Auditul public intern

AUDITUL PUBLIC INTERN

CAPITOLUL I

Auditul public intern, conform Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern este definit ca activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiune a riscului, a controlului si proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie sa fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezinta ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, modelele si procedurile.

Rolul auditului public intern este de a contribui la buna si efectiva gestiune a fondurilor publice. Aportul structurii de audit public intern consta in promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv si eficient in cadrul entitatii publice.

Misiunea structurii de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entitatii publice in scopul de a evalua eficacitatea si performanta structurilor functionale in implementarea politicilor, programelor si actiunilor in vederea imbunatatirii continue a acestora.

Obiectivele auditului public intern :

Obiectivele structurii de audit public intern sunt:

- de a ajuta entitatea publica atat in ansamblu cat si structurile sale prin intermediul opiniilor si recomandarilor;

- sa asigure o mai buna gestionare a riscurilor;

- sa asigure o mai buna administrare si pastrare a patrimoniului;

- sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii activitatii entitatii publice cu regulile si procedurile existente;

- sa asigure o evidenta contabila si un management informatic fiabil si corect;

- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului si auditului intern;

- sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea operatiunilor.

Obiectivele misiunii de audit public intern :

In principal, unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:

- asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele legale - auditul de regularitate;

- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul de performanta.

- evaluarea sistemelor de management si control intern - auditul de sistem.

Obiectivele activitatii de audit public intern :

- evaluarea managementului riscului;

- evaluarea sistemelor de control.

Organizarea auditului public intern in Romania

Unitatea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern

In cadrul Ministerului Finantelor Publice functioneaza U.C.A.A.P.I., structurata pe compartimente de specialitate, in subordinea directa a ministrului finantelor publice.

U.C.A.A.P.I. este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul C.A.P.I.

U.C.A.A.P.I. are atributii de elaborare a strategiei si a cadrului normativ general, de coordonare si evaluare a activitatii de audit public intern la nivel national si de realizare a misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale.

Comitetul de Audit Public Intern

C.A.P.I. este un organism cu caracter consultativ care functioneaza pe langa U.C.A.A.P.I. si contribuie la definirea strategiei si imbunatatirea activitatii de audit public intern in sectorul public. C.A.P.I. este condus de un presedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioada de 3 ani.

Structura de audit public intern - directie, serviciu, birou

Structura de audit public intern este constituita la nivelul entitatilor publice, conducatorul entitatii publice sau organul de conducere colectiva are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar desfasurarii activitatii de audit public intern. La institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la auditul de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale M.F.P.

Conducatorul entitatii publice subordonate poate stabili si mentine un compartiment functional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar daca aceasta structura nu se infiinteaza, auditul entitatii respective se efectueaza de catre structura de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic superior.

STATUTUL STRUCTURII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Structura de audit public intern functioneaza in subordinea directa a conducatorului entitatii publice, exercitand o functie distincta si independenta de activitatile entitatii publice. Prin atributiile sale structura de audit public intern nu trebuie sa fie implicata in elaborarea procedurilor de control intern.

1. Atributiile structurii de audit public intern

Structura de audit public intern are urmatoarele atributii:

a) elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul U.C.A.A.P.I. sau cu avizul organismului ierarhic superior in cazul entitatilor public subordonate; b) elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern ;

c) efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;

d) informeaza UCAAPI/organul ierarhic superior despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre eventualele consecinte ale acestora;

e) raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;

f) elaboreaza raportul anual de audit public intern;

g) in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control abilitate.

AUDITORII INTERNI

Auditorii interni care sunt functionari publici se selecteaza si au drepturile, obligatiile si incompatibilitatile prevazute de statutul functionarilor publici.

Se numesc/revoca de catre conducatorul entitatii publice, respectiv de catre organul colectiv de conducere, cu avizul conducatorului compartimentului de audit public intern. Nerespectarea prevederilor referitoare la numirea/revocarea auditorilor interni este fapta care constituie contraventie.

Au nivel de salarizare corespunzator ierarhiei acestei functii in cadrul sistemului de salarizare al functionarilor publici. Beneficiaza de un spor pentru complexitatea muncii de 25%, aplicat la salariul de baza brut lunar.

Auditorii interni care nu sunt functionari publici se selecteaza si li se stabilesc drepturile si obligatiile in concordanta cu regulamentele proprii de functionare ale entitatii publice, precum si cu prevederile legii privind auditul public.

Auditorii interni au urmatoarele obligatii:

- sa-si indeplineasca atributiile in mod obiectiv si independent, cu profesionalism si integritate, conform prevederilor legii privind auditul public intern si normelor si procedurilor specifice activitatii de audit public intern. Pentru actiunile lor, intreprinse ci buna-credinta in exercitiul atributiunilor si in limita acestora, nu pot fi sanctionati sau trecuti in alta funtie;

- sa nu divulge nici un fel de date, fapte sau situatii pe carele-au constatat in cursul ori in legatura cu indeplinirea misiunilor de audit public intern;

- sa asigure protectia documentelor referitoare la auditul public intern desfasurat la o entitate publica. Raspunderea pentru masurile luate in urma analizarii recomandarilor prezentate in rapoartele de audit apartine conducerii entitatii publice;

- sa respecte prevederile codului privind conduita etica a auditorului intern;

- sa-si perfectioneze cunastintele profesionale.

Seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minimum 15 zile pe an.

Auditorii interni au urmatoarele interdictii:

- nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publica daca sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiva. Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii publice nu pot fi auditori interni in cadrul aceleiasi entitati publice;

- nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le pot audita si nici in elaborarea si implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice;

- nu trebuie implicati in auditarea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana, in legatura cu care au responsabilitati in derulare;

- nu trebuie sa li se incredinteze misiuni de audit public intern in sectoarele de activitate in care acestia au detinut functii sau au fost implicati in alt mod. Aceasta interdictie se poate ridica dupa trecerea unei perioade de trei ani.

Auditorii interni care se gasesc intr-una din situatiile de interdictie mentionate au obligatia de a informa de indata, in scris, conducatorul entitatii publice si seful structurii de audit public intern.

PRINCIPIILE APLICABILE STRUCTURII DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORULUI INTERN

1. Independenta si obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie sa fie supusa ingerintelor (imixtiunilor) externe incepand de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiva a lucrarilor si pana la comunicarea rezultatelor acesteia.

Conducatorul structurii de audit public intern este numit/destituit de catre conducatorul entitatii publice, cu avizul U.C.A.A.P.I./organul ierarhic superior.

Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conducatorul entitatii publice, nu pot fi auditori interni in cadrul aceleiasi entitati publice. Auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publica daca sunt soti sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conducatorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiva.

Auditorii interni nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le pot audita si nici in elaborarea si implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice.

Auditorii interni care au responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana, nu trebuie implicati in auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie sa li se incredinteze misiuni de audit public intern in sectoarele de activitate in care acestia au detinut functii sau au fost implicati in alt mod. Aceasta interdictie se poate ridica dupa trecerea unei perioade de 3 ani.

2. Competenta si constiinta profesionala

Pregatirea si experienta auditorilor interni constituie un element esential in atingerea eficacitatii activitatii de audit.

Structura de audit public intern trebuie sa dispuna de toata competenta si experienta necesara in realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi incredintate acelor persoane cu o pregatire si experienta corespunzatoare nivelului de complexitate al sarcinii.

In scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanta in afara entitatii publice, iar lucrarile vor fi supervizate de catre structura de audit public intern contractant.

Structura de audit public intern trebuie sa dispuna de metodologii si sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, esantioane statistice si instrumente de control a sistemelor informatice. Este necesara organizarea unui sistem de pregatire profesionala continua. In acest sens auditorii interni au obligatia de a participa la activitati de pregatire profesionala cel putin 15 zile pe an.

3. Exercitarea unei activitati normate

Structura de audit public intern va elabora norme metodologice proprii in conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.

4. Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii

Seful structurii de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare si imbunatatire a calitatii sub toate aspectele activitatii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure faptul ca normele, instructiunile si codul de conduita etica sunt respectate de auditorii interni si de structura de audit public intern.

Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne si externe.

4.1. Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune atat controale permanente privind buna functionare a auditului public intern cat si controale periodice de catre auditorii insisi (autoevaluare). Seful structurii de audit public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calitatii misiunilor de audit sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor si va intreprinde imbunatatirile necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit si de a planifica activitati de perfectionare profesionala.

4.2. Evaluarea externa

Evaluarea externa este exercitata de catre U.C.A.A.P.I./organul ierarhic superior prin:

- verificarea respectarii normelor, instructiunilor, precum si a Codului privind conduita etica a auditorului intern. U.C.A.A.P.I./organul ierarhic superior poate initia masurile corective necesare in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza;

- avizarea de catre U.C.A.A.P.I./organul ierarhic superior a numirii/destituirii sefilor structurilor de audit public intern din entitatile publice.

METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDITULUI INTERN SI VALORIFICAREA REZULTATELOR

Pentru stabilirea misiunii de audit intern care urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al compartimentului de audit intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele elemente: domeniul de auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de auditori.

In practica, in mod optional, se poate intocmi o informare - cadru privind misiunea de audit intern care urmeaza a se desfasura cu scopul de a informa propria conducere despre perioada in care se va derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru inceperea misiunii.

Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si in informare-cadru trebuie sa se mentioneze:

entitatea publica care va fi auditata;

cadrul legal in baza caruia se va efectua misiunea;

perioada supusa auditarii;

perioada alocata desfasurarii misiunii;

planificarea misiunii, avand ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile preliminare si presupunand:

prelucrarea informatiilor;

analiza riscurilor asociate si interventia la fata locului;

intocmirea documentelor preliminare;

elaborarea documentelor finale;

activitatile care urmeaza a fi auditate;

instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;

concluzii - prin care fac recomandari in vederea indeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu, respectarea termenelor planificare.

Pe baza informarii - cadru aprobate se procedeaza la intocmirea si transmiterea, cu 15 zile inaintea inceperii misiunii de audit intern, a notificarii privind declansarea misiunii de audit intern. Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie instiintata asupra misiunii si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, duratei misiunii, interventiilor la fata locului si eventual sa furnizeze informatiile necesare, materialele care sa solicita prin acesta si, daca este cazul si exista motive intemeiate, sa obtina amanare.

In practica, pe langa misiunile de audit intern, planificate, pot, in mod exceptional, sa fie realizate si misiuni ad-hoc.

Misiunile ad-hoc se desfasoara conform procedurilor prevazute in norme, insa termenul de notificare poate fi redus, dat nu mai putin de trei zile calendaristice.

Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, in etapa de pregatire, notificarea se inainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, insotita de carta auditorului intern, comunicandu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit.

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati, asa cum rezulta din schema urmatoare:

Etapa I: Pregatirea misiunii de audit

Proceduri: 1. Initierea auditului

Documente:- ordinul de serviciu

- declaratia de independenta

- notificarea pv. declansarea misiunii

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

- lista centralizatoare a obiectelor auditabile

3. Analiza riscurilor

- tabelul "puncte tari si puncte slabe"

4. Elaborarea programului de AI

- programul de audit

- programul preliminar al interventiilor la fata

locului

5. Sedinta de deschidere

- minuta sedintei de deschidere

Etapa II: Interventia la fata locului

1. Colectarea dovezilor

- lista de verificare

- teste

- fisa de identificare si analiza a problemelor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

- formular de constatare si raportare a

iregularitatilor

3.Revizuirea documentelor de lucru

- nota centralizatoare a documentelor de lucru

4. Sedinta de inchidere

- minuta sedintei de inchidere

Etapa III: Raportul de audit

1. Elaborarea proiectului de raport de AI

- proiect de raport

2. Transmiterea proiectului de raport de AI

3. Reuniune de conciliere

- minuta reuniunii de conciliere

4. Raportul final

- raportul final

5. Difuzarea Raportului de AI

Etapa IV: Urmarirea recomandarilor

1. Urmarirea recomandarilor

- fisa de urmarire a recomandarilor

2. Supervizarea

- lista de supervizare a documentelor

Conditiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

Accesul auditorilor interni la informatii si documente

Structura de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele si informatiile utile si probante (inclusiv cele in format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele misiunii de audit public intern utilizand principiul circuitul auditului (pista de audit).

Contactarea responsabililor entitatii auditate

Responsabilul entitatii auditate este informat, inainte de inceperea misiunii, cu privire la data de interventie a auditului si a continutului sau, definite intr-un ordin de serviciu.

Realizarea misiunii la fata locului

Auditul trebuie sa fie realizat intr-un climat de incredere, asigurat prin insusi rolul auditului public intern, care in esenta vizeaza imbunatatirea functionarii entitatii si raspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atat sedinta de deschidere cat si transmiterea cartei de audit public intern.

Sedinta de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea conditiilor materiale, stabilirea intalnirilor, contactelor si a informatiilor si documentelor necesare cunoasterii activitatii auditate.

Transmiterea rezultatelor

Constatarile si recomandarile sunt aduse la cunostinta entitatii auditate pe masura obtinerii acestora, daca ele prezinta importanta. Raspunsurile responsabililor entitatii reprezinta un element de validare si de corectare pentru auditor, fara a fi necesar sa se astepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului si reorientarea cercetarilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de incheiere, la fata locului, prin care se realizeaza informarea responsabililor entitatii auditate asupra observatiilor principale relevante, validarea acestor observatii si aplicarea primelor masuri corective de catre cei interesati. Proiectul raportului de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, structura de audit public intern organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Seful structurii de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Pentru institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Dupa avizare, o copie a raportul de audit public intern va fi transmisa structurii auditate.

Urmarirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixeaza modalitatile de aplicare a recomandarilor.

Responsabilul entitatii auditate trebuie sa propuna un plan de actiune insotit de un calendar de implementare. In cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate si acceptate de comun acord. Responsabilul entitatii auditate asigura urmarirea aplicarii planului de actiune. El il informeaza pe auditor periodic in privinta acestui lucru.

REGULI DE CONDUITA

Auditorul are acces la toate datele in cadrul misiunii sale si trebuie sa respecte secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate.

Auditorul exercita o functie de evaluare independenta, care se concretizeaza in recomandari. Auditorul trebuie sa respecte Codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie sa semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip si neregulile grave care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie sa comunice rezultatele

muncii sale (constatarile si recomandarile) responsabilului entitatii auditate.

Raportul de audit si documentele de lucru sunt supervizate de catre responsabilul misiunii de audit sau, in lipsa acestuia, de catre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigura de faptul ca, atat constatarile cat si informatiile probante sunt validate. Auditatul are drept de raspuns la constatarile si recomandarile prezentate in raport. In acest sens, el are la dispozitie un termen de 15 zile.

CAPITOLUL II

PARALA INTRE CONCEPTUL DE AUDIT INTERN SI CONCEPTUL DE CONTROL INTERN

Functia de audit intern s-a nascut prin desprinderea unor activitati din auditul extern si de aici si unele confuzii care se manifesta. In realitate cele doua functii sunt net diferentiate, dar, in acelasi timp, intre acestea se identifica si relatii de complementaritate.

Conceptele de control intern si audit intern, desi diferite, au o serie de elemente care le apropie si altele care le diferentiaza, ceea ce creaza suficiente confuzii chiar printre specialisti.

Controlul intern nu se organizeaza ca un compartiment distinct in cadrul entitatii, el regasindu-se in structura fiecarei functii a managementului, a fiecarei activitati si este responsabilitatea fiecarui angajat. Fiecare raspunde de controlul sau intern. Managementului pe linie, respectiv sefilor de compartimente, in afara propriului control intern, ii mai revin si alte atributii de control pe care poate sa le diminueze sau sa le dezvolte in functie de evolutia riscurilor in entitatea pe care o conduce. Auditul intern, spre deosebire de control intern, se organizeaza ca structura distincta in subordinea managerului general al entitatii.

Standardele profesionale 2100 - ale IIA prevad ca o activitate majora in responsabilitatea auditului intern managementul riscului, in sensul ca acestuia ii revine evaluarea calitatii procesului de gestionare a riscurilor. In lipsa unui asemenea proces, auditorul intern poate ajuta la identificarea, evaluarea si crearea unui sistem de management al riscurilor si de control, care sa permita gestionarea acestora, fara a se implica in decizia de implementare a sistemului. O solutie practica este stabilirea unui responsabil cu controlul intern la nivelul entitatii, care sa raporteze direct managementului general.

Legislatia in domeniul auditului intern prevede, si Standardele Iia recomanda apelarea la consultanta externa pentru solutionarea unor aspecte de o mai mare profunzime intalnite in entitate.

Consultantii externi detin cunostinte din exteriorul intreprinderii, ceea ce le ofera o diversitate de sisteme de referinta pe care auditorii interni nu le au intotdeauna.

Consultantii externi pot fi experti in domeniu sau membrii ai unor cabinete de audit specializate in oferirea serviciilor de consultanta in cele mai variate domenii (IT, mediu, legislatie europeana, tranzactii internationale etc.).

Activitatea de consultanta la care apeleaza structura de audit intern presupune o serie de obligatii pentru consultantul extern, astfel:

este solicitat pentru o problema concreta, conform competentelor sale profesionale;

nu se poate implica in alte domenii pentru care nu a fost solicitat;

misiunea incredintata are obiective clare si o durata fixata anticipat;

resposabilul pentru care efectueaza lucrarea asteapta pentru obiectivele stabilite un punct de vedere avizat si documentat;

responsabilul lucrarii ramane proprietarul raportului intocmit de consltantul extern;

in functie de misiune, rolul consultantului extern se poate extinde de la o simpla diagnosticare a unei probleme la organizarea unui sistem al entitatii.

CAPITOLUL III -STUDIU DE CAZ

Derularea misiunii de audit public intern la AFP Brasov

Etape Proceduri Documente

				Formular de constatare si raportare a iregularitatilor A06

1. Pregatirea misiunii de audit intern

1.1. Initierea auditului

Aceasta procedura presupune intocmirea unor documente care autorizeaza misiunea si creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat.

In baza Legii 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin OMFP nr. 38/2003, a normelor proprii aprobate prin OMFP nr. 234/2004 si cu Planul de audit intern pentru anul 2007, la Administratia Finantelor Publice din Brasov, in perioada 15.11.2007- 15.12.2007 se va efectua misiunea de audit intern "Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale".

Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt:

evaluarea managementului riscurilor aferente operatiilor si sistemelor privind respectarea principiilor, cadrului general si procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementarilor si contractelor in domeniu;

evaluarea sistemelor de control in acord cu obiectivele misiunii, in vederea identificarii tuturor deficientelor semnificative ale acestora.

Desfasurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor si procedurilor prevazute de normele metodologice generale si specifice de derulare a misiunilor de audit intern.

1.1.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de seful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel incat acestia sa poata demara misiunea de audit.

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Brasov

Serviciul Audit Intern 

Data 15.11.2007

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Ordinului M.F.P. nr.38/2003 pentru Aprobarea Normelor generale privind auditul public intern si cu Planul anual de audit public intern al DGFP Brasov pe anul 2007, se va efectua o misiune de audit public intern la AFP Brasov, in perioada 15.11.2007-15.12.2007.

Scopul misiunii de audit este modul de a da asigurari ca aplicarea masurilor de constituire si gestionare a dosarelor fiscale este in conformitate cu cadrul legislativ si normativ, iar obiectivele auditului au in vedere:

modul de conducere a evidentelor;

constituirea corecta a componentelor dosarelor fiscale;

modul de gestionare a dosarelor fiscale.

Mentionam ca se va efectua un audit de regularitate.

Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori: Stanciu Vasile.

Conducatorul Compartimentului de audit public intern.

ec. Grecu Minodora

1.1.2. Declaratia de independenta

Independenta auditorilor interni selectati pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de independenta.

In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitatile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitati personale, doar daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit intern. Daca in timpul efectuarii misiunii de audit apare o incompatibilitate, reala sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea.

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Brasov

Serviciul Audit Intern 

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Numele si prenumele: Stanciu Vasile  Data: 15.11.2007

Misiunea de audit public intern: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Conducator Compartiment de audit public intern,  Auditor,

Se completeaza de catre Seful de serviciu

1.Incompatibilitati personale (a se trece din pagina anterioara)

2.Pot fi negociate/diminuate incompatibilitatile?

Daca da, explicati cum anume

Data si semnatura

1.1.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern

Compartimentul de audit intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Brasov

Serviciul Audit Intern 

NOTIFICARE PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII

DE AUDIT INTERN

Catre: AFP Brasov

De la : Conducatorul serviciului de audit intern

Referitor la misiunea de audit intern: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Stimate domn,

In conformitate cu planul anual de audit intern, urmeaza ca in perioada 15.11.2007-15.12.2007 sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale.

Echipa de audit va examina responsabilitatile asumate de catre compartimentul Colectare dosare fiscale si va determina daca acesta isi indeplineste obligatiile in mod eficient si efectiv.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie:

legile si reglementarile ce se aplica entitatii dumneavoastra;

organigrama subunitatii;

regulamentele de organizare si functionare pe care le aplicati;

fisele posturilor existente;

toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia modului de gestionare a dosarelor fiscale;

rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema.

Daca intervin intrebari privind misiunea de audit intern, puteti sa-l contactati pe d-nul Stanciu Vasile - auditor, responsabil cu realizarea misiunii de audit sau pe conducatorul compartimentului de audit intern.

Conducatorul compartimentului de audit intern, 

Grecu Minodora Data: 01.11.2007

1.2 Colectarea si prelucrarea informatiilor

Procedura de colectare si prelucrare consta in pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, utile si pertinente vizand atingerea obiectivelor misiunii.

Colectarea si prelucrarea informatiilor presupun:

identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;

analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate;

analiza entitatii/structurii auditate si activitatile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern;

identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii.

Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de risc si cele de verificare.

COLECTAREA INFORMATIILOR

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 16.11.2007

Avizat: Grecu Minodora   Data: 16.11.2007

1.3 Analiza riscurilor

Auditul intern trebuie sa sprijine conducatorul entitatii in identificarea si evaluarea riscurilor semnificative contribuind la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul intern trebuie sa supravegheze si sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

Obiectul auditabil reprezinta activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic si comparate cu realitatea practica.

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

a) detalierea fiecarei activitati in operatii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activitati pana la inregistrarea ei (circuitul auditului);

b) definirea pentru fiecare operatiune in parte a conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca din punct de vedere al controalelor specifice si al riscurilor aferente (ce trebuie sa fie evitate);

c) determinarea modalitatilor de functionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul si sa elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice si ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

Auditul public intern trebuie sa evalueze riscurile aferente operatiilor si sistemelor informatice ale entitatii publice, privind:

fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale;

eficacitatea si eficienta operatiilor;

protejarea patrimoniului;

respectarea legilor, reglementarilor si procedurilor.

In cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, in cazul in care acestea sunt semnificative.

Riscul este amenintarea ca un eveniment sau o actiune sa afecteze capacitatea unei organizatii de a-si atinge obiectivele stabilite.

Dupa natura activitatilor (operatiilor) desfasurate in cadrul entitatilor, riscurile sunt:

     riscuri legislative;

     riscuri financiare;

     riscuri de functionare;

     riscuri comerciale, riscuri juridice, riscuri sociale;

     riscuri de imagine;

     riscuri legate de mediu;

     riscuri ce privesc securitatea informatiilor.

Conform normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, riscurile se clasifica astfel:

v          riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilitati precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentatia insuficienta, neactualizata;

v          riscuri operationale, cum ar fi: neinregistrarea in evidentele contabile, arhivarea necorespunzatoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

v          riscuri financiare, cum ar fi: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

v          alte riscuri, cum ar fi cele generate de schimbarile legislative, manageriale

Evaluarea riscurilor este parte a procesului operational si trebuie sa identifice si sa analizeze factorii interni si externi care ar putea afecta obiectivele organizatiei. Factorii interni pot fi, de exemplu, natura activitatilor entitatii, calificarea personalului, schimbarile majore in organizare sau randamentul angajatilor, iar factorii externi pot fi variatia conditiilor economice, legislative sau schimbarile intervenite in tehnologie.

Figura 1.1 Harta riscurilor

Evaluarea riscurilor este o problema permanenta, deoarece conditiile se schimba mereu, apar noi reglementari, apar oameni noi, apar obiective de actualitate, si toate aceste schimbari modifica in permanenta "geografia" riscurilor, care niciodata nu poate fi definitivata.

Analiza riscurilor nu reprezinta o stiinta exacta. Prin stabilirea activitatilor de control se urmareste ca riscurile ridicate sa devina medii sau scazute, pana la o eventuala disparitiei ulterioara. Oricum riscurile trebuie sa "evolueze" in jos.

Activitatea de evaluare a riscurilor este o componenta esentiala a managementului si trebuie realizata constant, cel putin o data pe an, pentru identificarea tuturor riscurilor.

Masurarea riscului se realizeaza prin trei metode:

metoda probabilitatilor;

metoda factorilor de risc, care se identifica in prealabil plecand de la o clasificare pe categorii de riscuri;

metoda matricelor de apreciere, care tine cont de criteriile de apreciere si ponderile riscului.

Criteriile utilizate pentru masurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt:

a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii;

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toti factorii cu incidenta asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:

resursele umane;

complexitatea prelucrarii operatiilor;

mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

vulnerabilitate redusa; (1 punct)

vulnerabilitate medie; (2)

vulnerabilitate mare. (3)

b) aprecierea controlului intern.

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitatii controlului intern al entitatii, pe trei nivele:

control intern corespunzator; (1)

control intern insuficient; (2)

control intern cu lipsuri grave. (3)

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine si este exprimata pe o scara de valori pe trei nivele:

     probabilitate mica; (1)

     probabilitate medie; (2)

     probabilitate mare. (3) 

Nivelul impactului reprezinta efectele riscului in cazul producerii sale si se poate exprima pe o scara de valorica pe trei nivele:

v    impact scazut; (1)

v    impact moderat; (2)

v    impact ridicat. (3) 

Normele generale de aplicare a auditului intern contin o metodologie comuna pentru evaluarea riscurilor, atat pentru procedura de intocmire a planului de audit intern, cat si pentru derularea unei misiuni de audit in faza de elaborare a programului de audit si pentru parcurgerea urmatoarelor etape:

a)     identificarea activitatilor auditate;

b)     identificarea riscurilor inerente asociate activitatilor;

c)     stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora;

d)     stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;

e)     determinarea punctajului total al riscului;

f)      clasarea activitatilor pe baza analizei riscurilor;

g)     ierarhizarea activitatilor care urmeaza a fi auditate;

h)     elaborarea tematicii in detaliu a activitatilor auditate.

a)              Identificarea activitatilor (obiectelor) auditate se realizeaza pe baza analizei actului de infiintare, organigramei, regulamentelor de functionare, deciziilor de organizare a eventualelor noi activitati etc. Etapa se concretizeaza in intocmirea de catre auditori a listei activitatilor auditabile din cadrul entitatilor.

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 17.11.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 17.11.2007

b) Identificarea riscurilor inerente asociate activitatilor

Evaluarea riscurilor trebuie sa aiba in vedere gestionarea schimbarii: oamenii se schimba, metodele se schimba, organizarile si politicile se schimba si ca atare si riscurile se schimba.

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 18.11.2007

Avizat: Grecu Minodora Data: 19.11.2007

c + d) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora se realizeaza tinand cont de activitatile si responsabilitatile entitatii publice. Normele generale pentru utilizarea factorilor privind aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa, la care mai putem adauga si alti factori specifici activitatii.

STABILIREA FACTORILOR SI A PONDERILOR DE RISC

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007- 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 17.11.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 17.11.2007

e) Determinarea punctajului total se realizeaza prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecarui factor de risc pe niveluri de risc in vederea stabilirii punctajului total, pe baza formulei:

unde:

Pt - punctaj total;

Pi - ponderea riscurilor pentru fiecare factor;

Ni - nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat.

Determinarea punctajului total al riscurilor

f) Clasarea activitatilor pe baza analizei riscurilor se realizeaza pe baza punctajelor totale obtinute anterior, stabilite in ordinea efectului produs asupra domeniului auditabil si departajate pe o scara cu trei niveluri: mari, medii si mici.

Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale se realizeaza tinand cont de importanta riscurilor si de capacitatea compartimentului intern de realizare a misiunilor, astfel:

risc mare (punctaj peste 2,10);

risc mediu (punctaj intre 1,6 - 2,00);

risc mic (punctaj mai mic de 1,50 inclusiv).

g) Ierarhizarea activitatilor care urmeaza a fi auditate se realizeaza pe baza situatiei anterioare, tinand cont si de numarul personalului, timpul disponibil, alte activitati care se desfasoara in cadrul structurii de audit intern si in mod special de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii din cadrul entitatii.

Etapa se caracterizeaza in elaborarea situatiei punctelor tari si punctelor slabe, document care prezinta sintetic rezultatul evaluarii fiecarei activitati in scopul elaborarii planului de audit intern. Documentul contine si o opinie referitoare la nivelul impactului riscurilor activitatilor asupra domeniului auditabil si gradul de incredere privind functionalitatea activitatii in cadrul domeniului, conform modelului.

h) Elaborarea tematicii in detaliu a activitatilor auditabile

Tematica in detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de indeplinit), este semnata de seful compartimentului de audit public intern si adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entitatii/structurii auditate in cadrul sedintei de deschidere. Tematica de detaliu se realizeaza pe baza Situatiei punctelor tari si punctelor slabe, intocmite in etapa anterioara, si cuprinde misiunile de audit intern ce vor face parte din planul pentru viitor.

1.4 Elaborarea programului de audit intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

a) asigura seful compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor, de catre supervizor.

Programul de audit intern se intocmeste avand la baza Tematica in detaliu a obiectelor auditabile selectate din analiza riscurilor. El este finalizat inainte de interventia la fata locului si este aprobat de conducatorul compartimentului de audit intern. Programul de audit intern presupune un plan detaliat al activitatilor care trebuie realizate in faza interventiei la fata locului si care trebuie sa specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 20.11.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 21.11.2007

Obiectivele auditului	Activitati		Durata (ore)		Persoanele implicate		Locul desfasurarii
I) Pregatirea misiunii de audit	1. Tiparirea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea Declaratiei de independenta 3. Pregatirea si transmiterea Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern 4. Colectarea si prelucrarea informatiilor 5. Intocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea tab. puncte tari si puncte slabe 7. Intocmirea Programului de audit intern 8. Intocmirea Programului preliminar al interventiei la fata locului 9. Planificarea si organizarea Sedintei de deschidere 10. Redactarea Minutei sedintei de deschidere				Sef serviciu Stanciu V. Stanciu V. Sef serviciu Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Sef serviciu Stanciu V.		SAI SAI SAI SAI SAI SAI SAI SAI SAI si AFP Brasov AFP Brasov
II) Interventia la fata locului Modul de conducere al evidentelor
	1. Efectuarea testarilor 2. Discutarea constatarilor cu seful AFP BV 3. Elaborarea FIAP-urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru				Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V.		AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV
2. Constituirea componentei dosarelor fiscale	1. Efectuarea testarilor 2. Discutarea constatarilor cu seful AFP BV 3. Elaborarea FIAP-urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru				Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V.		AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV
3. Modul de gestionare al dosarelor fiscale	1. Efectuarea testarilor 2. Discutarea constatarilor cu seful AFP BV 3. Elaborarea FIAP-urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru				Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V.		AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV AFP BV
III) Raportul de audit intern		1. Redactarea Proiectului raportului de audit 2. Revizuirea Raportului de audit 3. Obtinerea proiectului raportului de audit aprobat de conducere 4. Transmiterea Proiectului raportului de audit 5. Reuniunea de conciliere (daca este cazul) 6. Includerea in Raportul de audit a aspectelor rezultate din reuniunea de conciliere 7. Finalizarea Raportului de audit 8. Transmiterea Raportului de audit catre AFP Brasov				Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Stanciu V. Sef AFP Bv Stanciu V. Sef AFP Bv Stanciu V. Stanciu V.		SAI SAI SAI SAI AFP BV AFP BV SAI SAI
IV) Urmarirea recomandarilor		Initierea procesului de urmarire				Stanciu V.		SAI
TOTAL

Dupa completarea Programului de audit intern, se intocmeste Programul preliminar al interventiei la fata locului.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza programului de audit public intern si prezinta in mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 24.11.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 25.11.2007

1.5 Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditoriilor interni si a personalului entitatii/structurii auditate.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda:

a) prezentarea auditorilor interni;

b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor;

d) prezentarea tematicii in detaliu;

e) acceptarea calendarului intalnirilor;

f) asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amanarea trebuie discutata cu seful compartimentul de audit public intern si notificata la conducatorul entitatii publice.

Minuta sedintei de deschidere

Data sedintei de deschidere, participantii, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedintei de deschidere.

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la AFP Brasov prin participarea sefului compartimentului de audit Grecu Minodora, a auditorului intern Stanciu Vasile si personalul structurii auditate, adica AFP Brasov.

Sedinta se finalizeaza prin Minuta sedintei de deschidere.

2. Deschiderea interventiei la fata locului

Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora si cuprinde urmatoarele proceduri:

     colectarea dovezilor;

     constatarea si raportarea iregularitatilor;

     revizuirea documentelor de lucru;

     sedinta de inchidere.

2.1 Colectarea dovezilor

Scopul acestei proceduri il reprezinta efectuarea testarilor stabilite prin programul de audit aprobat si obtinerea de probe, dovezi suficiente si relevante pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.

Colectarea dovezilor consta in urmatoarele:

a) cunoasterea activitatii/sistemului/procesului supus verificarii si studierea procedurilor aferente;

b) intervievarea personalului auditat;

c) verificarea inregistrarilor contabile;

d) analiza datelor si informatiilor;

e) evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

f) realizarea de testari;

g) verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate in auditarile precedente (verificarea realizarii corectarii).

Tehnici si instrumente de audit intern

Principalele tehnici de audit intern sunt:

1) Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea inregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;

b) examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;

c) recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) in scopul validarii acesteia;

e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari;

f) garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul inregistrat spre documentele justificative;

g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul inregistrat. Scopul urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost inregistrate.

2) Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni isi formeaza o parere proprie.

3) Interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente.

4) Analiza consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern

1) Chestionarul cuprinde intrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:

a) chestionarul de luare la cunostinta (CLC) - cuprinde intrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii/structurii auditate; CLC se utilizeaza in etapa de pregatire a emisiunii de audit;

b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii; CCI se utilizeaza in etapa de pregatire a emisiunii de audit;

c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de intrebari standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente; CLV se utilizeaza in etapa interventiei la fata locului, procedura de colectare a dovezilor.

2) Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:

stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea;

stabilirea documentatiei justificative complete;

reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale si invers.

Colectarea dovezilor

Colectarea dovezilor se efectueaza prin efectuarea de testari si teste de catre auditori in conformitate cu Programul de audit aprobat. In aceasta misiune de audit s-au folosit chestionarele lista de verificare si unele teste specifice.

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 28.11.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 29.11.2007

TEST nr. 1

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 10.12.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 11.12.2007

OBIECTUL TESTULUI:

Constituirea componentei dosarului fiscal

OBIECTIVELE TESTULUI

Verificarea atasarii la dosarul fiscal a urmatoarelor documente: declaratiile privind obligatiile de plata, actelor de control si contestatiilor la actele de control la dosarul fiscal.

DESCRIEREA TESTULUI

Compararea registrului de intrari al documentelor cu cele existente la dosarele fiscale si urmarirea existentei acestora la dosarul fiscal in ordine cronologica. Se va verifica un esantion de 4% din totalul populatiei statistice de circa 1.500 dosare fiscale, respectiv 60 de dosare, prin selectie mixta (aleatoriu cu dirijata).

CONSTATARI

Analizand esantionul selectat a rezultat ca 6 raportari contabile periodice si bilanturi anuale depuse de contribuabili nu se gasesc la dosarele fiscale si astfel nu au fost prelucrate.

CONCLUZII

Referitor la modul de primire si depunere a bilanturilor contabile si raportarilor periodice la dosarele fiscale nu sunt respectate prevederile legale in vigoare in totalitate.

In baza acestui test se va intocmi FIAP.

TEST nr. 2

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007 - 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 10.12.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 11.12.2007

OBIECTUL TESTULUI:

Modul de gestionare al dosarelor fiscale. Opisarea dosarelor fiscale.

OBIECTIVELE TESTULUI

Verificarea respectarii cap. II pct. 1 din OMFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale care prevede: "paginile din dosarul fiscal se numeroteaza secvential, in ordine crescatoare si fara pauza intre numere. Fiecare componenta a dosarului trebuie sa aiba la inceput un opis al documentelor continute, care se completeaza pe masura intrarii acestora".

DESCRIEREA TESTULUI

Se va verifica un esantion de 5% din totalul populatiei statistice de circa 1.500 dosare fiscale, respectiv 75 de dosare, prin selectie dirijata, pasul selectiei fiind de 50, si verificarea daca acestea sunt numerotate si opisate conform prevederilor legale.

CONSTATARI

Analizand esantionul selectat a rezultat ca in 15 cazuri dosarele nu sunt numerotate si nu exista un opisul al documentelor care compun dosarele fiscale.

CONCLUZII

Din analiza efectuata rezulta personalul in cauza si-a indeplinit in mod superficial sarcinile de serviciu prin nerespectarea obligatiei de a numerota si opisa documentele care compun dosarele fiscale.

In baza acestui test se va intocmi FIAP.

TEST nr. 3

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Perioada auditata: 01.01.2007- 01.11.2007

Intocmit: Stanciu Vasile Data: 10.12.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 11.12.2007

OBIECTUL TESTULUI:

Modul de conducere a evidentelor.

OBIECTIVELE TESTULUI

Verificarea respectarii prevederilor OMFP nr. 1630/1999 privind aprobarea Normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale care prevad obligativitatea inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile Legii nr. 16/1996 privind Arhivele nationale.

DESCRIEREA TESTULUI

Se va verifica un esantion de 2% din totalul populatiei statistice de circa 1.500 dosare fiscale, respectiv 30 de dosare, prin selectie aleatoare si analizarea documentelor care compun dosarele fiscale pentru stabilirea celor expirate si daca au fost predate la Arhiva generala pentru luarea masurilor legale.

CONSTATARI

In urma verificarii s-a constatat ca la nici un dosar fiscal nu s-au analizat documentele care le compun, nu au fost stabilite documentele expirate si acestea nu au fost extrase din dosare si predate la arhiva generala.

CONCLUZII

Din analiza efectuata rezulta ca nu este constituita o comisie anuala de selectare a documentelor cu termen de pastrare expirat si nu se respecta astfel prevederile Legii nr. 16/1996 privind Arhivele nationale.

In baza acestui test se va intocmi FIAP.

Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate/iregularitate constatata. Ea prezinta rezumatul, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de catre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentantii entitatii/structurii auditate si supervizata de seful compartimentului de audit (sau de catre inlocuitorul acestuia).

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1

Entitatea: AFP Brasov

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Numele auditorului: Stanciu Vasile 

Data realizarii: 12.12.2007

PROBLEMA

Potrivit pct. 2, cap. I din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, dosarul fiscal contine printre alte documente si deconturile de TVA.

CONSTATARI

Deconturile de TVA depuse de agentii economici aferente lunii iunie 2007 si inregistrate in iulie 2007 nu sunt depuse la dosarul fiscal. O parte din aceste documente se aflau la persoana care opereaza electronic, nu au fost prelucrate de circa 4 luni.

CAUZA

Inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTA

La studierea dosarelor fiscale informatiile culese sunt incomplete, neexistand astfel posibilitatea verificarii evidentelor contabile ale contribuabililor. Prin neprelucrarea deconturilor in termen si in totalitate vor exista necorelari intre evidenta sumelor colectate si de incasat ale bugetului.

RECOMANDARI

predarea zilnica a situatiilor financiare pe baza de proces-verbal semnat atat de predator cat si de primitor;

prelucrarea in termen de 48 de ore de la data primirii documentelor de catre persoana destinata;

intocmirea unor proceduri simplificate a predarii-primirii documentelor;

actualizarea fiselor posturilor salariatilor care se ocupa de gestionarea dosarelor fiscale;

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora.

Auditor, Supervizat, Pentru conformitate,

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

Entitatea: AFP Brasov

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Numele auditorului: Stanciu Vasile 

Data realizarii: 12.12.2007

PROBLEMA

Potrivit pct. 9 din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, unitatile fiscale au obligatia inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile legii mentionate.

CONSTATARI

Desi multe dosare au o vechime mai mare de 5 ani, la nici un dosar nu s-au analizat documentele care le compun, nu sunt numerotate si nu exista un opis al documentelor care le compun.

CAUZA

Lipsa deciziei conducerii privind constituirea comisiei anuale de selectionarea a documentelor si inexistenta procedurilor scrise si formalizate. Obligatia de a numerota si opisa documentele ce compun dosarele fiscale a fost tratata cu superficialitate de personalul compartimentului.

CONSECINTE

cautarea unui document din dosarul fiscal se face greoi prin cautare fila cu fila;

in cazul pierderii sau sustragerii unor documente de la dosarele fiscale depistarea acestor aspecte va fi foarte greu de stabilit.

RECOMANDARI

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora;

constituirea comisiei care sa se intruneasca anual sau ori de cate ori este nevoie in vederea numerotarii si opisarii documentelor;

actualizarea fiselor posturilor;

informarea structurii de audit intern despre rezultatele analizei.

Auditor, Supervizat, Pentru conformitate,

2.2 Constatarea si raportarea iregularitatilor

Cand auditorii ajung la concluzia bazata pe FIAP-uri ca s-a comis o iregularitate, vor trebui sa raporteze cel mai tarziu a doua zi conducatorului compartimentului de audit public intern prin transmiterea formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.

Formularul trebuie sa contina cel putin urmatoarele aspecte:

constatarea (abaterea);

actul sau actele normative incalcate;

recomandari.

Conducatorul compartimentului de audit public intern informeaza in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

b) Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor (FCRI) - se intocmeste in cazul in care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Auditorul raporteaza imediat sau cel mai tarziu a doua zi sefului compartimentului de audit public intern (supervizor), care il va informa in termen de 3 zile pe conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Brasov

Serviciul Audit Intern

FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE

A IREGULARITATILOR Nr. 1

Constatarea

Deconturile de TVA depuse de agentii economici aferente lunii iunie 2007 si inregistrate in iulie 2007 nu sunt depuse la dosarul fiscal. O parte din aceste documente se aflau la persoana care opereaza electronic, nu au fost prelucrate de circa 4 luni.

Actul sau actele normative incalcate

Potrivit pct. 2, cap. I din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, dosarul fiscal contine printre alte documente si deconturile de TVA.

RECOMANDARI

predarea zilnica a situatiilor financiare pe baza de proces-verbal semnat atat de predator cat si de primitor;

prelucrarea in termen de 48 de ore de la data primirii documentelor de catre persoana destinata;

intocmirea unor proceduri simplificate a predarii-primirii documentelor;

actualizarea fiselor posturilor salariatilor care se ocupa de gestionarea dosarelor fiscale;

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora.

Anexe:

copiile xerox ale deconturilor TVA depuse de agentii economici pentru lunile iunie 2007 si inregistrate in iulie 2007;

copii xerox dupa filele din Registrul de evidenta in care ar fi trebuit sa se regaseasca inregistrate aceste deconturi;

interviul dat de doamna Maria Pascu, operator al deconturilor.

Numele auditorului: Stanciu Vasile

Data realizarii: 12.12.2007

2.3 Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.

Dosarele de audit intern - prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit, interventia la fata locului si raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Revizuirea s-a efectuat de catre auditorul intern Stanciu Vasile, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata.

2.4 Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului

Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedintei de inchidere.

In cadrul sedintei de inchidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile sunt clare, obiective, relevante, usor de inteles si nu dau nastere la interpretari. Constatarile vor trebui sa faca trimitere la baza legala si vor ajuta entitatea auditata sa elimine deficientele constatate.

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

A) Mentiuni generale

Misiunea de audit: Constituirea si gestionarea dosarelor fiscale

Intocmit: Stanciu Vasile  Data: 13.12.2007

Avizat: Grecu Minodora  Data: 13.12.2007

B) Concluzii:

In cadrul sedintei s-a prezentat fiecare obiectiv care a fost supus auditarii. Constatarile efectuate au fost discutate pentru fiecare obiect auditat si sustinute de dovezi.

Recomandarile care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constatate au fost prezentate partii auditate si care ar putea fi rezultatele in cazul in care sunt implementate corect si la termen.

Referitor la constatarile efectuate nu au fost formulate obiectii.

Prin semnarea prezentei salariatii din cadrul Compartimentului gestionare dosare fiscale recunosc ca le-au fost inapoiate toate documentele puse la dispozitia echipei de auditori.

3. Raportul de audit public intern

3.1 Elaborarea proiectului raportului de audit public intern

In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:

a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b) recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

a) constatarile trebuie sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;

b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, in general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj cat mai uzual si a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

e) ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii);

f) evidentierea aspectelor pozitive si a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

Structura proiectului de Raport de audit public intern trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:

a) scopul si obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legala, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorica auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata);

c) modul de desfasurare a actiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale intocmite in cursul actiunii de audit public intern);

d) constatari efectuate;

e) concluzii si recomandari;

f) documentatia-anexa (notele explicative; note de relatii; situatii, acte, documente si orice alt material probant sau justificativ). 

In elaborarea Proiectului raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor.

Proiectul raportului de audit intern concretizeaza activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfasurare a activitatii AFP Brasov, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile rezultate in urma misiunii realizate.

Proiect raport audit public intern la AFP Brasov

I. DARE DE IDENTIFICARE

Echipa de auditare a fost formata din:

Grecu Minodora - auditor coordonator al misiunii;

Stanciu Vasile- auditor

din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitatii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.60/15.11.2007

Baza legala a actiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2007 aprobat de conducerea institutiei;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul entitatii publice

Durata actiunii de auditare:

Perioada supusa auditarii: 01.01.2007 - 31.12.2007

Obiectivele misiunii de audit

modul de conducere a evidentelor;

constituirea corecta a componentelor dosarelor fiscale;

modul de gestionare a dosarelor fiscale.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) verificarea in vederea asigurarii validarii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in carnetele de munca si dosarele profesionale.

Tehnici de verificare utilizate:

comparatia;

examinare;

garantarea;

urmarirea.

b) interviul pentru lamurirea unor aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor.

c) esantionarea pentru analiza modului de intocmire al documentelor.

d) observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

Instrumente de audit chestionarele- liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate:

registrele de evidenta a dosarelor fiscale;

registrele de evidenta a persoanelor cu drept de consultare si a persoanelor care au consultat dosarele fiscale;

dosarele fiscale constituite si gestionate in cadrul compartimentului;

dosarele de executare silita;

declaratiile depuse de contribuabili;

raportarile si bilanturile depuse de contribuabili.

II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

PROBLEMA NR. 1 (FIAP NR. 1)

PROBLEMA

Potrivit pct. 2, cap. I din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, dosarul fiscal contine printre alte documente si deconturile de TVA.

CONSTATARI

Deconturile de TVA depuse de agentii economici aferente lunii iunie 2007 si inregistrate in iulie 2007 nu sunt depuse la dosarul fiscal. O parte din aceste documente se aflau la persoana care opereaza electronic, nu au fost prelucrate de circa 4 luni.

CAUZA

Inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTA

La studierea dosarelor fiscale informatiile culese sunt incomplete, neexistand astfel posibilitatea verificarii evidentelor contabile ale contribuabililor. Prin neprelucrarea deconturilor in termen si in totalitate vor exista necorelari intre evidenta sumelor colectate si de incasat ale bugetului.

RECOMANDARI

predarea zilnica a situatiilor financiare pe baza de proces-verbal semnat atat de predator cat si de primitor;

prelucrarea in termen de 48 de ore de la data primirii documentelor de catre persoana destinata;

intocmirea unor proceduri simplificate a predarii-primirii documentelor;

actualizarea fiselor posturilor salariatilor care se ocupa de gestionarea dosarelor fiscale;

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora.

PROBLEMA NR. 2 (FIAP NR. 2)

PROBLEMA

Potrivit pct. 9 din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, unitatile fiscale au obligatia inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile legii mentionate.

CONSTATARI

Desi multe dosare au o vechime mai mare de 5 ani, la nici un dosar nu s-au analizat documentele care le compun, nu s-au urmarit documentele expirate si acestea nu au fost arhivate.

CAUZA

Lipsa deciziei conducerii privind constituirea comisiei anuale de selectionarea a documentelor si inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTE

existenta unor documente expirate la dosarul fiscal al contribuabilului;

posibilitatea realizarii de evaziune fiscala de catre firmele care si-au schimbat sediul pana la receptionarea dosarului fiscal de catre noua administratie fiscala teritoriala.

RECOMANDARI

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora;

constituirea comisiei care sa se intruneasca anual sau ori de cate ori este nevoie in vederea selectionarii documentelor cu termen de pastrare expirat;

analizarea tuturor documentelor existente la dosarele fiscale iar documentele expirate vor fi predate la Arhiva generala;

informarea structurii de audit intern despre rezultatele analizei.

PROBLEMA NR. 3 (FIAP NR. 3)

PROBLEMA

Potrivit pct. 9 din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, unitatile fiscale au obligatia inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile legii mentionate.

CONSTATARI

Desi multe dosare au o vechime mai mare de 5 ani, la nici un dosar nu s-au analizat documentele care le compun, nu s-au urmarit documentele expirate si acestea nu au fost arhivate.

CAUZA

Lipsa deciziei conducerii privind constituirea comisiei anuale de selectionarea a documentelor si inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTE

existenta unor documente expirate la dosarul fiscal al contribuabilului;

posibilitatea realizarii de evaziune fiscala de catre firmele care si-au schimbat sediul pana la receptionarea dosarului fiscal de catre noua administratie fiscala teritoriala.

RECOMANDARI

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora;

constituirea comisiei care sa se intruneasca anual sau ori de cate ori este nevoie in vederea selectionarii documentelor cu termen de pastrare expirat;

analizarea tuturor documentelor existente la dosarele fiscale iar documentele expirate vor fi predate la Arhiva generala;

informarea structurii de audit intern despre rezultatele analizei.

III. CONCLUZII

Pentru transpunerea in practica a recomandarilor formulate urmeaza sa se elaboreze "Planul de actiune" insotit de calendarul privind implementarea recomandarilor in care trebuie sa se stabileasca pentru recomandarile formulate, principalele activitati necesare implementarii acestuia, atribuirea responsabilitatilor si a termenelor de realizare.

Programul aprobat de AFP Brasov va fi inaintat la SAI al DGFP Brasov urmand ca periodic, in functie de progresele inregistrate sa fie transmise informari corespunzatoare.

Auditor,

Stanciu Vasile

3.2 Transmiterea proiectului de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni. Netransmiterea punctelor de vedere in termenul mentionat presupune acordul tacit al structurii auditate in legatura cu proiectul raportului de audit public intern, iar reuniunea de conciliere nu-si mai are obiectivul. 

Proiectul raportului de audit intern s-a prezentat AFP Brasov in data de 14.12.2007. Entitatea auditata poate raspunde in termen de 15 zile de la primirea raportului daca nu este de acord cu unele deficiente constatate.

Intrucat AFP Brasov nu a contestat nici o deficienta constatata, nu a avut loc reuniunea de conciliere.

3.3 Reuniunea de conciliere

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.

Scopul reuniunii de conciliere il reprezinta acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

3.4 Intocmirea raportului de audit intern (raportul final)

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit va fi insotit de o sinteza a principalelor constatari si recomandari.

Seful compartimentului de audit intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

Raportul de audit intern cuprinde urmatoarele date:

1) Date de identificare a misiunii de audit

echipa de auditare;

baza legala;

durata si perioada actiunii de auditare;

scopul actiunii de auditare;

obiectivele actiunii de auditare;

tipul de auditare;

metode si tehnici utilizate;

documentele si materialele examinate in actiunea de audit.

2) Constatarile efectuate de echipa de audit intern in baza:

FIAP-urilor intocmite care trebuie sa cuprinda: criteriul, fapta, cauza, efectul, recomandarea;

Formularului "Constatarea si raportarea iregularitatilor (CRI)".

Raportul de audit public intern la AFP Brasov

I. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT

Echipa de auditare a fost formata din:

Grecu Minodora - auditor coordonator al misiunii;

Stanciu Vasile- auditor

din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitatii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.60/15.11.2007

Baza legala a actiunii de auditare:

     Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea institutiei;

     Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

     O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

     Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul entitatii publice.

Durata actiunii de auditare:

Perioada supusa auditarii: 01.01.2007 - 31.12.2007

Obiectivele misiunii de audit

modul de conducere a evidentelor;

constituirea corecta a componentelor dosarelor fiscale;

modul de gestionare a dosarelor fiscale.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) verificarea in vederea asigurarii validarii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in carnetele de munca si dosarele profesionale.

Tehnici de verificare utilizate:

comparatia;

examinarea;

garantarea;

urmarirea.

b) interviul pentru lamurirea unor aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor;

c) esantionarea pentru analiza modului de intocmire al documentelor;

d) observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

Instrumente de audit: chestionarele- liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate:

registrele de evidenta a dosarelor fiscale;

registrele de evidenta a persoanelor cu drept de consultare si a persoanelor care au consultat dosarele fiscale;

dosarele fiscale constituite si gestionate in cadrul compartimentului;

dosarele de executare silita;

declaratiile depuse de contribuabili;

raportarile si bilanturile depuse de contribuabili.

II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

PROBLEMA NR. 1 (FIAP NR. 1)

PROBLEMA

Potrivit pct. 2, cap. I din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, dosarul fiscal contine printre alte documente si deconturile de TVA.

CONSTATARI

Deconturile de TVA depuse de agentii economici aferente lunii iunie 2007 si inregistrate in iulie 2007 nu sunt depuse la dosarul fiscal. O parte din aceste documente se aflau la persoana care opereaza electronic, nu au fost prelucrate de circa 4 luni.

CAUZA

Inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTA

La studierea dosarelor fiscale informatiile culese sunt incomplete, neexistand astfel posibilitatea verificarii evidentelor contabile ale contribuabililor. Prin neprelucrarea deconturilor in termen si in totalitate vor exista necorelari intre evidenta sumelor colectate si de incasat ale bugetului.

RECOMANDARI

predarea zilnica a situatiilor financiare pe baza de proces-verbal semnat atat de predator cat si de primitor;

prelucrarea in termen de 48 de ore de la data primirii documentelor de catre persoana destinata;

intocmirea unor proceduri simplificate a predarii-primirii documentelor;

actualizarea fiselor posturilor salariatilor care se ocupa de gestionarea dosarelor fiscale;

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora.

PROBLEMA NR. 2 (FIAP NR. 2)

PROBLEMA

Potrivit pct. 9 din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, unitatile fiscale au obligatia inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile legii mentionate.

CONSTATARI

Desi multe dosare au o vechime mai mare de 5 ani, la nici un dosar nu s-au analizat documentele care le compun, nu s-au urmarit documentele expirate si acestea nu au fost arhivate.

CAUZA

Lipsa deciziei conducerii privind constituirea comisiei anuale de selectionarea a documentelor si inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTE

existenta unor documente expirate la dosarul fiscal al contribuabilului;

posibilitatea realizarii de evaziune fiscala de catre firmele care si-au schimbat sediul pana la receptionarea dosarului fiscal de catre noua administratie fiscala teritoriala.

RECOMANDARI

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora;

constituirea comisiei care sa se intruneasca anual sau ori de cate ori este nevoie in vederea selectionarii documentelor cu termen de pastrare expirat;

analizarea tuturor documentelor existente la dosarele fiscale iar documentele expirate vor fi predate la Arhiva generala;

informarea structurii de audit intern despre rezultatele analizei.

PROBLEMA NR. 3 (FIAP NR. 3)

PROBLEMA

Potrivit pct. 9 din Ord. MFP nr. 1630/1999 privind aprobarea normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale, unitatile fiscale au obligatia inventarierii, selectionarii si pastrarii documentelor in conditiile legii mentionate.

CONSTATARI

Desi multe dosare au o vechime mai mare de 5 ani, la nici un dosar nu s-au analizat documentele care le compun, nu s-au urmarit documentele expirate si acestea nu au fost arhivate.

CAUZA

Lipsa deciziei conducerii privind constituirea comisiei anuale de selectionarea a documentelor si inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

CONSECINTE

existenta unor documente expirate la dosarul fiscal al contribuabilului;

posibilitatea realizarii de evaziune fiscala de catre firmele care si-au schimbat sediul pana la receptionarea dosarului fiscal de catre noua administratie fiscala teritoriala.

RECOMANDARI

elaborarea procedurilor scrise si formalizarea acestora;

constituirea comisiei care sa se intruneasca anual sau ori de cate ori este nevoie in vederea selectionarii documentelor cu termen de pastrare expirat;

analizarea tuturor documentelor existente la dosarele fiscale iar documentele expirate vor fi predate la Arhiva generala;

informarea structurii de audit intern despre rezultatele analizei.

III. CONCLUZII

In opinia auditorilor activitatea de constituire si gestionare a dosarelor fiscale este apreciata conform urmatorului tabel:

Pentru transpunerea in practica a recomandarilor formulate urmeaza sa se elaboreze "Planul de actiune" insotit de calendarul privind implementarea recomandarilor in care trebuie sa se stabileasca pentru recomandarile formulate, principalele activitati necesare implementarii acestuia, atribuirea responsabilitatilor si a termenelor de realizare.

Programul aprobat de AFP Brasov va fi inaintat la SAI al DGFP Brasov urmand ca periodic, in functie de progresele inregistrate sa fie transmise informari corespunzatoare.

3.6 Supervizarea misiunii de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit public intern.

Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel:

a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit;

b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;

c) verifica existenta elementelor probante;

d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara, concisa si se efectueaza in termenele fixate.

In cazul in care seful compartimentului de audit public intern este implicat in misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

Supervizarea a fost realizata de auditor Grecu Minodora din cadrul SAI Brasov.

3.6. Difuzarea raportului de audit intern

Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare.

Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit intern in timpul verificarilor pe care le efectueaza.

Raportul de audit intern trebuie sa fie insotit de o sinteza a raportului.

4. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari. Structura auditata trebuie sa informeze compartimentul de audit intern asupra modului de implementare a recomandarilor.

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in:

elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia;

stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

punerea in practica a recomandarilor;

comunicarea periodica a stadiului progresului actiunilor;

evaluarea rezultatelor obtinute.

Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor.

Urmarirea recomandarilor de catre auditori este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor intreprinse de catre conducerea entitatii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit intern.

Fisa de urmarire a recomandarilor este urmatoarea:

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Brasov

Serviciul Audit Intern

FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR

Auditor,

Stanciu Vasile

Codul de conduita etica si profesionala a auditorilor interni

Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezinta un ansamblu de principii si reguli de conduita care trebuie sa guverneze activitatea auditorilor interni.

Prevederile Codului privind conduita etica a auditorului intern se aplica salariatilor care ocupa functia de auditor intern in cadrul entitatilor publice care au obligatia de a organiza structuri de audit public intern conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern.

Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este crearea cadrului etic necesar desfasurarii profesiei de auditor intern, astfel incat acesta sa isi indeplineasca cu profesionalism, loialitate, corectitudine si in mod constiincios indatoririle de serviciu si sa se abtina de la orice fapta care ar putea sa aduca prejudicii institutiei sau autoritatii publice in care isi desfasoara activitatea.

Realizarea scopului prezentului cod privind conduita etica a auditorului intern presupune indeplinirea urmatoarelor obiective:

a) performanta - profesia de auditor intern presupune desfasurarea unei activitati la cei mai ridicati parametri, in scopul indeplinirii cerintelor interesului public, in conditii de economicitate, eficacitate si eficienta;

b) profesionalismul - profesia de auditor intern presupune existenta unor capacitati intelectuale si experiente dobandite prin pregatire si educatie si printr-un cod de valori si conduita comun tuturor auditorilor interni;

c) calitatea serviciilor - consta in competenta auditorilor interni de a-si realiza sarcinile ce le revin cu obiectivitate, responsabilitate, sarguinta si onestitate;

d) increderea - in indeplinirea sarcinilor de serviciu, auditorii interni trebuie sa promoveze cooperarea si bunele relatii cu ceilalti auditori interni si in cadrul profesiunii, iar sprijinul si cooperarea profesionala, echilibrul si corectitudinea sunt elemente esentiale ale profesiei de auditor intern, deoarece increderea publica si respectul de care se bucura un auditor intern reprezinta rezultatul realizarilor cumulative ale tuturor auditorilor interni;

e) conduita - auditorii interni trebuie sa aiba o conduita ireprosabila atat pe plan profesional, cat si personal;

f) credibilitatea - informatiile furnizate de rapoartele si opiniile auditorilor interni trebuie sa fie fidele realitatii si de incredere.

Codul privind conduita etica a auditorului intern este structurat in doua componente esentiale:

a) principiile fundamentale pentru profesia si practica de audit public intern;

b) regulile de conduita care impun normele de comportament pentru auditorii interni.

In desfasurarea activitatii auditorii interni sunt obligati sa respecte urmatoarele principii fundamentale:

integritatea;

independenta si obiectivitatea;

confidentialitatea;

competenta profesionala;

neutralitatea politica.

Integritatea presupune ca auditorul intern trebuie sa fie corect, onest si incoruptibil, iar integritatea este suportul increderii si credibilitatii acordate rationamentului auditorului intern.

Independenta fata de entitatea auditata si oricare alte grupuri de interese este indispensabila. Auditorii interni trebuie sa depuna toate eforturile pentru a fi independenti in tratarea problemelor aflate in analiza. Auditorii interni trebuie sa fie independenti si impartiali atat in teorie, cat si in practica astfel incat de munca de audit sa fie afectata de interese personale. Auditorii interni au obligatia de a nu se implica in acele activitati in care au un interes legitim/intemeiat.

In activitatea lor auditorii interni trebuie sa manifeste obiectivitate si impartialitate in redactarea rapoartelor, care trebuie sa fie precise si obiective. Concluziile si opiniile formulate in rapoarte trebuie sa se bazeze exclusiv pe documentele obtinute si analizate conform standardelor de audit; auditorii interni trebuie sa foloseasca toate informatiile utile primite de la entitatea auditata si din alte surse.

De aceste informatii trebuie sa se tina seama in opiniile exprimate de auditorii interni in mod impartial.

Auditorii interni trebuie, de asemenea, sa analizeze punctele de vedere exprimate de entitatea auditata si, in functie de pertinenta acestora, sa formuleze opiniile si recomandarile proprii. Auditorii interni trebuie sa faca o evaluare echilibrata a tuturor circumstantelor relevante si sa nu fie influentati de propriile interese sau de interesele altora in formarea propriei opinii.

Auditorii interni sunt obligati sa pastreze confidentialitatea in legatura cu faptele, informatiile sau documentele despre care iau cunostinta in exercitarea atributiilor lor; este interzis ca auditorii interni sa utilizeze in interes personal sau in beneficiul unui tert informatiile dobandite in exercitarea atributiilor de serviciu.

In cazuri exceptionale auditorii interni pot furniza aceste informatii numai in conditiile expres prevazute de normele legale in vigoare.

Auditorii interni sunt obligati sa isi indeplineasca atributiile de serviciu cu profesionalism, competenta, impartialitate si la standarde internationale, aplicand cunostintele, aptitudinile si experienta dobandite.

Auditorii interni trebuie sa fie neutri din punct de vedere politic, in scopul indeplinirii in mod impartial a activitatilor; in acest sens ei trebuie sa isi mentina independenta fata de orice influente politice.