Proiectarea unei baze de date relationale

Proiectarea unei baze de date relationale

O baza de date reprezinta o colectie de informatii care se refera la un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmarirea comenzilor catre clienti sau mentinerea unei colectii muzicale. Daca baza de date nu este memorata pe un calculator, sau doar anumite parti sunt, aveti posibilitatea urmaririi informatiilor dintr-o varietate de surse pe care va trebui sa le coordonati si organizati personal.

De exemplu, sa presupunem ca numerele de telefon ale furnizorilor sunt memorate in locuri diferite: intr-un dosar cu carti de credit continand numerele de telefon ale furnizorilor, in dosare cu informatii despre produs intr-un dulap cu dosare, si intr-o foaie de lucru continand informatii despre comenzi. Daca numarul de telefon al unui furnizor se modifica, va trebui sa efectuati actualizarea informatiei respective in toate cele trei locuri. Totusi, intr-o baza de date, informatia respectiva va trebui actualizata doar intr-un singur loc - numarul de telefon al furnizorului este actualizat automat oriunde va fi utilizat in baza de date.

Utilizand Microsoft Access, pot fi gestionate toate informatiile dintr-un singur fisier al bazei de date. In cadrul fisierului, pot fi utilizate:

• Tabele pentru memorarea datelor. 
• Interogari pentru gasirea si preluarea numai a datelor dorite.
• Formulare pentru vizualizarea, adaugarea, si actualizarea datelor in tabele. 
• Rapoarte pentru analiza sau listarea datelor intr-un anumit aspect.
• Pagini de acces la date pentru vizualizarea, actualizarea, sau analiza datelor bazei de date din Internet sau un intranet.

Tabele si relatii
Pentru memorarea datelor puteti creeai un tabel pentru fiecare tip de informatii pe care le urmariti. Pentru reunirea datelor din mai multe tabele intr-o interogare, un formular, raport, sau o pagina de acces la date, trebuie definite relatii intre tabele.

Interogari
Se creeaza o interogare pentru gasirea si preluarea doar a datelor care indeplinesc conditiile precizate, inclusiv datele din tabele multiple. O interogare poate totodata actualiza sau sterge inregistrari multiple in acelasi timp, si executa calcule predefinite sau particularizate asupra datelor.

Formulare
Se creeaza un formular pentru vizualizarea, introducerea, si modificarea usoara a datelor direct intr-un tabel. La deschiderea unui formular, Microsoft Access preia datele din unul sau mai multe tabele, si le afiseaza pe ecran cu asezarea in pagina selectata din Expertul Formular, sau cu asezarea in pagina creata de utilizator in vizualizare in mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastra care afiseaza proiectul urmatoarelor obiecte baza de date: tabele, interogari, formule, rapoarte, macrocomenzi si pagini de acces la date. in Vizualizare proiect se pot crea obiecte baza de date noi si modifica proiectul celor existente.).

Rapoarte
Se creeaza un raport pentru analiza datelor sau prezentarea acestora intr-un anumit mod la imprimare. De exemplu, aveti posibilitatea imprimarii unui raport ce grupeaza date si calculeaza totaluri, si altui raport cu date diferite formatate pentru imprimarea etichetelor de corespondenta.

Pagini de acces la date
Utilizati o pagina de acces la date pentru ca datele sa devina disponibile pe Internet sau pe un intranet pentru raportare interactiva, introducere de date, sau analiza de date. Microsoft Access preia datele din unul sau mai multe tabele si le afiseaza pe ecran cu asezarea in pagina creata de utilizator in propria vizualizare in mod proiectare, sau cu asezarea in pagina selectata in Expertul pagina.

Proiectarea corespunzatoare a bazei de date asigura o intretinere usoara a acesteia. Datele sunt memorate in tabele si fiecare tabel contine date doar despre un singur subiect, cum ar fi clienti. De aceea, la actualizarea unei anumite portiuni de date doar intr-un loc, cum ar fi o adresa, modificarea va apare automat in intreaga baza de date.

O baza de date bine proiectata contine de obicei diferite tipuri de interogari care prezinta informatiile necesare. O interogare poate prezenta un subset de date, cum ar fi toti clientii din Londra, sau combinatii de date din diferite tabele, cum ar fi informatii despre comenzi asociate cu informatii despre clienti.

Rezultatele dorite de la baza de date - formularele si paginile de acces la date pe care doriti sa le utilizati, si rapoartele pe care doriti sa le imprimati - nu furnizeaza in mod necesar solutii despre modul de structurare a tabelelor in baza de date, deoarece formularele, rapoartele, si paginile de acces la date sunt deseori bazate pe interogari in loc de tabele.

Inainte de utilizarea Microsoft Access pentru generarea efectiva a tabelelor, interogarilor, formularelor, si altor obiecte, este bine sa conturati si sa modificati forma intai pe hartie. Puteti de asemenea sa examinati bazele de date bine proiectate asemanatoare celei pe care o construiti, sau se poate deschide baza de date Northwind ca exemplu si apoi sa deschideti fereastra Relatii pentru examinarea formei acesteia.

Pentru proiectarea bazei de date respectati pasii urmatori:

1. Stabiliti scopul bazei de date. Primul pas in proiectarea unei baze de date consta in stabilirea scopului acesteia si modul de utilizare:
• Consultati persoanele care vor utiliza baza de date. Impreuna cu utilizatorii, edificati-va asupra intrebarilor la care doriti sa raspunda baza de date.
• Conturati rapoartele pe care doriti sa le produca baza de date.
• Adunati formularele utilizate in mod curent pentru inregistrarea datelor.

Dupa ce stabiliti scopul bazei de date, se poate intocmi o lista de cerinte de la baza de date. Apoi, se pot stabili faptele ce trebuie memorate in baza de date si carui subiect ii apartine fiecare. Aceste fapte corespund campurilor (coloanelor) din baza de date, iar subiectele carora le apartin corespund tabelelor.

2. Stabiliti campurile de care aveti nevoie in baza de date. Fiecare camp este un fapt despre un anumit subiect. De exemplu, va trebuie sa memorati urmatoarele fapte despre clienti: nume companie, adresa, oras, stat, si numar de telefon. Trebuie sa creati un camp separat pentru fiecare din aceste fapte. Atunci cand stabiliti ce campuri sunt necesare, retineti urmatoarele principii de proiectare:
• ncludeti toate informatiile ce vor fi necesare.
• Memorati informatiile in cele mai mici parti logice. De exemplu, numele angajatilor sunt deseori scindate in doua campuri, Prenume si Nume, astfel fiind usoara sortarea datelor dupa Nume.
• Nu creati campuri pentru date alcatuite din liste cu elemente multiple. De exemplu, intr-un tabel Furnizori, daca este creat un camp Produse care contine o lista a fiecarui produs primit de la furnizor separata prin virgula, va fi mai dificil sa gasiti doar furnizorii care furnizeaza un anumit produs.
• Nu includeti datele derivate sau calculate (date care sunt rezultatul unei expresii). De exemplu, daca aveti un camp PretUnitar si un camp Cantitate, nu creati un camp suplimentar care sa multiplice valorile in aceste doua campuri.
• Nu creati campuri care se aseamana intre ele. De exemplu, intr-un tabel Furnizori, daca veti crea campurile Produs1, Produs2, si Produs3, va fi mai dificil sa gasiti toti furnizorii care furnizeaza un anumit produs. De asemenea, va trebui sa modificati forma bazei de date daca un furnizor asigura mai mult de trei produse. Este necesar doar un camp pentru produse daca plasati campul respectiv in tabelul Produse in loc de tabelul Furnizori.
3. Stabiliti tabele necesare in baza de date. Fiecare tabel trebuie sa contina informatii despre un subiect. Lista de campuri va furniza solutii pentru tabelele necesare. De exemplu, daca aveti un camp DataAngajare, subiectul acestuia este un angajat, deci acesta apartine tabelului Angajati. Poate exista un tabel pentru Clienti, un tabel pentru Produse, si un tabel pentru Comenzi.
4. Stabiliti tabelul caruia ii apartine fiecare camp. Atunci cand stabiliti carui tabel ii apartine fiecare camp, retineti urmatoarele principii de proiectare:
• Adaugati campul doar unui singur tabel.
• Nu adaugati campul unui tabel daca va avea ca rezultat aceleasi informatii ce vor apare in inregistrari multiple in tabelul respectiv. Daca determinati ca un camp dintr-un tabel va contine multe informatii dublate, atunci campul respectiv se afla probabil in tabelul gresit.
  De exemplu, daca plasati campul ce contine adresa unui client in tabelul Comenzi, informatiile respective se vor repeta probabil in mai mult decat o inregistrare, deoarece clientul va plasa probabil mai mult decat o singura comanda. Totusi, daca plasati campul adresa in tabelul Clienti, aceasta va apare doar o data. In acest sens, un tabel intr-o baza de date Microsoft care sunt grupate pe baza unui anumit subiect sau scop.) este diferit de un tabel intr-o baza de date dintr-un fisier cum ar fi o foaie de calcul.
• Cand fiecare informatie este memorata o singura data, atunci ea va fi actualizata intr-un singur loc. Astfel este mai eficient, si se elimina de asemenea posibilitatea intrarilor dublate care contin informatii diferite.
5. Identificati campul sau campurile cu valori unice in fiecare inregistrare. Pentru ca Microsoft Access sa uneasca informatiile memorate in tabele separate - de exemplu, sa uneasca un client cu toate comenzile sale - fiecare tabel din baza de date trebuie sa includa un camp sau un set de campuri care sa identifice in mod unic fiecare inregistrare individuala din tabel. Un astfel de camp sau set de campuri este numit o cheie primara.
6. Stabiliti relatiile dintre tabele. Odata ce ati scindat informatiile in tabele si ati identificat campurile pentru cheia primara , trebuie ca Microsoft Access sa reuneasca informatiile corelate pentru a avea sens. Pentru aceasta, trebuie sa definiti relatii intre tabele. Poate fi utila vizualizarea relatiilor intr-o baza de date existenta bine proiectata, cum ar fi baza de date Northwind ca exemplu.
7. Imbunatatiti proiectul. Dupa ce ati proiectat tabelele, campurile, si relatiile (relatie: Asociatie care se stabileste intre campurile (coloanele) a doua tabele. Relatia poate fi unu la unu, unu la mai multi sau multi la mai multi.) necesare, este bine sa studiati proiectul si sa descoperiti eventualele defecte care mai pot apare. Este mai usor sa modificati forma bazei de date la acest moment decat dupa completarea tabelelor cu date.Utilizati Microsoft Access pentru a crea tabele, preciza relatii intre tabele, si introduce suficient de multe date in tabele astfel incat sa se poata testa proiectul. Pentru a testa relatiile din baza de date, observati daca se pot crea interogari pentru a obtine raspunsurile dorite. Creati schite aproximative pentru formulare si rapoarte si observati daca prezinta datele pe care le asteptati. Cautati datele dublate care nu sunt necesare si eliminati-le.
8. Introduceti date si creati alte obiecte ale bazei de date. Atunci cand sunteti multumit ca structurile tabelului respecta principiile de proiectare descrise, este momentul sa continuati si sa adaugati la tabele toate datele existente. Puteti crea apoi alte obiecte ale bazei de date - interogari  formulare, rapoarte, pagini de acces la date.
9. Utilizati instrumentele de analiza ale Microsoft Access. Microsoft Access contine doua instrumente care va pot ajuta sa imbunatatiti forma unei baze de date Microsoft:
• Analizatorul de tabel poate analiza forma unui tabel la un moment dat si, daca este corespunzator, poate propune noi structuri de tabel si relatii , si poate scinda un tabel in tabele corelate noi daca aceasta are inteles.
• Analizatorul de performanta poate analiza intreaga baza de date si efectua recomandari si sugestii pentru imbunatatirea acesteia. Expertul poate implementa de asemenea aceste recomandari si sugestii.