Evidenta contabila a operatiunilor legate de gestionarea Fondurilor Structurale

1. Introducere

Aceasta sectiune a manualului stabileste procedurile contabile specifice si inregistrarile folosite de catre Directia Certificare si Plati Programe din cadrul Ministerului Integrarii Europene (MIE), ca Autoritate de Management, in contabilizarea proiectelor finantate din Fonduri Structurale.

2. Premisele Contabilitatii

Principiile de baza ale contabilitatii sunt:

• Contabilitatea in cadrul programelor comunitare trebuie sa fie separata de orice alt proces contabil;
• Contabilitatea trebuie sa furnizeze nivelul de control specificat de Comisia Europeana si de legislatia romana in vigoare;
• Operatiile contabile trebuie sa demonstreze o transparenta totala in ceea ce priveste toate tranzactiile contabile;
• Operatiunile contabile trebuie sa furnizeze toate informatiile necesare.

3. Principiile Contabilitatii

Principiile si procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile incheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementarile Comisiei Europene si se vor afla in concordanta cu:

• Legea contabilitatii nr.82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Ordinul nr. 1917 / 2005 al Ministerului Finantelor Publice; 
• Planul Contabil pentru institutiile publice aprobat prin ordinul Ministerului Finantelor Publice;
• Legea nr.500/2002 privind finantele publice modificata de legea nr.314/2003;
• Ordinul nr.1792/2002 al Ministerului Finantelor Publice prin care se aproba normele metodologice in ceea ce priveste previziunile bugetare, verificarile si aprobarile, alocarea de plati si plata cheltuielilor bugetare, cu specificarea organizatiei, inregistrarii si referintei previziunii bugetare;
• Legea 571 / 2003 privind Codul Fiscal al Romaniei cu modificarile si completarile ulterioare.

Contabilitatea va folosi un sistem contabil cu inregistrare in partida dubla si va furniza urmatoarele:

• O inregistrare completa, precisa si care poate fi verificata pentru toate tranzactiile contabile;
• O viziune exacta si corecta a operatiilor financiare in ceea ce priveste folosirea fondurilor primite din contributia financiara a Uniunii Europene si din co-finantarea de la bugetul statului;
• Pastrarea contabilitatii in LEI si/sau EUR, dupa caz ;
• Contabilitatea aferenta angajamentelor.

Documentele contabile trebuie:

• Sa fie intocmite pe baza documentelor sursa ( facturi, extrase bancare, etc);

• Sa specifice tipul documentelor contabile;
• Sa fie numerotate;
• Sa detalieze continutul tranzactiilor contabile;
• Sa specifice valoarea sumelor in LEI si/sau EURO;
• Sa fie datate;
• Sa specifice contul bancar folosit pentru tranzactie;
• Sa fie in original.

Toate documentele folosite in timpul tranzactiilor contabile vor fi parte integranta a documentelor contabile. Aceste documente vor fi inregistrate, completate si arhivate astfel incat sa se pastreze legatura dintre anumite documente.

4. Managementul procesului contabil

4.1. Contabilitatea in cadrul DCPP-SFECF

Contabilitatea in cadrul SFECF se va efectua cu ajutorul sistemului de calcul care contine urmatoarele module:

Un modul de contabilitate  in LEI;

Un modul de contabilitate in EUR;

Un modul pentru inregistrarea conversiei EUR - LEI and LEI - EUR.

Tranzactiile contabile se vor inregistra intr-un singur computer. Ofiterul financiar si un Ofiter de contabilitate vor avea acces la acest computer. Se va folosi o parola pentru a proteja sistemul respectiv, dupa cum urmeaza:

O parola pentru Seful de serviciu, care sa ii permita accesul la toate nivelele sistemului contabil;

O parola pentru Ofiterul de contabilitate  care sa ii permita accesul la toate intrarile de date si la functiile de raportare;

O parola pentru initierea procesului contabil.

Alte cinci computere vor fi conectate in reteaua respectiva. Accesarea datelor este posibila si din aceste computere. Aceste computere vor fi folosite de catre:

Ofiterii de contabilitate;

Ofiterul financiar;

Controlorul financiar preventiv intern (din cadrul Compartimentului de Control Preventiv Intern);

Directorul / Directorul adjunct al DCPP.

Datele vor fi salvate dupa cum urmeaza:

Zilnic pe serverul respectiv;

Saptamanal pe un CD (pastrat intr-un seif in cadrul SFECF);

Lunar pe un CD (pastrat intr-un seif din cadrul Departamentului IT din cadrul MIE) ;

Anual intregul sistem contabil va fi salvat de catre Departamentul IT din cadrul MIE.

4.2. Rolul Ofiterului Financiar

Scopul si obiectivele supervizarii procesului contabil 

Aceasta sectiune stabileste procedurile prin care se verifica inregistrarile contabile si tranzactiile direct legate de implementarea Fondurilor Structurale.

Scopul supervizarii datelor contabile este:

De a se asigura ca inregistrarea, procesarea si inmagazinarea informatiilor contabile se efectueaza in mod corect si este completa;

De a asigura acuratetea datelor si de a scadea riscul aparitiei unor erori ;

De a se conforma principiilor stabilite de legea contabilitatii nr.82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare.

Aplicabilitate

Aceste proceduri se aplica pe toata perioada derularii POR si sunt in concordanta cu organizarea interna a MIE, cu rolul sau de Autoritate de Management pentru Programul Operational Regional.

Responsabilitate

Ofiterul financiar este persoana care are rolul de a superviza orice tranzactie contabila din cadrul POR sau legata de co-finantarea din fonduri Nationale.

Ofiterul financiar (OF) controleaza activitatea, precum si documentele intocmite de Ofiterii de contabilitate.

Documentele contabile care trebuie supervizate

Ofiterul financiar va revizui si va semna documentele intocmite de Ofiterii de contabilitate zilnic, lunar, trimestrial si anual.

Aceste documente sunt:

Note contabile (folosite pentru verificarea acuratetii inregistrarilor contabile care urmeaza a fi postate);

Balanta de verificare analitica - pentru fiecare axa prioritara;

Balanta de verificare sintetica - pentru fiecare axa prioritara;

Situatia financiara de ansamblu pentru tot Programul Operational ;

Fisa contului separata pentru fiecare axa prioritara si domeniu de interventie;

Registru Jurnal care detaliaza toate tranzactiile contabile;

Cartea Mare;

Anexele balantei contabile;

Balanta contabila anuala.

Continutul operatiunior de supervizare

Ofiterul de contabilitate va prezenta documentele Ofiterului financiar, la data stabilita, impreuna cu lista de verificare intocmita pentru fiecare axa prioritara.

Ofiterul financiar va verifica documentele, va intocmi formularele de reconciliere pentru fiecare program, va cere efectuarea de corectii sau va cere informatii suplimentare asupra anumitor diferente, va semna formularele de reconciliere si va pregati Lista de Verificare a Ofiterului financiar pentru fiecare program.

4.3. Proceduri de supervizare

Operatiile de supervizare a datelor contabile presupun:

Verificarea Tranzactiilor Contabile

Verificarea concordantei sumelor totale ale operatiunilor din cadrul Registrului Jurnal pentru luna in curs cu totalul rulajelor aferente lunii respective din situatia financiara de ansamblu, respectiv balanta de verificare.

Verificarea continutului documentelor contabile

Identificarea documentului (numar, data);

Descrierea tranzactiei (nota, efectuarea platii, procesul de recuperare);

Detalii asupra partilor implicate (beneficiari, buget de stat, Autoritatea de Certificare);

Suma in LEI/EUR;

Contul in care se vor face inregistrarile.

Reconcilierea Informatiilor continute in Sistemul Contabil

Ofiterul financiar va verifica conformitatea datelor din sistemul SMIS cu informatiile inregistrate in sistemul contabil, extrasele bancare cu soldurile conturilor inregistrate in sistemul contabil, Registrul Jurnal al Autoritatii de Certificare cu Registrul Jurnal al DCPP.

La inchiderea lunii, Ofiterul financiar va autoriza introducerea tranzactiilor in sistemul contabil computerizat. La inceputul fiecarei luni, Ofiterul financiar va schimba parola de acces in sistemul contabil.

Ofiterul financiar va completa o Lista de verificare a operatiunilor si documentelor (vezi Anexa 4.2.1).

4.4. Rolul Ofiterului de contabilitate

Scopul si obiectivele Contabilitatii

Aceasta sectiune stabileste procedurile ce se vor aplica pentru inregistrarea in sistemul contabil electronic a datelor privind angajarea, primirea si plata fondurilor FEDR si a co-finantariide la bugetul de stat.

Scopul contabilitatii este:

• De a asigura ca toate tranzactiile legate de primirea  si plata fondurilor in cadrul POR sunt introduse in mod corespunzator in sistemul contabil computerizat;
• Sa respecte prevederile Legii Contabilitatii no.82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare ;
• Sa pregateasca rapoartele finale asupra angajamentelor si platilor in cadrul POR.

Responsabilitatile Ofiterului de contabilitate sunt urmatoarele:

Sa se asigure ca toate tranzactiile sunt introduse corect in programul contabil si sistemul este mentinut la zi;

Sa intocmeasca declaratii financiare si rapoarte care trebuie sa fie complete, exacte si sa fie sustinute de inregistrarile contabile;

Sa verifice daca platile catre beneficiari se fac in limita bugetului alocat si sa compare cheltuielile cu bugetul, sa cerceteze si sa rezolve toate discrepantele care pot aparea;

Sa furnizeze Ofiterului financiar documentele necesare intocmirii formularelor de reconciliere;

Sa salveze datele din sistemul contabil la sfarsitul fiecarei zile de lucru si sa se asigure ca exista un sistem de securitate a operatiunilor bine organizat.

Documente contabile si situatii financiare care trebuie completate

Anumite documente sunt intocmite zilnic, in timp ce altele sunt intocmite lunar, trimestrial sau anual.

Zilnic (intocmite pentru ziua urmatoare):

note contabile

Lunar (pana in data de 15 a lunii urmatoare):

Balanta de verificare analitica - pentru fiecare axa prioritara

Balanta de verificare sintetica- pentru fiecare axa prioritara

Balanta pentru tot Programul Operational

Fisa separata a contului pentru fiecare axa prioritara:

o      conturi curente

o      conturi de debitori

o      conturi de cheltuieli

o      conturi de dobanzi

Registrul Jurnal General care monitorizeaza toate tranzactiile contabile

Cartea Mare

Trimestrial:

Bilantul contabil trimestrial

Anexe la bilantul contabil trimestrial

Anual:

Bilantul contabil annual

Anexe la bilantul contabil anual

Ofiterul de contabilitate va inainta aceste documente zilnic, lunar, trimestrial, anual catre Ofiterul financiar care le va revizui si le va semna. Totodata va completa si o Lista de verificare a operatiunilor si documentelor (vezi Anexa 4.4.1)

Postarea documentelor

Documentele necesare postarii pentru fiecare tranzactie contabila vor fi inaintate de catre Ofiterul de contabilitate, dupa verificarea prealabila a documentului, Ofiterului financiar.

Ofiterul financiar va controla documentele si va autoriza postarea acestora.

Fiecare tranzactie se va posta astfel:

Secvential in ordinea datei in care au intrat in contabilitatea zilnica. Inregistrarile in contabilitatea zilnica vor fi numerotate secvential;

Balanta sumelor de plata;

Sumele ramase de plata si cele care urmeaza sa fie primite;

Plati neeligibile efectuate.

Cartea Mare va contine urmatoarele informatii:

Soldul conturilor la inceputul perioadei;

Miscarile inregistrate in conturi pentru perioada respectiva;

Soldul conturilor la sfarsitul perioadei.

Se va efectua contabilizarea fiecarei axe prioritare pana la nivelul contractului.

Conturile analitice vor fi formate prin adaugare de litere sau cifre dupa numarul contului sintetic, astfel incat sa se poata monitoriza:

Axele prioritare;

Domeniile de interventie;

Proiectele si beneficiarii implicati in derularea lor.

4.5. Corectarea erorilor

In cazul in care se descopera unele erori, acestea trebuie corectate imediat. Corectarea erorilor trebuie sa fie inregistrata in mod corespunzator si trebuie sa fie postata pentru perioada in care eroarea a avut loc (vezi Anexa 4.5.1).

Ofiterul de contabilitate responsabil de axa prioritara/ domeniul de interventie respectiv :

Va proceda la corectarea erorii respective;

Va semna si va data formularul de corectare care va confirma corectarea respectiva;

Atunci cand eroarea respectiva are ca rezultat folosirea incorecta a unui raport, Ofiterul de contabilitate trebuie sa corecteze si raportul respectiv si sa-l inainteze Ofiterului financiar.

Ofiterul financiar trebuie:

Sa se asigure ca eroarea respectiva a fost corectata si formularul de corectie completat;

Sa revizuiasca si sa semneze formularul de corectie;

Sa corecteze raportul si sa emita un nou raport corectat.

4.6. Reconcilierea Conturilor

DCPP va evidentia in contabilitatea proprie, primirea si platile efectuate din fondurile structurale si din co-finantarea de la bugetul de stat. Evidenta contabila a DCPP va face parte din contabilitatea Ministerului Integrarii Europene.

Scopul reconcilierii conturilor este de a asigura controlul si corectitudinea inregistrarilor contabile.

In cazul in care sunt descoperite anumite discrepante, aceste proceduri  vor forma baza corectarii acestora precum si baza intelegerii modului in care a aparut discrepanta respectiva. Datele inregistrate in sistemul de calcul computerizat si in tabelele financiare vor sta la baza intocmirii rapoartelor asupra reconcilierii.

Reconcilierea va fi pusa in aplicare de catre Ofiterul financiar.

Reconcilierea va fi ulterior avizata de Seful de serviciu SFECF si aprobata de catre Directorul DCPP.

Reconcilierea lunara a Datelor Financiare si Contabile

Reconcilierea inregistrarilor contabile ale MIE cu extrasele de cont bancare

In timp de 20 de zile de la sfarsitul lunii, Ofiterul financiar va reconcilia extrasele bancare cu balanta conturilor bancare din inregistrarile contabile folosind Formularul de reconciliere bancara (vezi Anexa 4.6.1) si Reconcilierea tuturor fluxurilor de fonduri in LEI (vezi Anexa 4.6.2)..

In cazul in care exista diferente intre inregistrarile contabile si extrasele bancare, Ofiterul financiar va cere Ofiterilor de contabilitate sa corecteze inregistrarile contabile, folosindu-se de formularele de corectie daca exista o eroare sau o omisiune in inregistrarile contabile ale MIE, sau va informa banca asupra erorii respective si se va asigura ca inregistrarea este corectata, daca diferenta este determinata de o eroare sau omisiune a bancii.

Ofiterul financiar va semna si va data Formularul de reconciliere bancara si il va trimite impreuna cu Reconcilierea fluxului de fonduri pentru fiecare axa prioritara Sefului de serviciu pentru avizare si Directorului DCPP spre aprobare.

Directorul DCPP va revizui reconcilierea si o va aproba, sau va cere corecturi sau informatii suplimentare.

Reconcilierea inregistrarilor contabile ale MIE cu inregistrarile Autoritatii de Certificare

Ofiterul financiar va solicita Autoritatii de Cetificare sa faciliteze reconcilierea inregistrarilor din Registrul Jurnal al AC cu inregistrarile efectuate de catre DCPP (vezi Anexa 4.6.3.)  .

Pana la data de 20 a lunii urmatoare, Ofiterul financiar va primi Registrul jurnal de la AC si va reconcilia datele din Registrul jurnal al AC cu datele din Registru Jurnal al DCPP folosindu-se de Formularul de Reconciliere cu Conturile Autoritatii de Certificare.

Daca se constata anumite diferente care necesita o corectare a inregistrarilor, Ofiterul financiar va cere Ofiterilor de contabiltate sa completeze un formular de corectie a erorilor, daca diferenta se datoreaza unei erori sau omisiuni din partea MIE, sau va anunta AC despre eroarea respectiva si va solicita AC corectarea inregistrarilor, daca inregistrarile MIE sunt corecte.

Ofiterul financiar va semna, data si trimite Reconcilierea cu Conturile AC pentru a fi avizate de catre Seful de serviciu SFECF si revizuite si semnate de catre Directorul DCPP.

Directorul DCPP va revizui si va aproba formularul respectiv, sau va cere modificari sau informatii suplimentare.

Reconcilierea inregistrarilor contabile cu inregistrarile din sistemul SMIS

In timp de 20 de zile de la sfarsitul fiecarei luni, operatorul SMIS va trimite o copie a Raportului SMIS, Ofiterului financiar.

Ofiterul financiar va reconcillia Raportul SMIS cu Registrul jurnal al DCPP folosind Sistemul de Raportare SMIS si va trimite reconcilierea Sefului de serviciu SFECF spre avizare si Directorului DCPP pentru aprobare (vezi Anexa 4.6.4.).

Daca se constata unele diferente intre inregistrarile din sistemul SMIS si cele ale DCPP, Ofiterul financiar va solicita Ofiterilor de contabilitate corectarea Registrului jurnal al DCPP daca diferentele se datoreaza unor greseli sau omisiuni in inregistrarile contabile, sau se va asigura ca se opereaza corectarile in baza de date a sistemului SMIS, in cazul in care inregistrarile contabile ale DCPP sunt corecte.

Ofiterul financiar va inainta Reconcilierea cu Sistemul SMIS Sefului de serviciu spre avizare si Directorului DCPP in vederea aprobarii.

4. Registrul Debitorilor

Registrul debitorilor va furniza informatii privind sumele ce trebuiesc recuperate de la beneficiari, ca rezultat al unor iregularitati sau a unor cheltuieli neeligibile constatate ulterior rambursarii cheltuielilor catre beneficari.

Ofiterii de contract desemnati din cadrul SCFS vor pastra si vor aduce la zi Registrul Debitorilor.

Registrul debitorilor va include:

Numele debitorului;

Numarul proiectului;

Adresa debitorului;

Detalii despre situatia juridica a debitorului, cum ar fi numar de inregistrare, etc ;

Suma de recuperat;

Penalitatile impuse debitorului (daca este cazul), care se vor adauga datoriei initiale;

Data la care sumele trebuie platite de catre debitor;

Sumele primite pana la data respectiva;

Soldul care trebuie inca recuperat;

Motivul care a determinat luarea deciziei de recuperare a fondurilor si, in mod special specificat, daca recuperarea se datoreaza aparitiei unei iregularitati;

Data aparitiei iregularitatii.

4.8. Inregistrari contabile conform OMFP 1917/2005