Universitatea SPIRU HARET

Facultatea de MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

Specializarea: Contabilitate si informatica de gestiune

CONTABILITATEA SERVICIILOR POSTALE INTERNATIONALE

STUDIU DE CAZ LA DIRECTIA SERVICII FINANCIARE

CUPRINS

ARGUMENT

INTRODUCERE

Capitolul I DESCRIEREA SERVICIILOR POSTALE INTERNATIONALE

Mandat Eurogiro

Mandat Western Union

Capitolul II: DOCUMENTE JUSTIFICATIVE SI DOCUMENTELE CONTABILE UTILIZATE

2.1. Documente justificative comune pe economie folosite pentru inregistrarea in contabilitate a serviciilor postale internationale la Directia Servicii Financiare

2.2. Documente justificative specifice activitatii serviciilor postale internationale

2.3. Registrele de contabilitate

Capitolul III: STUDIU DE CAZ AL MANDATELOR POSTALE INTERNATIONALE LA DIRECTIA SERVICII FINANCIARE

3.1. Studiu de caz al mandatelor Eurogiro prezentate in Romania si achitate in tari membre Eurogiro

Studiu de caz al mandatelor Eurogiro prezentate in tari membre Eurogiro si achitate in Romania

Studiu de caz al mandatelor Western Union prezentate in restul lumii si achitate in Romania

Capitolul IV ANALIZA ECONOMICA A VENITURILOR SI CHELTUIELILOR DIN CADRUL DIRECTIEI SERVICII FINANCIARE

Capitolul V INFORMATICA

VI CONCLUZII SI PROPUNERI

VII BIBLIOGRAFIE

ARGUMENTUL

Am ales aceasta tema deoarece noua ordine contabila este mai presus de orice instrument capabil sa acroseze masa inertiala ce blocheaza formarea conceptiei manageriale despre o economie in care banii si profitul, abilitatea si loialitatea, respectarea fiscalitatii si a partenerilor sunt imperative majore.

Planul contabil general capabil sa opereze in spiritul legii contabile desi are la baza cadrul contabil francez se finiseaza greu se afla inca in faza dezbaterilor si a stabilizarilor, dar speram noi cu sanse certe de reusita.Chiar daca pe parcurs vor mai aparea unele modificarile nu pot fi decat nesemnificative pentru ca altfel s‑ar denatura tot ce s-a realizat mai bun pana acum si ar fi pacat.

Ansamblu metodologic al noii contabilitati este asezat pe coordonatele ,,contabilitatii europene" cu numeroase deschideri, conceptii noi, solutii practice aplicative alternative astfel ca din uriasa masa de conturi fiecare agent economic isi poate selecta acele pachete specifice sectiunilor activitatii sale perfect cuplate pe obiectivele explorarii, contabilitatea putand astfel conduce operational cu un numar mare relativ restrans de conturi cu un volum redus de munca rutiniera, dar cu valoroase valente informationale si de control, ceea ce trebuie sa o recunoastem este un mare castig.

Deci in acest context general am elaborat lucrarea de fata avand ca obiectiv sprijinirea de insusire rapida si organizarea intr-o noua viziune, toate semnificand o inevitabila perfectionare a activitatii financiar contabile intr-un moment in care drumurile economiei sunt impanzite cu numeroase capcane si dificultati.

Chiar daca a fost finalizata sub presiunea timpului si a cerintelor, sper ca cititorii mei sa regaseasca aici problemele esentiale si specifice economiei de piata pe care practica contabila le intalneste in calea ei.

Intr-o astfel de actiune temerara s-ar putea deci sa se fi strecurat si unele scapari, chiar greseli. Viata de zi cu zi ne-o ia inainte, dar tot ea ne ofera si solutiile necesare de remontare in cadrul noii conceptii contabile.

INTRODUCERE

Serviciile postale din Romania exista inca din Evul Mediu. Au luat fiinta din nevoia de a transmite poruncile voievozilor pe tot teritoriul aflat in stapanirea lor.

Primul document care atesta existenta serviciilor postale in tara noastra, apare la Giurgiu in anul 1399, este "Hrisovul" lui Mircea cel Batran, prin care localitatile erau obligate sa asigure mijloace de transport curierilor domnesti.

In 1858 s-au introdus pe teritoriul Moldovei primele timbre postale tiparite cu o presa manuala. Incepand cu ianuarie 1865 a intrat in vigoare prima lege de organizare a ramurii de comunicatii, purtand denumirea de "Lege telegrafo - postala". In Romania, in anul 1873 se introduce un serviciu nou, expedierea banilor in numerar prin mandate postale in serviciul intern. In 1874 Romania devine unul dintre cei 22 de membrii fondatorii ai "Uniunii Postale Universale" (UPU) si participata la congresul de constituire a Uniunii Generale a Postasilor, care are loc Berna.

Directia Servicii Financiare este sucursala specializata, organizeaza si reglementeaza desfasurarea prestatiilor financiare in reteaua postala de pe intreg teritoriul tarii, asigurand exploatarea serviciilor financiare prin celelalte sucursale. De asemeni, ii revine rolul de centru de tranzit si control pentru serviciile financiare de tip clasic (mandate, mandate postale internationale) sau cele bazate pe noile tehnologii electronice (mandate on-line, Western Union, Eurogiro).

Are ca atributii:

controlul centralizat pe tara al mandatelor postale interne si al e-mandatelor in scopul depistarii si recuperarii fraudelor si al prevenirii neregulilor financiare si de exploatare;

primirea, transmiterea si verificarea mandatelor internationale;

prezentarea, achitarea, transmiterea si verificarea documentelor care stau la baza derularii serviciilor financiare electronice interne si internationale; mandate on-line, mandate Eurogiro si transferuri Western Union;

derularea si decontarea serviciilor financiare internationale conform reglementarilor postale internationale si legislatiei nationale in vigoare;

verificarea si centralizarea datelor privind comisionul si decontarea incasarilor de facturi RomTelecom, ARTelecom, Electrica Muntenia Sud, Vodafone, RCS/RDS, Eufonika, Orange, ZAPP si colectare rate/ acordare imprumuturi Citibank, Credex, BRD Finance, S.C. Finance Servicii Financiare, ABN AMRO BANK, SC Ralfi SA, Grupul PORSCHE, Direct Credit S.A., S.C. International Masters Publishers S.R.L. achitate prin intermediul oficiilor postale.

Directia Servicii Financiare este organizata si functioneaza potrivit HG 371/03.07.1998 ca sucursala fara personalitate juridica, subordonata Companiei Nationale Posta Romana SA. Sucursala isi desfasoara activitatea in domeniul comunicatiilor postale, obiectul principal de activitate fiind administrarea, dezvoltarea, exploatarea serviciilor de posta in conformitate cu prevederile ordonantei nr. 31/2002.

In luna mai 2001 isi schimba denumirea din "Directia Control Mandate" in "Directia Servicii Financiare" si are ca obiect de activitate:

"Gestionarea conturilor de mandate si a numerarului aferent";

"Operatiuni financiar bancare internationale (mandate postale internationale, Western Union si Eurogiro)".

Capitolul I: DESCRIEREA SERVICIILOR POSTALE INTERNATIONALE

Din cadrul acestor servicii fac parte: Western Union si Eurogiro.

1.1. Eurogiro

Un serviciu rapid si sigur oferit de POSTA ROMAANA, care ofera posibilitatea de a transmite si de a primi bani in si din strainatate, este serviciul de mandate Eurogiro. Acest serviciu a fost lansat pe piata in luna iulie 2000 (primele tari cu care Posta Romana a incheiat contracte bilaterale au fost Elvetia si Japonia, urmata de Germania) si va inlocui treptat serviciul de mandate postale internationale.

Reprezinta transfer electronic de bani in si din strainatate intre tarile membere Eurogiro cu care Posta Romana a incheiat contracte. Are ca suport tehnic un sistem informatic cu ajutorul caruia timpul de transmitere este considerabil micsorat (cateva ore) fata de sistemul clasic al mandatelor postale internationale.

Se adreseaza atat persoanelor fizice cu cetatenie romana ,cu domiciliul in Romania ,cat si persoanelor fizice de alta cetatenie sau apatrizii cu domiciliul in tara,cu act de identitate emis de institutiile abilitate prin lege.

Implementarea serviciului mandate Eurogiro de catre Posta Romana este un raspuns la solicitarile clientilor de a folosi un sistem mai rapid de transfer al banilor decat cel clasic oferit de mandatul postal international. Cele mai importante elemente sunt siguranta tranzactiei urmata de nivelul redus al taxelor percepute. Serviciul de mandate Eurogiro este disponibil pe 17 relatii pentru care Posta Romana a incheiat acorduri bilaterale. Aceste relatii sunt: Austria, Brazilia, Cehia, Croatia, Elvetia, Germania, Grecia, Italia, Japonia, Luxemburg, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Turcia, Ungaria si Israel.

Prezentarea, respectiv achitarea unui mandat Eurogiro se face in USD pentru Israel, si in EUR pentrul restul tarilor prezentate mai sus.

Numarul mandatelor care poate fi expediat intr-o zi este nelimitat. Suma maxima pe mandate este de 2.500 EUR sau 2.000 USD.

Mandatele Eurogiro expediate de catre Administratiile postale partenere, sunt receptionate si listate la nivelul Directiei Servicii Financiare prin intermediul « sistemului electronic local » Eurogiro (ELS) sub forma de « plicuri ». Un « plic » cuprinde toate mandatele Eurogiro transmise intr-o zi pe fiecare administratie postala in parte. Dupa inregistrarea in evidentele Directiei Servicii Financiare, mandatele Eurogiro sunt directionate informatic catre oficiile postale de achitare, in functie de adresa beneficiarului, utilizandu-se un « modul de cartare » informatic.

Achitarea mandatelor Eurogiro catre clienti se face de catre Diretiile Regionale de Posta numai prin ghiseele informatizate. Achitarea mandatelor se face in euro iar pentru achitarea monedei divizionare si a fractiilor de pana la 4,99 EUR/USD, se efectueaza in moneda nationala (LEU), la cursul de schimb BancPost, valabil in ziua respectiva.

Pentru expedierea unei sume de bani prin serviciul Eurogiro, la nivelul oficiilor postale expeditorul trebuie sa primeasca informatii privind conditiile de admitere la prezentare a mandatului, sa completeze formularul de prezentare al mandatului Eurogiro, foaia de depunere valuta si declaratia pe propria raspundere. Pentru a efectua transferul unui mandat Eurogiro din Romania, clientul trebuie sa se prezinte la unul din oficiile postale abilitate, unde va completa formularul special Eurogiro cu urmatoarele date :

• nume, pernume si adresa destinatarului ;
• nume, prenume si adresa expeditorului ;
• suma in valuta care se va expedia.

La nivelul D.S.F. se listeaza din aplicatia informatica mandatul Eurogiro, se verifica daca datele inscrise pe formular indeplinesc conditiile de admitere la prezentare pentru administratia postala respectiva si se inregistreaza in evidentele D.S.F. Dupa aceste formalitati, se procedeaza la transmiterea informatica catre administratia postala de achitare, utilizandu-se sistemul electronic local (ELS).

Un mandat Eurogiro poate fi inapoiat la expirarea termenului de valabilitate sau, in interiorul termenului de valabilitate in urmatoarele situatii:

la solicitarea expeditorului;

destinatarul refuza primirea mandatului;

destinatarul este plecat definitiv din tara;

destinatarul a decedat.

1.3. Western Union

Un alt serviciu oferit de Posta Romana este serviciul Western Union ( transfer rapid international de bani).

In prezent Western Union este lider mondial in domeniul transferurilor de bani, avand o traditie de peste 150 de ani in domeniul transferurilor rapide de bani, pune la dispozitia clientilor sai o retea de parteneri care ofera serviciul in peste 245.000 de locatii din 190 de tari.

Transferul se efectueaza rapid, in cateva minute, fara a fi necesara deschiderea unui cont de disponibilitati, iar banii pot fi disponibili oriunde in lume.

Avantajele serviciului Western Union sunt: accesibilitatea (orice persoana fizica sau juridica are acces la acest serviciu conform reglementarilor in vigoare); simplitatea folosirii ( prin simpla completare a unui formular); siguranta; rapiditatea (incasarea in maxim 10 minute de la depunere a sumei expediate).

Suma trimisa se poate ridica de la sediile oficiilor postale in maxim o ora de la depunere. Banii se pot ridica de la orice oficiu postal abilitat Western Union, indiferent de domiciliul clientului. Ca serviciu suplimentar, Posta Romana ofera in exclusivitate achitarea la domiciliu a sumei transmise prin sistemul de transfer rapid de bani Western Union si acopera intreaga suprafata a tarii fiind disponibil la solicitarea expeditorului.

Transferul se efectueaza rapid,in cateva minute , fara a fi necesara deschiderea unui cont de disponibiliati, iar banii pot fi disponibili oriunde in lume.

Indiferent de moneda in care se ordona transferul, Posta Romana efectueaza platile de numerar in dolari SUA, EUR sau RON conversia intre valute fiind facuta automat de catre Western Union.

Comisionul se plateste de catre expeditor. Grila de comisioane se aplica pe transe de sume (comisioane standard stabilite de Western Union si aplicabile unitar de catre toti prestatorii serviciului din Romania). Efectuarea transferurilor are loc cu respectarea regulamentului valutar in vigoare.

Suma maxima per persoana/transfer/zi este de 5.000 EUR ,din Romania in alte tari si 10.000 EUR ,din alte tari in Romania. In prezent pe relatia Romania alte tari acest serviciu nu functioneaza. Destinatarul unui transter Western Union se poate prezenta la sediul oficiului postal, dupa ce acesta a fost instiintat de catre expeditor asupra transmiterii banilor si trebuie sa cunoasca obligatoriu: suma transmisa, numele si prenumele expeditorului, localitatea si tara de unde i-a fost expediata suma.

Capitolul II: DOCUMENTE JUSTIFICATIVE SI DOCUMENTELE CONTABILE UTILIZATE

Documentele justificative sunt documente primare care justifica o inregistrare contabila. Orice operatiune patrimoniala care se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris ce sta la baza inregistrarii contabile si furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare dobandeste calitatea de document justificativ. Acestea pot fi tipizate avand continut, structura si forma standard si documente netipizate. Atunci cand sunt procurate bunuri, acestea pot fi inregistrate in contabilitate numai daca se face dovada intrarii in gestiune a acestora.

Documentele justificative tipizate sunt de doua feluri: documente justificative comune pe economie care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila si documente justificative tipizate cu regim special. Formularele tipizate cu regim special, comune pe economie, se vor executa prin imprimarea datelor de identificare pentru fiecare utilizator. Fiecare exemplar original va contine obligatoriu urmatoarele informatii: denumirea, numarul de inmatriculare la oficiul registrului comertului, codul unic de inregistrare, atributul fiscal, sediul social, contul bancar, capitalul social, fara imprimarea altor semne grafice, imprimate intr-o singura culoare. In cadrul Directiei Servicii Financiare toate formularele cu regim special sunt personalizate (Chitanta, Aviz de insotire a marfii, Factura fiscala, Fisa de magazie pentru regimul special).

Pentru inregistrarea in contabilitate a serviciilor postale internationale se folosesc atat documente justificative comune pe economie cat si documente justificative specifice.

2.1. Documente justificative comune pe economie folosite pentru inregistrarea in contabilitate a serviciilor postale internationale.

Din categoria documentelor comune pe economie foloside de compartimentul financiar contabil din cadrul Directiei Servicii Financiare fac parte:

a) " Factura fiscala" are regim special de tiparire, este inseriata si numerotata. Tiparita pe hartie autocopiativa securizata, se completeaza in trei exemplare pentru taxele incasate de la Western Union, insoteste factura externa. Serveste ca document justificativ de inregistrare in contabilitate a veniturilor provenite din serviciul Western Union pe baza caruia se deduce taxa pe valoarea adaugata. Circula la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea veniturilor si a inregistrarii in Jurnalul de vanzari.

b) "Nota de debitare-creditare" (Anexa nr.1) este document justificativ de inregistrare in contabilitate dar si document de comunicare a operatiilor de decontare intervenite intre Directia Servicii Financiare si Compania Nationala Posta Romana si intre Directia Servicii Financiare si Directiile Regionale de Posta. Se intocmeste in doua exemplare. Circula pentru inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor participante la decontare.

c) "Dispozitie/declaratie de plata externa" (Anexa nr.2) se procura de la banca, este un instrument de plata prin banca, se completeaza in doua extemplare de catre compartimentul financiar-contabil pentru:

plata furnizorilor externi (contra valoarea mandatelor postale internationale si mandatelor Eurogiro prezentate in Romania, inclusiv a taxelor ce revin administratiilor straine);

alimentarea cu valuta a Directiilor Regionale de Posta pentru achitarea mandatelor postale internationale, Eurogiro si Western Union.

d) "Extrasul de cont in valuta" este emis de banca pentru fiecare tip de valuta. Serveste ca document de inregistrare zilnica a incasarilor si platilor in valuta (operatiuni efectuate prin banca), pe baza actelor justificative anexate, document de stabilire a soldului de banca zilnic evidentiaza soldul initial, incasarile si platile in valuta cat si soldul final exprimat in valuta in fiecare zi. Platile si incasarile sunt contabilizate pe fiecare tip de valuta si echivalentul in lei la cursul BNR al zilei in care are loc operatiunea . Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.

2.2 . Documente justificative specifice activitatii postale

Pe langa documentele justificative comune, pentru contabilizarea serviciilor postale internationale se folosesc o serie de "Acte adoptate de Congresul Uniunii Postale Universale de la Beijing" care nu se regasesc in "Nomenclatorul formularelor tipizate, comune pe economie, privind activitatea financiara si contabila". Acestea sunt:

Pentru mandatele Eurogiro

a) "LIST EUROGIRO MONEY ORDERS" (Anexa nr.6) serveste ca document de inregistrare in contabilitate a mandatelor Eurogiro achitate, prezentate si returate, precum si a taxei aferente (utilizat numai in decontarea cu Italia si Slovenia unde plata nu se face prin SSP ). Se intocmeste lunar in trei exemplare pentru fiecare Administratie Postala.

In antetul coloanelor se inscriu: numar curent, numarul "plicului", numarul de mandate achitate, prezentate sau retur, valoarea plicului in valuta, valoarea taxei, total. Se semneaza de persoana care l-a intocmit. Circula la compartimentul financiar contabil, la Administratia Postala pentru care s-a intocmit si la compartimentul care l-a intocmit. Se arhiveaza: un exemplar la serviciul financiar contabil, unul la Administratia Postala pentru care s-a intocmit si un exemplar la compartimentul operational.

b) Deoarece, cu exeptia Italiei si Sloveniei, decontarea mandatelor Eurogiro se face prin SSP se utilizeaza o serie de formulare electronice cum ar fi:

MT103-63 se intocmeste pentru plata mandatelor Eurogiro. Concomitent cu transmiterea de catre administratia postala a pliculului, se crediteaza si contul bancar;

MT191-cerere taxe, se intocmeste de administratia care are de incasat taxe (si genereaza venit sau cheltuiala), cuprinde: nr. bucati, nr.plic, valoare plic, valoare taxa, total;

Mesajele MT92 prin care se cere anularea unui transfer Eurogiro.

c) "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Eurigiro prezentate in valuta luna....anul...." (Anexa nr.8) se intocmeste lunar in trei exemplare de catre Directia Regionala de Posta care a incasat mandatele Eurogiro. Serveste ca document de inregistrare in contabilitate a mandatelor Eurogiro prezentate si document de verificare pentru exploatare. In antetul coloanelor se inscriu: Numar curent, Oficiul postal, Total bucati, Suma prezentata: EURO - Efectiv lei (curs BNR), Valoare taxa - lei. Circula: doua exemplare la Directia Regionala de Posta care l-a intocmit; un exemplar la compartimentul financiar contabil al Directiei Servicii Financiare.

d) "Situatia centralizatoare F.57 special regional pentru mandatele Eurogiro achitate in EUR luna....anul...." (Anexa nr. 9) se intocmeste lunar in trei exemplare de catre Directia Regionala de Posta care achita mandatele Eurogiro. Originalul se transmite la Directia Servicii Financiare insotit de mandatele Eurogiro platite. Serveste ca document de inregistrare in contabilitate a mandatelor Eurogiro achitate, document de decontare cu Administratiile straine dar si document de verificare pentru exploatare. In antetul coloanelor se inscriu: Numar curent, Oficiul postal, Administratia de prezentare, Total bucati, Valoare valuta, Suma efectiv achitata: in EUR ( EUR, Echivalent lei la curs BNR), Suma efectiv achitata in LEI (Echivalent EUR, lei la curs Banc Post, lei la curs BNR, Diferente curs ), Decont banesc. Se semneaza din partea Directiei Regionale de Posta care l-a intocmit (director, director economic, sef S.S.P., persoana cale l-a intocmit). La Directia Servicii Financiare in urma verificarii mandatelor Eurogiro achitate, formularele "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Eurogiro achitate in .... luna.... anul...."se centralizeaza in doua exemplare (centralizarea nu cuprinde partea de decont banesc), se semneaza de persoana care l-a verificat si se vizeaza de seful de compartiment. In situatia in care apar diferente intre mandatele achitate si sumele inscrise in formularul "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Eurogiro achitate in ..... luna....anul...." se intocmesc " NOTE DEBIT - CREDIT ......." care se transmit Directiilor Regionale de Posta la care s-au constatat diferentele. Circula: un exemplar ramane la compartimentul din exploatare si un exemplar care primeste viza de control financiar preventiv, insotit si de Notele de debit-credit la compartimentul financiar contabil al Directiei Servicii Financiare.

Pentru mandatele Western Union

a) "Network Agent Settlement Report" se genereaza in doua exemplare de programul informatic pus la dispozitie de Western Union. Serveste ca document de inregistrare in contabilitate a mandatelor Western Union platite clientilor in Romania si a comisionului ce se incaseaza si inregistreaza in venit de Directia Servicii Financiare. In antetul coloanelor se inscriu: data transferului, nr.bucati, tip valuta, valoarea mandatelor Western Union platite, valoarea comisionului ce se incaseaza pentru serviciul prestat si totalul sumei de incasat. Pentru valuta incasata drept comision, Directia Servicii Financiare intocmeste lunar o factura externa (invoice) si o factura fiscala interna in care este inscrisa echivalentul in lei a acestuia, deoarece formularul nu este considerat formular adoptat de Congresul Uniunii Postale Universale de la Beijing conform Legii 670/2001. Circula la compartimentul financiar contabil si la compartimentul operational.

b) " Invoice" (Anexa nr.10) se intocmeste lunar in doua exemplare de catre Directia Servicii Financiare pentru taxele incasate pentru serviciul Western Union si inregistrate in venit. Aceasta este insotita si de factura fiscala . Este semnata de directorul operational. Un exemplar se transmite Western Union si un exemplar la compartimentul financiar contabil pentru inregistrarea veniturilor.

c)"Situatia F.57 special regional pentru mandatele Western Union achitate in ... luna....anul...." (Anexele nr.11.a si 11.b) se intocmeste lunar in trei exemplare de catre Directia Regionala de Posta care achita mandatele Western Union. Serviciul Western Union este singurul serviciu postal care se achita in trei monezi (LEI, EUR si USD). Pentru fiecare moneda se intocmeste cate un formular "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Western Union achitate in ...... luna....anul....". Originalul se transmite la Directia Servicii Financiare insotit de mandatele Western platite. Serveste ca document de inregistrare in contabilitate a mandatelor Western achitate si document de verificare pentru exploatare. In antetul coloanelor se inscriu: Numar curent, Oficiul postal, Total bucati, Total CSC, Valoare valuta, Suma efectiv achitata: in EUR ( EUR, Echivalent lei la curs BNR), Suma efectiv achitata in LEI (Echivalent EUR, lei la cursBanc Post, lei la curs BNR, Diferente curs ). Se semneaza din partea Directiei Regionale de Posta care l-a intocmit (director, director economic, sef S.S.P., persoana care l-a intocmit). Circula: doua exemplare la Directia Regionala de Posta care l-a intocmit; un exemplar la Directia Servicii Financiare. La Directia Servicii Financiare in urma verificarii mandatelor achitate, formularele "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Western Union achitate in .... luna.... anul...."se centralizeaza in doua exemplare (centralizarea nu cuprinde partea de decont banesc), se semneaza de persoana care l-a verificat si vizat de seful de compartiment. In situatia in care apar diferente intre mandatele achitate, formularul "Network Agent Settlement Report" si sumele inscrise in formularul "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Western Union achitate in ..... luna....anul...." se intocmesc " NOTE DEBIT - CREDIT ......." care se transmit Directiilor Regionale de Posta la care s-au constatat diferentele. Circula: un exemplar ramane la compartimentul din exploatare si un exemplar care primeste viza de control financiar preventiv, insotit si de Notele de debit-credit la compartimentul financiar contabil al Directiei Servicii Financiare.

Registrele de contabilitate

Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor tipizate comune pe economie si cu ajutorul formularelor tipizate specifice folosite in acest scop. Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul. In situatia in care este utilizata tehnica de calcul pentru inregistrarea datelor in contabilitate, registrele contabile si formularele comune pe economie privind activitatea financiara si contabila pote fi adaptata in functie de specific si necesitate conform Legii contabilitatii nr. 82/1991 republicata, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Documentele contabile oficiale sunt: bilantul contabil, Cartea Mare, Registrul-Jurnal si Registrul-Inventar, potrivit legii, se tin in limba romana si in moneda nationala.

Conform Legii 82/1991 republicata, registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii. Acestea sunt sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar si Cartea Mare. Pot fi prezentate ca foi volante, sub forma de registru sau listari informatice.

"Registrul Jurnal" este document contabil obligatoriu, operatiunile patrimoniale se inregistreaza in mod cronologic cu ajutorul tehnicii de calcul si se editeaza lunar. Orice inregistrare in Registrul Jurnal trebuie sa cuprinda: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiile respective, conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiilor efectuate.

"Registrul Inventar" este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, toate elementele patrimoniale inventariate de unitate, grupat. Registrul Inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si pasiv cuprins in bilantul contabil anual. Se intocmeste obligatoriu anual la incheierea exercitiului.

Registrul "Cartea Mare" este document contabil obligatoriu. Lunar se inscriu inregistrarile efectuate in "Registrul Jurnal" . Poate imbraca diverse forme si anume: fise de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah sau pe conturi corespondente, forma "Cartea Mare" centralizatoare. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Continutul acestui registru obligatoriu sta la baza intocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice.

Operatiunile in valuta se inregistreaza in moneda nationala (leu), aplicandu-se sumei in valuta, cursul de schimb dintre moneda de raportare si moneda straina se face la data efectuarii platii sau incasarii acesteia conform Regulamentului nr. 4 privind regimul valutar in baza Legeii 312/2004 privind Statutul Bancii Nationale a Romaniei si "Norma privind functionarea pietei valutare interbancare". Operatiunile privind prestarile de servicii si executarile de lucrari externe, schimbul valutar, disponibilitatile in devize, precum si alte operatiuni in devize se inregistreaza in contabilitate, atat in devize, cat si in lei, la cursul valutar de schimb in vigoare la data efectuarii lor.

Contabilitatea disponibilitatilor aflate in banci si a miscarii acestora, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate, se tine distinct in lei si in valuta. Operatiunile de vanzare - cumparare de valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul utilizat de banca comerciala, la care Directia Servicii Financiare are dechise conturi in valuta, se efectueaza licitatia cu valuta, fara ca acestea sa genereze in contabilitate diferente de curs valutar. La incheierea exercitiului financiar, diferentele de curs valutar rezultate din evaluarea disponibilitatilor in valuta la banci, a creantelor si datoriilor in valuta se face la cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar, se inregistreaza in conturile de venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

Capitolul III: STUDIU DE CAZ AL MANDATELOR EUROGIRO LA DIRECTIA SERVICII FINANCIARE

3.1. Inregistrarea contabila a mandatelor Eurogiro prezentate in Romania si achitate de administratiile straine

a) Mandatele Eurogiro incasate la ghiseele oficiilor postale (350 EUR x 3,68 lei), se inregistreaza la Directia Servicii Financiare de catre compartimentul financiar contabil astfel:

= 482 1.288,00 lei

"Decontari in cadrul grupului" "Decontari intre subunitati"

(Cu valoarea mandatelor (cu valoarea mandatelor Eurogiro prezentate)

Eurigiro prezentate pe fiecare

Directie Regionala de Posta)

b) Concomitent se inregistreaza si datoria catre creditorul (valoarea mandatelor si a taxei datorate de 8 EUR x 3,62 lei) extern:

= 462 1.316,96 lei

"Creditori diversi"

(cu valoarea mandatelor incasate)

1.288,00 lei

" Decontari intre subunitati" 

(cu valoarea mandatelor incasate)

28,96 lei

"Alte cheltuieli de exploatare"

(cu valoarea taxelor)

c) Se inregistreaza plata prin banca a creditorului extern (358 EUR x 3,70 lei) :

= 5124 1.324,60 lei

1.316,96 lei

"Creditori diversi" "Conturi la banci in valuta"

7,64 lei

"Cheltuieli din diferente de curs valutar"

3.4. Inregistrarea contabila a mandalelor Eurogiro achitate in Romania

a) Incasarea prin banca a mandatelor Eurogiro ce urmeaza a fi platite pe teritoriul Romaniei (550 EUR x 3,74 lei):

= 462 2.057,00 lei

"Conturi la banci in valuta" "Creditori diversi"

b) Plata mandatelor Eurogiro (550 EUR x 3,69 lei) achitate pe teritoriul Romaniei conform formularelor "Situatia F.57 special regional pentru mandatele Eurogiro achitate in ..... luna....anul...." se contabilizeaza astfel:

= 4511 2.029,50 lei

" Decontari intre subunitati" "Decontari in cadrul grupului"

(cu valoarea mandatelor achitate) (cu valoarea mandatelor achitate

pe fiecare Directie Regionala de Posta)

c) Concomitent se inregistreaza si datoria creditorului extern conform formularelor "LIST EUROGIRO MONEY ORDERS" si MT 191 astfel:

462 = % 2.057,00 lei

482 2.029,50 lei

"Creditori diversi" " Decontari intre subunitati"

(cu valoarea mandatelor achitate  (cu valoarea mandatelor achitate)

pe fiecare creditor extern in parte )

765 27,50 lei

"Venituri din diferente de curs valutar"

d) Taxele ce revin Directiei Servicii Financiare (20 EUR x 3,75 lei) se inregistreaza astfel:

= 704 75,00 lei

"Clienti" "Venituri din lucrari executate si

(cu valoarea taxelor pe fiecare  servicii prestate"

client extern in parte ) (cu valoarea taxelor calculate lunar )

e) Incasarea prin banca a clientului extern (20 EUR x 3,77 lei ) se inregistreaza astfel:

= % 75,40 lei

4111 75,00 lei

"Conturi la banci in valuta" "Clienti"

765 0,40 lei

"Venituri din diferente de curs valutar"

3.2. Inregistrarea contabila a mandatelor Western Union achitate in Romania este urmatoarea:

a) Inregistrarea formularului "Network Agent Settlement Report" a facturii fiscale si Invoice ( valoarea mandatelor este de 2000 EUR x 3,71 lei; valoarea taxelor 100 EUR x 3,71 lei) este urmatoarea:

4111 = % 7.791,00 lei

482 7.420,00 lei

" Clienti"

(cu valoarea mandatelor Western achitate " Decontari intre subunitati"

si a taxelor incasate ) (cu valoarea mandatelor Western achitate)

704 371,00 lei

"Venituri din lucrari executate si

servicii prestate"

(cu valoarea taxelor Western )

b) Incasarea prin banca a clientului extern (2100 EUR x 3,73 lei) se inregistreaza astfel:

= % 7.833,00 lei

4111 7.791,00 lei

"Conturi la banci in valuta" "Clienti"

765 42,00 lei

"Venituri din diferente de curs valutar"

c) Mandatele Western Union pe teritoriul Romaniei se achita in LEI, EUR sau USD in functie de dorinta clientului intern conform formularelor"Situatia F.57 special regional pentru mandatele Western Union achitate in .... luna....anul...." care se inregistreaza astfel:

482 = 4511 7.420,00 lei

" Decontari intre subunitati"  "Decontari in cadrul grupului"

(cu valoarea mandatelor achitate) (cu valoarea mandatului achitate

pe fiecare Directie Regionala de Posta)

Capitolul IV: ANALIZA ECONOMICA A VENITURILOR SI CHELTUIELILOR DIN CADRUL DIRECTIEI SERVICII FINANCIARE

Situatia comparativa a veniturilor realizate pentru perioada 2006 - 2008

Tabel nr.1

- mii lei -

Activitatea desfasurata de Directia de Servicii Financiare pe anul 2008 a fost profitabila, ceea ce este reflectat si de nivelul indicatorului "Cheltuieli la 1000 de lei venituri", care pentru activitatea totala este de 694.74 lei, iar "Cheltuieli la 1000 lei venituri" din activitatea de exploatare este de 671.10 lei.

In anul 2007 s-au realizat urmatoarele venituri si cheltuieli:

Din tabelul de mai sus rezulta ca, veniturile totale au depasit cheltuielile cu 4.517,17 lei, iar cheltuielile din activitatea de exploatare au fost sub nivelul veniturilor cu 4.597,17 lei. Aceasta s-a datorat urmaririi permanente a costurilor si tinerii acestora sub control si unui regim strict de economii promovat in cadrul unitatii.

Venituri

Situatia fata de plan se prezinta dupa cum urmeaza:

- mii lei -

Ponderea cea mai mare in venituri o reprezinta veniturile din prestatii externe in procent de 93.37%. Comparativ cu cifrele de plan, in valoare de 19.950 lei veniturile din exploatare nu s-au realizat cu 925,39 lei, inregistrand o nerealizare de 6,63%. Aceasta nerealizare se explica prin faptul ca, desi numarul transferurilor (WESTERN UNION, EUROGIRO) a oscilat de la o luna la alta astfel: de la 4.786 buc. in luna ianuarie, la 5.645 buc. in luna iunie, iar in luna decembrie au scazut la 4.113 buc, determinand scaderea comisionului incasat. Aceasta scadere se explica si prin scaderea aproape pe tot parcursul anului a cursului de schimb valutar, inregistrandu-se o diferenta de curs nefavorabila. Din totalul veniturilor, veniturile din activitatea de exploatare reprezinta 93,84%.

Comparativ cu anul 2007, veniturile din activitatea de exploatare au crescut cu 1.511,70 lei reprezentand 112,12%. Aceasta crestere se explica prin marirea numarului de transferuri Western Union (9.077 buc. in anul 2008, fata de 7.365 buc. in anul 2007, respectiv 123,25%), Eurogiro (2.160 buc in anul 2008, fata de 1.272 buc. in anul 2007, respectiv 169,74%).

Veniturile financiare in anul 2008 au fost de 820 lei, comparativ cu 405.40 lei, in anul 2006, constatandu-se o crestere cu 49,44%. Fata de anul 2007, veniturile din dobanzi au crescut cu 6.587 lei.

Veniturile financiare au fost influentate de fluctuatia dolar si euro la curs BNR.

Cheltuieli

Din tabelul de mai sus rezulta ca ponderea cea mai mare in cheltuieli o reprezinta cheltuielile din exploatare, 86,46% iar in cheltuielile din exploatare ponderea cea mai mare o au cheltuielile cu personalul 102,15%. La cheltuielile cu personalul se observa o depasire fata de plan cu 2,15%. Aceasta depasire se datoreaza modificarii continutului indicatorului ca urmare a Ordinului Ministerului Finantelor nr.498/18.06.2007, pentru aprobarea Sistemului de raportare contabila a operatorilor economici, publicat in M.O.nr.430/28.06.2007. La cheltuielile din exploatare, cifra de plan a fost de 10.349 lei, iar realizatul a fost de 8.948 lei inregistrandu-se o diminuare a cheltuielilor cu 13,54%. Contul de profit si pierdere cuprinde: cifra de afaceri neta, veniturile si cheltuielile exercitiului, grupate dupa natura lor (venituri si cheltuieli din exploatare, venituri si cheltuieli financiare precum si venituri si cheltuieli exceptionale), precum si rezultatul exercitiului (profit sau pierdere).

La D.S.F. se intocmeste lunar si se inainteaza la unitatea mama, CNPR, un decont de regularizare care este asemanator contului de profit si pierdere si cuprinde: veniturile si cheltuieli din exploatare cu rezultatul din exploatare, venituri si cheltuieli financiare cu rezultatul financiar, veniturile si cheltuieli exceptionale cu rezultatul exceptional, rezultatul perioadei (profit sau pierdere). De asemeni mai cuprinde avansuri clienti, venituri anticipate, fond de premiere si de participare la profit, sume primite de la CNPR sau sume virate la CNPR precum si soldul ce trebuie virat sau incasat. Decontul se semneaza de directorul economic si sef serviciul contabilitate (anexa nr.12).

Ponderea veniturilor este cea din servicii financiare, cea mai mare parte a veniturilor provine din serviciul Western Union 76,61%, serviciul Eurogiro 23,01 %

Ponderea pe servicii in realizarea veniturilor

Tabel nr.2

In comparatie cu anii precedenti, in 2008 se constata o crestere a veniturilor la serviciile provenite din Western si Eurogiro si o scadere a celor ce provin din mandate postale internationale. Aceasta se datoreaza faptului ca majoritatea clientilor s-au reorientat catre serviciile electronice care sunt mai rapide (vezi graficul de mai jos).

Capitolul V: INFORMATICA

Cunoasterea mediului de lucru Microsoft Access

Definirea componentelor principale ale SGBD Microsoft Access

SGBD Microsoft Access 2003 (XP,2000) asigura posibilitatea manipularii datelor in conformitate cu cerintele utilizatorilor. Datele sunt stocate in mod organizat in baze de date. Baza de date permite localizarea rapida a unui anumit element, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date si obtinerea facila a rezultatelor tiparite.

O baza de date Microsoft Access reprezinta o colectie de obiecte de tipul: tabele, formulare, interogari, rapoarte, pagini, macroinstructiuni si module.

Obiectele Microsoft Access sunt percepute prin 'ceea ce fac', comportamentul lor mascand elemente de structura interna. In momentul in care obiectul a fost creat, el poate fi utilizat si in alte aplicatii, compuse din obiecte care interactioneaza prin specificul comportamentului lor.

Tabelele (Tables) sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date incepe cu definirea tabelelor. Fiecare coloana a tabelului este denumita camp (field), iar fiecare rand al tabelului constituie o inregistrare (record). Inregistrarile unui tabel respecta aceeasi structura de campuri. La crearea unui tabel nou se solicita definirea campurilor, atribuindu-se fiecaruia o denumire unica si indicandu-i SGBD Access tipul de date corespunzator.

Interogarile (Queries) sunt obiecte Access ce reprezinta intrebari pe care utilizatorul le formuleaza in legatura cu numite informatii din baza de date. In momentul in care utilizatorul porneste la constructia unei interogari, acesta trebuie sa aiba deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreste sa le regaseasca, si anume: ce campuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie sa indeplineasca aceste date, in ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogari in SGBD Access reprezinta un proces simplu si rapid de asezare a tabelelor si a campurilor necesare pe o grila de tipul QBE (Query by Example).

Formularele (Forms) reprezinta obiecte Access destinate introducerii datelor intr-o baza de date (cand formularul este asociat unui tabel), precum si vizualizarii datelor din baza de date (cand formularul este asociat unei interogari). Astfel, cu ajutorul formularelor se pot efectua cateva operatii tipice in baza de date, si anume operatii de adaugare, modificare sau de stergere a unor date din baza de date.

Rapoartele (Reports) reprezinta un alt obiect al unei baze de date Microsoft Access, prin intermediul caruia utilizatorul are posibilitatea de a prezenta date selectate in rezumat, inclusiv in format pentru tiparire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul are un control complet asupra dimensiunilor si modului de prezentare a datelor de iesire. Rapoartele se diferentiaza de formulare prin faptul ca in timp ce formularul este proiectat pentru a avea acces aleator la date, el bazandu-se pe un set dinamic al datelor, rapoartele nu modifica niciodata datele din baza de date, parcurgerea inregistrarilor realizandu-se in mod secvential (SGBD Microsoft Access utilizeaza pentru obtinerea unui raport o copie a datelor protejata la scriere).

Paginile (Pages) sunt obiecte Access ce asigura accesarea bazelor de date din Internet prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. Aceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrarii integrate a datelor care circula in Internet sub forma unei aplicatii globale a datelor, inclusiv pentru functia de partajare a datelor.

SGBD Microsoft Access poate fi pornit din meniul Start sau din zona de lucru. La pornirea SGBD Access 2003, panoul de lucru Getting Started este disponibil in partea din dreapta ecranului. Din meniul Vizualizare (View) se executa clic pe optiunea Task Pane de unde se alege panoul de lucru dorit cu clic pe sageata de lista de pe bara de titlu a panoului respectiv. Comutarea intre panourile de lucru se efectueaza cu clic pe butoanele Inapoi (Back) si Inainte (Forward). Inchiderea unui panou de lucru se efectueaza prin intermediul butonului Inchidere (Close).

Deschiderea unei baze de date existente sau noi presupune lucrul cu fereastra Database (baza de date) care afiseaza obiectele care formeaza baza de date. Fereastra Database pune la dispozitie utilizatorului o metoda simpla de gestionare a obiectelor care compun baza de date. In fereastra Database sunt afisate, in partea stanga a ferestrei, cele sapte tipuri de obiecte care formeaza baza de date, si anume:

Tabelul (Table);

Interogarea (Query);

Formularul (Form);

Raportul (Report);

Pagini Web (Pages);

Macro-ul (Macro);

Modulul (Module); 

Cele trei butoane (butonul Open, butonul Design, butonul New), afisate in partea de sus a ferestrei Database, sunt utilizate pentru crearea, modificarea si respectiv afisarea obiectului curent.

Butonul Open (deschide), sau alegerea optiunii Open din meniul rapid, are ca efect o afisare a obiectului selectat pentru o utilizare normala.

Butonul Design (proiectare), sau alegerea optiunii Design din meniul rapid, asigura ca obiectul selectat sa fie deschis in modul de afisare Design in vederea efectuarii modificarilor necesare tipului de aplicatie dorit de utilizator.

Butonul New (nou) asigura crearea unui obiect nou, de tipul selectat anterior.

In timpul lucrului cu SGBD Microsoft Access se pot obtine informatii de ajutor prin intermediul meniului Help de pe bara cu instrumente. Prin introducerea unui sau mai multor cuvinte-cheie in caseta Search for se obtin explicatii detaliate referitoare la subiectul dorit.

Tabelul

Crearea unui tabel

Tabelul (Table) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru introducerea datelor. Aceasta definire inseamna, de fapt, stabilirea structurii tabelului. Fiecare coloana a tabelului este denumita camp (field), iar fiecare rand al tabelului constituie o inregistrare (record).

Crearea tabelelor cu ajutorul optiunii Design View presupune parcurgerea a trei pasi pentru definirea unui camp in structura unui tabel:

stabilirea numelui campului;

stabilirea tipului de data asociata acelui camp;

stabilirea proprietatilor acestuia.

Fereastra de dialog Table este formata din doua zone : zona aflata in partea de sus a ferestrei (zona folosita pentru decalarea campurilor), alcatuita dintr-un tabel format din trei coloane, si o a doua zona aflata in partea de jos a ferestrei, zona in care se stabilesc proprietatile campului.

Tipurile de date asociate campurilor definesc tipurile de campuri si sunt urmatoarele :

1.Text- un camp text are, implicit, 50 de caractere, dar se poate opta pentru orice lungime cuprinsa intre 1 si 255.

2. Memo-campurile memo constau numai din text si au maxim 255 de de caractere, in acestea putand fi incluse si secventele de salt la inceput de rand/salt la rand nou. Aceste campuri sunt utilizate pentru a scrie comentarii.

3. Numar (Number)- tipul Number include mai multe subtipuri de date, care difera prin modul de stocare si viteza de raspuns, si anume :

subtipul Byte (octet) care accepta numai valori intregi pozitive (fara semn) cuprinse intre 0 si 255 ;

subtipul Integer (intreg) acopera domeniul numerelor intregi de la -32768 la +32768 ;

subtipul Long Integer (intreg lung) acopera domeniul numerelor intregi dincolo de limitele ± 2.000.000.000 ;

subtipul Single (numere reale reprezentate in virgula mobila simpla precizie) acopera domeniul numerelor fractionare cu maxim sapte cifre semnificative ;

subtipul Double (numere reale reprezentate in virgula mobila dubla precizie) acopera domeniul numerelor fractionare cu maxim 14 cifre semnificative ;

subtipul ReplicationID (identificator duplicare sau identificator multiplicare) ;aceasta valoare este reprezentata pe 16 octeti si a fost creata cu scopul de a asigura un identificator unic global pentru bazele de date in care trebuie realizate sincronizarile unui mare volum de date suplimentare.

Zona in care se stabilesc proprietatile campurilor este formata din urmatoarele optiuni :

Proprietatea Field Size (dimensiunea campului) depinde de tipul campului (Text, Number si Autonumber). Aceasta proprietate stabileste dimensiunea maxima a datelor care pot fi stocate in tipul de camp respectiv.

Proprietatea Format - optiunea stabilita pentru aceasta proprietate afecteaza modul in care SGBD Microsoft Access afiseaza datele. Continutul sirului de formatare poate fi un format predefinit, cum ar fi : Currency, Precent (procent) sau Short Data (data calendaristica in format scurt). In cazul datelor numerice, sirul poate contine informatii despre modul de afisare a valorilor pozitive, negative sau nule.

Proprietatea Input Mask (masca de intrare)- prin intermediul acestei proprietati este controlata introducerea datelor in cadrul campului. Masca de intrare determina, pentru fiecare caracter al campului, daca este optional sau necesar, precum si tipul de caracter acceptat (numeric, alfabetic, alfanumeric sau orice tip de caracter).

4. Proprietatea Caption- valoarea acestei proptietati este utilizata pentru a afisa titlurile numelor de camp in modul de afisare Datasheet. Daca proprietatea Caption este necompletata, titlul este stabilit de numele campului.

Proprietatile Validation Rule/Validation Text - proprietatea Validation Rule (regula de validare) se utilizeaza pentru a defini anumite cerinte pe care trebuie sa le indeplineasca datele introduse intr-un camp din baza de date. In cazul in care datele introduse nu respecta setarea Validation Rule se utilizeaza proprietatea Validation Text (text de validare) pentru a specifica un mesaj de avertizare. 6. Proprietatea Required (necesara) - se utilizeaza in momentul in care se doreste introducerea in campul respectiv a unei valori in mod expres, deci valoarea campului respectiv nu poate fi NULL (vida).

Proprietatea Indexed - indecsii asigura mecanismul de regasire rapida a datelor. Un camp se indexeaza in urmatoarele conditii :

campul cuprinde valori cu gama larga de variatie ;

campul va fi folosit in mod semnificativ in criteriile de selectie sau sortare.

Aceasta fereastra, este compusa din:

un grup de doua optiuni Business si Personal, care ofera posibilitatea de a alege categoria de tabele dorite;

o lista Sample Tables, care contine exemple de tabele corespunzatoare optiunii alese ;

o lista Sample Fields, care contine exemple de campuri corespunzatoare tipului de tabel ales ;

patru butoane pentru activarea campurilor (este posibil ca in tabelul final sa se transfere toate campurile disponibile din lista Sample Fields sau sa se transfere numai campurile necesare, unu cate unu) ;

o caseta Fields in my new table, care vizualizeaza numele campurilor selectate de utilizator ;

un buton Rename Field cu ajutorul caruia utilizatorul poate modifica denumirea campului.

Dupa ce utilizatorul a ales tipul de tabel si campurile care vor face parte din tabelul respectiv, acesta poate sa treaca mai departe executand un clic cu pointerul de la mouse pe butonul Next pentru a stabili numele tabelului si cheia primara, sau poate sa execute un clic pe butonul Finish pentru a lasa SGBD Microsoft Access sa stabileasca singur numele tabelului si cheia primara.

Modul de lucru cu inregistrarile

La deschiderea unui tabel, pe ecran apar informatii similare cu cele prezente intr-o foaie de calcul. Acest mod de prezentare in SGBD Microsoft Access este denumit Datasheet (foaie de calcul). Denumirea campurilor apare deasupra fiecarei coloane. Pentru a selecta toata coloana se executa clic pe numele unui camp. Fiecare inregistrare are un buton denumit Record Selector (selectorul inregistrarii), dispus in stanga sa. Inregistrarea selectata in mod curent este marcata cu un triunghi in acest buton. Ultimul rand al unei foi de garda este un rand liber, el fiind marcat cu un asterisc in butonul Record Selector. Acest rand este necesar in cazul in care se adauga in tabel o inregistrare noua.

Daca un tabel are mai multe inregistrari, butoanele de navigare printre acestea (Record Navigation) aflate la capatul din stanga al barei de derulare orizontale sunt foarte utile si ele sunt urmatoarele :

First Record (prima inregistrare) ;

Previous Record (inregistrarea anterioara) ;

Next Record (inregistrarea urmatoare) ;

Last Record (ultima inregistrare) ;

New Record (inregistrare noua).

Intre aceste butoane, SGBD Microsoft Access afiseaza numarul inregistrarii curente, care reflecta doar ordinea curenta de afisare, neputand fi utilizat pentru identificarea unei anumite inregistrari, intrucat se schimba atunci cand inregistrarile sunt adaugate, sterse, filtrate sau sortate.

1. Interogarea

Interogarea (Query) este un obiect Access ce reprezinta o intrebare pe care utilizatorul o formuleaza cu privire la anumite informatii din baza de date. In momentul in care utilizatorul porneste la constructia unei interogari, acesta trebuie sa aiba deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreste sa le regaseasca, si anume : ce campuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie sa indeplineasca aceste date, in ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogari in Microsoft Access reprezinta un proces simplu si rapid de asezare a tabelelor si a campurilor necesare pe o grila QBE (Query by Example).

2. Clasificarea interogarilor

Interogarea de selectie permite :

vizualizarea sau modificarea datelor ;

selectarea acelor inregistrari care satisfac criteriile impuse de utilizator ;

limitarea unei proceduri la campurile care sunt relevante;

sortarea inregistrarilor intr-o ordine specifica.

Atunci cand este executata o interogare de selectie, rezultatul va fi o multime de inregistrari apartinand unui tabel sau mai multor tabele. Aceasta multime poarta numele de dynaset (setul dinamic rezultat al interogarii).Un dynaset reprezinta o vedere dinamica asupra datelor care sunt subiectul interogarii respective. O a doua mare categorie de interogari este reprezentata de interogarile de actiune. Aceste modificari cuprind capacitatea de a sterge, de a adauga, a modifica anumite valori dintr-un tabel, ca si de a crea un tabel nou. Aceste interogari de actiune sunt : interogarile pentru stergere (Delete Query), interogarile pentru adaugare (Append Query), interogarile pentru reactualizare (Update Query) si interogaile al caror rezultat este crearea unui tabel nou in baza de date (Make-Table Query).

3. Crearea interogarilor

Atunci cand se doreste sa se creeze o interogare, se alege din fereastra Database grupul de obiecte Query, apoi se executa un clic pe butonul New, SGBD Microsoft Access afisand caseta de dialog New Query :

Asa cum se poate observa, fereastra New Query permite cinci moduri de realizare a unei interogari si anume :

a)     Design View - alegand aceasta optiune de creare a unei interogari, utilizatorul va porni de la zero, cu un obiect blanc in definirea interogarii ;

b)    Simple Query Wizard - alegand aceasta optiune, utilizatorul va fi ajutat, pe tot parcursul crearii unei interogari de selectie, de ghidul de lucru al SGBD de tip Wizard, care adreseaza intrebari referitoare la tabelele si campurile care se doresc a fi selectate, iar pe baza raspunsurilor obtinute, se va construi interogarea ;

c)     Crosstab Query Wizard - aceasta optiune functioneaza similar cu optiunea Simple Query Wizard, doar ca de aceasta data wizard-ul va construi o interogare prin incrucisarea tabelelor ;

d)    Find Duplicates Query Wizard - wizard va construi o interogare care va regasi inregistrarile duble;

e)     Find Unmatched Query Wizard - functioneaza identic ca si optiunea Find Duplicates Query Wizard, dar de aceasta data rezultatul va fi construirea unei interogari care va gasi inregistrarile fara corespondent in cadrul tabelelor.

Concluzii si propuneri

Veniturile unitatii provin in mare parte din mandate internationale, Western Union si Eurogiro achitate pe teritoriul tarii. Pentru ca unitatea sa obtina un profit cat mai mare, trebuie sa inregistreze venituri tot mai mare si cheltuieli mai mici. Pentru aceasta trebuiesc luate unele masuri la nivelul Directiei Servicii Financiare dar si la nivelul Directiilor Regionale de Posta, respective la ghisee, cum ar fi:

imbunatatirea standardelor de calitate a serviciului prin instruire periodica a personalului, informarea tuturor oficiilor postale de toate modificarile survenite (moneda,suma maxima admisa, perioada de valabilitate), afisare la loc vizibil a servicilor, de pliante, exemple de formulare completate pentru a preintampina aglomeratia la ghiseu ;

• informarea clientilor despre serviciile postale internationale , prin orice cale catre cunoscuti rude , plecate in strainatate;

• introducerea unui singur program informatic care sa cuprinda toate serviciile existente in oficiu si a infiintarii ghiseelor specializate;

• reanalizarea Regulamentului nr 4/aprilie 2005 , in vederea gasirii posibilitatii de achitare mixta a mandatelor EUROGIRO;
• actualizarea aplicatiei la nivelul oficiilor postale si eventual introducerea unei singure aplicatii din care se pot opera toate serviciile;
• incheierea de contracte cu cat mai multe Administratii Postale.

BIBLIOGRAFIE

Analiza economico-financiara; Prof.univ.dr.Aurel ISFANESCU; Prof.univ.dr.Vasile ROBU; Lect.univ.drd. Anca Maria HRISTEA; Asist.univ.drd.Camelia VASILESCU

Aplicatii economice in Visual Basic si Access, Doina Fusaru, Zenovic Gherasim, Maria Andronie, Adela Bara, Petrisor Stroe Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2003

Bazele contabilitatii, Cicilia Ionescu, Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2005

Contabilitate financiara, Florin Coman, Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2006

Contabilitate financiara, Prof.univ.dr.Mihai RISTEA, Lect.univ.dr.Corina-Graziella DUMITRU Editura Universitara, Bucuresti, 2005

Contabilitate generala, Conf.univ.dr. Doina Maria ROBU

Contabilitate financiara Prof.univ.dr.Mihai RISTEA,Lect.univ.dr.Corina-Graziella DUMITRU

Legea 82/1991 republicata - Legea contabilitatii publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 48 din 14 ianuarie 2005;

Legea 571/2003 actualizata - Codul fiscal (actualizat pana la data de 24 martie 2006)

Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 - Legea bugetului publicata in Monitorul Oficial <LLNK 31997 2980 48> nr.597 din 13 august 2002.

LEGE nr. 31 din 16 noiembrie 1990 (republicata) (actualizata)

privind societatile comerciale (actualizata pana la data de 30 octombrie 2005

Legea nr.230 din 13 iulie 2005 privind modificarea si completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, emitent: Parlamentul, Publicat in: Monitorul Oficial nr. 618 din 15 iulie 2005

Monografia contabila a "Companiei Nationale Posta Romana"

Ordinul nr. 1.752 - Reglementari contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene) publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 1.080 din 30 noiembrie 2005.

Ordinul 1670/1997 pentru aprobarea Precizarilor privind reflectarea in contabilitate a unor operatiuni in valuta, a diferentelor de curs valutar si a altor operatiuni publicat in Monitorul Oficial <LLNK 31997 2980 48> nr. 298 din 3 noiembrie 1997

ORDIN nr. 1.753 din 22 noiembrie 2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de Pasiv

Ordiunului 1849/22 decembrie 2003 publicat in Monitorul Oficial 25/13 ianuarie 2004, privind formularele tipizate cu regim special, comune pe economie.

Reglementari contabile simplificate, armonizate cu Directivele Europene din 26 februarie 2002 (actualizate pana la data de 22 ianuarie 2004)