Creeaza.com - informatii profesionale despre


Evidentiem nevoile sociale din educatie - Referate profesionale unice
Acasa » referate » informatica » word
Gestionarea documentelor Word

Gestionarea documentelor Word




Gestionarea documentelor Word

Generalitati despre Word

Word face parte din pachetul de programe Microsoft Office, care contine urmatoarele produse: Microsoft Word (pentru editare de documente), Microsoft Excel (pentru editare de foi de calcul), Microsoft PowerPoint (pentru creare de diapozitive pentru proiector si prezentari multimedia), Microsoft Outlook (pentru folosirea urmatoarelor instrumente electronice: posta electronica, calendar de activitati, agenda de lucru, agenda de adrese, caiet de notite s. a. ), Microsoft Access (pentru prelucrarea bazelor de date relationale).



Pentru a putea lansa Word exista mai multe metode:

Daca acesta este instalat ca parte a pachetului Microsoft Office, se poate folosi bara de comenzi rapide Office, executand clic pe pictograma care reprezinta un W

In caz contrar, cel mai simplu este sa se lanseze Microsoft Word din meniul Programs, care apare atunci cand se executa clic pe butonul Start;

De asemenea, daca se executa dublu clic pe orice fisier avand extensia .doc, aflat in meniul Documents al butonului Start, actiunea va avea ca efect lansarea lui Word, urmata de deschiderea documentului respectiv.

Word este unul din cele mai puternice procesoare de text. Cu ajutorul lui se poate crea un nou document - cum ar fi o scrisoare, o nota sau un raport - sau se poate modifica un document existent. Se poate utiliza Word pentru a introduce text, pentru a edita un text existent, precum si pentru a formata textul in vederea punerii lui in evidenta, a sublinierii anumitor idei si a aranjarii cat mai profesionale a textului in pagina. Se pot, de asemenea, insera imagini grafice, tabele si diagrame.

Word asociaza documentului o fereastra-document care este prezenta pe ecran tot timpul cat se lucreaza cu documentul respectiv si inregistreaza documentul intr-un format propriu.

Crearea unui document nou

  • La inceputul sesiunii de lucru, dupa lansarea in executie a lui Word si incarcarea lui in memoria interna, este afisata imediat o fereastra-document goala, cu numele "Document1", care se poate folosi pentru documentul pe care doriti sa-l creati.
  • Daca nu sunteti la inceputul sesiunii de lucru, alegeti meniul File, urmat de New.apoi actionati tab-ul General si executati dublu clic pe Blank Document.

Introducerea unui text intr-un document

  • In mod inserare (insert) - textul este inserat in locul in care este pozitionat cursorul de editare, iar textul care se afla dupa cursor este decalat spre dreapta si in jos, caracter cu caracter, pe masura ce se introduce noul text.
  • In mod suprascriere (overtype) - textul introdus inlocuieste caracter cu caracter textul care se afla imediat dupa cursorul de editare.

Pentru a trece dintr-un mod de lucru in altul se alege una din urmatoarele metode:

  • In meniul Tools (instrumente) se executa clic pe Options.si in fereastra de dialog Options se executa clic pe tab-ul Edit din partea superioara; apare fereastra Editing Options (optiuni de editare). Pentru a trece in modul de suprascriere, se activeaza caseta de validare Overtype Mode (mod suprascriere), iar pentru a trece in modul de inserare, se dezactiveaza aceasta caseta. Se incheie dialogul cu OK.
  • Se executa dublu clic pe pozitia rezervata modului de lucru (OVR) din bara de stare a aplicatiei Word, aflata la baza ferestrei aplicatiei Word.
  • Se apasa tasta Insert, care actioneaza ca un comutator. Atentie, daca in meniul Tools se executa clic pe Options. si apoi pe tab-ul Edit, rolul acestei taste poate fi schimbat prin activarea casetei de validare Use the INS key for paste (se foloseste tasta Insert pentru a insera continutul memoriei Clipboard in document).

Trecerea automata de la o linie la alta

Word introduce in fiecare linie atatea cuvinte cate incap, apoi trece automat la linia urmatoare. De asemenea, daca se sterge o bucata de text din linia curenta, textul care se afla la dreapta si in jos se decaleaza spre stanga si in sus, pentru a ocupa spatiul gol. Aceasta proprietate a unui document Word, prin care cuvintele ocupa intreg spatiul unei linii si trec automat pe linia urmatoare, se numeste in engleza Word Wrap.

Tasta Enter se foloseste numai atunci cand se incepe un paragraf nou sau cand se doreste includerea de linii goale.

Pentru trecerea pe o linie noua in interiorul unui paragraf se foloseste combinatia de taste SHIFT+ENTER.

Salvarea unui document

La introducerea unui text intr-un document, textul este inregistrat in memoria interna a calculatorului (care se mai numeste si memorie de lucru). Aceasta memorie este volatila (la inchiderea calculatorului informatiile inregistrate in ea dispar). Pentru a evita pierderea textului introdus, trebuie salvat documentul in memoria externa. La calculatoarele actuale se poate folosi in mod obisnuit unul din urmatoarele tipuri de discuri ca suport de memorie externa: hard disk‑ul, discheta.

Pentru a salva un document in versiunea curenta de Word sunt posibile urmatoarele metode:

  • In meniul File (fisier) se executa clic pe Save (salveaza) - pentru salvarea periodica a unui fisier existent, fara schimbarea numelui si in folderul curent;
  • In meniul File se executa clic pe Save as.(salveaza ca.) - pentru salvarea documentului cu un nume nou sau in alt folder; daca se doreste crearea unui folder nou, se actioneaza butonul Create New Folder (creeaza dosar nou) aflat in partea superioara a ferestrei de dialog.
  • Se executa clic pe butonul (Save) din bara cu instrumente Standard (echivalent cu prima comanda).

Pentru a salva un document Word in alte versiuni de Word, anterioare celei curente:



  • In meniul File se executa clic pe Save As, apoi, din lista derulanta Save as type (salveaza cu tipul), se alege varianta dorita; documentul este convertit in formatul suportat de versiunea mai veche de Word aleasa, insa nu toate facilitatile curente sunt suportate in versiunile anterioare.

Optiuni de salvare :

  • Always create backup copy (intotdeauna se creeaza copie de rezerva) - se creaza o copie de siguranta cu numele Backup of nume fisier.wbk, care contine versiunea anterioara a documentului
  • Allow fast saves (permite salvare rapida)- sunt salvate numai modificarile efectuate dupa ultima operatie de salvare; daca ati selectat optiunea Always create backup copy, nu se poate folosi facilitatea de salvare rapida, deoarece copiile de siguranta pot fi efectuate numai in cazul unor salvari integrale.
  • Prompt for document properties (se cer proprietatile documentului) - la executarea salvarii, se solicita introducerea unor informatii suplimentare despre document (titlu, subiect, autor, cuvinte cheie, comentarii).
  • Allow background saves (salvare in fundal) - permite continuarea lucrului in Word in timp ce se face salvarea documentului in proces secundar .
  • Save AutoRecover info every (salvare informatii pentru recuperare la fiecare minute) - documentul este salvat periodic, la intervalul de timp specificat in caseta de text minutes; in acest fel documentul poate fi recuperat in cazul intreruperii tensiunii de alimentare sau a blocarii sistemului. La prima lansare a lui Word, toate fisierele care erau deschise inainte de incident vor fi redeschise automat in cate o fereastra care va purta numele documentului urmat de cuvantul (Recovered). Aceasta optiune nu inlocuieste salvarea manuala a documentului, care trebuie facuta ori de cate ori este cazul.
  • in chenarul File-sharing Options for Nume-document sunt prezente urmatoarele elemente prin care se poate proteja un document:

password to open (parola la deschidere) - documentul nu poate fi deschis fara cunoasterea acestei parole

password to modify (parola la modificare) - documentul poate fi deschis fara cunoasterea acestei parole, dar, daca se fac modificari in el si se doreste ca ele sa fie pastrate, Word-ul impune salvarea lui cu alt nume; daca insa parola este cunoscuta, documentul poate fi modificat si salvat.

read-only recommended (recomandat numai in citire) la deschiderea documentului apare un mesaj de atentionare ca documentul se va deschide numai pentru citire daca se face clic pe butonul de comanda Yes; daca se face clic pe butonul de comanda No, documentul poate fi deschis pentru modificare.

Deschiderea unui document prezent in memoria externa

Pentru a deschide un fisier din Word se efectueaza operatiile:

In meniul File se executa clic pe Open, care deschide fereastra de dialog Open;

Din lista derulanta Look in se alege unitatea de disc si/sau folderul in care se afla documentul. Se poate alege una din urmatoarele unitati:

discul fix (hard disk)

discheta (floppy disk)

CD-ROM (disc compact), folosit numai pentru citire (Read Only Memory)

un folder partajat de pe o unitate de memorie externa aflata pe un calculator din reteaua locala

Daca fisierul nu apare in lista din fereastra, se alege optiunea All Files (toate fisierele) din lista derulanta Files of type (fisiere de tipul), pentru a se afisa toate fisierele existente in folderul respectiv.

In momentul in care fisierul este localizat, se deschide cu mouse-ul prin dublu clic sau se selecteaza si apoi se executa clic pe butonul Open (deschide).

Pentru a schimba folderul prestabilit, care apre in lista Look in din fereastra Open, se parcurg urmatoarele etape:

1. In meniul Tools se executa clic pe Options.

2. In fereastra Options se executa clic pe eticheta File Location (locatie fisiere).

3. In lista Files Types (tipul fisierelor) se selecteaza Documents.

4. Se executa clic pe butonul Modify (modificare) pentru a afisa caseta de dialog Modify Location (modificare locasie).

5. Se selecteaza din caseta cu lista folderul care va deveni folder prestabilit (implicit).



6. Se executa clic pe OK pentru a inchide fereastra de dialog Modify Location si apoi OK pentru a inchide fereastra Options.

Pentru a redeschide un fisier deschis recent:

1. In meniul File se executa clic pe numele documentului de la baza meniului sau se tasteaza numarul care-i corespunde.

2. Numarul documentelor care apar in lista de la baza meniului File poate fi stabilit parcurgand etapele:

a)     In meniul Tools, se executa clic pe Options.

b)     In fereastra Options se executa clic pe tab-ul General.

c)      Se selecteaza caseta de validare Recently used file list (lita fisierelor deschise recent) si apoi se alege numarul dorit in caseta de text entries (de la 1 la 9).

Pentru a deschide o a doua copie a fisierului curent aflat in fereastra activa, din meniul Windows se alege New Window.

Observatii:

Cand sunt deschise mai multe documente, se poate trece rapid de la unul la altul cu ajutorul meniului Window, care are in partea de jos lista documentelor deschise. Din aceasta lista se poate selecta fisierul dorit executand clic pe numele lui.

Inchiderea unui document

Sunt posibile urmatoarele metode:

a)     Se executa clic cu mouse-ul pe pictograma aflata in stanga meniului File (daca fereastra document este maximizata), sau in stanga barei de titlu a ferestrei document (daca aceasta este restaurata); aceasta actiune desfasoara un meniu din care se selecteaza Close.

b)     Se executa clic cu mouse-ul pe butonul x din coltul din dreapta sus al ferestrei document.

c)     In meniul File se executa clic pe Close.

daca documentul nu a mai fost modificat dupa ultima operatie de salvare, el este inchis imediat;

daca s-au efectuat modificari dupa ultima operatie de salvare, apare o fereastra de dialog in care se pune intrebarea "Do you want to save changes made to fisier?" (Doriti sa salvati documentul modificat?); se poate raspunde executand clic pe unul din butoanele:

Cancel - fereastra de dialog dispare, iar documentul ramane deschis pentru lucru

No - fereastra de dialog este inchisa imediat, fara a se executa salvarea documentului

Yes - fereastra de dialog este inchisa, Word salveaza documentul si apoi inchide si fereastra document.

Observatie

Nu trebuie deschise mai multe documente cu care nu se lucreaza, deoarece acestea ocupa inutil memoria interna. Cu ajutorul meniului Window, se pot vedea documentele deschise la un moment dat, pentru a se inchide cele cu care nu se lucreaza, printr-una din metodele aratate mai sus.

Deplasarea cursorului de editare pe un document Word

  • cu ajutorul tastelor de directie a, care deplaseaza cursorul peste un caracter la stanga sau la dreapta, sau cu o linie in sus sau in jos; acestea nu pot fi folosite intr-un document gol, sau dincolo de marginile documentului; incercarea de deplasare dincolo de marginea stanga a unei linii din document cu tasta , sau dincolo de marginea dreapta a unei linii din document cu tasta , duce la mutarea cursorului in sus, la sfarsitul liniei precedente, sau in jos, la inceputul liniei urmatoare;
  • cu tastele Ctrl+ (un cuvant la dreapta) sau Ctrl+ (un cuvant la stanga);
  • cu tastele PgUp (in sus cu un ecran), PgDn (in jos cu un ecran);
  • cu tastele Ctrl+PgUp (la inceputul paginii anterioare fata de cea afisata in fereastra), Ctrl+PgDn (la inceputul paginii urmatoare fata de cea afisata in fereastra);
  • cu tasta Home (la inceputul liniei curente), End (la sfarsitul liniei curente);
  • cu tastele Ctrl+Home (la inceputul documentului), Ctrl+End (la sfarsitul documentului);
  • cu ajutorul barelor de deplasare verticala si orizontala (documentul este parcurs fara modificarea pozitiei cursorului; pentru a ramane in portiunea vizibila, se transfera cursorul prin clic de mouse in ecranul curent);
  • cu clic de mouse pe meniul Edit (editare) apoi pe Go To salt la), care duce la aparitia ferestrei Find and Replace (gaseste si inlocuieste) in care este deja selectat tab-ul Go To; din lista Go To What se poate alege:
    • Page - pentru deplasarea la pagina cu numarul care se introduce in campul Enter page number (introduceti numarul paginii).
    • Section - pentru deplasarea la sectiunea al carei numar se introduce in campul Enter section number (introduceti numarul sectiunii).
    • Line - pentru deplasarea la randul din document al carei numar se introduce in campul Enter line number (introduceti numarul randului).
    • Bookmark - pentru deplasarea la un anumit semn de carte prezent in document; se introduce numele semnului de carte in caseta de text Enter bookmark name (introduceti numele semnului de carte) sau se alege din lista asociata.
    • Comment - pentru deplasarea la un anumit comentariu; se introduce numele autorului la ale carui comentarii dorim sa ajungem.
    • Footnote sau Endnote - deplasarea la o anumita nota de subsol sau la o nota finala; se introduce numarul notei de subsol in caseta de text Enter footnote number sau se introduce numarul notei final in caseta de text Enter endnote number.
    • Field - deplasarea la un anumit camp prezent in document; se introduce numele campului sau se alege din lista asociata casetei de text Enter field name (introduceti numele campului).
    • Table - pentru deplasarea la un anumit tabel din document; se introduce numarul tabelului in caseta de text Enter table number (introduceti numarul tabelului).
    • Graphic - pentru deplasarea la un anumit grafic din document; se introduce numarul graficului in caseta de text Enter graphic number (introduceti numarul elementului grafic).
    • Equation - pentru deplasarea la o anumita ecuatie din document; se introduce numarul ecuatiei in caseta de text Enter equation number (introduceti numarul ecuatiei).
    • Object - pentru deplasarea la un anumit obiect din document; se introduce numele obiectului sau se alege din lista asociata casetei de text Enter object name (introduceti numele obiectului).
    • Heading - deplasarea la un anumit paragraf din document formatat cu stilul Heading; se introduce numarul de ordine al paragrafului in caseta de text Enter heading number.

Daca destinatia este desemnata printr-o valoare numerica (pagina, sectiune, line, tabel, grafic, ecuatie) se poate indica valoarea absoluta, sau valoarea relativa la pozitia curenta, printr-un numar cu semn, in felul urmator:



"+n" - peste n elemente la dreapta si in jos

"-n" - peste n elemente la stanga si in sus

Butoanele Next (urmatorul) si Previous (precedentul) se folosesc pentru a parcurge in ordine secventiala, inainte si inapoi, elementele de tipul ales in lista Go To What.

Dupa precizarea destinatiei se actioneaza butonul Go to si cursorul de editare se deplaseaza imediat la destinatia ceruta, care devine vizibila in fereastra curenta.

Se inchide fereastra de dialog prin clic pe butonul Close.

  • deplasarea cu ajutorul butoanelor Browse (rasfoire)

Word ofera un set de butoane care ajuta la deplasarea prin documentul curent. Aceste butoane se gasesc in partea inferioara a barei de deplasare verticala. Pentru a folosi aceste butoane, se parcurg urmatorii pasi:

Se da clic pe butonul Select Browse Object (mica sfera din mijloc) pentru a afisa un tabel care contine mici pictograme asociate obiectelor pe care dorim sa ne deplasam.

Se executa clic pe pictograma care reprezinta tipul obiectului dorit.

Se actioneaza unul din cele doua butoane Browse care incadreaza butonul Select Browse Object:

- Previous - pentru deplasarea la obiectul precedent.

- Next - pentru deplasarea la obiectul urmator.







Politica de confidentialitate







creeaza logo.com Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate.
Toate documentele au caracter informativ cu scop educational.