Elaborarea si implementarea proiectelor scolare

Cum trecem de la proiectarea strategica la cea operationala?

Interfata dintre nivelele strategic si operational o reprezinta planul anual de dezvoltare al scolii (planul managerial). Acesta cuprinde programe si proiecte concrete de dezvoltare si trebuie sa contribuie la satisfacerea nevoilor specifice acelei scoli, asa cum au fost ele identificate in momentul diagnozei.

	De retinut Planul anual de dezvoltare: faciliteaza trecerea de la intentii la actiunea practica si se aproba anual; planurile anuale se refera la acele tinte ale planului strategic care pot sa fie realizate in respectivul an scolar

Planului anual de dezvoltare trebuie asumat de toate partile responsabile din scoala, in primul rand de elevi si profesori. De aceea, realizarea planului anual presupune un serios proces de consultare pentru realizarea caruia responsabilitatea revine conducerii scolii.

Tema de reflexie Cititi textul de mai jos si decideti daca v-ati intalnit si in scoala dumneavoastra situatiile descrise. Daca da, discutati exemplul dat si in cadrul Consiliului de Administratie al scolii. In fiecare toamna aveam o stare cumplita de angoasa doar la gandul ca profesorii din scoala pe care o conduceam privesc prezentarea Planului managerial anual ca pe o formalitate. Ca, in cazul cel mai bun, pe o ureche le intra si pe alta le iese ceea ce le prezint; de fapt, pentru multi nici nu intra pe nicaieri?!?! Am incercat inainte multe variante: 1. sa distribui pe catedre un exemplar, inainte de sedinta cu scopul de a fi discutat in grupuri mai mici si apoi sa facem ajustarile propuse. NIMIC. Uitau chiar ca le-a fost dat sau il scoteau dintre hartii chiar in momentul sedintei; 2. sa dau cu 2 zile inainte de sedinta FIECARUI profesor materialul spre a fi studiat: mult consum de hartie si de energie ca sa le distribui si abia daca rasfoiau paginile atunci in sedinta; 3. sa dau, sub forma de puzzle, obiectivele strategice anuale si activitati/mecanisme propuse pentru atingerea lor; le-am dat o foaie de flipchart ca sa le combine si apoi am prezentat eu PPT spre comparare si ca introducere in discutarea problemelor; abia daca au miscat un pic. Atunci mi-am dat seama ca trebuie sa le fac o 'poveste' care sa ii antreneze sa urmareasca si sa se regaseasca. Mi-am pus problema: 'La ce este necesar un Plan Managerial, dincolo de formalitatea impusa de inspectoratul scolar ? De ce avem nevoie de el? Ce este el, la urma urmei? 'Cea mai mare parte a activitatii unei scoli este de rutina si inevitabil lucrurile se repeta Si asa  mi-a venit ideea ca suntem toti imbarcati intr-o calatorie care incepe pe 1 septembrie si dureaza pana la 31 august ca suntem parteneri in aceasta calatorie, ca ne batem toti pe aceleasi resurse si ar fi necesar sa le folosim cot la cot etc. De aici mi-a venit ideea sa prezint colegilor mei Planul managerial ca pregatirea unei calatorii in acel an. Am avut mari emotii si simteam ca sunt cam la capatul resurselor, dar surpriza: s-au prins imediat in joc si am avut placerea sa constat ca au urmarit cu atentie si interactionarea a fost foarte, foarte buna. Mai mult, pe parcursul anului, in discutii au facut referiri la acea prezentare, au retinut Anul urmator eram deja o orchestra mare, fiecare canta la instrumentul sau, dar cantam pe aceeasi partitura, intr-un concert comun. Relatarea apartine doamnei Adriana Tepelea, fost director adjunct al Colegiului National "Mihai Viteazul" din Bucuresti.

Fiecare scoala trebuie sa identifice acele programe care, folosind in mod eficient resursele

disponibile, sa conduca la atingerea tintelor strategice propuse. Desi planurile anuale de dezvoltare au un mare grad de concretete, suntem insa inca la un nivel teoretic. Obiectivele pe care ni le propunem nu vor putea sa fie atinse decat in masura in care scoala va fi in stare sa elaboreze si sa implementeze proiecte concrete. Asadar, ce este un proiect scolar?

Proiectul ca modalitate de atingere a obiectivelor scolii

Repere teoretice

Planul de dezvoltare scolara reprezinta asadar proiectia pe termen lung a modului in care dorim sa transformam scoala. Ramane sa raspundem in continuare la intrebarea "Cum parcurgem drumul de la o realitate prezenta care ne nemultumeste la modelul propus?" Ne aflam de acum in zona operationalului, a acelor pasi mici pe care trebuie sa-i facem spre atingerea tintei finale. Acesti pasi nu sunt altceva decat proiectele operationale, prin intermediul carora parcurgem etape, atingem tinte intermediare in drumul spre atingerea tintei finale. Spre deosebire de PDS, proiectele operationale se realizeaza pe perioade scurte de cca. un an.

Fie ca sunt finantate din resurse proprii, fie din programe de dezvoltare interne sau internationale, proiectele trebuie sa raspunda anumitor exigente, sa se incadreze intr-un model standardizat.

1 Elaborarea proiectului

Elaborarea proiectului implica conceperea si descrierea tuturor elementelor sale, ca si a conexiunilor dintre aceste elemente. Un proiect de buna calitate ar trebui sa cuprinda:

• obiective
• grup-tinta
• activitati
• rezultate
• indicatori de performanta
• resurse (umane, materiale, financiare)
• termene
• responsabilitati

In acelasi timp, proiectul trebuie sa descrie cu claritate mecanisme de implementare, cele monitorizare, modalitati de evaluare, precum si impactul proiectului asupra organizatiei, caracterul durabil al rezultatelor obtinute in proiect.

Obiectivele proiectului

Obiectivelel constituie elemente-cheie, in functie de care se construiesc celelalte elemente ale proiectului. Obiectivele trebuie sa intruneasca cel putin cateva caracteristici:

sa fie relevante pentru ceea ce urmarim sa obtinem pe termen lung; de aceea,

obiectivele vor deriva cu necesitate din tinta strategica a PDS pe care o vizam;

sa exprime cu claritate ce urmeaza sa se realizeze prin proiectul promovat;

sa fie exprimate in asa fel incat sa fie masurabile;

sa fie posibil de atins cu resursele existente si in timpul pe care il avem la dispozitie.

De retinut Obiectivele proiectului trebuie sa fie deplin concordante cu Proiectul de Dezvoltare al Scolii si cu obiectivele de dezvoltare ale comunitatii.

Grupurile-tinta

Sunt acele grupuri vizate de setul de obiective si carora le sunt direct adresate activitatile ce se vor derula pentru realizarea obiectivelor propuse.

De retinut Grupul-tinta trebui descrisi in termeni cat mai precisi; Nu utilizati exprimari generale de genul "toti elevii", "parinti", "cadre didactice" etc.  In aceasta situatie nu se va putea determina daca grupul-tinta a fost atins sau nu, implicit daca obiectivele proiectului au fost sau nu realizate.

Activitatile

Proiectul trebuie sa prezinte o lista exacta si detaliata a activitatilor care vor fi desfasurate pentru atingerea obiectivelor fixate. Aparent simplu, procesul de determinare a activitatilor trebuie sa urmeze cativa pasi, si anume:

• descrierea corecta a unei activitati
• alcatuirea unei liste complete a activitatilor ce urmeaza sa fie desfasurate in proiect
• ordonarea cronologica corecta a activitatilor
• identificare relatiilor de conditionare dintre activitati
• realizarea graficului de implementare a activitatilor (Gantt Chart).

De retinut pentru a asigura succesul implementarii, este esentiala stabilirea de responsabilitati precise. activitatilor trebuie sa li se asocieze resurse umane, financiare, materiale si de timp adecvate.

Descrierea activitatilor

De retinut Activitatile trebuie determinata pe baza unor criterii, precum: obiectivele proiectului; trasaturile grupurilor-tinta carora li se adreseaza; cerintele partenerilor implicati;

Lista activitatilor

Alcatuiti o lista completa a activitatilor din care nu trebuie sa lipseasca activitatile de pregatire, cele de achizitii de bunuri si/sau servicii (daca este cazul).

Graficul Gantt

Este un instrument managerial extreme de util care obliga la o planificare riguroasa a activitatilor din doua perspective:

1. asezarea activitatilor proiectului intr-o relatie logica unele fata de altele astfel incat sa nu planificam simultan doua activitati in cazul in care inceputul uneie depinde de rezultatele celeilalte si
2. distribuirea echilibrata a activitatilor in intervalul de timp alocat proiectului care impune de cele mai multe ori planificarea (quasi)simultana a acelor activitati care nu depind de rezultate altei activitati.

Astfel, graficul Gantt ne obliga la realism in raport cu planificarea resurselor umane si financiare pe care le avem la dispozitie.

Graficul Gantt se poate realiza intr-o maniera empirica (in Excel sau chiar in Word), sau cu ajutorul unui software specializat (spre exemplu MicroSoft Project).

Exemplu

Rezultate

Rezultatele unui proiect exprima ceea ce rezulta in mod concret in urma activitatilor desfasurate in cadrul acelui proiect. Acestea trebuie sa fie clar exprimate, sa reflecte schimbarile concrete pe care proiectul le va genera si care pot fi masurate. Rezultatele pot fi cantitative si calitative.

Indicatori de performanta

Reprezinta acele repere observabile ale nivelului de realizarea a obiectivelor proiectelor. Pornind de la indicatorii de performanta elaborati in faza de elaborare a proiectului, vom putea face, ulterior, in faza de implementare o evaluare corecta a gradului de reusita al proiectului.

De retinut Indicatorii de performanta pot fi cantitativi si calitativi si trebuie sa intruneasca mai multe conditii: sa fie usor masurabili; sa fie adecvati pentru ceea ce evalueaza; sa fie relevanti pentru performanta pe care vor sa o masoare; sa fie acceptati de cei care ii folosesc.

Exemplu

Resursele umane

Alocarea resurselor umane pentru fiecare activitate a proiectului este o actiune de mare responsabilitate, care trebuie sa fie facuta dupa criterii clare, precum:

• tipul de expertiza si experienta (sa pui omul potrivit la locul potrivit);
• nivelul de motivare;
• nivelul si tipul de autoritate.

Formarea echipei manageriale a proiectului este esentiala din acest punct de vedere. Membrii acestei achipe ar trebui sa aiba urmatorul profil personal si profesional:

buna cunoastere a realitatilor scolii si comunitatii din care aceasta face parte;

buna cunoastere a politicilor educationale nationale si europene;

abilitati in rezolvarea de probleme si identificarea de solutii;

capacitatea de a construi si implementa proiecte adaptate la specificul local;

spirit de initiativa si de participare;

motivatie pentru dezvoltarea capacitatii locale si ameliorarea scolara;

competente de comunicare, cooperare, lucru in echipa si impartasire de experiente;

abilitati pentru culegerea, interpretarea si prezentarea informatiilor;

deschidere fata de inovatie, schimbare si dezvoltare;

disponibilitate pentru autoperfectionare.

Resursele umane ocupa un loc special datorita contributiei pe care o aduc in realizarea obiectivelor urmarite. Pornind de la aceste premise in echipa de proiect trebuie inclusi neaparat: membrii Consiliului elevilor, profesorii diriginti, profesorii de diferite discipline, directorii cu activitatea educativa. In functie de situatia din scoala dumneavoastra, este bine sa prevedeti in proiect responsabilitati speciale pentru acei profesori si elevi care doresc sa se implice in schimbare si care au capacitatea de a atrage in actiune alti profesori si elevi ai scolii.

Evaluarea proiectului

Inca din faza de elaborare a proiectului trebui stabilite mecanismele si criteriile care vor fi aplicate pe parcursul implementarii si in finalul sau pentru masurarea rezultatelor obtinute. Acestea se refera la:

nivelul de atingere a obiectivelor,

raportul dintre efortul uman si financiar depus si rezultatele obtinute,

impactul asupra orgnizatiei,

potentialul de transfer al rezultatelor,

durabilitatea acestora,

oportunitatea continuarii proiectului.

De retinut Evaluarea are un rol important din perspectiva implementarii proiectului, putand contribui la: imbunatatirea practicii in domeniu; furnizarea unui feed-back obiectiv decidentilor si a echipei manageriale in ansamblul sau privind stadiul implementarii si/ sau impactul proiectului; introducerea unor masuri de corectie in timpul implementarii proiectului; oferirea de informatii grupurilor-tinta si partenerilor privind valoarea adaugata prin proiect; luarea unei decizii referitoare la elaborarea de noi proiecte in domeniu.

Impact

Impactul proiectului se exprima in consecintele pozitive generate la nivelul: grupurilor tinta, partenerilor de proiect, scolii, comunitatii locale.

Durabilitatea

Este un concept care se refera la masurile care trebuie luate inca din etapa de elaborare a proiectului pentru asigurarea continuitatii demersurilor initiate in cadrul proiectului dupa incetarea finantarii. Cu alte cuvinte, este vorba despre dezvoltarea in cadrul proiectului a unor mecanisme, proceduri, bune practici etc. care sa poata functiona independent de finantarea initiala.

Pornind de la ideea ca imbunatatirea calitatii educatiei scolare este un proces continuu, care presupune noi si noi proiecte ce se continua unul pe celalalt, proiectul trebuie sa cuprinda si lamuriri despre intentiile pe care le are scoala le are in orizontul de timp urmator.

In acest sens, echipa de proiect trebuie sa raspunda la intrebari de genul:

cum vor fi mentinute dupa incheierea proiectului grupurile, echipele, structurile construite prin proiect?

pe ce cale vor fi atrase resurse financiare pentru continuarea demersului?

• ce propuneri pot fi facute pentru imbunatatirea politicilor in domeniul in care s-a desfasurat proiectul?

Exemplu: Durabilitatea Proiectului "Educatie pentru mediu prin actiuni extra curriculare in scoala si comunitate" va fi asigurata prin: grupul de initiativa / actiune constituit in cadrul proiectului; Consiliul elevilor ce va dobandi noi experiente in cursul proiectului; noi proiecte de finantare ce vor fi elaborate dupa finalizarea proiectului; mentinerea / dezvoltarea parteneriatelor incheiate in cadrul proiectului; includerea bunelor practici identificate in proiect in strategiile scolii.

De retinut Experienta unor scoli demonstreaza ca pentru a asigura durabilitatea, continuitatea, extinderea dupa finalizarea unui proiect de finantare este bine ca echipa de proiect sa se gandeasca la felul in care se va asigura: valorificarea rezultatelor proiectului pentru a dezvolta alte activitati similare si pentru a atrage noi parteneri din comunitate; folosirea conditiilor din comunitate pentru a atrage noi resurse materiale si banesti pentru noi proiecte ale scolii; incurajarea elevilor si profesorilor care au participat la proiect sa proiecteze si sa  implementeze noi activitati in domeniu; convingerea grupurilor / echipelor care s-au format in cadrul proiectului sa continue sa lucreze impreuna pentru dezvoltarea scolii; utilizarea concluziile proiectului pentru redactarea unor propuneri de care sa tina seama conducerea scolii.

Diseminarea

Se refera la modul in care se preconizeaza difuzarea informatiilor despre proiect si despre rezultatele sale catre comunitatea scolara (elevi si profesori), comunitatea locala, alte institutii / persoane pentru care aceste informatii pot prezenta interes (Inspectoratul scolar, parteneri potentiali ai scolii, alte unitati de invatamant etc.

Exemplu In cadrul Proiectului "Educatie pentru mediu prin actiuni extra curriculare in scoala si comunitate", diseminarea va fi asigurata prin intermediul: seminarului de diseminare organizat la nivelul scolii; emisiunilor din media locala; articolelor din revista scolii; materialelor distribuite in scoala si comunitate; intalnirilor organizate de inspectoratul scolar pentru diseminarea experientelor pozitive acumulate in cadrul proiectului.

Bugetarea activitatii

Elaborarea bugetului unui proiect trebuie sa respecte regulile impuse de institutia finantatoare. Cu toate acestea se impune si respectarea unor reguli generale, precum:

caracterul riguros, clar si detaliat;

concordanta cu activitatile propuse pentru derulare: bugetul trebuie sa acopera costurile tuturor activitatilor incluse in proiect;

sa reflecte numarul de beneficiari prevazuti;

sa respecte cu strictete principiul cost - beneficiu, adica sa asigure un echilibru intre nivelul costurilor si beneficiile obtinute ca urmare a implementarii proiectului;

sa cuprinda numai cheltuieli eligibile.

2 Evaluarea calitatii alaborarii proiectului

Proiectul pe care il elaboreaza echipa de proiect a scolii trebuie sa treaca atat printr-un proces de auto evaluare, cat si prin evaluarea efectuata de catre institutia finantatoare.

Autoevaluarea

La finele demersului de proiectare este firesc ca echipa de proiect sa evalueze proiectul pe care l-a elaborat pentru a-i verifica consistenta, coerenta, logica interna.

Pentru aceasta auto-evaluare poate fi folosita o lista de control care ar putea imbraca urmatoarele tipuri de intrebari.

Lista de control - 22 intrebari de autoevaluare

Ati identificat cu exactitate nevoile scolii pe care doriti sa le solutionati prin implementarea proiectului?

coincide cu  analiza de nevoi din Proiectul de Dezvoltare Scolara?

Ati descris cu exactitate nevoile specifice pe care vreti sa le rezolvati prin implementarea proiectului?

Este suficient explicat modul de identificare a problemelor pe care le-ati mentionat?

Ati exprimat in mod adecvat obiectivele proiectul dumneavoastra?

sunt acestea descrise cu claritate?

sunt legate de nevoile identificate prin analiza de nevoi?

sunt concordante cu misiunea scolii

pornesc de la tintele strategice care se regasesc in Proiectul de Dezvoltare Scolara?

in ce masura vor fi acestea atinse prin implementarea proiectului?

Ati identificat cu exactitate, ati mentionat si ati descris clar grupul-tinta caruia i se adreseaza proiectul dumneavoastra?

Ati alcatuit o lispta completa a activitatilor ce trebuie derulate in cursul procesului de implementare pentru atingerea rezultatelor?

Exista o descriere corecta a rezultatelor asteptate in urma derularii proiectului?

• sunt aceste descrise clar?
• sunt concrete, specifice, relevante in raport cu nevoile identificate?
• sunt relevante in raport cu grupurile-tinta?

Ati descris in mod satisfacator parteneriatul (in cazul in care acesta exista)?

• institutiile partenere au fost mentionate si descrise?
• motivul alegerii lor si modalitatea de alegere au fost mentionate?
• forma de parteneriat si responsabilitatile fiecarui partener in cadrul proiectului au fost precizate si descrise?

Ati descris felul in care veti efectua evaluarea, mentionand metodele de auto evaluare pe care urmeaza sa le utilizati? Sunt aceste metode apte sa masoare atingerea obiectivelor si realizarea rezultatelor pe care le-ati prevazut in proiectul dumneavoastra?

Sunt precizati indicatorii de performanta cantitativi si calitativi?

• constituie cu adevarat repere observabile ce pot fi folosite in cursul implementarii proiectului?

Ati mentionat beneficiarii directi ai proiectului si ati precizat numarul lor?

Ati descris impactul implementarii proiectului asupra grupului tinta in termenii gradului de schimbare si al tipului de reactie generate la nivelul acestui grup?

Ati prezentat modul in care veti asigura durabilitatea proiectului (continuitatea demersurilor incepute in cadrul proiectului fie prin mijloace proprii, fie prin intermediul altor proiecte / programe dupa incheierea finantarii)?

Ati mentionat si descris activitatile de promovare in timpul derularii proiectului si la sfarsitul implementarii sale?

• permit prezentarea unor rezultate, activitati de succes, exemple de bune practici?
• permit prezentarea unor bariere, dificultati, constrangeri ce pot sa apara in timpul implementarii proiectului?
• sunt incluse intr-un plan concret si clar de promovare (in cursul implementarii si la sfarsitul acestui proces)?

Ati ales variate modalitati de  prezentare si diseminare a rezultatelor in acord cu celelalte coordonate ale proiectului?

• ati mentionat categorii variate de beneficiari ai activitatilor de diseminare?
• nivele diferite la care va avea loc diseminarea?

Ati realizat un calendar al proiectului (Gantt Chart) care sa prezinte succesiunea activitatilor si raporturile functionale dintre aceste activitati?

Timpul exprimat in durata, etape, termene este planificat in mod realist?

Ati cuprins in calendarul proiectului toate activitatile pe care urmeaza sa le implementati si ati descris fiecare activitate in forma tabelara?

Planul financiar (bugetul) proiectului dumneavoastra este riguros si clar?

Ati asigurat coerenta interna a proiectului (corelatia intre elementele-cheie ale proiectului: obiective, activitari, plan de evaluare, plan de diseminare a rezultatelor si planul de asigurare a durabilitatii)?

Semnaturile si stampilele necesare au fost aplicate?

Au fost anexate toate documentele cerute de finantator?

Daca ati raspuns pozitiv la toate aceste intrebari, proiectul dumneavostra poate fi trimis finantatorului cu sanse de a fi aprobat!

3 Implementarea proiectului

Odata aprobat, proiectul dumneavoastra intra intr-o etapa decisiva, aceea a implementarii. Aceasta implica aplicarea, punerea in practica a proiectului. Succesul implementarii unui proiect depinde in mare masura de calitatea si eficienta:

• leadershipului (coordonatorul de proiect);
• echipei de proiect;
• felului in care sunt coordonate resursele umane (persoanele sau grupurile ce participa la implementarea proiectului);

Experienta altor proiecte demonstreaza ca eficienta procesului de implementare este mai mare, in conditiile in care acest proces este organizat in trei etape principale si anume:

(i)    prima etapa este dedicata pregatirii implementarii si include:

intalniri de lucru ale echipei de proiect avand urmatoarele obiective:

revederea graficului de implementare al proiectui;

definitivarea responsabilitatilor.

actiuni de pregatire, informare, sensibilizare pentru grupurile tinta;

elaborarea unor materiale si instrumente necesare in etapa urmatoare;

constituirea unor grupuri de actiune ce se vor implica in activitatile propriu-zise;

elaborarea unor planuri detaliate pentru activitatile care se vor desfasura.

(ii)            A doua etapa, centrata pe desfasurarea activitatilor propriu-zise si anume:

implica resursele umane, partenerii, grupurile tinta in activitatile ce conduc la realizarea obiectivelor proiectului;

organizeaza activitatile de monitorizare si evaluare, conform prevederilor proiectului;

face corectiile necesare in cazul, frecvent, in care activitatile de monitorizare si de evaluare scot in evidenta abateri de la prevederile initiale ale proiectului; corectiile se pot face in alocarea resurselor, amploarea activitatilor, etc., niciodata nu se modifica insa obiectivele proiectului:

la sfarsitul etapei, pot fi introduse activitati care fac trecerea catre etapa urmatoare: evaluare intermediara, inventarierea si popularizarea succeselor obtinute expozitii si festivitati etc..

(iii)          A treia etapa, centrata pe diseminarea rezultatelor, include:

elaborarea materialelor ce sintetizeaza experienta proiectului;

diseminarea materialelor si promovarea rezultatelor;

actiuni ce reunesc elevi, profesori, parinti, membri din comunitate pentru  prezentarea rezultatelor proiectului si initierea unor noi proiecte;

intalniri de lucru cu scop de evaluare;

intalniri cu profesori din alte scoli pentru dicutii de natura profesionala si impartasirea bunelor practici;

redactarea raportului de evaluare;

elaborarea unor propuneri adresate conducerii scolii.

In cursul fiecarei etape, echipa ce a elaborat proiectul scolii si raspunde de calitatea implementarii trebuie sa exercite atributii specifice in raport cu activitatile prevazute si cu resursele umane pe care aceste activitati le implica. Intre aceste le mentionam pe cele de comunicare, monitorizare si de evaluare, ca fiind cruciale pentru asigurarea unei implementari de succes.

Comunicarea

Deschiderea si intretinerea unor canale de comunicare intre membrii echipei de proiect si persoanele cu responsabilitati la nivelul diferitelor activitati ale proiectului este de natura sa faciliteze:

• implementarea la timp a activitatilor;
• utilizarea rationala a resurselor;
• prevenirea conflictelor.

Asigurarea comunicarii eficiente in interiorul proiectului presupune doua dimensiuni:

1. una tehnica si
2. o a doua ce tine de construirea unei culturi a comunicarii.

a. Aspecte tehnice

Din punct de vedere tehnic, comunicare se poate realiza fie fata-in-fata, fie virtual. Comunicare directa include intalnirile de lucru, seminariile, vizitele, conferintele de presa etc. Pentru a fi eficienta, comunicarea fata-in-fata presupune:

• stabilirea unui calendar clar al intalnirilor;
• buna pregatire a fiecarei intalniri prin existenta unei agende cunoscute in prealabil de toti participantii;
• fiecare intalnire va fi finalizata cu concluzii care vor fi aduse la cunostinta tuturor celor interesati.

Intalnirile virtuale sunt foarte importante avand in vedere caracterul lor continuu si costurilor reduse. Pentru aceasta avem la dispoziti e-mail-ul si grupurile de discutii. Grupurile virtuale de discutii pot include fie toate persoanele implicate in implementarea proiectului, fie membrii echipei de coordonare a proiectului. Intalnirile virtuale au un rol important in:

• gestionarea activitatii de implementare a activitatilor proiectului, dar trebuie privita si ca
• modalitate eficienta de transmitere a documentelor, rapoartelor, analizelor, informarilor, masurilor de corectie etc.
• modalitate de valorificare a avantajelor lucrului in echipa in pofida distantelor care separa, uneori, persoanele implicate in implementarea proiectului.

b. Cultura comunicarii

Aceasta presupune disponibilitatea resurselor umane implicate in proiect de a utiliza mijloacele tehnice de comunicare pe care le au la dispozitie. Astfel, membrii echipei de proiect trebuie sa fie convinsi de importanta actului de comunicare si sa aloce timpul necesar pentru a comunica. De asemenea, acestia trebuie sa cunosca si sa respecte reguli elementare de comunicare precum concizia, discutia la obiect, respectarea punctului de vedere al altuia, negocierea aspectelor diveregente etc.

Fata-in-fata sau virtuala, comunicarea are un rol important in:

• mentinea membrilor echipei la curent cu stadiul implementarii proiectului;
• cunoasterea pasilor  care urmeaza sa fie facuti;
• identificare solutiilor pentru depasirea momentelor de criza;
• consolidarea relatiilor dintre membrii echipei de implementare.

Monitorizarea

Activitatea de monitorizare se refera la o constanta supraveghere, a implementarii proiectului, prin care sunt urmarite anumite aspecte, precum:

• modul in care se aplica prevederile proiectului,
• felul in care sunt folosite resursele, consecintele activitatilor din proiect,
• problemele care pot sa apara etc.

Monitorizarea se va desfasura intotdeauna pe baza unei grile care contine, in principal, indicatorii de performanta stabiliti prin proiect si vizeaza:

• progresul realizat in raport cu obiectivele stabilite si termenele stabilite
• in cazul proiectelor mai complex, nivelul de asigurare a coerentei dintre diferitele linii de actiune sau componente ale proiectului;
• costurile proiectului si anume concordanta dintre costurile preconizate si cele reale;
• eficienta proiectului data de raportul dintre rezultatele obtinute si resursele utilizate;
• calitatea, anume nivelul de atingere a scopului proiectului.

Pentru a asigura succesul implementarii proiectului, trebuie efectuata o monitorizare interna fie de catre echipa care coordoneaza proiectul, fie de catre elevi sau profesori care participa la activitatile sale. In sensul atingerii obiectivelor proiectului, cei care monitorizeaza trebuie:

sa utilizeze  instrumente speciale de monitorizare;

sa asigure un feedback celor care au participat la activitati;

sa redacteze  rapoarte de monitorizare, care vor fundamenta eventualele masuri corective.

Experienta altor proiecte demonstreaza ca este deosebit de utila folosirea unei grile de monitorizare, care sa includa indicatori legati de:

desfasurarea activitatilor prevazute in proiect;

modul in care sunt indeplinite responsabilitatile;

modul in care actioneaza participantii la activitati;

comunicarea intre participantii la proiect;

modul in care sunt folosite resursele prevazute in proiect;

consecintele activitatilor prevazute in proiect;

probleme ce apar in implementarea proiectului;

solutii care se aplica pentru rezolvarea problemelor aparute.

Evaluarea

Evaluarea reprezinta actiune finala de masurare a rezultatelor care au fost obtinute in cursul implementarii proiectului in raport cu obiectivele propuse. Evaluarea se desfasoara pe baza datelor oferite de activitatea de monitorizare si a unor criterii dinainte cunoscute si presupune formularea unor concluzii.

Succesul implementarii unui proiect depinde in mare masura de felul in care sunt concepute si desfasurate activitatile de evaluare interna cuprinse in proiect. In cadrul proiectului trebuie sa se regaseasca:

evaluari curente (pentru fiecare activitate);

evaluari intermediare (dupa fiecare etapa a proiectului, sau la mijlocul perioadei de implementare);

evaluari finale (la sfarsitul proiectului).

Activitatile de evaluare pe care le sugeram sunt:

intalnirile de lucru pentru evaluarea intermediara sau finala in care se discuta rezultatele obtinute pana la data intalnirii si sunt trecute in revista punctele-cheie pentru perioada ce urmatoare;

• chestionarele de evaluare;

rapoartele de evaluare intermediara si de evaluare finala in care pot fi folosite toate materialele de evaluare redactate pe timpul implementarii proiectului.

Atat monitorizarea cat si evaluarea pot avea:

caracter intern, atunci cand sunt efectuale de catre participantii la proiect); monito

caracter extern, cand in realizarea lor sunt implicate persoane aflate in pozitii de conducere, specialisti, reprezentanti ai institutiei finantatoare).

	De retinut In cazul oricarui proiect, chiar daca se efectueaza monitorizarea si evaluarea externa, evaluarea si monitorizarea cu caracter intern sunt obligatorii, ca demersuri ce contribuie in mod semnificativ la reusita procesului de implementare.

MEMO

Proiectele de schimbare elaborate/ aplicate la nivelul scolii, ca un caz particular al proiectarii, exprima traseul virtual de la ce este la ceea ce dorim sa fie si se elaboreaza de la general la particular, prin construirea nivelelor strategic, tactic, operational, care decurg unul din altul, intr- o succesiune coerenta.