CREAREA SI UTILIZAREA FORMULARELOR

CREAREA SI UTILIZAREA FORMULARELOR

Formularele Access creaza interfata utilizatorului cu tabelele dvs. Desi in ferestrele Table View si Query View puteti sa executati aceleasi functii, formularele ofera avantajul ca prezinta datele intr-o maniera organizata si atractiva. Puteti aranja campurile pe formular astfel incat introducerea datelor sau operatiile de editare a inregistrarii sa se faca de la stanga la dreapta si de sus in jos. Formularele permit sa stabiliti selectii ale campurilor dupa mai multe criterii care utilizeaza coduri de prescurtare pentru a reprezenta un set de valori admisibile. Un formular bine proiectat mareste viteza de introducere a datelor si minimizeaza erorile de tastare.

Formularele sunt compuse dintr-o colectie de elemente specifice de proiectare numite elemente de control sau obiecte de control. Acestea sunt componentele pe care le vedeti in ferestrele si casetele din Access si din alte aplicatii Windows. Casetele de text folosesc la introducerea si editarea datelor, etichetele la stocarea numelui campurilor si cadrele de obiect la afisarea graficelor. Un formular consta dintr-o fereastra in care plasati doua tipuri de obiecte de control: unele care afiseaza datele din tabele, iar altele informatii generale cum ar fi etichetele sau emblemele (logos)

TIPURI DE FORMULARE

Continutul si aspectul unui formular depind de utilizarea lui in aplicatia de baza de date. Aplicatiile de baza de date se impart in trei categorii:

n Procesarea tranzactiilor. Adauga noi inregistrari intr-o tabela sau le editeaza pe cele existente. Pentru aplicatiile de procesare a tranzactiilor este necesar sa fie permisa scrierea in tabelele legate la formular.

n Facilitarea luarii deciziilor. Furnizeaza diverse informatii cum ar fi grafice, tabele sau elemente specifice, dar nu permit utilizatorului sa adauge sau sa modifice datele. Aplicatiile pentru facilitarea luarii deciziilor necesita doar posibilitatea de a citi tabelele legate la formular.

n Intretinerea bazelor de date. Executa functiile de administrare, cum ar fi crearea bazelor de date sau tabelelor dintr-o baza de date, controlul accesului utilizatorilor la date, asigurarea securitatii informatiilor prin criptare, compactarea periodica a bazelor de date si salvarea lor. Aplicatiile de intretinere a bazelor de date necesita accesul fara restrictii la toate obiectele unei aplicatii de baze de date.

Formularele sunt elemente cheie in aplicatiile de procesare a tranzactiilor si de facilitare a luarii deciziilor si sunt descrise in continuare prin exemple (aplicatii practice). Operatiile uzuale de intretinere a bazelor de date nu au nevoie de formulare dar ele pot fi utile pentru inregistrarea informatiilor referitoare la activitatile de intretinere

FORMULARE PENTRU APLICATII DE PROCESARE A TRANZACTIILOR

Formularele pentru aplicatiile de prelucrare a tranzactiilor opereaza direct asupra tabelelor doar atunci cand au la baza o singura tabela

Daca utilizati un singur formular pentru adaugarea sau editarea informatiilor din mai multe tabele puteti sa generati o interogare in care se includeti toate campurile necesare apoi sa creati formularul pe baza rezultatului interogarii

De asemenea exista posibilitatea ca formularul principal sa utilizeze o singura tabela ca sursa de date, dar sa contina un subformular care foloseste datele dintr-o tabela asociata.

Vom avea pentru a se putea intelege diferentierea, constructia si structura acestor formulare un exemplu pentru fiecare formular in parte.

FORMULARE PENTRU FACILITAREA LUARII DECIZIILOR

Formularele proiectate doar ca sa prezinte informatii se incadreaza in categoria celor pentru facilitarea luarii deciziilor, ele furnizeaza informatii de tip istoric ce permit managerilor si administratorilor sa determine cursul unei actiuni.

Puteti sa proiectati formulare pentru sustinerea unor decizii de planificare pe termen lung sau pe termen scurt. Deciziile pe termen scurt privesc o singura actiune, cum ar fi alegerea optiunii de cumparare sau de vanzare de valuta. Un exemplu de formular care sa faciliteze luarea unei decizii pe termen scurt este formularul Casa de schimb valutar care va fi construit in sectiunea cu exemple (Tema) sau formularul Transaction Entry (din aplicatia Bug_fam) care consta dintr-un formular principal si un subformular ce afiseaza salariile (veniturile), cheltuielile si economiile realizate pe membru al familiei si care de asemenea va fi construit si explicat in sectiunea cu exemple (Tema).

Programul Access permite sa includeti subformulare intr-un formular si chiar subformulare in interiorul unui alt subformular (Includerea unui subformular in interiorul unui alt subformular este numita imbricare. Sistemul permite cel mult trei niveluri de imbricare: formularul principal, subformularul si sub-subformularul.

CREAREA FORMULARELOR

UTILITARUL FORMWIZARD

Cea mai simpla solutie pentru crearea formularelor si subformularelor este utilitarul Access Form Wizard. Form Wizard creeaza formulare (cu sau fara subformulare) care contin campuri din una sau mai multe tabele sau interogari. El creaza modelul de baza al formularului si include obiecte de control de tip caseta text pentru afisarea si editarea datelor.

Toate formularele prezentate in aplicatiile date vor fi create cu Form Wizard si apoi modificate si revalorificate manual in functie de particularitatile fiecarei aplicatii in parte. Modificarea si revalorificarea acestor formulare se poate face consultand sectiunea Modelarea formularelor.

Utilizam Form Wizard astfel:

Executati clic pe eticheta Forms in fereastra Database apoi pe butonul New. Este afisata caseta de dialog New Form. Selectati Form Wizard din lista continuta in caseta de dialog New Form. Programul Form Wizard permite crearea fie a unui formular simplu fie unul care contine un subformular. Optiunea Design View deschide un formular gol in modul de lucru Design (proiectare). Diversele optiuni AutoForm creaza automat formulare cu anumite configuratii: pe coloane (Columnar), pe linii (Tabular) si tip tabel (Datasheet).

Optiunea Chart Wizard apeleaza programul Chart Wizard pentru a introduce in formular un grafic sau o diagrama, iar optiunea PivotTable Wizard va ajuta sa creati un formular bazat pe tabele pivot Excel.

2. Lista derulanta din partea de jos a casetei de dialog New Form afiseaza toate tabelele si interogarile existente care pot constitui sursa datelor pentru formular. Executati clic pe sageata ca sa desfasurati lista derulanta, apoi selectati tabelul pe baza caruia se realizeaza formularul. Executati clic pe OK si Access afiseaza prima caseta de dialog din Form Wizard.

3. Selectati primul camp din lista campurilor disponibile (Available Fields) apoi executati clic pe butonul > ca sa mutati campul din lista Available Fields in lista Selected Fields (campuri selectate). O alta posibilitate de a muta campul este de a executa dublu clic pe numele sau. Repetati pasul anterior pentru campurile urmatoare din tabela. (Plasarea lor in formular permite sa editati datele acestor campuri din tabela respectiva)

1. Campurile selectate pentru fi afisate in formular pot proveni din tabele diferite. Pentru asta Form Wizard solicita sa precizati cum doriti sa apara datele. Asigurati-va ca optiunea Form with subform(s) este selectata. Imaginea din zona din dreapta-sus a casetei de dialog Form Wizard se modifica si afiseaza campurile din formularul principal precum si o zona adancita ce contine campurile subformularului. Executati clic pe butonul Next pentru a trece la pasul al treilea al dialogului Form Wizard.

5. Form Wizard afiseaza acum caseta de dialog din figura de mai jos, care va invita sa selectati stilul de configuratie al subformularului. Selectati optiunea Tabular; aceasta creaza un subformular care afiseaza datele din tabela pe randuri similar cu o vedere Datasheet, dar in care puteti modifica formatul (culorile, antetul coloanelor, s.a.m.d) Executati clic pe butonul Next ca sa treceti la pasul al patrulea al dialogului Form Wizard

6. Form Wizard afiseaza caseta de dialog din figura urmatoare care va invita sa selectati un stil pentru noul formular. Utilitarul Form Wizard din Access foloseste cateva stiluri predefinite cu ajutorul carora puteti personaliza formularele. Puteti executa clic pe unul din butoanele de stiluri sau alege simplu standard pentru a ajunge la ultima caseta de dialog Form Wizard.

7. In pasul final Form Wizard va invita sa testati numele formularului principal si al fiecarui subformular si sa selectati ce veti face cu el dupa ce l-ati creat. Tastati numele formularului si al subformularului in casetele text corespunzatoare. Selectati optiunea Open the form to view or enter information sau executati clic pe butonul Finish pentru finalizarea formularului (Daca doriti ca Access sa va asiste in timpul lucrului cu formularul realizat inainte de a selecta Finish executati clic pe caseta de validare Display Help on working with form.

Daca nu se specifia altfel numele campurilor sunt utilizate de programul Access ca etichete pentru casetele de text si de asemenea pentru capetele de coloana din subformular. Numele pe care l-ati dat subformularului devine eticheta zonei rezervate pentru el in formular. Daca subformularul e mai mare decat zona alocata in formularul principal Access adauga automat bare de derulare care permit accesul la toate informatiile afisate in subformular. Formularul de baza creat cu Form Wizard este utilizabil imediat dar aspectul formularului si subformularului poate fi inca imbunatatit. Paragrafele care urmeaza arata cum sa modificati formularele create cu utilitarul Form Wizard.

Oricat de experimentat a-ti devenit in proiectarea formularelor Access utilizarea lui Form Wizard pentru a crea formulare de baza reduce timpul de proiectare.

MODELAREA FORMULARELOR

UTILIZAREA FERESTREI DESIGN VIEW

Ca sa modificati noul dvs. formular executati clic pe butonul Design View de pe bara cu instrumente. Va fi afisata fereastra Form Design (vezi exemplele de formulare in Design View afisate in sectiunea cu exemple). Fereastra mobila care apare in modul de lucru Form Design contine o bara cu instrumente libera numita caseta cu instrumente (toolbox) care permite sa plasati pe formular noi elemente de control. Utilizarea acestei casete cu instrumente la inchiderea elementelor de control este prezentata in continuare

ELEMENTELE FERESTREI FORM DESIGN

Spatiul formularelor poate fi imbunatatit in trei zone: antetul (Form Header), zona de detaliu (Detail) si zona de subsol (Form Footer). Antetul si zona de subsol sunt optionale. Fereastra Form Design include urmatoarele elemente de baza:

- Bara cu instrumente Form Design, care contine butoane de comanda rapida pentru selectarea optiunilor din meniul disponibil in modul de lucru Form Design

- Bara cu instrumente Formatting compusa din butoane de comanda rapida pentru optiunile de culoare, text, chenar si pentru diverse alte optiuni de formatare

- Un set de rigle verticale si orizontale calibrate in inci pentru Access versiunea SUA si in centimetri pentru versiunile furnizate tarilor care utilizeaza sistemul metric

- O linie verticala (la dreapta casetei de instrumente) care stabileste marginea dreapta a formularului. Puteti deplasa linia de margine daca o selectati si apoi o trageti cu mouse-ul pana in pozitia dorita.

- O linie orizontala care stabileste marginea de jos a formularului. Puteti executa clic si sa trageti linia cu mouse-ul in noua pozitie. Marginile sunt importante atunci cand proiectati un subformular care trebuie sa se incadreze intr-un dreptunghi de dimensiune predeterminata din formularul principal.

- Cate o bara de derulare verticala si orizontala care permit sa vizualizati portiuni ale formularului aflate in afara limitelor ferestrei

- O bara Form Header (antet) care defineste inaltimea zonei rezervate antetului de formular. Apare doar daca a-ti optat pentru introducerea unui antet si a unei zone de subsol in formular. Zona Form Header contine texte statice, imagini grafice si alte obiecte de control afisate in partea de sus a formularului. Daca formularul are mai multe pagini antetul este afisat doar pe prima pagina.

- O bara Form Detail (zona de detaliu) care desparte zona Form Header de restul formularului. Pe bara Form Detail se gasesc obiectele de control care afiseaza datele din tabele sau rezultate din interogari, plus elementele statice cum ar fi etichetele si simbolurile.

- O bara Form Header care defineste inaltimea zonei de subsol a formularului. Ea este similara cu bara de antet Form Header. Daca tipariti un formular cu mai multe pagini, zona de subsol apare doar in partea de jos a ultmei pagini.

Puteti sa adaugati formularului zonele de antet si de subsol - sau sa le stergeti- selectand View Form Header/Footer (daca formularul afiseaza aceste zone in stanga optiunii de meniu Form Header/Footer apare un semn de bifare). Eliminati semnul de bifare daca doriti sa stergeti din formular zonele de antet si de subsol.

Daca zona de antet sau cea de subsol pe care incercati sa o stergeti contine un text sau alte obiecte de control, sistemul afiseaza o caseta de dialog care va avertizeaza ca veti pierde continutul zonelor respective.

VALORILE PRESTABILITE PENTRU FORMULARE

Puteti modifica unele din valorile prestabilite pe care Access le utilizeaza la crearea tuturor formularelor selectand optiunile Tools Options si apoi eticheta Forms/Reports. Puteti crea un formular sablon care sa inlocuiasca sablonul standard si puteti stabili cum sa fie afisate obiectele in momentul cand le selectati. Optiunile selectate in caseta de dialog Options sunt salvate impreuna cu un numar de identificare ID pentru fiecare utilizator in tabelul MsysOptions al fisierului de sistem System, mdw al grupului de lucru. Puteti sa schimbati valorile prestabilite pentru formularul, zona sau obiectele de control curente prin selectarea obiectului, asa cum se indica in sectiunea care urmeaza si prin modificarea valorilor afisate in fereastra Properties ce contine proprietatile asociate. De asemenea puteti dispune de facilitatea AutoFormat care aplica rapid un format predefinit tuturor obiectelor de control din formular

APLICAREA UNUI FORMAT PREDEFINIT

Pentru a aplica un format unui formular folosind optiunea AutoFormat

1. Executati clic pe butonul AutoFormat de pe bara cu instrumente
2. Selectati formatul dorit din lista Form AutoFormats; fereastra din centrul casetei de dialog va permite sa previzualizati imaginea formatului selectat. Executati clic pe butonul OK pentru a aplica formatul formularului respectiv.
3. Dialogul AutoFormat permite ca atunci cand aplicati un format predefinit cu optiunea AutoFormat sa omiteti fontul, culoarea sau stilul de chenar. Dupa deschiderea casetei AutoFormat executati clic pe butonul Options; apare o extensie care contine trei casete de validare suplimentare. Deselectati caseta corespunzatoare elementului AutoFormat pe care doriti sa-l omiteti atunci cand aplicati formularului formatul respectiv

CREAREA, MODIFICAREA SI STERGEREA FORMATELOR PREDEFINITE

S-ar putea ca stilul formatelor predefinite sa nu fie pe gustul dvs. sau sa doriti sa creati un anumit stil de format predefinit specific firmei dvs. sau unei anumite aplicatii.

Ca sa creati un nou format predefinit sau sa modificati unul existent, procedati astfel:

1. Creati un formular si modificati-i aspectul astfel incat formularul sa aiba fontul, chenarul, culoarea fondului si alte optiuni exact asa cum le doriti pentru noul dvs. format predefinit sau pentru cel particularizat.
2. Executati clic pe butonul AutoFormat pentru a afisa caseta de dialog AutoFormat. Daca doriti sa modificati un format existent selectati-l acum din lista Form AutoFormat
3. Executati clic pe butonul Customize pentru a afisa dialogul Customize AutoFormat
4. Selectati optiunea Create a new AutoFormat based on the Form nume formular, sau optiunea Update nume format with values from the form nume formular ca sa creati respectiv sa modificati un format predefinit.
5. Executati clic pe butonul OK. Daca formatul predefinit este nou apare caseta de dialog New Style Name. Tastati un nume potrivit si executati clic pe OK. Programul Access creeaza sau actualizeaza acum formatul si revine la dialogul AutoFormat
6. Executati clic pe butonul Close pentru a inchide dialogul AutoFormat

Daca a-ti creat deja propriile formate predefinite s-ar putea sa doriti sa stergeti un format care nu mai e folosit. Ca sa stergeti un format predefinit executati pasii urmatori:

1. Deschideti un formular oarecare in fereastra Design View
2. Executati clic pe butonul AutoFormat ca sa afisati dialogul AutoFormat
3. Selectati formatul pe care doriti sa-l stergeti din lista, apoi executati clic pe butonul Customize. Sistemul afiseaza caseta de dialog Customize AutoFormat
4. Selectati optiunea Delete nume formular si executati clic pe OK. Sistemul sterge din lista formatul respectiv. Executati clic pe butonul Close pentru a inchide dialogul AutoFormat

SCHIMBAREA CULORILOR UNUI OBIECT

CULORILE FUNDALULUI

Culoarea fondului (proiectarea Back Color) unei zone din formular (Header, Detail sau Footer) se aplica intregii zone cu exceptia suprafetelor ocupate din obiectele de control. Culoarea prestabilita pentru toate zonele unui formular depinde de stilul specific ales la crearea sa cu Form Wizard, de exemplu culoarea formatului Standard este gri deschis.

Daca realizati un formular pe care intentionati sa-l tipariti, fondul gri sau dens texturat nu numai ca ar distrage atentia dar ar consuma si o cantitate insemnata de toner. Operatorii care introduc date prefera adesea un fond gol in locul unuia gri colorat sau texturat. Fundalurile colorate diminueaza vizibilitatea textului.

Pentru a schimba culoarea fondului unei sectiuni dintr-un formular

1. Executati clic pe o zona libera in interiorul sectiunii formularului (Header, Detail sau Footer) caruia doriti sa-i schimbati culoarea fondului. Acesta selecteaza sectiunea sectiunea dorita
2. Executati clic pe butonul Back Color de pe bara de instrumente ca sa afisati paleta de culori. Executati clic in caseta ce contine culoarea pe care doriti sa o utilizati. Culoarea fondului fiecarui sectiuni din formular fiind independenta trebuie sa repetati manevrele daca doriti sa schimbati culoarea altor sectiuni. Butonul Transparent din paleta de culori Back Color este dezactivat cand ati selectat o sectiune intrucat fondul transparent nu e aplicabil formularelor. Exact asa cum ati procedat in cazul formularului puteti alege culoarea fondului unui obiect de control cum ar fi o eticheta. In majoritatea cazurilor culoarea aleasa pentru fondul etichetelor e aceeasi cu cea a formularului deci executati clic pe butonul Transparent pentru a permite afisarea culorii fondului. Valoarea Back Color prestabilita pentru casetele de text este culoarea alba pentru ca atat casetele cat si datele din interior sa contrasteze cu fondul formularului.

SCHIMBAREA IMAGINII BITMAP PENTRU FUNDAL

Puteti selecta mai multe culori pentru fond dar numai o singura imagine bitmap pentru intregul formular. Access se livreaza cu cateva imagini bitmap pe care le utilizati in formatele predefinite.

Puteti sa introduceti sau sa inlaturati o imagine bitmap din fundal folosind fereastra Properties a formularului, de asemenea puteti sa specificati mai multe proprietati de vizualizare si de format pentru imaginea de fundal.

Excutati pasii de mai jos pentru a stabili proprietatile unei imagini bitmap pentru fundalul unui formular:

1. Deschideti formularul in fereastra Design View daca e necesar
2. Executati clic pe patratul din coltul din stanga sus al ferestrei (unde se intalnesc rigla verticala cu cea orizontala) ca sa selectati formularul in ansamblu. Cand formularul este selectat apare un patrat negru.
3. Daca fereastra Properties nu este deja deschisa executati clic pe butonul Properties de pe bara cu instrumente ca s-o afisati.
4. Executati clic pe butonul Format din fereastra Properties si derulati lista de caracteristici pana la sfarsit ca sa vedeti proprietatile imaginii Picture: Picture, Picture Type (tipul), Picture Size Mode (dimensiunea), Picture Alignment (alinierea) si Picture Tiling (dispunerea). Fiecare dintre aceste proprietati si efectele lor sunt descrise in continuare
5. Stabiliti diversele proprietati Picture pana cand aspectul formularului va multumeste. Pe masura ce modificati proprietatile efectul apare imediat pe formular.
6. Executati clic pe butonul close Window din fereastra Properties ca sa o inchideti

PROPRIETATILE FORMULARULUI ( IMAGINEA DE FUNDAL, OPTIUNILE DISPONIBILE PENTRU FIECARE, EFECTELE CORESPUNZATOARE FIECAREI OPTIUNI)

n Picture - reprezinta calea de acces si numele fisierului grafic utilizat pentru programul Access pentru fundalul formularului. Puteti fie sa tastati direct calea de acces si numele fisierului in caseta de text a proprietatii Picture fie sa utilizati generatorul pentru selectarea fisierului grafic pentru fundal.

Ca sa activati generatorul executati clic pe campul proprietatii Picture pentru a-l selecta si apoi pe butonul Builder, care apare langa caseta de text. Access afiseaza dialogul Insert Picture. Afisati imaginea de fundal daca este necesar, executand clic pe butonul Preview. Dupa ce ati gasit fisierul grafic dorit selectati-i numele apoi executati clic pe butonul OK pentru ca programul Access sa completeze caseta de proprietati Picture.

n Picture Type (tipul imaginii) - acest parametru specifica metoda OLE (legarea si inglobarea obiectelor) utilizata de Access ca sa ataseze unui formular imaginea de fundal. Puteti sa selectati tipurile Embedded (inglobat) sau Linked ( legat). In mod normal ar trebui sa utilizati tipul de imagine Embedded mai ales daca intentionati sa distribuiti aplicatia de baza de date respectiva- formularul rezultat va fi de sine statator si nu se bazeaza pe existenta unor fisiere externe care ar trebui mutate sau sterse. Daca aveti insa mai multe formulare care utilizeaza acelasi fisier bitmap pentru fundal, tipul Linked de atasare a fisierului imagine poate economisi spatiul ocupat pe disc.

n Picture Size Mode - acest parametru stabileste modul in care programul Access dimensioneaza imaginea pentru fundal. Optiunile disponibile sunt Clip, Stretch si Zoom. Optiunea Clip afiseaza in fundal imaginea la dimensiunea normala; daca imaginea e mai mare, va fi taiata ca sa se incadreze in formular. Daca imaginea e mai mica in zonele neacoperite apar culorile proprii ale fondului formularului. Optiunea Stretch extinde imaginea pe verticala si pe orizontala astfel incat sa acopere tot formularul,optiunea Stretch permite distorsiuni ale imaginii. Optiunea Zoom mareste imaginea fara distorsiuni pentru ca aceasta sa corespunda marimii formularului.

n Picture Alignment (alinierea) - acest parametru determina locul in care Access plaseaza imaginea pentru fundal .Optiunile disponibile sunt Top-Left (aliniaza coltul din stanga sus al imaginii cu coltul din stanga sus al ferestrei formularului); Top-Right (aliniaza coltul din dreapta sus al imaginii cu coltul.. etc); Center (plaseaza imaginea in centrul ferestrei formularului); Bottom-Left si Form Center (centreaza imaginea pe formular)

n Picture Tiling (amplasarea alaturata) - acest parametru are doar doua valori admise Yes sau No. Amplasarea alaturata (Tiling) inseamna ca imaginea se repeta pana cand umple intregul formular sau intreaga fereastra a formularului (daca proprietatea Picture Alignment are valoarea Form Center, imaginea repetata umple doar formularul)

CULOAREA TEXTULUI, CULOAREA CHENARULUI SI STILUL DE CHENAR

Puteti stabili culoarea utilizata in prim plan precum si culoarea sau latimea chenarului printr-un obiect de control selectat folosind butoanele de pe bara cu instrumente Formatting ori direct din fereastra Properties. Pentru stabilirea unui stil de chenar (solid sau diverse stiluri de linie intrerupta) trebuie sa configurati direct parametrul in fereastra Properties.

Culoarea prim-planului (proprietatea Fore Color) poate fi aplicata doar obiectelor de control (Butonul Fore Color de pe bara cu instrumente este dezactivat la selectarea unui formular). Culoarea prim planului specifica culoarea textului etichetelor si a casetelor text. Culoarea prestabilita este culoarea neagra. Puteti alege culorile marginilor obiectelor de control folosind butonul Border Color

Butonul Special Effects de pe bara cu instrumente Formatting permite sa simulati efecte speciale pentru obiectele de control cum ar fi efectul de inaltare sau de adancire.

Butonul Border Width permite sa controlati latimea chenarului unui obiect de control. Tabelul urmator contine proprietatile chenarului si valorile lor specifice.

Pentru a defini culoarea de prim plan, latimea sau culoarea chenarului unui obiect de control utilizand butoanele barei cu instrumente Formatting executati clic mai intai pe obiectul ale carui caracteristici doriti sa le modificati, apoi pe sageata din dreapta butonului corespunzator proprietatii pe care doriti s-o configurati. Selectati cu mouse-ul culoarea sau latimea liniei de chenar dorita pentru obiectul de control respectiv.

Ca sa stabiliti in fereastra Properties culoarea utilizata in prim plan, latimea, culoarea chenarului ori stilul chenarului unui obiect de control selectati obiectul de control ale carui caracteristici doriti sa le modificati. Deschideti fereastra Properties daca e necesar, executand clic pe butonul Properties de pe bara cu instrumente. Selectati optiunea Format din fereastra Properties apoi derulati caseta de text pentru a gasi parametrul pe care doriti sa-l modificati. Majoritatea proprietatilor chenarului se selecteaza din liste derulante

SELECTAREA, EDITAREA SI DEPLASAREA ELEMENTELOR SI OBIECTELOR DE CONTROL

Proprietatile care se aplica formularului in ansamblu, celor cinci sectiuni ale sale si fiecarui obiect de control in parte sunt determinate de valorile existente in fereastra Properties. Ca sa vizualizati fereastra Properties asociata unui element de control selectati obiectul respectiv executand clic intr-un punct oarecare de pe suprafata sa; apoi executati clic pe butonul Properties de pe bara cu instrumente

MODIFICAREA DIMENSIUNII SECTIUNILOR DE ANTET SI DE SUBSOL

Puteti modifica inaltimea unei sectiuni al formularului tragand pe verticala bara Form Header, Page Header, Detail, Page Footer sau Form Footer. Cand pozitionati cursorul mouse-ului pe marginea de sus a unei bare despartitoare aceasta se transforma intr-o linie cu doua sageti verticale. Trageti indicatorul mouse-ului ca sa variati dimensiunea sectiunii aflate deasupra sa. Inaltimea sectiunii cu detalii este determinata de dimensiunea verticala a ferestrei in care apare formularul minus inaltimile adunate ale sectiunilor de antet si de subsol ce au fost pozitionate. Cand selectati bara de derulare pe verticala se deruleaza doar sectiunea cu detalii.

SELECTAREA, DEPLASAREA SI DIMENSIONAREA UNUI OBIECT DE CONTROL

Cand selectati un obiect de control executand clic pe suprafata sa, el este incadrat de o linie umbrita avand un dreptunghi de ancorare in coltul din stanga sus si cinci mici marcaje de dimensionare. Pentru deplasarea sau modificarea marimii unui obiect de control exista urmatoarele optiuni:

1. Pentru selectarea unui obiect de control (si a etichetei asociate, daca exista) executati clic oriunde pe suprafata.
2. Pentru deplasarea obiectului de control ( si etichetei asociate, daca exista) intr-o noua pozitie plasati cursorul mouse-ului in interiorul zonei delimitate de conturul obiectului in orice punct al sau in afara de marcajele de redimensionare si de interiorul unei casete de text (in care cursorul poate deveni simbolul de editare) Cursoul mouse-ului ia forma unei maini cand se afla intr-o zona pe care o puteti utiliza pentru deplasarea intregului obiect. Apasati butonul stang al mouse-ului si tineti-l apasat in timp ce trageti simbolul mainii spre noua pozitie. Un contur al obiectului ii indica pozitia in timp ce deplasati mouse-ul. Cand obiectul ajunge acolo unde trebuie sa fie, eliberati butonul mouse-ului si obiect de control va ramane in noua pozitie. Daca obiectul de control nu are o eticheta asociata ca sa-l deplasati trageti cu mouse-ul dreptunghiul de ancorare aflat in coltul din stanga-sus
3. Pentru a deplasa separat elementele unui obiect de control care are o eticheta asociata pozitionati cursorul mouse-ului pe dreptunghiul de ancorare din coltul din stanga sus al obiectului respectiv. Cursorul devine o mica mana cu un deget intins. Executati clic si deplasati doar elementul in noua pozitie, apoi eliberati butonul mouse-ului
4. Pentru a modifica simultan latimea si inaltimea unui obiect de control executati clic pe unul din micile marcaje de redimensionare aflate in cele trei colturi ale conturului obiectului de control. Cursorul mouse-ului devine o sageata inclinata cu doua capete. Executati clic si trageti aceasta sageata pana in noua pozitie apoi eliberati butonul mouse-ului
5. Pentru a modifica doar inaltimea unui obiect de control executati clic pe dreptunghiul de redimensionare aflat pe una dintre partile orizontale ale conturului. Cursorul mouse-ului devine o sageata verticala cu doua capete. Executati clic si deplasati aceasta sageata in noua pozitie apoi eliberati butonul mouse-ului

Selectarea si deselectarea unui obiect de control sunt procese de comutare (toggling).

Comutarea este actiunea repetitiva de trecere din starea activa (On) in cea inactiva (Off) si invers. Butoanele Properties, Field List si Toolbox de pe bara cu instrumente ca si optiunile care le corespund in meniu -sunt comutatoare. De exemplu caseta de dialog Properties apare si dispare daca executati clic-uri repetate pe butonul Properties.

UTILIZAREA COMENZILOR WINDOWS CLIPBOARD SI STERGEREA OBIECTELOR DE CONTROL

Toate comenzile conventionale Windows Clipboard se aplica obiectelor de control. Un obiect sau un grup de obiecte de control poate fi copiat cu sau fara taiere (Cut, Copy) in memoria Clipboard. Dupa aceea obiectele pot fi copiate in formular utilizand comenzile meniului Edit si apoi repozitionate dupa dorinta. Comenzile traditionale Shift + Del , Ctrl + Ins si Shift + Ins efectueaza aceleasi operatii. Ca sa stergeti un obiect de control, selectati-l apoi apasati tasta Del. Daca ati sters in mod accidental o eticheta asociata unui obiect de control, procedati astfel: selectati o alta eticheta, copiati-o in memoria Clipboard selectati obiectul caruia trebuie sa-i asociati eticheta si lipiti eticheta obiectului respectiv

STERGEREA UNEI INREGISTRARI IN MODUL DE LUCRU FORM VIEW

Pentru a sterge inregistrarea curenta din formularul principal sau dintr-un subformular executati clic pe butonul Delete Record de pe bara cu instrumente (sau Edit Delete Record). Access afiseaza caseta de mesaj si va cere sa confirmati inlaturarea definitiva a inregistrarii selectate. Executati clic pe butonul Yes pentru a sterge inregistrarea. In Access stergerea se poate face si executand clic pe bara verticala de selectie a inregistrarilor, aflata in stanga sectiunii Detail. Ea se coloreaza in gri inchis iar triunghiul de identificare a inregistrarii selectate apare in partea sa superioara. Apasati tasta Del si apare mesajul care solicita confirmarea. Selectati butonul Yes ca sa stergeti inregistrarea sau No daca v-ati razgandit.

Nu puteti sterge inregistrarea dintr-un subformular daca a-ti atribuit valoarea No proprietatii Allow Deletions.

CATEGORIILE DE OBIECTE DE CONTROL

In formularele si rapoartele Access exista trei categorii de obiecte de control

Obiectele de control asociate - sunt obiecte atasate unui camp din sursa de date a formularului sau subformularului. Sursa de date poate fi o tabela sau o interogare. Obiectele de control asociate afiseaza si actualizeaza valorile celulei de date a campului asociat din inregistrarea curenta. Casetele de text sunt cele mai utilizate obiecte de control asociate. Puteti afisa continutul obiectelor grafice sau sa redati un fisier de sunet folosind un obiect OLE asociat. Puteti atasa butoane comutatoare, casete de validare si butoane de optiune campurilor de tip Yes/No. Toate obiectele de control asociate sunt insotite de etichete ce afiseaza proprietatea Caption (titlul) campului la care sunt atasate; puteti sa editati sau sa stergeti aceste etichete fara ca obiectul de control asociat sa fie afectat.

Obiectele de control neasociate - afiseaza date furnizate de dvs. care sunt independente de sursa de date a formularului sau subformularului. Ca sa includeti un desen sau imagine bitmap intr-un formular utilizati un obiect OLE neasociat. Puteti folosi linii si dreptunghiuri ca sa impartiti formularul in zone care grupeaza logic obiectele sau sa simulati casetele care apar pe formularul tiparit. Casetele de text neasociate sunt utilizate pentru introducerea valorilor care nu sunt destinate actualizarii unui camp din baza de date sursa, ci altor scopuri, cum ar fi stabilirea unei valori utilizate de o expresie. Unele obiecte de control neasociate cum ar fi casetele de text includ si etichetele, altele cum ar fi obiectele OLE neasociate nu includ etichete.

Obiectele de control calculate - folosesc expresiile ca sursa de date. De obicei expresia contine valoarea unui camp dar puteti utiliza in expresiile calculate si valori create de casetele de text neasociate.

CASETA CU INSTRUMENTE TOOLBOX

Caseta Toolbox cu instrumente Access are la baza caseta Toolbox pentru Visual Basic Microsoft. Pentru a introduce un element de control intr-un formular alegeti unul dintre instrumentele reprezentate prin cate un simbol.

Caseta cu instrumente realizeaza aceleasi functii la generarea rapoartelor desi instrumentele care cer introducerea unor valori de catre utilizator, cum ar fi casetele combinate sunt rar folosite intr-un raport.

Cu ajutorul casetei Toolbox puteti introduce obiecte de control intr-un formular sau raport. Caseta Toolbox este afisata doar in modul Design View si apare doar daca executati clic pe butonul Toolbox de pe bara cu instrumente sau daca selectati optiunea View, Toolbox din meniu.

CASETELE DE LISTA SI CASETELE COMBINATE

Casetele de lista si casetele combinate au aceleasi scop fundamental, acela de a va permite sa nu mai tastati o valoare intr-o caseta de text, ci sa o selectati dintr-o lista. Diferentele dintre casetele de lista si casetele combinate sunt urmatoarele:

- casetele de lista nu trebuie deschise ca sa afiseze continutul; portiunea din lista care incape in caseta atribuita listei respective este vizibila tot timpul. Alegerea dvs. este limitata la valorile incluse in lista.

- casetele combinate si listele derulante ocupa mai putin spatiu pe formular decat casetele de lista, dar trebuie sa le deschideti pentru a selecta o valoare. In Access casetele combinate nu sunt casete clasice, care afiseaza permanent lista ci se compun din liste derulante plus o caseta de text. Puteti permite utilizatorului sa tasteze o valoare in caseta de text care intra in componenta casetei combinate sau sa limitati selectia doar la elementele din lista derulanta. Daca limitati alegerea doar la elementele listei derulante (numita uneori lista de alegere) utilizatorul poate sa tasteze in caseta de text doar inceputul valorii din lista, iar Access se pozitioneaza pe elementul cu numele cel mai apropiat.

Listele derulante si casetele combinate sunt doua dintre cele mai puternice obiecte de control pe care firma Microsoft le-a conceput. Sursa de date pentru aceste obiecte de control poate fi o tabela, o interogare, o lista de valori pe care le furnizati dvs sau numele functiilor Access VBA. Casetele pot avea atatea coloane cate sunt necesare pentru a afisa toate optiunile.

UTILIZAREA PROGRAMULUI COMBO BOX WIZARD

Vom lucra cu un exemplu concret in formularul frmOferta din aplicatia ag_turism.mdb.

Urmati etapele indicate mai jos ca sa creati cu ajutorul programului Combo Box Wizard lista derulanta Um care va permite sa alegeti valuta folosita la plati dintr-o lista derulanta.

1. Deschideti din fereastra Database formularul frmOferta (creat si salvat anterior) in modul Design
2. Executati clic pe butonul Control Wizards pentru a activa programele "vrajitor"
3. Selectati instrumentul Combo Box din caseta Toolbox. Cat timp cursorul mouse-ului se afla pe suprafata activa a formularului el devine simbolul casetei combinate.
4. Executati clic pe butonul Field List pentru a afisa fereastra cu lista campurilor
5. Trageti campul Um si plasati-l pe formular in zona in care doriti sa fie afisat. Utilitarul Combo Box Wizard afiseaza prima sa caseta de dialog.
6. Caseta combinata va cauta valorile in tabela Oferte deci acceptati optiunea prestabilita care apare selectata pe ecran I want the combo box to look up the values in a table or query (caseta combinata va cauta valorile intr-o tabela sau interogare) si apoi executati clic pe butonul Next. Optiunea selectata atribuie valoarea Table/Query proprietatii Record Source a casetei combinate. Apare o a doua caseta de dialog Combo Box Wizard.
7. Selectati tabela Oferta din lista derulanta. Executati clic pe butonul Next pentru a deschide a treia caseta de dialog.
8. Pentru caseta combinata va este necesar campul Um din tabela Um. Executati clic pe butonul > ca sa le mutati in lista Selected Fields. Aceasta selectie stabileste interogarea definita de o instructiune SELECT a limbajului SQL care este atribuita ca valoare proprietatii Row Source (sursa liniilor listei) si furnizeaza elementele ce compun lista. Executati clic pe butonul Next pentru a obtine a patra caseta de dialog.

9. A patra caseta de dialog afiseaza lista valorilor ce vor apare in caseta combinata. Executati clic pe butonul Next pentru a continua cu al cincilea dialog Combo Box Wizard.
10. Caseta combinata creata furnizeaza campului Um valoarea Um (euro, usd, etc) corespunzatoare numelui pe care l-ati selectat. Ati specificat anterior atunci cand ati plasat pe formular simbolul campului (din formular) Um in pasul 5 ca acest camp constituie sursa de date a casetei (proprietatea Control Source). Programul "vrajitor" utilizeaza selectia anterioara ca valoare prestabilita pentru proprietatea Control Source deci acceptati-o cu un clic pe butonul Next pentru a trece la al saselea si ultimul dialog.
11. Ultima caseta de dialog va ofera posibilitatea sa editati eticheta casetei combinate. Tastati Um si executati clic pe butonul Finish pentru a include pe formular caseta combinata creata.
12. Executati clic pe butonul Form View de pe bara cu instrumente pentru a verifica caseta combinata. Formularul cu noua caseta combinata arata in felul urmator:

CREAREA UNUI SUBFORMULAR CU UTILITARUL SUBFORM / SUBREPORT WIZARD

Subform/Subreport Wizard creaza un nou subformular imediat ce ati introdus campul subformularul pe formularul principal.

Vom folosi Proiectul cu nr. -res_umane.mdb care contine formularul date5 in care includem subformularul info Subform

Pentru aceasta executati pasii de mai jos:

1. Executati clic pe butonul Design View de pe bara cu instrumente - daca formularul date5 este deja deschis
2. Executati clic pe butonul Control Wizards ca sa activati programul Control Wizards
3. Executati clic pe butonul Subform din caseta Toolbox apoi executati clic intr-un punct din sectiunea Detail. Programul Access afiseaza prima caseta de dialog Subform/Subreport Wizard
4. Cu acest program "vrajitor" puteti fie sa creati un subformular bazat pe o tabela sau o interogare, fie sa inserati un subformular existent. Selectati optiunea Table/Query si apoi executati clic pe butonul Next pentru a deschide a doua caseta de dialog.
5. "Vrajitorul" va invita sa indicati care este tabela sau interogarea care sta la baza subformularului si ce campuri vor fi incluse. Selectati optiunea Table: Info din lista casetei combinate Tables and Queries. Executati clic pe butonul >> pentru a muta toate campurile in caseta de lista Selected Fields. Executati clic pe butonul Next pentru a deschide o a treia caseta de dialog.
6. Programul "vrajitor" va cere acum sa specificati legatura stabilita intre formularul principal si subformular. Puteti selecta o relatie dintr-o lista de asocieri posibile pe care le-a identificat programul Access sau sa definiti alta asociere. Executati clic pe butonul Define my own option.
7. Din lista Form/report fields selectati campul dateID, care va fi campul de asociere, din lista Subform/subreport fields selectati pentru asociere tot campul dateID. Cu un clic pe butonul Next afisati a patra si ultima caseta de dialog oferita de programul "vrajitor".
8. Tastati info in caseta cu numele subformularului si executati clic pe butonul Finish, care incheie etapele de specificare a componentelor sale. Access creaza si salveaza noul formular, insereaza subformularul finalizat in campul destinat subformularului din formularul principal si dimensioneaza campul in functie de marimea subformularului. Textul pe care il tastati ca nume al subformularului este atribuit etichetei, numele cu care este salvat subformularul in sine este compus din numele tabelei sau interogarii de baza urmat de cuvantul subform - in acest caz info Subform
9. Executati clic pe butonul Form View de pe bara cu instrumente si verificati aspectul noului subformular. Formularul dvs. ar trebui sa arate astfel:

CREAREA MENIULUI PRINCIPAL - UTILIZAREA LUI SWITCHBOARD MANAGER

O aplicatie care se respecta are si o interfata care la deschiderea sa conduce utilizatorul prin toate "maruntaiele" aplicatiei. Este vorba de existenta unui meniu principal.

Un meniu principal poate fi creat cu Utilitarul Switchboard Manager pentru ca apoi sa fie personalizat in functie de optiunile fiecaruia.

Pentru a crea un meniu principal executati urmatorii pasi:

Vom crea meniul principal pentru aplicatia ag_turism

1. Din meniu alegeti Tools Database Utilities Switchboard Manager
2. Se deschide fereastra de dialog Switchboard Manager care cere editarea meniului principal creat de Access in mod automat sau crearea altuia nou.
3. Apasati pe butonul New. Va cere introducerea numelui meniului principal. Introduceti numele Switchboard si validati cu OK.
4. Pentru ca acesta sa se incarce si sa se deschida in mod automat in momentul rularii aplicatiei optati pentru definirea lui ca Default, apasand pe butonul Make Default.
5. Apasati pe butonul Edit pentru a-i adauga elementele (butoanele) care conduc la rularea celorlalte componente ale aplicatiei. Pentru adaugarea primului element apasati pe butonul New si introduceti numele "Introducere date" in caseta de text, in cea Commnand alegeti Open Form in Add Mode, iar in caseta de text Form introduceti numele formularului pe care vreti sa-l deschideti pentru introducerea de date adica frmOferta. Al doilea element este "Modificari oferte". In caseta de text Command alegeti acum Open Form in Edit Mode. Al treilea element este "Raport Oferte". In caseta de text Command alegeti Open Report. Ultimul element este "Iesire aplicatie" iar comanda corespunzatoare este Exit Application.
6. Validati si iesiti cu butonul Close. Formularul Switchboard ar trebui sa arate in felul urmator dupa ce a fost personalizat (vezi sectiunea Modularea formularelor)

Pentru Proiectul cu nr. -libr.mdb un meniu principal ar putea arata astfel:

  Sa se creeze pentru fiecare proiect in parte formulare corespunzatoare, de

TEMA  preluare a datelor in tabele.

  Pentru Proiectul cu nr. -farmacie.mdb, formularul de preluare a datelor in

TEMA  tabela PRODUSE ar putea astfel:

  Pentru Proiectul cu nr. -ps_auto.mdb, formularul de preluare a datelor in

TEMA  tabela PIESA ar putea astfel: