Metode folosite in domeniul pregatirii si specializarii managerilor

Metode folosite

in domeniul pregatirii si specializarii managerilor

Aceste metode pot fi folosite si in investigatiile de natura psihologica. Ele au o insa o anumita tehnologie de utilizare care nu este respectata peste tot. Aceste metode au fost necesare pentru ca la nivelul adultilor maturi si cu experienta nu se poate impune un program scolaresc, ci trebuie sa se procedeze intr-o maniera cu un grad mare de independenta si sa dezvolte calitati.

Metodele folosite in domeniul pregatirii si specializarii managerilor sunt urmatoarele:

Conferinta (expunerea, prelegerea)  metoda clasica

Conferinta-discutie

Studiul de caz

Metoda incidentului metode participative

Rezolvarea corespondentei

Modelul de intreprindere

Aplicatii practice

1. Conferinta

Este singura care provine din metodele clasice, toate celelalte fiind "metode participative". De foarte multe ori, in programul de instruire / specializare a cadrelor de conducere trebuie sa se prezinte la inceput sub forma unei expuneri problematica generala a acelei teme.   Motivele care stau la baza acestei practici sunt ca unii unii participanti nu au notiunile esentiale din cadrul aceleiasi teme si pentru a se putea asigura de la inceput o anumita echilibrare a cunostintelor participantilor.

Aceasta metoda presupune doua etape: etapa de pregatire si etapa de prezentare propru-zisa.

Etapa de pregatire

Aceasta, la randul ei, cuprinde mai multe faze:

Faza documentarii este obligatorie la orice investigatie. Presupune deplasarea la unele institutii de profil (biblioteci) sau consultarea informatiei computerizate. Este necesara formarea acestei deprinderi de cautare a unei bibliografii in legatura cu o tema data.

Conturarea structurii expunerii, a ideilor pe care vrem sa le transmitem, tinand seama de ce se cunoaste pana atunci si formuland anumite idei proprii. O expunere, pentru a fi intresanta si atractiva, trebuie sa contina si cateva puncte de vedere ale autorului expunerii. Aceste puncte de vedere pot fi de doua categorii:

puncte de vedere in legatura cu literatura consultata (luarea de pozitie fata de autorii avuti in vedere); presupune un grad de creativitate mai redus

puncte de vedere originale, proprii[1]

Redactarea in scris a ceea ce vrem sa expunem: in special la cei care sunt la inceputul unei cariere publice este necesara aceasta redactare in scris, din mai multe motive:

redactarea scrisa limpezeste ideile (cei care au stangacii in a prezenta anumite lucruri in scris, nici din punct de vedere euristic, al gandirii, nu sunt foarte bine pusi la punct)

putem sa revedem textul inainte de a veni in fata publicului si avem posibilitata de a face unele retusuri

existenta unui text, chiar daca nu este permisa citirea acestuia in fata publicului, este un sprijin psihologic foarte mare

avem posibilitatea sa stabilim mijloacele audio-video ajutatoare

Insa, in general, chiar daca exista dificultati de exprimare (chiar si balbaieli), preferabila este expunerea libera, altfel simtim si ne simte sala (si iarta sau nu anumite probleme de limbaj) si este mai usor captivata de discursul in sine.

Etapa de prezentare

Intr-o faza preliminara, pentru situatiile in care vom vorbi intr-un loc necunoscut si vom avea in fata persoane necunoscute, este obligatorie prezenta la locul faptei cu 15-20 de minute mai devreme. Avatanjele care decurg de aici sunt ca avem timp sa ne familiarizam cu atmosfera, observam amplasamentele, aflam daca exista sau nu mijloacele tehnice pe care ne bazam (microfon, videoproiector etc).In plus, putem observa venirea participantilor la conferinta si comportamentul lor in afara cadrului formal, ceea ce presupune o acomodare psihologica, pana la urma.

Aceasta venire mai devreme este necesara si pentru a vedea daca exista curent electric, de exemplu, sa avem timp sa ne reorientam in cazul in care am pregatit materiale audio-video si suntem in imposibilitatea tehnica de a le prezenta.

Ca orice expunere, etapa de prezentare contine trei parti: o parte introductiva, continutul propriu-zis al prezentarii si incheierea.

Fara sa neglijam expunerea, trebuie acordata o atentie deosebita introducerii si incheierii. Daca vorbim pentru prima data in fata unui auditoriu, trebuie sa stim ca in primele minute atentia participantilor este orientata spre persoana vorbitorului, si nu spre ceea ce spune el. Astfel, pentru a comuta atentia de la noi catre discurs, trebuie sa lansam in introducere cateva idei-soc.

O mare atentie trebuie acordata si incheierii. Unii participanti nu sunt atenti pe tot parcursul expunerii, dar simt cand ne apropiem de sfarsit, si atunci atentia lor este mai mare. In aceste conditii, trebuie sa oferim cateva idei esentiale cu care dorim sa ramana. In cazul vorbitorilor mai putin experimentati, se poate intampla sa-si dea seama ca au depasit timpul alocat expunerii; in acest cz, incheierea trebuie astfel gandita incat sa poata fi facuta oricand pe parcursul intalnirii.

Pentru partea alocata expunerii, vorbitorul trebuie sa-si exerseze atentia distributiva. Astfel, trebuie ca in timpul expunerii sa fim atenti la trei lucruri:

propriul discurs (sa nu divagam)

scurgerea timpului

auditoriul - in ce masura este interesat si daca recepteaza corect mesajele transmise. In timp ce vorbim trebuie sa ne plimbam privirea prin sala, ne oprim cateva secunde cu privirea pe chipul fiecarui participant; astfel, acesta are impresia ca discursul este special pentru el si devine mai receptiv, creandu-se o stare psihologica foarte favorabila.

2. Conferinta-discutie

Conferinta-discutie are ca scop dezvoltarea capacitatilor de analiza, luarea unor decizii si intr-o oarecare masura dezvoltarea capacitatilor creatoare.

Cu doua-trei zile inainte, moderatorul transmite in scris fiecarui participant problemele care vor face obiectul dezbaterii. Daca este cazul, se transmite si o anumita bibliografie. Totodata, se anunta ora si locul acestei conferinte-discutii.

Moderatorul se pregateste in sensul ca trebuie sa stabileasca o anumita problematica, sa consulte literatura necesara si sa formuleze eventualele intrebari necesare pentru a stimula dezbaterea. De asemenea, moderatorul pregateste o serie de concluzii partiale si finale pe care le va folosi doar la nevoie. In fond, concluziile trebuie sa reiasa din dezbatere.

In ziua si la ora respectiva moderatorul vine cu 10 minute mai devreme, iar la inceputul dezbaterii supune aprobarii participantilor aceasta lista de probleme, solicitand alte propuneri, daca acestea exista.

Acesti pasi fiind parcursi, moderatorul deschide dezbaterea printr-o intrebare neutra, fara adresament (Tema intalnirii noastre este Cine dintre dvs doreste sa). Daca grupa respectiva a fost deja cunoscuta, moderatorul a mai lucrat cu ea, si-a facut o idee cu cine are de-a face, iar daca este si psiholog si poate sa stabileasca anumite trasaturi de caracter ale acestora, el poate folosi participantii tocmai in functie de aceasta tipologie:

Tipul vorbaretului - este acea persoana care este dispusa sa vorbeasca oricind si despre orice. Daca avem in grup unul sau mai multi vorbareti, ei sunt foarte buni pentru a incepe discutia. Dificultatea consta in a-i opri, insa.

Tipul logic - nu vorbeste niciodata la inceput. El vorbeste numai dupa ce alti participanti si-au expus punctul de vedere, spune in mare acelasi lucru ca si precedentii, insa intr-o maniera mult mai sintetica. Este foarte bun pentru finalul intalnirii, pentru concluzii.

Tipul tacutului - este cel care pare a fi uneori timid, nu vrea sa vorbeasca in public. Acest tip insa il asasineaza pe moderator in pauza, pentru a-si expune punctul de vedere.

Tipul timidului - prin structura lui psihologica are are o mare dificultate de a vorbi in public, este interiorizat si putin comunicativ. Cu ei trebuie lucrat inainte, incurajati in prealabil.

Tipul "Gica Contra" - este intotdeauna impotriva a tot ceea ce se spune, are mereu o alta parere. Solutia este de a-l plasa langa moderator pentru a-l simti cand se incarca. Intervenim sa-i distragem atentia, ii dam altceva de facut, pentru a nu ne perturba dezbaterea.

Dupa ce s-au discutat una sau mai multe probleme tragem concluziile preliminare, cu participantii sau singur. Aceste concluzii nu trebuie insa sa fie absolutiste, un stas, ci o exprimare a ceea ce dezbaterile au scos in evidenta.

In ceea ce priveste logistica, recomandata este dispunerea participantilor in jurul unei mese, cu cartonase cu numele fiecaruia. Cartonasele sunt necesare din mai multe motive, unul dintre acestea fiind cazul unor persoane care provin din acelasi loc, dar pozitia lor sociala difera; este bine sa nu-i punem unul langa celalalt.

Conferinta-discutie este o metoda de trecere de la tipul clasic al conferintei simple la metodele participative.

3. Studiile de caz

Cu doua-trei zile inainte se prezinta in scris fiecarui participant o anumita situatie, fie din domeniul relational, fie o chestiune profesionala, dar care cuprinde un conflict (se relateaza o situatie conflictuala). Se cere fiecarui participant sa raspunda sau sa se gandeasca la 3 chestiuni:

in ce consta conflictul

care au fost cauzele care au determinat conflictul

ce solutii se preconizeaza pentru rezolvarea conflictului

Dupa doua-trei zile se reuneste acest grup. Daca grupul este mai mare de 20-30 de persoane, se imparte in doua sau trei microgrupuri. Se alege ad-hoc un moderator din randul participantilor, care impreuna cu acestia stabileste un punct de vedere a microgrupului, care poate sa nu fie unanim, dar exprima majoritatea participantilor vizavi de cele trei puncte avute in discutie.  

Ulterior, se reunesc aceste doua-trei microgrupuri si fiecare dintre moderatorii alesi ad-hoc prezinta opinia grupei pe care o reprezinta, dupa care are loc o dezbatere generala, care sa permita si celor care au alte puncte de vedere sa-si exprime parerile. Pe baza acestei discutii generale se ajunge la niste concluzii pe aceste trei chestiuni. Moderatorul poate sa-si expuna si el propriile puncte de vedere, care insa nu sunt definitorii.

4. Incidentul

Incidentul este un studiu de caz redus. Se da fiecarui participant tema de discutie, acestia trebuind sa se gandeasca la un arbore de intrebari pe care sa le puna moderatorului, din raspunsul caruia sa se lamureasca despre ce este vorba. Pot fi intrebari care vizeaza relatii de serviciu.

Dupa ce expira timpul de gandire acordat fiecarui participant, moderatorul se intalneste cu ei si da un timp limita pentru a pune acele intrebari. Pe baza raspunsurilor obtinute de la moderator, participantii isi formuleaza elementele necasare pentru a intelege cele 3 puncte aflate in discutie. De aici se intra in studiul de caz, insa in aceasta situatie microgrupurile se alcatuiesc in functie de situatiile ipotetice conturate.

Utilitatea acestei metode consta in faptul ca dezvolta imaginatia, capacitatea de analiza, abilitatile decizionale de grup.

5. Rezolvarea corespondentei

Denumirea originala din limba engleza este in basket; fiecarui participant i se inmaneaza (i se punea in cos) o mapa cu diferite documente care trebuie solutionate. Toata lumea primeste acelasi tip de documente. Se acorda un timp de o ora-o ora si jumatate pentru solutionare, care consta in a scrie pe fiecare document o rezolutie. Dupa ce timpul expira, moderatorul ia documentele si le dezbate: ce solutii s-au dat si care este solutia cea mai buna in momentul respectiv.

6. Modelul intreprinderii

Aceasta este cea mai complicata metoda participativa. Urmareste dezvoltarea capacitatilor de conducere, a imaginatiei, a capacitatilor de reprezentare.

Din grupul respectiv, se aleg principalii factori de conducere ai unei firme (manager general, manager pe functiuni, manager de productie etc.) si fiecare dintre participanti primeste in scris situatia unei firme, adica: profilul acesteia (obiectul de activitate), numarul de anagajati (manageri, specialisti si muncitori), categoriile profesionale din cadrul acelei firme, planul de productie pe 6-12 luni, relatiile interne si externe ale firmei respective. Aceasta situatie este insotita de niste intrebari; de exemplu, daca in trimestrul al doilea al anului 2007 apare o cerere suplimentara de produse, ce masuri trebuie luate.

Modelul lucreaza cu cadre de conducere, celor care sunt alesi li se incredinteaza niste functiuni care nu le corespund si apar discutii in contradictoriu. Se lucreaza pe calculator.

7. Aplicatiile practice

Aplicatiile practice sunt de doua categorii:

aplicatii practice care se fac in laborator, cu ajutorul unor machete

aplicatii practice realizate in teren in cadrul unor firme