectelor, si multe firme au ales proiectele pentru a pune in practica schimbarile tactice si strategice.

In general, problematica managementului proiectelor poate fi diferentiata in functie de domeniul in care se deruleaza:

la nivelul firmelor, in special a celor din domenii ca infrastructura, telecomunicatii, constructii, informatica, show-business;

la nivelul organizatiilor non-profit, in domenii ca educatia, sanatatea, protectia mediului.

Complexitatea crescanda a problemelor puse in fata proiectelor si cresterea rapida a numarului organizatiilor orientate pe proiecte a contribuit la profesionalizarea Managementul Proiectelor. In 1969 se infiinteaza Institutul de Managementul Proiectelor si a atins in anii ’90 aproximativ 10.000 de membri. profesia de manager de proiect a inflorit, ceea ce a facut ca multe colegii si universitati sa ofere pregatire in acest domeniu.

1.1. Proces – proiect

Pentru o mai buna intelegere trebuie sa facem o diferentiere intre notiunea de proces si notiunea de proiect.

Procesul reprezinta activitatile normale, de zi cu zi, ale unei organizatii.

Proiectul reprezinta activitatile din afara activitatilor de rutina, ceva facut pe langa munca obisnuita de zi cu zi.

Desigur, in anumite domenii (constructii, cercetarea stiintifica sau dezvoltarea de programe informatice), munca normala, de zi cu zi, se face pe proiecte.

Tabelul 1.1: Analiza comparativa intre operatie si proiect

1.2. Program – proiect

Uneori, volumul de munca necesar pentru a indeplini un obiectiv organizational important poate fi atat de mare, incat este dificil de organizat si realizat in cadrul unui singur proiect.

Acest lucru poate insemna ca organizatia sa intreprinda un program care sa cuprinda mai multe proiecte conectate.

Programul se defineste ca fiind o actiune specifica realizata in scopul atingerii mai multor obiective; este un ciclu sau un set de activitati care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunilor si obiectivelor organizatiei.

O serie de sarcini specifice intercorelate (proiecte si activitati aditionale), conduse in mod coordonat, ce permit realizarea unor obiective in cadrul unei strategii cuprinzatoare si obtinerea unor beneficii suplimentare celor care s-ar putea obtine prin conducerea lor separata.

Un portofoliu de proiecte selectate si planificate in mod coordonat, astfel incat sa se realizeze un ansamblu de obiective definite, cu efect asupra diferitelor initiative si/sau implementand o strategie.

Un proiect complex, eventual foarte amplu sau un set de proiecte necorelate legate de un ciclu de afaceri.

Un program este destinat sa sprijine atingerea unui scop, dar pe o scara mai larga si pe o perioada de timp mai indelungata; spre deosebire de proiecte, activitatile programelor pot acoperi o gama larga de obiective si se pot extinde atat in spatiu cat si in timp. Proiectele sunt adesea unitati componente ale unor programe.

Cele mai obisnuite exemple sunt programele de dezvoltare sau seriile de actiuni in vederea indeplinirii unui anumit scop major, sub forma unui set de proiecte independente - programele de dezvoltare economica si de creare de locuri de munca.

Tabelul 1.2: Analiza comparativa intre program si proiect

Si in tarile mai dezvoltate, managementul proiectelor a cunoscut o evolutie rapida, odata cu schimbarile care au aparut in cadrul unei institutii. Dintre aceste noi abordari, amintim:

Globalizarea

Cresterea accentuata a informatizarii si a retelelor informatice tot mai ample, aparitia magistralelor informatice

Renuntarea la structuri ierarhice foarte complexe si trecerea la forme liniare prin incurajarea muncii in echipa, formarea angajatilor astfel incat sa fie specialisti in mai multe domenii si cresterea rolului fiecaruia dintre acestia la realizarea unui proiect

1.3. Legatura Managementul Proiectelor cu alte discipline ale stiintei

Managementul proiectelor reprezinta un domeniu complex, care apeleaza la cunostintele teoretice si practice din diverse alte domenii:

management general

statistica si teoria probabilitatilor

drept

economica, politica si etica

informatica.

MP implica  abordarea integrata a urmatoarelor tipuri de management:

managementul timpului (va raspunde la urmatoarele intrebari: Care sunt activitatile care trebuie realizate in cadrul proiectului si cat dureaza fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?)

managementul costului – planificarea si estimarea resurselor ce urmeaza a fi utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor

managementul calitatii – planificarea atingerii unui anumit nivel al calitatii, controlul calitatii

managementul resurselor umane – formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect si a celorlalte persoane implicate in proiect, delegarea sarcinilor

managementul comunicarii cuprinde distribuirea informatiilor intre diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalitatile de comunicare

managementul riscului (va raspunde la urmatoarele intrebari: care sunt riscurile care pot aparea si cum pot fi acestea diminuate? Care vor fi activitatile care trebuie intreprinse in cazul aparitiei acestora?)

managementul integrarii proiectelor se refera atat la integrarea proiectului in strategia programului sau a institutiei care il lanseaza, cat si la integrarea scopului proiectului in misiunea institutiei care realizeaza proiectul, a integrarii scopului proiectului cu obiectivele sale.

1.4. Definitia proiectului

Proiectele sunt atat de diverse, incat este foarte grea definirea lor.

Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau a unui set de obiective precise.

Un proiect reprezinta un demers unicat, care are un inceput si un sfarsit clar, realizat in vederea realizarii unor teluri bine stabilite, cu respectarea anumitor parametri referitori la costuri, termene si calitate.

Un proiect este constituit dintr-un ansamblu de persoane si alte resurse grupate temporar pentru realizarea unui anumit obiectiv, de regula intr-o perioada de timp data si cu utilizarea unui buget fixat. Proiectele sunt asociate in general cu produse si proceduri care sunt realizate pentru prima data ori cu proceduri cunoscute, dar modificate.

Un proiect este caracterizat de resurse dedicate, de un punct unic de responsabilitate, de limite clare in care se pot incadra resursele si rezultatele, de o durata limitata; reprezinta o singura sarcina (care se incheie la sfarsitul proiectului) si are obiective. Este o modalitate utila de organizare a muncii. Proiectele nu apar fara o interventie deliberata.

Cea mai simpla forma de manifestare a unui proiect este o activitate intreprinzatoare separata, care poseda obiective definite, adesea incluzand teluri in ceea ce priveste termenele, costurile si calitatea (performantele). Toate proiectele evolueaza in 'cicluri de viata' asemanatoare, cu punctele de inceput si de sfarsit specificate; in plus, obiectivele proiectului pot fi definite din mai multe puncte de vedere: financiar, social si economic - cel mai important element fiind faptul ca telurile sunt definite, iar proiectul este finit.

Pentru a ne atinge scopurile, vom defini proiectul ca fiind:

• munca organizata pentru atingerea scopurilor sau obiectivelor propuse care necesita resurse si efort
• raspundere unica (si deci riscanta) care are un buget si o programare prealabila
• abordare unica (de aceea riscanta) care are un buget si un program de implementare.

Deci, proiectul reprezinta o insumare de activitati organizate, desfasurate in vederea atingerii unor teluri sau obiective prestabilite, care necesita resurse si efort si care reprezinta o intreprindere unica executata pe baza unui buget si a unui program.

Proiect:

= un numar de activitati desfasurate conform unei planificari, in scopul atingerii unor obiective intr-un timp dat, care se termina atunci cand se ating obiectivele

= o colectie de activitati inrudite, desfasurate intr-o maniera organizata, cu un punct de plecare si unul de sosire clar definite, in vederea aparitiei unor rezultate dorite care sa satisfaca unele obiective bine definite

= un grup de activitati care trebuie desfasurate intr-o secventa logica pentru a atinge obiectivele prestabilite de catre client.

Din nefericire, cei care se ocupa de punerea in practica a proiectelor confunda adesea proiectele cu activele, sistemele, schemele de organizare sau institutiile pe care acestea le creeaza. Aceasta creare diminueaza eficienta dezvoltarii prin metoda proiectelor, intrucat metodele si procedeele adecvate investitiei pe perioada determinata a unui proiect nu sunt neaparat adecvate exploatarii pe termen lung a activelor.

Initial, termenul de Managementul Proiectelor a fost utilizat doar pentru proiectele foarte mari, complexe si de durata, de cercetare – dezvoltare (R&D), in special in domeniul militar sau al constructiilor de nave, rafinarii, autostrazi sau baraje.

Pe masura dezvoltarii tehnicilor Managementul Proiectelor, utilizarea acestora a inceput sa se raspandeasca. Firmele de constructii private au gasit tehnicile Managementul Proiectelor utile chiar pentru constructii mai mici; firmele de automobile pentru dezvoltarea unor noi modele. Mai recent, ele sunt utilizate de catre firmele internationale, mai degraba de cele care ofera servicii. Campaniile publicitare, fuziunile si achizitiile de firme sunt tratate ca proiecte, iar metodele sau raspandit si in sectorul non-profit. Nunti, campanii electorale, petreceri si concerte au devenit obiectul utilizarii Managementul Proiectelor. Un ultim pas hotarator a fost facut in domeniul software.