Organizarea evidentei contabile a veniturilor si cheltuielilor la S.C. DINA S.R.L.

1. Prezentare firmei S.C. DINA S.R.L.

1.1. Istoricul firmei

Societatea a fost infiintata in anul avand un numar de 5 angajati, functionand intr-un spatiu inchiriat in care are un depozit en-gros precum si birouri amenajate in care isi desfasoara activitatea personalul angajat.

In perioada imediat urmatoare infiintarii a urmat o perioada de dezvoltare a activitatii comerciale a firmei, s-a extins piata de desfacere a produselor comercializate, desfacerea acestor produse cuprinzand si alte judete, crescand treptat si numarul de angajati.

Societatea comerciala analizata S.C. DINA S.R.L. este o societate cu capital integral privat infiintata in anul 2004 inscrisa la Registrul Comertului sub numarul J26/7/2004, avand codul de identificare fiscala RO 10856, fiind situata in Tg.-Mures, str. Gh. Doja nr. 2, judetul Mures.

Capitalul social al societatii este de 213300 RON, integral varsat.

Obiectul de activitate in conformitate cu actul constitutiv este comertul cu piese si accesorii auto.

Activitatea comerciala se desfasoara in cadrul unei retele de clienti formata din magazine apartinand unor agenti economici (societati comerciale cu raspundere limitata), specializate in vanzarea cu amanuntul, ocazional, in randul clientilor societatii intrand si societati comerciale care detin parcuri auto.

Teritoriul tarii este impartit in 5 zone comerciale, fiecare dintre ele fiind in administrarea unui responsabil zonal de vanzari.

In vederea promovarii ofertei de produse, societatea practica vizitele repetate la clienti si la potentialii clienti, informarea acestora prin e-mail, fax-uri si prin materiale promotionale (pe suport de hartie) editate in regie proprie sau puse la dispozitie de furnizori.

Comenzile clientilor se primesc zilnic pana la orele 17,00 prin fax sau prin telefon si se proceseaza pana la orele 18,30 dupa care marfurile sunt expediate prin societatile de curierat rapid la destinatiile indicate de clienti.

Personalul angajat este unul calificat cu experienta de lucru indelungata.

Conducerea societatii este asigurata de catre administrator si conducatorul compartimentului financiar contabil - respectiv directorul economic.

1. Structura organizatorica

Structura organizatorica reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca tehnice, economice si administrative, modul cum acestea sunt constituite si grupate, precum si legaturile ce se stabilesc intre ele pentru realizarea obiectivelor societatii.

Structura organizatorica este influentata in general de o serie de factori in functie de specificul de activitate a fiecarei organizatii.

Referitor la tipul de management practicat, in cadrul societatii, se poate aprecia ca aceasta este ,,Conducerea prin obiective". Acest mod de conducere se realizeaza la unitatea cercetata prin elaborarea unui plan de afaceri, defalcat pe luni.

Sarcinile fiecarui compartiment functional si a fiecarei persoane sunt stabilite prin fisa postului si sunt stipulate in Regulamentul de organizare ii functionare aprobat de AGA.

Potrivit organigramei, la nivelul S.C. DINA S.R.L., este organizata Adunarea Generala a Asociatilor, care este organul de conducere al societatii si care decide asupra activitatii acesteia, asigurand politica economica si comerciala.

Potrivit actului constitutiv Adunarea Generala a Asociatilor este organul de conducere al societatii, care decide asupra activitatii acesteia si asigura politica economica, financiara si comerciala, avand urmatoarele atributii principale:

examineaza, aproba sau modifica Bilantul si Contul de Profit si Pierdere, dupa analiza rapoartelor prezentate de administrator. Aproba realizarea beneficiului in cadrul caruia aproba si dividendul in numerar si/sau natura si fondul de participare al salariatilor la profit;

alege si revoca administratorul si stabileste competentele si raspunderile acestuia;

fixeaza renumeratiile pentru administratori si cenzori;

se pronunta asupra gestiunii administratorului, pe baza raportului anual;

alege administratorul, il descarca de activitate si il revoca;

aproba sau modifica programul de activitate si bugetul de venituri si cheltuieli al societatii pentru exercitiul anului urmator;

hotaraste gajarea, ipotecarea bunurilor, inchirierea si inchiderea/desfintarea uneia sau mai multor unitati ale societatii.

1.3. Resurse umane

Principala resursa pe care S.C. DINA S.R.L. si-a bazat dezvoltarea activitatii in decursul celor 3 ani analizati este resursa umana.

In momentul de fata firma isi desfasoara activitatea cu un numar de 15 angajati cu contract individual de munca, 3 angajati cu contract de munca in timp partial (responsabil salarizare, consilier juridic si informatician) si 1 administrator cu contract de administrare.

Coordonatele anului 2008 in ceea ce priveste resursa umana sunt:

Numar de angajati la 1 ianuarie 2008: 8 din care 2 persoane cu contract de munca in timp partial;

Numar angajati la 31 decembrie 2008: 18 din care 3 persoane cu contract de munca in timp partial si 1 administrator cu contract de administrare;

Varsta medie a personalului angajat este de 28 ani.

Structura personalului din S.C. DINA S.R.L. este urmatoarea:

Comercial 36,11% Studii superioare 66,7%

Economic 22,22% Studii medii 33,3 %

Administrativ 5,55%

Logistica 25,0%

Juridic  5 %

reprezentarea grafica a structurii personalului la societatea analizata este prezentata in graficul nr.1

Fig.1. Structura personalului

Recrutare, selectie, integrare

Pe parcursul celor 4 ani analizati au fost efectuate selectii si recrutari de personal.

Normarea, salarizarea, recrutarea, selectia, integrarea, evaluarea si instruirea sunt principii de baza de care beneficiaza fiecare angajat, asigurand astfel o siguranta a locului de munca, posibilitatea de promovare, respectarea demnitatii profesionale si personale, implinire sociala si profesionala.

In urma recrutarilor personalul a parcurs un program de integrare si instruire, cuprinzand:

cunoasterea misiunii firmei, a istoricului si a realizarilor firmei;

cunosterea obiectivelor departamentului in care functioneaza postul precum si a personalului din departament;

cunosterea politicilor firmei, a regulamentului intern si a regulamentului de organizare si functionare;

cunosterea fisei postului;

perfectionarea cunostintelor si deprinderilor cerute de post;

activitatea practicats pe post la nivelul standardelor de performanta cerute.

Motivare personal

Principalele elemente motivante pentru personal au fost:

Salarii bune, suficient de mobilizatoare;

Bonusuri salariale ca urmare a implicarii in rezolvarea unor sarcini;

Prime cu ocazia diverselor sarbatori;

Instruire profesionala;

Deplasari in strainatate cu ocazia targurilor de specialitate;

Team building;

Alocarea de autoturisme de serviciu noi sau de calitate superioara;

Dotarea personalului cu telefoane mobile;

Calculatoare PC pentru fiecare angajat.

Evaluarea personalului

Evaluarea performantelor s-a efectuat o data la sase luni.

Scopul evaluarilor este si acela de a evidentia daca persoana in cauza este sau nu in masura sa indeplineasca atributiunile specifice postului pe care este incadrat, daca aceasta intruneste setul de valori morale, etice, psihice, profesionale si de orice alta natura promovate de cultura firmei.

Scopul evaluarilor a fost estimarea cat mai obiectiva a potentialului individual, a punctelor slabe, a nevoilor de instruire, a eventualilor factori care incetinesc sau chiar stopeaza indeplinirea obiectivelor.

Instruirea personalului

Pe parcursul celor 4 ani analizati, instruirea profesionala a fost asigurata pentru angajatii noi, in cadrul unei perioade de proba de la 1 luna la 3 luni, in functie de natura si complexitatea postului.

Perioada de instruire se incheie o data cu evaluarea care este suportul principal al deciziei de continuare sau incetarea colaborarii dintre firma si angajat.

Organizarea activitatilor cu caracter financiar-contabil al S.C. DINA S.R.L.

1. Prezentarea departamentului financiar-contabil

Structura departamentului financiar contabil al societatii studiate este urmatoarea:

1 director economic;

1 contabil sef;

2 contabili.

Departamentul financiar contabil este un departament administrativ, menit sa realizeze raportarile catre diverse categorii de utilizatori de informatie, sa gestioneze impozitele si taxele, trezoreria, bazandu-si activitatea pe principii, norme si reguli.

In cadrul societatii exista un regulament de organizare si functionare a departamentului financiar contabil, care urmareste indeplinirea urmatoarelor sarcini si atributiuni:

organizeaza si asigura, inregistrarea cronologica si sistematica a opratiilor patrimoniale potrivit legislatiei in vigoare;

organizeaza si efectueaza controlul financiar preventiv propriu;

stabileste proiectele de operatiuni supuse CFP, documentele justificative si circuitul acestora, cu respectarea dispozitiilor legale;

sa respinga la viza actele al caror obiect si forma nu sunt in concordanta cu prevederile legii;

sa ia masuri ca actele reprezentand cheltuieli efectuate fara viza de control preventiv sa nu le inregistreze pe costurile societatii;

organizeaza efectuarea inventarierii anuale a patrimoniului, valorificarea si inregistrarea rezultatului acestuia conform prevederilor legale;

propune bugetul de venituri si cheltuieli, intocmit pe baza datelor din evidenta si in colaborare cu celelalte compartimente ale societatii;

urmareste executia bugetului de venituri si cheltuieli;

iintocmeste si transmite in termen Bilantul contabil, anexele la bilant, raportul de gestiune, celelalte documente contabile oficiale prevazute de legislatia in vigoare, precum si alte raportari, de natura economica solicitate de administrator sau de organele de control;

organizeaza evidenta contabila si financiara in cadrul societatii;

organizeaza si asigura managementul economic;

intocmeste si transmite raportarile de natura economica;

realizeza arhivarea documentelor financiar contabile.

Studiind sarcinile si atributiunile acestui departament si avand in vedere numarul redus de personal existent la societatea analizata propun suplimentarea personalului calificat, astfel incat sa se asigure o evidenta contabila care sa atinga standarde ridicate de performanta, avand in vedere progresul inregistrat de societate prin cresterea activitatii de la un an la altul.

Sarcinile personalului din departament

Sarcinile personalului din departamentul financiar contabil sunt descrise prin fisele de post personalizate, astfel:

- directorul economic:

analizeaza situatiile financiare prelucrate conform cerintelor interne de raportare manageriale, respectiv contul de rezultate, bilantul financiar, fluxul de numerar;

realizeaza diagnosticul financiar al societatii pe baza de indicatori;

analizeaza veniturile, costurile si profitul;

determina pragul minim de rentabilitate;

analizeaza incasarile si platile din cadrul societatii;

urmareste respectarea politicilor interne ale firmei;

urmareste sistemul de bugete ale firmei si controlul bugetar;

realizeaza lucrari de analiza economico-financiara pentru elaborarea planurilor financiare pe termen lung si scurt;

participa alaturi de administrator la efectuarea lucrarilor de planificare financiara;

analizeaza totate veniturile si cheltuielile efectuate in raport cu nivelele planificate prin bugetele de venituri si cheltuieli si ia masuri concrete pentru majorarea si respectiv reducerea acestora;

analizeaza lunar, impreuna cu administratorul si analistul economic activitatea fiecarui departament din cadrul societatii;

prezinta, impreuna cu administratorul, bilantul contabil spre analiza si aprobare Adunarii Generale a Asociatilor si participa la analiza rezultatelor economico-financiare pe baza datelor din bilant si urmareste indeplinirea sarcinilor reiesite din procesul-verbal al acestei analize;

asigura informatiile necesare si participa la intocmirea documentatiilor pentru obtinerea creditelor bancare;

asigura pregatirea profesionala individuala, precum si a personalului din subordine, urmarirea permanenta a legislatiei in materie si adaptarea operatiunilor financiar-contabile in functie de noua legislatie;

intretine relatii cu reprezentantii institutiilor publice in limita interesului determinat de pozitia firmei, ca subiect al unui eventual control;

elaboreaza metodologii de lucru in cadrul compartimentului financiar-contabil, precum si in colaborare cu celelalte departamente functionale din cadrul firmei, ori de cate ori este nevoie si le supune aprobarii administratorului;

propune stimularea subordonatilor in functie de aportul adus;

participa si raspunde de perfeciionarea sistemului informational-informatic al contabilitatii.

- contabilul sef:

organizeaza, conduce si efectueaza la timp verificarea tuturor lucrarilor prevazute de legislatia in vigoare privind urmarirea,conducerea si evidentierea operatiunilor patrimoniale in conturile prevazute in plalanurile de conturi (din clasele 1-9);

efectueaza prelucrarea corecta a datelor ce rezulta din aceste conturi si transpunerea lor in registrele contabile prevazute de legislatia in vigoare;

raspunde de corectitudinea tuturor inregistrarilor contabile;

exercita controlul financiar preventiv in baza deciziilor emise de administrator;

incomeste, verifica notele contabile si le inregistreaza in contabilitatea generala a societatii;

efectueaza inregistarea operatiunilor contabile in mod cronologic si sistematic in fisele conturilor analitice;

organizeaza gestiunile de valori materiale;

confrunta lunar datele din evidentele sintetice si cele analitice, precum si dintre acestea si evidenta tehnico-operativa, clarificarea lunara a eventualelor diferente;

intocmeste balanta de verificare, analitica si sintetica la nivelul societatii;

asigura organizarea si efectueaza lucrari de inchidere lunara, trimestriala, semestriala si anuala;

intocmeste situatia principalilor indicatori economico-financiari, bilantul contabil si coordoneaza intocmirea raportului explicativ la acestea;

intocmeste situatii privind imobilizarile corporale, situatia stocurilor, a creantelor, a datoriilor si alte informatii solicitate de conducere;

intocmeste si cerifica modul de intocmire a darilor de seama si a declaratiilor privind stabilirea impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale, bugetelor locale si fondurilor speciale;

efectueaza zilnic sau ori de cate ori este nevoie deplasarile la unitatile bancare pentru efectuarea de operatiuni, ridicari sau depuneri de documente;

asigura si efectueaza deplasare la institutiile statului pentru depunerea raportarilor;

indeplineste sarcinile trasate de cenzori si rezolva problemele evidentiate de CFP si CFI, cat si a celor reiesite din analizele economice;

urmareste incasarea la termen a facturilor pentru produsele livrate, serviciile prestate si lucrari executate;

urmareste primirea in termen a facturilor pentru materialele achizitionate, utilitatilor, a serviciilor si prestarilor de care a beneficiat societatea;

urmareste permanent circulatia documentelor de decontare cu banca, analizeaza lunar volumul facturilor neincasate, stabileste si propune masurile corespunzatoare pentru a accelera ritmul incasarilor;

grupeaza, claseaza si arhiveaza documentele rezultate din activitatea ce o desfasoara, conform normelor legale;

- contabil:

organizarea, conducerea, efectuarea la timp si verificarea tuturor lucrarilor prevazute de legislatia in vigoare;

cunoasterea soft-ului folosit de societate pe modulul financiar-contabil si cel de gestiune;

prelucrarea corecta a datelor ce rezulta din documentele supuse contabilizarii si transpunerea lor in registrele contabile prevazute de legislatia in vigoare;

raspundere privind corectitudinea tuturor inregistrarilor contabile;

intocmirea, verificarea si inregistrarea notelor contabile in contabilitatea generala a societatii;

confruntarea lunara a datelor din evidentele sintetice si cele analitice;

efectueza inregistrarea operatiunilor contabile in mod cronologic si sistematic in fisele conturilor analitice;

asigura pregatirea profesionala individuala, urmarirea permanenta a legislatiei in materie si adaptarea operatiunilor financiar-contabile in functie de noua legislatie;

raspunde de integritatea patrimoniului societatii;

participa si raspunde de perfectionarea sistemului informational-informatic al contabilitatii;

asigura tinerea la zi a evidentei contabile, sistematizare, clasarea si arhivarea documentelor purtatoare de informatii din departamentul financiar-contabil;

arhiveaza zilnic documentele contabile prelucrate.

3. Prezentarea sistemului informatic utilizat in contabilitate

Dezvoltarii informatice a firmei i-a fost data multa atentie, fiind o conditie esentiala pentru obtinerea unor performante ridicate in actualul context economic.

Firma are in exploatare soft-ul PEGASO care raspunde cerintelor privind asigurarea unei bune gestionari a stocurilor, organizarea si conducerea contabilitatii si editarea de rapoarte necesare in procesul de conducere si pentru onorarea obligatiilor de raportare in baza prevederilor legale.

DOTARI

Hardware

Dotarea cu calculatoare a firmei include:

6 statii de lucru (PC) in diverse configuratii;

2 imprimante, din care una cu jet de cerneala si una matriceala;

un server deservind reteaua informatica din cadrul firmei;

Elemente de retea pentru conectarea statiilor de lucru aflate in diverse locatii.

Software si comunicatii

Sisteme de operare Windows 95, 98, 2000 Professional pe statiile de lucru;

Pegaso;

Microsoft Office;

Aplicatii dezvoltate in interiorul firmei reprezentand utilitare Pegaso;

Modem pentru conectarea la INTERNET.

Intretinerea sistemului informatic al firmei este asigurata de catre o persoana angajata cu contract de munca in timp partial, acesta indeplinind cumulative atat functia de analist-programator cat si de inginer de retea.

Pentru sustinerea activitatii firmei si dezvoltarea acesteia avand ca scop final cresterea rentabilitatii si maximizarea profitului, precum si pentru imbunatatirea evidentei contabile a veniturilor si cheltuielilor se impune ca in permanenta sa se asigure perfectionarea sistemului informatic si crearea, dezvoltarea sau achizitionarea de produse, prin:

dezvoltarea pe structura software de gestiune si contabilitate a unor aplicatii care sa permita prelucrarea on-line a comenzilor si confirmarea acestora;

elaborarea unor statistici si rapoarte in timp util si prelucrari specifice de date care usureaza mult munca personalului, mai ales in zona achizitii-comercial;

crearea unui catalog electronic care va reprezinta un instrument de lucru pentru clientii firmei, asigurand astfel operativitate in ofertare, prin accesul rapid la informatiile privind gama de produse si structura marfurilor;

dotarea sistemului informatic cu calculatoare, pentru cresterea vitezei de lucru si a eficientei muncii si asigurarea unei retele intre departamentele din cadrul firmei;

dotarea departamentului financiar-contabil cu o imprimanta de mare capacitate care sa asigure rapiditate in elaborarea rapoartelor contabile;

organizarea unor instruiri periodice cu personalul din firma in asa fel incat toate persoanele care au in dotare calculatoare sa fie capabile sa le utilizeze eficient.

4. Circuitul si arhivarea documentelor

Pentru corespondenta de orice fel, in cadrul societatii se stabileste de catre administrator adresa de corespondenta la sediul unde functioneaza societatea si se comunica membrilor si colaboratorilor.

Toate documentele, actele, publicatiile intrate sub orice forma in societate (posta, fax, curieri, note telefonice etc) vor fi inregistrate de catre secretar sau inlocuitorul acestuia.

Circuitul documentelor de intrare va fi de la secretar pentru inregistrare la administrator pentru a stabili cine se ocupa de rezolvarea lui si din nou la secretar pentru a-l transmite persoanei desemnate de acesta sa-l rezolve.

Circuitul documentelor de iesire va fi de la cel care-l intocmeste la secretar pentru administrator spre aprobare, si de acolo la secretar pentru inregistrare si expediere.

Sarcinile de serviciu se primesc pe cale ierarhica, prin intermediul sefului direct.

Toate aceste acte se numeroteaza de catre compartimentul administrativ, fiind transmise tuturor celor interesati, cu semnatura de luare la cunostinta.

Din punct de vedere al arhivarii fiecare compartiment isi arhiveaza documentele, nu exista o persoana care sa fie desemnata a avea o astfel de atributie privind arhivarea documentelor, desi acest lucru ar fi util pentru o evidenta mai buna si pentru un acces mai usor la documentele economico-contabile.

Studiind circuitul si arhivarea documentelor la S.C. DINA S.R.L. am constatat ca in cadrul departamentului financiar-contabil, circuitul actual al documentelor, precum si arhivarea acestora nu necesita imbunatatiri majore, insa din cauza personalului putin se intampla ca documentele sa ajunga tarziu la contabilitate, acest lucru ducand la inrautatirea evidentei contabile.