Interviul de relatii publice

Interviul de relatii publice

Reprezentantii institutiilor publice (primar, prefect, purtator de cuvant) pot acorda interviuri jurnalistilor in vederea promovarii imaginii organizatiilor din care provin. Aparitia pe postul radio sau televiziune ori in paginile unui ziar constituie o oportunitate pentru reprezentantul unei institutii publice. Un astfel de interviu ofera atat ocazia transmiterii unor informatii considerate esentiale pentru imaginea organizatiei din sectorul public, cat si privilegiul comunicarii directe cu categorii largi de public.

In consecinta, este indicat ca liderul institutiei publice (primarul, prefectul etc.) sa accepte cu amabilitate invitatia de a participa la emisiunile de radio si televiziune.

Notam cateva situatii care pot pot aparea in relatia dumneavoastra, in calitatea la care ne referim, cu reporterul:

Reporterul va inregistreaza si tot ceea ce spuneti poate fi citat;

Reporterul este de acord sa primeasca informatia de la o sursa protejata fara sa scrie un reportaj sau sa o foloseasca in vreun fel. (Aceasta nu il impiedica, totusi, sa obtina aceeasi informatie de la o alta sursa si sa o faca publica).

Reporterul poate folosi informatia, dar nu si numele sursei. Este celebra formulare: "un inalt functionar din cadrul ministerului X a spus Y".

Reporterul poate primi numeroase informatii suplimentare, pentru edificare. Conditiile pe care le veti pune sunt:

a)     sa inregistrati tot ceea ce ii veti spune;

b)     sa nu fiti citat direct (acesta nefiind un interviu, trebuie sa fiti foarte atent sa nu spuneti ceva ce ar veni in contradictie cu ceea ce spune public institutia dumneavoastra. De aceea, asigurati-va ca cei care conduc institutia sunt deplin informati asupra a ceea ce faceti).

In situatia in care, in calitate de reprezentant al institutiei publice, trebuie sa acordati un interviu, este indicat sa tineti cont de urmatoarele reguli:[1]

a)     Reporterul si audienta. Inainte de orice interviu trebuie sa aflati cat mai multe date despre cel care va ia interviul si despre auditoriu.

b)     Inregistrarea. Intotdeauna sa va considerati inregistrat si sa nu spuneti nimic din ce nu ati vrea sa vedeti publicat sau transmis pe postul de radio sau TV.

c)     Limbajul trebuie sa fie accesibil publicului. Evitati sa folositi termeni de specialitate, din domeniul administratiei publice. Mesajele dumneavoastra trebuie foarte clar intelese de fiecare membru al auditoriului.

d)        Informarea. Aveti grija sa fiti la curent cu ultimele stiri inainte de a acorda un interviu. Reporterii vor fi in mod cert la curent si trebuie ca si dumneavoastra sa fiti pentru a evita o potentiala situatie jenanta de a aparea ca neinformat.

e)     Argumentatia. Nu intrati in disputa. Pot exista insa situatii cand reporterul va provoaca si atunci trebuie sa luati atitudine pentru a pastra controlul asupra interviului.

f)      Corectitudinea informatiilor. Informatia incorecta are intotdeauna tendinta de a se propaga mult mai rapid decat va asteptati, daca nu este corectata la timp. Daca reporterul va adreseaza o intrebare pe baza unor informatii false, aveti grija sa protejati informatia corecta si, eventual, sa corectati ceea ce este fals.

g)     Sinceritatea. Raspundeti intotdeauna sincer, insa fara a spune "fara comentarii". Daca nu stiti raspunsul la o intrebare sau daca raspunsul vizeaza un secret este bine sa spuneti acest lucru.

Organizarea unui astfel de interviu presupune parcurgerea urmatoarelor etape :

1. Pregatirea interviului

determinarea motivatiilor: de ce se solicita acel interviu (cauze posibile, cunoscute ori "banuite");

determinarea contextului: cunoasterea jurnalistului (personalitate, interese, comportamente obisnuite la interviuri etc.);

stabilirea continutului (informatii, argumentatie, exemple);

stabilirea locului - la sediul institutiei publice, la sediul redactiei, pe un teren "neutru".

Pregatirea interviului include urmatoarele momente:

consultarea cu alti functionari publici;

stabilirea audientei tinta;

pregatirea mesajelor;

pregatirea unei expresii de situare in subiect;

dezvoltarea unui subiect;

pregatirea unui exemplu;

stabilirea a doua citate sugestive pentru situatia din administratia publica;

insirarea intrebarilor si raspunsurilor.

Inainte de intalnirea cu jurnalistul este indicat sa se tina cont de urmatoarele aspecte[3]:

- unii dintre jurnalisti prefera interviurile prin telefon. Evitati un asemenea tip de interviu fiindca unele informatii pot fi gresit intelese si, de regula, nu aveti posibilitatea sa le controlati si sa le corectati;

- nu uitati sa negociati timpul interviului. Aveti in vedere faptul ca spatiul publicistic este limitat si ca, intr-un anume fel, puteti transmite informatii despre institutia publica in 10 minute sau in 30 de minute!

- cautati sa identificati cele 2-3 idei principale pe care doriti sa le transmiteti; incercati sa gasiti formele concise si memorabile pentru fiecare dintre ele; puneti aceste idei in forma scrisa, recititi-le de mai multe ori si ganditi-va daca una dintre ele v-ar impresiona sub forma de articol sau de stire audio-vizuala;

- dupa ce v-ati clarificat ideile, rostiti cu glas tare pasajele pe care le considerati mai importante; verificati daca formularile care "sunau" bine in scris (altfel spus, citite in gand) au aceeasi forta atunci cand sunt spuse cu voce tare; nu este indicat sa aveti un debit prea mare al rostirii; cuvintele se suprapun unele peste celelalte si fac dificila intelegerea mesajului pe care doriti sa-l transmiteti ;

- verificati datele, selectati exemple concrete, "inarmati-va" cu grafice. Acestea din urma sunt "artileria grea" a unui interviu televizat, fiindca transmit instantaneu raporturi, si nu cifre in sine, fara palpabilitate. Daca interviul este telefonic, nu uitati sa pronuntati mereu numele institutiei publice pe care o reprezentati (de exemplu: Primaria municipiului Suceava), fiindca redundanta este un principiu al jurnalismului audio-vizual!

- incercati sa retineti numele si prenumele jurnalistului, ba chiar sa stiti mai multe lucruri despre el;

- alegeti un loc confortabil pentru interviu, evitati locul unde jurnalistul este boss (pentru a-l face mai vulnerabil); in cel mai rau caz, alegeti un loc neutru; asigurati-va sa nu fie o a treia persoana prin preajma care sa inhibe, sa deranjeze;

- nu uitati sa inchideti telefonul (mobil si fix) pe durata interviului si sa va luati masuri ca usa de la biroul dvs. sa nu fie deschisa in mod repetat de catre persoane inoportune;

- incercati sa obtineti plasarea interviului dvs. in cadrul intervalelor de maxima audienta. Reprezentantul institutiei din administratia publica se va documenta cu privire la emisiunea in care urmeaza sa apara. Astfel, el va trebui sa afle de la jurnalist[5]:

care va fi tipul interventiei (interviu scurt, inserat intr-o secventa a unei emisiuni de actualitati, interviu propriu-zis, destinat unei emisiuni de tip magazin, sau participarea la o dezbatere ori la un talk-show ?);

care va fi subiectul interventiei?

care sunt numele si structura emisiunii in care va fi introdus interviul?

care va fi momentul (ziua, ora) difuzarii interviului?

care este durata prevazuta pentru secventa interviului sau pentru interventia in dezbatere?

cine sunt celelalte persoane care vor fi intervievate sau vor participa la dezbateri?

cine va lua interviul sau cine va fi moderatorul dezbaterii ori animatorul acelui talk-show;

care sunt punctele principale ale interviului, care este firul conducator al discutiei?

ce imagini vor insoti interventia? Vor fi difuzate inainte ori dupa interviu (pentru televiziune)?;

interviul sau dezbaterea are loc in direct sau va fi inregistrata?

Interviul serveste de cele mai multe ori si ca modalitate de informare a departamentului de relatii publice, care se tine in acest fel la curent cu ultimele realizari si poli­tici ale institutiei sau companiei si, in acelasi timp, descopera ce informatii este dispusa entitatea pentru care lucreaza sa comunice presei si in ce registru ("on the record", "off the record").

Este necesar sa se afle inainte de momentul interviu­lui nu numai care sunt motivele si scopurile acestuia, ci si daca ziaristul respectiv este pus in tema cu activitatile institutiei. Se recomanda o discutie prealabila intervi­ului, precum si procurarea acelor materiale auxiliare care-i pot da ziaristului o imagine a situatiei curente.

Chiar daca aveti foarte multa experienta in domeniul dv. si va cunoasteti fortele bine, este de preferat sa pregatiti interviul pentru ca acesta sa fie o reusita.

Stabiliti obiectivele si ideile pe care doriti sa le comunicati. Scrieti (sau exersati cu voce tare) propozitii clare, la obiect, care sa va evidentieze ideile.

Stabiliti cu ce afirmatii incepeti sau terminati; de cele mai multe ori acestea sunt retinute.

Nu uitati sa exemplificati afirmatiile. Faceti analogii si folositi propria experienta pentru ca reporterul si publicul sa va inteleaga punctul de vedere.

Exersati cu voce tare in cadrul unui interviu improvizat cu un coleg, prieten sau in fata oglinzii. Scopul este sa raspundeti intrebarilor repede, dar si in mod firesc.

Exersati, astfel incat sa dati raspunsurile in mai putin de 20 de secunde. Cronometrati-va raspunsurile!

Notati ideile si exemplele pe un carnetel pe care sa il tineti la indemana in timpul interviului.

Aduceti exemplare suplimentare ale CV-ului dv., ale prezentarii institutiei de administratie publica, "setului de articole de presa", daca il aveti, si benzi video sau audio. (Nu uitati! Ati trimis deja aceste materiale reporterului pentru a pregati interviul.)

Sositi cu cel putin 30 de minute mai devreme, daca interviul este transmis din studio.

Infatisarea Pentru reusita interviului trebuie avute in vedere inclusiv aspectele legate de vestimentatie, coafura si machiaj:

Vestimentatia

Culorile luminoase se vad bine la fata. Alegeti nuante inchise de albastru, verde, violet, maro.

Alegeti haine cu o croiala eleganta, gen "business", cum ar fi costume, rochii si compleuri cu pantaloni. Trebuie sa aveti infatisarea unui "profesionist(e)". Evitati nuantele pastel si rosu, alb, negru pentru rochii, taioare si costume. Acestea sunt potrivite pentru bluze, cravate, esarfe. Sugestie: daca aveti timp, urmariti ce poarta prezentatoarele de stiri.

Evitati modelele incarcate, carourile, dungile.

Nu purtati materiale stralucitoare[6].

Nu purtati esarfe sau cravate ostentative.

Nu purtati bijuterii grele sau mari (coliere, cercei, agrafe), cu exceptia cazului in care sunteti designer-ul lor. Alegeti bijuterii mici sau perle.

Coafura si machiajul

Acceptati, daca vi se propune, sa fiti fardati de catre un profesionist.

Acesta stie cum sa fardeze orice tip de ten, astfel incat sa arate bine la TV.

Purtati-va normal cu noul machiaj. Nu exagerati cu prea mult fard.

Pudrati-va fata pentru ca aceasta sa nu straluceasca.

Alegeti un ruj mat rezistent.

Chiar daca nu va machiati in mod obisnuit, pudra si rujul va ajuta sa nu pareti "stearsa" / "stersi" in lumina reflectoarelor.

Alegeti o coafura care va pune in valoare fata si nu o ascunde.

Fisa de mesaje

Inainte de a acorda un interviu trebuie sa stiti exact ce vreti sa spuneti si in ce mod. In afara de faptul ca trebuie sa fiti la curent cu problematica institutiei publice din care faceti parte, este necesar sa aveti un minim de 3-5 mesaje personale care sa serveasca drept "spoturi publicitare" pe tot parcursul interviului. Acestea pot fi redactate pe mici cartoane (tip carte de vizita)

In formularea mesajelor aveti grija ca fiecare dintre ele sa raspunda urmatoarelor trei criterii:

Este scurt? (Faceti aprecierea in functie de durata lor sau in functie de numarul de cuvinte - 12-24);

Este usor de retinut? (Folositi cuvinte simple care sa ramana in mintea auditoriului.);

Este pozitiv? (Construiti mesaje care sa sublinieze afirmativul.)

2. Desfasurarea propriu-zisa a interviului presupune din partea reprezentantului administratiei publice: amabilitate, destindere, profesionalism, diplomatie, tinuta si gesturi corespunzatoare (pentru interviurile TV, mai ales).

Purtatorul de cuvant ori functionarul public care va acorda interviul ar trebui sa participe, anterior, la un training de specialitate - asa numitele " Media-training": 4-5 sedinte de 2 ore fiecare, intr-un mini-studio, cu discutarea inregistrarilor de catre jurnalisti/specialisti in comunicare si imagine.

Pe parcursul derularii interviului, reprezentantul institutiei publice este indicat sa tina cont de urmatoarele sugestii (recomandari) :

adresati-va direct, folosind numele sau prenumele celui care va ia interviul, daca textul apare in presa scrisa, un asemenea mod de adresare reprezinta o forma de curtoazie; daca el este destinat emisiunilor din audiovizual, adresarea directa intareste senzatia de comunicare si de spontaneitate;

raspundeti intrebarilor simple prin cuvinte simple: raspunsurile scurte si directe sunt mai bune decat cele lungi si "pe ocolite"; acest lucru e foarte important pentru interviurile de televiziune acordate de liderii institutiei publice, unde, de regula, timpul este masurat si nu trebuie irosit prin efuziuni verbale inutile;

pastrati-va intotdeauna calmul, chiar daca sunteti nevoit sa raspundeti unor intrebari dezagreabile; nu folositi un ton sarcastic, agresiv sau suficient pentru a contracara asemenea intrebari; nu intrerupeti niciodata jurnalistul care tocmai formuleaza o intrebare neplacuta: acest gest intempestiv creeaza o senzatie de vinovatie si de vulnerabilitate;

plasati cele mai importante idei la inceputul fiecarui raspuns;

folositi un stil de expresie apropiat de limbajul conversational; formularile trebuie sa fie directe si clare;

nu cititi textele si evitati ticurile verbale sau gestuale;

nu acceptati sa va fie atribuite idei sau formulari care nu va apartin.

Transmiterea de informatii despre institutia de administratie publica in cadrul interviului

Informatia principala trebuie comunicata in primele fraze, chiar daca prima intrebare a jurnalistului nu se refera la ceea ce doriti sa puneti in evidenta.

Evitati neologismele si expresiile de jargon specializat, deoarece va adresati unui public larg.

Chiar si unele fenomene, fapte trebuie imediat explicate: "Asta inseamna ca."

In cazul intrebarilor dificile, agresive, incercati sa parati printr-o alta intrebare, de tipul: "Chiar credeti ce se spune?", "Dumneavoastra ce ati fi facut in locul meu?". La intrebarile inchise, ce asteapta un "Da" sau un "Nu", puteti folosi: "Credeti ca lucrurile sunt chiar atat de simple, cum incercati sa le prezentati?" sau "O, acest lucru ar necesita o discutie mult mai lunga decat timpul pe care il avem la dispozitie" .

Pentru a exemplifica, sa luam in considerare situatia in care interviul este luat cu ocazia aniversarii de catre institutie a 20 de ani de la infiintare. In acest caz, iata care ar fi temele care pot fi abordate, de comun acord, in cadrul interviului luat de catre jurnalist reprezentantului institutiei statului:

Evolutia in timp; cele mai importante momente (momente de varf, de dificultate, evenimente deosebite din activitatea institutiei publice si, eventual, impactul avut asupra cetatenilor);

Ce s-a petrecut acum X de ani (momentul infiintarii - cine, ce, cand, in ce conditii?);

Figuri ilustre care au fost lideri ai institutiei;

Situatia din prezent a organizatiei;

Perspective, planuri de viitor cu privire la activitatea institutiei publice.

Iata si cateva exemple de fraze ce pot fi utilizate in cadrul unor interviuri acordate de reprezentanti ai unor institutii publice:

I. Fraze generale care va ajuta sa incepeti: "Cheia pentru dezvoltare este sa diversificam serviciile pe care le ofera administratia publica. Sa diversificam inseamna"

II. Fraze deschizatoare de usi pentru mesajele dumneavoastra: "Perfectiunea incepe si se termina cu angajatii. Angajatii nostri au fost pregatiti"

II. Fraze ce permit introducerea mesajului, fie din perspectiva functionarului public, fie din cea a audientei-tinta: "Publicul doreste servicii prompte. Publicul considera ca fiind servicii prompte"

III. Fraze ce pun chestiunea in contextul ei, propriu: "Aceasta problema nu s-a ivit peste noapte. Este rezultatul unei serii de"

IV. Fraze sugerand ca mesajele sunt acceptate de audienta tinta ca fiind rationale: "Majoritatea oamenilor vor respecta legile daca acestea sunt aplicate tuturor"

V. Platforme de pe care sa incepeti transmiterea mesajului: "In aceasta etapa noi examinam toate optiunile. Noi nu confiscam proprietatea pentru ca nu s-a platit impozitul catre stat, dar.."

Reguli privind modul de comunicare a mesajului

Aparitia la televizor

Televiziunea are tendinta de a inhiba personalitatea si vigoarea. Cand urmeaza sa apara la televizor, reprezentantul institutiei de administratie publica trebuie sa-si extrapoleze putin ego-ul pentru a compensa efectul de inhibitie.

Cercetarile arata ca majoritatea auditoriului va retine numai 7% din ceea ce spune un intervievat la televizor. Impresia generala va fi data de vocea reprezentantului din administratia publica venit in fata camerelor de luat vederi (primar, prefect, consilier judetean), de expresia fetei, de sarmul personal si credibilitatea pe care le inspira in timpul interviului. De aceea, pe timpul interviului, reprezentantul organismului administrativ: nu trebuie sa stea atarnat, sa se legene, sa roteasca sau sa bata cu degetele in masa; sa se straduiasca sa-si stapaneasca ticurile, sa aiba grija ca expresia fetei sa fie adecvata seriozitatii problemelor care se discuta; sa se concentreze asupra celui care ia interviul, sa mentina contactul vizual si sa afiseze convingere si entuziasm.

Interviul pentru presa scrisa

Chiar inainte de a-l primi pe reprezentantul unui ziar, al unei reviste, magazin etc., este bine ca reprezentantul institutiei de administratie publica, pregatindu-se pentru interviu, sa nu uite de urmatoarele cerinte :

1. Structurati-va mesajele. Faceti-le scurte, pozitive, usor de memorat si reveniti mereu la ele pe parcursul interviului. Rezultatul final al interviului dumneavoastra nu va contine integral cuvintele rostite de dumneavoastra. In aceasta idee, este important sa stiti ce vreti sa spuneti si cum o faceti inainte de a acorda interviul.

2. Aflati cine va va lua interviul si carui public ii este destinat. In general reporterul va va cere date biografice pentru a sti cum sa va scrie numele corect, dar si pentru a sti cine sunteti si de unde veniti. In mod similar, si dumneavoastra trebuie sa-l cunoasteti pe cel ce tine microfonul. Cereti specialistului in relatii publice sa adune articolele pe care le-a scris in ultimul timp cel care urmeaza sa va ia interviul si, daca este posibil, sa contacteze alte persoane recent intervievate de acesta. Nu pierdeti, de asemenea, din vedere caracteristicile si asteptarile publicului caruia va adresati.

3. La orice interviu luati-l langa dumneavoastra pe specialistul in relatii publice, care sa va fie "agent" inainte si dupa interviu. La momentul oportun, acesta poate interveni spunand: "mai avem timp doar pentru o intrebare". Specialistul in relatii publice poate fi nu numai "tipul rau" care il scoate gratios pe reporter afara din birou la sfarsitul timpului alocat, ci poate, de asemenea, sa asculte raspunsurile pe care le dati (ca un observator lucid) si va poate semnala discret cand gresiti, sau poate prelua intrebari de care vreti sa scapati, angajandu-se sa comunice raspunsul ulterior reporterului. Intotdeauna folositi-l pe specialistul in relatii publice in rolul de "cerber" sau indicati un punct de contact.

4. Oferiti fotografii sau materiale grafice legate de institutia publica pe care publicatia le poate utiliza la prezentarea interviului sau oferiti oportunitatea reporterului de a face fotografii semnificative pe parcursul interviului. Puteti produce un impact pozitiv asupra cititorilor insotind mesajele cu imagini sugestive.

Mentinerea legaturii cu reporterul, in particular, si cu mass-media, in general, este foarte importanta. Adresati reporterului, dupa difuzarea interviului, o scrisoare scurta (o copie poate fi trimisa redactiei).

Mentionati:

recunostinta pentru ocazia oferita;

reactiile celor care au urmarit emisiunea;

dorinta de a oferi material informativ pentru emisiunile viitoare;

idei pentru emisiunile viitoare.