Comunicare si informatie

Argument

'Oamenii traiesc in comunitate in virtutea lucrurilor pe care leau in comun, iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung sadetina in comun aceste lucruri. Comunicarea e un mod de a exista alcomunitatii.' John Dewey

Teora comunicarii a cunoscut un traseu important in dezvoltarea sa,pornind de la retorica grecilor antici si pana la Analiza tranzactionala,Programarea Neuro-Lingvistica, tehnicile Scolii De la Palo Alto. Conceptulde comunicare este utilizat in acceptiuni particulare in diferite sectoareale cunoasterii. Provenind din latinescul 'comunicare', mostenit in limbaromana sub forma 'cuminecare', comunicarea dobandeste un timbru metafizic,surprinzand o dubla dimensiune: sacra si comunitara.
Numim comunicarea umana drept un proces de tip tranzactional, prin careoamenii transfera energii, emotii, sentimente si schimba semnificatii,din perspectiva educatiei comunicarea avand rolul de premisa, sursa,mijloc si efect.

Impresionanta noastra abilitate de astazi de a transmite mesaje instantaneu, pe distante uriase, si intelesuri similare unor milioane de oameni simultan, ne este familiara tuturor, incat ne vine usor sa privim acest lucru cu nonsalanta. Insa din perspectiva vietii umane, asa cum exista ea din timpurile stravechi, ceea ce facem azi cand deschidem ziarul, deschidem radioul, mergem la un film, privim la televizor reprezinta o schimbare cu adevarat extraordinara in comportamentul legat de comunicarea umana.
In pofida cercetarilor neobosite si a celor mai mari eforturi analitice, ale cercetatorilor care au studiat comunicat in ultima jumatate de secol, nu suntem siguri ce inseamna aceasta schimbare, cum ne influenteaza ea din punct de vedere individual sau colectiv, sau cum va modela ea viitorul nostru. Cu alte cuvinte implicatiile, influentele si consecintele dezvoltarii impetuoase a mass-mediei pana in prezent, incomplet intelese. Totusi, in prezent este clar ca mass-media influenteaza publicul si intreaga societate. Ceea ce nu intelegem pe deplin este cum si in ce masura. Principalul obiectiv al acestei carti este sa prezinte intr-o explicatie sumara principalele enunturi care au aparut pana in prezent pentru a incepe sa furnizeze raspunsuri la cele doua intrebari. Cu alte cuvinte cautam sa intelegem cum are loc comunicarea de masa si ce consecinte are ea atat pentru individ cat si pentru ordinea sociala.
Una din modalitatile de a aborda o astfel de lucrare este sa oferim, inca de la inceput o perspectiva istorica larga, in cadrul careia aparitia rapida a mass-mediei curente, poate fi inteleasa ca unul din cele mai radicale progrese ce au avut loc in cadrul abilitatii de a comunica a lui homo sapiens. Anumite schimbari revolutionare anterioare referitoare la capacitatea oamenilor de a taransmite anumite intelesuri catre altii au avut influente cu adevarat puternice in dezvoltarea gandirii, comportamentului si culturii. Desi elementele mass-media au aparut foarte recent, ele sunt deja importante pentru viata noastra zilnica, incat ar putea sa ajute la modelarea destinului speciei noastre in viitor.
Acest capitol doreste sa schiteze o perspectiva vasta asupra tranzitiilor importante in formele de comportament, tehnicile, procedurile si tehnologiile utilizate de oameni pentru a comunica. Aceasta perspectiva ne intoarce cu milioane de ani in urma, pe vremea cand fiintele primitive comunicau prin semnale si astfel isi coordonau viata sociala. De-a lungul timpului, pe masura dezvoltarii capacitatilor de comunicare, ei au devenit capabili sa creeze, sa utilizeze si sa transmita tehnici rudimentare de confectionare a uneltelor. In mod progresiv, au constientizat necesitatea unor sisteme de comunicare eficiente, care sa sustina activitatile lor zilnice: vanatoarea, cresterea copiilor, infruntarea unui mediu ostil, apararea impotriva dusmanilor. Un eventual esec al sistemelor de comunicare in trecut ar fi pus sub semnul intrebarii existenta si statutul nostru de astazi. Dar, blocate intr-un stadiu al semnelor si semnalelor prin limitele fiziologice ale craniului, limbii, palatului si laringelui omului preistoric, sistemele de comunicare erau asemanatoare modalitatilor de comunicare ale maimutelor, departe de strategiile de comunicare interumana de astazi, preponderent verbale. Ca urmare, abilitatile omului primitiv de conceptualizare, analiza, inovatie si comunicare a mesajelor complexe erau sever limitate.
Cu aproximativ 40 000 de ani in urma, fiinta umana evoluata si-a dezvoltat abilitatea de a comunica verbal. Dezvoltarea comunicarii verbale si a limbajului a oferit stramosilor nostri un avantaj fara precedent in competitia pentru resurse si supravietuire. Epoca limbajului si a comunicarii verbale a adus cu sine progrese importante ale abilitatilor cognitive. Fiinta umana a devenit astfel capabila sa gandeasca abstract si sa puna bazele unei culturi complexe, care depaseste fara echivoc orice alta realizare a regnului animal. Se contureaza fundamentele unei tehnologii elaborate - agricultura, roata, olaritul, metalurgia, etc. - intr-un ritm progresiv. Comunicarea scrisa, descoperita de timpuriu, devine mult mai eficienta o data cu aparitia media portabile si a alfabetului. In aceste conditii, cultura umana a evoluat intr-un ritm din ce in ce mai alert. Schimbarile operate in procesul comunicarii au avut un impact semnicativ asupra existenti umane.

I. Continutul si trasaturile informatiei

SISTEMUL INFORMATIONAL / INFORMATIC AL ORGANIZATIEI

SISTEMUL INFORMATIONAL se constituie din totalitatea metodelor, tehnicilor si instrumentelor folosite pentru culegerea, inregistrarea, tratarea, circulatia, prelucrarea si valorificarea informatiilor dintr-un sistem. El se naste si se dezvolta odata cu organismul in care functioneaza si asugura legatura in dublu sens intre SISTEMUL DECIZIONAL si SISTEMUL OPERATIONAL.

COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIONAL

Componentele Sistemului Informational (vezi Fig. 1).

Datele, reprezinta ansamblu descrierilor unui fenomen sau proces

Informatiile, reprezinta acele date care au dobandit, prin prelucrare (procesare), semnificatie, scop sau utilitate (vezi paragraful 3.1.);

Circuitul informational deseneaza traiectul pe care il parcurge informatia de la emitator pana la beneficiarul de informatie. (vezi Fig. 3. Tipologia circuitelor si fluxurilor informationale);

Fluxul informational, reprezinta cantitatea de informatie vehiculata intre emitator si beneficiarul de informatie.

Preluat si prelucrat din cartea MANAGEMENT PUBLIC , autor Armenia Androniceanu, Editura Economica, 1999.

Fiabilitate 

Viteza de deplasare Cost

Lungime Grad de incarcare

FLUXUL INFORMATIONAL

CIRCUITUL INFORMATIONAL

Fig. 2. Caracteristici ale fluxului si circuitului informational

1.2. TIPOLOGIA CIRCUITELOR / FLUXURILOR INFORMATIONALE

Tipologia circuitelor informationale este structurata dupa urmatoarele criterii

( vezi Fig. 3).

a)     Directia de vehiculare, caracteristicile emitatorului, si respectiv, ale beneficiarului de informatii:

Verticale, se stabilesc intre nivele ierarhice aflate in relatie de subordonare;

Orizontale, se stabilesc intre subdiviziuni organizatorice (posturi, respectiv compartimente ) aflate pe acelasi nivel ierarhic in cadrul sistemului;

Oblice, se stabilesc intre subdiviziuni organizatorice situate pe nivele ierarhice diferite, intre care nu exista relatii de subordonare nemijlocita.

b)     Frecventa producerii:

Periodice, se repeta la anumite intervale an, trimestru, cu ocazia intocmirii unor rapoarte, dari de seama, statistici, solicitate de subdiviziunile situate pe niveluri ierarhice superioare in cadrul sistemului;

Ocazionale, se stabilesc cu o frecventa aleatoare ori de cate ori este cazul, iar fundamentul producerii lor il reprezinta situatiile inedite care se produc in interiorul sau in afara sistemului.

ORIZONTALE

OCAZIONALE PERIODICE

VERTICALE OBLICE

			FRECVENTA PRODUCERII
	DIRECTIA VEHICULARII

Fig. 3. Tipologia circuitelor/fluxurilor informationale

Procesele informationale desemneaza, in esenta, un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suportilor si mijloacelor de tratare a informatiilor (vezi paragfraul 3.2.).

Mijloace de tratare a informatiilor, de inregistrare a acestora, de transmitere si prelucrare a lor.

Aceste mijloace de tratare a informatiilor utilizate sunt de trei tipuri:

Manuale: masina de scris, masini de calcul, instrumente clasice;

Mecanizate: minicalculatoare;

Automatizate: computere, terminale, retele de calculatoare etc(vezi cap. 3.).

FUNCTIILE DE BAZA ALE UNUI SISTEM INFORMATIONAL / INFORMATIC

Generarea de informatii referitoare la activitatea organizatiei. Fiecare eveniment sau tranzactie de-a lungul unui flux (material, financiar, logistic) trebuie sa fie reflectat in Sistemul Informational.

2. Memorarea informatiei pentru o utilizare ulterioara.

Prelucrarea informatiei in conformitate cu niste modele standardizate

(prestabilite).

4.Comunicarea informatiilor rezultate principalilor factori din

Sistemul Decizional.

Prin urmare, informatiile referitoare la modul de executie a deciziilor si celelalte aspecte esentiale privind situatia Sistemului Operational, sunt percepute de Sistemul Informational, selectate, analizate, puse in forma adecvata si transmise conducerii Sistemului Decizional.

Sistemul Informational realizeaza si o functie externa (de relatii internationale), de comunicare permanenta cu mediul economico-social: organisme financiare si bancare, organisme ierarhic superioare si cele subordonate (filiale, agenti), parteneri de afaceri, furnizori, clienti, actionari etc.

Partea din Sistemul Informational in care predomina tratarea automata a datelor si a cunostintelor relative la sistem, se constituie in Sistem Informatic.

Sistemul Informatic urmareste obiective imediate si obiective de perspectiva in vederea optimizarii performantelor financiare si tehnologice ale unitatii. Din multitudinea acestor obiective mentionam:

¨ cresterea calitatii informatiei;

¨ sporirea operativitatii in furnizarea informatiei;

¨ cresterea exactitatii si preciziei informatiei;

¨ rationalizarea formularelor de evidenta;

¨ simplificarea fluxurilor informationale (prin reducerea numarului de puncte de

culegere si prelucrare date si eliminarea paralelismelor);

¨ reducerea volumului de munca manuala;

II . Informatie si comunicare

SEMNIFICATIA SI IMPORTANTA COMUNICARII

Comunicarea Umana este plina de probleme si dificultati. Foarte des auzim fraze de tipul: "Nu am vrut sa spun asta" , "Înca nu sesizezi ceea ce vreau sa spun", "Se pare ca nu ai priceput despre ce este vorba".

Obiectivele principale ale Comunicarii sunt urmatoarele

å      sa fim receptati (vazuti, auziti sau cititi);

å      sa fim intelesi (mesajul nostru sa fie decodificat);

å      sa fim acceptati(mesajul sa nu fie respins);

å      sa provocam o reactie (o schimbare de perceptie, de intrepretare, de atitudine sau de comportament).

Daca nu am reusit sa atingem nici unul dintre aceste obiective, inseamna ca am dat gres.

"A sti de ce si cum sa te exprimi, a sti sa pui o intrebare, a sti sa asculti, a sti sa formulezi, a sti sa nu te complici, a sti sa te transpui, intotdeauna, in locul interlocutorului, a sti (aproape) totul despre tine, constituie tot atatea detalii care apartin domeniului comunicarii. În acest context, orice specialist, indiferent de domeniul formarii sale, trebuie sa stie sa comunice eficient, cu ambitie, rabdare si perseverenta, pana in cele mai mici detalii. Pentru ca. fapt demonstrat, finalmente, totul este si inseamna Comunicare".

Modul in care ne prezentam, modul in care vorbim si privim, modul nostru de A COMUNICA releva modul nostru de A FI. Aceasta, cu atat mai mult, cu cat nimeni nu ne judeca in functie de ce si cum gandim, ci functie de ceea ce facem!...

Conform dictionarelor, Comunicarea inseamna "schimb de semnificatii" sau si mai larg "schimb de informtie" (comunicarea intre sisteme, indiferent de zona Universului pe care o vizam).

Dan POPESCU - Arta de a comunica, Editura Economica, Bucuresti, 1998

Comunicarea este un proces dinamic, care are urmatoarele caracteristici

implica surse (emitatori) si receptori

presupune codificarea si decodificarea (procesarea) semnificatiilor transmise sau receptate

presupune competenta;

presupune performanta;

reclama existenta unor mesaje;

se realizeaza intr-un mediu de "zgomot";

presupune existenta unor canale de comunicare.

Scopul Comunicarii in organizatie il constituie transmiterea si receptia de semnificatii in vederea obtinerii unor efecte pragmatice.

Focalizarea atentiei asupra conceptului de semnificatie si pe aspectul pragmatic, permite intelegerea pozitiei simbolului, mesajului si protocoalelor de transmisie, ca instrumente pentru transmiterea semnificatiilor.

Prin urmare, din aceasta perspectiva, Comunicarea ne apare ca "procesul biunivoc de transmitere si receptie de semnificatii, mijlocit prin folosirea simbolurilor si mesajelor".

2.2. TIPURI DE COMUNICARE

Functie de nivelul de comunicare umana:

ò         Comunicarea intrapersonala este consilierea individului uman cu sine insusi, atunci cand asculta "vocea interioara". Astfel, se cunoaste si se judeca pe sine; se intreaba si isi raspunde; gandeste, analizeaza si reflecteaza; evalueaza decizii sau repeta mesajele destinate altora. Este necesara pentru echilibrul psihic si emotional.

ò         Comunicarea interpersonala este dialogul cu celalalt. Ne ajuta sa-i cunoastem pe semeni si pe noi insine, prin imaginea lor despre noi.

ò         Comunicarea in grup este ceea ce asigura schimburile in interiorul echipei, al organizatiei, in micile colectivitati umane. Aici se impartasesc cunostinte si experiente, se rezolva probleme si se dezvolta idei noi.

ò         Comunicarea de masa este orice ansamblu de mijloace si tehnici care permite difuzarea mesajelor scrise, vorbite, vizuale, audiovizuale catre un auditoriu mai mult sau mai putin vast si eterogen. Formularea generica este aceea de "Comunicarea prin mass-media".

Functie de codificare

ò         Comunicarea verbala (orala), cand semnificatia este codificata in cuvinte

Se realizeaza prin dialog direct, prin convorbiri in grupuri de diferite marimi, convorbiri la distanta mediate de retelele de telecomunicatii, sau convorbiri intre birourile aceleiasi organizatii mediate de retelele de comunicatie interfonice sau telefonice.

ò         Comunicarea non-verbala, cand semnificatia este purtata prin altceva decat cuvintele (exp. comunicarea scrisa).

Comunicarea scrisa cunoaste o mare varietate de forme si modalitati in functie de suportul fizic al comunicarii (documente clasice, legislatie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activitatilor desfasurate sau controlate, cereri, solicitari, sesizari, contracte, intregul sistem de documente de evidenta contabila, schite, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hartie sau film, microfilm etc.).

2.3. CONTEXTUL COMUNICARII UMANE

Contextul influenteaza atat ceea ce se comunica. cat si maniera in care se comunica.

Contextul general al comunicarii comporta urmatoarele aspecte:

Contextul fizic se refera la mediul fizic concret si imediat tangibil: incinta sau spatiul deschis, microclimatul, ambianta sonora, lumina, culoarea etc.;

Contextul cultural vizeaza cerintele, traditiile, stilurile de viata, valorile impartasite de grup sau de comunitate, normele morale etc.

Contextul sociopsihologic se refera la statutul social al partenerilor, la caracterul oficial sau informal al relatiilor dintre ei, la situatia concreta si ipostaza specifica in care are loc comunicarea;

Contextul temporar vizeaza momentul si ordinea cronologica in care este plasat mesajul, intr-o secventa de alte mesaje succesive.

2.4. Descrierea stilurilor de comunicare

Stilul de comunicare poate fi definit ca un set specializat de comportamente interpersonale utilizate intr-o situatie data.

Pentru a ne imbunatati comportamentele comunicationale trebuie sa fim capabili sa intelegem stilurile de comunicare si sa le putem compara efectele in diferitele situatii in care actionam. Practic, nu exista stiluri de comunicare "bune" sau "gresite", ci stiluri de comunicare adecvate sau nu unei anumite situatii.

În organizatii se pot intalni sase stiluri de comunicare: directiv, egalitarist, structurativ, dinamic, de abandon si de evitare.

Prezentam in tabelul de mai jos principalele caracteristici ale fiecarui stil de comunicare:

Pentru exemplificarea stilurilor de comunicare sa consideram urmatorul exemplu: intr-un teatru un recuziter intra grabit in biroul directorului si striga: "A izbucnit un incendiu in spatele scenei si nu il putem stapani!". În tabelul de mai jos prezentam raspunsurile posibile ale managerului functie de stilul sau de comunicare:

Acest exemplu este oarecum extrem, pentru ca intr-o astfel de situatie stilul directiv sau cel dinamic se impun de la sine, dar el ofera o imagine destul de clara asupra continutului stilurilor de comunicare.

În mod normal, intr-o conversatie, se folosesc mai multe stiluri de comunicare. Fiecare dintre rolurile conceptualizate in cadrul analizei tranzactionale (Parinte, Adult, Copil) implica folosirea a cel putin doua stiluri de comunicare. Parintele foloseste stilurile directiv si structurativ in stabilirea regulilor si restrictiilor pentru ceilalti. Adultul rezolva problemele in mod obiectiv folosind stilul egalitarist sau dinamic. Copilul raspunde diverselor situatii interpersonale folosind stilul de abandon sau de evitare. Persoanele care sunt orientate preponderent spre un anumit rol tind sa foloseasca in principal stilurile de comunicare specifice rolului respectiv.

Stilurile de comunicare au o influenta directa asupra evolutiei ferestrei Johari a perceptiei interpersonale. Stilurile de abandon si de evitare tind sa creasca dimensiunile zonelor oarba si necunoscuta, limitand atat feedbackul cat si autoexpunerea. Arena este redusa, iar zona ascunsa creste. Stilul directiv opereaza in maniera opusa, oferind un maxim de expunere si permitand un minim de feedback. Aceasta mareste dimensiunile zonei oarbe. Stilul structurativ este mai obiectiv si impersonal, in timp ce stilul dinamic este rapid si orientat spre rezolvarea problemelor. Utilizarea acestor stiluri creste zonele oarba si necunoscuta. Stilul care contribuie cel mai mult la dezvoltarea arenei este cel egalitarist, care permite autoexpunerea si obtinerea de feedback.

2.5. Folosirea stilurilor de comunicare

Stilul directiv

Folosirea stilului directiv este utila si eficace in urmatoarele situatii:

Atunci cand cel care comunica are cunostinte si competente superioare in domeniul aflat in discutie si interlocutorul ii recunoaste aceasta superioritate;

Cu noii angajati, carora, lipsindu-le experienta, sunt gata sa accepte instructiunile liderului;

Pentru conducerea persoanelor carora le lipseste motivatia sau care au un grad redus de autonomie, acestea preferand sa accepte un rol pasiv in comunicare si sa obtina de la un lider dominator si bine informat siguranta si stimulii pe care nu le au din interior;

Atunci cand apare o situatie de criza in care este preferabila o actiune hotarata si asumarea deciziei de catre o persoana cu incredere in sine;

În comunicarea cu grupuri mai mari de 20 persoane, deoarece in acest caz scopul intalnirilor este acela de a prezenta informatii sau de a convinge, mai curand decat de a schimba idei;

Atunci cand sunt posibile doar interactiuni scurte intre interlocutori, ca in situatiile de criza.

Stilul egalitarist

Este eficace in urmatoarele cazuri:

Atunci cand liderul urmareste sa construiasca spiritul de echipa si sa intareasca intelegerea si apropierea dintre membri echipei;

Cand se comunica in grupuri mici, mai ales atunci cand se elaboreaza decizii complexe care necesita schimburi si generare de idei, precum si discutii prelungite pentru obtinerea consensului;

În demersul de depasire a rezistentei la schimbarile organizationale.

Stilul structurativ

Este foarte util in medii complexe. Daca sarcinile sunt foarte flexibile, pot apare dificultati in identificarea si rezolvarea problemelor. Stilul structurativ ajuta la sistematizarea si ordonarea acestor situatii complexe. Chiar si dupa elaborarea strategiilor, politicilor, planurilor, procedurilor care stabilesc structura necesara desfasurarii activitatii, utilizarea stilului structurativ este necesara pentru clarificarea, interpretarea si transmiterea acestei structuri.

Utilizarea stilului structurativ in situatii simple si medii stabile constituie o pierdere de timp si energie si blocheaza creativitatea. O alta utilizare gresita a acestui stil o constituie ascunderea in spatele regulilor si regulamentelor in locul infruntarii deschise a problemelor. Aceasta produce frustrare si nemultumire in randul interlocutorilor celui care foloseste un astfel de comportament.

Stilul dinamic

Utilizarea sa este adecvata atunci cand sunt indeplinite urmatoarele conditii:

Mediul se caracterizeaza prin schimbari rapide si aparitia de crize;

Este posibil doar un contact scurt intre interlocutori;

Managerul este inconjurat de persoane foarte competente.

Comunicatorul prezinta pe scurt si cu entuziasm pozitia sa si deleaga subordonatilor autoritatea de a lua decizii. Daca este utilizat corect, stilul dinamic ii stimuleaza pe subordonati. Daca insa acestia nu se simt suficient de competenti pentru a realiza sarcina, utilizarea acestui stil poate genera frustrare.

Stilul de abandon

Acest stil este utilizat:

În construirea increderii in sine si a competentei in randul subordonatilor. Încrederea este aratata si dezvoltata prin consultarea in luarea deciziilor si prin utilizarea delegarii;

Atunci cand interlocutorul poseda informatii, experienta si o intelegere superioara a situatiei.

Adoptarea acestui stil este posibila numai daca interlocutorul este dornic sa-si asume responsabilitatea. Utilizarea acestui stil pentru evitarea asumarii raspunderii sau a unei situatii neplacute - 'scoaterea din foc a castanelor cu mana altuia' - va avea ca efect deteriorarea rapida a increderii celorlalti in persoana care comunica astfel.

Stilul de evitare

Acest stil este foarte rar eficace in comunicare pentru ca blocheaza interactiunile si intarzie rezolvarea problemelor. Doar in cazul in care un subiect este atat de periculos incat necesita o reactie violenta pentru a fi evitata continuarea discutiei, acest stil este utilizabil. De exemplu, in cazul in care se doreste evitarea furnizarii de informatii secrete sau exprimarea dezaprobarii in legatura cu o anumita propunere considerata imorala, stilul de evitare poate fi solutia potrivita.

În concluzie, putem afirma ca nu exista un stil de comunicare 'cel mai bun', fiecare stil trebuind utilizat la momentul si in situatia adecvata. Utilizarea 'situationala' a stilurilor de comunicare solicita inteligenta si antrenament din partea managerului ca si incredere in sine si o buna cunoastere a subordonatilor.

III.     Comunicare si conducere

Finalitatea ofertei informationale depinde de organizatie (partid politic, universitate, asociatii studentesti, cluburi sportive, ministere, etc.)

3.1. Organizatia

1. "cadrul institutionalizat in care mai multi indivizi conlucreaza pentru a atinge un anumit scop";
2. "sistemele sociale in interiorul carora dominante sunt raporturile scop-mijloace".

Subsistemele organizatiei

Activitatile unei organizatii sunt de obicei impartite in trei categorii: activitatea de productie (transformarea), activitatea de conducere (management) si activitatea de informare. Fiecarei categorii ii corespunde un subsistem:

a)     sistemul de transformare a unui input oarecare (materii prime sau energice) intr-un output (bunuri sau servicii), destinat in general pietei (mediul social).

b)    sistemul de management la care se supune intregul proces de productie;

c)     sistemul informational prin care managerul este aliomentat cu date din interiorul si din exteriorul organizatiei.

Sistemul de management implica trei tipuri de activitati manageriale: planificarea, organizarea si administrarea. Planificarea presupune stabilirea scopurilor pe care le are organizatia respectiva si a etapelor de realizare a acestor scopuri. Fazele activitatii de planificare in management sunt: intelligence (alegerea de informatii), design (conceperea modelului de actiune) si choice (optiunea de ordin strategic). Semnalarea unei probleme este urmata de conceperea unui model prin care aceasta poate fi rezolvata, rezolvare care implica optiuni in faza de executie a planului.

Niveluri de decizie in comunicarea manageriala: nivelul strategic, nivelul tactic si nivelul operational.

Deciziile privind scopurile pe care la vireaza o institutie sunt luate la un nivel strategic. Este vorba de decizii pe termen lung, cum ar fi lansarea de produse noi pe piete de desfacere sau utilizarea de noi strategii comerciale.

Mijloacele care urmeaza a fi folosite formeaza obiectul unor decizii la nivel tactic (decizii pe termen mijlociu, de aproximativ un an). Exemplu: bugetul alocat campaniilor publicitare.

Deciziile imediate (pe termen scurt) - privind programul de lucru, ritmul de acumulare sau desfacere a stocurilor - sunt luate la nivel operational.

Management informational - este un "sistem elaborat cu scopul de a procura informatiile necesare unor activitati bine determinate" (Bemelmans). Acest sitem cuprinde "un ansamblu de metode, de mijloace auxiliare si de operatii prin care unei organizatii ii este asigurata informatia necesara". În functie de cele trei tipuri de activitati manageriale (planificare, organizare si administrare) sistemel informationale cunosc trei variante:

v    Planificare - informatie din exteriorul organizatiei (piata) si interiorul organizatiei

- informatie despre ceea ce se poate intreprinde si despre rezultatele posibile.

v    Organizare - informatii privind defalcarea planului de activitate si elaborarea standardelor de control

v    Administrare - informatii cu specific de monitorizare.

O alta modalitate de descriere a sitemelorinformationale pleaca de la nivelurile de decizie la care informatia este exploatata. Fiecarui nivel de decizie ii corespunde o anumita activitate informationala:

v    Nivel strategic - sondarea pietei sau a dezvoltarii demografice;

v    Nivel tactic - analiza rezultatelor, comparatia cu rezultatele planificate;

v    Nivel operational - analiza activitatii de desfacere (pe produs, clientela sau zona).

v    Nivel tranzactional - inregistrarea comenzilor si a activitatilor publicitare.

Structura organizationala si prelucrarea informatiilor - cuprinde "dispozitia subsistemelor (sau compartimentelor) unei organizatii, diviziunea muncii si relatiile ierarhice dintre ele" (Hall, Mintzberg). Diferentierea o dau particularitatile concrete. Exemplu: gradul de centralizare al deciziilor - de la centralizare (aproape toate deciziile sunt luate "la varf") pana la descentralizare (deciziile sunt luate de subordonati). Combinand criteriile de diferentiere, Mintzberg descrie urmatoarele tipuri de organizatii: organizatia minimala, birocratia masinala, birocratia profesionala, organizarea divizionara si "adhocratia".

Necesitatea si posibilitatea de a coordona informatiile. Coordonarea presupune schimbul de informatii. Informatiile necesare sunt ordonate prin reguli, programe sau proceduri. Acestes stabilesc rolul fiecarui actant intr-o situatie data. Lucrurile se complica in situatiile neprevazute. O modalitate de rezolvare a acestor situatii este de a lasa deciziile pe seama conducerii sau a managerilor. O alta modalitate de a rezolva situatiile neprevazute presupune o modificare de perspectiva. În loc sa i se descrie precis functia, fiecarui membru al organizatiei i se lasa libertatea de a hotari cum trebuie sa actioneze. Exista doua modalitati de contracarare a situatiilor neprevazute: reducerea cantitatii de informatii sau marirea capacitatii de prelucrare a informatiei.

Ø     Reducerea cantitatii de informatii asigura departamentelor un spatiu de joc mai mare. O metoda de diminuare a necesarului informational este crearea de departamente autonome, care dispun de mijloacele si conditiile de a lua ele insele deciziile, fara a mai utiliza canalele de comunicare.

Ø     Marirea capacitatii de prelucrare a informatiei presupune crearea relatiilor laterale. Deciziile sunt luate in afara relatiilor ierarhice, se disperseaza spre esaloanele inferioare. Contactul direct (relatiile laterale) dintre departamente depaseste cadrul ierarhic. Relatiile laterale sunt asigurate de intermediari, grupuri comune de lucru, managerii interdepartamentali, etc.

3.2 . Comunicarea organizationala .

Definitie - Comunicarea organizationala este un proces de creare si schimb de mesaje in interiorul unei retele de relatii interdependente care sa se conformeze incertitudinii mediului.

Schimbul de informatii poate fi vertical (de la varf la baza ori invers) sau orizontal (conlucrare la ecelasi nivel ierarhic). Doua tipuri de retele de comunicare organizationala:

v    Retelele centralizante (informatia merge spre centru si se adecveaza unor activitati relativ simplu de executat);

v    Retelele descentralizante (schimbul de informatii nu are o matrice impusa, comunicarea fiind adecvata unor activitati complexe).

Climatul comunicarii. Organizatiile difera d.p.d.v. al climatului pe care-l asigura comunicarii. În anii '50, americanul Gibb semnala doua tipuri de climat, climatul defensiv si climatul deschis.

v    Climatul defensiv - "ceilalti" sunt considerati un pericol pentru organizatie.

v    Climatul deschis - asigura comunicarea deschisa cu "ceilalti", existand disponibilitatea de a invata din experienta si opiniile celorlalti.

Misiunea managerului este de a impune colaboratorilor sai un stil de comunicare (Haney). Acesta depinde de felul in care managerul reactioneaza la doua conditii: recunoasterea propriei subiectivitati (imaginea sa despre realitate este in proprii sai ochi o imagine subiectiva, incompleta si comparabila cu oricare alta imagine a realitatii) si asumarea pozitiei sale administrative (acceptarea faptului ca subalternii sai functioneaza intr-un cadru dirijat de manager, in vreme ce el insusi, ca manager, actioneaza "fara sef").

BIBLIOGRAFIE

1. Armenia Androniceanu , Management public , Editura Economica, Bucuresti, 1999;

Microsoft Office 97 Profesional, Editura TEORA, Bucuresti , 1999;

3. Introducere in Windows 98, Editura TEORA, Bucuresti, 1999;

Dan Popescu, Arta de a comunica, Editura Economica, Bucuresti , 1998.

Stefan Prutianu, Comunicare si negociere in afaceri. Editura Polirom Iasi, 1998.

Utilizare Windows (Manual de utilizare complet) Editura TEORA, Bucuresti 1997;

Rodica Candea, Dan Candea, Comunicarea manageriala, Editura expert, Bucuresti, 1996.

Mihaela Carstea, Ion Diamandi, Calculatorul pe intelesul tuturor,

Editura AGNI, Bucuresti, 1996.

Stanton Nicki - Comunicarea, Editura Societatea Stiinta si Tehnica, Bucuresti, 1995.

Valentin Stancu, Marcela M. Stoica, Adrian Stoica, Relatii Publice- succes si credibilitate,

Editura Concept Publishing, Bucuresti, 1997.

11. Peter Kent, traducere din limba engleza de Nicolae Ionescu-Crutan

- Internet cu Windows Editura TEORA, Bucuresti , 1997.

A. Chiriacescu, L. Muresan, Corespondenta de afaceri in limbile romana si engleza

Editura Teora, Bucuresti, 1994;

A. Pana, B. Ionescu, V. Mares, Birotica, Editura ALL, Bucuresti, 1994.

Ph. Vuitton, M. Dessaigne, La bureautique, Editions "La documentation pratique",

Paris, 1983