Listarea documentelor Excel

Listarea documentelor Excel

Vizualizarea foii de calcul

Pentru a sti dinainte cum arata paginile noastre daca ar fi scoase la imprimanta avem posibilitatea vizualizarii lor cu ajutorul comenzii Print Preview din meniul File, sau prin apasarea butonului Print Preview

In urma activarii acestei comenzi se va deschide o fereastra in care avem prezentat continutul unei pagini. Prin folosirea barelor de derulare sunt vizibile, pe rand, si celelalte pagini, iar in partea de sus apare urmatorul meniu:

Butoanele Next si Previous pot fi folosite pentru a realiza trecerea de la o pagina la alta.

Butonul Zoom se foloseste pentru a mari sau micsora o anumita portiune din pagina curenta.

Butonul Print. se foloseste pentru transmiterea comenzii de listare la imprimanta.

Butonul Setup. se foloseste pentru a stabili caracteristicile paginilor.

Butonul Margins permite modificarea marginilor care raman neimprimate.

Butonul Page Break Preview determina impartirea foii de calcul in pagini, pe fiecare aparand scris numarul paginii.

In cazul in care foaia de calcul este deja impartita in pagini, in locul butonului Page Break Preview apare butonul Normal View, care determina revenirea la normal.

Butonul Close determina iesirea din vizualizarea paginilor si revenirea la foaia de calcul.

Stabilirea caracteristicilor hartiei

Pentru a stabili caracteristicile unei pagini se alege din meniul File comanda Page Setup.

Din fereastra Page Setup care se deschide, pentru stabilirea caracteristicilor hartiei se apasa eticheta Page din partea de sus a ferestrei si va trebui ca pe ecran sa apara in acest moment urmatoarea fereastra:

Sectiunea Orientation

Bifarea optiunii Portrait - determina afisarea si, implicit, imprimarea pe latimea foii.

Bifarea optiunii Landscape - determina afisarea si, implicit, imprimarea pe lungimea foii.

Sectiunea Scaling

Bifarea optiunii Adjust to: - determina redarea continutului foii de calcul la o scara de 100% implicit (sau cat % este specificat in casuta alaturata).

Bifarea optiunii Fit to: - determina restrangerea automata a dimensiunii caracterelor, pastrand proportiile, astfel incat ceea ce este scris in foaia de calcul sa incapa pe atatea pagini cate sunt specificate in casuta de dupa Fit to ca latime si pe atatea foi cate sunt specificate in casuta urmatoare ca lungime.

Ultima sectiune

In casuta Page size se specifica tipul de pagina pe care se va face imprimarea. Pentru aceasta apasati pe sageata din dreptul casutei respective si alegeti tipul dorit. In principal formatul A4.

In casuta Print quality se specifica fidelitatea de imprimare.

Stabilirea marginilor hartiei

Pentru a stabili marginile unei pagini se alege din meniul File comanda Page Setup., iar in fereastra Page Setup se apasa eticheta Margins din partea de sus a ferestrei.

Va trebui ca pe ecran sa apara in acest moment urmatoarea fereastra:

Margini

In casuta Top se specifica dimensiunea marginii de sus a paginii, care ramane nescrisa.

In casuta Bottom se specifica dimensiunea marginii de jos a paginii, care ramane nescrisa.

In casuta Left se specifica dimensiunea marginii din stanga paginii, care ramane nescrisa.

In casuta Right se specifica dimensiunea marginii din dreapta paginii, care ramane nescrisa.

Spatiu pentru antet, spatiu pentru nota de subsol

In casuta Header se specifica dimensiunea zonei alocate scrierii antetelor.

In casuta Footer se specifica dimensiunea zonei alocate scrierii notelor de subsol.

Centrarea datelor in pagina

Bifarea casutei Horizontally determina centrarea datelor pe orizontala.

Bifarea casutei Vertically determina centrarea datelor pe verticala.

Exemplu: Sa se construiasca urmatorul tabel, in care caracterele folosite pentru scrierea datelor din tabel sunt de 14, iar pentru titlu folositi caractere de 18.

Alegeti din meniul File comanda Page Setup. si apasati eticheta Page

In aceasta fereastra:

bifati optiunea Portrait din sectiunea Orientation, daca nu este deja bifata;

bifati optiunea Adjust to din sectiunea Scaling, daca aceasta nu este deja bifata;

alegeti in casuta Paper size formatul de pagina A4

apasati acum butonul Print Preview

Veti observa probabil, ca pe prima pagina nu este vizibila toata foaia de calcul, o parte din coloane trecand pe a doua pagina.

Pentru a face in asa fel incat sa incapa pe aceeasi pagina tot continutul foii de calcul, procedati astfel:

Apasati butonul Close;

Alegeti din meniul File comanda Page Setup. si apasati eticheta Page

In aceasta fereastra:

bifati optiunea Fit to din sectiunea Scaling, si in casutele alaturate selectati valoarea 1.

apasati acum butonul Print Preview

Tema

Deoarece tabelul nostru se intinde mai mult pe latime decat in lungime, modificati orientarea paginii de la formatul Portret la formatul Landscape

Apoi, din fereastra rezultata in urma apasarii etichetei Margins din fereastra Page Setup, stabiliti centrarea pe verticala a tabelului.

Daca doriti puteti modifica marginile pentru a vedea ce efecte au asupra paginii care se imprima.

Redenumiti foaia de calcul ua Iunie, in loc de Sheet1 si salvati registrul de calcul sub numele Salarii.xls

Observatie: pentru a observa modificarile facute apasati de fiecare data butonul Print Preview.

Stabilirea antetului si notei de subsol

Pentru a specifica antetul sau nota de subsol a paginilor unei foi de calcul se alege din meniul File comanda Page Setup., iar din fereastra Page Setup eticheta Header/Footer din partea de sus a ferestrei. Va trebui ca pe ecran sa apara in acest moment urmatoarea fereastra:

Pentru stabilirea antetului apasati butonul Custom Header.

Pentru stabilirea notei de subsol apasati butonul Custom Footer.

Dupa activarea unuia din aceste butoane pe ecran apare fereastra care permite stabilirea efectiva a informatiilor care vor aparea ca antet, respectiv ca nota de subsol.

Dupa cum putem observa, partea de sus, respectiv de jos, este impartita in trei: stanga, centru si dreapta.

In cele trei zone putem edita orice text dorim, atata timp cat nu depasesc un anumit numar de caractere rezervat acestui scop.

Pe langa texte, cu ajutorul butoanelor din partea de sus a ferestrei putem introduce urmatoarele informatii:

Numarul paginii curente - prin apasarea butonului 

se scrie in zona selectata [&Page];

Numarul total de pagini pe care se intinde foaia noastra de calcul - prin apasarea butonului se scrie in zona selectata [&Pages];

Data curenta (cunoscuta de calculator) - prin apasarea butonului se scrie in zona selectata [&Date];

Ora curenta (cunoscuta de calculator) - prin apasarea butonului se scrie in zona selectata [&Time];

Denumirea registrului de calcul - prin apasarea butonului  se scrie in zona selectata [&File];

Denumirea foii de calcul - prin apasarea butonului  se scrie in zona selectata [&Tab];

Pentru modificarea fontului selectati textul al carui font doriti sa-l modificati si apasati butonul  .

Exemplu: In exemplul considerat anterior, introduceti:

q     ca antet:

in partea stanga: textul "Scoala generala nr. 6"

in partea dreapta: denumirea registrului de calcul, textul  "luna" si apoi numele foii de calcul.

q     ca nota de subsol:

in partea stanga: textul "Pag. " si numarul paginii curente

in centru: data curenta

in partea dreapta: ora curenta

Rezolvare: Alegeti din meniul File comanda Page Setup, iar apoi apasati eticheta Header/Footer

q     Antetul:

Apasati butonul Custom Header.;

Efectuati un clic al mouse-ului in partea stanga si introduceti textul "Scoala generala nr. 6";

Efectuati un clic al mouse-ului in partea dreapta si apasati butonul introduceti textul " luna" si apasati apoi ;

Apasati acum butonul OK

q     Nota de subsol:

Apasati butonul Custom Footer.;

Efectuati un clic al mouse-ului in partea stanga si introduceti textul "Pag. " dupa care apasati butonul  ;

Efectuati un clic al mouse-ului in partea din centru si apasati butonul ;

Efectuati un clic al mouse-ului in partea din dreapta si apasati butonul ;

Apasati acum butonul OK

Dupa ce ati introdus aceste informatii apasati butonul Print Preview pentru a vede efectele produse.

Stabilirea modului in care se afiseaza informatiile

Din meniul File se alege comanda Page Setup, dupa care se apasa eticheta Sheet. In urma acestor operatiuni se va deschide urmatoarea fereastra:

Print Area - la fel ca si la selectarea datelor pentru formule, se selecteaza acum zona din foaia de calcul care se afiseaza, sau tipareste, in cazul in care nu doriti afisarea, respectiv tiparirea, intregii foi de calcul.

Rows to repeat at top - se specifica liniile care sa apara la inceputul fiecarei pagini. (de obicei capul de tabel)

Columns to repeat at left - se selecteaza coloanele care sa se repete in partea stanga a fiecarei pagini.

Gridlines - daca se bifeaza aceasta casuta se va afisa, respectiv tipari, si incadrarea celulelor pentru care nu s-a specificat bordura.

Black and white - determina reducerea culorilor la alb - negru.

Row and column headings - determina afisarea, respectiv tiparirea, indicatorilor de linie si coloana.

Comments - permite tiparirea comentariilor din foaia de calcul in functie de varianta aleasa:

Fara comentarii

La sfarsitul documentului, specificand adresele celulelor carora li s-au asociat comentarii si comentariile asociate

Asa cum este vizibil in foaia de calcul.

Down, then over si Over, then down specifica modul in care se face completarea unei pagini (de sus in jos sau de la stanga la dreapta).

Exemplu: Completati in exemplul anterior tabelul cu 30 angajati, iar apoi observati modul in care se comprima datele pe pagina.

Deoarece nu dorim sa apara un rand scris pe doua pagini bifam optiunea Fit to din Page Setup Page si specificam ca datele sa se comprime intr-o singura foaie.

Ceea ce am obtinut nu este tocmai ce am fi vrut, deoarece nu ne-ar deranja daca tabelul nostru ar aparea pe mai multe pagini, atata timp cat o linie incape ca lungime pe o pagina. Pentru acest lucru vom reveni in fereastra Page Setup Page, iar in a doua casuta corespunzatoare optiunii Fit to vom introduce numarul 20 (sau orice alt numar).

Observati din nou, folosind Print Preview, ce am obtinut. Observati apoi datele care se vor scrie pe a doua pagina.

Aici nu veti mai sti la ce se refera fiecare din coloane. Va trebui, deci sa facem in asa fel incat capul de tabel sa se pastreze si pe aceasta pagina.

Apasati butonul Close;

Alegeti din meniul File Page Setup. Sheet;

Apasati butonul cu sageata rosie din casuta Rows to repeat at top si selectati capul de tabel;

Reveniti la fereastra anterioara apasand butonul cu sageata rosie din bara in care s-au scris adresele celulelor selectate.

Observati efectul produs, folosind din nou butonul Print Preview