Analiza activitatilor si stabilirea ierarhiei proceselor

Analiza activitatilor si stabilirea ierarhiei proceselor

Aceasta prima etapa are in componenta sa mai multe subetape, dupa cum urmeaza:

Definirea proiectului ABC:

Un proiect de grup este constituit din toti responsabilii serviciului functional, astfel ca seful de proiect scoate la suprafata decupajul pe activitati posibile de realizat. Responsabilii serviciului functional pot intelege indicatorii de pilotaj sau structura costurilor dupa propria lor logica.

Stabilirea listei preliminare a activitatilor:

Se poate efectua in una din urmatoarele modalitati:

formarea unui grup de proiect pe baza obiectivelor si conceptelor metodei ABC/ABM;

conversatii individuale cu directorii de departamente ai intreprinderii;

reuniuni colective (sunt indispensabile, caci munca intr-un grup de persoane apartinand mai multor servicii functionale contribuie la o mai buna intelegere a ideii de activitate transversala si de procese);

Se mai pot utiliza, de asemenea, pentru analiza si stabilirea listei activitatilor: chestionari si interviuri, consemnarea acestora de catre salariatii intreprinderii, analiza documentra. Proiectul ABC si personalul intreprinderii pot contribui la stabilirea listei preliminare a activitatilor.

Validarea listei activitatilor:

Prezinta doua obiective majore:

asigurarea ca fiecare activitate este semnificativa si reprezentativa pentru ceea ce urmeaza a se realiza, fie creeaza o valoare pentru client, fie nu consuma foarte multe resurse;

asigurarea ca numarul activitatilor nu este prea mare si prea costisitor volumul de munca depus la elaborarea si colectarea datelor pe activitate. Astfel, putem avea in vedere urmatoarele aspecte ce nu trebuie neglijate:

o      un serviciu functional nu poate descrie mai mult de trei pana la opt activitati;

o      o lista nu poate depasi 50 de activitati, pentru a fi utilizate intotdeauna, in cadrul grilei de calcul a costurilor de productie;

o      activitatile care consuma mai putin de 1% din resurse trebuie regrupate in cadrul altora.

Identificarea operatiilor fiecarei activitati

Pentru fiecare activitate, un numar cert de informatii sunt colectate in vederea obtinerii tuturor necesitatilor ce revin aplicarii metodei ABC. Activitatile se axeaza pe colectarea unor informatii cu privire la: modul lor de definire, la furnizor, client si resursele consumate.

Regruparea activitatilor

Regruparea activitatilor se poate face datorita mai multor motive. Certitudinile sunt pur formale. De exemplu, nu trebuie sa avem o lista de activitati prea lunga deoarece liniile grilei de cost de productie sunt reduse. Se regrupeaza atunci toate activitatile, deoarece legatura cu produsul este respinsa sau pentru ca acelasi inductor al activitatii fusese deja ales. Cu alte cuvinte, avem trei modalitati de regrupare a activitatilor: in procese, in activitati directe sau in familii de activitati.

Regruparea activitatii in procese:

Trebuie sa tinem cont ca activitatile care sunt orientate dupa acelasi obiectiv se inlantuie unele de altele.

Regruparea activitatii indirecte in activitati directe

Aceasta regrupare are legatura in particular cu functiile-suport ale intreprinderii pentru care conexiunea cu produsul sau cu un alt obiectiv al costului nu este intotdeauna evident. Activitatile directe pot fi afectate fara dificultate la nivelul costului de productie. In schimb, activitatile suport pot - dupa caz - sa primeasca activitatile trecute ca directe, caci este imposibil de identificat care este clientela care le consuma sau pot fi afectate direct obiectivelor costului.

Regruparea activitatii in familii de activitati

Modalitatea de simplicare constituie motivul de regrupare a activitatilor in familii de activitati. Toate acste regrupari vizeaza supunerea listei activitatilor utilizatorilor carora le sunt utile. Acestea vizeaza in principale:

evitarea unui sistem prea complex de utilizat sau de masurare zilnica;

facilitarea apropierii si utilizarii ce revin conducatorilor de departamente si serviciilor departamentale;

obtinerea unei modelari in activitati care sunt optime si obtinerea unui echilibru intre costul de mentenanta a informatiei si utilitatea pretului de decizie si pilotaj.