Creeaza.com - informatii profesionale despre
Evidentiem nevoile sociale din educatie - Referate profesionale unice



Acasa » referate » management
LUCRARE DE LICENTA - Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

LUCRARE DE LICENTA - Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale





ACADEMIA  DE  STUDII  ECONOMICE

Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica

LUCRARE  DE  LICENTA

Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

            I.     Introducere

          II.     Studiul si analiza sistemului informational existent

                   II. 1. Studiul sistemului existent

                   II. 2. Performante si limite

                   II. 3. Propuneri de perfectionare

         III.     Proiectarea de ansamblu

                   III. 1. Activitati si cerinte in activitatea de proiectarea de ansamblu

                   III. 2. Structurarea sistemului informational

                   III. 3. Definirea intrarilor, iesirilor si a colectiilor de date

         IV.     Proiectarea de detaliu

                   IV. 1. Proiectarea situatiilor de iesire

                   IV. 2. Proiectarea codurilor

                   IV. 3. Proiectarea intrarilor

                   IV. 4. Proiectarea bazelor de date

                   IV. 5. Proiectarea tehnologiilor de prelucrare a datelor

          V.     Elaborarea programelor

         VI.     Implementarea programelor

       VII.     Analiza eficientei economice a sistemului informatic realizat

I. Introducere

                   In sistemul intreprinderii productia reprezinta un compartiment ce ocupa un loc primordial. Marile transformari survenite in economia nationala afecteaza atit laturile tehnice ale intreprinderii, cit si pe cele economice, organizatorice si de conducere.

                   Productia este o activitate economica a carei functie esentiala consta in combinarea si utilizarea factorilor materiali si umani in vederea obtinerii de noi bunuri materiale si servicii, contribuind la sporirea avutiei nationale si la satisfacerea nevoilor de consum ale oamenilor.

                   Activitatile care au loc in economia nationala, procesul reproductiei in ansamblul sau, sunt conditionate de aprovizionarea tehnico-materiala si de desfacerea produselor. Subsistemul circulatiei marfurilor, prin care se realizeaza activitatea de aprovizionare tehnico-materiala, activitatea de comert si activitatea de achizitie si contractare de produse, asigura conexiunea dintre productie si consum, conditionind cheltuielile de munca sociala.

                   Acumularea unor bunuri in scopul satisfacerii cererilor viitoare constituie o caracteristica comuna a multor procese economice numite generic procese de stocare.

                   Problema stocurilor este deosebit de complexa si, de cele mai multe ori, esentiala pentru buna desfasurare a unui proces de productie.

                   Cum practic nu exista procese de aprovizionare sau de desfacere riguros ritmice, problema stocurilor se pune incepind de la asigurarea resurselor, trecind prin toate fazele productiei intermediare, a productiei finale pina la livrarea produselor catre mediul exterior procesului de productie, pentru a continua sub forma stocurilor create la consumatorii particulari sau privati, de unde se intoarce ca feed back negativ, sub forma de noua cerere de productie finita sau oferta probabila de resurse pentru reluarea procesului de productie.  Acest ciclu mai mult sau putin lung, emite catre sistemul de management semnale ce se concretizeaza in procesul de management in probleme de cele mai multe ori dificil de solutionat.

                   Pentru activitatea de aprovizionare, gestiunea stocurilor are ca obiect receptionarea cantitativa si calitativa a unor produse (materii prime, materiale, combustibil), consumarea si eliberarea acestora pentru productie si dimensionarea optima a stocurilor.

                   Gestiunea stocurilor de produse finite trebuie sa stabileasca daca comenzile inregistrate sunt sau nu livrabile din stocurile existente, sa determine loturile ce trebuie lansate in productie, pentru satisfacerea comenzilor, sa fundamenteze pe baza analizei economice, variante optime de stocare.

                   Gestiunea stiintifica a stocurilor asigura aprovizionarea continua a procesului de productie cu obiectele muncii necesare, existenta acestora in depozitele unitatii economice, acumularea lor prealabila, astfel incit, la primirea comenzii, sa se poata alimenta imediat sectiile de fabricatie, locurile de munca cu materii prime si materiale, in cantitatile si sortimentatia dorita.

                   In cadrul gestiunii stiintifice a stocurilor, un rol important il are stabilirea pe baza unor modele matematico-economice a nivelului stocurilor pentru diferite resurse si a momentelor la care se face aprovizionarea.

                   Prin utilizarea tehnicii electronice de calcul in activitatile enumerate, se asigura o crestere a capacitatii de calcul sub aspectul volumului datelor si a operatiilor efectuate, cresterea exactitatii informatiilor, sporirea operativitatii si complexitatii situatiilor de informare-raportare, determinind apropierea decidentului de fenomenele si procesele economice pe care acesta le are in atentie, cu multitudinea aspectelor pozitive ce deriva din acesta.

                   Cu ajutorul calculatorului poate fi realizata urmarirea cu usurinta a stocurilor supranormative, a materialelor cu miscare lenta sau fara miscare putindu-se elimina eventualele rupturi de stoc, imobilizari de mijloace circulante.

                   Lucrarea de fata, isi propune sa realizeze un sistem informatic prin intermediul caruia sa se realizeze gestiunea stocurilor de materii prime si materiale furnizind totodata informatii pentru fundamentarea deciziilor conducerii unitatii.  

II. Studiul si analiza

sistemului informational existent

                        II. 1 Studiul sistemului existent

                   Studiul sistemului existent reprezinta un ansamblu de activitati prin care se urmareste cunoasterea performantelor tehnico-functionale ale sistemului informational in ansamblul sau, dar si pentru fiecare element component, cunoasterea cerintelor informationale ale conducerii, cunoasterea lipsurilor si restrictiile pe care le reprezinta sistemul existent fata de aceste cerinte.

                   Rezultatele acestui studiu, servesc ca punct de plecare in analiza criteriilor de evaluare a performantelor si limitelor sistemului informational existent.

                        a) definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic. 

                   Societatea “MARK - CONSTRUCT” si-a inceput activitatea in anul 1993, cu un capital de 120 milioane lei.

                   Obiectul de activitate al acestei societati este prestarea serviciilor in constructii: de la lucrari de reparatii in constructii pina la constructii civile si industriale sau restaurari ale monumentelor istorice. In privinta muncitorilor, societatea acopera toata gama meseriilor de constructii cum ar fi : zidari, zugravi, vopsitori, faiantari, mozaicari, timplari, parchetari, lacatusi, instalatori etc. Toti acesti muncitori sunt coordonati de ingineri,subingineri, maistri etc.

                   In prezent, societatea are contracte in derulare pentru lucrari de prestari-servicii in constructii cu diferite societati cum ar fi : Romtelecom, Institutul Politehnic Bucuresti, Hotel Bucuresti, Unirea S.A., Centrul Istoric etc.

                   Spectrul larg de servicii asigurat de firma la un standard de calitate deosebit, se datoreaza selectiei aplicate asupra intregului personal, a materialelor si a utilajelor de buna calitate folosite.

                   Ca urmare a rezultatelor obtinute in ultimii ani ( peste 5 miliarde de lei cifra de afaceri )  si  a  investitiilor  in  tehnica  de constructii, firma beneficiaza de

 sprijinul   Uniunii  Europene  prin  intermediul  Fundatiei  C.R.I.M.M. - organizatie

care asigura aplicarea programului PHARE in Romania.

                   Principalele obiective urmarite sunt maximizarea profitului, care este o conditie primordiala de supravietuire a oricarei firme, distribuirea cit mai eficienta a personalului pe locurile de munca, perfectionarea acestuia si salarizarea tuturor categoriilor de personal in functie de nivelul lor de calificare.

                        b) studiul activitatii desfasurate in sistemul economic

                   I. Studiul functiunilor unitatii:

                   Activitatea curenta esta coordonata de catre Directorul General in strinsa colaborare cu conducatorii tuturor compartimentelor subordonate acestuia.         Fiecare dintre sefii de compartimente ( juridic, economic, tehnic )  avind in subordine direct si nemijlocit diverse departamente, colaboreaza cu sefii acestora in scopul ducerii la indeplinire a deciziilor luate de catre Directorul General, urmarind traducerea in practica a deciziilor in cadrul sistemului condus.

Compartimentarea activitatii in cadrul firmei si legaturile dintre acestea sunt reflectate de organigrama societatii “MARK - CONSTRUCT ”, prezentata :


                   Dintr-o analiza succinta a acestei organigrame se desprind citeva aspecte importante prezentata pe scurt in continuare:

                   - se remarca ierarhizarea diferitelor functii si compartimente precum si gruparea serviciilor in functie de specificul activitatilor;           

                   - serviciul aprovizionare se subordoneaza directorului economic, in a carui subordine se gaseste si serviciul financiar-contabil;

                   - activitatea de productie propiu zisa se realizeaza in punctele de lucru (la beneficiari) si in atelierul de reparatii-montaj.

                   Structura functionala a firmei are la baza gruparea activitatilor in functie de specificul acestora. Astfel se pot dinstinge:

                   a) functia de productie - cuprinde activitatile de pregatire organizatorica a productiei, care stabilesc ordinea de derulare tehnologica a executarii constructiilor, si folosirea judicioasa a tuturor echipamentelor/masinilor de constructii, precum si activitatile de executie propiu zise.

                   b) functia financiar-contabila - integreaza activitatile prin care se asigura obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare necesare activitatii firmei, inregistrarea si evidenta in expresie baneasca a fenomenelor economice ce au loc in cadrul firmei, precum si urmarirea modului de realizare a rezultatelor economice.

                   c) functia de aprovizionare - include toate activitatile prin care materiile prime, materialele sunt achizitionate de la furnizor si ajung in cele din urma la punctele de lucru (beneficiari) unde vor fi folosite in procesul de productie    (constructii).

                   Desfasurarea in bune conditii a activitatii de aprovizionare in concordanta cu cerintele de consum  ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractelor incheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unor sisteme complexe de relatii atit in interiorul firmei, cit si in afara acesteia. Pe plan intern, relatiile se organizeaza intre compartimentele de aprovizionare materiala si celelalte compartimente sau subunitati din cadrul structurii organizatorice a firmei.

                        Conducerea departamentului aprovizionare, are misiunea de a tine permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificatiile de materiale, cu sectorul de productie care incorporeaza resursele materiale in lucrari, cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate (vezi figura).

Sectorul productie (incorporeaza materialele in lucrari sau  le tranforma in produse)

 

Compartimentul tehnic

(intocmeste specificatiile  de materiale)

 

Compartimentul aprovizionare  (planifica, programeaza,  depoziteaza, elibereaza pentru consum resursele materiale)

 

Compartimentul financiar (achita facturile pentru cumpararea materialelor)

 

Compartimentul mecanizare-transport

(asigura transportul materialelor)

 

  

                   Pentru intelegerea  fenomenelor legate de procesul de aprovizionare, se prezinta in continuare desfasurarea operatiunilor de aprovizionare:

Nr. crt

Operatiuni

1

2

3

4

5

1

Livrare materiale ( de la furnizor )

x

2

Primire si receptionare materiale

x

x

3

Luarea materialelor in evidenta si gestiune

x

4

Depozitarea si conservarea materialelor

x

5

Formarea stocurilor (scriptic si faptic)

x

6

Intocmire bonuri de consum

x

7

Formare loturi de livrare

x

8

Organizare transport materiale

x

9

Expediere catre punctele de lucru (beneficiari)

x

x

                  

                   Unde cifrele corespunzatoare coloanelor reprezinta:

1. - Furnizor                           

2. - Compartiment aprovizionare

3. - Depozit de materii prime si materiale

4. - Puncte de lucru ( la beneficiari )

5. - Transport

                  

                   d) functia de personal - cuprinde activitatile prin care sunt asigurate resursele umane necesare realizarii obiectivelor firmei, dezvoltarea continua a competentei angajatilor, rezolvarea problemelor de retribuire a angajatilor.

                  

                   e) functia de cercetare-dezvoltare - cuprinde ansamblul activitatilor prin care se studiaza, concepe si elaboreaza viitorul cadru tehnic si organizatoric al firmei.

                   II. Studiul functiei de baza a unitatii economice

                   Activitatea de baza a societatii o reprezinta prestarea serviciilor in constructii. Astfel, societatea executa lucrari de constructii civile si industriale, inclusiv lucrari de consolidari la constructii existente, fatade, restaurari, finisaje, instalatii sanitare, hidroizolatii, placaje cu faianta,  gresie si marmura.

                   Datorita calitatii lucrarilor pe care le executa, societatea societatea a primit  avizul de restaurare a monumentelor istorice, aviz cu care putine societati de constructii pot sa se mindreasca.     

                        Pentru obtinerea unei lucrari, se intocmeste o oferta si un deviz estimativ a lucrarii care urmeaza sa fie executata, iar daca acesta este acceptat de beneficiar, se realizeaza un contract de prestari-servicii in constructii. Aceste etape sunt supravegheate de catre directorul general, directorul tehnic si cel economic.

                   Lucrarile executate la beneficiar, sunt coordonate de catre maistri sau ingineri, in functie de dificultatea lucrarilor. Aceste lucrari sunt receptionate de catre beneficiar, in urma unei situatii de lucrari, dupa care in urma acceptului, se intocmeste factura de plata.     

                   Directorul tehnic impreuna cu directorul economic sunt responsabili cu urmarirea derularii tuturor contractelor incheiate de societatea comerciala si cu intocmirea situatiilor de plata, lunar si/sau anual. Ei raporteaza directorului general.

                   III. Studiul sistemului informational

                   Fluxul informational prezinta anumite caracteristici imprimate de specificul activitatii desfasurate, respectiv gestionarea materiilor prime si a materialelor.

                   In regulamentul de organizare si functionare al societatii se prevad instructiuni referitoare la activitatile desfasurate la depozit. Astfel, seful depozitului si personalul din subordinea lui, raspund de gestionarea bunurilor incredintate respectiv de primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosirea sau detinerea societatii comerciale. La primirea marfurilor seful de depozit are obligatia de a lua masuri organizatorice in vederea unor corecte desfasurari  a operatiilor privind receptia marfurilor primite, sa efectueze controlarea marfurilor daca corespund cu datele inscrise in documentele insotitoare, sa identifice viciile aparente si sa semneze de primirea bunurilor. In situatia in care se primesc bunuri avind caracteristici pentru a caror verificare seful de depozit nu poseda cunostintele necesare, acesta solicita in scris conducerii unitatii sa i se asigure asistenta tehnica de specialitate.

                   Regulamentul de organizare si functionare prevede si situatia in care seful de depozit si comisia de receptie observa neconcordante intre datele inscrise in actele de livrare si cele faptice referitoare la greutatea neta, numarul, sortimentul sau calitatea marfurilor primite. In aceasta situatie, se incheie un proces verbal in care se consemneaza  lipsa sau deficientele constatate, mentionindu-se sistemul de cintarire, conditiile atmosferice, etc.

                   In cazul in care cantitatile receptionate efectiv, sunt mai mici decit cele inscrise in documente (comenzi, contracte, avize de expeditie), “MARK - CONSTRUCT” comunica furnizorului respectiv constatarile, iar acesta, in termenele prevazute de lege, trebuie sa livreze cantitatile diferenta. In conditiile in care cantitatile livrate sunt mai mari decit cele care erau stabilite in comenzi sau contracte, se va introduce in gestiune numai cantitatile ce trebuiau sa fie livrate, iar diferentele se vor lua in custodie, comunicind furnizorului aceasta situatie.

                   In urma studiului efectuat, au rezultat urmatoarele documente, folosite pentru gestiunea bunurilor aflate in depozit:

Unitatea:

Nota de receptie si constatare diferente  

nr. ..  data .

Nr.

crt.

(1)

Produsul

(2)

U.M.

(3)

Cantitatea 

livrata

(4)

Cantitatea

primita

(5)

Pret

unitar

(6)

Valoare

(7)

I01

I02

I03

I04

I05

I06

I07

                                   

                   Modul de obtinere a indicatorilor:

col (2) - I01 - se completeaza din factura furnizorului

col (3) - I02 - se completeaza din factura furnizorului

col (4) - I03 - se obtine din factura furnizorului

col (5) - I04 - se obtine prin numarare/cintarire la primirea produselor

col (6) - I05 - se completeaza din factura furnizorului

col (7) - I06 - se completeaza prin inmultirea cantitatii primite cu pretul unitar pentru produsul respectiv (I04xI05)

           - I07 - se obtine prin insumarea coloanei 7

                   Nota de receptie si constatare diferente se intocmeste pe baza datelor stabilite cu ocazia receptiei materialelor aprovizionate, prin masurare, cintarire, numarare etc., a avizului de expeditie sau facturii primite de la furnizor sau a bonului de vinzare in cazul marfurilor procurate de la fondul pietii.

                   Documentele referitoare la materialele intrate in gestiune (facturi, avize de expeditie), dupa inregistrare in fisele de magazie, se predau zilnic serviciului aprovizionare care le verifica si le vizeaza apoi se trimit la contabilitate zilnic. Pe baza N.I.R.-ului se efectueaza intrarea in gestiune.

                   Beneficiarii documentelor: depozitul, furnizorul, borderoul de predare a documentelor.

                   Periodicitatea: aleatoare in functie de receptiile de materii prime si materiale.

Unitatea:

Fisa de magazie

                                                                                                                                     pag.

Magazia:

Materialul:

Cod:

U.M.:

Pret:

Stoc normat:

Stoc siguranta:

     

Document :

Intrari

Iesiri

Stoc

Data si

Data

Numar:

Fel:

semnatura

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

I08

I09

I10

I11

I11

I12

       

                   Modul de obtinere a indicatorilor:

col (1) - I08 - se completeaza data inscrisa pe documentul in baza caruia se efectueaza operatiunea;

col (2) - I09 - se completeaza numarul documentului in baza caruia se efectueaza operatiunea;

col (3) - I10 - felul documentului;

col (4) sau col (5) se completeaza dupa caz intrare sau iesire de valori materiale;

col (6) - I11 - se inregistreaza stocul existent pentru materialul respectiv. Daca operatiunea a fost de intrare in depozit, atunci stocul actualizat este stocul initial la care se adauga cantitatea intrata, daca operatiunea a fost de iesire din depozit, atunci stocul actualizat se obtine din stocul initial din care este scazuta cantitatea iesita.

                   Fiecarui material existent in magazie i se asociaza o fisa de magazie, existind obligativitatea sa se efectueze evidentele operativ, in fisele de magazie, pe masura ce se produc primirile sau iesirile de valori materiale.

                   Beneficiarii documentului : depozitul

                   Periodicitatea : aleatoare, in functie de miscarile din gestiune

Unitatea:

Bon de consum   

                                                                        nr.:

Nr. crt.

Denumire material

U.M.

Cantitatea solicitata:

(1)

(2)

(3)

(4)

Data:

       Gestionar:                         Delegat:                          Primitor:

Punct  de lucru :

                   Bonul de consum este documentul de eliberare a materialelor din depozit pentru punctele de lucru. Pe baza acestui document se efectueaza scaderea din gestiune.

                   Beneficiarii documentului : depozitul, punctele de lucru

                   Periodicitatea :  aleatoare in functie de necesitatile de materii prime si materiale ale punctelor de lucru.

                   Bonul de consum este completat de maistrul sau inginerul de la punctul de lucru care solicita materiile prime sau materialele respective, completarea facindu-se in doua exemplare. Livrarea materiilor prime/materialelor catre punctul de lucru, se realizeaza de catre personalul de la compartimentul aprovizionare, pe bonul de consum fiind inscrisa persoana care este delegata sa ridice (livreze) materiile prime/materialele.

                   Pe linga documentele prezentate se mai folosesc registrul de stocuri si raportul trimestrial referitor la stocurile de materiale.

                   Registrul de stocuri se completeaza la finele fiecarei luni, manual, fiind elaborat pe grupe de materiale, cu inscrierea fiecarui sortiment de material. Serveste la tinerea unei evidente lunare a stocurilor de materiale - cantitativ si valoric. Registrul este completat in doua exemplare - unul pentru Aprovionare si al doilea pentru serviciul  Financiar - Contabil.  

                   Raportul referitor la stocurile de materiale este elaborat trimestrial, manual, si permite sesizarea cazurilor de abatere a stocului efectiv de la stocul normat si determinarea diferentelor de stoc.

                   Studiul sistemului informational presupune elaborarea schemei fluxului informational, cu punerea in evidenta a principalelor activitati si a legaturilor statice si dinamice dintre ele. La nivelul sistemului analizat, acesta poate fi reprezentat ca in figura urmatoare:


                                   


                   Marfa intra in depozit pe baza unei facturi externe de la furnizor. In urma procesului manual de prelucrare P1 se completeaza N.I.R. -ul. Acesta se completeaza in trei exemplare, primul exemplar mergind la contabilitate, al doilea la furnizor, ultimul raminind la depozit, fiind document justificativ de intrare in gestiune.

                   Bonurile de consum, cele de retur si N.I.R.-urile reprezinta intrari in procesul manual de prelucrare P2, prin care se realizeaza actualizarea fiselor de magazie. Bonurile de consum, respectiv cele de retur se completeaza in doua exemplare, originalul raminind la depozit, copia la punctele de lucru.

                   Studiul si analiza sistemului existent, presupune de asemenea asocierea pentru sistemul economic analizat a modelului static sau structural, surprinderea modificarilor ce au loc asupra entitatilor din cadrul sistemului, in functie de diferitele fenomene ce pot apare - modelul dinamic, modelul functional, precum si integrarea acestor modele. 

                   Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor prime si materiale, presupune identificarea componentelor sau a entitatilor din cadrul sistemului economic analizat, identificarea asocierilor dintre entitati si calificarea acestora, identificarea atributelor aferente entitatilor si asocierile dintre entitati, stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. Astfel, au reiesit urmatoarele entitati:

                   - Materiale

                   - Inregistrarea contabila in contul furnizor

                   - Furnizor de materii prime/materiale

                   - Factura

                   - Nota de intrare receptie

                   - Fisa de magazie

                   - Bon de consum/retur

                   - Puncte de lucru

                   Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor prime / materialelor este redat in cele ce urmeaza:                     


trimit

 
                       

(1,n)

 


                  

                   Modelul dinamic presupune surprinderea modificarilor ce au loc asupra entitatilor din cadrul sistemului in functie de diferitele fenomene ce pot apare pentru fiecare entitate luata in parte precum si interconditionarile dintre entitati.

                   Modelul functional al sistemului analizat are drept scop determinarea transformarilor de date care se produc in cadrul sistemului in scopul satisfacerii cerintelor informationale aferente acestui sistem.

                    In cadrul modelului functional, accentul se deplaseaza de la realitatea analizata catre cerintele informationale ale utilizatorilor, cerinte a caror satisfacere constituie obiectivul realizarii bazelor de date.

                   Modelul functional este redat in figura de mai jos:


                   Tot referitor la cerintele informationale, conducerea firmei doreste sa stie, intr-un timp de raspuns al sistemului limitat urmatoarele:

                   - plusurile si minusurile din gestiune;

                   - cazurile in care se constata ca bunurile din gestiune sunt depreciate, degradate, distruse sau sustrase;

                   - existenta stocurilor pe depozite si magazii;

                   - situatia stocurilor la o anumita data;

                   - urmarirea stocurilor supranormative;

                   - urmarirea materialelor cu miscare lenta sau fara miscare;

                   - prevederea rupturilor de stoc, in cazul cind cererile de materiale ale punctelor de lucru nu pot fi onorate din stocurile existente;

                   II. 2. Performante si limite

                   Analiza sistemului informational existent consta in evaluarea performantelor si limitelor in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice pentru introducerea noului sistem informational.

                        a) Performante

                   Desi, dupa cum s-a putut constata din studierea sistemului informational, procedurile intilnite erau bazate pe prelucrarea manuala a datelor, activitatea de gestionare a materiilor prime si materialelor se desfasurau in destul de bune conditiuni, dar cu un volum foarte mare de munca.

                   Datele referitoare la fiecare material sunt consemnate in fisele de magazie, care sunt extrase din cartoteca, cartotecile fiind aranjate in ordine, numerotate. De asemenea, si documentele justificative ale operatiilor efectuate in gestiune sunt arhivate pe perioade.

                   Se poate constata la sfirsitul fiecarei luni, plusurile sau minusurile din gestiune prin inventariere, confruntind stocul scriptic extras din fisa de magazie, pentru fiecare material, cu stocul faptic pentru acel material.

                   In cazul constatarii de diferente, se intocmeste un raport in care se specifica neconcordantele gasite.

                   Tot la sfirsitul fiecarei luni se realizeaza situatia finala cu stocurile de materii prime si materiale, prin care conducerea ia cunostinta de stocurile efective aflate in depozit, comparindu-le cu necesarul de materii prime si materiale pentru desfasurarea in bune conditiuni a proceselor de productie (constructii). Periodic se desfasoara un control al stocurilor supranormative, prin compararea din fisa de magazie a fiecarui material, a normei din stoc cu stocul existent.

                   b) Limite

                   Principala limita a sistemului informational existent o constituie timpul mare de raspuns al sistemului condus la solicitarile sistemului de conducere, timp de raspuns care in conditiile actuale ale economiei de piata poate avea influente negative asupra firmei.

                   Pe de alta parte, dupa cum se stie, un factor esential al rentabilitatii unei unitati economice il constituie reducerea costurilor de productie. Elaborarea unor norme de consum riguroase, strict dimensionate si concretizate intr-o economie semnificativa de resurse materiale, este o modalitate pentru reducerea acestor costuri. Punerea efectiv in practica a acestei modalitati, este incadrarea efectiva in consumurile normate de materii prime si materiale.  De aici si importanta evidentierii in orice moment a stocurilor supranormative, actualul sistem informational fiind deficitar in ceea ce priveste aceste probleme.

                   Un alt aspect este si faptul ca ponderea cea mai mare din cheltuielile necesare pentru realizarea productiei, o reprezinta cea pentru materii prime si materiale. Plecind de la acest aspect se impune ca o necesitate reducerea continua a acestor cheltuieli. Actiuni in acest sens ar fi evitarea imobilizarilor de resurse materiale, repunerea imediata in circuit a stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare, actualul sistem informational fiind deficitar in ceea ce priveste informatiile referitoare la aceste aspecte.

                   Ca o concluzie se poate mentiona faptul ca actualul sistem informational este caracterizat de o capacitate redusa de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate, de o operativitatate si complexitate scazuta a situatiilor de informare-raportare.

                   II. 3. Propuneri de perfectionare

                   Propunerile de perfectionare vor cauta in primul rind sa inlature deficentele vechiului sistem.

                   O prima directie de perfectionare este legata de introducerea unui sistem informatic in subsistemul analizat cu multitudinea aspectelor pozitive ce deriva din aceasta: cresterea exactitatii informatiilor, capacitatea sporita de calcul  sub aspectul volumului datelor prelucrate si implicit a cresterii vitezei de raspuns a sistemului.

                   Informatiile referitoare la introducerea in gestiune a cantitatilor livrate de materii prime si materiale vor putea fi puse la dispozitia compartimentului aprovizionare pentru tinerea evidentei realizarii necesarului de aprovizionat.

                   O alta directie de perfectionare este legata de dimensionarea  judicioasa a stocurilor de materii prime si materiale, prin utilizarea unor modele matematice de gestiune a stocurilor, care sa conduca la reducerea cheltuielilor aferente procesului de stocare.

                   Ca propunere de perfectionare se incearca realizarea analizei stocurilor in expresie fizica si expresie valorica.

                   Pentru analiza stocurilor in expresie fizica se folosesc urmatorii indicatori: gradul de incadrare a stocurilor efective in limite normate, volumul fizic al stocurilor supranormative, volumul stocurilor disponibile.

                   Gradul de incadrare a stocurilor efective in limitele normate (k) se determina cu ajutorul relatiei :

                        k=Sef/Sn*100

                   unde:

                   Sef = stocul efectiv de materiale existent in depozit

                   Sn  = stocul normat de materiale

                   Volumul fizic al stocurilor supranormative (Spn) se poate calcula cu ajutorul relatiei :

                   Spn = Sef-Sn

                   In conditiile unei situatii normale, coeficentul k ia valori cuprinse intre 0 si 1. Cind k<1 se impune reintregirea urgenta a stocului, iar cind k>1, inseamna ca s-au format stocuri supranormative si ca urmare, trebuie luate masuri de redimensionare a acestora.

                   Principalul indicator in expresie valorica il reprezinta viteza de rotatie.

                   Studierea influentei stocurilor asupra vitezei de rotatie este deosebit de importanta intrucit se constata in ce masura se asigura ca fondurile materiale sa circule cit mai repede. Orice stationare indelungata a acestor fonduri conduce la realizarea unei productii mai mici.

                   Individualizata la nivelul materiilor prime si materialelor, viteza de rotatie se stabileste cu ajutorul relatiei:

                   Vr = (Spv*T) / Vc

                   unde :

                   Spv        = stocul mediu de productie, in expresie  valorica

                      T         = numarul de zile al perioadei de gestiune

                   Vc         = consumul de materiale in perioada respectiva

                   Pentru a stabili numarul de rotatii, se imparte numarul de zile al perioadei de gestiune la viteza de rotatie.

                   Analiza stocurilor de materiale se poate extinde si asupra altor aspecte, in functie de scopul urmarit de utilizatorii rezultatelor.                

                   Scopul analizei este ca pe baza rezultatelor obtinute, sistemul de conducere sa poata lua cele mai indicate masuri pentru a se asigura o buna gestionare a stocurilor de materii prime, concretizata in asigurarea continuitatii productiei cu imobilizari minime de resurse materiale si financiare. 

III. Proiectarea de ansamblu

                  

                   Aceasta etapa consta din :

                                 - elaborarea modelului de ansamblu al sistemului informatic

                                 - planificarea realizarii sale pe parti componente

              

                        III. 1 Studiul sistemului existent

                   Continutul acestei etape consta in structurarea sistemului informatic, definirea iesirilor, a intrarilor, definirea colectiilor de date, alegerea modelelor matematice si a programelor, alegerea solutiilor tehnice.

                   Sistemul informatic conceput, trebuie sa indeplineasca anumite caracteristici, printre care:

                   - sa contina ca element central o baza de date in care sunt stocate date intercalate;

                   - autenticitatea datelor. De asemenea, formatul si gradul de sintetizare si prezentare al datelor difera in functie de nivelul de conducere la care acestea sunt prezentate;

                   - posibilitatea prelucrarii si transmiterii datelor la conducere in timp util;

                   - sa ofere posibilitatea interactiunii imediate om-masina, care devine tot mai necesara cu cit decidentul uman este plasat mai sus in ierarhia conducerii;

                   - grad ridicat de integrare din punct de vedere intern si extern;

                   - adaptare sau modificare cu efort minim;

                   Pentru intrunirea acestor caracteristici este necesar sa fie indeplinite o serie de cerinte in etapa de conducere:

                   - fundamentarea sistemului informatic pe criterii de eficienta economica prin compararea cheltuielilor estimate ca necesare pentru realizarea si functionarea sistemului cu efectele economice directe si indirecte ce se sconteaza a fi obtinute prin introducerea sistemului informatic;

                   - formularea cerintelor informationale prin participarea directa a conducerii unitatii;

                   - asigurarea unui nivel tehnic ridicat;

                   - adaptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile (echipament de calcul, programe, personal) si cu restrictiile impuse (financiare);

   

               III. 2 Structurarea sistemului existent

                   In scopul elaborarii modelului de ansamblu, sistemul informational se descompune in subsisteme relativ autonome, fiecare avind “intrarile” si “iesirile” sale, precum si algoritmi de transformare a intrarilor in iesiri.

                   In urma acestei etape se vor evidentia subsistemele componente, legaturile dintre acestea (conexiunile interne), precum si legaturile exterioare ale sistemului cu alte sisteme atit pe verticala, cit si pe orizontala (conexiunile externe).

                   Motivele care fac necesara structurarea sistemului informatic sunt urmatoarele:

                   - numarul mare de elemente si legaturi care compun un sistem informatic face imposibila proiectarea  “in bloc” a acesteia;

                   - implementarea simultana a tuturor componentelor sistemului informatic, fara perturbarea activitatii, este deosebit de dificila;

                   - prioritatea anumitor obiective;

                   - cantitatea limitata a resurselor umane si materiale;

                  

                   La structurarea sistemului informatic se vor avea in vedere urmatoarele cerinte:

                   - unicitatea criteriului de descompunere a sistemului pe fiecare nivel al structurii;

                   - posibilitatea constituirii sistemului prin agregarea modulelor;

                   - sa nu existe suprapuneri ale modulelor;

                   Structura functionala a sistemului informatic la nivelul unitatii economice este:


          

Subsistem pentru - aprovizionare

 


                        III.3  Definirea iesirilor, intrarilor, colectiilor de date si a modelelor matematice utilizate

                   1. Definirea iesirilor

                   Realizarea oricarui sistem informational are loc practic prin satisfacerea cerintelor informationale ale conducerii, ceea ce inseamna furnizarea la cerere sau periodic a situatiilor, rapoartelor de iesire ce grupeaza informatii, date necesare cunoasterii realitatii curente, necesare fundamentarii deciziilor pentru dirijarea activitatii pe termen scurt, mediu sau lung.

                   Utilitatea si viabilitatea sistemului informational sunt determinate de tipul, continutul si operativitatea cu care se transmit aceste situatii de iesire, factorilor de decizie pe diferite nivele.

                   La nivelul subsistemului de gestiune a stocurilor de materii prime si materiale, iesirile pot fi impartite in doua categorii: acte si rapoarte, situatii si rapoarte centralizate.

                   Situatiile si rapoartele centralizate sunt multiple, cu grade diferite de complexitate si pot fi la rindul lor impartite in doua categorii, functie de momentul intocmirii : periodice si la cerere. 

                   Situatiile periodice se pot referi la:

                   - situatia stocurilor existente la un  anumit moment in depozit;

                   - situatia stocurilor supranormative;

                   - situatia stocurilor fara miscare;

                   - viteza de rotatie a stocurilor;

                   De regula aceste situatii se intocmesc la sfirsitul lunii. Tot situatii periodice sunt si cele referitoare la dimensionarea stocurilor, ce se obtin pe baza normelor de consum si a necesarului de materiale pentru anul de plan.

                   Situatiile la cerere sunt cele mai des intilnite. Astfel se poate determina:           - stocul pe un produs;

                   - stocul pe o categorie de produse;

                   - dinamica unui material aflat in depozit;

                   Aceste situatii se intocmesc intr-un singur exemplar si nu se memoreaza decit in baze de date temporare.

                    

                   2. Definirea intrarilor

                   La fel ca si iesirile, intrarile pot fi impartite in doua categorii ce servesc la obtinerea unor acte si rapoarte, si care servesc la obtinerea situatiilor centralizatoare.

                   Pentru prima categorie, cel mai important act de intrare in subsistem il reprezinta factura de intrare de la furnizor. Operatorul de la depozit, preia anumite date in baza carora se intocmeste N.I.R.-ul si procedeaza la actualizarea bazelor de date.  Aceste date sunt : data si numarul facturii, numele furnizorului, adresa si codul fiscal, banca si contul bancar al furnizorului.

                   In continuare se preiau datele referitoare la caracteristicile materialelor (cantitate, pret, unitate de masura) si se compara totalurile calculate cu cele de pe factura. Daca totalul este in regula, se trece la tiparirea N.I.R.-ului, care se intocmeste la fiecare livrare de materiale de la furnizor.

                   In ceea ce priveste situatiile centralizatoare intrarile se refera in special la informatii stabilite de compartimentul plan, cum ar fi:

                   - stocurile normate pentru diferitele materiale:

                   - necesarul de aprovizionat pe trimestru;

                   - costuri de lansare a comenzilor de aprovizionare;

                   - costul unitar de stocare;

                   - costul de penalizare pentru materiale ce nu se gasesc in stoc.

                  

                   3.  Definirea colectiilor de date

                   In aceasta etapa, datele definite global in activitatile anterioare servesc la gruparea lor in colectii de date dupa diferite criterii, la nivelul fiecarui subsistem sau la nivelul intregului sistem informational.

                   La nivelul subsistemului analizat s-au deosebit urmatoarele colectii de date:

                   a) Materiale

                   In aceasta colectie exista date care se refera la fenomene statice, respectiv la caracteristicile fiecarui produs in parte, cum ar fi: codul  materialului, denumirea, unitatea de masura, grupa din care face  parte materialul.

                   Aceste informatii au un caracter, in general statistic in sensul ca ele se modifica foarte rar. Din acest punct de vedere, colectia de date este de baza, deoarece datele isi pastreaza valabilitatea, relevanta si autenticitatea pe perioada de existenta a obiectului de referinta. Daca dispare acesta, dispar si ele. Totodata, datele isi pastreaza autenticitatea si relevanta pe perioada de referinta a obiectelor pe care le descrie. Marimea acestei perioade de timp este specifica fiecarui colectii si este delimitata cronologic de momentul aparitiei, inscrierii datelor si de momentul disparitiei.

                   b) Grupe de materiale

                   Si aceasta colectie de date cuprinde informatii care au un caracter static. Informatiile continute sunt codul si denumirea grupei de materiale.        

                   c) Furnizori

                   Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

                   - cod furnizor;

                   - denumirea completa a  furnizorului;

                   - adresa (strada, numar, bloc);

                   - cod fiscal;

                   - banca si codul bancar;

                   - telefon;

                   Pentru simplificarea procedurii de introducere a facturii de intrare, s-a considerat necesara codificarea fiecarui furnizor. Astfel, operatorul de la depozit nu mai este nevoit sa introduca de fiecare data datele referitoare la furnizor. Tot ce are de facut este sa raspunda la intrebarea daca factura este de la un furnizor nou sau de la unul existent, avind in ajutor si o lista continind denumirea acestora.

                   Daca furnizorul este nou, codul este generat automat de program dupa un algoritm pe care operatorul nu este necesar sa il cunoasca, in continuare urmind introducerea datelor referitoare la furnizor.

                   Aceasta colectie de date poate fi analizata si din punct de vedere al prelucrarii datelor. Astfel, poate sa fie considerata o colectie de date de baza, deoarece datele au un caracter permanent in sensul ca fiecare data are o anumita stabilitate in cadrul colectiei, in functie de existenta obiectului de referinta. Daca dispare acesta, dispare si datele de referinta la el.

                   d) Clienti (puncte de lucru)

                   Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

                   - codul clientului

                   - denumirea completa

                   - adresa

                   - codul fiscal

                   - banca si contul bancar

                   - telefon

                   Este foarte asemanatoare colectiei de date furnizori si serveste in principal la identificarea clientilor nominalizati in bonul de consum ce insoteste materialele disponibile din depozit. Este o colectie de date de baza, datele avind un continut omogen, format din datele primare.

                   e) Intrari/Iesiri de materiale

                   Este colectia de date cea mai numeroasa, tinind seama ca aici se vor memora atit iesirile cit si intrarile de materiale.

                   Aceasta colectie cuprinde date referitoare la dinamica materialelor (iesiri si intrari de materiale).

                   Din punct de vedere al intrarilor de materiale,se retin date referitoare la tipul actului, numarul si data actului, codul materialului, cantitatea intrata, pretul unitar, codul furnizorului.

                   Din punct de vedere al iesirilor de materiale, se retine acelasi set de date, continutul fiind insa diferit. Astfel, se retine tipul documentului, denumirea, numarul si data documentului de iesire, codul clientului (punctului de lucru), codul materialului, cantitatea si pretul unitar.

                   Diferenta dintre documente este foarte mare si este data de cimpul “tip document”. Pe baza acestui cimp se pot intocmi situatii referitoare la volumul intrarilor/iesirilor unui anumit material, la valoarea iesirilor/intrarilor pe o anumita perioada de timp.

                   Din acest punct de vedere colectia poate fi clasificata ca fiind intermediara sau de lucru. 

                   4. Identificarea  modelelor matematice referitoare la procesul de stocare

                   O problema importanta o reprezinta dimensiunea stocurilor de materii prime si materiale, dimensionare care sa corespunda unor cheltuieli cit mai mici a activitatii de stocare. Elementele unui proces de stocare sunt:

                   1) Cererea din produsul stocat, care poate fi:

                          a)  cerere determinista - cind este cunoscuta intr-un interval de timp

                          b) cerere aleatoare

                          c) cerere necunoscuta

                   2) Intervalul de timp intre doua aprovizionari succesive care poate fi:

                          a) fix

                          b) variabil

                   3) Cantitatea.de produse intrate periodic in stoc care poate fi:

                          a) constanta

                          b) variabila

                   4) Nivelul stocului de marfa

                   5) Costul de stocare (Cs) - reprezinta cheltuielile de depozitare, intretinere, reparatii. Calculul procesului stocarii se face la nivelul stocului mediu.

                   6) Costul de lansare a comenzii (Cl) care include toate cheltuielile ce se fac incepind  cu intocmirea comenzii, trimiterea acesteia la furnizori, cheltuieli de transport , inclusiv cu deplasarile de delegati ai cumparatorului la furnizor.

                   7) Costul de penalizare sau penurie (Cp) apare datorita lipsei de materiale in stoc, cind cererea este mai mare decit stocul.

                   Modelele de stocare in care se admite posibilitatea nesatisfacerii cererii datorita lipsei de produse in stoc (“ruptura de stoc”), se face in ipoteza ca toate comenzile neonorate la un moment dat nu se anuleaza, ele se amina, acoperindu-se ulterior odata cu plata unor penalizari. Aceste costuri de penalizare afecteaza profiturile firmei.

                   Printre modelele utilizate in dimensionarea si normarea stocurilor, pot fi enumerate metoda de calcul direct si metode de calcul indirect.

                   Aplicatia informatica va folosi doua metode de calcul indirect:

                   - modelul de gestiune cu perioada fixa si cerere constanta

                   - modelul cu perioada fixa, cerere constanta si posibilitate de ruptura a stocului.

                   Primul model, cunoscut in literatura de specialitate ca modelul Wilson, presupune:

                   - determinarea lotului optim - n0;

                   - intervalul optim dintre doua aprovizionari -T0

                   -  costul minim - G0

                   Informatiile de intrare in model sunt: 

                   - N  = necesarul trimestrial de aprovizionat

                   - q   = perioada de gestiune (trimestrul) 

                   - Cl = costul de lansare al unei reaprovizionari

                   - Cs= costul de stocare pentru o unitate de material pe zi

Dupa cum se observa unitatea de timp pentru perioada de gestiune o reprezinta trimestrul datorita specificului activitatii societatii care depinde foarte mult de sezon.

                   Iesirile se obtin pe baza intrarilor cu ajutorul urmatoarelor relatii:

      2*N*Cl

       q*Cs          

 
                  

                   n0 =            

                  


                   T0 =


                   G0 =       2*N*q*Cl*Cs

                   Acest model nu are insa in vedere eventualitatea aparitie a fenomenului de epuizare a stocului curent mai devreme de reintregirea lui. Deoarece in practica sunt frecvente asemenea situatii, modelul trebuie completat si cu cerintele impuse de acest fenomen. Se ajunge astfel la modelul de gestiune cu perioada fixa, cerere constanta si posibilitate de ruptura a stocului.

                   Se ia in considerare factorul de indisponibilitate sau de penurie r, care joaca un rol important in procesul de stocare cu penalizare.

                   Factorul de penurie/indisponibilitate se determina cu ajutorul relatiei:

                   r = Cp / (Cs+Cp) unde

                   Cp = cheltuieli suplimentare sau de penurie unitare pe zi

                   Cs = cheltuieli de stocare

                   Informatiile de iesire ale modelului sunt:

                   - determinarea lotului optim - n0;

                   - intervalul optim dintre doua aprovizionari -T0

                   -  costul minim - G0

                   si  se determina cu ajutorul urmatoarelor relatii:

Cp+Cs

Cp

 

*

 

*

 

 2*N*Cl

q*Cs

 


To =

 
                     

*

 


                                s0 = n0 * r

                Diferentele dintre n0  si  s0  are rolul de a asigura satisfacerea consumului in conditiile epuizarii stocului curent (s0) si poate sa fie asimilata stocului de siguranta. 

IV. Proiectarea de detaliu

            Proiectarea detaliata a sistemelor informatice se realizeaza in doua faze:

            - proiectarea logica de detaliu;

            - proiectarea tehnica de detaliu;

            Are ca obiective elaborarea modelului de detaliu al sistemului informatic si stabilirea solutiilor tehnice de realizare.

                   Documentatiile realizate in aceasta etapa sunt: PROIECTUL LOGIC DE DETALIU si PROIECTUL TEHNIC DE DETALIU care se refera la intregul sistem/produs/program si la partile componente ale acestuia. Proiectul tehnic de detaliu poate fi considerat o documentatie de lucru, pentru asigurarea comunicarii intre membrii echipei de proiectare continind informatii tehnice ce privesc sistemul informatic.

                        Proiectarea detaliata a sistemelor informatice presupune:

            - detalierea functiunilor si a structurii functionale a subsistemelor/aplicatiilor informatice;

            - proiectarea detaliata (logica si fizica) a “iesirilor”  fiecarui subsistem/aplicatie/procedura;

            - proiectarea codurilor;

            - proiectarea detaliata (logica si fizica) a “intrarilor”  fiecarui subsistem/aplicatie/procedura;

            - proiectarea bazelor de date;

            - proiectarea procedurilor si a fluxurilor tehnologice de prelucrare;

            - evaluarea necesarului de resurse;

            - planificarea elaborarii programelor.

                        IV. 1  Proiectarea situatiilor de iesire

                   In acest pas al proiectarii se trece la terminarea si definitivarea cerintelor informationale pina la nivel de procedura, pentru fiecare aplicatie informatica. Aceasta etapa se finalizeaza cu intocmirea pentru fiecare situatie finala a specificatiilor de iesire. 

                   In principal, aceste specificatii au doua roluri importante:

                   - de a transmite rezultatele prelucrarii pe calculator utilizatorilor, intr-o forma pe care acestia sa o inteleaga si in care sa se regaseasca cerintele lor;

                   - de a transmite proiectul situatiilor finale programatorului pentru a-i permite acestuia trecerea la intocmirea procedurilor.

                   Pe baza specificatiilor de iesire se trece la proiectarea fizica de detaliu, prin care se alege suportul informatiilor de iesire, se realizeaza definitivarea formei si formatului de editare a situatiilor (asezarea in pagina/ecran, spatierea intre coloane si rinduri) si se definitiveaza procedurile de utilizare si interpretare a iesirilor.

                   Situatiile de iesire se pot imparti in doua mari categorii: situatii sub forma unor informari/consultari si situatii transmise altor compartimente. Aceasta impartire este determinata de beneficiarul informatiilor.  

                   Astfel, in prima categorie se doreste o informatie punctuala (un pret, o cantitate, un numar de factura, etc.) sau informatii punctuale legate intre ele. Beneficiarul este de cele mai multe ori, operatorul de depozit. In al doilea caz, beneficiarul este o persoana caruia ii trebuie inminata o situatie de sinteza si care nu este in acelasi loc cu operatorul de depozit.

                   In primul caz, situatiile se prezinta sub forma unor simple vizualizari pe monitor, iar in al doilea caz sub forma unor rapoarte listate la imprimanta.

                   De asemenea, exista situatii de iesire care pot fi tratate din ambele puncte de vedere, de aceea programatorul trebuie sa prevada o optiune care sa indice si suportul de iesire al situatiei.

                   In definitivarea formei si formatului de prezentare a situatiilor finale s-a tinut cont de o serie de cerinte ale conducerii, precum si de faptul ca unele situatii finale pot fi destinate raporturilor externe ale unitatii cu alte unitati economico-sociale.

                   In proiectarea situatiilor finale mai intervin o serie de restrictii datorate caracteristicilor si performantelor tehnice ale echipamentelor periferice. Astfel, in proiectarea acestor situatii  s-a tinut seama de:

                   - numarul maxim de caractere pe linie;

                   - numarul maxim de linii pe pagina/ecran;

                   - facilitatile de imprimare

                   Totodata s-a tinut cont ca la parcurgerea unei situatii finale sa fie cit mai usoara si sa nu dea nastere la ambiguitati. Astfel antetul, titlul si capul de tabel vor contine informatii si coduri ce vor indica sursa de emitere a raportului, continutul raportului si perioada la care se refera. 

 

                   a) Vizualizari

                   Se pot imagina o multime de astfel de situatii, mai ales ca scopul programului este ca operatorul de la depozit, care in cazul cel mai nefericit nu are deloc cunostinte de limbaj de programare, sa aiba acces la orice informatie existenta in bazele de date, acces care trebuie sa fie rapid, explicit si sigur.         Exista totodata vizualizari care necesita realizarea unor legaturi intre bazele de date, iar realizarea acestor legaturi trebuie sa fie transparente pentru utilizatorul final.

                    Sunt totusi, citeva tipuri clasice de vizualizari. Astfel, exista vizualizari ale actelor de intrare si de iesire care se efectueaza pentru controlul circulatiei materialelor inspre clienti (puncte de lucru) sau furnizori.

                   Din punct de vedere al actelor de intrare intereseaza anumite informatii ce se refera fie la valoarea actelor, fie la caracteristicile materialelor.

                   Sunt prevazute urmatoarele vizualizari:

                   - vizualizarea fisei de magazie pentru un anumit material;

                   - vizualizarea unei note de intrare receptie;

                   - vizualizarea unui aviz de expeditie;

                   - vizualizarea furnizorilor;

                   - vizualizarea clientilor;

                   - vizualizarea  listei de coduri pentru furnizori

                   - vizualizarea listei de coduri pentru materiale.

                                 Pentru fisa de magazie modelul de afisare este:

Unitatea:

 
                  

Fisa de magazie

data: ..


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul : C35

Stoc initial: N10.3

Sold initial: N12

Stoc normat: N12.3

Tip document: C3

Pret: N9

Cantitate: N10.3

Valoare: N12

Total stoc existent : N12.3

Total valoare: N12

                   Referitor la vizualizarea unei note de intrare receptie pot interesa ca observatii : data la care a fost intocmit N.I.R.-ul, respectiv, numarul facturii, furnizorul, precum si denumirea materialelor care au fost receptionate, unitatea de masura, cantitatea primita, pretul unitar.

                   Toate acestea nu necesita prelucrari ale bazelor de date ci simple consultari, obtinerea tuturor acestor informatii putindu-se realiza intr-o singura vizualizare. Numarul de N.I.R. este constituit automat de program, el crescind cu o unitate la fiecare receptie de materiale. La inceputul anului el redevine 1.

                  

                   Atit imprimarea cit si vizualizarea unui N.I.R. arata astfel:


                  

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Material: C35

U.M.: C3

Cantitate livrata: N10.3

Pret unitar: N9

Valoare: N12

Total valoare: N12

                   Lista furnizorilor prezinta datele aferente fiecarui furnizor: denumirea furnizorului, adresa completa a acestuia. Suportul de iesire se va face pe ecran sau pe imprimanta, functie de optiunea utilizatorului.

                   Lista clientilor/beneficiarilor prezinta datele aferente fiecarui client: denumirea clientului, adresa, cod fiscal, telefon. Suportul de iesire se va face pe ecran sau pe imprimanta, functie de optiunea utilizatorului.

Machetele celor doua liste sunt prezentate in continuare:


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire beneficiar:C30

Adresa: C45

Telefon: N7

Cod fiscal: N11

Banca: C20

Localitatea: C20

Cont: N12


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire furnizor:C30

Adresa: C45

Telefon: N7

Cod fiscal: N11

Banca: C20

Localitatea: C20

Cont: N12

                   b) rapoarte

                   Printre rapoarte se pot enumera rapoartele referitoare la

                   - Dimensionarea economica a stocurilor prin modelul Wilson

                   - Dimensionarea economica a stocurilor prin  modelul cu posibilitate de ruptura a stocului.

                   Cele doua rapoarte au forma :

Unitatea:

Dimensionare stocuri prin modelul

Wilson

      Materialul            Lotul optim                Interval optim                        Cost minim

           

 


 

                  


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Lotul optim: N12.3

Interval optim: N3

Cost minim: N9


                  

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Lotul optim: N12.3

Interval optim: N3

Cost minim: N9

Stoc siguranta: N11.3

Alte rapoarte sunt :

                   - situatia sintetica a stocurilor;

                   - situatia stocurilor supranormative;

                   - situatia stocurilor fara miscare;

                   - lista consumurilor pe puncte de lucru.

                   Machetele acestora sunt prezentate in continuare :


 

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire articol: C35

U.M.: C3

Cant.: 10.3

Valoare: N12

Total valoare: N13


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Stoc existent:N12.3

Stoc normat: N12.3

Grad de incadrare: N9

Diferenta: N9.3


                  

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

U.M.: C3

Pret: N9

Stoc: N12.3

Valoare: N12


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Nr. document: N8

Articol: C35

Cantitate: N11.3

U.M: C3

Pret unitar: N9

Valoare: N12


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Factura: N8

Articol: C35

Cantitate: N11.3

Valoare: N12

Total valoare: N13


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Articol: C35

Stoc: N12.3

Consum: N11.3

Viteza de rotatie: N6.2

                   IV. 2  Proiectarea codurilor

                   O cerinta esentiala a sistemelor infomatice este aceea ca datele din sistem sa fie riguros definte, ordonate, clasate si codificate. De aceea, in urma analizei sistemului informational am ajuns la concluzia ca este necesara existenta codurilor atit pentru materialele gestionate in depozit dar si pentru furnizori, clienti si tipuri de documente.

                    La proiectarea codurilor trebuie sa se tina seama de doua aspecte importante: influenta tipului si structurii codului asupra performantelor sistemului informational; implicatiile utilizarii codului in operatiile de culegere a datelor, prelucrarii si interpretarii rezultatelor finale de catre utilizatorii ce nu au cunostinte de specialitate   

                   - codificarea furnizorilor si clientilor (punctele de lucru) - este un cod numeric avind lungimea de cinci cifre, el fiind generat automat de program la aparitia unui furnizor sau client nou.

                  

                   - codificarea documentelor - a fost necesara datorita actualizarii fiselor de magazie, acestea continind cimpul tipdoc, care indica tipul documentului. Codurile sunt :

                    BC  = pentru  bon de consum

                    NIR = pentru nota de intrare receptie

                  

                   - codificarea materialelor - a fost necesara pentru realizarea legaturilor intre bazele de date care contin informatii despre materiale. Si codul materialelor este numeric, avind o lungime de cinci cifre.

                   Materialele mai sunt caracterizate si de grupa din care fac parte. Astfel fiecare material mai are un cod suplimentar, cel al codului de grupa, ceea ce face posibila gruparea materialelor in functie de grupa.

                   Denumirea grupei si codul de grupa (care si el este numeric) sunt memorate intr-o baza de date separata .

                   Dupa cum s-a observat, aproape toate codurile sunt numerice, fiind generate automat de program, ceea ce face ca munca utilizatorului programului sa fie usoara.       

                  

                   IV. 3  Proiectarea intrarilor

                   Datele de intrare de la momentul culegerii lor si pina in momentul utilizarii efective in cadrul sistemului informatic, parcurg o succesiune de etape intermediare, cum ar fi : inregistrarea, conversia intr-o forma acceptata de sistemul de calcul, verificarea corectitudinii informatiilor, corectarea eventualelor erori etc.

                   Proiectarea de detaliu a intrarilor cuprinde doua etape: proiectarea logica de detaliu si proiectarea tehnica de detaliu.

                   a) proiectarea logica de detaliu

                   La proiectarea logica se stabileste in detaliu lista “intrarilor” iar pentru fiecare “intrare” se descrie continutul, natura si structura datelor, se stabileste frecventa de aparitie, volumul de date, criteriile de control si validare.

                   Din acest punct de vedere intrarile in sistemul informational sunt :        - factura de intrare de la furnizor

                   -  bonul de consum /retur.

In factura de intrare se dinsting ca elemente informationale: numarul facturii, data, denumirea furnizorului, adresa, codul fiscal, materialul, unitatea de masura, cantitatea, pretul unitar.

Pentru bonul de consum se dinsting: numarul bonului, data, materialul, cantitatea, unitatea de masura, pretul unitar.  

                   Numarul de exemplare, periodicitate si beneficiarii, precum si scopul acestora au fost reflectate in capitolul “ Studiul si analiza sistemului existent “.

                   b) proiectarea tehnica de detaliu

                   In aceasta etapa este necesar sa se realizeze urmatoarele activitati:

                   - alegerea suportului tehnic pentru culegerea datelor

                   - proiectarea machetelor de intrare

                   - stabilirea instructiunilor de culegere

                   - regulile de control si validare a datelor

                   - proiectarea videoformatelor de intrare.

                                 Din punct de vedere al suportului tehnic s-a ales solutia ca datele introduse de la tastatura sa fie stocate in variabile globale, iar de aici, functie de optiunea operatorului, sa actualizeze bazele de date corespunzatoare si stocate pe suportul magnetic.

                   Ca modalitate de introducere a datelor pe calculator s-a ales solutia afisarii in ferestre a machetei documentului respectiv, cautind pe cit posibil sa se respecte caracteristicile acestuia. Pentru o eventuala modificare a cimpului introdus se poate apela la tastele sageti sau la tasta TAB. In toate videoformatele exista cimpuri al caror continut trebuie validat, mediul de programare oferind instrumente foarte bune in acest sens. In cazul introducerii unor informatii gresite se vor genera mesaje de eroare, care se vor afisa intr-o zona prestabilita a ecranului, insotita de o avertizare sonora.  

                   Modalitatea de lucru este aceeasi pentru toate videoformatele: cimpuri ce se completeaza implicit, al caror continut nu poate fi modificat (cimpuri de tip SAY), cimpuri in care se introduc date (cimpuri de tip GET), cimpuri in care se pot inscrie date daca este adevarata conditia din clauza WHEN.

                   Pentru exemplificare se prezinta videoformatul atasat introducerii datelor din factura de intrare.

                   Acelasi videoformat se foloseste si pentru introducerea datelor din bonul de consum, programul facind diferenta dintre o factura si un bon de consum in functie de datele introduse in cimpul “Tip document”.

                   Intr-un prim ecran se vor cere informatii generale despre documentul de intrare:

  Numarul         :

  Data               :

  Documentul    :

  Tip document  :

  Client F/B        :

 

 


                        

                   dupa care urmeaza ecranul de introducere a materialelor:


           

            Materialele sunt livrate de furnizori pe baza unei facturi de intrare. Pe baza acestei facturi se efectueaza nota de intrare receptie.

            Operatorului i se solicita numarul si data facturii. Dupa introducerea acestora,  i se va cere sa  introduca tipul documentului care poate sa fie de intrare (factura) sau de iesire (bon de consum). In functie de tipul documentului introdus, va aparea o lista a furnizorilor (document de intrare) sau a beneficiarilor (document de iesire).

            In cazul prezentat, tipul documentului este de intrare. Va aparea o lista cu denumirea tuturor furnizorilor. Daca se constata ca furnizorul este nou, se apasa tasta ESC, aparind o  fereastra in care se solicita datele despre furnizorul nou.


            Operatorului i se va solicita gestiunea in care vor fi introduse materialele, apoi denumirea materialului care va fi preluat dintr-o lista de materiale. In situatia in care materialul este nou, se apasa  tasta  ESC, aparind o noua fereastra in care se introduc date referitoare la acest material si anume : denumire, unitate de masura, grupa din care face parte si eventualele observatii la acest material. Acest ecran este prezentat in cele ce urmeaza:


            Dupa ce se introduc toate informatiile referitoare la articole/materiale se revine in ecranul principal.

            Urmeaza introducerea datelor referitoare la cantitatile livrate de furnizor si a pretului unitar. Daca cantitatea primita difera de cantitatea livrata ea va fi inscrisa la rubrica observatii.

            Odata introduse aceste date, se vor actualiza automat datele din fereastra STOC, respectiv valorile din cimpurile Intrari, Stoc actual si Valoare stoc.

            La selectarea butonului “Adaugare”, se reia ciclul incepind cu introducerea gestiunii.

            In situatia in care se doreste anularea/stergerea datelor introduse se selecteaza butonul “Sterg”.

            Videoformatele asociate bonului de consum sint aceleasi, numai esenta este alta, prin bonul de consum realizindu-se o scadere din gestiune. La bonul de consum, atunci cind cantitatea solicitata depaseste stocul efectiv aflat in depozit, se va genera un mesaj despre acest fapt, programul nepermitind eliberarea unei cantitati mai mari decit stocul efectiv.

                   IV.4.  Proiectarea bazelor de date

                   Proiectarea bazelor de date este o etapa ce isi are punctul de plecare intr-o etapa anterioara, de stabilire a colectiilor de date. Astfel, structura conceptuala reprezinta numai o validare si transpunere in termenii unui sistem de gesiune a bazelor de date a modelului de ansamblu a datelor.

                   In urma analizei s-a ajuns la concluzia existentei urmatoarelor baze de date: 

Structure for database: C:BAZEGESTIUNI.DBF

Field  Field Name              Type            Width    Dec  Index        

    1    COD_GEST            Numeric                 2                 Asc     

    2    DENUM_GEST    Character                32                 Asc

    3    OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                      45

                   Este baza de date care contine informatii despre gestiuni deoarece programul  permite tinerea evidentei a mai multor gestiuni.

Structure for database: C:BAZEARTICOLE.DBF

Field Field Name               Type            Width   Dec     Index      

    1   COD_GRUPA         Numeric                 3                 Asc     

    2    COD_ARTIC          Numeric                 6                 Asc  

    3    DEN_ARTIC          Character              45                 Asc     

    4    COD_UM                Character                3                 

    5  STOC_NORMAT  Numeric                  12        3

    6    COST_STOC           Numeric                 7         

    7  COST_LANS            Numeric                 7

    8  COST_PENAL         Numeric                 7

    9    NECESAR              Numeric            13.3             

5        OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                      68

                   Este baza de date care contine nomenclatorul materialelor.

Structure for database: C:BAZEGRUPE.DBF

Field  Field Name              Type           Width    Dec     Index      

    1    COD_GRUPA        Numeric                 3                 Asc     

    2    DEN_GRUPA         Character              32                 Asc     

    3    OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                      46

                   Este baza de date care contine grupele de materiale. Aceasta baza de date permite impartirea  materialelor/articolelor  dupa grupa.

Structure for database: C:DOC_1997PROJBAZEDOCUMENT.DBF

Field  Field Name              Type            Width    Dec    Index 

    1     DEN_DOC             Character              10                 

    2    TIP_DOC                Character                3                 

    3    NR_DOC                 Numeric                 8                 Asc

    4    DATA_DOC           Date                       8                 

    5    RIND                       Numeric                 3                 

    6    COD_GEST            Numeric                 2                 

    7    COD_ARTIC          Numeric                 6                 Asc

    8    CANTITATE           Numeric               13        3          

    9    PRET                       Numeric                 9                 Asc

   10  COD_CLIENT        Numeric                 6                 

   11  OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                      93

                   Este baza de date care contine toate informatiile cu privire la documentele de intrare si iesire. Diferenta dintre documentele de intrare si cele de iesire se realizeaza prin intermediul cimpului tip_doc care poate fi completat cu: NIR (nota de intrare receptie) sau BC (bon de consum). Legatura dintre nomenclatorul materialelor si aceasta baza de date se realizeaza prin intermediul cimpului cod_artic - codul articolului. Celelalte cimpuri se completeaza dupa factura de intrare respectiv bonul de consum.

Structure for database: C:BAZEBENEFIC.DBF

Field  Field Name              Type           Width   Dec     Index

    1    COD_BENEF         Numeric                 6                 Asc     

    2    DEN_BENEF          Character              45                 Asc     

    3    LOCALITATE        Character              15                 

    4    JUDET                     Character                2                 

    5    ADRESA                 Character              45                 

    6    TEL                          Character              15                 

    7    COD FISCAL         Character              15                 

    8    BANCA                   Character              20                 

    9    LOC_BANCA        Character              15                 

   10  CONT                       Numeric               15                 

   11  OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                     204

Structure for database: C:BAZEFURNIZOR.DBF

Field  Field Name              Type            Width  Dec    Index        

    1    COD_FURNIZ       Numeric                 6                 Asc     

    2    DEN_FURNIZ        Character              45                 Asc     

    3    LOCALITATE        Character              15                 

    4    JUDET                     Character                2                 

    5    ADRESA                 Character              45                 

    6    TEL                          Character              15                 

    7    COD FISCAL         Character              15                 

    8    BANCA                   Character              20                 

    9    LOC_BANCA        Character              15                 

   10  CONT                       Numeric               15                 

   11  OBSERVATII         Memo                   10                 

          ** Total **                     204

                   Aceste baze de date contin informatii referitoare la furnizori - furnizor.dbf si la beneficiari - benefic.dbf.

         

Structure for database: C:BAZENIRMAT.DBF

Field  Field Name              Type               Width   Dec          Index  

  1      NR_NIR                  Numeric                 6                 

  2      DATA_NIR             Date                       8                

  3      NR_FACT               Numeric                 8                    Asc

          ** Total **                      22

         

                   Aceasta baza de date puncteaza legaturile ce se stabilesc intre notele de intrare receptie si materiale.

         

Structure for database: C:BAZESTOCURI.DBF

Field  Field Name              Type            Width   Dec     Index      

    1    COD_ARTIC          Numeric                 6                 Asc     

    2    COD_GEST            Numeric                 2                 Asc     

    3    PRET                       Numeric                 9                 

    4    STOC                       Numeric               13        3          

    5    INTRARI                Numeric               13        3          

    6    IESIRI                     Numeric               13        3          

          ** Total **                      57

                   Aceasta baza de date permite tinerea evidentei stocurilor fiecarui material.

                   Determinarea legaturilor dintre colectii se realizeaza pe baza legaturilor naturale care exista intre obiectele descrise cu ajutorul entitatilor identificate. Dependentele dintre obiecte pot fi ilustrate pe baza unui graf orientat in care fiecare nod reprezinta cite un tip de obiect  iar arcele cite o dependenta.

                   Relatiile dintre entitati pot fi de tipul: “1” la “1” (1:1), “1” la “multi” (1:N) si “multi” la “multi” (M:N).

                   Relatia de tip M:N se descompune, in general in relatii de tip 1:N, mai usor de analizat si implementat prin intermediul diferitelor S.G.B.D.-uri. Transformarea se realizeaza prin introducerea unei entitati intermediare.

                   Se vor analiza in continuare relatiile stabilite intre aceste obiecte simple.

                   a) Relatia dintre Materiale si Gestiuni    

N

 
 


                   care se descompune in:


Gestiuni-

Materiale

 

Gestiuni

 
                  

                  


                   b) Relatia dintre Materiale si Furnizori


                  

                   care se descompune in:


                   c) Relatia dintre Materiale si Beneficiari (Puncte de lucru)


                  

                   care se descompune in:


                   d) Relatia dintre Materiale si Grupe de materiale


                  

                   e) Relatia dintre Materiale si Stocuri


                   f) Relatia dintre Materiale si Facturi


                  

                   care se descompune in:


                   f) Relatia dintre Materiale si Bonuri de consum


                  

                   care se descompune in:


                  

                   Definirea modelului conceptual de ansamblu al datelor.

                   Definirea modelului conceptual de ansamblu al datelor se realizeaza prin integrarea tuturor entitatilor definite in pasul A prin intermediul relatiilor determinate in pasul B, intr-un model unic, de ansamblu al datelor din baza de date.

Materiale

Grupe

 

Grupe

 

Furnizori

 

Materiale

Furnizori

 

Materiale

Benef.

 


                   Proiectarea tabelelor de date se realizeaza in abordare top-down prin definirea unei tabele in care, atributele intra drept coloane, iar liniile sunt realizari de relatie.

                   O tehnica de proiectare a modelului conceptual al bazei de date intr-o abordare top-down este tehnica celor cinci formate normale.

                   Conform acestei tehnici, atributele entitatilor definite se organizeaza intr-o singura tabela de date (o tabela unica) sau intr-o singura tabela de date (o tabela unica)  sau in mai multe si se urmareste descompunerea acestor tabele in altele, fara pierdere de informatii in scopul eliminarii anomaliilor de ordin logic si fizic. Acest lucru se realizeaza prin parcurgerea a o serie de etape, de normalizare, prin care se trece de la o forma normala la alta.

                   In cazul nostru, pentru simplificarea programarii, tabelele rezultate sint in foma normala unu.

                  

IV. 5  Proiectarea tehnologiilor de prelucrare

a datelor

                  

                   Tehnologia de prelucrare a datelor poate fi definita ca ansamblul procedeelor, metodelor si mijloacelor utilizate in domeniul prelucrarii automate a datelor, avind ca scop final obtinerea unor tabele, liste sau a altor situatii de iesire. Acestea contin informatii necesare fundamentarii deciziilor si controlul executiei, ajuta in acelasi timp la executarea unor operatii si activitati.

                   Ea poate fi considerata ca un proces de interconditionare dintre metode si reguli bine stabilite, pe de o parte, si principalele categorii de resurse specifice, pe de alta parte ( personal, tehnica de calcul, pachete de programe, etc.), in scopul obtinerii unor informatii in concordanta cu cerintele sistemului informational.

                   Obiectivele urmarite in proiectarea, organizarea si utilizarea tehnologiei de prelucrare automata a datelor sunt subordonate obiectivului principal al sistemului informational : asigurarea furnizarii din procesul de prelucrare a datelor, a informatiilor necesare si suficiente, de calitate corespunzatoare, in timp util si cu cost minim pe unitate de informatie prelucrata si modificata. Totodata, se urmareste si indeplinirea obiectivelor secundare, printre care se enumera:

                   - utilizarea eficienta a  resurselor implicate;

                   - asigurarea   calitatii   corespunzatoare   a  informatiilor   si   pastrarea acesteia pe tot parcursul intregului flux, pina la obtinerea situatiilor finale;

                   - urmarirea   realizarii   unui   timp   minim   de   culegere,   prelucrare  si transmitere a datelor;

                   - pastrarea flexibilitatii sistemului, cu posibilitatea introducerii rapide a eventualelor imbunatatiri in organizarea si utilizarea resurselor implicate.

                   Operatiile tehnologice utilizate pentru procesul de prelucrare a datelor pot fi grupate in :

                   - operatii tehnologice de pregatire a datelor in vederea prelucrarii automate a acestora;

                   -  operatii tehnologice de prelucrare propiu-zisa a datelor;

                   -  operatii tehnologice de redare a  rezultatelor obtinute din prelucrare;

                   Din prima categorie se pot enumera urmatoarele operatii efectuate la depozitul de materiale:

                   -  operatii de culegere si inregistrare a datelor;

                   - operatii de codificare a datelor de intrare (codificarea furnizorilor, clientilor, materialelor);

                   - operatii de transpunere a datelor pe suporti tehnici ce permit citirea automata;

                   - operatii privind corectarea erorilor si constituirea fiselor cu date corecte.

                   Ca operatii de prelucrare a bazelor de date se pot enumera: stabilirea unor relatii intre bazele de date functie de procedurile care le apeleaza, centralizarea datelor la sfirsitul fiecarei luni, etc.

                   In ultima categorie intra listarea la imprimanta a unor rapoarte (situatia stocurilor de materiale, situatia vitezei de rotatie a stocurilor de materii prime si materiale, etc.)

                   In continuare, pentru exemplificarea procedurilor si a fluxului tehnologic se prezinta fluxul tehnologic de obtinere a documentului “Nota de intrare receptie”.


V. Elaborarea programelor

                   Este etapa finala de realizare a sistemului informatic, care se bazeaza pe iesirile din celelalte etape ale proiectului, transpunindu-le intr-un algoritm ce poate fi transpus intr-un limbaj de programare.

                   In cadrul acestei etape se termina  construirea sistemului informatic, dupa care urmeaza implementarea lui. Ca parte finala in proiectarea sistemelor informatice, aceasta etapa va beneficia de rezultatelor etapelor anterioare.

                   In cadrul etapei se elaboreaza structura programelor, algoritmii de prelucrare si transcrierea algoritmilor intr-un limbaj de programare.

                   In etapa de proiectare de detaliu a sistemului infomatic s-a constatat existenta mai multor tipuri de fisiere si activitati necesare bunei desfasurari a aplicatiei. Se poate realiza o grupare a fisierelor  functie de procedurile care le folosesc. De exemplu procedura proc8 care realizeaza introducerea de materiale in depozit din factura furnizorlui foloseste fisierele document, nirfact, articole, furnizor, dar nu foloseste fisierele folosite la scoaterea din magazie a materialelor. Totodata, in etapa de analiza s-a constatat ca un anumit set de baze de date este mai folosit decit altul.

                   Metoda de programare utilizata a fost programarea structurata, tehnica de programare fiind top-down. Meniul principal, functie de optiunea utilizatorului actioneaza un anumit modul existind o separatie clara intre module.

                   Aplicatia este conceputa pe trei niveluri:

                   - Nivelul zero- Meniul principal

                   - Nivelul 1 - Actualizari, Consultari, Liste si Utilitare

                   - Nivelul 2

                   In cadrul modulului Actualizari  fac parte submodulele PROC1 (Actualizare gestiuni), PROC2 (Actualizari grupe de materiale), PROC3 (Actualizari materiale), PROC4 (Actualizari furnizori), PROC5 (Actualizari beneficiari), PROC6 (Informatii materiale), PROC7 (Setare stocuri initiale), PROC8 (Documente materiale -Intrari/Iesiri de materiale).

                   In cadrul modulului Consultari fac parte submodulele PROC9 (Stocuri/Gestiuni), PROC10 (Stocuri cu miscare lenta), PROC11 (Dimensionare stocuri prin metoda Wilson), PROC12 (Dimensionare stocuri cu posibilitate de ruptura a stocului), PROC13 (Stocuri supranormative), PROC14 (Viteza de rotatie a materialelor).

                   In cadrul modulului Liste se intilnesc  submodulele PROC 15 (Stocuri/Gestiuni), PROC16 (Fise de magazie), PROC17 (Consumuri in luna/puncte de lucru), PROC18 (Livrari produse/furnizori), PROC19 (Preturi/Articole), PROC20 (Grupe de materiale), PROC21 (Beneficiari), PROC 22 (Furnizori), PROC23 (Lista de articole).

Interfata cu utilizatorul (meniul) este prezentat in continuare:

ACTUALIZARI          CONSULTARI         LISTE         UTILITARE       IESIRE

 

Gestiuni

Grupe de materiale

Articole - Materiale

Furnizori

Beneficiari

Informatii  materiale

Setare stocuri initiale

Documente materiale

 

ACTUALIZARI          CONSULTARI         LISTE         UTILITARE       IESIRE

 

Stocuri/Gestiuni

Stocuri/Articole

Stocuri cu miscare lenta

Dimensionare stocuri - Wilson

Dimensionare stocuri - ruptura de stoc

Viteza de rotatie a materialelor

Stocuri supranormative

 

ACTUALIZARI          CONSULTARI         LISTE         UTILITARE       IESIRE

 

Stocuri/Gestiuni

Fise de magazie

Consumuri in luna/Punct de lucru

Livrari produse/Furnizori

Preturi/Articole

Grupe de materiale

Beneficiari

Furnizori

Lista de materiale

 

ACTUALIZARI          CONSULTARI         LISTE         UTILITARE       IESIRE

 

Directionare LISTE

Intretinere fisiere

Salvare zilnica de date

Inchidere luna/An

 


                   Faptul ca programul utilizeaza multe proceduri si videoformate atrage dupa sine un numar mare de variabile folosite. Totodata, in faza de proiectare a intrarilor, a machetelor documentelor si a videoformatelor s-a constatat necesitatea ca unele variabile sa fie recunoscute pe o parte mai mare a programului, indiferent de numarul de proceduri prin care se trece. O posibilitate ar fi fost folosirea de variabile locale, acestea fiind transmise explicit prin apelurile de proceduri . S-a constatat ca nu este o solutie buna deoarece, pe de o parte apelurile de functii sau proceduri ar fi fost destul de lungi, partea de declarare a parametrilor ar fi fost mare, iar pe de alta parte ar fi necesitat o foarte mare atentie deoarece prin simpla inversare a parametrilor in lista de parametri ar fi atras dupa sine nefunctionalitatea corecta a programului. De aceea s-a ales o a doua varianta si anume folosirea de variabile globale.

                   Un aspect important al oricarui program este acela ca interfata cu utilizatorul sa fie cit mai “prietenoasa” : sa prezinte un aspect placut, informatii ajutatoare despre ceea ce se executa, usurinta in utilizare, din acest punct de vedere exista doua posibilitati: creearea interfetelor definite explicit, sau cu ajutorul componentei Screen Builder a mediului de programare FoxPro.

                   Prima solutie este mai greoaie deoarece presupune definirea ferestrelor, activarea si dezactivarea lor in mod explicit. Pot apare astfel probleme din cauza nedezactivarii sau a definirii gresite a unei ferestre.

                   Componenta Screen Builder da posibilitatea construirii facile de videoformate si mai ales de modificat, existind totusi inconvenientul: daca liniile de cod scrise intr-un screen contin erori ce apar abia la executie, mesajul de eroare nu indica explicit locul acesteia ci numai tipul erorii. In concluzie este recomandata scrierea cit mai putin cod in cadrul unui screen.

                   Pentru exemplificarea modului de functionare a programului voi prezenta modul de introducere a facturii de intrare si a bonului de consum.

VI. Implementarea programelor

                   Principalele obiective ale etapei de implementare sunt:

                      - experimentarea noului sistem;

                      - finisarea noului sistem;

                      - punerea in functiune;

                   Obiectivele pe care trebuie sa le realizeze implementarea unui sistem informatic, fac ca momentul punerii in functiune sa se identifice cu momentul trecerii in exploatare a sistemului informatic respectiv. Dupa momentul punerii in functiune,  nu este normal sa se admita intreruperea mentinerii in exploatare a componentelor sau a sistemului respectiv.

                   Principalele grupe de activitati ce trebuie realizate in aceasta etapa sunt:

                   1. Asigurarea conditiilor de punere in functiune

                   2. Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate

                   1. Asigurarea conditiilor de punere in functiune

                   Implementarea sistemului informational proiectat depinde de conditiile de punere in functiune. Asigurarea acestor conditii presupune in principal, urmatoarele activitati:

                   A. Difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale si automatizate

                   Aceste instructiuni au rolul de a da posibilitatea operatorului sa cunoasca procedurile manuale sau automate ce urmeaza sa le execute. Acestea cuprind:

                   - prezentarea succinta a aplicatiei;

                   - prezentarea noilor documente si a instructiunilor de completare;

                   - prezentarea situatiilor (rapoarte, vizualizari, videoformate, etc) de iesire, a instructiunilor de folosire si interpretare a acestora.

                   Pentru persoanele ce se ocupa cu prelucrarea informatiilor, instructiunile se refera la:

                   - modalitatile de prezentare si recunoastere a documentelor primare si a situatiilor cu rezultate finale;

                   - modalitati de operare a acestora si de interventie in cazul unor incidente ce pot apare in timpul executiei programului.

                   B. Instruirea personalului utilizator

                   Sensibilizarea utilizatorilor in probleme de informatica urmareste sa aduca la cunostinta acestora posibilitatile tehnicii de calcul, avantajele ei si noua disciplina impusa. In acelasi timp trebuie efectuata si o pregatire psihologica a acestora, ce are drept scop convingerea ca introducerea tehnicii de calcul nu urmareste reducerea personalului muncitor ci a usurarii muncii acestuia.

                   Astfel, pentru instruirea personalului utilizator se va organiza un curs de initiere, in care se va explica cum va functiona programul, inclusiv invatarea programelor utilitare care exista intr-un calculator, fara de care programul nu ppoate functiona.

                   C. Asigurarea resurselor hard.

                   Are in vedere stabilirea necesarului de echipamente de calcul pentru buna desfasurare a programului.

                   Se considera necesar existenta unui calculator PC 486/66Mhz, 4Mb RAM, si a unei imprimante matriciale OKI Microline 386, aceasta fiind configuratia minima. Optional calculatorului i se poate atasa o placa de retea in vederea extinderii sistemului informatic in cadrul firmei si crearea unei de retele de calculatoare.

                  

                   D. Asigurarea conditiilor organizatorice necesare

                   Acest punct se refera la conditiile ce trebuiesc asigurate pentru implementarea noului sistem, respectiv la asigurarea transpunerii in practica a modificarilor organizatorice preconizate in etapa de proiectare.

                   E. Asigurarea fondului informational

                   Acest punct presupune pregatirea datelor reale si incarcarea bazelor de date in vederea testarii si punerii in functiune a noului sistem. In aceasta etapa se vor face teste asupra fiecarei optiuni din meniu, cu verificarea exactitatii acestora din punct de vedere al validarii datelor, operarii corecte pe bazele de date respective, etc.      

                   2. Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate

                   Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate presupune sa fie indeplinite urmatoarele conditii: sa fie instalat mediul de lucru FoxPro pe calculatoare, utilizatorii sa fie instruiti in folosirea noilor programe, etc.

                   Pentru eliminarea eventualelor lipsuri si deficiente s-a hotarit functionarea simultana a celor doua sisteme pe o perioada de o luna.

                  

VII. Analiza eficientei economice a sistemului

informatic realizat

                   Principalele argumente ale acestui sistem sunt:

                   - sporul de precizie a datelor obtinut prin: automatizarea construirii codurilor, tratarea in mod unitar a acestora, posibilitati de corectie, disciplina impusa, etc.

                   - usurinta cu care se realizeaza operarea documentelor intocmite manual;

                   -  usurinta de a corecta greselile facute datorita posibilitatilor superioare de editare a documentelor;

                   - obtinerea facila a unor documente de iesiri complexe, cerute de conducerea unitatii, documente ce au un rol in fundamentarea deciziilor.

                   Urmatorul set de indicatori este considerat ca fiind capabil sa reflecte elementele suficiente pentru formularea tehnico-economica a variantelor Sistemului Informatic si a componentelor sale functionale:

                   -> Coeficentul de satisfacere a cerintelor functionale;

                   -> Coeficentul timpului de raspuns;

                   -> Coeficentul eficientei economice;

                   -> Coeficentul timpului de recuperare;

                   -> Coeficentul timpului de raspuns;

1. Coeficentul de satisfacere a cerintelor functionale

                  

                   Este  un grad de utilitate al lucrarilor executate in Sistemul Informatic. Acest coeficent are diverse valori pentru treptele piramidei ierarhice ale conducerii existente in unitate.

                   Pentru realizarea acestui indicator, care sa estimeze masura in care o varianta a sistemului informatic satisface cerintele informationale alese se va urmari raportul: calitatea informatiilor proiectate a fi furnizate de sistemul informatic si cantitatea informatiilor reale.

                  

                   2. Coeficentul timpului de raspuns

                   Frecventa deciziilor si actiunilor sistemului de conducere depinde de durata lucrarilor cu caracter informational sau de raspuns a componentelor sistemului informatic (tri) si perioada aferenta desfasurarii proceselor de conducere (tec) compus din durata elaborarii deciziei si cea a punerii in aplicare a ei. Conditia minima necesara pentru asigurarea functionarii stabile a unitatii:

                   tra=tri + tec 

                   In cazul optimizarii conditiilor tehnico-organizatorice rezulta

                   tri<=tra - tec

                   tri- reprezinta durata elaborarii lucrarilor cu caracter informational sau de raspuns a componentelor.

                   Pentru omogenizarea factorilor ce influenteaza nivelul tehnico-economic a unui sistem informatic se utilizeaza coeficentul timpului de raspuns.

                   kr=tri(tra - tec)  

                   3. Coeficentul eficientei economice

                   Se noteaza cu Ke si se prezinta ca un raport intre suma efectelor economice potentiale la nivelul unui an (Ea) si resursele informatice (Cr)

                   Ke=Ea/Cr

                   4. Coeficentul duratei de recuperare

                   Este un indicator complementar de fundamentare tehnico-economica a variantelor de realizare a sistemului informatic din punct de vedere al posibilitatilor de perfectionare a sistemului informatic corelat cu ciclul de dezvoltare al resurselor informatice.

                   Reprezinta raportul intre resursele proiectate a fi utilizate si efectele economice potentiale totale pe durata ciclului de viata a sistemelor informatice.

                   Kd=Cr/(D * Ea)

 

                   D - reprezinta durata de viata;

                   Cr - reprezinta resursele informatice;

                                 Bibliografie:

                  

                   1. Ion Lungu, Gheorghe Sabau              - Sisteme informatice pentru    Traian Surcel, Constanta Bodea                                 conducere                                  

                   2. Gheorghe Baisan, Mihai Pricop                       - Managementul aprovizionarii                                                                                               si desfacerii

                   3. Ion Lungu, Constanta Bodea              - Baze de date

                   Georgeta Badescu, Cristina Ionita                                              

                                

                   4. Gabriel Dima, Mihai Dima                   - Fox Pro




loading...
loading...


.com Copyright © 2017 - Toate drepturile rezervate.
Toate documentele au caracter informativ cu scop educational.


Proiecte

vezi toate proiectele
 PROIECT DE LECTIE Clasa: I Matematica - Adunarea si scaderea numerelor naturale de la 0 la 30, fara trecere peste ordin
 Proiect didactic Grupa: mijlocie - Consolidarea mersului in echilibru pe o linie trasata pe sol (30 cm)
 Redresor electronic automat pentru incarcarea bateriilor auto - proiect atestat
 Proiectarea instalatiilor de alimentare ale motoarelor cu aprindere prin scanteie cu carburator

Lucrari de diploma

vezi toate lucrarile de diploma
 Lucrare de diploma - eritrodermia psoriazica
 ACTIUNEA DIPLOMATICA A ROMANIEI LA CONFERINTA DE PACE DE LA PARIS (1946-1947)
 Proiect diploma Finante Banci - REALIZAREA INSPECTIEI FISCALE LA O SOCIETATE COMERCIALA
 Lucrare de diploma managementul firmei “diagnosticul si evaluarea firmei”

Lucrari licenta

vezi toate lucrarile de licenta
 CONTABILITATEA FINANCIARA TESTE GRILA LICENTA
 LUCRARE DE LICENTA - FACULTATEA DE EDUCATIE FIZICA SI SPORT
 Lucrare de licenta stiintele naturii siecologie - 'surse de poluare a clisurii dunarii”
 LUCRARE DE LICENTA - Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

Lucrari doctorat

vezi toate lucrarile de doctorat
 Doctorat - Modele dinamice de simulare ale accidentelor rutiere produse intre autovehicul si pieton
 Diagnosticul ecografic in unele afectiuni gastroduodenale si hepatobiliare la animalele de companie - TEZA DE DOCTORAT
 LUCRARE DE DOCTORAT ZOOTEHNIE - AMELIORARE - Estimarea valorii economice a caracterelor din obiectivul ameliorarii intr-o linie materna de porcine

Proiecte de atestat

vezi toate proiectele de atestat
 Proiect atestat informatica- Tehnician operator tehnica de calcul - Unitati de Stocare
 LUCRARE DE ATESTAT ELECTRONIST - TEHNICA DE CALCUL - Placa de baza
 ATESTAT PROFESIONAL LA INFORMATICA - programare FoxPro for Windows
 Proiect atestat tehnician in turism - carnaval la venezia




Notiuni de baza privind calitatea/ controlul produselor
Managementul relatiilor cu clientii in cadrul unei banci comerciale - lucrare de disertatie
ACTIUNI MANAGERIALE PENTRU FINANTAREA UNUI OBIECTIV DE INVESTITII PRIN PLANUL DE AFACERI
COMUNICAREA ÎN CADRUL FIRMEI
Crearea si incetarea activitatii intreprinderii
DETERMINAREA PRAGULUI DE RENTABILITATE PE EXEMPLUL S.C. LACTO MM S.R.L.
Reengineering
Analiza valorii aplicabila in domeniul calitatii




loading...

Termeni si conditii
Contact
Creeaza si tu