Auditul de productie

AUDITUL DE PRODUCTIE

Acest tip de audit este folosit in principal de firmele care au drept obiect principal de activitate productia. Procesul de productie presupune acumularea de materii prime si materiale necesare care sunt trasformate in produse finite si apoi vandute clientilor.[1]

Evaluarea acestui proces ar trebui sa determine urmatoarele aspecte

existenta unei cantitati suficiente de materii prime si materiale pentru a acoperi comenzile prezente si viitoare de productie ;

existenta unei corelatii intre programele de vanzari si cele de productie;

existenta unei metode valide de planificare si control a disponibilitatii resurselor umane cerute in procesul de productie;

modul de supraveghere al proceselor de productie.

La nivelul functiunii de productie a intreprinderii, auditul consta in efectuarea unui diagnostic si a unei evaluari.

Etapele parcurse in general, in efectuarea unui audit al activitatii de productie sunt urmatoarele:

Stabilirea raporturilor de coordonare si de complementaritate intre auditul financiar si cel operational;

Studiul preliminar al activitatii;

Stabilirea metodei de munca;

Redactarea si discutia raportului;

Chestionarul de audit.

In ceea ce priveste procesul de documentare, auditorul va trebui sa cerecteze literatura de specialitate publicata asupra intreprinderii si concurentilor sai.

1. EFECTUAREA DIAGNOSTICULUI ACTIVITATII DE PRODUCTIE

Pentru a efectua diagnosticul activitatii de productie trebuie avute in vedere urmatoarele doua aspecte, si anume[2]:

Stabilirea metodei de diagnostic

Vor urmarite urmatoarele aspecte:

Natura activitatii prestate de intreprindere si identificarea domeniilor principale ale productiei

natura activitatilor economice realizate;

situarea intreprinderii in raport cu elementele care caracterizeaza organizarea productieipe baza de proces;

situarea intreprinderii in raport cu elementele rezultand din organizarea productiei in functie de relatiile cu clientii.

Analiza legaturii cu strategia intreprinderii:

produsele fabricate;

tehnologia de prelucrare;

sistemul de gestiune;

personalul.

Stabilirea procedurii de evaluare

Procedura de evaluare se face pe baza compararii situatiei reale cu 2 niveluri de referinta si anume:

- situatia prevazuta in normele interne sau externe (indicatori sintetici sau analitici);

- dimensiunea obiectivelor stabilite.

2. TEHNICI DE ANALIZA IN ACTIVITATEA DE AUDIT

In practica, principalele tehnici de analiza a probelor de audit sunt: tehnica scorurilor in determinarea riscului de faliment, analiza diagnostic, tehnica ratelor, analiza influentei structurii financiare, analiza influentei structurii costurilor, analiza cost - eficacitate.

Tehnica scorurilor in determinarea riscului de faliment

In general, tehnicile de analiza a riscului se bazeaza pe evaluarea performantelor trecute ale agentilor economici. Dinamica pietei, conjunctura economica, care pot influenta rezultatele financiare foarte rapid impun auditorilor determinarea unor informatii exacte privind evolutia in viitor a intreprinderii si asupra riscului de faliment.

Aceste informatii se obtin prin utilizarea tehnicii scorurilor, care, pornind de la un ansamblu de rate, are ca obiectiv furnizarea unor modele predictive de evaluare a riscului de faliment.

Aplicarea acestei tehnici presupune observarea unui ansamblu de intreprinderi format din doua grupuri distincte: un grup de intreprinderi cu dificultati financiare si un grup de intreprinderi "sanatoase". Pentru fiecare grup se stabileste o serie de rate, dupa care se determina cea mai buna combinatie liniara de rate care sa permita diferentierea celor doua grupuri.

Prin aplicarea tehnicilor statistice ale analizei discriminante se obtine pentru fiecare intreprindere un scor "Z", o functie liniara de un ansamblu de rate avand urmatoarea forma:

unde:

- x reprezinta ratele lunare luate in analiza;

- a reprezinta coeficientul de ponderare al fiecarei rate.

Analiza diagnostic

Orice audit al performantei trebuie sa plece de la un diagnostic, prin care se analizeaza si se apreciaza situatia si conditiile de activitate ale entitatilor auditate.

Diagnosticul are o importanta deosebita, deoarece cu ajutorul lui se precizeaza modul in care unitatile patrimoniale auditate pot depasi momentele de constrangeri referitoare la performanta, in general, si la solvabilitate, autonomie si flexibilitate, in special.

Numai in raport cu aceste preocupari esentiale este posibil sa se justifice instrumentele, procedeele si tehnicile folosite de analizele financiare pentru a formula concluzii asupra situatiei financiar - patrimoniale, asupra performantelor si asupra nivelului de risc pe care si-l asuma entitatile economice.

In practica se utilizeaza modelele generale ale echilibrului economico - financiar pentru analiza diagnostic a unei entitati patrimoniale, dintre care:

Echilibrul economico - financiar al intreprinderii se realizeaza atunci cand se recupereaza integral mijloacele consumate, respectiv atunci cand veniturile sunt egale cu cheltuielile.

Analiza creantelor si obligatiilor in sistemul echilibrului financiar in care se abordeaza, in principal, corelarea sumelor creantelor si respectiv obligatiilor cu termenele de incasare si respectiv de plata.

Analiza solvabilitatii si capacitatii de plata se abordeaza deoarece sunt elemente ale lichiditatii unei intreprinderi, prin care se evidentiaza proprietatea ce o are partea materiala a capitalului de a se transforma in bani.

Tehnica ratelor

Entitatile economice, in activitatea lor, consuma resurse materiale, financiare, umane si informationale care implica costuri si, ca atare, intervine necesitatea de a examina daca aceste resurse sunt utilizate in mod eficient. Pe de alta parte, rezultatele inregistrate in urma proceselor economice pe care le-a desfasurat entitatea constituie surse pentru asigurarea finantarii investitiilor si rambursarea datoriilor.

In consecinta, prin diagnosticul financiar se determina capacitatea entitatii de a obtine rezultate favorabile care sa-i garanteze echilibrul financiar si dezvoltarea pe termen lung. Din acest punct de vedere, diagnosticul financiar conduce la o apreciere clara privind nivelul si calitatea rezultatelor obtinute, prin recurgerea la procedeul ratelor de apreciere a performantei.

Avand in vedere raporturile dintre marimile referitoare la starea financiara, procedeul ratelor permite aprecierea performantelor realizate pe baza unei comparatii intre ratele calculate de intreprindere si ratele de referinta prevazute de norme semnificative, interne sau externe.

Daca confruntarea se face prin raportarea la normele interne, comparatia se poate face intre valorile curente si cele trecute, cu scopul de a identifica si justifica evolutiile indicatorilor de performanta. De asemenea, confruntarea se poate face intre nivelul efectiv al ratelor si nivelul programat al acestora, ca obiectiv al conducerii intreprinderii.

In cazul in care la efectuarea analizei se folosesc normele externe, ratele performantei intreprinderii se raporteaza la nivelul acelorasi rate calculate pentru o "intreprindere martor", cu reputatie pentru calitatea gestiunii economico - financiare. Datele privind normele externe pot fi aferente unui ansamblu de intreprinderi care efectueaza activitati similare cu cea a entitatii auditate.

In practica, cele mai utilizate tipuri de rate sunt:

Ratele privind capacitatea entitatii de a produce profit

Capacitatea entitatii de a genera rezultate prin realizarea productiei se poate stabili printr-o serie de rate in care se compara un indicator de rezultate cu fluxul global de activitate, in general reprezentat de cifra de afaceri (vanzari), dintre care prezentam:

Ratele privind eficienta din vanzari (R_i) care caracterizeaza eficienta inregistrata de intreprindere in activitatile sale si poate si exprimata astfel:

unde,

R₁ - exprima eficienta activitatii de baza a intreprinderii

unde,

R₂ - exprima eficienta globala a intreprinderii, pe ansamblul activitatilor sale

unde,

R₃ - furnizeaza, ca si R₁, masura eficientei activitatii de baza folosind excedentul brut din exploatare, un indicator de rezultate mai fiabil decat rezultatul din exploatare

unde,

R₄ - este o alta forma de exprimare a eficientei globale a entitatii, neinfluentata de amortismente si provizioane

Ratele privind randamentul activelor care compara un indicator al rezultatelor cu valoarea activelor utilizate de intreprindere.

unde,

R₅ - exprima capacitatea intreprinderii de a valoriza mijloacele economice in cadrul activitatii de baza. Aceasta rata se poate calcula si ca raport intre rezultatul de exploatare si activele utilizate in exploatare

unde,

R₆ - exprima capacitatea intreprinderii de a valoriza activitatile sale pe ansamblul activitatilor

unde,

R₇ - exprima rotatia activelor sau, altfel spus, intensitatea cu care activele sunt utilizate in activitatea entitatii

De remarcat ca rata R₂ apare ca produs intre R₆ si R₇, adica gradul de valorizare a activelor este produsul dintre randamentul activelor si ritmul de rotatie al acestora.

Ratele privind aprecierea rentabilitatii

Aceste rate sunt in general formate pentru a raspunde cererilor actionarilor unei entitati economice de tipul societatilor comerciale pe actiuni si pot fi exprimate astfel:

unde,

R₈ - exprima marimea profitului pentru fiecare actiune

unde,

R₉ - masoara aprecierea pe care piata bursiera o da asupra perspectivelor de a obtine profit de catre o societate ale carei actiuni sunt cotate la bursa. O rata mare semnifica furnizarea de catre piata a unor anticipari favorabile asupra rezultatelor viitoare si este, deci, dispusa sa achite imediat un pret ridicat in raport cu nivelul profiturilor actuale

unde,

R₁₀ - reprezinta rata rentabilitatii capitalurilor proprii si exprima masura cea mai clasica a rentabilitatii financiare a intreprinderii, formulata din punct de vedere al proprietarilor care au adus aporturi de capital

unde,

R₁₁ - masoara randamentul efectiv obtinut de actionari, in functie de dividendele primite de acestia.

Analiza influentei structurii costurilor asupra performantei

Un factor cu influenta marcanta asupra rentabilitatii este reprezentat de structura costurilor si in special a raportului dintre cheltuielile variabile.

Rezultatul exploatarii este determinat ca diferenta intre vanzari si cheltuieli totale, adica:

Rezultatul exploatarii = vanzari - cheltuieli totale =

= vanzari - (cheltuieli fixe - cheltuieli variabile)

unde,

- Cheltuielile fixe (CF) reprezinta consumurile a caror marime nu depinde de nivelul productiei, fiind reprezentate de cheltuieli cu amortizarea etc.

- Cheltuielile variabile (CV) corespund consumurilor care variaza in functie de nivelul productiei (Q), fiind reprezentate de cheltuieli cu salariile directe, cheltuieli cu materii prime, cheltuieli cu materiale consumabile, cheltuieli cu energia si apa etc. in general, se presupune ca cheltuielile variabile (CV) sunt strict proportionale cu cantitatea de produse, ceea ce inseamna ca:

CV = v x Q

unde,

v - cheltuieli variabile unitare

Iar cheltuielile totale (CT):

CT = CF + CV

Din cele doua relatii rezulta ca:

CT = CF + v x Q

Cand cifra de afaceri (CA) este direct proportionala cu cantitatea de produse, iar pretul de vanzare unitar (p) ramane constant, daca intreprinderea mareste oferta de produse, avem:

CA = p x Q

In acest fel, cifra de afaceri si costul total apar ca doua functii ale cantitatii de productie Q, prezentate in figura 1..

Fig. 1. Pragul de rentabilitate

Graficul permite punerea in evidenta a nivelului productiei Q₀, pentru care cifra de afaceri compenseaza strict costul total. Q₀ corespunde "punctului mort", adica un nivel al productiei pentru care intreprinderea nu obtine nici profit, nici pierdere. Acest punct corespunde unui prag de rentabilitate, inregistrand un punct de demarcatie pentru intervalul de variatii posibile ale nivelului productiei, marcand trecerea din zona de pierderi in zona de profit.

Din analiza rezulta:

daca Q < Q₀, costurile depasesc cifra de afaceri si intreprinderea va inregistra pierderi;

daca Q > Q₀, costurile sunt compensate de vanzarile mai mari si se vor realiza profituri.

Justificarea punctului mort poate fi cercetata prin luarea in calcul a cheltuielilor fixe si a efectului lor. Daca volumul productiei este redus, cheltuielile fixe sunt repartizate asupra unui numar limitat de produse si actioneaza puternic asupra costului unitar.

In astfel de situatie, punctul mort are o importanta deosebita in evaluarea influentei asupra rentabilitatii, investitiilor sau deciziilor tehnice si comerciale susceptibile sa influenteze nivelul de activitate (dimensiunea instalatiilor, capacitatile de productie sau vanzare, structura cheltuielilor etc.), deoarece abia pentru o productie egala cu cea la care se inregistreaza pragul de rentabilitate cifra de afaceri este egala cu costul total al productiei.

Adancind analiza, putem stabili marja asupra costurilor variabile, care este determinata de excedentul cifrei de afaceri asupra costurilor variabile, conform tabelului 1.:

Tabelul 1. Marja asupra costurilor variabile

Observam, din tabel, ca, pentru atingerea pragului de rentabilitate, marja asupra cheltuielilor variabile este egala cu costurile fixe. Pragul de rentabilitate se calculeaza astfel:

; unde, P - pragul de rentabilitate exprimat valoric; CA - cifra de afaceri; CF - cheltuieli fixe; M - marja asupra cheltuielilor variabile.

Analiza cost - eficacitate

Analiza cost - eficacitate, cunoscuta in literatura de specialitate si sub numele de analiza cost - avantaje, este un procedeu prin care se determina si se urmareste eficienta cheltuirii resurselor pentru actiuni economice si presupune:

- identificarea resurselor posibile si a mijloacelor tehnice susceptibile a fi luate in considerare in cadrul solutiilor alternative proiectate;

- determinarea costurilor si a avantajelor pe care le prezinta fiecare din aceste alternative;

- compararea costurilor si avantajelor mijloacelor luate in calcul.

Fiecare obiectiv al actiunilor economice parcurge mai multe faze, respectiv studiul, realizarea propriu - zisa si exploatarea. In cazul elaborarii mai multor variante pentru acelasi proiect, se retine si aplica varianta care prezinta cea mai favorabila corelatie dintre cost si eficacitate (avantaje).

In calculele de eficienta se folosesc indicatori previzionali pentru orientarea anticipata a activitatilor economice privind utilizarea cu rezultate maxime a resurselor financiare. Acesti indicatori se constituie, de fapt, in rezultatele programate sau asteptate si caracterizeaza performanta tehnica, calitatea si competitivitatea, urmarindu-se, practic, sa se obtina efecte maxime cu cele mai mici eforturi posibile.

In analiza eficientei economice a cheltuielilor se stabilesc si indicatori ai utilizarii efective (post - calculate) a resurselor, dupa aceleasi tehnici, cu ajutorul carora se compara previziunile sau rezultatele obtinute in perioadele anterioare cu cele privind perioadele pentru care se efectueaza aceasta analiza. Scopul principal al analizei cost - eficacitate este identificarea cauzelor concrete care au determinat rezultatele constante si masurile care se impun pentru imbunatatirea acestora.

Stabilirea nivelului cheltuielilor pentru o perioada de timp se face prin asa - numitele instrumente specifice de normare. De pilda, pentru:

- cheltuielile cu materii prime, materiale, combustibil, energie se stabilesc indici sau coeficienti ai consumurilor specifice de utilizare a acestora, in raport cu numarul de unitati de produse finite care se pot obtine prin exploatarea normala a capacitatii de productie, urmarindu-se eliminarea risipei si imbunatatirea performantelor tehnice ale productiei realizate si competitivitatea ei pe piata interna si externa;

- cheltuielile cu salariile se folosesc normele de munca, care sunt corelate cu calitatea muncii, competenta profesionala, nivelul preturilor si tarifelor, ajutoarelor de somaj, pensiilor etc.;

- cheltuielile cu amortizarea se dimensioneaza pe baza duratelor de serviciu normate, prin luarea in calcul a ritmului uzurii morale, folosindu-se in acest scop amortizarea accelerata sau proportionala in timp. Repartizarea amortismentului pe fiecare produs se face pe baza exploatarii in conditii optime a capacitatilor productive;

- cheltuielile cu dobanzile se stabilesc pe baza volumului de credite bancare minime necesare si a folosirii acestora in cadrul termenelor si pentru destinatia convenita;

- cheltuielile privind investitiile se stabilesc pe baza proiectelor de executie a lucrarilor de constructii, a normelor de consum de materiale, manopera, utilaje, transportul materialelor, a preturilor si tarifelor la care se achita aceste consumuri, a termenelor optime de desfasurare a lucrarilor, de achizitionare si montaj ale utilajelor, de dare in folosinta si atingerea parametrilor proiectati ai capacitatii de productie realizate prin investitii.

Eficienta cheltuielilor privind obiectivele si actiunile economice se stabileste, de regula, ca raport intre indicatorii de efect si cei de efort.

Indicatorii de efect sunt: productia marfa, valoarea adaugata, profitul, incasarile din export si altii.

Indicatorii de efort sunt: investitiile, costurile de productie, importurile, timpul de munca si altii.

LATURILE AUDITULUI PRODUCTIEI

In literatura de specialitate auditul productiei cuprinde 15 laturi dupa cum urmeaza:

auditul procesului industrial:

Continutul acestei laturi a auditului productiei urmareste modul de fabricatie. Se defineste si se stabileste importanta procesului industrial. Daca modul de fabicatie nu este bun si nu este corectat la timp acesta constituie un handicap pe care intreprinderea nu-l va putea compensa.

Se vor face referinte la concurenta. Se va studia documentatia necesara intocmirii raportului in vederea analizarii procesului de productie si se vor prezenta concluziile studiului.

auditul investitiilor:

Se urmareste legatura dintre specificul activitatii, nivelul investitiilor si progresul tehnic. Deasemenea se va urmari si legatura dintre planul pe termen lung al intreprinderii si evolutia investitiilor in utilaje de productie.

Se calculeaza rata investitiilor raportand nivelul investitiilor anuale la cifra de afaceri.

auditul subcontractarii:

Se studiaza care sunt avantajele si constrangerile subcontractarii si care sunt mijloacele necesare pentru o politica de subcontractare, in cazul in care aceasta exista.

auditul amplasarii geografice a unitatilor:

Aceasta ramura a auditului productiei se refera la loclizarea locurilor de amplasare a unitatilor de productie.

auditul amplasarii masinilor in itreprindere:

Se analizeaza situatia existenta a amplasarii masinilor si ultilajelor in unitate.

auditul planificarii si programarii productiei:

Se verifica daca planificarea productiei este coerenta cu planurile altor functiuni a intreprinderii si fiabilitatea metodelor de calcul folosite in procesul de programare a productiei.

auditul coordonarii functiunilor de productie si de cercetare-dezvoltare:

In cazul in care se doreste elaborarea unui nou produs se verifica daca exista o succesiune logica intre etapele acestui proces si cum sunt coordonate functiunile de cercetare si dezvoltare in cadrul firmei.

auditul stocurilor:

Aceasta latura a auditului productiei analizeaza modul de stabilire a nivelului minim al stocurilor, modalitatile de finantare a acestora

auditul calitatii:

Urmareste modul in care sunt indeplinite functia si nivelul de calitate, modul in cafre este tratata noncalitatea si care este costul noncalitatii.

auditul controlului productiei:

Aceasta latura a auditului masoara performantele sistemului de productie, durata medie de livrare, intarzierile in livrare, nivelul stocurilor, existenta unui plan informatic etc.

auditul achizitiilor:

Auditul achizitiilor evalueaza si analizeaza performanta cifrica a serviciului cumparari, modul in care este organizat serviciul de aprovizionare si importanta in cadrul firmei a acestui serviciu.

auditul resurselor umane:

In cadrul auditarii functiunii resurselor umane se stabileste daca firma foloseste procedurile si modul de tinere a evidentelor in concordantta cu normele autorizate, daca firma vireaza statului toate taxele cerute prin legislatie si daca sunt respectate toate reglementarile legale.

auditul efectivelor de personal:

Continutul acestui audit urmareste sa stabileasca daca intreprinderea dispune de personal suficient si daca adaptarea calificarii personalului la nevoile intreprinderii este indeplinita corect.

auditul activitatilor auxiliare:

In urma auditarii activitatilor auxiliare se stabileste daca productia realizata de subunitatile auxiliare satisface necesitatile fimei si este la calitatea ceruta si mijloacele utilizate sunt corespunzatoare.

auditul flexibilitatii productiei.

Se stabileste care este gradul de flexibilitate al intreprinderii, daca mijloacele de asigurare a flexibilitatii sunt cunoscute si sunt folosite.

4. CHESTIONARUL DE AUDIT PENTRU FUNCTIUNEA DE PRODUCTIE

In chestionarul de audit al activitatii de productie se urmaresc urmatoarele aspecte:

Existenta unui mod de a comunica previziunile vanzarilor astfel incat sa poata fi creat un plan de productie care sa coreleze vanzarile cu cererile clientilor sau cu necesitatile de inventar;

Daca previziunile de vanzari sunt intocmite in detaliu pentru integrarea unui plan de productie;

Daca programul de productie este tinut in detaliu;

Daca programele sunt afisate sau comunicate in asa fel incat sa fie bine intelese;

Daca sunt urmate programele de productie;

Daca schimbarile care afecteaza in mod semnificativ organizatia sunt comunicate in scris departamentului de productie;

Daca exista cooperare intre departamentul vanzari si departamentul achizitii privind programul de productie asfel incat sa nu se inregistreze intarzieri in productie;

Daca se acorda importanta cuvenita selectiei furnizorlor;

Daca sunt folosite termene-limita pentru programari rezonabile;

Daca au fost stabilite standarde de productie in asa fel incat sa faciliteze lucrul cu echipamentul la capacitatea optima;

Daca exista o modalitate prin care pot fi determinate precis atributiile fiecarui post de lucru pentru a fi urmarite cu usurinta progresele inregistrate;

Daca este controlata evidenta productiei ;

Daca planul de productie al partilor componente si al subansamblelor este corelat cu cel al produselor finite;

Daca este necesar un control al calitatii in companie;

Daca se intocmesc rapoarte care sa permita identificarea prompta a deficientelor de calitate;

Daca exista posibilitatea de a masura costul departamentului de control al calitatii;

Daca se iau masuri pentru cresterea eficientei atunci cand cifrele arata o utilizare nu foarte eficienta;

Daca se aloca un anumit interval de timp standard pentru operatiunile mai importante.