Lucrul cu fisierele Word

Pornirea aplicatiei Word

Se porneste Windows 95, apoi se urmeaza pasii:

Clic butonul Start de pe taskbar

Se alege Programs, Microsoft Word.

Inchiderea aplicatiei Word

Din meniul File se selecteaza comanda Exit, sau se apasa butonul Close de pe bara de titlu a aplicatiei.

Crearea unui nou fisier

Pasi:

1. Ctrl+N sau butonul New sau din meniul File, New.

Deschiderea unui fisier

Pasi:

Ctrl+O sau butonul Open

Apare caseta de dialog Open; se selecteaza discul unde se afla fisierul si directorul.

Se scrie numele fisierului in caseta File Name, sau se alege din lista; Open.

Deschiderea unui fisier recent folosit

Se mai poate deschide un fisier daca se afla in lista celor mai recente fisiere deschise (din meniul File):

File

Din lista cu denumirile fisierelor (in partea de jos a meniului), se selecteaza fisierul ce trebuie deschis (daca de la ultima deschidere, fisierul a fost mutat sau sters, Word-ul nu il va putea deschide).

Pentru schimbara numarului de fisiere din lista, se selecteaza Tools, Options, General; se scrie un alt numar in lista Recently Used File.

Deschiderea fisierelor din Windows Explorer

Pasi:

Clic-dreapta pe butonul Start; Explore

Se localizeaza fisierul; dublu-clic pe denumirea lui.

Deschiderea fisierele editate in alte formate

Pot fi deschise cu Word-ul fisiere editate cu WordPerfect, Works, Write, Outlook Address Book, Excel, Lotus 1-2-3, alte versiuni de Word, fisiere text, fisiere HTML. Datele pot fi usor importate prin deschiderea cu Word-ul a fisierului respectiv si salvarea fisierului ca document Word.

Pasi:

File, Open

In lista Files of Type se selecteaza tipul fisierului

In lista Look In se alege directorul unde se afla fisierul

Se selecteaza fisierul din lista; Open.

Vizualizarea rapida a fisierelor inainte de deschidere

Fereastra Open poate fi folosita pentru o vizualizare a documentului inainte de a fi deschis.

Pasi:

File , Open

In lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul

Se alege comanda Quick View din meniu (daca este instalata optiunea Quick View); nu se poate formata in Quick View. Pentru deschiderea documentului se alege Open File for Editing.

La pasul 3, se mai poate apasa butonul Preview de pe bara ferestrei Open (daca nu este instalata optiunea Quick View).

Cautarea fisierelor

Un fisier poate fi cautat dupa nume, extensie, dupa informatiile introduse la Summary.

Pasi:

File, Open, Advanced

Din lista Property se alege proprieteatea dupa care se face cautarea; in lista Condition se alege conditia, iar in lista Value se scrie valoarea

In lista Look In se scrie calea catre fisier; pentru cautarea si in subdirectoare, se bifeaza optiunea Search Subfolders

Clic butonul Add to List; se pot adauga criterii suplimentare de cautare

Se apasa butonul Find Now; toate fisierele ce indeplinesc criteriile date, vor apare in lista, in fereastra Open

Pentru salvarea informatiilor folosite pentru o cautare, se apasa butonul Save Search, se da un nume cautarii respective; OK.

Vizualizarea proprietatilor fisierelor

Pasi:

Pentru vizualizarea proprietatilor fisierului deschis: File, Properties

Pentru vizualizarea proprietatilor fisierelor de pe disc: Open, clic pe butonul Properties.

Stergerea fisierelor

Pasi:

File, Open

Din lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul

Clic- dreapta pe numele fisierului; se alege comanda Delete din meniu (Un fisier deschis nu poate fi sters).

In fereastra de mesaj Confirm File Delete se alege Yes pentru confirmarea stergerii.

Inchiderea fisierelor

Pasi:

Pentru inchiderea unui document se apasa butonul Close de pe bara de titlu, se foloseste comanda Close din meniul File sau combinatia de taste Ctrl+F4. Pentru inchiderea tuturor documentelor deschise, se tine apasata tasta Shift apoi se alege comanda Close All din meniul File

Daca au fost operate schimbari in document, de la ultima deschidere sau salvare, la comanda Close apare o fereastra de dialog cu optiuni de salvare a schimbarilor; se apasa Yes pentru salvare, No pentru inchidere fara salvarea schimbarilor, Cancel pentru reintoarcerea la document.

Salvarea fisierelor

Numele sub care sunt salvate fisierele (calea completa si numele fisierului) pot contine pana la 255 de caractere; nu pot contine urmatoarele caractere: /, , >, <, *, ., ?, ", |, :, ;.

Fisierul salvat va avea extensia .DOC.

Pasi:

File, Save

La prima salvare a documentului, apare fereastra de dialog Save As.

In caseta Save In se selecteaza discul si directorul unde va fi salvat fisierul

In caseta File Name se scrie numele fisierului; Save.

Pentru salvarea aceluiasi document cu un alt nume, se alege Save As din meniul File; in continuare, se urmeaza pasii de mai sus.

Pentru salvarea fisierului in alt format, din lista Save As Type se alege tipul dorit.

Salvarea automata a fisierelor

Word-ul permite salvarea automata a documentului la care se lucreaza, la un interval specificat.

Pasi:

File, Save As, Options

Se bifeaza optiunea Save AutoRecover Info Every si se trece numarul de minute in caseta Minutes; OK.

Crearea automata de copii ale fisierelor

Word-ul poate crea o copie a fisierului la fiecare salvare a sa (copia va fi un fisier cu extensia WKP, plasat in acelasi director cu originalul).

Pasi:

File, Save As, Options

Se bifeaza optiunea Always Create Backup Copy; OK.

Schimbarea directorului implicit pentru fisierele Word

Pasi:

Tools, Options, File Locations

In lista File Types se alege Documents si se apasa butonul Modify

In caseta Name se scrie calea completa pentru directorul care va apare implicit in ferestra de deschidere si de salvare a documentelor; OK; OK.

Vizualizarea Documentelor

Print Preview permite vizualizarea aranjamentului paginilor documentului, inainte de a fi tiparit. Bara de instrumente Print Preview contine butoane pentru marire si pentru vizulizarea mai multor pagini. Documentul poate fi editat in modul de vizualizare Print Preview.

Butonul Magnifier mareste portiunea de document unde se face clic cu mouse-ul, pentru o mai buna vizualizare

Butonul Shrink to Fit (daca documentul e putin mai mare decat o pagina) permite inghesuirea continutului pe o pagina.

Butonul  Zoom Control permite vizualizarea mai multor pagini.

Butonul Print trimite documentul la imprimanta.

Butonul Close inchide modul de vizualizare Print Preview.

Imprimarea documentelor

Pasi:

File, Print

Din lista Name se alege numele imprimantei folosite

Clic butonul Properties pentru vizualizarea ferestrei cu optiunile imprimantei alese; se fac modificarile dorite; OK

Din fereastra Print se aleg optiunile pentu imprimarea documentului

Din lista Print What se alege:

Styles pentru imprimarea caracteristicilor stilurilor folosite in document

Key Assignments pentru imprimarea combinatiilor de taste atribuite macrourilor create

Document Properties pentru imprimarea proprietatilor documentului

Comments pentru imprimarea comentariilor inserate in document

AutoText pentru imprimarea textelor ce pot fi inserate automat

In lista Number of Copies se scrie numarul de exemplare

In sectiunea Page Range se alege:

Current Page pentru imprimarea paginii pe care se afla cursorul

Pages pentru imprimarea mai multor pagini; in caseta alaturata se scriu numerele paginilor;

exemplu: 1- 3 pentru imprimarea paginilor:1, 2, 3;

1, 3 pentru imprimarea paginilor:1, 3;

1-3, 5 pentru imprimarea paginilor:1, 2, 3,5

OK.

Adaugarea de informatii despre fisier

Pentru fiecare document creat pot fi introduse si alte informatii optionale care sa descrie fisierul respectiv, pe langa numele, marimea si data fisierului.

Pasi:

File, Properties

Summary; se scrie o scurta descriere a continutului fisierului: titlu (pentru o descriere mai lunga a documentului), subiect, autor (numele celui carea a creat fisierul), categoria de subiecte din care face parte, keywords - cuvinte cheie dupa care sa se faca cautarea fisierului, comentarii (scurte informatii pentru o cautare mai usoara a documentului, sau pentru alte persoane ce lucreaza cu documentul respectiv). In fereastra Summary se afiseaza numele sablonului pe care e bazat documentul.

Butonul Statistics afiseaza o fereastra cu informatii despre data crearii documentului, a modificarii, printarii si accesarii lui; cine l-a salvat ultima oara, numarul de revizii

Butonul Contents afiseaza o fereastra cu parti din fisier

Butonul Custom afiseaza o fereastra in care se selecteaza un nume de camp din lista Name, apoi se alege tipul de informatie ce se stocheaza in camp; daca tipul e numar, trebuie introdusa o valoare de la 1 la 9 in campul Value; OK.

Gruparea documentelor folosind Microsoft Binder

Mai multe fisiere create in Word, Excel, ori PowerPoint, avand acelasi subiect, pot fi grupate cu ajutorul aplicatiei Microsoft Binder din grupul Office.

Pasi:

Start, Programs, Microsoft Binder.

Section, Add from File ( se adauga toate documentele respective)

File, Save Binder (se da un nume gruparii de fisiere ce a fost creata ca un alt fisier)

Pentru printarea tuturor fisierelor din grupare: File, Print Binder

Cand este editat un document din fisierul Binder, schimbarile vor fi salvate doar in acest document, nu si in original.

Sabloane

Sabloanele sunt fisiere ce contin parti dintr-un document si aranjamente specifice unui anumit tip de document; pot contine text, imagini, grafice, formatare, stiluri, macrouri, campuri, meniuri personalizate, combinatii de taste pentru anumite comenzi.

Atasarea unui sablon la document

Pasi:

Se deschide documentul

Tools, Templates and Add-Ins, Attach

Apare fereastra Attach Template; se selecteaza discul si directorul unde este fisierul sablon, apoi se selecteaza fisierul

Daca se doreste folosirea stilurilor din sablon, se bifeaza optiunea Automatically Update Document Styles

Crearea de documente sablon

Pasi:

Se deschide documentul

File, Save As; in caseta de optiuni Save as Type se selecteaza Document Template

Sablonul va si salvat in directorul unde sunt toate sabloanele; poate fi salvat si in alt director (numele directorului reprezinta numele butonului din fereastra New)

Se scrie numele fisierului in caseta File Name, Save.

Crearea unui document bazat pe un sablon

Pasi:

File, New, se selecteaza butonul ce afiseaza ferestra cu lista sabloanelor existente

Se selecteaza sablonul dorit; OK

Daca se creaza un document nou prin combinatia de taste Ctrl+N, nu va fi afisata ferestra New; noul document va fi bazat pe sablonul normal.

Editarea documentelor sablon

Pasi:

File, Open

Se selecteaza sablonul ce va fi modificat; Open

Se opereaza schimbarile dorite

File, Save; sablonul va fi salvat cu vechiul nume; dace se doreste salvarea lui sub un alt nume, se foloseste optiunea Save As.

Help

Pasi:

Pentru a obtine mai multe informatii despre un buton sau o linie de meniu se apasa butonul ? sau Shift+F1

Clic pe butonul sau linia de meniu pentru care se doreste ajutor; va apare o fereastra cu explicatii

Clic in fereastra documentului pentru a o indeparta de pe ecran.

Help: Continut si Index

In orice loc poate fi accesat Help-ul pentru a da asistenta, a arata definitii sau sfaturi penru realizarea anumitor actiuni mai repede. Facilitatea Help Contents and Index da informatii detaliate despre un subiect.

Pasi:

Help, Contents and Index; clic pe butonul Contents

Dublu clic pe categoria dorita

Clic pe optiunea dorita; Display

Inchiderea ferestrei Help se face cu butonul Close.

Se foloseste butonul Index, daca se doreste vizualizarea unor cuvinte specifice care sunt aranjate intr-un index.

Tiparirea informatiilor furnizate de Help

Pasi:

Help, Contents and Index, se alege Contents, Index, ori Find; sau se alege Office Assistant si se scrie intrebarea

Se navigheaza prin feresatra Help

Se alege comanda Options, Print Topic

Se pot face modificari in caseta de dialog Print; OK

Close.

Cautarea de subiecte

Cand nu se stie unde pot fi gasite explicatiile despre un anumit subiect, se apasa Find si apoi se alege din lista.

Pasi:

Help, Contents and Index; clic butonul Find

In caseta de text se scrie cuvantul care trebuie cautat

In caseta din mijloc, se selecteaza un cuvant sau o fraza penru a se micsora aria cautarilor

In lista de jos se selecteaza subiectul ales; Display

Close.

Asistentul Office

Este o noua facilitate a Office-ului ce furnizeaza sfaturi, informatii; este un program interactiv ce furnizeaza ajutor in itmpul lucrului. Poate fi inchis pentru a dispare de pe ecran (butonul Close), sau pot fi specificate conditiile in care sa apara (clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se aleg din lista de optiuni ce apare, cele care se doresc; OK).

Pasi:

Clic pe butonul Office Assistant sau Help, Microsoft Word Help

In caseta de text se tasteaza intrebarea sau subiectul pentru care se doreste ajutor; Search

Daca apare o lista de subiecte, se alege cel mai apropiat subiect de cel dorit; apare o fereastra cu informatii

Close

Pentru a se schimba aspectul asistentului: clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se alege din lista de optiuni din Gallery (defilarea cu butoanele Next si Back), OK.

Sfatul zilei

Facilitatea Tip of the Day ajuta la familiarizarea cu capacitatile Word-ului. Daca este activata, un sfat apare la fiecare deschidere a Word-ului. Pentru sfaturi aditionale in timpul folosirii Word-ului se alege Office Assistant si clic pe optiunea Tip.

Explicatii pentru butoanele de pe bare

Word-ul furnizeaza sfaturi pentru a reaminti numele si functiile butoanelor atunci cand cursorul este in dreptul lor.

Pasi:

Clic pe butonul respectiv: apare o caseta cu explicatii

Clic pe caseta respectiva pentru a o inchide.

Pentru a activa/dezactiva optiunea Screentips: View, Toolbars, Customize; clic pe butonul Options; se bifeaza / debifeaza optiunea Show Screentips; Close.