Elementele de baza ale lucrului cu programul Word

Elementele de baza ale lucrului cu programul Word

Acest curs, «Office nivel avansat » isi propune, pe parcursul a cele 10 lectii, sa va familiarizeze cu trei dintre programele pentru birou si sa va invete unele facilitati foarte utile ale acestora, care sunt mai greu de descoperit de catre un utilizator obisnuit.

Cursul este impartit in trei parti, primele 4 capitole vor fi alocate aplicatiei Word, urmatoarele 4 capitole explica aplicatia Excel si ultimele 2 capitole sunt destinate aplicatiei Access.

Aplicatia Microsoft Word este o aplicatie specializata pentru procesarea avansata a textului si imaginilor si creearea de documente - scrisori, cereri, referate, articole, carti - care, cu ajutorul unor imprimante pot fi tiparite pe diferite formate de hartie. Aplicatia face parte din pachetul Microsoft Office care mai cuprinde programe ca Excel - pentru calcul tabelar, Access - pentru gestionare de baze de date, Power Point - pentru realizarea de prezentari electronice, Outlook - pentru organizarea corespondentei e-mail.

In continuare va voi prezenta succint meniul si instrumentele de baza oferite de programul Microsoft Word.

Dupa lansarea in executie a aplicatiei va aparea o fereastra cu un document nou creeat avand elementele din imaginea de mai jos(Fig 1).

In Bara de titlu se afla numele documentului, numele aplicatiei si cele trei butoane pentru minimizarea ferestrei, maximizarea ei si inchiderea aplicatiei.

Bara de meniuri contine meniurile :

File (Fisier) - cu principalele operatii care se fac asupra unui document Word ;

Edit (Editare) - care contine comenzile pentru operatiile de baza in procesarea textului;

View (Vizualizare) - contine optiuni pentru vizualizarea documentului, a barelor de instrumente si a panoului de activitati ;

Insert (Inserare) - contine comenzi pentru inserare de imagini, obiecte, numere de pagina, marcaje in document, hiperlegaturi, simboluri, etc ;

Format(Formatare) - contine comenzile pentru formatarea textului si a paragrafelor ;

Tools (Instrumente) - ofera instrumente pentru procesarea avansata a documentelor ;

Table (Tabel) - este folosit pentru lucrul cu tabele ;

Window (Fereastra) - ofera optiuni de afisare a documentelor deschise in cadrul ferestrei Word ;

Help (Ajutor) - ofera optiuni de asistenta a utilizatorului si un Help foarte bine pus la punct.

 

Fig. 1. Fereastra aplicatiei Word

Bara de instrumente standard contine cele mai utilizate comenzi pentru operarea cu documente Word sub forma de butoane, comenzi care vor fi explicate in lectia urmatoare.

Bara de instrumente pentru formatare contine butoane pentru formatarea textului si a paragrafelor ce vor fi explicate in lectia a treia a acestui capitol.

Bara de desenare contine butoane pentru inserarea formatarea de obiecte grafice predefinite de programul Word.

Bara de stare afiseaza informatii despre documentul curent, si anume : pagina pe care ne aflam, sectiunea, a cata pagina din numarul total de pagini, pe ce linie si ce coloana se afla cursorul si limba in care scriem.

Barele de derulare verticala si orizontala ne ajuta sa navigam in cadrul documentului curent.

Operatii de baza in prelucrarea textului

Introducerea textului intr-un document Word se realizeaza prin scrierea de la tastatura. Pe ecranul monitorului vor aparea, de fapt, doi indicatori : cursorul de tastare care indica locul in care va fi introdus textul si sageata mouse-ului care permite folosirea comenzilor meniului si a butoanelor.

Inainte de a incepe editarea unui document trebuie sa tinem seama ca exista anumiti parametri predefiniti ai acestuia (margini, formatarile textului, etc.) pe care trebuie sa ii modificam in functie de structura documentului ce va fi creeat. Putem modifica si salva acesti parametri ca parametri imipliciti.

Textul poate fi introdus intr-un fisier existent sau intr-un fisier nou.
Pentru a creea un nou fisier folosim meniul File(Fisier), optiunea New(Nou) sau butonul  din bara de instrumente standard si se va deschide un fisier gol, cu setarile implicite.
Pentru a deschide un document deja existent folosim meniul File(Fisier), optiunea Open (Deschidere) sau butonul  si se va deschide o fereastra in care avem posibilitatea de a naviga pe partitiile calculatorului pentru a cauta fisierul dorit.

Fig 2. Deschiderea unui document Word

Dupa ce am scris text intr-un fisier il putem salva folosind meniul File (Fisier), optiunea Save (Salvare) sau butonul  si va aparea o fereastra in care avem posibilitatea de a da un nume fisierului creeat si de a alege locul in care dorim sa salvam. Daca nu scriem un nume pentru fisier acesta va fi salvat cu un nume implicit format din titlul documentului sau primele cuvinte care apar in document.

Fig. 3. Salvarea unui document.

Optiunea Save As (Salvare ca) din meniul File (Fisier) ne permite salvarea unui document deja salvat pe disc sub un nou nume si cu alte formatari. Deci este utila in cazul in care am modificat un document din calculator si dorim sa pastram si vechiul document si sa il salvam si pe cel nou.

Meniul File ne mai ofera si o lista a documentelor recent utilizate pentru a fi gasite mai usor, la o configuratie standard se afiseaza numele ultimelor patru documente utilizate.

Fig 4. Meniul File.

Cand lucram cu un editor, cel mai important lucru este sa stim  sa ne deplasam cat mai usor prin text, schimband pozitia cursorului.

Pentru aceasta se foloseste grupul de taste directionale (asa numitele "taste sageti"), care determina modificarea pozitiei cursorului. Tastele-sageti deplaseaza cursorul cu o pozitie, astfel :

• Sagetile spre stanga si spre dreapta - deplaseaza cursorul spre stanga, respectiv dreapta cu o pozitie. La sageata spre stanga in cazul in care cursorul se afla la inceputul randului, el se va muta la sfarsitul randului anterior, iar la sageata spre dreapta in cazul in care cursorul se afla la sfarsitul randului, el se va muta la inceputul randului urmator.
• Sagetile in jos si in sus - deplaseaza cursorul cu un rand mai jos, respectiv cu un rand mai sus. Daca fisierul e mai mare decat ecranul si cursorul se afla pe ultimul rand vizibil si apasam sageata in jos textul se va deplasa in sus cu o linie si primul rand va disparea de pe ecran iar daca fisierul e mai mare decat ecranul si cursorul se afla pe primul rand vizibil si apasam sageata in sus textul se va deplasa in jos cu o linie si ultimul rand va disparea de pe ecran.

In afara de tastele necesare pentru deplasarea rapida prin text, putem folosi si urmatoarele combinatii de taste:

• Home - deplaseaza cursolrul la inceputul randului ;
• End - deplaseaza cursorul la sfarsitul randului ;
• Ctrl+Home - deplaseaza cursorul la inceputul textului;
• Ctrl+End - deplaseaza cursorul la sfarsitul textului;
• Go to sau Ctrl+G - permite deplasarea directa la o anumita pagina sau la alte zone predefinite ale documentului;
• Enter - permite trecerea la un nou paragraf;
• Ctrl+Enter - permite trecerea la o noua pagina.

Deplasarea prin text se poate face, de asemenea, si cu ajutorul mouse-ului, prin plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei/paginii, si executarea unui clic pe butonul stang, pentru stabilirea locului exact pe paragraf/rand sau in interiorul unui cuvant.

Inafara de crearea si salvarea unui document Word mai exista cateva operatii de baza in cadrul editorului. Pentru acestea exista atat butoanele din bara de instrumente standard, cat si comenzile corespunzatoare din meniu.

Fig. 5. Bara de instrumente standard.

Butonul - Cut (Decupare) taie o zona selectata a textului si o transfera in Clipboard, de unde poate fi lipita in alta zona a documentului folosind comanda Paste. Comanda se afla in meniul Edit (Editare) si poate fi folosita si cu combinatia de taste Ctrl+X.
Butonul - Copy (Copiere) transfera o zona selectata a textului in Clipboard dar fara a o taia din text. Comanda se afla in meniul Edit (Editare) si are combinatia de taste Ctrl+C
Butonul - Paste (Lipire) transfera textul memorat in Clipboard in document in locul unde se afla cursorul. Comanda se afla in meniul Edit (Editare) si are combinatia de taste Ctrl+V
Butonul  - Format Painter (Descriptor de formate) copie formatul unui text selectat si il aplica altui text. Pentru a realiza acest lucru se selecteaza textul al carui format vrem sa il copiem, apoi se apasa butonul Format Painter (sageata mouse-ului va lua forma unei pensule), iar apoi se selecteaza textul al carui format dorim sa il schimbam.
Butoanele  - Undo Typing (Anulare Tastare) si Redo Typing (Refacere tastare) anuleaza operatia efectuata anterior, respectiv reface operatia efectuata anterior. Butonul Redo Typing va fi activ doar atunci cand a fost foloit cel putin odata butonul Undo Typing. Comenzile se gasesc in meniul Edit si au combinatiile de taste Ctrl+z, respectiv Ctrl+Y
Butoanele  - Tables and Borders (Tabele si borduri)  afiseaza bara de instrumente pentru tabele si borduri. Comanda se afla in meniul View (Vizualizare) - Toolbars (Bare de instrumente) - Tables and borders. Insert table (Inserare tabel)  - insereaza un tabel in document. Comanda se afla in meniul Table (Tabel) - Insert (Inserare) - Table (Tabel). Insert Microsoft Excel Worksheet (Inserare foaie de lucru Microsoft Excel) - insereaza o foaie de lucru specifica aplicatiei Excel. Comanda se afla in meniul Insert (Inserare) - Object (Obiect) si din lista se selecteaza Microsoft Excel Worksheet (Foaie de lucru Microsoft Excel).
Butonul - Columns (Coloane) structureaza documentul sau o parte selectata a acestuia in coloane. Comanda se afla in meniul Format (Formatare) - Columns (Coloane).
Butonul - Drawing (Desenare) Afiseaza sau ascunde bara de desenare. Operatia mai poate fi executata din meniul View (Vizualizare) - Toolbars (Bare de instrumente) - Drawing (Desenare).
Butonul - Document map (Plan document) deschide in partea stanga a ecranului o fereastra care arata structura documentului.
Butonul -  Show - Hide (Afisare/Ascundere) afiseaza/ascunde delimitarile dintre cuvinte si paragrafe.
Butonul - Zoom (Panoramare)  reduce sau mareste modul de afisare al documentului.

Daca dorim sa adaugam si alte comenzi pe bara de instrumente standard, se executa clic dreapta pe bara sau in meniul View - Toolbars si apare urmatoarea fereastra (Fig. 6).
                  

Fig 6. Fereastra cu barele de instrumente.

Daca dam clic pe Customize (Particularizare) apare o fereastra cu trei submeniuri (bare de instrumente, comenzi si optiuni) din care ne putem alege comenzile dorite. In sectiunea comenzi va apare in stanga meniul din care fac parte comenzile, iar in dreapta lista de comenzi. Putem alege orice comanda pentru a o adauga la bara de butoane standard.

Fig 7. Fereastra Particularizare bara de instrumente.