Proiectul si managementul proiectului

Proiectul si managementul proiectului

In toate domeniile anumite proiecte s-au dovedit a fi esecuri grave si costisitoare. De aici a aparut necesitatea de a intelege cum pot fi utilizate cunostiintele si experienta  atunci cand este vorba despre conceperea si dezvoltarea unui proiect.

Managementul de proiect (MP) a aparut ca un instrument de planificare, coordonare si control al activitatilor complexe din proiectele industriale si comerciale[1]. Scopul MP este de a preveni cat mai multe din pericolele si problemele ce apar si de a planifica, organiza si controla activitatile, astfel incat proiectul sa poata fi terminat in conditile date(mai bine spus alese - timp, buget, personal etc de creatorii acestuia si de contextul in care el se va realiza) in pofida tuturor riscurilor existente.

MP faciliteaza planificarea, temporizarea si controlul tuturor activitatilor ce trebuie efectuate pentru indeplinirea obiectivelor proiectului[2].

MP este un proces dinamic, care utilizeaza resursele necesare realizarii proiectului pe baza unor constrangeri in vederea realizarii unor obiective bine definite. Acesta poate fi privit din mai multe perspective:

ca o sarcina;

ca un sistem social;

ca un proces.

O regula de aur a MP este ca persoanele care vor lucra la implementare trebuie sa participe la planificarea proiectului[3].

Managementul prin proiecte permite:

- un control foarte bun asupra utilizarii resurselor, fiind extrem de util in situatiile cand resursele disponibile in activitatea unei organizatii sunt restranse;

- relatii mai bune cu clientii;

- timpi redusi de dezvoltare a organizatiei, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari;

- cresterea eficientei activitatii in ansamblu, prin orientarea spre rezultate, imbunatatirea coordonarii interdepartamentale si imbunatatirea moralului angajatilor.

Managementul prin proiecte poate duce, in acelasi timp, la:

- cresterea complexitatii organizatiei;

- aparitia unei tendinte mai accentuate de incalcare a unor componente ale politicii interne a firmei, dat fiind gradul ridicat de autonomie a personalului implicat in activitatile organizate pe baza de proiecte, dar si de crestere a prformantiei;

-cresterea costurilor anumitor activitati, aparitia unor dificultati in organizare, utilizarea incompleta a personalului in intervalul de timp dintre finalizarea unui proiect si initierea urmatorului proiect.

MP reprezinta un sistem de cunostiinte aplicate coerent in scopul gestionarii bugetului, timpului alocat, calitatii si asteptarilor participantilor la un proiect.

Timpul – este limitat de constrangeri obiective si subiective (externe si interne).

Bugetul – este adesea aprobat cu proiectul, asupra caruia mai pot interveni schimbari, dar acestea nu mai au loc si asupra bugetului. Proiectele sunt specifice mediului de afaceri care este condus de principiile eficientei (inseamna a face lucrurile CUM trebuie; maximizarea raportului efect/efort) si eficacitatii (inseamna a face lucrurile CARE trebuie; a da o viziune, orientare eforturilor echipei). Acesta este compus din resurse umane, materiale si financiare.

Calitatea - cu ansamblul ei evolutiv de concepte: asigurarea calitatii, controlul calitatii, managementul calitatii etc reprezinta un scop major al oricarei institutii. Cultura organizationala ce recompenseaza performanta in acest domeniu trebuie sa se bazeze pe o abordare pro-activa (ce pot sa fac?), orientata catre satisfacerea cerintelor clientului. Calitatea se bazeaza pe tehnologie, performanta, diverse atribute, cantitate.

Asteptarile participantilor – acestia sunt de doua categorii: directi si indirecti. Trebuie sa tina cont de: finantatori, actionari, firma, echipa si leaderul de proiect.

Tinand cont de restrictiile care actioneaza asupra unui proiect, acestea reprezinta totodata si principalele elemente controlate pe parcursul derularii acestuia, constituind componentele cheie ale managementului proiectului (fig. 1.).

Domeniile cheie in care se desfasoara MP sunt: coordonarea si conducerea tuturor activitatilor care concura la realizarea obiectivului proiectului, managementul timpului, a resurselor umane si a celor materiale. In general aceste activitati pot fi descrise dupa cum urmeaza:

q      managementul timpului

o      incheierea proiectului la termenul stabilit;

o      planificarea in timp a resurselor;

o      replanificarea in timpul derularii proiectului;

o      predictia problemelor inaintea aparitiei lor.

q      managementul resurselor umane

o      alocarea unor persoane avand competentele cerute de activitatile specifice proiectului;

o      asigurarea disponibilitatii in timp a persoanelor implicate in proiect;

o      asigurarea ca persoanele implicate in proiect isi cunosc sarcinile si le pot indeplini in mod corect;

o      asigurarea unui mod eficient de comunicare in cadrul membrilor echipei proiectului;

o      rezolvarea eventualelor conflicte.

q      managementul resurselor materiale

o      stabilirea necesarului de resurse pe etape /faze ale proiectului;

o      alocarea la timp si conforma cu necesarul a resurselor materiale utile proiectului;

o      proiectarea si desfasurarea activitatilor in conformitate cu resursele alocate;

o      folosirea cu maxima eficienta a resurselor alocate.

			CONDUCEREA DERULARII PROIECTULUI
	GESTIONAREA RESURSELOR				GESTIONAREA TIMPULUI

Fig.1. Triunghiul managementui de proiect

Managementul unui proiect performant trebuie sa fie flexibil si orientat pe:

obiective;

schimbare;

inovatie;

performanta.

Sistemul managementului de proiect (fig. 2.) este unul complex cu multe interconexiuni intre activitati pe durata elaborarii si desfasurarii proiectului. Proiectele implica in realizarea lor un numar mare de persoane cu diferite calificari, opinii si interese.

Fig. 2. Sistemul managementului de proiect

In centrul metodologiei sistemului managementului de proiect, se afla un proces de rezolvare a problemelor, impartit in doua componente:

1. un sistem proiectat pentru gasirea unor noi solutii, aspectele cele mai importante fiind reprezentate de definirea necesitatilor si problemelor, respective cautarea si selectarea solutiilor optime;
2. gestionarea problemelor provenind din organizarea si coordonarea proiectului, aspectele cele mai importante fiind: distribuirea sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor participante la proiect, implementarea structurilor organizationale, luarea de decizii.

Caracteristici esentiale ale MP:

• se bazeaza pe un sistem riguros de obiective;
• bugetul proiectului este defalcat pe activitati;
• instituie un sistem de control continuu al resurselor si activitatilor;
• leaderul rezolva situatii care nu pot fi rezolvate de echipa (exceptiile);
• echipa este atrasa in mod deliberat in procesul de productie prin utilizarea unor tehnici de motivare, comunicare, definire eficienta a responsabilitatilor;
• promoveaza calitatea;
• leadership-ul este baza colaborarii.

MP ca sistem de management are o serie de avantaje:

q      concentrare pe obiective;

q      dezvoltarea accelerata a abilitatilor personalului;

q      motivarea personalului;

q      coordonare intre departamente;

q      un mai bun control al resurselor organizatiei;

q      rentabilitate marita;

q      calitate mai buna a produselor;

q      reducerea costurilor;

q      controlul proiectelor complexe;

q      relatii imbunatatite cu clientul;

q      raspuns rapid la cerintele din exterior;

q      minimalizarea riscului asociat unui proiect.

Dar MP prezinta si dezavantaje:

q      probleme privind autoritatea si responsabilitatea membrilor echipei;

q      schimbari frecvente ale fisei de post;

q      tendinta izolarii obiectivelor proiectului de obiectivele “functionale”;

q      dezvoltarea unor atitudini exclusiviste;

q      necesitatea unei abordari complexe;

q      regulile organizatiei nu se pot aplica in mod constant;

q      dificultati de ordin managerial.

Pentru atingerea tuturor obiectivelor proiectului, persoanele, comunicarea, activitatile si resursele trebuie sa fie bine organizate. Organizarea eficienta a unui proiect inseamna existenta unor linii de comanada clare, ca fiecare participant sa stie ce are de facut pentru a asigura succesul lucrarii. Toate acestea fac parte din cadrul comunicarii manageriale si sunt esentiale pentru motivarea intregului personal angajat. Pentru o buna comunicare manageriala este necesara asigurarea unor cai adecvate de feedback in cadrul institutiei si in exterior. Acestea permit monitorizarea evolutiei proiectului, raportarea dificultatilor catre conducerea executiva si accesul tuturor participantilor la consultanta expertilor de specialitate pe diverse teme.

Importanta MP este data si de gradul de exigenta a previziunilor si prevederilor la care pot sa raspunda proiectul. Se stie ca este mai usor sa previi decat sa vindeci, dar din pacate inca se actioneaza pentru a vindeca si nu pentru a pre-intampina. Iata de ce orice proiect trebuie sa ia urmatoarele masuri[4]:

previziuni pentru a identifica ceea ce este posibil sa se intample (identificarea riscurilor);

preveniri pentru a impiedica producerea riscurilor;

inventarierea riscurilor care nu vor putea fi eliminate si elaborarea unui plan pentru acoperirea acestora, deja cunoscute, in cazul in care se vor produce evenimentele.

Principiile productivitatii in cadrul MP[5] sunt:

1.     Calitatea – gradul in care produsul final satisface nevoile consumatorului;

2.     Cantitatea – cat se produce pe unitatea de timp;

3.     Economia – costuri, beneficii, rata profitului etc;

4.     Atitudinea – cum satisfacem asteptarile persoanelor implicate in activitatea firmei.

Fig.3. – Starea de performanta

Cei patru factori prezentati (calitatea, cantitatea, economia si atitudinea) trebuie sa fie intr-un echilibru permanent, deoarece orice exces al unuia se va face in defavoarea celorlalti trei. Astfel, starea de performanta este un punct de echilibru fragil, influentat de cei patru factori. Fiecare dintre acestia poate fi rafinat si descompus in componentele sale primare; de exemplu:

Atitudinea = functie

Motivarea = functie

Pentru a se obtine performanta trebuie sa se tina seama de urmatoarele valori:

a)     fiecare membru al echipei munceste pentru atingerea unui obiectiv comun;

b)     fiecare este onest in relatiile sale cu cei din jur;

c)     exista un nivel suficient de experienta, cunostiinte si aptitudini;

d)     fiecare doreste succesul proiectului;

e)     toti participantii la proiect stiu cine este clientul proiectului.

Acestea duc catre cele 7 principii ale MP:

1. implicare – un proiect viabil presupune un nivel echitabil de implicare din partea tuturor participantilor importanti; implicarea maxima este la nivelul celui ce ofera resursele si a echipei proiectului.

2. succes – trebuie sa existe un consens intre toti participantii importanti la proiect relativ la:

i. produsul proiectului, respective rezultatul masurabil al acestuia (cantitate, calitate, relevanta, eficacitate etc);

ii. procesele din interiorul proiectului (timp, metode, tehnologie, costuri, eficienta etc);

iii. data la care se poate masura succesul proiectului.

De asemenea, succesul proiectului se masoara si in gradul de satisfactie al clientului si apoi in termeni de subsecventii de respectare a bugetului, a calitatii produsului, a intervalului de timp specificat.

3. compromis – cele patru variabile ale proiectului (calitate, timp, buget si asteptarile participantilor) trebuie armonizate pentru a realiza succesul proiectului.

4. strategie – pentru a avea un risc acceptabil proiectul trebuie mai intai planificat si apoi executat.

5. control – Politicile si procedurile de lucru eficiente si eficace trebuie instaurate inca din faza de planificare a proiectului pentru a asigura bunul control a resurselor alocate. De asemenea, controlul incumba ca fiecare persoana implicata in proiect sa aiba un rol si o responsabilitate clar definite, evidenta pentru cei implicati.

6. canal de comunicare unic – pentru decizile care afecteaza semnificativ viata proiectului, pentru ajustarile de obiectiv si pentru diferentierea strategiilor trebuie sa se faca auzita o singura voce. In ceea ce priveste proiectul, leaderul (LP) de proiect este unicul responsabil pentru organizarea si desfasurarea acestuia. Intre finantator, LP si client se stabileste un canal privilegiat de comunicare.

7. cultura – managementul firmei trebuie sa asigure un mediu propice desfasurarii muncii membrilor echipei la nivel si cu randament maxim. Cultura organizatiei are un rol crucial in acest sens; daca firma recompenseaza inovatia, leadeship-ul, creativitatea, orientarea proactiva atunci mediul de lucru este unul favorabil obtinerii de performante notabile.

Lucrul cu proiecte asigura cresterea transferului de responsabilitati catre comunitatea locala, in special. Oricum, proiectul repezinta un sprijin pentru o gama larga de domenii, cum ar fi;

• descentralizarea cooperarii cu entitati non-publice;
• interventia in situatii de urgenta sau de criza;
• oferirea de asistenta tehnica sau “pilot” pentru cresterea capacitatii institutionale;
• cand conditiile dintr-o anumita tara nu permit abordarea altor instrumente;
• proicete de mediu; etc.

Imbunatatirea calitatii productivitatii unui sistem se poate realiza prin lucrul cu proiecte, de exemplu, prin urmatoarele modalitati:

• Sunt mult mai realiste deoarece se desfasoara pe baza unei planificari in timp si spatiu, iar pe termen lung ofera o perspectiva a procesului de schimbare;
• Sunt mult mai bine coordonate;
• Construiesc o capacitate locala si sunt mai putin canalizati pe exportul de asistenta tehnica;
• Ofera o mai mare flexibilitate in timpul procesului de implementare.

Proiectul poate fi definit ca o activitate sau ca numar de activitati noi, conjugate, specifice, structurate metodic, desfasurate conform unui plan in scopul de a atinge un obiectiv bine definit intr-un interval de timp si care inceteaza in momentul indeplinirii obiectivului. Altfel spus, proiectul corespunde situatiei in care se urmareste atingerea unui obiectiv cu mijloace specifice intr-o anumita durata de timp.

Proiectul este dinamic iar activitatile interactioneaza. Dar proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze necesitatea si avantajele implementarii ideii unui proiect). Pentru a obtine efecte utile de natura economica, sociala etc, un proiect trebuie privit ca o cheltuiala certa pentru un viitor incert.

Proiectul nu este:

o intentie sau o schita;

o cercetare abstracta sau aplicata;

o previziune care incearca sa deteremine ce se va intampla.

Caracteristicile unui proiect:

are un inceput si un final bine definite (este limitat in TIMP);

implica un numar de activitati, evenimente si sarcini;

utilizeaza o serie de resurse (materiale, financiare si umane);

are un anumit grad de autonomie fata de activitatile curente ale organizatiei;

diversificarea si complexitatea problemelor implica aportul unui numar de specialisti, care, in mod obisnuit, isi desfasoara munca in mai multe compartimente; acestia formeaza echipa proiectului, ce este condusa de un leader – responsabilul proiectului;

dezvoltarea unui proiect este temporara, un obiectiv major reprezentandu-l insasi reducerea la maximum a duratei de realizare;

construirea unor forme organizatorice temporare ce functioneaza paralel cu structura organizatorica de baza a organizatiei;

se dezvolta intr-un mediu in care exista riscuri;

ideile si activitatile proiectate/ planificate se transforma in realizari;

are ca scop o schimbare perceputa ca durabila de initiatorii sai.

Un proiect mai poate fi caracterizat prin:

1. Scop. Proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective, este destul de complex pentru a  putea fi divizat in sarcini care necesita coordonare si control a termenelor, succesiunii indeplinirii sarcinilor, costurilor si performantelor.
2. Ciclu de viata. Proiectele trec printr-o etapa lenta de initiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, incep declinul si in final se incheie.
3. Interdependente. Proiectul interactioneaza cu operatiunile curente ale organizatiei si adesea cu alte proiecte.
4. Unicitate. Fiecare proiect contine elemente care il fac unic – presoane, resurse materiale, locatia, momentul etc.
5. Conflict. Realizarea unui proiect presupune utilizarea unor resurse umane si materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale ale organizatiei; foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare propuse sau derulate de alte organizatii.

Avantajele dezvoltarii organizatiei (institutiei) prin proiecte:

posibilitatea rezolvarii unor probleme complexe, in intervale de timp mai reduse comparativ cu versiunea clasica si cu rezultatele economice superioare;

promovarea unei organizatii de tip matriceal, favorizate schimbarii si eficentei organizationale;

facilitarea contactelor de specialitate intre componentii echipei de proiect si a acestora cu ceilalti specialisti ai societatii respective si ale altor societati;

crearea unor premise favorabile pentru formarea de manageri profesionisti.

Dezavantajele dezvoltarii organizatiei (institutiei) prin proiecte:

dificultatea selectiei managerilor de proiect buni si a convingerii lor sa-si asume riscurile impuse de proiect, cat si a riscurilor profesionale pe care acest sistem le impune;

aparitia de situatii conflictuale intre compartimentele implicate in realizarea proiectului si componentii echipei de proiect sau managerul de proiect;

aparitia unor fenomene de nesincronizare a componentelor organizatorice specifice managementului prin proiecte.

Triunghiul performantei proiectului este format din:

tehnici / metode;

echipa proiectului;

leaderul de proiect / responsabilul.

In fiecare moment al evolutiei proietului trebuie sa poata fi verificata starea globala a acestuia prin starea diferitilor indicatori cantitativi si calitativi ce duc obtinerea obiectivului proiectului. Acesta trebuie gestionat in termeni tehnico-economici, spatial (gestionarea tuturor legaturilor intre toti indicatorii de la un anumit moment dat), sa identifice riscurile care ar putea implica relizarea obiectivului in bune conditii, sa constituie echipa de proiect, sa prevada investitiile financiare (inclusiv sa prevada evenualele probleme ce ar putea aprea), sa identifice relatiile dintre costuri si metodele de calcul utilizate, sa verifice ca metodele si intrumentele utilizate sunt disponibile si intelese in echipa, sa informeze permanent partenerii si membrii echipei.

Proiectul se formuleaza, se evalueaza, se lanseaza intr-un context (mediul proiectului) care il influenteaza direct sau indirect.

Influente externe ce pot avea un impact direct sau indirect asupra proiectului, de exemplu: geofizice, ecologice, sociale, psihologice, estetice, culturale, politice, financiare, juridice, contractuale, organizationale, tehnologice etc.

Influente interne ce pot avea un  impact direct sau indirect, de exemplu: partenerii (persoane fizice sau institutii) care participa in proiect, manangerul de proiect, echipa, banci; care au un interes in performantele proiectului sau care-l utilizeaza: clientii, organizatii, utilizatorii rezultatelor, mass media, grupuri de specialisti.

“ Spune-mi si nu voi uita, arata-mi si poate imi voi aduce amite,

implica-ma si voi intelege”

(Proverb chinez)