Delimitari metodologice in managementul proiectelor

DELIMITARI METODOLOGICE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul proiectelor utilizeaza diferite instrumente (tools), specifice fiecaruia dintre cele 5 procese ale oricarui  proiect (initiere, planificare, executie, control si inchidere). Folosirea acestora poate fi optionala, insa ele pot oferi solutii viabile la problemele care pot aparea pe parcursul derularii proiectului.

Instrumentele utilizate (conform Institutului de Managementul Proiectelor) sunt:

1.     in procesul de initiere

demonstrarea necesitatii si fezabilitatii proiectului

Va fi necesara abordarea urmatoarelor probleme:

descrierea scopului proiectului – trebuie facuta in termeni clari

prezentarea rezultatelor pe care dorim sa le obtinem

metodele care se vor aplica in vederea obtinerii rezultatelor dorite

o estimare initiala  a resurselor necesare

beneficiile care se vor obtine la terminarea proiectului

lista posibililor sponsori si stakeholder-i

capacitatea de finantare din partea celor implicati in proiect

gasirea momentului, a locului si a celor interesati pentru prezentarea propunerii de proiect

obtinerea aprobarii proiectului din partea finantatorului

Va fi ales managerul de proiect, care va primi autorizatia din partea finantatorilor pentru utilizarea resurselor (financiare, materiale) necesare in desfasurarea activitatilor.

Datele obtinute vor fi reprezentate in figura 5.1

Titlul proiectului:_____________

Data:_______________

Justificarea proiectului: _____ _______ ______ ______________

Rezultate estimate a se obtine:_____ _______ ______ __________

Principalii stakeholder-i si rolul acestora:_________________

Fig. 5.1: Diagrama proiectului la finalul procesului de initiere

2.     in procesul de planificare

descrierea scopului proiectului

Vor fi prezentate:

scopul proiectului si justificarea acestuia

principalele rezultate dorite

obiectivele proiectului (in care vor fi incluse criterii de cost, de timp si de calitate)

WBS – care va defini scopul final al proiectului

definirea si ordonarea activitatilor

Rezultatele obtinute in urma utilizarii acestui instrument sunt:

lista cu activitatile care se vor realiza pe parcursul proiectului

diagrama de retea care prezinta si relatiile dintre activitati

estimarea duratei pentru fiecare activitate si a resurselor necesare

Care sunt resursele necesare pentru fiecare activitate?

Evaluarea duratei pentru fiecare activitate se va face in functie de duratele pentru activitati similare sau in functie de estimarile specialistilor din echipa de proiect.

Tabel 5.1: Estimarea duratei si a resurselor pentru fiecare activitate

prezentarea programului proiectului (diagrame Gantt, diagrame PERT)

estimarea costurilor

Exista trei metode de estimare a costurilor:

estimarea costurilor pentru fiecare activitate si determinarea costurilor totale ale proiectului (bottom up)

prin utilizarea costurilor dintr-un proiect similar (top down)

printr-un buget fix (se porneste de la suma totala care a fost acordata proiectului si in functie de aceasta, se distribuie pe activitati)

prezentarea bugetului

atingerea unui anumit grad al calitatii

Atingerea anumitor standarde de calitate depinde de politica de calitate a organizatiei, de scopul proiectului, de anumite standarde.

specificarea anumitor metode de comunicare

Se vor discuta modurilor de diseminare a informatiei, tehnologiile disponibile pentru comunicare, metode de imbunatatire a comunicarii. Astfel: vom raspunde la intrebarile: ce comunicam? cum comunicam? cand si cui comunicam?

formarea si coordonarea echipei de proiect

Se va pleca de la descrierea activitatilor care vor fi realizate in proiect, stabilirea ulterioara a cerintelor pentru indeplinirea activitatilor, alegerea membrilor din echipa

identificarea riscurilor

Se vor analiza:

sursele de risc

riscurile potentiale

consecintele riscurilor prevazute

modalitatile de eliminare sau diminuare a riscurilor

realizarea unui plan de management al riscului

prezentarea resurselor suplimentare necesare in cazul manifestarii riscurilor

obtinerea unor resurse (bunuri/servicii) suplimentare – prin identificarea unor potentiali contractori

realizarea planului proiectului

Reprezinta o sinteza a tuturor datelor prezentate pana  la acest moment. Planul proiectului va cuprinde: scopul, WBS, milestones, echipa de proiect, riscurile, costurile.

terminarea etapei de planificare

Presupune aprobarea planului proiectului de catre finantator si principalii stakeholder-i.

reanalizarea planului proiectului si modificarea lui ulterioara daca aceasta este necesara

Se va verifica daca planul realizat conduce la atingerea scopului propus de proiect, daca respecta criteriile de cost, de calitate si asteptarile celor implicati in proiect.

3.     in procesul de executie

executia activitatilor proiectului

Pe parcursul executiei proiectului, se vor realiza raportari periodice asupra activitatilor care s-au efectuat.

4.     in procesul de control

controlul activitatilor proiectului

Efectuarea periodica a controlului proiectului va permite verificarea modului in care se vor atinge scopul propus de proiect, deliverables, a respectarii termenelor prevazute, care sunt modificarile care apar si activitatile care trebuie intreprinse ulterior astfel incat sa obtinem rezultatele propuse la timpul la care acestea au fost prevazute.

5.     in procesul de inchidere

terminarea activitatilor din proiect

I. Planul proiectului (Lientz, Rea)

Conform autorilor Lientz si Rea, realizarea planului unui proiect va fi facuta in mai multe etape:

1.     fixarea obiectivelor si a ariei de intindere a proiectului

Stabilirea obiectivelor este etapa cea mai importanta intr-un proiect, deoarece ele constituie masuri/tactici de realizare a unor strategii organizationale, locale, nationale sau internationale. Indeplinirea acestora trebuie sa corespunda rezolvarii unor probleme identificate in prealabil.

2.     descrierea sumara a conditiilor in care se va implementa proiectul pentru a justifica necesitatea acestuia

Autorii au alcatuit o lista cu factorii care au impact asupra unui proiect: tehnologiile existente la momentul respectiv, concurenta, anumite reglemetari guvernamentale, politici.

3.     conceperea strategiei proiectului

Presupune abordarea modului in care va fi organizat proiectul, gestionarea riscurilor , selectia echipei de proiect  si a coordonatorului.

4.     prezentarea jaloanelor esentiale ale proiectului, planificarea calendaristica a acestora

Daca se lucreaza pe subproiecte, se recomanda utilizarea a 10-20 de jaloane pentru fiecare subproiect, urmand sa fie evidentiate ulterior legaturile dintre jaloane ce apartin unor subproiecte diferite.

5.     definirea bugetului initial, etapa in care se va pune din nou problema fezabilitatii obiectivelor

Pentru fiecare jalon, se stabilesc resursele necesare; in proiectele cu un grad mare de incertitudine, se va aloca 5-10 % din valoarea totala a proiectului pentru cheltuieli neprevazute.

6.     identificarea principalilor actori implicati in realizarea proiectului si rolul acestora

7.     stabilirea metodelor si a instrumentelor de lucru

Indiferent de metodele de lucru alese, este necesar ca acestea sa aiba urmatoarele caracteristici:

scalabilitate (posibilitatea aplicarii acestuia in orice proiect)

colaborarea – pentru stimularea lucrului in echipa

modernismul

masurabilitatea – posibilitatea evaluarii metodelor

popularizarea lectiilor invatate pe parcursul proiectului pentru imbunatatirea  managementului proiectelor viitoare

8.     identificarea domeniilor de risc la care este expus proiectul

9.     reanalizarea planului calendaristic si a bugetului

10.  identificarea coordonatorului de proiect

11.  identificarea si stabilirea echipei de proiect

12.  realizarea planului detaliat al proiectului (stabilirea jaloanelor, realizarea WBS, stabilirea dependentelor intre activitati, alocarea resurselor pentru fiecare activitate, estimarea duratei).

5.1. Pasii in elaborarea cererii de finantare

Pasii in elaborarea cererii de finantare sunt:

n     identificarea, documentarea problemei si initierea proiectului

n     contactarea finantatorilor

n     scrierea propunerii de finantare

In practica insa, de foarte multe ori, primii doi pasi se inverseaza, proiectul fiind conturat, uneori fortat, abia dupa aparitia anuntului referitor la licitatia de proiecte. Evident ca in acest caz dificultatile sunt mai frecvent intalnite, cu consecinte negative mai ales pe termen lung – deteriorarea relatiilor cu finantatorii, cu partenerii, cu beneficiarii.

Etapele considerate in analiza vor fi structurate in 3 parti:

n     ca antrenament „de intretinere” pentru o participare activa la proiecte

n     perioada aparitiei anuntului despre licitatia de proiecte

n     in realizarea efectiva a documentatiei

5.2. Bune practici ca antrenament „de intretinere”pentru o participare activa la proiecte

fiti informat

adrese internet

abonamente la buletinele informative

Adrese internet:

portal pt. finantari in Romaniawww.finantare.ro

Programe ale UE in Romania:www.infoeuropa.ro

www.europa.eu.int/comm/enlargement/romania/index.htm

revista presei si legaturi utile www.europeana.ro

Pagini ale asociatiilor IMM

Reteaua Euro Info Centre din Romania

http://www.eic.ro/

http://www.cnipmmr.ro

Consiliul National al Intreprinderilor Private Mici si Mijlocii din Romania

http://www.smeprojects.ro

Directia Proiecte CNIPMMR. Furnizeaza servicii suport adecvate pentru IMM-uri si asociatii de IMM-uri, in domeniul managementului de proiect.

http://www.mimmc.ro/

http://www.animmc.ro/

Agentia Nationala pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii si Cooperatie (ANIMMC)

strategia guvernamentala pentru sustinerea dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii in perioada 2004 – 20

http://www.minind.ro/

Ministerul Economiei si Comertului

http://www.mfinante.ro/

Ministerul Finantelor Publice

Asistenta nerambursabila UE

http://www.mie.ro

Ministerul Integrarii Europene

http://www.inforural.ro

portal de stiri in domeniul politicilor publice si legislatiei referitoare la problematica agriculturii in contextul procesului de aderare a Romaniei la Uniunea Europeana.

diverse finantari europene                                

www.welcomeurope.com

ONG-uri din Europa Centrala si de Est                          

www.ngonet.org

Managementul Proiectelor                               

www.projectmanagement.ro

anticipati urmatoarele programe de finantare

site-urile finantatorilor

discutii cu alte persoane informate, din „sistem”

documentatii de proiecte „la sertar”

pastrati documentatiile proiectelor vechi

utilizati specialistii din subordine pentru realizarea unor situatii diverse (planuri de afaceri, baze de date, statistici, prezentarea propriei organizatii etc.)

intretineti o relatie buna cu top-managementul organizatiei / firmei dvs.; la urma urmei, orice proiect, teoretic, trece si de o selectie interna (mai ales atunci cand presupune si fonduri proprii), iar sprijinul top-managementului este crucial; acest suport se va dovedi util si in perioada de implementare a proiectului

familiarizati-va cu stilul scrierii documentatiei de proiect, adoptandu-l pentru redactarea rapoartelor obisnuite sau pentru planificarea activitatilor curente (scrierea unui curs, rapoartele de activitate etc.)

5.3. Anuntul despre licitatia de proiecte

Toate programele sunt publicate pe Internet, chiar inainte de etapa in care parti ale acestora (sub-programe) sunt deschise pentru licitatie

Toate oportunitatile de licitatie sunt anuntate public

Anuntul de licitatie ii furnizeaza viitorului licitator toate informatiile necesare pentru a-si exprima interesul intr-un proiect

Anuntul de licitatie contine:

titlul programului

descrierea programului

experienta ceruta

bugetul estimat in EURO

adresa completa, numarul de telefon si fax al autoritatii contractante

detalii despre persoana de contact

data estimata de incepere a programului

termenul limita pentru exprimarea interesului.

Anuntul de licitatie este insotit de instructiuni pentru potentialii ofertanti asupra modului in care isi pot exprima interesul.

Ce contine pachetul informativ pentru un proiect

Pachetul informativ este distribuit gratuit si include un set standard de documente:

Invitatia la licitatie - un comunicat de presa standard de invitatie

Ghidul solicitantului: instructiuni pentru ofertanti - cum, cand si unde sa inainteze oferta, inclusiv detalii complete asupra continutului propunerilor tehnice si financiare, si criteriile de evaluare care vor fi aplicate

Termenii de Referinta - descrierea serviciilor solicitate

Anexe:

Anexa A: cerere de finantare (format Word)

Anexa B: buget (format Excel)

Anexa C: cadrul logic al proiectului (format Word/Excel)

Anexa D: diurne (format Word)

Anexa E: contractul standard (format Word)

Anexa F: format standard pentru cv-uri (format Word)

Anexa: copie a 'Conditiilor generale aplicabile contractelor de servicii finantate din fonduri '.

Anexa: 'Regulile generale pentru licitatii si atribuirea contractelor de servicii '

Anexa: Cerere de plata

Anexa: Identificare financiara

Anexa: Manual de identitate vizuala

Bune practici, in perioada imediata aparitiei anuntului despre licitatia de proiecte

cititi cu atentie conditiile licitatie (de preferinta, nu numai cea adresata solicitantilor, ci si cea pentru evaluatori, prezentarea organizatiei finantatoare etc.);

informati-va asupra finantatorului (domenii de interes, criterii de evaluare, tipuri de proiecte finantate, sumele alocate si perioada de alocare, durata procesului de evaluare a propunerii, modalitati de contact);

comunicati eficient cu agentii de implementare a programului; pentru probleme punctuale prin e-mail sau telefon, pentru probleme complexe preferabil prin intrevederi programate;

discutati cu alti beneficiari ai finantarilor de acest tip.

Un alt set de probleme sunt date de “agenda ascunsa” a finantatorilor, care – de multe ori –nu ofera suficiente informatii privind obiectivele pe care doresc sa le realizeze prin oferta de finantare; de asemenea dificultati apar si in alegerea unui cofinantator a carui politica sa coincida cu cea a finantatorului principal.

5.4. Realizarea documentatiei

Ce contine dosarul de licitatie pentru un proiect?

n     Dosarul de licitatie se depune la adresa indicata in Ghidul Solicitantului din pachetul Informativ, intr-un numar de exemplare specificat in ghid, dintre care un exemplar original.

n     Dosarul de licitatie contine o serie de documente obligatorii, specifice fiecarui program.

Exemplu dupa licitatia PHARE «Dezvoltarea resurselor umane»:

n     1. Formularul de Cerere de Finantare Nerambursabila: cererea trebuie sa fie editata pe calculator, in limba romana; declaratia solicitantului (Sectiunea IV) trebuie semnata si atasata

n     2. Rezumatul in limba engleza a proiectului

n     3. Anexa B - Buget

n     4. Anexa C - Matricea Cadru Logic

Alte anexe:

n     Copie dupa statutele si/sau contractele de asociere ale solicitantului si, in cazul unui consortiu, cele ale partenerilor

n     Cele mai recente rapoarte anuale si contabile ale organizatiei conducatoare, respectiv: copia bilantului contabil la data de……., aprobat de Administratia Financiara si cel mai recent raport la 6 luni;

n     Copia Certificatului de inregistrare Fiscala

n     Declaratie de Atestare Fiscala eliberata de Administratia Financiara care sa stipuleze ca organizatia nu are datorii fiscale la data de ………., in original

n     Declaratie privind plata contributiei la asigurarile sociale eliberata de Directia Generala Judeteana pentru Munca si Protectie Sociala, la …………, in original

n     Declaratie privind plata asigurarilor de sanatate eliberata de Camera Judeteana de Sanatate la data de ……….., in original

n     Copie dupa documentul / documentele care atesta proprietatea solicitantului asupra contributiei in natura si documente care sa justifice valoarea contributiei in natura, asa cum este explicat in Ghidul Aplicantului

n     CV-ul managerului de proiect si al altor persoane responsabile cu realizarea activitatilor cheie din proiect.

Numai pentru organizatiile orientate catre realizarea de profit:

n     1. Copie a certificatului de inregistrare, actualizat, de la Registrul Comertului;

n     2. Copie a „Certificatului Constatator' eliberat de Camera de Comert teritoriala - Registrul ROLEG, prin care se atesta ca solicitantul si organizatia / organizatiile partenere nu sunt in stare de faliment sau obiect al procedurii de declarare a starii de faliment, nu si-au suspendat activitatile si nu au afacerile in administrare judiciara

Numai pentru organizatiile non-guvernamentale:

n     Copie a Hotararii Judecatoresti privind inregistrarea modificarilor la Statut si organele de conducere ale organizatiei, conform Ordonantei Guvernului nr.26/2000 privind Organizarea si Functionarea Asociatiilor si Fundatiilor din Romania (pentru acele organizatii infiintate in baza Legii 21/1924)

Structura cererii de finantare

Vom trata problemele legate de completarea unei cereri de finantare. Pentru completarea cererii (ca si a bugetului sau matricei cadru logic), este necesar ca solicitantii sa fi parcurs deja etapele de formulare a problemei, stabilire de obiective etc. si sa aiba la dispozitie „structura' sau „scheletul' proiectului.

I. Proiectul

1. Descriere

n     1.1.  Titlu

Se completeaza denumirea proiectului, stabilita in prealabil.

Titlul trebuie sa reflecte obiectivul general al proiectului.

Alegeti un nume simplu, ale carui initiale, daca este posibil, sa formeze un acronim logic.

De obicei, titlul trebuie:

sa fie descriptiv

sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite

sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului

sa fie clar, concis, si usor de tinut minte

sa nu contina termeni tehnici sau elemente de jargon

n     1.2. Locul de desfasurare - Tara, judet, regiune, oras

Specificati locul unde se va derula proiectul.

Acolo unde este nevoie, pentru specificarea regiunii, consultati harta regiunilor.

Structura cererii de finantare - 2

n     1.3. Suma solicitata de la Autoritatea Contractanta

Aceasta rubrica se completeaza dupa efectuarea bugetului.

In prima casuta completati, in cifre, suma pe care o solicitati finantatorului, iar in casuta a doua procentajul pe care il reprezinta aceasta suma, din valoarea intregului proiect.

n     1.4. Rezumat

Maxim 10 randuri (va rugam sa includeti informatii despre (a) scopul proiectului, (b) grupurile tinta si (c) activitatile principale).

Rezumatul trebuie exprimat concis, fara a da detalii despre fiecare activitate.

Completati, in maxim 10 randuri, date informative, succinte despre proiect, atingand obligatoriu punctele solicitate expres: scopul, obiectivele, grupurile tinta si principalele activitati.

Acolo unde este cazul dati si date cantitative.

Daca proiectul propune programe de formare, specificati codurile CAEN.

Retineti ca cele 10 randuri obligatorii se pot obtine si prin dimensiunea fonturilor.

Rezumatul va fi tradus si in limba engleza.

n     1.5. Obiective

Maxim 1 pagina. Descrieti obiectivele proiectului.

Cu acest capitol incepe descrierea propriu-zisa, detaliata, a proiectului dumneavoastra.

Obiectivul este stare dorita, la care se va ajunge in momentul in care proiectul va fi incheiat.

n     1.6. Justificare

Maxim 3 pagini. Furnizati urmatoarele informatii:

(a) identificarea necesitatilor si constrangerilor percepute in regiunea careia se adreseaza proiectul

Acesta este capitolul unde se descrie mediul proiectului: ambianta fizica, institutionala, economica, politica sau social culturala, regionala sau zonala care a determinat alegerea obiectivelor pe baza unei analize serioase si concrete.

Investigati bine situatia din zona in care se va derula proiectul.

Culegeti date statistice complete, analizati-le si folositi-le pentru a demonstra si sustine cel mai bine motivul alegerii proiectului.

Folositi cifre corecte, reale.

Dupa ce ati luat cunostinta de situatia din zona, de datele colectate de la foruri competente, descrieti problemele din zona. Notati si ierarhizati toate necesitatile si constrangerile, identificate de dumneavoastra in prealabil, in zona de competenta a proiectului.

Dati explicatii asupra modului cum ati identificat aceste necesitati si constrangeri.

(b) enumerarea grupurilor tinta, cu o estimare a numarului anticipat de beneficiari directi si indirecti

Identificati grupurile tinta, pe care le vizeaza proiectul, bineinteles in concordanta cu solicitarile programului. Grupul tinta este reprezentat de acea categorie de subiecti care va fi supusa interventiei proiectului in vederea realizarii obiectivelor acestuia.

Dati explicatii clare si succinte.

Nu uitati sa estimati, atat calitativ cat si cantitativ si beneficiarii directi si pe cei indirecti. Specificati clar cine sunt beneficiarii directi ai proiectului (grupul tinta) si care alte grupuri vor fi afectate pozitiv sau negativ de rezultatele proiectului.

(c) motivele alegerii grupurilor tinta si a activitatilor

Dupa stabilirea grupurilor tinta, motivati argumentat, alegerea de catre dumneavoastra a acestora. Aratati ponderea pe care o au grupurile tinta in randul populatiei vizate.

Motivatia alegerii anumitor activitati o explicati prin rezultatele scontate, demonstrate prin indicatori cantitativi si calitativi.

(d) relevanta proiectului pentru grupurile tinta

Argumentati clar semnificatia proiectului pentru grupurile tinta. Aratati cum va imbogati / imbunatati proiectul „viata' acestora, ce schimbari se vor produce, cum vor influenta aceste schimbari situatia grupurilor tinta.

(e) relevanta proiectului pentru obiectivele programului

Demonstrati cat de insemnat este proiectul pentru obiectivele programului (deci concordanta obiectivelor proiectului cu cele ale programului). Argumentati. Explicati cat de bine serveste proiectul la indeplinirea obiectivelor programului.

(f) relevanta proiectului pentru prioritatile programului

Aratati concordanta proiectului cu prioritatile programului.

n     1.7. Descrierea detaliata a activitatilor

Maxim 9 pagini. Includeti titlul si o descriere detaliata a fiecarei activitati; in acest sens, descrierea detaliata a activitatilor nu trebuie confundata cu planul de actiune (a se vedea 1.9).

n     1.8. Metodologie

Maxim 4 pagini. Descrierea detaliata a:

(a) metodelor de implementare

Metodele de implementare sunt mijloacele proprii folosite pentru a derula proiectul. Descrieti aceste metode clar, ordonat.

(b) argumentelor pentru alegerea metodologiei propuse

Motivati alegerea metodologiei pe care o propuneti.

Insistati asupra metodelor de abordare bazate pe principiile care stau la baza

standardelor actuale in domeniu.

Insistati asupra metodelor de abordare conforme cu managementul de proiect.

(c) modul in care intentioneaza proiectul sa continue un proiect anterior sau activitati anterioare (unde este cazul)

Insistati asupra activitatilor anterioare sau asupra unor proiecte anterioare ale organizatiei, asemanatoare cu cele din proiectul propus, pentru a demonstra experienta proprie in domeniu si, poate, pentru a demonstra continuitatea unor activitati.

(d) procedurilor de evaluare interna

Specificati ce proceduri veti folosi in evaluarea progresului proiectului.

(e) nivelului de implicare si activitatea altor organizatii (parteneri sau altii) in proiect

Aratati cat si cum se implica fiecare partener sau oricare alta organizatie in proiect. (f) justificarea rolului fiecarui partener

Explicati si argumentati rolul fiecarui partener.

(g) echipa propusa pentru implementarea proiectului (pe functii: nu este nevoie sa includeti numele persoanelor in aceasta sectiune)

Stabiliti si specificati echipa de management a proiectului.

n     1.9. Durata si planul de actiune

Durata proiectului va fi de__luni.

Nota: Planul de actiune orientativ nu trebuie sa mentioneze date exacte, ci trebuie sa inceapa cu 'luna 1', 'luna 2' etc. Solicitantii sunt sfatuiti sa prevada o marja de siguranta in planul de actiune propus. Planul de actiune nu trebuie sa contina descrieri detaliate ale activitatilor, ci doar denumirea lor (va rugam sa verificati ca denumirea lor sa fie aceeasi cu cea mentionata in sectiunea 1.7).

Planul de actiune pentru primul an de implementare trebuie sa fie suficient de detaliat pentru a furniza informatii cu privire la pregatirea si implementarea fiecarei activitati. Planul de actiune pentru fiecare din urmatorii ani (functie de durata proiectului) poate fi mai general si ar trebui sa includa numai lista principalelor activitati previzionale pentru acesti ani.1 Planul de actiune trebuie prezentat conform urmatorului model:

n     Activitatile proiectului se concretizeaza in planul de actiune.

n     Planul de actiune este un instrument de lucru pretios, atat in evaluarea proiectului, cat si pe parcursul etapei de implementare.

2. Rezultate asteptate

n     2.1. Impactul estimat asupra grupurilor tinta

Maxim 2 pagini. Va rugam sa includeti informatii despre:

(a)  Cum va imbunatati proiectul situatia grupurilor tinta

Faceti o scurta descriere a situatiei grupurilor tinta, asa cum preconizati ca va fi dupa implementarea proiectului.

(b) Cum va imbunatati proiectul capacitatile manageriale si tehnice ale grupurilor tinta si/sau ale partenerilor (unde este cazul)

Descrieti cum va contribui proiectul la perfectionarea capacitatii manageriale si tehnice a organizatiei aplicante sau/si a partenerilor.

n     2.2. Rezultate

Maxim 1 pagina. Precizati clar si cuantificati cat de mult posibil rezultatele.

Rezultatul este un produs al proiectului (uneori considerat o masura a impactului proiectului asupra domeniului de actiune al acestuia).

Intre rezultate si obiective trebuie sa existe o stransa legatura.

Daca toate rezultatele au fost obtinute, atunci obiectivele proiectului au fost atinse.

n     2.3. Efecte multiplicatoare

Maxim 1 pagina. Descrieti posibilitatile de replicare si extindere a rezultatelor proiectului.

Incercati sa prezentati modul cum proiectul ar putea fi replicat in alte zone, in alte domenii, alta data.

Insistati si asupra modului de informare asupra rezultatelor proiectului.

n     2.4. Durabilitate

Maxim 3 pagini. Faceti diferentierea intre urmatoarele aspecte ale continuitatii:

(a) Din punct de vedere financiar (Cum vor fi finantate activitatile dupa incetarea finantarii CE?)

Identificati si specificati care vor putea fi sursele de finantare posibile dupa incheierea proiectului si a finantarii.

(b) Din punct de  vedere institutional (Vor fi functionale structurile care sustin implementarea activitatilor la sfarsitul prezentului proiect? Va exista 'proprietate locala' asupra rezultatelor proiectului?)

Demonstrati cum si cat de functionale sunt structurile nou infiintate prin proiect. Aratati daca exista dreptul de proprietate asupra rezultatelor proiectului - nu uitati proprietatea intelectuala asupra unor rezultate.

(c) Continuitate la nivelul politicilor (unde este cazul) (care va fi impactul structural al proiectului - ex. va conduce acesta la imbunatatirea legislatiei, a codurilor de conduita, a metodelor etc?)

Daca este cazul, specificati cum proiectul va determina imbunatatirea sau schimbarea legislatiei, a metodologiei in diverse domenii, etc.

3. Bugetul proiectului

Furnizati un buget pentru intreaga durata a proiectului. A se vedea Ghidul Solicitantilor, sectiunea plati pentru informatii suplimentare.

Nota: Bugetul trebuie prezentat in concordanta cu Anexa B (fisier Excel).

4. Surse de finantare preconizate

Furnizati informatii cu privire la sursele de finantare preconizate pentru proiect.

Nota: Aceasta informatie trebuie prezentata in concordanta cu Anexa B (format Excel).

II. SOLICITANTUL

1. Date de identificare

Denumirea legala completa a organizatiei:

Acronim (unde este cazul):

Forma Juridica:

Cod   fiscal (unde este cazul):

Adresa oficiala:

Adresa postala:

Persoana de contact:

Numere de telefon:

Numere de fax:

Adresa E-mail:

Pagina Internet:

2. Detalii bancare

Banca trebuie sa functioneze in Romania.

Numele    titularuluide cont:

Nr. cont bancar:

Codul Bancii:

Codul SWIFT :

Numele Bancii:

Adresa Bancii:

Numele persoanei(lor) cu drept de semnatura:

Functia persoanei(lor) cu drept de semnatura:

3. Descrierea solicitantului (maxim 3 pagini)

n     3.1. Cand a fost infiintata organizatia dumneavoastra si cand si-a inceput activitatea?

Faceti o scurta, dar completa, prezentare a organizatiei - CV - ul organizatiei: data infiintarii, data inceperii activitatii, misiunea, obiectivele, scopurile.

n     3.2. Care sunt principalele activitati ale organizatiei dumneavoastra, in prezent?

Prezentati activitatile principale si actuale ale organizatiei dumneavoastra, incercand sa scoateti in evidenta acele activitati care conduc la producerea rezultatelor obiectivele concordante cu cele ale programului pentru care aplicati.

n     3.3. Lista membrilor consiliului/comitetului de conducere al organizatiei dumneavoastra.

4. Capacitatea de a administra si implementa proiecte

5.5. Elementele principale ale planului proiectului

Problema – justificarea proiectului

Problema         = o nevoie, o stare de fapt negativa ce trebuie inlaturata

= o situatie sau un complex de situatii care afecteaza un grup de oameni, o comunitate sau intreaga societate la un moment dat

Caracteristici:

problema este a oamenilor, nu a resurselor:

“Dorim sa amenajam un centru de zi pentru someri in orasul Baia Mare deoarece nu avem unde organiza activitati recreative si cursuri de calificare”

“Din cauza lipsei locurilor de munca, rata saraciei si a infractionalitatii din orasul Iasi a crescut foarte mult. Consumul de alcool in randul populatiei afectate de somaj a crescut mult, cu efecte sociale negative: frecvente agresiuni, acte infractionale, copii despartiti, familii despartite etc. Amenajarea unui centru de zi pentru someri unde vom organiza activitati recreative si cursuri de calificare ar permite cresterea calitatii vietii acestor persoane si reducerea actelor infractionale.”

este orientata spre nevoi si nu spre oferta – este bine sa detinem studii sau alte dovezi obiective privind existenta problemei (sondaje de opinie, date publicate de diverse agentii guvernamentale sau ONG, opinii ale unor experti, articole din presa);

problema este concreta, nu abstracta – folositi exemple concrete, fapte;

este rezolvabila – solutia gasita de dvs. rezolva mare parte din problema

“Exista peste 5000 de persoane cu probleme de sanatate mintala in Iasi si noi vrem sa ajutam 20 prin proiectul nostru”

“Vom ajuta la integrarea sociala a 20 de persoane cu probleme de sanatate mintala din cartierul Garii”

problema are efecte negative serioase

este urgenta

Fila de lucru – problema

Scopul proiectului

Scopul unui proiect reprezinta, de regula, rezolvarea problemei sau stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma derularii proiectului. Recomandari:

n     enuntul trebuie sa fie scurt si concis

n     nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia “si” pentru a desparti 2 propozitii; daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri

n     de asemenea, folosirea cuvantului “prin” atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune

Se aseamana ca formulare cu misiunea organizatiei

n     misiunea concentreaza cele mai inalte scopuri ale organizatiei. Formularea misiunii este sarcina echipei fondatoare si se refera la scopul pentru care a fost infiintata organizatia respectiva, in anumite cazuri este stipulata de lege (pentru institutii si autoritati publice).

n     Prin declaratia de misiune sunt clarificate:

ce ofera organizatia, prin care este aratat rolul pe care si-l asuma in societate si este fixata granita activitatilor pe care le desfasoara

cui ofera, care sunt consumatorii

cum ofera, aratand astfel cum intentioneaza sa satisfaca nevoile consumatorilor

Ideal ar fi ca scopul sa poata fi exprimat intr-o singura propozitie, iar declaratia de misiune intr-un paragraf scurt.

Obiectivele proiectului

In vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari:

n     Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect?

n     Care este segmentul de populatie care va fi implicat schimbare? (atentie, aici trebuie sa avem in vedere nu numai grupul-tinta - care, de altfel, va fi stabilit cu precizie - ci si categoriile de populatie cu care acesta interactioneaza major!)

n     Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere)

n     Care este gradul sau proportia schimbarii?

n     Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

Exista cateva reguli simple care ajuta la o buna definire a obiectivelor:

n     exprimarea trebuie sa fie concisa, prin propozitii afirmative simple

n     se vor evita cuvintele cu inteles neclar, ambiguu sau interpretabil, de genul; imbunatatire, perfectionare, intarire, etc.;

n     se va reduce pe cat posibil numarul adjectivelor;

n     se va acorda atentie verbelor, pentru ca acestea definesc actiuni (mai potrivite pentru misiune), iar obiectivele sunt stari

n     in formularea obiectivului nu trebuie inclusa calea de atingere a acestuia

n     acolo unde este posibil, se mentioneaza grupul tinta.

Obiectivele se pot clasifica in:

n     obiective cantitative si calitative sau

n     obiective pe termen lung (largi) si pe termen scurt (imediate)

Orice proiect bine facut va avea un amestec de diferite tipuri de obiective, iar acestea vor trebui masurate separat.

Pentru a avea succes:

n     obiectivele generale ale proiectului Dvs. sa fie similare cu obiectivele concrete sau prioritatile enuntate de finantator in Ghidul de finantare

n     obiectivele imediate ale proiectului Dvs. sa arate modul in care solutia pe care o propuneti in cadrul proiectului va contribui la realizarea scopului.

Foaie de lucru - obiective

Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative si calitative. Trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincida un rezultat, pentru validare.

Activitatile sunt exprimate ca procese. Ele sunt actiunile necesare pentru a transforma resursele date in rezultate planificate intr-o perioada de timp specificata.

Caracteristicile activitatilor

toate activitatile esentiale pentru producerea rezultatelor anticipate sunt incluse

toate activitatile contribuie direct la obtinerea rezultatelor

sunt incluse doar activitatile care decurg prin proiect

activitatile sunt descrise in termeni de actiune

timpul estimat pentru fiecare activitate este realist

activitatile sunt potrivite situatiei

Structura de descriere a activitatilor unui proiect:

n     indicatorii de indeplinire: sunt reprezentati de rezultatele obtinute in urma efectuarii activitatii respective

n     descrierea activitatii in general si a subactivitatilor daca este cazul: este descrierea detaliata a ceea ce se face; o activitate se poate realiza si prin mai multe subactivitati

n     responsabilii din partea echipei de implementare: sunt persoanele desemnate, din cadrul echipei de proiect, care vor raspunde de o anumita activitate

n     evenimente de referinta: este punctul de reper in desfasurarea activitatii, la care se raporteaza celelalte activitati.

n     resurse alocate: sunt acele mijloace care se pot destina pentru realizarea proiectului

n     asigurarea calitatii: specificati ce masuri luati pentru a se asigura calitatea activitatii respective.

n     riscuri semnificative

n     planuri de rezerva pentru contracararea riscurilor

Exemplu: Activitatea 1: Amenajarea spatiilor de productie

n     Indicatori de indeplinire: spatiile de productie sunt pregatite pentru inceperea activitatilor, conform specificatiilor din Anexa X.

n     Descriere: aceasta activitate consta in actiunile de inchiriere, amenajare si igienizare a spatiului, de achizitie si de dotare cu echipamente, conform Anexei X. Actiunile de amenajare si igienizare vor fi subcontractate unui antreprenor, inchirierea spatiului si achizitia echipamentelor necesare functionarii va fi efectuata de catre echipa manageriala.

n     Activitatea 1 include 9 subactivitati paralele:

1-1 Licitatie pentru subcontractarea unui antreprenor

1-2 Amenajarea si igienizarea sediului (reparatii, adaptari de instalatii electrice, sanitare, zugraviri, tencuieli, vopsitorie, amenajare podele)

1-3 Receptionarea lucrarilor de amenajare

1-4 Definitivarea listei echipamentelor prin detalierea si completarea listei

1-5 Lansarea cererilor de oferta pentru achizitia echipamentului

1-6 Evaluarea si selectarea ofertelor

1-7 Achizitionarea echipamentelor si elementelor minime de ambient, conform procedurilor.

1-8 Instalarea echipamentului si elementelor de ambient.

1-9 Controlul si evidenta configuratiei logistice

n     Responsabili din partea echipei de management a proiectului sunt managerul de proiect, asistentul manager si responsabilul pentru logistica.

n     Evenimentele de referinta sunt (vezi diagrama Gantt - Anexa Y):

definitivarea inchirierii licitatiei

receptia lucrarilor de amenajare si igienizare

instalarea mobilierului, echipamentului si a elementelor de ambient

n     In privinta asigurarii calitatii, criteriile pentru evaluarea calitatii, masurile de prevenire a defectelor, actiunile necesare detectarii si corectarii acestora, demonstrarea respectarii criteriilor de calitate si a procedurilor de revizie vor fi detaliate intr-un studiu ce va fi elaborat de Contractor, aprobat de Partener si inclus in Raportul de Initiere.

n     Riscurile semnificative sunt:

intarzierea sau intreruperea lucrarilor de amenajare datorita unor cauze subiective

absenta unor oferte adecvate cerintelor in termenii fixati din cauze de forta majora

n     Planuri de rezerva pentru contracararea riscurilor:

pregatirea mai multor echipe de muncitori

cercetarea pietei pentru achizitii si in alte localitati

Aceasta structura este foarte completa si asigura clarificarea aspectelor cheie ale derularii proiectului. Puteti opta si pentru o structura mai simpla, dar din care sa nu lipseasca datele esentiale, ce definesc cel mai bine activitatea respectiva.

Resursele

n     Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse. Din punct de vedere calitativ si cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat ca, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.

n     Cele mai importante resurse care stau la dispozitia unui manager de proiect sunt: oamenii, echipamentele, materialele, finantele, timpul, informatiile, spatiul, reputatia, imaginea etc.

n     Un alt aspect important privind resursele este ca, exceptand pe cele financiare, valoarea lor pentru proiect este in general relativa si depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

Bugetul proiectului

buget pe categorii de cheltuieli

buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati

buget pe surse de finantare

Ce este bugetul ?

Bugetul descrie un proiect, in totalitate, in termeni financiari.

Bugetul este un criteriu de masurare a rezultatelor proiectului.

Bugetul este o declaratie de planuri financiare pentru o perioada viitoare.

Redactarea bugetului presupune mai multe etape logice. Initial sunt adunate informatii despre ce doreste firma sa realizeze, care sunt limitele si ce influente interne si externe o vor afecta.

O etapa importanta in intocmirea bugetului este cea de estimare a cheltuielilor.

A. buget pe categorii de cheltuieli – grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii. Exemplu:

personal;

transport;

echipament;

instruiri;

publicatii;

cheltuieli indirecte.

B) buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati – grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul aceluiasi proiect. Exemplu:

C) buget pe surse – grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri. Exemplu:

Estimarea bugetelor proiectelor

Bugetul reprezinta totalitatea necesitatilor de disponibilitati financiare pentru proiect.

In sens mai larg, bugetul poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui buget detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivului proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiara activitatilor proiectului. De asemenea, bugetul reprezinta un instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuind luata in considerare imediat ce a fost constatata.

Alcatuirea unui buget poate incepe de sus in jos (de exemplu, sunt firme care atribuie an de an aceeasi suma pentru departamentul de cercetare – dezvoltare, urmand ca acesta sa aloce sumele pe diferitele proiecte) sau de jos in sus, pornind de la necesarul fiecarei sarcini. Atribuirea de valori poate fi o sarcina simpla (de exemplu, pentru construirea unui spatiu sunt coeficienti care ne arata costul pe m²) sau complexa (in cazul unor activitati noi, de cercetare).

Etape in realizarea bugetului

a) Planificarea activitatilor proiectul;

b) Estimarea cheltuielilor in detaliu, pe fiecare activitate si sub-activitate;

c) Estimarea potentialelor surse de venituri;

d) Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;

e) Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor - sume, perioade);

f) Aprobarea bugetului;

g) Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

h) Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

i) Revizuirea si actualizarea bugetului.

Imbunatatirea procesului estimarii costurilor

utilizarea softului specializat in previziuni;

includerea unor marje care asigura flexibilitatea actiunilor;

ierarhizarea obiectivelor.

Cercetarea pietei finantatorilor

identificarea cat mai multor surse de finantare posibile

strangerea unei cantitati de informatii suficienta

dezvoltarea unei baze de date care sa permita conturarea unei strategii de contactare a finantatorilor

Puteti sa va ganditi la mai multi finantatori pentru acelasi proiect, schimband ordinea prioritatii obiectivelor; sunt si finantatori care prefera sa finanteze proiecte in colaborare cu alti finantatori.

Surse de finantare:

- publice: proiecte guvernamentale la nivel: local; regional; national; international

- private – fundatii: ale comunitatii; la nivel national; cu scopuri speciale; particulare; ale unor companii.

Recomandari pentru realizarea bugetului:

Nu proiectati bugetul astfel incat sa acoperiti suma maxima eligibila

Studiati atent care cheltuieli sunt eligibile (achizitia de terenuri sau achizitia/inchirierea de cladiri este permisa doar daca acestea sunt indispensabile pentru implementarea proiectului)

Porniti de la ceea ce vreti sa realizati si descoperiti cu ce resurse o puteti face

Nu porniti de la resursele disponibile

Verificati lista de activitati si costurile pe care le presupun aceste activitati

Nu uitati de impactul inflatiei asupra cheltuielilor anticipate. O solutie este calcularea costurilor in EURO, la care se poate calcula o inflatie de 2,5 - 3%

Tineti seama de toate schimbarile care va pot afecta costurile

usoara supraevaluare este preferabila subevaluarii

Asigurati co-finantarea (contributia proprie), dovedind cu documente ca dispuneti de bunurile materiale si personalul (asa-numita contributie in natura) precum si de resursele financiare. Incercati sa asigurati un nivel al acestei co-finantari mai mare decat procentul minim solicitat

Finantatorul aminteste, uneori, in cadrul prezentarii proiectului posibilitatea solicitantilor de a achizitiona pentru proiect echipamente din tara de origine a finantatorului. Este recomandat sa apelati la aceasta solutie atunci cand dispuneti de oferte competitive

Toate articolele de buget trebuie divizate in componente individuale; trebuie specificat numarul de unitati pentru fiecare componenta

Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp;

Consultati la intocmirea bugetului toate persoanele implicate in acesta - veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control;

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

TESTE DE CONTROL

1. Care sunt cele cinci procese specifice oricarui proiect ?

a)     initiere, obiective, planificare, executie, control.

b)     initiere, planificare, executie, control, incheiere.

c)     initiere, planificare, executie, reyultate asteptate, control.

Rsp = b)

2. Pasii in elaborarea cererii de finantare sunt:

Rsp=identificarea, documentarea problemei, initierea proiectului, contactarea

finantatorilor, scrierea propunerii de finantare.

3. In cadrul unui proces de planificare vor fi prezentate:

a)     scopul si justificarea proiectului, WBS, diagrama de retea, beneficiilecare se vor obtine la terminarea proiectului.

b)     principalele rezultate dorite, lista activitatilor, controlul activitatilor,

c)     scopul si justificarea proiectului, WBS, obiectivele proiectului, diagrama de retea.

Rsp = c)

4. Anuntul de licitatie contine:

a)     titlul programului, descrierea programului, experienta ceruta, adresa completa, termenul limita.

b)     descrierea, programului, experienta ceruta, controlul programului.

c)     adresa completa, termenul limita, executia programului.

Rsp = a)

5. Definiti notiunea de obiectiv.

Rsp = obiectivul este starea dorita, la care se va ajunge in momentul in care proiectul   

va fi incheiat.

6. Scopul unui proiect reprezinta:

Rsp = rezolvarea problemei sau stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma

derularii proiectului.

7. Enumerati sursele de finantare ale unui proiect.

Rsp =  - publice: proiecte guvernamentale la nivel: local; regional; national; international

private – fundatii: ale comunitatii; la nivel national; cu scopuri speciale; particulare; ale unor companii.

REZUMAT:

Managementul proiectelor utilizeaza diferite instrumente (tools), specifice fiecaruia dintre cele 5 procese ale oricarui  proiect (initiere, planificare, executie, control si inchidere). Folosirea acestora poate fi optionala, insa ele pot oferi solutii viabile la problemele care pot aparea pe parcursul derularii proiectului.

Structura cererii de finantare este:

proiectul: descriere

rezultatele asteptate

bugetul proiectului

sursele de finantare preconizate.

Elementele principale ale planului proiectului sunt:

problema – justificare proiectului

scopul proiectului

obiectivele proiectului

rezultatele asteptate

activitatile

resursele

estimrea bugetelor proiectelor

imbunatatirea procesului estimarii costurilor

cercetarea pietei finantatorilor.

Bibliografie

1. Mocanu, Mariana/Schuster, Carmen, Managementul proiectelor, cale spre cresterea competitivitatii, All Beck, 2001, Bucuresti;

2. Field, Tom, When bad things happen to good projects, CIO Magazine, 15 oct.1997, vol. 11, cap. 2;

3. Leicht, Michael, Managing User Expectations, publicatia electronica a Universitatii Missouri St. Louis, 1999 www.umsl.edu/~suater/analysis/user expectations.html

4. Hoffman, Thomas, Corporate Execs Try New Ways to align IT with Business Unit, publicatia Computerworld, 27oct. 2003;

5. Hoffman, Thomas, Value of Project Management Offices Questioned, publicatia Computerworld, 21 iul. 2003;

6. Hodgson, Ian, Keeping Your Head Above Water, www.conspectus.com/2002/november/article19.asp

7. King, Julia, Survey shows common IT woes, publicatia Computerworld, 23 iun. 2003;

8. Baker, Bud, Great Expectations: Turning failure into Success-and Visa Versa, PM Network, mai, 1997;

9. O’Brochta, Michael, Project Success – What are the Criteria and Whose Opinion Counts?, Lucrarile seminariilor si simpozioanelor anuale ale Institutului de Management al Proiectului, 3-10.oct.2002, San Antonio, Texas;

10. Kirksey, Kirk A., Storm warning: Danger Signs during Software Implementation, Health Management Technology, vol.11, cap. 6;

11. Anil, lyer si Thomasson, David, An Empirical Investigation of the Use of Content Analysis to Define the Variables Most Prevalent in Project Successes and Failures, Lucrarile seminariilor si simpozioanelor anuale ale Institutului de Management al Proiectului, 27 sept-02 oct.1991;