Modulul gestiune stocuri "gestwin"

MODULUL GESTIUNE STOCURI "GESTWIN"

1 LANSAREA si utilizarea APLICATIEI GESTWIN

2 Inceperea evidentei unei firme

3. INTRARI MATERIALE

4. Iesiri materiale

5. TRANSFER MATERIALE

operatiuni de decontare cu clienti si furnizori

6.1 Incasari

6.2 PLATI

7. LISTELE APLICTIEI

8. TRANSFERUL DATELOR DIN programul de GESTIUNE

IN programul de CONTABILITATE FINANCIARA

Lansarea programului se face prin apelarea iconitei (figura 2.1) create la instalarea programului.

Figura 2.1 Iconita aplicatiei

Accesul la informatiile din baza de date este controlat prin mecanismul de parole si drepturi de acces structurate pe utilizatori gestiuni si operatii. Utilizator implicit la instalarea aplicatiei este "gestiune" fara parola (Figura2.2). Modulul GESTWIN verifica pentru fiecare utilizator drepturile sale de acces pe o anumita gestiune sau unitate contabila si pentru o anumita operatie. Acordarea acestor drepturi ca si modificarea sau stergerea lor se realizeaza cu prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 8 ALTE CONFIGURARI - 7 CONFIGRARI PE UTILIZATORI de catre administratorul de sistem.

Figura 2.2 Utilizatori si parole

Dupa tastarea utilizatorului si parolei apare monitorul de firme dandu-se astfel posibilitatea de a se lucra multifirma .

Cu alegerea firmei in care dorim sa lucram gestiunea debuteaza pachetul de programe:

Figura 2.3 - Monitorul de firme

Pe monitor apar numele firmelor, asa cum au fost inregistrate in gestiune. Alegerea firmei in care dorim sa lucram se face prin pozitionare cu sagetile sus - jos si apoi prin apasarea tastei Enter se lanseaza meniul principal al aplicatiei (Figura 2.4).

Figura 2.4 - Meniul principal al programului

Lansarea in lucru a unei prelucrari se realizeaza prin tastarea cifrei sau literei atasata butonului respectiv.( Ex: pentru a intra in LISTE se apasa tasta 7 sau se da clic cu mausul pe butonul respectiv).

Apasarea tastei Esc are rol de anulare a prelucrarii in curs.

Pentru deplasare se vor utiliza urmatoarele taste:

Sageti : deplasare sus, jos, stanga, dreapta

Page Up : deplasare cu o pagina in sus

Page Down : deplasare cu o pagina in jos

Home : deplasare pe prima pozitie

End : deplasare pe ultima pozitie

Taste speciale folosite in program:

Tasta F1 in ecranul principal da posibilitatea afisarii manualului de utilizare.

Tasta F5 in ecranul principal da posibilitatea afisarii calculatorului in timpul vizualizarii listelor

Tasta F8 in ecranul principal duce la reface descarcarea totala de gestiune (sterge tot stocul si descarcarea curenta si calculeaza din nou descarcarea de gestiune si stocul pentru fiecare material in functie de metoda de descarcare selectata).

Tasta F9 in fereastra de iesiri, pe campul denumire material, duce la tiparirea facturii, iar apasarea tastei F9 in fereastra de transferuri pe campul denumire material, duce la tiparirea avizului.

Tasta F10 in fereastra de iesiri, pe campul denumire material, duce la tiparirea bonului de casa prin casa de marcat legata la calculatorul respectiv.

Tasta F11 in ecranul principal da posibilitatea transferarii datelor in contabilitate.

2 Inceperea evidentei unei firme

Pentru a incepe gestiunea la o firma, se parcurg pasii care urmeaza.

Introducerea datelor societatii

Prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 4 INSTALARE APLICATIE unde se vor introduce datele de identificare ale firmei, luna si anul cu care se incepe gestiunea(Figura 2.5).

In aplicatia practica din acest capitol numele societatii este SC STUDENT SRL iar luna cu care se incepe evidenta FEBRUARIE 2009.

Figura 2.5 Date identificare firma

Configurarea planului de conturi

In prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 1 ACTUALIZARE BAZA - 1 PLAN DE CONTURI se va configura planul de conturi (Figura2.6) . Prelucrarea ofera posibilitatea de a adauga, modifica sau sterge conturi. Planul de conturi se utilizeaza numai pentru a realiza un control asupra introducerii datelor in calculator la contul analitic al materialului (daca se introduce un cont care nu exista in planul de conturi apare un mesaj de eroare), precum si control asupra conturilor corespondente la intrari si iesiri de materiale. Nu este necesara introducerea intregului plan de conturi, ci numai a conturilor cu care se prevede ca se va lucra.

Planul de conturi contine urmatoarele campuri:

Cont - contul;

Denumire - denumirea contului;

Figura 2.6 - Planul de conturi

Cu ajutorul tastei "INSERT" se adauga un cont, cu tasta "DELETE" se sterge o inregistrare iar cu tasta "ENTER se modifica o inregistrare existenta.

Conturile folosite in aplicatia practica a lucrarii sunt:

3028 Alte materiale consumabile

371 Marfuri

401 Furnizori

4111 Clienti

4426 T.V.A. deductibila

4427 T.V.A. colectata

4428 T.V.A. neexigibila

6028 Cheltuieli privind alte materiale consumabile

607 Cheltuieli privind marfurile

Crearea gestiunilor

Apelarea meniului 8 OPERATII SPECIALE - 1 ACTUALIZARE BAZA.- 2 GESTIUNI MATERIALE are ca efect afisarea a doua semiferestre:

Figura 2.7 Configurare gestiuni

v    semifereastra superioara afiseaza lista gestiunilor, initial fiind selectata prima gestiune;

v    semifereastra inferioara destinata configurarii gestiunilor cu urmatoarele campuri:

• Cod - codul gestiunii;
• Denumire - denumirea gestiunii;
• Tip gestiune care poate fi :
1. Ridicata (pentru gestiunile care se tin la pret de achizitie);
2. Amanunt (pentru gestiunile care se tin la pret de vanzare);
3. Productie;
4. Semifabricate;
5. Consum(diverse);
• Metoda de descarcare - care poate fi:
1. FIFO - primul intrat primul iesit;
2. LIFO - ultimul intrat primul iesit;
3. CMP - cost mediu ponderat;
• NC  - nota contabila in care se vor prelua achizitiile in modulul de contabilitate financiara;
• NC- nota contabila in care se vor prelua vanzarile in modulul de contabilitate financiara ;
• Pretul de vanzare contine TVA;
• In liste pretul de vanzare contine TVA;
• Intrari din import;
• La intrare, pret de vanzare in valuta;
• Cere reducere pe fiecare reper la intrare;
• Cere reducere pe fiecare reper la iesire;
• Scad reducerea din pretul de vanzare;
• Cere adaos;
• Memoreaza adaosul si reducerile;
• Unitati de masura multiple;
• La transfer schimba pretul de vanzare la material in gestiunea destinatie;
• Cer coduri de material (cod de bare) - cod de material pe fiecare material in parte din gestiunea aleasa.

Pentru a adauga o gestiune se va proceda astfel:

se va apasa tasta <Insert> sau se va apasa butonul <Adauga>;

in semifereastra inferioara introducem codul gestiunii, dupa care apasam tasta <Enter>,

introducem denumirea gestiunii dupa care apasam tasta <Enter>.

Inserarea de noi gestiuni va ramane activa pana in momentul in care in orice camp se va apasa tasta <ESC>.

Pentru modificarea unei gestiuni deja introduse se va proceda astfel:

se va face pozitionarea pe gestiunea care se doreste a fi modificata;

se va apasa tasta <Enter>. Ca urmare a acestei actiuni, se trece in fereastra cu datele asupra gestiunii.

Modificarea se face prin retastare, utilizatorul avand posibilitatea de a modifica oricare dintre rubrici.

Pentru a sterge o gestiune procedam in felul urmator:

se face pozitionarea pe gestiunea care se doreste a fi stearsa;

apasam tasta Delete;

pe ecran este afisat un mesaj de avertizare: 'Doriti stergea inregistrarii curente? (Ok/Cancel)'

se apasa tasta <Enter> daca se doreste stergerea si <Esc> daca se renunta la stergere.

In aplicatia practica din acest capitol am definit doua gestiuni cu urmatoarele caracteristici:

gestiunea cu cod 3028 denumita MATERIALE CONSUMABILE, definita ca gestiune de consum folosita pentru evidenta intrarilor si iesirilor de materiale necesare consumului intern al societatii iar ca metoda de descarcare am selectat FIFO - primul intrat primul iesit .

gestiunea cu cod 371 denumita marfuri magazin , definita ca gestiune de ridicata, folosita pentru evidenta intrarilor si iesirilor de marfuri iar ca metoda de descarcare am selectat FIFO - primul intrat primul iesit.

Alte actualizari ale bazei de date

In prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 1 ACTUALIZARE BAZA se vor actualiza bazele de date referitoare la materiale "5", clienti/delegati "9" , furnizori "0" agenti/reprezentanti "A", tari "6 , judete "7 , localitati unitati de masura "4" etc .

Figura 2.8 Meniul "ACTUALIZARE BAZA

La prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 8 ALTE CONFIGURARI se vor face eventualele configurari necesare:configurare factura "1", configurare casa marcat "3", configurare avize "2".

Configurari specifice pentru fiecare utilizator

La prelucrarea 8 OPERATII SPECIALE - 8 ALTE CONFIGURARI - 7 configurari pe utilizatori se vor da drepturi pentru utilizatori. Aceasta prelucrare are urmatoarea structura:

Configurari generale (Figura 2.9) cu urmatoarele configurari:

TVA implicit - se indica cota de TVA utilizata( 19% pentru societatile platitoare de TVA sau 0% pentru neplatitori de TVA)

Interval verificare comenzi - pentru cei care folosesc site de cumparaturi

Cere anul si luna de lucru - da posibilitatea selectarii lunii in care se lucreaza. Daca este deselectata aceasta optiune programul intra automat in ultima luna lucrata;

Mesaj de confirmare la refacere descarcare;

Descarca in ordinea introducerii pozitiilor;

Afisare preturi de intrare la intrari. iesiri si transferuri - prin bifarea acestei optiuni se da posibilitatea utilizatorului respectiv sa vada in principalele liste ale aplicatiei preturile de achizitie;

Verificare act unic la schimbari de pret;

Verifica act unic la plati;

Nu permite adaugarea de cont;

Nu permite adaugarea de agent;

Nu permite modificarea contului corespondent - la intrari, iesiri, transferuri nu permite utilizatorului respectiv sa modifice corespondenta conturilor;

Zecimale preturi - numarul de zecimale folosit pentru preturi;

Figura 2.9 Configurari generale

Configurare intrari (Figura 2.10)cu urmatoare campuri :

Generare automata numar de N.I.R (Nota de Intrare Receptie) - genereaza automat urmatorul numar de NIR cu posibilitatea de generare pe toata baza, pe an, pe luna, pe zi si pe fiecare utilizator;

Pentru fiecare utilizator - genereaza numarul de NIR pentru fiecare utilizator sau pe toti utilizatorii;

Grupeaza pozitii de NIR - sorteaza pozitiile din actele de intrare in ordine alfabetica;

Verificare act unic - verifica ca numarul NIR-ului sa nu se gaseasca in alta zi;

Figura 2.10 Configurare intrari

Configurare iesiri (Figura 2.11) cu urmatoarele campuri:

Serie facturi - se introduce seria facturilor de vanzare;

Factura se listeaza in - numarul de facturi de vanzare dorite sa se imprime (in general facturile se listeaza in trei exemplare);

Generare automata numar de factura/bon - genereaza urmatorul numar de factura emisa (in cazul gestiunilor de amanunt, ridicata, productie) sau a bonurilor de consum (pentru cele definite ca gestiuni de consum);

Decat pentru bonul de casa - optiunea permite generarea automata a urmatorului bon de casa;

La iesire generez numarul de act si trec mai departe - genereaza urmatorul act de iesire fara a fi indicat de utilizator ;

Factura cu formular tipizat - permite listarea facturii la imprimanta cu ace pe formular pretiparit;

Pun reducere la bonul de casa - la listarea bonului de casa de marcat cere campul pentru acordarea reducerii procentuale sau suma fixa ;

Listez codurile de materiale pe anexa la factura - permite listarea codurilor folosite la materiale ca anexa la factura;

Grupeaza pozitii pe factura - sorteaza pozitiile pe factura in ordine alfabetica;

La iesire pun 1 la cantitate si trec mai departe - la iesiri de marfuri programul pune implicit 1 la cantitate si trece automat la urmatoarea pozitie;

Pret de vanzare fix - nu permite modificarea pretului de vanzare;

Verific codul sa nu fie scos de mai multe ori;

Nu poate modifica o factura tiparita - nu permite ca utilizatorul respectiv sa stearga sau sa modifice o factura emisa anterior;

Nu permite adaos negativ la iesiri - la iesiri in fereastra de adaos nu permite introducerea unei sume negative;

Verific act unic - verifica ca numarul facturii sa nu se gaseasca in alta zi;

Figura 2.11 Configurare iesiri

Configurare transferuri (Figura 2.12) cu urmatoarele posibilitati de configurare:

serie avize - se introduce seria avizului editat la transferul intre gestiuni;

avizul se listeaza in - numarul de exemplare dorit pentru listarea avizului;

generare automata numar de aviz - genereaza urmatorul numar de aviz cu posibilitatea de generare pe toata baza, pe an, pe luna, pe zi si pe fiecare utilizator;

aviz cu formular tipizat - prin bifarea acestei optiuni se doreste listarea avizului pe formular tipizat pretiparit la imprimanta cu ace;

aviz la pret de vanzare - la tiparirea avizului va aparea pretul de vanzare al materialului;

grupeaza pozitii pe aviz - sortarea pozitiilor pe aviz in ordine alfabetica;

la transferuri nu adaug/scad tva la pretul de vanzare - prin bifarea acestei optiuni la pretul de vanzare indicat la transferul de materiale dintr-o gestiune in alta nu se adauga automat tva-ul, ramane pretul indicat de utilizator;

nu poate modifica un aviz tiparit - prin bifare utilizatorul respectiv nu poate modifica sau sterge o factura emisa;

verifica act unic - verifica ca numarul avizului sa nu se gaseasca in alta zi;

Figura 2.12 Configurare transferuri

Configurare incasari (Figura 2.13) cu urmatoarele posibilitati de configurare:

Serie chitante - se defineste seria chitantei care trebuie sa apara la tiparirea acesteia;

Chitanta se listeaza in - in cate exemplare se listeaza chitanta;

Generare automata numar de chitanta - genereaza automat urmatorul numar de chitanta cu posibilitatea de generare pe toata baza, pe an, pe luna, pe zi, pentru fiecare utilizator;

Nu poate modifica o chitanta tiparita - prin bifarea acestei optiuni nu permite utilizatorului selectat sa poata modifica o chitanta deja emisa;

Verifica act unic.

Figura 2.13 Configurare incasari

3. INTRARI MATERIALE

Prin intermediul acestei prelucrari se pot introduce intrarile de materiale, marfa sau produse finite in gestiune Putem avea urmatoarele situatii:

intrarile de marfa, materiale si produse finite pe baza de comanda, aviz, factura sau raport de productie;

retururile catre furnizor care pot fi partiale sau integrale.

Sunt cerute pe rand ziua nirului, numarul nirului, numarul actului, data actului, codul gestiunii, total act cu tva, numele furnizorului cu care se face intrarea de materiale.

Apoi, se efectueaza identificarea materialului care intra in gestiunea indicata. Materialul poate sa fi fost introdus anterior in baza de date sau poate fi un material nou. Daca este un material care exista deja in baza de date se face identificarea lui prin tastarea denumirii sau se introduce codul materialului respectiv. Daca materialul care intra in gestiune nu exista inregistrat anterior in baza de date, automat se va trece la adaugarea sa, dupa indicarea tuturor rubricilor.

Contul corespondent reprezinta contul creditor din nota contabila pentru intrarea de materiale si este obligatoriu de introdus. De asemenea, se poate stabili, inca din procedura de intrari, valoarea de vanzare a materialului respectiv, in situatia cand materialul este contat ca marfa. Dupa completarea campurilor, daca intrarea nu este aferenta produselor finite, se va cere indicarea furnizorului pentru acel document de intrare.

Controale:

1. Zi NIR - ziua in care se introduce nirul;
2. NIR - numarul nirului;
3. Act - numarul actului care se introduce;
4. Data act - data actului;
5. Gestiunea - gestiunea in care se face intrarea;
6. Total act cu TVA - totalul actului daca se cunoaste sau daca nu programul il va calcula automat;
7. TOTAL FTVA - valoare totala fara tva;
8. TOTAL TVA - valoarea totala a tva;
9. Furnizor - furnizorul;
10. Denumire - denumirea materialului ce trebuie introdus;
11. Cod material - codul materialului (poate fi si codul de bare al materialului) acesta se poate activa de la actualizare gestiuni (8->1->2);
12. Explicatii - alte explicatii/caracteristici ale materialului;
13. Cota TVA - cota tva a materialului (implicit 19%);
14. UM - unitatea de masura a materialului;
15. Cont material - contul materialului;
16. Cantitate - cantitatea care se vrea introdusa;
17. Pretul unitar - pretul de intrare al materialului (pretul de aprovizionare);
18. Pret vanzare - pretul de vanzare al materialului;
19. Cont corespondent - contul corespondent al materialului;
20. Produse pe document - produsele deja introduse pe acel document care se pot adauga, modifica sau sterge dupa cum este cazul;

In cazul in care vrem sa corectam un act deja introdus, selectam ziua si numarul de nir, trecem cu <Enter> pana la denumire, dupa care apasam tasta <Esc>, se selecteaza un material din fereastra cu produse pe document dupa care se apasa <Enter> pentru a modifica pozitia selectata,<Insert> pentru a adauga pozitie noua iar <Delete> pentru a sterge pozitia selectata.

Pentru a modifica un act se pozitioneaza cursorul pe numarul actului dupa care se apasa concomitent tastele <Ctrl> (control) si <Enter>, iar pentru a sterge un act se apasa concomitent tastele <Ctrl> si <Delete>.

In cadrul aplicatiei practice din capitolul II al prezentei lucrari, pentru a arata cum se opereaza introducerea facturilor de achizitie in modulul 1 INTRARI al programului "GESTWIN" am luat ca exemplu facturile din Anexa 1.

Pentru exemplificare introducem in GESTWIN factura de achizitie nr. 123106 din data 10.02,2009 (Figura 2.14) de la furnizorul SC DATA SERV SRL in care avem pozitiile 1- 4 materiale consumabile si pozitiile 5-6 marfa.

Figura 2.14 Factura 123106 - achizitie marfa si materiale consumabile

Asa cum am aratat anterior din meniul principal al programului se da clic cu mausul pe 1 INTRARI MATERIALE si se completeaza campurile:

Zi NIR -

NIR -

Act -

Data act -

Gestiunea -

TOTAL FTVA -

TOTAL TVA -

Furnizor - SC DATA SERV SRL; fiind un furnizor nou aplicatia intra in fereastra de adaugare pentru introducerea datelor furnizorului respectiv (figura 2.15) :

Figura 2.15 Adaugare furnizor

Denumire - SET CURATARE MONITOR LCD

Cod material - nu folosim cod la materiale;

Cota TVA -

UM - BUC

Cont material -

Cantitate -

Pretul unitar -

Pret vanzare - nu tinem cont de pretul de vanzare fiind gestiune de consum;

Cont corespondent -

Figura 2.16 Intrari materiale

La fel se procedeaza si pentru urmatoarele trei repere. Cand se ajunge la pozitiile de marfa (pozitia 5 si 6 pe factura) se tasteaza ESC pana la campul GESTIUNEA, se selecteaza gestiunea dupa care se continua introducerea datelor.

Dupa ce am introdus toate reperele din factura 123106 si cursorul este pozitionat la denumire reper se apasa tasta F9 pentru listarea Notei de Intrare Receptie ( Figura 2.17).

Figura 2.17

Prin apasarea tastei L sau prin apelarea iconitei de printare NIR- ul este trimis la imprimanta.

4. Iesiri materiale

Prin intermediul acestei prelucrari ( 2- IESIRI) se pot introduce iesirile de materiale din gestiune. Sunt cerute pe rand ziua in care are loc iesirea, numarul de act, codul gestiunii.

Se trece apoi la identificarea clientului catre care s-a efectuat vanzarea.

Dupa completarea rubricilor, in situatia in care se opereaza o iesire de marfa, se va cere introducerea unui cod de agent care a participat la vanzarea respectiva. Daca nu este necesar, se apasa ENTER, fara completarea rubricii respective.

Selectarea materialului care iese din gestiune se face indicand denumirea materialului sau prin tastarea codului de material corespunzator.

Daca se incearca iesirea unei cantitati mai mare decat stocul existent, va aparea un mesaj de avertizare.

Controale:

1. Ziua - ziua in care se introduce iesirea;
2. Actul - numarul actului care se introduce;
3. Gestiunea - gestiunea din care se face iesirea;
4. Total act cu TVA - totalul actului daca se cunoaste sau daca nu programul il va calcula automat;
5. TOTAL FTVA - valoare totala fara tva;
6. TOTAL TVA - valoarea totala tva;
7. Client - clientul;
8. Agentul;
9. Scadenta - sunt doua optiuni: scadenta in termen de n zile sau pana la data, daca se tasteaza "zile scadenta 0 "la imprimarea facturii sunt cerute date referitoare pentru tiparirea chitantei;
10. Cod material - codul materialului (poate fi si codul de bare al materialului);
11. Denumire - denumirea materialului ce trebuie introdus pe factura;
12. Explicatii - alte explicatii/caracteristici ale materialului;
13. TVA - cota tva a materialului (implicit 19%);
14. UM - unitatea de masura a materialului;
15. Cont material - contul materialului;
16. Cantitate - cantitatea care se vrea introdusa;
17. Pret vanzare - pretul de vanzare al materialului;
18. Cont corespondent - contul corespondent al materialului;
19. Produse pe document - produsele deja introduse pe acel document care se pot adauga, modifica sau sterge dupa cum este cazul;
20. F9 - tiparire factura dupa un model ales la 8->7 adica cu format tipizat sau nu (facturile se vor configura de la operatiunea 8->8->1 - configurare facturi);
21. F10 - tiparire bon de casa;

In cadrul aplicatiei practice prezentata, pentru a arata cum se opereaza introducerea facturilor de vanzare in modulul 2 IESIRI al programului "GESTWIN" am luat ca exemplu facturile din Anexa 2.

Pentru exemplificare introducem in GESTWIN :

1 - iesiri din gestiunea reprezentand vanzari catre clienti luand ca exemplu factura nr. 0010 din data 12.02.2009 de la furnizorul SC SAGRO SRL (Figura 2.18) .

Din meniul principal al programului se da clic pe 2 IESIRI MATERIALE si se completeaza campurile:

Ziua -

Actul -

Gestiunea -

Total act - totalul actului daca se cunoaste sau daca nu programul il va calcula automat;

Client - SC SAGRO SRL (daca este client nou programul intra automat in meniul de adaugare client unde se introduc datele referitoare la client;

Agentul - nu folosim agenti de vanzare;

Scadenta -

Cod material - nu folosim cod material;

Denumire - BOXE ALTEC 3W 2*1,5W

TVA -

UM - BUC

Cont material -

Cantitate -

Procent adaos - ( la cel mai mare pret de intrare configurarea 8-1-2 gestiuni);

Suma adaos -

Pret vanzare - (este completat automat de program dupa indicarea adaosului procentual);

Cont corespondent -

Figura 2.18 Iesiri materiale

La fel se procedeaza si pentru celelalte pozitii. Cand se introduce si ultima pozitie se apasa tasta F9 - tiparire factura. Se cer pe rand datele delegatului, zile scadenta , numar aviz (Figura 2.19),

Figura 2.19 Date premergatoare listarii facturi

;

dupa care apare factura pentru tiparire ca in figura 2.20.

Figura 2.20 Factura vanzare

La apasarea tastei "L"factura este trimisa la imprimanta.

2- iesiri din gestiunea reprezentand consumul intern al societatii prin operarea BC1 din ziua 12.02.2009 (Figura 2.21).

Din meniul principal al programului se da clic pe 2 IESIRI MATERIALE si se completeaza campurile:

Ziua -

Actul - BC1

Gestiunea -

Denumire - COS DE BIROU

Cod material - nu flosim cod material;

TVA -

UM - BUC

Cont material -

Cantitate -

Cont corespondent -

Figura 2.21 Iesiri materiale prin bon consum

Cand se introduce si ultima pozitie se apasa tasta F9 - tiparire bon consum (Figura 2.22)

Figura 2.22 Bon consum

5. TRANSFER MATERIALE

Prin intermediul acestei prelucrari se pot face transferuri de materiale de la o gestiune la alta, prin indicarea codului gestiunii de unde pleaca si al gestiunii unde se duce materialul. Pretul de transfer va fi pretul de iesire din gestiunea din care se transfera iar pretul de intrare in gestiunea in care se duce materialul este pretul de iesire al materialului.

Controale:

1. Ziua - ziua in care se introduce transferul;
2. Actul - numarul actului care se introduce;
3. Gestiunea de unde pleaca - gestiunea de unde pleaca materialele;
4. Gestiunea unde se duce - gestiunea in care se transfera materialul;
5. Denumire - denumirea materialului ce trebuie introdus pe factura;
6. Explicatii - alte explicatii/caracteristici ale materialului;
7. TVA - cota tva a materialului (implicit 19%);
8. UM - unitatea de masura a materialului;
9. Cont material - contul materialului;
10. Cantitate - cantitatea care se vrea transferata;
11. Pret transfer - pretul de vanzare al materialului;
12. Cont corespondent - contul corespondent al materialului;
13. Produse pe document - produsele deja introduse pe acel document care se pot adauga, modifica sau sterge dupa cum este cazul;
14. F9 - tiparire aviz dupa un model ales de la 8->7 adica cu format tipizat sau nu (avizele se vor configura de la operatiunea 8->8->2 - configurare avize);

In cadrul aplicatiei practice pentru a arata cum se opereaza transferurile intre gestiuni in modulul 3 transferuri al programului "GESTWIN" am luat ca exemplu documentele din Anexa3.

Referitor la transferuri exemplificam doua situatii:

transferul materialelor HARTIE FOTO LUCIOASA, ROLA FAX, SET CURATARE MONITOR LCD si TONER LEXMARK din gestiunea 3028 in gestiunea 371 destinata vanzarii (factura nr.0009 din 10.02.2009) pe baza actului de transfer BT1 din ziua 10.02.2009 prin care se urmareste vanzarea acestora, cumparate initial ca materiale pentru consumul intern al societatii.

Din meniul principal al programului se da clic pe 3 TRANSFER MAERIALE si se completeaza campurile(Figura 2.23):

Ziua -

Actul - BT1

Gestiunea de unde pleaca -

Gestiunea unde se duce -

Denumire - hartie foto lucioasa a4

TVA - implicit

UM - BUC

Cont material -

Cantitate -

Pret transfer -

Cont corespondent material in gestiunea destinatie - ;

F9 - tiparire de aviz

F10- tiparire NIR

Figura 2.23 Iesiri prin transferuri

2- transferul din gestiunea 371 a marfurilor CD+R BERBATIM 110BUC/SET si CD-R HP 52X 25BUC/SET pe baza actului BT2 din 11.02.2009 in gestiunea 3028 pentru consum intern (actul BC1 din 11.02.2008 ) . Prin acest transfer materialele destinate vanzarii sunt transferate in vederea consumului intern al societatii

operatiuni de decontare cu

clienti si furnizori

6.1 Incasari

Prin intermediul acestei prelucrari se pot face incasarile.

Controale:

1. Zi extras - ziua in care  se face incasarea;
2. Data document - data documentului;
3. Client - clientul de la care se incaseaza;
4. Actul - actul;
5. Tip incasare - tipul incasarii;
6. Agentul- agent;
7. Valoare - valoare totala de incasat;
8. Acte ce pot fi incasate - lista cu actele ce pot fi incasate;
9. Acte incasate - actele deja incasate.

In cadrul aplicatiei practice prezentate, pentru a arata cum se opereaza introducerea chitantelor emise catre clienti in modulul 5 INCASARI al programului "GESTWIN" am luat ca exemplu chitantele din Anexa 4.

Operam incasarea facturii de vanzare nr. 0005 din 05.02.2009 cu scadenta 3 zile la clientul SC SAGRO SRL.

Din meniul principal al programului se da clic pe 5 INCASARI si se completeaza campurile:

Zi extras -

Data document -

Client - SC SAGRO SRL

Actul - CH0007

Tip incasare - CASA

Agentul- se apasa ENTER;

Valoare -

Acte ce pot fi incasate - se bifeaza factura din "acte ce pot fi incasate";

Acte incasate - actele deja incasate.

Figura 2.24 Incasari clienti

Dupa se opereaza plata se apasa tasta F9 pentru editare chitanta( Figura 2.25)

Figura 2.25 Chitanta incasare

6.2 PLATI

Prin intermediul acestei prelucrari se pot face platile catre furnizori.

Controale:

1. Ziua - ziua in care  se face plata;
2. Furnizorul - furnizorul caruia i se face plata;
3. Actul - actul;
4. Tip plata - tipul platii;
5. Valoare - valoare totala de platit;
6. Acte ce pot platite - lista cu actele ce pot fi platite;
7. Acte platite - actele deja platite.

In cadrul aplicatiei practice prezentate, pentru a arata cum se opereaza introducerea chitantelor primite de la furnizori in modulul 6 PLATI al programului "GESTWIN" am luat ca exemplu chitantele din Anexa 5.

Operam plata facturii nr.0001 din 01.02.2009 emisa de SC MAGIC COMPUTERS SRL cu chitanta nr.001 din 05.02.2009.

Din meniul principal al programului se da clic pe 6 PLATI si se completeaza campurile:

Ziua -

Furnizorul - SC MAGIC COMPUTERS SRL

Actul -

Tip plata - CASA

Valoare -

Acte ce pot fi platite - se bifeaza factura din "acte ce pot fi platite";

Acte platite - actele deja platite.

Figura 2.26 Meniul de plati

7. LISTELE APLICTIEI

Din meniul principal al programului se tasteaza 7 -LISTE. Prin intermediul acestei prelucrari se poate ajunge la listele aplicatiei.

Aceasta optiune contine:

1-Liste stocuri - listele referitoare la stocuri;

1.1-Fisa de magazie - (Anexa 6) fisa cantitativa sau cantitativ-valorica a unui material;

1.2-N.I.R. - de unde se poate lista NIR-ul;

1.3-Balanta -balanta analitica materiale cu urmatoarele: balanta pe gestiuni (Anexa 7), centralizator (Anexa 8), centralizator pe conturi, centralizator cantitativ;

1.4-Intrari - listele referitoare la intrari de materiale;

1.4.1-intrari pe gestiuni -(Anexa9) situatia tuturor intrarilor pe o gestiune sau pe toate gestiunile;

1.4.2-varificari intrari - in aceasta situatie apar doar facturile de intrare in care sunt diferente in ceea ce priveste SINTETIC-ul ( valorile indicate de utilizator la total act si total tva) si ANALITIC-ul ( valorile calculate de program prin inmultirea pretului unitar de achizitie cu cantitatea )

1.4.3-intrari pe material - intrarile din luna de lucru pe un material;

1.4.4-lista cumparari materiale (Anexa 10) - toate materialele aprovizionate pe o gestiune sau pe mai multe gestiuni;

1.4.5-centralizator intrari (Anexa 11) centralizator intrari dupa furnizor, facturi si zile

1.5-Iesiri - listele referitoare la iesiri de materiale

1.5.1-iesiri pe gestiuni (Anexa12) - situatia tuturor iesirilor pe o gestiune sau pe toate gestiunile;

1.5.2-varificari iesiri - in aceasta situatie apar doar facturile de iesire in care sunt diferente in ceea ce priveste SINTETIC-ul ( valorile indicate de utilizator la total act si total tva) si ANALITIC-ul ( valorile calculate de program prin inmultirea pretului unitar de vanzare cu cantitatea )

1.5.3-iesiri pe material - iesirile din luna de lucru pe un material;

1.5.4-lista vanzari materiale (Anexa 13) - toate materialele vandute dintr-o gestiune sau mai multe gestiuni;

1.5.5 lista comenzi in asteptare

1.5.6-centralizator iesiri (Anexa 14) - centralizeaza iesirile valoric in functie de nume client si zi;

1.5.7-raport zilnic "Z" - situatia materialelor vandute la casa de marcat

1.6-Inventar (Anexa 15) - lista de inventariere a materialelor dintr-o gestiune sau mai multe ;

1.7-Transferuri - listele referitoare la transferuri;

1.7.1-situasie transferuri (Anexa 16) - situatia detaliata pe materiale a transferurilor efectuate intre gestiuni

1.7.2-bon transfer (Anexa 17) - listarea bonurilor de transfer

1.7.3-nir transferuri

1.7.4-centralizator transferuri

1.7.5-lista transferuri materiale (Anexa 18)

1.8-Schimbari de pret - centralizator pentru schimbarile de pret efectuate in care se gasesc informatii referitoare la denumire material, cantitate, pret de vanzare vechi, pret de vanzare nou

2.CLIENTI

2.1-Fise valorica - fisa valorica cu marfa vanduta unui client;

2.2-Fise cantitativa - situatia materialelor vandute la un client;

2.3-Balanta (Anexa 19) - centralizator clienti privind vanzarile, incasarile si soldul adica suma ce a ramas de incasat;

2.4-Evidenta vanzari (Anexa 20)

2.5-Centralizator facturi

2.6-Centralizator produse

2.7-Evidenta incasari (Anexa 21)

2.8-Lista clienti

2.9-Jurnal vanzari (Anexa 22)

2.0-Neincasate clienti

3-furnizori

3.1-Fise valorica - fisa valorica cu marfa aprovizionata unui furnizor

3.2-Fise cantitativa - situatia materialelor aprovizionate la un furnizor

3.3-Balanta (Anexa 23)- centralizator furnizori privind aprovizionarile , platile si soldul adica suma ce a ramas de platit

3.4-Evidenta cumparari (Anexa 24)

3.5-Centralizator facturi

3.6-Centralizator produse

3.7-Evidenta plati (Anexa 25)

3.8-Lista furnizori

3.9-Jurnal cumparari (Anexa 26)

3.0-Neplatite furnizori

4. Liste productie - listele referitoare la productie;

4.1- Antecalcul;

4.2-Raport de productie;

4.3-Postcalcul;

4.4-Fisa limita de consum;

4.5-Bon de consum;

4.6-Necesar consum;

4.7-Lista reteta

4.8-Centralizator bonuri

4.9-Centralizator rapoarte

5-Liste agenti - listele referitoare la agenti;

5.1-Centralizator - centralizator agenti;

5.2-Vanzari valorice pe agenti;

5.3-Vanzari cantitative pe agenti;

5.4-Incasari pe agenti;

5.5-Facturi neincasate pe agenti;

8. TRANSFERUL DATELOR DIN programul de GESTIUNE

IN programul de CONTABILITATE FINANCIARA

Modulul GESTIUNE STOCURI genereaza automat, la salvarea unui document, inregistrarile contabile asociate . Aceste tranzactii sunt exportate si prelucrate de modulul CONTABILITATE financiara

Prin prelucrarea 8- OPERATII SPECIALE 2 - PRELUARE se vor transfera datele in contabilitate;

Aceasta contine:

Se va prelua in firul - firul in care se lucreaza contabilitatea ;

De la ziua -ziua de la care se doreste inceperea transferului;

Pana la ziua - pana la ziua in care se doreste transferul;

De la gestiunea;

Pana la gestiunea;

Preia intrarile;

Preia iesirile

Bonuri de casa cumulate pe zi - in situatia in care aplicatia este legata la o casa de marcat;

Preia descarcarea - se refera la descarcarea de gestiune aleasa FIFO, LIFO sau CMP;

Pune analitic 442x si 378;

Preia descarcarea cumulata;

Preia transferurile

Preia reglarile la transferuri

Preia incasarile;

Preia platile.

Preia schimbarile de pret

Preia seria actelor

Figura 2.27 Modul de preluare in contabilitatea financiara

Situatia centralizata a inregistrarilor generate de programul de gestiune pentru transferul in programul de contabilitate financiara se prezinta astfel:

Figura 2.28 Note contabile centralizate

In nota contabila 1 (definita anterior la configurare gestiuni ca nota contabila in care se vor inregistra intrarile) avem:

transferul efectuat din gestiunea 371 in gestiunea 3028

3028 = 371 18,13 lei

Alte materiale   Marfuri

consumabile

transferul efectuat din gestiunea 3028 in gestiunea 371

= 3028 185,47 lei

Marfuri Alte materiale

consumabile

Achizitia de materiale consumabile si mafuri

3028 = 401 636,31 lei

Alte materiale Furnizori

Consumabile

= 401 17036,43 lei

Marfuri Furnizori

4426 = 401 3357,82 lei

T.V.A. deductibila Furnizori

In nota contabila 2 (definita anterior la configurare gestiuni ca nota contabila in care se vor inregistra iesirile) avem:

Vanzarea de marfa

4111 = 707 7774,33 lei

Clienti Venituri din vanzarea

marfurilor

4111 = 4427 1477,13

Clienti T.V.A. colectata

Descarcarea de gestiune la marfa (cheltuiala cu marfa vanduta la pret de intrare)

607 = 371 6455,30 lei

Cheltuieli privind Marfuri

Marfurile

Descarcarea de gestiune la materiale consumabile (cheltuiala cu materialele consumabile la pret de intrare)

6028 = 3028 109,73 lei

Cheltuieli privind materialele Alte materiale consumabile

consumabile

In nota contabila 3 definita anterior ca nota contabila in care se vor inregistra incasarile si platile avem:

Total incasari:

= 4111 5007,09 lei

Casa in lei Clienti

Total plati:

401 = 5311 5511,97 lei

Furnizori Casa in lei