Continutul manualului calitatii

Continutul manualului calitatii

Pentru elaborarea manualului calitatii se vor mai face, in continuare, o serie de precizari.

Prefata trebuie sa contina o declaratie de principiu, a conducerii intreprinderii, fata de politica calitatii. Se pot prezenta aici, pe scurt, politica si principiile calitatii, mentionand eventual si motivatia pentru introducerea unui sistem de managementul calitatii, precum si modelul care sta la baza acestuia.

Domeniul de utilizare trebuie sa precizeze la care parte din firma sau la ce grup de produse sau servicii se refera sistemul de management. Se mai adauga aici instructiunile pentru utilizator, se indica cine raspunde de prelucrarea, revizuirea si intretinerea manualului.

Portretul intreprinderii prezinta, pe scurt, intreprinderea sau firma. Se prezinta localizarea acesteia. Se face o descriere succinta, insotita de cifre, date, fapte, edificatoare pentru activitatea desfasurata, precum si o prezentare a tipurilor de produse realizate sau servicii prestate. Pot fi prezentate aici si informatii generale despre intreprindere / firma, structura organizatorica si, daca este cazul, concernul sau grupul de firme din care face parte. Se considera ca 1/2 pana la maximum o pagina, sunt suficiente pentru acest portret al intreprinderii.

Cuprinsul si numerotarea paginatiei trebuie sa ofere o privire de ansamblu asupra capitolelor si subcapitolelor manualului, pentru a veni in sprijinul cititorului. Acesta se recomanda sa aiba o pagina si, doar in situatii exceptionale, doua. Se recomanda specificarea in cadrul cuprinsului a versiunii actuale a capitolelor.

Elementele sistemului de managementul calitatii sunt preluate, in general,  din modelul de referinta, corespunzator standardelor ISO 9001 . 9004. Acestea pot fi insa alese si liber, incluzand, in acest caz, un tabel de referinte incrucisate care sa asigure ca toate elementele standardului sunt acoperite. In tabelul 3.2 este prezentata o asemenea lista, corespunzatoare unui institut de perfectionare profesionala, cu sistem de managementul calitatii structurat pe procese, [5].

Denumirea elementelor poate fi adaptata unor eventuale particularitati a activitatilor firmei. Daca elementele standardelor ISO nu sunt aplicabile sau nu sunt relevante respectivele capitole se recomanda sa fie rezervate, in scopul de a lasa deschisa optiunea completarii lor ulterioare.

Elementele standardelor ISO 9001 . 9004 se mai numesc clauze sau puncte, pastrand numerotarea si semnificatia rezultata din standarde, respectiv de la 4.1 pana la 4.20 sau de la 1 la 20. In manualul calitatii fiecare element (clauza, punct) are rezervata o parte distincta, care prezinta precizari referitoare la modul concret de rezolvare a obiectivului, insotite, de cele mai multe ori, cu trimiteri la documentatia detaliata a modului cum se rezolva, adica a procedurilor, elaborate in paralel cu manualul.

Mai multe detalii, cu exemplificari concrete, se pot consulta in lucrari mai special dedicate intocmirii manualului calitatii, [1], [7], etc.

In partea Anexa sunt detaliate urmatoarele subpuncte:

Notiuni. Aceasta parte este necesara in cazul folosirii in cadrul manualului sau a documentatiei, a unor notiuni care nu sunt universal cunoscute. Ele se pot prezenta, in ordine alfabetica, impreuna cu o scurta explicatie. Pot fi introduse aici si notiuni definite exact in literatura de specialitate, atunci cand se presupune ca cititorii manualului nu sunt familiarizati cu acestea;

Lista abrevierilor este necesara deoarece, in practica oricarei intreprinderi, sunt utilizate o multime de astfel de prescurtari, specifice de altfel oricarui domeniu de specialitate. Pentru intocmirea documentatiei calitatii este recomandat ca acestea sa fie pastrate, dar, pentru claritatea documentelor, acestea trebuiesc explicate, avand in vedere ca sunt examinate si de catre persoane care nu le cunosc semnificatia;

Indexul termenilor este necesar pentru o mai buna intelegere sau daca manualul este folosit si ca un compendiu;

Documente de referinta sunt considerate toate documentele la care se face trimitere in manual. Pot fi documentele firmei, dar si documente auxiliare, ca de exemplu proceduri documentate sau instructiuni de lucru. In functie de dimensiunea si structura sistemului de managementul calitatii se pot include si formulare sau liste de verificare tipizate.

Retinem, in sfarsit, si cateva recomandari in legatura cu ce nu trebuie sa contina un manual al calitatii, [5]:

NU trebuiesc cuprinse lucruri prea frumoase, corespunzatoare mai curand unor dorinte. In acest mod s-ar trezi asteptari nejustificate si intreprinderea s-ar descalifica singura, cel mai tarziu in momentul in care un partener extern va constata aceste neconcordante;

NU trebuiesc explicate notiunile definite clar in literatura de referinta. Realizarea unei documentatii concise, fara materiale de "umplutura" sporeste credibilitatea;

NU trebuiesc cuprinse texte din continutul standardelor. Continutul acestora este, in mare parte cunoscut. Este suficienta doar o trimitere la bibliografia respectiva;

NU trebuiesc introduse citate din diferite manuale didactice deoarece lasa impresia indepartarii de realitatea din intreprindere.