Rapoarte

Rapoarte

Produsul final al aplicatiilor de baze de date este un raport. In Microsoft Access, raportul este un tip de formular continuu, destinat in mod special tiparirii. Programul Microsoft Access combina datele din tabele, interogari si chiar formulare si genereaza un raport pe care-l tipareste. Exista sase tipuri de baza:

1. rapoartele cu o singura coloana afiseaza toate campurile unei inregistrari dintr-o tabela; este utilizat mai rar deoarece consuma multa hartie;
2. rapoartele dispuse pe randuri furnizeaza cate o coloana pentru fiecare camp al unei tabele sau interogari si tiparesc valoarea fiecarui camp al inregistrarii pe randuri plasate sub capul de coloana. Daca exista mai multe coloane si nu incap pe o pagina, se tiparesc mai multe pagini suplimentare, in ordine pana la epuizarea numarului de coloane; apoi, se tipareste urmatorul grup de inregistrari;
3. rapoartele multicoloana se obtin din rapoartele cu o singura coloana, prin divizarea paginii in mai multe coloane asemanator tiparirii ziarelor; formatul tabelelor multicoloana asigura un consum mai mic de hartie;
4. rapoartele cu grupare/totalizare sunt similare rapoartelor create de alte aplicatii de gestiune a bazelor de date. Ele insumeaza datele pe grupuri de inregistrari si adauga apoi totaluri generale la sfarsitul raportului.
5. etichetele pentru corespondenta constituie un tip deosebit de raport multicoloana, proiectat pentru a tipari in mod grupat nume si adrese sau alte informatii provenite din mai multe campuri. Fiecare grup de campuri constituie o celula intr-o retea;
6. rapoartele neasociate contin subrapoarte care au la baza surse de date nelegate, cum ar fi tabele sau interogari.

Primele patru tipuri de rapoarte utilizeaza ca sursa de date o tabela sau o interogare, la fel ca formularele. Ele se numesc rapoarte asociate sursei de date. Raportul principal al unui raport neasociat nu este legat la o tabela sau interogare. Insa subrapoartele continute intr-un raport neasociat trebuie sa fie asociate unei surse de date.

Spre deosebire de raport, formularul permite:

• accesul la o inregistrare;
• adaugarea de inregistrari la sfarsitul tabelei;
• cautarea directa a inregistrarilor;
• editarea datelor.

Formularul se bazeaza pe un set dinamic de date.

Raportul parcurge secvential inregistrarile pentru tiparirea datelor cu o frecventa mare, permitand:

• totaluri, subtotaluri si rezumate;
• gruparea datelor pe un numar de pana la 10 niveluri diferite si subrapoarte imbricate pe maxim trei niveluri;
• folosirea unui instantaneu al datelor;
• proiectarea unui raport care sa foloseasca rezultatele unei inte-rogari si nu datele dintr-o tabela.

Raportul nu permite editarea si modificarea datelor. Rapoartele pot fi stocate pe disc pentru a fi tiparite ulterior.

Orice raport este structurat pe urmatoarele sectiuni:

• Report Header - zona rezervata inceputului de raport;
• Page Header - zona rezervata inceputului de pagina;
• Detail - zona rezervata pentru descrierea randului de detaliu din cadrul raportului;
• Page Footer - zona rezervata pentru sfarsitul de pagina;
• Report Footer - zona rezervata sfarsitului de raport.

Raportul constituie cea mai buna modalitate de a tipari o copie a informatiilor extrase dintr-o baza de date. Rapoartele au doua avantaje principale fata de alte metode de tiparire a datelor:

1. pot compara, rezuma si subtotaliza seturi complexe de date;
2. pot fi create sa realizeze chitante atractive, comenzi de cum-parare, etichete pentru corespondenta, materiale de prezentare etc., pentru o conducere eficienta a afacerilor.

Rapoartele sunt proiectate sa grupeze datele, sa prezinte fiecare grup separat si sa faca calcule:

• se pot defini pana la 10 criterii de grupare pentru a separa ni-velurile detaliilor;
• se pot defini anteturi si subsoluri separate pentru fiecare grup;
• se pot realiza calcule complexe nu numai in cadrul grupului sau al unui set de inregistrari ci si pentru mai multe grupuri;
• suplimentar fata de anteturile si subsolurile paginilor, se poate defini un antet si un subsol pentru tot raportul;
• se pot incapsula imagini sau grafice in orice sectiune a unui raport;
• se pot incapsula subrapoarte sau subformulare in cadrul sec-tiunilor raportului.