SISTEMUL DE CONTROL FINANCIAR - CONTABIL

Ultimele patru decenii, bazate pe sistemul centralizat de conducere a economiei nationale in tarile est-europene si centrale au marcat o ruptura in toate planurile vietii sociale, care si-au pus amprenta si asupra perioadei actuale de tranzitie la economia de piata, in care realitatile concorda cu situatiile nou create. Sistemul de control financiar este un fenomen de mari dimensiuni, diversificat, a carui necesitate obiectiva rezulta din insusi natura activitatilor economico-financiare si conditiile economice de piata cunoscand o evolutie notabila in perioada postbelica.

1.1. Conceptul de control

Etimologia cuvantului control provine din expresia latineasca " control rolus", prin care se intelege "verificarea unui act duplicat dupa original' .

Controlul in acceptiunea lui semantica este o "analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii pentru a urmari mersul ei si pentru a lua masuri de imbunatatire" . În acelasi timp el semnifica o supraveghere continua morala si materiala, ca si stapinirea unei activitati, a unei situiatii .

În literatura de specialitate mai avem si alte acceptiuni, astfel:

in acceptiunea francofona "controlul este o verificare, o inspectie atenta a corectitudinii unui act"[3];

in acceptiunea anglo-saxona "controlul este actiunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minutioasa sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism" .

Analizand conceptul de control, constatam ca acesta este un atribut al managementului, o functie a conducerii, un mijloc de cunoastere a realitatii si de corectare a erorilor.

Sensul cel mai comun asociat controlului este acela de "verificare", care frecvent se asociaza cu activitatea de cunoastere si permite managementului sa coordoneze activitatile din cadrul organizatiei intr-un mod cat mai economic si eficient.

Controlul din punct de vedere al misiunii sale, este o componenta intriseca a managementului, este o activitate specifica, care serveste atat conducerii, tertilor parteneri de afaceri, cat si autoritatilor publice si chiar populatiei.

Controlul a evoluat si evolueaza continuu prin aparitia altor si altor tipologii de control, datorita mediului in care functioneaza si care se afla, la randul sau, intr-o continua miscare, prin perfectionarea relatiilor economice si permanente evolutie a economiei de piata.

1.2. Evolutia si sensurile sistemelor de control financiar

Sistemul de control financiar este un concept complex, care se refera la un ansamblu de masuri pe care statul le pune in practica, prin aparatul specializat, astfel constituit, pentru a efectua controlul administrarii si utilizarii mijloacelor financiare ale organelor centrale si locale ale administratiei de stat, precum si ale institutiilor de stat si verifica respectarea reglementarilor financiar-contabile in activitatea desfasurata de catre regiile autonome, societatile comerciale si alti agenti economici in legatura cu indeplinirea obligatiilor acestora fata de stat. De asemenea acesta urmareste activitatea agentilor economici privati din punct de vedere al constituirii, organizarii, functionarii si achitarii obligatiilor fiscale.

Un asemenea sistem de control specializat, o data constituit, are ca scop controlul si supravegherea disciplinei financiare a tuturor categoriilor de agenti economici, initierea de actiuni operative pentru prevenirea si combaterea fraudelor contraventiilor si infractiunilor la regimul fiscal vamal si de preturi luand masurile prevazute de legislatia in vigoare.

Pornind de la scopul sistemului de control financiar putem deduce obiectivele acestuia ce se delimiteaza pe forme de control (preventiv, concomitent si ulterior), care se intercaleaza si se completeaza reciproc fara sa se substituie, raspunzand clar necesitatilor de conducere. Asemenea obiective se refera la preintampinarea pagubelor, deficientilor si abaterilor, identificarea si mobilizarea rezervelor existente, examineaza legalitatea si rezultatele efectiv obtinute; descopera operatiile nereale; proiecteaza desfasurarea obiectivelor viitoare; stabileste masurile de remediere a activitatii si de perfectionare a acestora.

Acest sistem de control s-a extins si a evoluat atat pe masura aplicarii metodelor stiintifice de organizare si conducere a firmelor, cat si pe masura ce agentii economici, pe de o parte si autoritatile publice-administratiile centrale si locale, pe de alta parte, au devenit tot mai constiente de faptul ca modul de utilizare a resurselor nu este o chestiune particulara, ci priveste intreaga comunitate. De aici si necesitatea rationalitatii si gospodaririi resurselor la toate nivelurile activitatii si aplicarea, in consecinta, a unui sistem adecvat de conducere si control.

Politica economico-financiara contemporana a demonstrat ca sistemele de control financiar din diferite tari au progresat continuu, ceea ce le confera acestora un caracter dinamic determinat de multitudinea de transformari si noutati din economia statelor lumii (mutatii pe planul structurilor economice, ale celor functionale si operationale ale mecanismelor reglatorii ale economiilor). Este vorba de o schimbare a sistemelor economice, a modului lor de functionare, dar si a ansamblului de mentalitati si comportamente dobandite pe parcursul ultimelor decenii, conferindu-le acestora si un caracter specific.

1.3. Clasificarea controlului financiar contabi l

În afara acestor doua tipuri, extern si intern, controlul financiar contabil se poate manifesta si sub alte forme dupa cum se iau in consideratie diferite criterii de clasificare ale acestuia.

Astfel: dupa momentul efectuarii, fata de timpul de desfasurare a activitatii verificate, controlul financiar contabil poate fi clasificat, dupa cum urmeaza:

Control financiar preventiv este forma controlului financiar contabil care se exercita inainte de efectuarea operatiuni sau activitatii supuse verificarii, sau inainte ca un document sa fie lansat in procesul economic. Controlul financiar preventiv, se efectueaza in scopul evitarii nerespectarii prevederilor legale in vigoare ce ar genera efecte cu caracter perturbator asupra activitatii economice desfasurata de agentii economici, exercitandu-se, in special, asupra operatiunilor care reflecta drepturile si obligatiile patrimoniale aflate in faze de incasare si, respectiv, de angajare sau de plata.

Control financiar operativ curent este a cea forma a controlului financiar care se caracterizeaza prin faptul ca se realizeaza concomitent cu desfasurarea activitatii sau a fenomenelor economice controlate.

Control financiar ulterior este a cea forma a controlului financiar contabil care se exercita dupa efectuarea activitatilor si proceselor economice supuse actiunilor de verificare.

Dupa structurile care o exercita, activitatea de control financiar se poate clasifica astfel:

Control financiar organizat si exercitat de institutiile specializate ale statului denumit, control financiar al statului imbraca la randul sau urmatoarele forme:

În sfera de activitate a legislativului controlul financiar este organizat si exercitat de catre Curtea de Conturi a Romaniei institutie suprema de control financiar ulterior extern.

În sfera de activitate a executivului, controlul financiar contabil este exercitat de catre structurile specializate ale Ministerului Finantelor Publice in baza prevederilor legale proprii de organizare si functionare, prin structuri specializate si ale Autoritatii Nationale de Control in baza prevederilor legale proprii⁶.

Control financiar organizat si exercitat de catre structurile proprii, apartinand unitatiilor economice denumit, control financiar propriu .

Controlul financiar contabil se mai poate clasifica si dupa alte criterii cum ar fi volumul lucrarilor controlate, felul si termenul in care se efectueaza, dar aceste tipuri se regasesc sub o forma sau alta in formele prezentate mai sus si care sunt si cele mai importante.

1.4 Organizarea si functionarea sistemului de control financiar in Romania

Aflata in perioada de tranzitie spre economia de piata, Romania resimte astazi puternic urmarile ineficientei, anomaliilor, comportamentelor economice eronate, specifice economiei centralizate, de comanda, pe care s-a bazat in peste 40 de ani postbelici. Aceasta stare de lucru s-a imprimat si asupra organizarii sistemului de control financiar.

În Romania, in perioada economiei planificate, controlul avea o natura si obiective diferite, situatie in care statul impunea sistemul de control din interiorul unitatii economice si organiza si controlul extern pentru urmarirea modului de exercitare a controlului intern a unitatilor economice, toate fiind obligatorii. Din aceste motive, perioada 1990-1999 s-a caracterizat prin profunde reorganizari, concretizate in restrangerea treptata a controalelor obligatorii siinstituirea unui sistemde control intern organizat si mentinut in functie de management, functie de riscurile cu care se confrunta organizatia.

Asezarea economiei romanesti, pe principiile economiei de piata concurentiala, inceputa imediat dupa 1989 a promovat crearea si extinderea intreprinderilor private. În prezent in Romania functioneaza mai multe categorii de agenti economici a caror activitate face obiectul controlului financiar. Ne referim atat la persoane fizice si asociatii familiale autorizate sa desfasoare activitatii economice , cat si la regii autonome si societati comerciale constituite prin reorganizarea intreprinderilor de stat , precum si la societatile comerciale cu capital privat , inclusiv societatile mixte cu participare de capital strain . La acestea se mai adauga diverse forme de intreprinderi, in domeniul agriculturi, cu caracter privat si de stat, ca forme specifice de organizatii cooperatiste , cat si din alte domenii .

Toti agentii economici din Romania actioneaza intr-un mediu de piata conventional, ceea ce inseamna ca ei isi organizeaza activitatea si functioneaza in conditiile unui cadru juridic adecvat, care sa reglementeze statutul lor si modul de desfasurare a activitatii economico-financiare. Un asemenea cadru creat impune necesitatea introduceri unui sistem de control financiar riguros care sa apere interesele nu numai ale angajatilor si actionarilor, ci si ale tuturor celor interesati in activitatea firmei, inclusiv ale statului.

Începand din 1999, in sistemul de control romanesc este introdus prin lege « controlul intern si auditul intern » pentru entitatile publice, ceea ce a impus clarificari ale conceptului si practici in domeniu. Daca pana nu de mult agentii economici se complaceau sa se adapteze situatiilor cu care se confruntau, in prezent ei trebuie sa fie activi, sa ajunga si sa se impuna in mediul economic sa aiba o putere economica reala, izvorata din capacitatea de a crea si combina eficient resursele conform exigentelor locale si nu numai schimbarile produse, precum si cele ce se vor produce in societatea romaneasca impun raspundere si responsabilitatea agentilor economici care pornesc, in esenta de la propria activitate.

În vederea dinamizarii agentilor economici, organizarea si functionarea unui sistem de control financiar, conceput pe respectarea principiilor economiei de piata si a cresterii rolului acestora, s-a dovedit o necesitate ce a fost reflectata in legislatia de specialitate adoptata imediat dupa decembrie 1989. Acest sistem de control financiar, care a fost creat, s-a perfectionat continuu in aceasta perioada de inceput a tranzitiei la economia de piata.

În prezent se considera ca sistemul de control financiar din Romania cuprinde trei componente intriseci care se completeaza si se interconditioneaza reciproc si eficient, astfel: controlul financiar suprem, care este control al legislativului; controlul financiar al statului, care este control al executivului; control financiar propriu al ordonatorilor de credite si al agentilor economici.

Consider ca controlul intern este propus intr-o maniera europeana , in sensul ca legea nu prevede decat atributiile generale si specifice ale acestuia, modul de organizare si exercitare ramanand la dispozitia managerului entitatii publice.

Modul acesta de organizare a sistemului de control intern, nespecific economiei planificate, a creat impresia managerilor ca organizarea controlului este benevola si coroborat cu lipsa raspunderi manageriale, a slabit eficienta sistemului de control.

1.5. Controlul financiar - functie eficienta a conducerii

Caracteristica esentiala de piata este egalitatea intre agentii economici independenti si autohtoni. Libera initiativa, care este motivul si dimensiunea economiei de piata, actioneaza in contextul generalizarii treptate a relatiilor specifice economiei de piata intre toti agentii economici si se manifesta pentru satisfacerea anumitor interese economice.

Economia de piata functioneaza fara restrictie din partea statului. În consecinta, fiecare agent economic este liber sa cheltuie, utilizeze, produca, economiseasca cat si cum crede de cuviinta si sa-si urmareasca propriile interese economice in contextul general al amortizarii acestora cu interesele si nevoile reale ale societatii. Însa, piata nu este cu adevarat in intregime libera. Ea se manifesta in conformitate cu scopurile, telurile de ansamblu ale societatii. Piata evolueaza intr-un cadru legal stabilit de stat. Practic nu exista o economie de piata pura. Statul exercita o interventie indirecta si globala asupra economiei de piata o completeaza si o sprijina, ii corecteaza esecurile si vegheaza asupra functionarii ei .

Orice agent economic doreste profit. În economia de piata, agentii economici sunt supusi examenului riguros, exigent, dar drept al pietii care opereaza dupa criteriul eficientei, al concordantei activitatii economice cu nevoile reale ale consumatorilor.

Cunoasterea conditiilor economice si financiare in raport cu cerintele si legalitatile pietei in care se deruleaza activitatea agentilor economici, evitarea situatiilor de incetare a platilor si de faliment, asigura profitul. Cunoasterea situatiei patrimoniului a capacitatii acestuia de a genera profit a solventei comerciale ori de faliment in care se pot afla agentii economici, la un moment dat, este asigurat cu ajutorul atat al contabilitatii reale, operative si stiintifice, cat si al controlului financiar organizat si exercitat in mod exigent si competent.

Controlul este la nivel micro si macro o functie eficienta si necesara conducerii.

Conducerea este un proces de cunoastere, actionare si perfectionare, un raport docil intre factorii de conducere si cei condusi. Conducerea inseamna organizare, comanda, coordonare, control .

Controlul este o functie a conducerii care asigura cunoasterea si perfectionarea modului de gestionare a patrimoniului ei de orientare, organizare si desfasurare a activitatii de productie si desfacere.

În raport cu interesele economico-financiare ale agentilor economici controlul indeplineste, cu grad diferentiat, functia de cunoastere - evaluarea realitatii economico-financiare, a rezultatelor activitatii. Cunoasterea asigurata de control se bazeaza pe analiza riguroasa a realitatii in vederea sesizarii operative a eventualelor tendinte de ineficienta. Prin functia de cunoastere - evaluare a controlului, se apreciaza si se stabilesc, in conditiile in care isi au izvorul factori a caror actiune tinde spre rezultate negative, spre ineficienta economica .

Controlul financiar asigura perfectionarea, cresterea profitului in conditii de concurenta libera si loiala. Cunoasterea implica perfectionarea. Controlul este o necesitate obiectiva si subiectiva, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfectionare a activitatii executate, inclusiv a procesului de conducere a acestuia. Pe aceasta linie controlul are ca directii esentiale organizarea mai buna a muncii, intarirea ordinii si disciplinei in organizarea si desfasurarea activitatii economice a disciplinei, tehnologiei.

Prin control se actioneaza in directiile esentiale ale cerintelor sociale, se acorda atentie deosebita problemelor economice si financiare concrete, trecerea de la faza de preocupari generale, de program, la asigurarea activitatii practice si eficiente.

Controlul are menirea de a orienta munca spre obiective majore, intr-o ordine de prioritati rationale de perspectiva, care sa previna si sa inlature risipa de efort uman si mijloacele materiale si sa asigure eficienta economica si sociala.

Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii si a unei situatii normale, la solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea economica, in conditii de eficienta reala. Controlul urmareste in principal, functionarea unitatii de productie la capacitatea normala.

Controlul financiar descopera elemente de progres si contribuie la aplicarea celor mai moderne metode de organizare si conducere, a experientelor pozitive, iar prin studiile efectuate largeste orizontul de informare si prospectare in legatura cu rentabilizarea activitatii economico-sociale .

1.6. Sistemul de documente primare in evidenta tehnico-operativa si contabila - obiect si sursa de informatii pentru controlul financiar

Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicare care sa asigure transmiterea clara, precisa, completa si rapida a informatiilor, instructiunilor, ordinelor, directiunilor necesare bunului mers al activitatii. Sistemul de informare implica controlul asupra fundamentarii si executarii deciziilor.

Evidenta si controlul sunt esentiale in conducerea activitatii economico-sociale pe criterii de profil. Evidenta si controlul implica ordine si disciplina economica si financiara. Necesitatea ordinei si disciplinei economice si financiare determina necesitatea evidentei stricte si controlul riguros si sistematic asupra mijloacelor ei banesti, proceselor economice si rezultatelor obtinute. Organizarea rationala si clara a evidentei si controlului asigura disciplina economica, contractuala, gestionara si financiara.

Controlul ca functie a conducerii presupune informatii continue, concordanta intre activitatea economico-financiara si deciziile de conducere, legi, norme, standarde, ordine, precizari, relevarea influentei conducerii asupra activitatilor a abaterilor de la deciziile ei principale de conducere si organizare adoptate si a cauzelor acestor abateri, stabilirea cailor de corectare a organizarii activitatii conduse, a mijloacelor de inlaturare a abaterilor a deficientelor si dificultatilor care ingreuneaza desfasurarea optima a activitatii economico-sociale .

Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, concrete, de calitate. De aceea, sub acest aspect, in sfera controlului se cuprind mai intai, obiective privind atat intocmirea documentelor primare cu respectarea conditiilor de forma si continut, cat si organizarea si conducerea evidentei tehnic-operative si contabile cu respectarea normelor metodologice.

Datele consemnate in documentele primare si evidenta tehnic-operativa si contabila are cea mai larga utilizare in exercitarea controlului intrucat acestea reflecta intreaga activitate economico-financiara a agentilor economici.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare se consemneaza la locul si in momentul efectuari lor, servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele indeplinesc functia de acte justificative. Caracteristica esentiala a documentelor consta in faptul ca reflecta situatia patrimoniala si angajeaza raspunderea materiala, iar pe baza lor se exercita controlul financiar intern.

De aceea documentele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura cat si circulatia si pastrarea lor indiferent de mijloacele utilizate pentru intocmirea si prelucrarea datelor.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul a facut posibila inlocuirea documentelor primare traditionale cu suporti tehnici de informatii, care indeplinesc atat rolul de documente primare, cat si pe acela de import tehnic de date necesare prelucrarii lor in continuare.

O importanta deosebita se acorda controlului documentelor, atat inainte de a se inregistra in conturi cat si ulterior. Controlul documentelor se face sub aspectul formei si continutului.

Un obiectiv esential al controlului documentelor il constitue gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special.

Formularele tipizate cu regim special au menirea sa evidentieze circulatia si utilizarea valorilor materiale si banesti. Prin folosirea frauduloasa sau neconforma cu actele normative formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau banesti in scopul insusirii lor in interes personal sau al justificarii neglijentei, risipei, slabei gospodariri. Formularele cu regim special constitue deci un mijloc important de prevenire a pagubirii patrimoniului.

Mijloacele moderne de calcul si evidenta asigura exactitatea sporita a rezultatelor, fapt care permite exercitarea unui control mai sigur al legaturilor dintre documentele primare si situatiilor centralizatoare. Evidenta automatizata la sistemul de prelucrare si prezentare a datelor, asigura o baza unitara a informatiilor statistice, operative si contabile, precum si gruparea lor in mai bune conditii, ceea ce face posibila efectuarea cu mai multa usurinta si eficienta a controlului fenomenelor economice si financiare.

Evidenta automatizata da rezultate precise atunci cand porneste de la documente intocmite corect si cu date certe. De aceea un obiectiv important al controlului documentar-contabil, in conditiile utilizarii mijloacelor moderne de calcul, il constituie activitatea preluarii si prelucrarii datelor, precum si modul in care este exercitat in contabilitate controlul asupra exactitatii datelor ce se prelucreaza cu mijloace moderne. Acest obiectiv se refera indeosebi la pregatirea datelor primare curente pentru inregistrare, prelucrarea datelor din operatiunile precedente, prelucrarea si furnizarea datelor.

Daca nu este bine pusa la punct, evidenta automatizata ofera posibilitati mai mari de producere de erori si denaturari decat evidenta obisnuita manuala. Organizarea in bune conditii a controlului asupra exactitatii datelor ce se prelucreaza creeaza posibilitatea exercitarii unui control financiar cuprinzator si fundamentat.

Pentru aceste considerente, aplicarea tehnici contabile moderne necesita promovarea unui sistem de control care sa cuprinda: realitatea, exactitatea, codificarea si prelucrarea datelor, controlul procesului de prelucrare efectuat de catre persoane desemnate si de catre masina prin programare.

Centrul de greutate al controlului se deplaseaza spre controlul prin sondaj asupra modului de aplicare a normelor privind efectuarea lucrarilor de evidenta si controlului al sistemului de prelucrare, acordandu-se in acelasi timp atentie sporita controlului obiectivelor economice si financiare.