Crearea si proiectarea formularelor

Crearea si proiectarea formularelor

Formularele sunt machete (ferestre) folosite in scopul adaugarii, modificarii, stergerii sau consultarii datelor idin tabelele bazei de date. Formularul este destinat in special ecranului, dar poate fi tiparit si la imprimanta. Este folosit pentru un acces aleator la inregistrari, in sensul ca dupa ce se obtine accesul la o inregistrare, utilizatorul poate trece la sfarsitul formularului pentru a adauga o inregistrare; ulterior va putea reveni la inceput pentru a cauta o alta inregistrare. Un exemplu de formular este redat mai jos:

Clasificarea formularelor se poate face in functie de urmatoarele criterii:

1. Dupa sursa de date:
• formulare legate (bound) sunt formulare care permit afisarea sau actualizarea datelor din tabele;
• formulare nelegate (unbound) sunt formulare destinate afisarii sau editarii unor date care nu sunt stocate in tabele. Ele sunt folosite frecvent pentru afisarea unor mesaje, vizualizarea unor informatii despre sistem, preluarea datelor necesare afisarii unui raport etc.
2. In functie de modul de afisare, sunt disponibile urmatoarele tipuri de formulare:
• Single form afiseaza doar inregistrarea curenta;
• Continuous form permite vizualizarea mai multor inregistrari;
• Datasheet form afiseaza datele sub forma de linii si coloane, la fel ca o foaie de calcul tabelar;
• Chart form afiseaza datele sub forma grafica.
3. Dupa modul de interactiune cu alte ferestre:
• formulare modale sunt formulare care nu permit accesarea obiectelor continute in alte ferestre pana cand nu sunt inchise sau ascunse (se mai numesc si formulare de dialog);
• formulare nemodale sunt formulare care permit utilizatorului sa activeze si alte ferestre.

Microsoft Access permite proiectarea formularelor in urmatoarele scopuri:

• afisarea si editarea datelor - este cea mai obisnuita utilizare a formularelor. Formularele ofera o modalitate de personalizare a proiectarii datelor in cadrul unei aplicatii de baze de date. De asemenea, formularele se pot folosi pentru schimbarea, stergerea sau adaugarea datelor intr-o baza de date;
• controlul desfasurarii aplicatiilor - se pot proiecta formulare care lucreaza cu comenzi macro sau cu proceduri Microsoft Visual Basic for Application (VBA) destinate automatizarii afisarii anumitor date sau a ordinii anumitor actiuni. Prin intermediul comenzilor macro si al procedurilor VBA se pot deschide alte formulare, se pot lansa in executie interogari, se pot limita datele afisate, se poate executa o comanda din meniu, se pot configura valori in cadrul inregistrarilor si al formularelor, se pot afisa meniuri, se pot tipari rapoarte si realiza o multime de alte actiuni. De asemenea, se poate proiecta un formular astfel incat sa realizeze comenzi macro si proceduri VBA atunci cand apar anumite evenimente (de exemplu, se deschide un formular, se selecteaza un anumit control, se executa clic pe o optiune sau se schimba datele din formular);
• acceptarea intrarii - se pot proiecta formulare folosite pentru introducerea de noi date intr-o baza de date sau pentru furnizarea valorilor de date care permit automatizarea unei aplicatii;
• afisarea mesajelor - formularele pot oferi informatii referitoare la modul de utilizare a unei aplicatii sau despre actiunile viitoare. De asemenea, Microsoft Access furnizeaza o actiune macro MsgBox si o functie VBA MsgBox care folosesc la afisarea informatiilor, a mesajelor de avertizare sau de eroare;
• tiparirea informatiilor - desi pentru tiparirea informatiilor se folosesc in general rapoarte, acest lucru se poate realiza si cu ajutorul unui formular.

In esenta, formularele din Microsoft Access creeaza interfata utilizatorului cu tabelele. Ele permit realizarea unor obiective ce nu pot fi indeplinite prin lucrul in mod direct cu tabelele. Prin intermediul lor se opereaza direct asupra datelor fie dintr-un tabel, fie din mai multe tabele asociate, fiind create de cele mai multe ori pe baza unei interogari care include toate campurile necesare.

Formularele sunt compuse din obiecte de control, care sunt o co-lectie de elemente specifice de proiectare destinate fie afisarii datelor din tabele, fie afisarii informatiilor generale.

Crearea formularelor
Microsoft Access include un numar de noua programe Wizard prin intermediul carora se pot crea formulare in formate prestabilite, formulare tip grafic si formulare pivot.

Pentru a incepe creearea unui nou formular selectati optiunea Forms in fereastra bazei de date si apoi apasati butonul New.

Va aparea fereastra New Form:

Exista urmatoarele modalitati de realizarea a formularelor:

1. Design View permite crearea manuala a formularelor. Utilizatorului i se pune la dispozitie un tabel liber si caseta cu instrumente Toolbox;
2. Form Wizard genereaza un formular pe baza campurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogari;
3. AutoForm: Columnar creeaza un formular in care fiecare camp apare pe o linie separata avand in stanga numele, fiecare inregistrare reprezentand un nou tabel;
4. AutoForm: Tabular creeaza un formular in care numele cam-purilor apare o singura data in capatul de sus al formularului, iar inregistrarea datelor se face pe linie;
5. AutoForm: Datasheet creeaza un formular in care datele sunt afisate sub forma foilor de calcul tabelar;
6. AutoForm: PivotTable creeaza un formular in care sunt afisate date calculate - vezi punctul 9 pentru mai multe detalii;
7. AutoForm: PivotChart creeaza un formular in care sunt afisate sub forma grafica date calculate;
8. Chart Wizard creeaza un formular in care datele sunt afisate sub forma unui grafic;
9. Pivot Table Wizard creeaza un formular in care sunt afisate datele calculate; programul foloseste aplicatia Microsoft Excel pentru a crea tabelul pivot, in timp ce in Microsoft Access se creeaza formularul in care acesta va fi inclus. Sunt numite astfel pentru ca li se poate schimba in mod dinamic aranjarea astfel incat sa analizeze datele selectate in diverse moduri.

Daca variantele AutoForm genereaza tipul de formular selectat intr-un singur pas, celelalte programe necesita trecerea prin mai multe etape.

In esenta, formularele din Microsoft Access creeaza interfata utilizatorului cu tabelele si interogarile.

Crearea formularelor utilizand Design View consta in proiectarea manuala a formularelor, initial fiind puse la dispozitie un formular liber si caseta cu instrumente Toolbox.

In formularele Microsoft Access exista trei mari categorii de obiecte de control:

1. obiecte de control asociate sunt obiecte atasate unui camp din sursa de date a formularului, ele afisand si actualizand valorile datelor campului asociat din inregistrarea curenta. Toate obiectele de acest fel sunt insotite de etichete ce afiseaza titlul campului caruia ii sunt atasate;
2. obiecte de control neasociate sunt obiecte care afiseaza datele independente de sursa de date a formularului; ele pot sau nu sa fie insotite de etichete;
3. obiecte de control calculate sunt obiecte ce folosesc expresiile calculate, ca sursa de date.

Caseta Toolbox este utila pentru inserarea obiectelor de control in-tr-un formular. La fiecare inserare a unui obiect, se apeleaza un program Wizard care ajuta la proiectarea obiectelor de control mai complexe.

Principalele obiecte de control vizibile pe caseta Toolbox sunt:

• caseta de text Text Box creeaza o caseta ce afiseaza si permite editarea datelor de tip text;
• caseta de lista List Box creeaza o caseta ce cuprinde o lista derulanta de optiuni;
• caseta combinata Combo Box creeaza o caseta combinata formata dintr-o caseta de text editabila si o caseta de lista. Poate avea ca sursa chiar un alt tabel decat sursa de date;
• caseta de validare Check Box creeaza o caseta de validare care comuta intre starile on si off;
• buton comutator Toggle Button creeaza un buton cu doua stari on/off, corespunzatoare starilor yes (-1), respectiv no (0);
• buton de optiune Option Button creeaza un buton rotund cu un comportament identic cu cel al unui buton comutator;
• grup de optiune Option Group creeaza o caseta in care se pot plasa butoane comutatoare, de optiune sau casete de validare. In cadrul unui astfel de grup poate fi activ un singur obiect de control;
• buton de comanda Command Button creeaza un buton care la selectare comuta un eveniment ce executa o macroinstructiune sau o procedura VB;
• eticheta Label creeaza o caseta ce contine un text fix de descriere;
• submacheta Subform ataseaza unei machete o submacheta deja existenta.

Pentru crearea manuala a unui formular parcurgeti urmatorii pasi:

1. stabiliti sursele de date care pot fi unul sau mai multe tabele;
2. stabiliti tipului de formular dorit, in functie de forma de afisare;
3. alegeti obiectele de control necesare si configurati-le conform cu necesitatile de afisare si editare in cadrul formularului;
4. configurati zonelor de antet si de subsol atat la nivelul intregului raport cat si la nivelul fiecarei pagini;

Pentru exemplificare vom construi un formular care sa permita consultarea unei tabele Angajati si actualizarea continutului acesteia - adaugare, modificare si stergere inregistrari si vom urma pasii.

1. Selectam optiunea Design View si alegem tabela Angajati ca sursa de date pentru formular:

2. Dupa apasarea butonului OK, noul formular va fi deschis in Design View si alaturi de acesta se va afisa si o fereastra ce contine campurile tabelei Angajati.

3. Selectam toate campurile acesteia dupa care tragem cu mouse-ul aceste campuri in cadrul formularului.Daca nu dorim ca formularul sa afiseze toate campurile tabelei atunci putem selecta doar campurile dorite din lista care ne este pusa la dispozitie.
4. Comutam in modul Form View iar formularul ce va fi afisat ar trebui sa fie asemanator cu cel prezentat in figura urmatoare:

Formularul va afisa valorile ce se afla in campurile tabelei pentru inregistrarea curenta. Numarul acesteia ne este indicat in partea inferioara a ferestrei, alaturi de butoanele ce pot fi folosite pentru trecerea la o noua inregistrare. Butonul aflat in extrema dreapta poate fi utilizat pentru adaugarea unei noi inregistrari.

Valorile afisate in cadrul formularului pot fi modificate de catre utilizator iar aceste schimbari se vor salva automat in baza de date.

Zona din partea stanga a formularului este folosita pentru selectarea inregistrarii curente. Apasarea tastei Delete va avea ca efect stergerea respectivei inregistrari. Tot pentru stergerea inregistrarii curente se mai pot folosi optiunile Delete si Delete Record ale meniului Edit.

Utilizatorul poate reveni in Design View pentru a schimba proprietatile formularului si ale obiectelor afisate in cadrul acestuia. Text Box-urile pot fi redimensionate si repozitionate, textul ce apare in bara ferestrei poate fi schimbat, etc. Dupa efectuarea tuturor modificarilor si validarea rezultatelor folosind modul de vizualizare Form View, formularul ar trebui salvat astfel incat sa fie posibila utilizarea lui ulterioara.