Studiu de caz privind sistemele financiar contabile

Universitatea "Alexandru Iona Cuza" Iasi

Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor

Specializarea Contabilitate si Informatica de Gestiune

Studiu de caz privind sistemele financiar contabile

Cap 1. Firma studiata si aplicatiile informatice economice utilizate

1.1 Prezentarea generala a firmei

Denumirea societatii este: SC "ANDRONANDREEA" SNC. In toate actele, facturile, anunturile, publicatiile si alte acte emise de societate, denumirea va fi precedata sau urmata de cuvintele: "SNC " si de numarul de inregistrare, sub care este inmatriculata societatea in Registrul Comertului, precum si de valoarea capitalului social existent in momentul emiterii documentului. Societatea are o durata de functionare nelimitata, cu incepere de la data inmatricularii ei la Registrul Comertului.

Societatea comerciala "ANDRONANDREEA" isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane. Societatea a fost infiintata de domnul Andron Vasile, domiciliat in Romania, localitatea Pipirig, judetul Neamt, de cetatenie si nationalitate romana.

Sediul societatii comerciale ANDRONANDREEA este in localitatea Pipirig, judetul Neamt.

1.1.1 Obiect de activitate

Obiectul de activitate al societatii il constituie cel din Statutul inregistrat la infiintare:

a) achizitie material lemnos

b) prelucrare material lemnos

c) transport cherestea, scandura.

Societatea se infiinteaza cu un capital social in valoare de 500 lei si se compune din numerar, fiind varsat integral pana la data autentificarii statutului societatii. Cu acest capital, societatea si-a inceput activitatea in domeniul producerii materialului lemnos, urmand ca apoi, pe masura acumularii de noi fonduri, sa-si extinda activitatea si in celelalte domenii prevazute anterior .

Principalii furnizori ai SC ANDRONANDREEA SNC Pipirig sunt prezentati in tabelul urmator:

Tabelul nr.1.Principalii furnizori de materie prima ai SC ANDRONANDREEA SNC Pipirig

Relatiile cu clienti

Intre Societatea Comerciala ANDRONANDREEA SNC Pipirig si clientii sai exista relatii de buna colaborare stipulate prin contracte sau comenzi directe. Livrarile se fac direct la clienti cu mijloace proprii, urmarindu-se sa aiba un flux continuu .

Criteriul de selectie al clientilor este reprezentat de relatiile anterioare pe care societatea le-a avut cu acestia .

Tabelul nr.2.Principalii clienti ai SC ANDRONANDREEA SNC Pipirig

1.1.2 Organizarea firmei

SC ANDRONANDREEA SNC a fost infiintata in anul 1995, avand ca asociat unic pe domnul Andron Vasile.

Baza materiala a societatii este prezentata in tabelul nr.3.

Tabelul nr.3. privind baza materiala a societatii SC ANDRONANDREEA SNC Pipirig

Organigrama societatii S.C ANDRONANREEA SNC

Fig nr. 1 Organigrama societatii SC ANDRONANDREEA SNC

Conducerea societatii este asigurata de asociatul unic, in numele domnului Andron Vasile, caruia ii revin urmatoarele drepturi si obligatii:

a) stabileste structura organizatorica a unitatii si numarul de posturi necesare desfasurarii activitatii acesteia;

b) angajeaza personalul stabilindu-i drepturile si obligatiile;

c) concediaza personalul;

d) aproba bugetul de venituri si cheltuieli;

e) examineaza si aproba bilantul contabil si contul de profit si pierdere inregistrate de societate;

f) hotaraste asupra contractarii de imprumuturi bancare;

g) stabileste destinatiile de repartizare a profitului net, precum si masurile ce trebuie luate pentru recuperarea eventualelor pierderi inregistrate de societate;

h) stabileste infiintarea si desfiintarea sucursalelor, filialelor si agentiilor;

i) modifica statutul societatii si forma juridica a acesteia;

j) hotaraste asocierea societatii cu alte persoane juridice;

k) ia hotarari in orice alte probleme privitoare la societate cu respectarea legii si a prevederilor statutului;

Asociatul poate numi unul sau mai multi directori, stabilindu-i drepturile si obligatiile.

Activitatea societatii se reflecta in evidentele sale contabile. Societatea va tine si va completa la zi toate evidentele contabile prevazute de lege pentru activitatea sa. Exercitiul economico-financiar incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie a aceluiasi an, cu exceptia anului infiintarii ei si inregistrarii la Registrul Comertului. Pana la data de 30 ianuarie, societatea va intocmi bilantul contabil pentru activitatea desfasurata in anul precedent.

Societatea comerciala SC ANDRONANDREEA SNC a fost constituita in temeiul Legii nr. 31 din 1990, fiind inregistrata la Camera de Comert si Industrie a judetului Neamt cu nr. J 27/1591/1991, iar la Directia Generala a Finantelor Publice si Controlului Financiar Neamt cu nr. R.2009987.

1.1.3 Functiile economice ale intreprinderii si compartimentele care le realizeaza

Functia de productie este formata din activitatile care asigura fabricarea produselor ce constituie si obiectul de activitate al firmei (preluarea si realizarea comenzilor, planifica si realizeaza productia, asigura controlul calitatii, repararea si intretinerea echipamentelor si utilajelor, aplicarea si respectarea normelor de protectie a muncii).

Aceasta functie este realizata de catre compartimentul de productie care are in subordine biroul de productie si de intretinere. In subordinea biroului de productie se afla sectia de productie la nivelul careia se realizeaza activitatea propriu - zisa a firmei.

a) Biroul de productie

este condus de un director tehnic;

asigurǎ elaborarea si aplicarea programelor de activitate pentru fabricatia produselor din nomenclatorul societǎtii, luand in considerare realizǎrile anterioare pe tipuri de produse;

asigurǎ incadrarea in normele de consum aprobate pentru materiile prime, materialele auxiliare si utilitǎti;

participǎ la analizarea comenzilor/contractelor pentru identificarea tuturor cerintelor clientilor;

asigurǎ respectarea strictǎ a tehnologiilor de fabricatie si coordoneazǎ activitǎtile de monitorizare, mǎsurare si imbunǎtǎtire a tuturor proceselor de fabricatie;

depisteazǎ si, mai ales inlǎtura neconformitǎtile identificate in procesul de fabricatie, precum si a cauzelor care le-au generat in vederea evitǎrii repetǎrii lor;

asigurǎ coordonarea activitǎtilor de alimentare cu utilitǎti necesare desfǎsurǎrii proceselor tehnologice;

analizeazǎ si avizeazǎ documentele generate in cadrul compartimentului si asigurǎ implementarea mǎsurilor de gestionare controlatǎ a acestora;

asigurǎ implementarea tuturor actiunilor corective/preventive si a mǎsurilor din programele de imbunǎtǎtire a calitǎtii stabilite pentru sfera sa de activitate.

b) Biroul de intretinere asigura intretinerea si functionarea corespunzatoare a utilajelor si echipamentelor necesare in procesul de productie.

Functia comerciala implica activitati precum aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare desfasurarii procesului de productie, promovarea produselor, reclama, publicitate. Aceasta functie este realizata prin intermediul birourilor de aprovizionare - desfacere si biroul de marketing, care sunt conduse de directorul comercial.

a) Biroul aprovizionare-desfacere prezinta urmatoarele atributii:

asigurǎ aprovizionarea cu materii prime, materiale auxiliare, piese de schimb si utilitǎtile necesare fabricatiei;

asigurǎ contractarea si delurarea comenzilor/contractelor de vanzare a produselor fabricate in societate;

asigurǎ coordonarea activitǎtilor pentru realizarea eficientǎ a programelor de contractare si pentru asigurarea bazei tehnico-materiale necesare realizǎrii programelor de productie stabilite, rǎspunzand de relatiile cu clientii si furnizorii sub toate aspectele;

asigurǎ spatii corespunzǎtoare depozitǎrii si conservǎrii produselor aprovizionate/finite;

analizeazǎ si avizeazǎ documentele si inregistrǎrile generate in cadrul compartimentului si asigurǎ implimentarea mǎsurilor de gestionare controlatǎ a acestora.

b) Biroul de marketing prezinta urmatoarele atributii:

elaboreazǎ si aplicǎ metode si tehnici adecvate pentru obtinerea informatiilor de pe piatǎ necesare mentinerii segmentului de piatǎ, de desfacere existent, pǎtrunderea pe noi segmente de piatǎ si identificarea de noi potentiali furnizori;

promoveazǎ activitǎtile necesare pentru o bunǎ prezentare a produselor SC ANDRONANDREEA SNC, actionand in acelasi timp si pentru cunoasterea si satisfacerea exigentelor privind calitatea produselor si ambalajelor;

asigurǎ aplicarea de mǎsuri complete pentru publicitate si reclamǎ comercialǎ;

promoveazǎ participarea reprezentantilor la targuri si expozitii din domeniu de activitate a firmei pentru promovarea produselor proprii si identificarea de noi potentiali furnizori.

Functia financiar contabila asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli prin care SC ANDRONANDREEA SNC trebuie sa-si acopere toate cheltuielile (de productie, de cercetare, reclama, etc), sa obtina profit din care sa constituie fondul de rezerva, sa-si asigure dezvoltarea proprie si alte imbunatatiri, conform statutului si legilor privind societatile comerciale.

Bugetul de venituri si cheltuieli cuprinde:

a) veniturile, cheltuielile financiare privind cercetarea, productia, prestarile de serviciu, promovarea vanzarilor si alte activitati de baza sau auxiliare;

b) fondurile proprii ale unitatii;

c) credite bancare;

d) varsaminte la bugetul statului, bugete locale sau speciale;

e) alte venituri si cheltuieli.

Aceasta functie este asigurata la nivelul intreprinderii cu ajutorul biroului de salarizare / resurse umane, biroul financiar - contabil si biroul de normare conduse de directorul economic.

Alte atributii ale functiei financiar-contabile sunt:

elaboreaza propuneri pentru programul de credite;

efectueaza studii si analize in vederea cresterii eficientei fondurilor fixe, cresterii profitului si accelerarii vitezei de rotatie a mijloacelor circulante;

in colaborare cu compartimentul tehnic-productie stabileste nivelul maxim al stocurilor de materii prime, materiale, produse finite, etc. si urmareste situatia stocurilor de valori materiale, produse finite, etc.

ia masuri de executie intocmai a bugetului de venituri si cheltuieli, precum si de efectuare la termen a varsamintelor catre bugetul de stat sau local;

asigura mentinerea unui echilibru intre venituri si cheltuieli;

organizeaza si exercita controlul financiar preventiv si controlul gestionar de fond, asupra gospodariri mijloacelor materiale si banesti, precum si controlul economic preventiv;

organizeaza si conduce contabilitatea, intocmeste bilantul contabil si situatia principalilor indicatori economico-financiari;

urmareste situatia stocurilor de valori materiale si ia masuri pentru incadrarea in nivelul maxim stabilit;

inventariaza bunurile aflate in patrimoniul societatii comerciale si ia masurile legale necesare;

indeplineste si alte atributii stabilite prin lege in domeniul finantelor, analizei preturilor si tarifelor, al controlului financiar si evidentei contabile;

intreaga gestiune a societatii comerciale e controlata de cenzori, care sunt reprezentantii Ministerului de Finante;

reactualizeaza evidenta financiar-contabila, in functie de prevederile legale in vigoare.

a) Biroul financiar - contabil prezinta urmatoarele atributii:

efectueazǎ analiza economicǎ si asigura urmǎrirea realizǎrii indicatorilor financiari;

intocmeste documentele primare, inregistreza intrari si iesiri de documente contabile, gestioneaza valori.

asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile privind: fondurile fixe si calculul amortizarii, cheltuielile de productie sau calculul costurilor, mijloace banesti, credite bancare, fondurile proprii, debitorii, creditorii sau alte decontari, investitii, cheltuieli bugetare, rezultate economice;

intocmeste bugetul anual de venituri si cheltuieli;

asigurǎ prin planul financiar fondurile necesare desfǎsurǎrii ritmice a activitǎtii, urmǎrind aplicarea unui regim de economii;

asigurǎ desfǎsurarea ritmicǎ a operatiunilor de decontare cu furnizorii si clientii;

asigurǎ structura de baza/standard a contractelor si modificarea acestora in urma negocierilor;

asigurǎ intocmirea, circulatia si pǎstrarea documentelor justificative care stau la baza inregistrǎrilor in contabilitate;

asigurǎ in colaborare cu sefii de departamente identificarea necesarului de instruire si perfectionare profesionalǎ a angajatilor;

efectueazǎ analize in domeniul problemelor de personal referitoare la selectarea, angajarea, utilizarea eficace, instruirea si perfectionarea angajatilor si prezintǎ directorului general rezultatele analizelor;

analizeazǎ si avizeazǎ documentele generate in cadrul compartimentului si asigurǎ implementarea mǎsurilor de gestionare controlatǎ a acestora.

Lucrarile contabile sunt executate in compartimentul propriu al firmei. Activitatile financiare, de control economico-financiar, contabilitatea financiara (generala) este efectuata de o singura persoana, repesctiv Andron Andreea.

b) Biroul salarizare / resurse umane urmareste detreminarea necesarului de forta de munca, selectia, angajarea si intruirea permanenta a personalului, stabilirea responsabilitatilor fiecarui post, stabilirea modului de salarizare.

Tot personalul angajat are calificarea corespunzatoare postului pe care il ocupa. Societatea organizeaza periodic cursuri de recalificare, instruire, perfectionare, ce vizeaza toate categoriile de salariati. Instructajul se face de catre personalul specializat.

Salariile tarifare lunare sunt conditionate de realizarea indicatorilor de baza. Se platesc orele suplimentare si orele efectuate sambata si duminica. Premierea se face pe baza criteriilor de performanta obtinute, iar penalizarile se dau in cazul neindeplinirii sau indeplinirii incomplete a sarcinilor de serviciu, asa cum este stipulat in contractul colectiv de munca.

Protectia muncii se face prin instructaj general la angajarea in societate, intr-un cabinet cu dotare tehnica corespunzatoare. Instructajul se executa la repartizarea pe locul de munca si la schimbarea conditiilor de munca.

Din tabelul nr.4 rezulta o crestere a productiei in anul 2007 fata de 2006 in procent de 69% de unde rezulta ca SC ANDRONANDREEA SNC Pipirig este in plina ascensiune datorita produselor de buna calitate si accentului pe care il pune pe relatiile cu clientii.

Situatia vanzarilor in anii 2006,2007 si 2008 este prezentata in tabelul nr.4

Tabelul nr.4 Situatia vanzarilor in anii 2006,2007,2008

Prezentarea formei de inregistrare contabila

SC ANDRONANDREEA SNC a adoptat sistemul contabil de tip dualist care delimiteaza operatiunile ce reflecta relatiile sale cu exteriorul si care provoaca modificari patrimoniale, in sensul ca afecteaza marimea activului si/sau pasivului, de operatiunile legate de gestiunea interna a societatii si de activitatea sa manageriala. Principala caracteristica a oricarui sistem contabil dualist este tocmai aceea ca face o distinctie clara intre informatiile ce pot fi date publicitatii si cele confidentiale.

Constructia sistemelor dualiste se sprijina pe organizarea contabilitatii in 2 circuite, cunoscuta sub denumirea de contabilitate de gestiune si financiara, iar in alte tari contabilitate analitica sau manageriala.

1.2 Principalele aplicatii informatice economice existente in societate

Aplicatiile informatice financiar-contabil sunt realizate in mediul de programare Visual FoxPro 8.0 si sunt compatibile cu toate sistemele de operare dezvoltate de Microsoft, incepand cu Windows 98. Aplicatiile se adreseaza atat utilizatorilor cu experienta in evidenta contabila informatizata, cat si celor care nu au mai utilizat un astfel de program informatic. Documentele primare sunt introduse o singura data, datele sunt utilizate complet, iar informatiile obtinute actualizeaza toate modulele, generand formulele contabile aferente tipului de operatiune; aplicatiile sunt multisocietate, astfel incat pe acelasi calculator poate fi tinuta concomitent evidenta financiar-contabila a mai multor firme.

Compartimentul financiar contabil al societatii SC.ANDRONANDREEA SNC utilizeaza un sistem partial integrat pe orizontala alcatuit din doua aplicatii:

Aplicatia SalNet are drept scop gestionarea informatiilor legate de:

Personalul institutiei

Evidenta salariilor

Ofera informatii cu privire la:

Istoricul tuturor informatiilor din luna existand astfel posibilitatea revizuirii datelor in contextul din perioada respectiva de lucru (personal angajat, contributiile individuale sau ale angajatorului, valori ale sporurilor, etc.)

Date despre: personalul existent (informatii de personal, valori ale sporurilor si retinerilor lunare, persoanele aflate in intretinere), nomenclatoarele de functii utilizate, formatiile si organigrama institutiei, constantele lunii (procente ale contributiilor individuale si ale contributiilor angajatorului). Majoritatea acestor informatii se introduc o singura data la inceperea folosirii programului.

Functiile aplicatiei:

Permite gestionarea informatiilor de personal

Permite calculul salariilor

Modalitate flexibila de configurare a rubricilor de drepturi, contributii si retineri si a modului de calcul al acestora

Module de calcul pentru C.O. si C.M.

Functii de indexare a salariilor dupa diverse metode

Calcul automat al procentului de vechime

Introducerea pontajului ca baza in calculul salariilor lunare

Machete de consultare rapida a datelor lunii

Proceduri necesare realizarii viramentelor pentru contributiile (angajat + angajator) la somaj, sanatate, CAS, impozit (fise fiscale), etc.

Permite intocmirea documentatiei necesare incarcarii pe card a sumelor dorite

Emiterea de rapoarte: lista de pontaj, state de plata, fluturasi, centralizatoare, rapoarte de personal, borderouri pentru banca.

Functii speciale:

generatorul de rapoarte - permite generarea unor liste si rapoarte speciale, altele decat cele furnizate de aplicatie;

editorul de formule - permite editarea modului de calcul a rubricilor de drepturi, contributii si retineri

Modalitatea de operare este foarte simpla, bazata pe introducerea datelor in machete tabelare, usor de manipulat datorita asemanarii cu documentele utilizate in evidenta manuala. Sunt prevazute "unelte" care sa scurteze timpul de lucru sau care sa furnizeze on-line informatii utile. Exista posibilitatea cautarii rapide a oricarei informatii din baza de date. Rapoartele obtinute sunt foarte diverse si cu posibilitati deosebite de configurare in functie de necesitatile utilizatorului. Exista posibilitatea eliminarii sau adaugarii de rubrici, a modificarii ordinii si denumirii acestora. Sunt deasemeni configurabile antetul, subsolul si uneori chiar titlul rapoartelor.

2. Aplicatia Cont_GS.

• Programul 'Cont_gs' a fost conceput pentru realizarea unei evidente contabile rapide si usoare.
• Programul centralizeaza articolele contabile din note contabile dupa care elaboreaza registrele firmei: Cartea mare sah sau Fisa cont, Balanta analitica sau sintetica' etc.
• Notele contabile sunt formate dintr-o serie de articole introduse manual precum si dintr-o alta serie de articole create de program prin centralizarea informatiilor cuprinse in evidenta primara ce face obiectul acestui program (activitatea comerciala - cumparari si vanzari precum si conturile de trezorerie).
• Justificarea sumelor create de program in note se face listandu-se Centralizator cont pentru toate conturile la care este necesar acest lucru.
• Pentru perioadele mai indepartate datele pot fi arhivate. Arhiva de date poate fi consultata in orice moment pentru unele verificari, iar in cazul in care se doreste modificarea unor date se poate face restaurarea acestora.
• Rularea programului se face prin selectarea (Enter sau litera subliniata) rubricilor din meniurile si submeniurile programului.
• Meniul principal contine urmatoarele submeniuri:
• Actualizari - contine procedurile prin care se realizeaza introducerea de date noi si modificarea sau eliminarea celor vechi.
• Calcule - contine proceduri de calcul. In urma rularii acestora se vor putea intocmi corect listele.
• Listari - contine procedurile care realizeaza prezentarea datelor in formatele necesare utilizatorului (liste, centralizatoare, balante) pe ecran sau la imprimanta.
• Diverse - contine procedurile necesare bunei functionari a programului.
• Configurare - contine proceduri ce personalizeaza programul (il determina sa lucreze dupa un model dat). Acest submeniu contine procedurile de configrare.

Meniul aplicatiei este structurat in doua mari categorii: clase de date si rapoarte.

Clase de date:

1. contabilitate analitica:

documente primare descrise prin numar, data, gestiunea implicata, codul partenerului economic, suma, conturi, alte informatii. Mod de culegere date: prin machete specializate pe tipuri de tranzactii sau pe macheta tabelara generala;

nomenclatoarele programului: gestiuni, parteneri economici, fonduri, etc. Mod de culegere date: pe machetele specializate sau prin adaugare, atunci cand este necesar, la introducerea documentelor primare;

2. contabilitate generala:

note contabile: conturi, sume, explicatii. Mod de culegere date: adaugare in formularul de nota contabila;

planul de conturi: simbol, sintetic, explicatii. Mod de culegere date: adaugare in macheta specializata sau in timpul introducerii notei contabile.

Rapoarte:

1.contabilitate analitica:

centralizatorul oricarui cont (debit, credit sau global) in format carte-mare sah sau sub forma de fise cu grupare pe conturi corespondente, pe documente sau pe zile;

recapitulatia contabila;

lista inregistrarilor primare (filtrate dupa diverse criterii);

registru de casa/banca;

fise si situatii de parteneri, individual, pe grupuri sau global;

fise si situatii contabile ale gestiunilor;

2.contabilitate generala:

balanta contabila;

fise cont;

fisa sah;

cartea mare sah;

balanta sah

Meniul programului "Cont_gs"

Proiecte informatice propuse

Societatea SC.ANDRONANDREEA.SNC isi propune ca in anul 2010 :

sa achizitioneze un program informatic care sa permita conlucrarea tuturor compartimentelor, in prezent doar compartimentul financiar-contabil fiind informatizat.

sa realizaze un site prin intermediul caruia informeaza clientii cu privire la, produse, la preturi, oferte, promotii.

sa achizitioneze o aplicatie pentru comertul on - line

Cap 2. ANALIZA SISTEMULUI DE PRODUCTIE

Sistemul de gestiune a productiei are rolul de a asigura planificarea, realizarea si controlul productiei pe baza solicitarilor de produse.

2.1 Principalele sisteme informationale

In cadrul societatii ANDRONANDREEA SNC principalele sisteme informationale identificate sunt: sistemul personal, sistemul productie, sistemul vanzari, sistemul aprovizionare, sistemul stocuri, sistemul financiar - contabil, precum si sistemul de marketing.

Aplicatia Personal se ocupa de salarizare, inregistrand pontajele fiecarui salariat in parte, calculul salariilor (inclusiv obligatiile acestuia), evidenta concediilor de odihna si a altor drepturi ale personalului.

Aplicatia productie asigura planificarea, realizarea si controlul productiei pe baza solicitarilor de produse.

Aplicatia Vanzari: aici se intocmesc facturile, se actualizeaza bazele de date privind vanzarile, clientii si se obtin rapoarte.

Aplicatia aprovizionare tine evidenta facturilor sau a notelor / ordinelor de plata, urmareste nivelul creditului acordat de furnizor si determina resursele financiare disponibile pentru realizarea platii.

Aplicatia Stocuri se ocupa cu gestiunea si actualizarea stocurilor de materii prime si materiale auxiliare, intocmeste balantele analitice;

Aplicatia Contabilitate-Generala umrareste evolutia financiara a firmei, prelucrand notele contabile, intocmind Cartea Mare, balantele de verificare, bilantul si contul de profit si pierdere.

Aplicatia Marketing

2.1.1 Principalele fluxuri de date ale sistemelor informationale

a) sistemul financiar -contabil

intrari:

• facturi;

• avize de insotire a marfii;

• situatia stocurilor;

• liste de inventar;

• registru inventar;

• extrase de cont;

• state de plata;

• fise de pontaj;

• registrul vanzarilor;

• documente de incasare;

• cont de executie (venituri si cheltuieli efectuate pana in momentul actual in anul curent);

• planul de conturi;

• procent TVA;

• lista retinerilor din salarii (contributii sociale);

iesiri:

• bilant;

• cont de profit si pierdere;

• note contabile;

• registru jurnal;

• registrul jurnal de incasari si plati;

• registrul Cartea mare;

• registrul inventar;

• balanta de verificare;

• situatia veniturilor si chetuielilor;

• situatia conturilor ;

• situatia creantelor;

• situatia datoriilor;

• regularizare TVA.

Documentele justificative din cadrul sistemului financiar contabil sunt facturi ( in doua exemplare), avize de insotire ( in trei exemplare ), liste de inventar ( un exemplar ), chitante ( in doua exemplare), fisa de cont pentru cheltuieli, nota de debitare-creditare, jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri, fisa mijlocului fix (un singur exemplar) .

b) sistemul productie

intrari:

• comenzile;

• informatii despre caracteristicile produsului (fisa tehnica a produsului);

• situatia stocurilor curente;

• situatia materiilor prime;

• valoarea productiei planificate;

iesiri:

• raport de productie;

• decontare productie;

• raport privind valoarea productiei globale;

• registru de evidenta a productiei;

• registru de evidenta a livrarilor;

• fise de pontaj;

• necesarul de personal ;

• raport privind productivitatea fiecarui angajat;

Documentele justificative din cadrul sistemului de productie sunt bonurile de consum (un exemplar), facturile( trei exemplare), avize de insotire a marfii (trei exemplare), nota de receptie si constatare diferente (un exemplar), fisa de pontaj ( un exemplar).

c) sistemul vanzari

intrari:

• comanda de la clienti;

• date de identificare clienti;

• produs vandut;

• date factura;

• procent reduceri;

• procent penalitati;

• documente de incasare (chitante, extras de cont);

• raport productie;

• studii de marketing.

iesiri:

• situatia contului unui client (sold curent, date posibile de incasare, restante);

• registrul creantelor;

• situatia soldurilor excesive;

• situatia creantelor restante;

• lista tranzactiilor lunare;

• jurnalul vanzarilor;

• lista tuturor clientilor.

Documente justificative utilizate in cadrul sistemului vanzari: facturi (doua exemplare ), chitante ( doua exemplare ), extras de cont (un exemplar ).

d) sistemul aprovizionare

intrari:

• avize de insotite a marfii;

• factura;

• procent reduceri;

• procent penalitati;

• contracte.

iesiri:

• cecuri/ordine de plata utilizate pentru efectuarea platilor;

• registrul cecurilor/ordinelor de plata emise;

• sinteza obligatiilor de platit;

• sinteza obligatiilor cu termenul de scadenta depasit;

• situatia necesarului de mijloace de plata

• comenzi materiale;

• situatia furnizorilor;

Documente justificative utilizate in cadrul sistemului aprovizionare sunt facturi (doua exemplare), avize de insotire a marfii (trei exemplare), contracte (doua exemplare).

e) sistemul stocuri

intrari:

• nota de receptie si constatare diferente;

• date produse achizitionate;

• valoare stoc curent;

• tip operatie efectuata (cumparare sau vanzare);

• decizie de inventariere.

iesiri:

• dispozitie de livrare;

• situatia stocurilor;

• lista comenzi;

• raport privind modificarile de stoc;

• situatia stocurilor fara miscare;

• balanta analitica a stocurilor;

• proces verbal de inventariere;

• registru de inventar.

Documente justificative utilizate in cadrul sistemului stocuri sunt registrul inventar (un exemplar), bonuri de consum (un exmplar), balanta analitica a stocurilor (un exemplar), jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri, registrul stocurilor, dispozitii de livrare, fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, nota de receptie (in doua exemplare).

f) sistemul personal

intrari:

• cv-urile, vin de la persoane din afara entitatii;

• deciziile de promovare sau transfer, primite de la conducere;

• fise de pontaj, vin de la sistemul de productie;

• date de identificare a personalului;

• regulament de normare, vine de la conducere;

• demisii, vin de la angajati;

• decizii de angajare, vin de la conducere;

• necesarul de personal, vine de sistemul de productie;

• decizii privind posturile, vin de la conducere.

iesiri:

• statele de plata;

• fisa postului ;

• lista retinerilor din salarii;

• dosar de pensionare;

• decizii de concediere;

• note de transfer;

• concediu de odihna;

• evaluari periodice a personalului;

• fluturas.

Documente justificative utilizate in cadrul sistemului personal sunt statele de plata (un exemplar), fisa de pontaj (un exemplar),lista de avans chenzinal, jurnal privind salariile si contributia pentru AS, CAS, CASS.

g) sistemul de marketing

intrari:

• preturile produselor;

• cantitate productie realizata ;

• situatia stocurilor;

• situatia vanzarilor.

iesiri:

• oferte ;

• promotii ;

• statistici cu privire la miscarile de stocuri ;

• statistici cu privire la evolutia firmei;

• studii cu privire la situatia vanzarilor.

2.1.2 Matricea sisteme informationale - componente organizationale

Anexa nr. 1

2.1.3 Diagrama