Managementul facilitatilor distributiei

Managementul facilitatilor distributiei

Rolul si locul depozitelor de materiale si produse finite

Prin intermediul depozitelor, deteriorarea materialelor manipulate se micsoreaza cu peste 30%. Trebuie avut in vedere ca fluxul circulatiei materialelor si produselor de la furnizor la consumatorul lor cuprinde, ca moment absolut necesar, activitatea de depozitare; aceasta se datoreaza faptului ca produsele finite nu pot fi livrate la consumatori imediat ce s-a terminat ultima faza de fabricatie, iar la consumator materialele primite nu pot intra din vagon direct in procesul de productie. Atat la furnizor, cat si la consumator necesitatea depozitarii materialelor si produselor este determinata de doi factori:

un factor tehnic, ce conditioneaza efectuarea livrarilor, respectiv darea in consum a materialelor, de realizarea unor operatiuni strict necesare, ca, de pilda: ambalarea, etichetarea, marcarea, lotizarea, incarcarea, expedierea etc. pentru produsele finite si dezambalarea, curatirea, sortarea, receptionarea, pregatirea etc. pentru materialele necesare consumului productiv. Toate aceste operatii necesita un anumit timp de realizare si un anumit loc de efectuare, o anumita organizare si o dotare tehnica ce asigura desfasurarea lor in conditiile cerute;

un factor economic, de sincronizare a intrarilor de materiale cu ritmul consumului, de mentinere a stocurilor in volumul si structura necesara pentru asigurarea continuitatii productiei. Prin activitatea de depozitare se realizeaza decuplarea momentelor fluxului de circulatie, astfel incat sa nu se produca o ruptura cu efecte in lant atunci cand apar neregularitati intr-unul din aceste momente.

Tinand seama de acesti factori, activitatea de depozitare s-a organizat ca un complex de actiuni tehnico-economice intermediare intre productie si consum, deservind in etape si momente diferite, cu mijloace specifice, atat pe producatorul furnizor, cat si pe consumator. Mai mult chiar, rolul acestei activitati de mijlocire a procesului de vanzare-cumparare a mijloacelor de productie s-a dezvoltat treptat sub forma unei retele distincte de baze, intreprinderi specializate sau alte asemenea unitati de profil al caror obiect de activitate este tocmai concentrarea si executarea tuturor operatiunilor care revin acestui domeniu, atat pentru materiale, cat si pentru produse finite.

Prin realizarea sarcinilor ce le revin, depozitele de materiale contribuie intr-o masura insemnata atat la derularea activitatii economice in fiecare intreprindere si unitate, cat si la obtinerea unor rezultate superioare, asigurand si pe aceasta cale functionarea ireprosabila a parghiilor economico-financiare.

In activitatea economica, in desfasurarea continua si curenta a procesului de aprovizionare se intalneste o varietate mare de feluri si tipuri de depozite de materiale si produse. Factorii care determina aceasta varietate sunt multipli si o clasificare a lor este necesara pentru a orienta alegerea tipului de depozit cel mai adecvat scopului urmarit si cel mai corespunzator conditiilor concrete din intreprinderea sau unitatea respectiva.

Urmand fluxul circulatiei materialelor si produselor de la furnizori la beneficiari, se intalnesc, implantate pe el un numar mare de operatiuni care mijlocesc direct desfasurarea in anumite etape a unor activitati, asigurand astfel trecerea materialelor din sfera productiei in sfera consumului; un loc important in derularea acestui flux il au operatiunile de depozitare la furnizor si la beneficiar, operatiuni pentru care sunt afectate volume insemnate de cheltuieli, mijloace mecanice, forta de munca, precum si ponderea cea mai mare de timp. Fluxul miscarii materialelor de la furnizor la beneficiar se prezinta ca in figura de mai jos.

Punctele A, B, C, D, E reprezinta de fapt momentele cele mai semnificative, pentru care se desfasoara o serie de operatiuni, sau de la care pornesc anumite operatiuni in vederea realizarii momentului urmator. Succesiunea lantului operatiunilor din grafic cuprinde unele momente comune, atat la furnizor cat si la beneficiar: depozitare, transport intern, primire-receptie etc. care reflecta obligatiile ce revin partilor in realizarea procesului de aprovizionare, precum si etapele prin care trec materialele si produsele in procesul circuitului economic al acestora.

Analiza graficului de mai sus porneste de la gruparea pe cei trei executanti ai ansamblului de operatii: furnizor, transportator si beneficiar. La extremele fluxului sunt grupate cele mai numeroase operatiuni, ceea ce inseamna ca asupra modului in care sunt efectuate acestea trebuie concentrata atentia principala; manipularile numeroase, miscarile repetate ale materialelor dintr-un loc in altul, conditiile si metodele diferite de executare a acestora au o influenta - mai mare sau mai mica - asupra integritatii calitative sau cantitative a materialelor si produselor si, deci, si asupra eficientei economice cu care se executa aceste operatiuni.

Principalele cai pentru realizarea unei eficiente cat mai inalte in efectuarea acestor operatiuni sunt urmatoarele:

a.      scurtarea timpului necesar pentru fiecare operatiune prin utilizarea unor mijloace mecanice adecvate la incarcare-descarcare, stivuire, transport intern etc. care sa asigure o crestere a productivitatii muncii si o accelerare a ritmului de efectuare a acestor operatiuni. Un rol important revine in aceasta directie organizarii lantului de operatii si utilizarii de masini si utilaje in operatiunile cele mai grele, cu volum mare de munca si cu un timp mai lung de efectuare, care trebuie sa preia astfel eforturile cu ponderea cea mai mare din intregul lant de operatiuni.

Asa cum se observa, numarul de operatiuni se reduce la patru in conditii mecanizate, prin cumularea sau eliminarea unor operatiuni in conditii nemecanizate, ceea ce evident inseamna o eficienta substantial raportata la ansamblul lantului de operatiuni executate.

b.     imbunatatirea fluxului de circulatie a materialelor in interiorul intreprinderii, astfel incat sa se asigure drumurile cele mai scurte si traseele cele mai directe intre punctele de primire-descarcare a materialelor - din mijloacele de transport si punctele de depozitare, evitarea locurilor cu circulatia aglomerata, a incrucisarilor cu alte mijloace de transport intern, a trecerilor peste nivel (peste linia ferata, drumuri publice, cai de acces cu bariera). O asemenea cerinta trebuie avuta in vedere inca din faza de proiectare, de amplasare a obiectivelor prevazute.

Imbunatatirea fluxului de circulatie a materialelor reprezinta in fond actiunea de elaborare a unui traseu optim de transport care sa deserveasca toate punctele de incarcare si descarcare cu o anumita frecventa de servire, astfel incat lungimea traseului sa fie minima. Traseul optim se utilizeaza atat la transportul materialelor de la locul de descarcare la locurile de depozitare, cat si de la acestea la punctele de consum. Realizarea traseului optim de transport se obtine prin aplicarea programarii liniare.

Traseul optim de transport are deci de rezolvat o problema in care exista un punct de depozitare sau mai multe puncte de distributie reprezentand sectiile, sectoarele sau atelierele consumatoare.

In aceasta situatie, tinand seama si de amplasarea depozitelor si a punctelor de consum (distributie) trebuie ales sistemul de transport care prezinta cea mai mare eficienta; se cunosc patru astfel de sisteme:

sistemul liniar in care traseul este acelasi la ducere si la intoarcere, deosebirea constand numai in sensul de mers. Acest sistem este specific pentru situatia unui punct de depozitare si a unui punct de consum sau mai multe, amplasate pe acelasi traseu;

sistemul radial, o varianta a sistemului liniar, in care punctul de depozitare este relativ central, iar punctele consumatoare sunt amplasate pe circumferinta cercului, de jur imprejurul punctului de depozitare;

sistemul circular, in care mijloacele de transport parcurg un traseu inchis, deservind toate punctele de consum (de distributie). Raportul dintre distantele parcurse fara incarcatura si lungimea totala a traseului este mai favorabil decat in cazurile anterioare;

sistemul circular multiplu, utilizat in special in cadrul unor depozite de sectie si al unor puncte de consum raspandite teritorial, precum si in cazul unui singur loc de depozitare cu mai multe puncte in zona si locuri de consum amplasate difuz in teritoriu. Buclele sistemului arata deservirea locurilor de consum din cadrul unui punct din zona. Acest sistem se dovedeste foarte eficient in cazul organizarii automate a transporturilor, deoarece reduce cheltuielile de incarcare-descarcare, de transport, primire-distribuire cu 30-50%, iar pierderile prin vedere faptul ca sistemul circular multiplu presupune, in conditii de automatizare, un nomenclator stabil de materiale si un ritm constant de aprovizionare a locurilor de munca, astfel incat sa se poata automatiza incarcarea, transportul si descarcarea la destinatie a materialelor conform graficului general, stabili in conditii optimizate.

c.      imbunatatirea organizarii muncii in acest domeniu prin comasarea sau executarea simultana a unor operatiuni, trecerea unor operatiuni in alte faze - in amonte sau in aval de procesul de depozitare si transport -  sau eliminarea unor operatiuni care nu mai sunt necesare in conditiile unor fluxuri optimizate. Asa, de pilda, unele operatiuni de curatire, dezambalare, degresare etc. se pot comasa cu operatiunile de receptie, primire sau stivuire in depozite, dupa cum cele privind stantarea, marcarea, etichetarea, asamblarea, lotizarea se pot efectua in timpul cand produsele sunt depozitate sau chiar inaintea acestui moment, si anume in ultima faza a procesului de fabricatie.

Reteaua unitatilor - "canalelor" - pentru aprovizionare - desfacere

Transferul fizic al produselor de la cel care le fabrica la cel care le consuma se face in timp si spatiu, in conditii determinate de specificitatea procesului de desfacere - aprovizionare a intreprinderilor. Functia scop a acestei actiuni este gradul mare de operativitate, respectiv timpul - evident cel mai mic - in care acest transfer se realizeaza.

La randul ei, aceasta functie este determinata de urmatorii factori:

distanta de la producatori la consumatorul produselor respective; cu cat distanta este mai mare, cu atat timpul de transport creste, iar produsele ajung mai tarziu la cel care le consuma. Din aceasta cauza principiul teritorializarii aprovizionarii, zonarea aprovizionarii si desfacerii, optimizarea transporturilor sunt elemente de baza in construirea relatiilor economice dintre producatori si consumatori sau dintre furnizori si beneficiari.

volumul operatiunilor de incarcare - descarcare, asezare si asigurare in mijloacele de transport, crearea conditiilor pentru realizarea unui transport fara pierderi, deteriorari, degradari calitative.

volumul formelor de expeditie si transport, respectiv formularistica si actiunile legate de acestea, timpul solicitat pentru completarea si transmiterea lor, contactele cu agentii implicati in asemenea operatiuni.

Mai sunt si alti factori care influenteaza asigurarea unui timp cat mai scurt pentru trecerea produselor de la cel care le fabrica la cel care le consuma si anume modul de stabilire a relatiilor economice si contractuale, tipul de transport utilizat, gradul de folosire a capacitatilor de transport.

Trecerea materialelor si produselor de la fabricant la consumator se realizeaza de mai multe canale de distributie:

Canale scurte =

Canale medii =

Canale lungi, respectiv canalele cu intermediari:

pe verticala =

pe orizontala =

pe diferite niveluri (in amonte si in aval)

Evident, cea mai frecventa retea, cel mai apreciat canal de distributie il reprezinta relatia directa dintre producator si consumator. Specificitatea aprovizionarii cu resurse materiale o constituie faptul ca aceasta se realizeaza de regula in cantitati mari si la termene stabilite de comun acord si cu mult timp inaintea perioadei de consum pentru care sunt achizitionate.

Canalele medii sunt cele care realizeaza aprovizionarea - desfacerea produselor prin magazinele - proprii sau terte -  de desfacere cu amanuntul. Acest sistem este folosit, de regula, pentru produsele de larg consum pentru populatie; el poate fi folosit insa si de intreprinderi pentru achizitionarea unor asemenea produse necesare in cantitati mici pentru lucrari de intretinere, reparatii, revizii periodice sau intamplatoare. Asemenea magazine se organizeaza fie de intreprinderile producatoare, fie de intreprinzatorii privati sau de reteaua comerciala.

Pentru sistemul de aprovizionare - desfacere cele mai raspandite canale sunt cele care folosesc unitatile angro generale sau bazele de aprovizionare. Unitati economice organizate pe principiile societatilor comerciale, bazele de aprovizionare si unitatile angro sunt, de fapt, organe intermediare intre furnizori si beneficiari, fiind la randul lor intr-o dubla ipostaza: de beneficiari, pentru materialele primite de la intreprinderile furnizoare, si de furnizori, pentru materialele ce le livreaza intreprinderilor beneficiare.

Factorii care determina organizarea unor astfel de unitati intermediare, strict necesare si eficiente pentru derularea activitatii de aprovizionare si desfacere sunt multipli. In primul rand, faptul ca multe materiale se consuma de un numar mare de intreprinderi, dar in cantitati mici, sub capacitatea unui vagon.

Din aceasta cauza, cheltuielile unitare, necesare pentru comandarea, contractarea, transportul si stocarea materialelor respective sunt mai mari decat pentru materialele ce se aprovizioneaza in cantitati vagonabile.

In al doilea rand, caracteristicile productiei si consumului unor materiale si produse (caracterul de unicat, specific, sezonier sau continuu etc.). datorita conditiilor specifice de productie sau faptului ca unele produse sunt solicitate intr-un volum mic, acestea sunt programate in fabricatie o data pe luna, pe trimestru, pe semestru sau chiar pe an. Cerintele utilizarii intensive a capacitatilor de productie, incarcarea la parametrii proiectati a acestora determina o astfel de programare a fabricatiei care sa nu necesite stagnari repetate pentru curatire, schimbarea tehnologiei, modificarea fluxurilor etc., astfel incat daca un produs sau un sortiment este solicitat intr-o cantitate mai mica, el sa poata fi fabricat intr-o anumita perioada pentru intregul an. In acest caz, bazele de aprovizionare sau unitatile angro preiau in depozitele proprii aceasta productie dupa care o livreaza esalonat in timp beneficiarilor, corespunzator nevoilor acestora.

Situatie similara au si materialele din import care sunt livrate de furnizorii externi in cantitati mari pentru mai multi beneficiari, uneori acoperind consumul pentru intregul an. In acest caz, bazele de aprovizionare si unitatile angro sunt cele care preiau intregul lot primit de la furnizorii externi, urmand ca la randul lor sa livreze esalonat intreprinderilor consumatoare cantitatile de care acestea au nevoie.

Sunt si alti factori care conduc la organizarea unei asemenea retele de baze si depozite. Crearea unui sistem organizat in economie, care sa preia si sa amplifice avantajele mentionate si totodata sa actioneze ferm pentru a raspunde mai bine exigentelor unei aprovizionari ritmice, determina simplificarea relatiilor economice dintre furnizori si beneficiari, reducerea continua a cheltuielilor de aprovizionare - transport - depozitare, desfasurarea cat mai eficienta a intregului flux de circulatie a produselor.

In mod deosebit este necesar ca din punct de vedere organizatoric aceasta retea sa se adapteze rapid, din mers, volumului in crestere de resurse materiale atrase in circuitul economic, sporirii continue a numarului de furnizori si de beneficiari si raspandirii lor teritoriale, sa asigure un grad mai mare de receptivitate la nevoile de aprovizionare a caror amplitudine se accentueaza ca urmare a dezvoltarii economiei nationale. Aplicarea acestui concept de derulare a aprovizionarii si desfacerii este determinat in principal de urmatorii factori:

crearea si dezvoltarea de noi intreprinderi in zone noi ale tarii, multiplicarea punctelor de productie si consum, a numarului de furnizori si de beneficiari si cresterea necontenita a volumului circulatiei produselor intre intreprinderi;

apropierea productiei de locul consumului, stabilirea unor zone de aprovizionare cat mai apropiate de beneficiari si, pe aceasta cale, rationalizarea si optimizarea transporturilor si a relatiilor economice in procesul de aprovizionare;

apropierea aprovizionarii de productie si prin aceasta realizarea unei ritmicitati mai bune a aprovizionarii, in conditiile unor cheltuieli de aprovizionare si transport cat mai reduse. Aprovizionarea si desfacerea este prin excelenta un proces economic viu, dinamic ce se realizeaza in teritoriu prin relatii continue si complexe dintre intreprinderi si ca atare acolo unde trebuie sa se amplaseze organele care mijlocesc realizarea lui;

necesitatea concentrarii stocurilor, care sa asigure redistribuirea in teritoriu si interventii operative acolo unde nevoile o cer cu prioritate; astfel se asigura si o reducere a nivelului stocurilor din intreprinderi cu efecte favorabile atat pentru acestea, cat si pentru economia nationala.

Canalele lungi reprezinta desfacerea produselor prin intermediari, respectiv prin intreprinderi de angro sau prin centre de cumparare si apoi prin angrosisti. Pentru producator un asemenea sistem este deosebit de eficient, deoarece il scuteste de intretinerea directa a unui volum mare de relatii cu beneficiarii, ii asigura valorificarea mai rapida a produselor si, deci, incasarea mai accelerata a contravalorii marfurilor vandute.

Centrele de cumparare sunt de fapt agentii teritoriale sau specializate, care cumpara intreaga productie a furnizorilor si o repartizeaza angrosistilor care executa partea logistica a operatiunii. Rolul retelei de angrosisti in economia de piata este deosebit de important; se poate spune ca nu este posibila desfasurarea unei activitati comerciale cuprinzatoare fara o asemenea retea.

In conditiile actuale din Romania, reteaua de angro s-a organizat fie pe loc gol, fie pe structura retelei fostelor baze de aprovizionare si desfacere, asigurand un suport puternic pentru derularea fondului de marfa pentru aprovizionarea retelei comerciale de detaliu sau direct consumatorilor. Principalele activitati specifice unitatilor de acest gen sunt, in principal, urmatoarele:

a)     marketing, achizitionare si desfacere de produse;

prospectarea pietei, a consumatorilor si stabilirea fondului de marfa necesar acestora intr-o perioada determinata;

intocmirea portofoliului de comenzi, dar si de oferte, stabilirea relatiilor cu partenerii de afaceri;

preluarea integrala a desfacerii unor produse;

organizarea de magazine de desfacere cu amanuntul;

aprovizionarea "just in time" a consumatorilor, astfel incat sa se evite formarea stocurilor la consumatori;

preluarea si valorificarea stocurilor disponibile existente in intreprinderile din zona de servire;

actiuni de publicitate, reclama, marca fabricii pentru sine, dar si pentru intreprinderile producatoare cu care intretine relatii de afaceri;

organizarea de actiuni de subfurnizorat.

b)     inchirieri, concesiuni, consulting;

leasing, inchirieri de utilaje, aparate, spatii de depozitare, magazii, gestiuni;

solutii - consulting pentru intreprinderile partenere, cu privire la metodele moderne de depozitare, utilare, conservare, proiectare depozite;

supravegheri si pilotari de inventare, stocuri, bilanturi materiale;

efectuarea de operatiuni contabile, informatice, gestionare specifice activitatii comerciale.

c)     relatii economico-financiare si juridice, factoring;

mobilitatea cotelor de adaos in functie de conditiile si ritmul de desfacere pentru asigurarea unui profit mare;

actiuni de testare a credibilitatii partenerilor, a furnizorilor si consumatorilor;

informarea furnizorilor asupra solvabilitatii clientilor lor;

cumpararea facturilor de la furnizori si, pe aceasta baza, plata cu anticipatie a lor;

efectuarea unor comenzi de perspectiva cu asumarea riscului vanzarii.

Ca orice agent economic care actioneaza in economia de piata, scopul final al infiintarii, organizarii si functionarii unitatilor specializate in comercializarea de produse in sistem angro consta in obtinerea de profit, pe cat posibil mai mare, din activitatea specifica pe care o desfasoara.

Lantul operatiunilor de aprovizionare si desfacere

Intregul proces de aprovizionare, ca si cel de desfacere reprezinta "inlantuirea" logica si fireasca a unor numeroase operatiuni succesive care determina, in fiecare etapa si pentru fiecare obiectiv, dimensiunile cantitative si calitative, judicios fundamentate si complet corelate privind asigurarea cu resurse materiale necesare pentru indeplinirea sarcinilor respective. Elaborarea programului de aprovizionare si derularea acestuia sunt rezultatul unei intregi activitati deosebit de laborioase si complexe, care se desfasoara pe o perioada mare de timp, practic pe tot parcursul unui an de zile, in cadrul careia se asigura interconectarea si actiunea coordonata a unui foarte mare numar de parametri economici, care sunt indicatori de baza in procesul de dezvoltare economico-sociala a firmei respective.

Incepand cu prospectarea pietei si incheind cu realizarea contractelor economice de aprovizionare-livrare, iteratiile continue la diferitele niveluri si diferitele etape succesive au scopul de a armoniza permanent interesele si obiectivele de ansamblu ale acestora. De aceea, orice fisura in lantul operatiunilor atat de aprovizionare, cat si de desfacere atrage necorelari intre intreprinderile furnizoare si beneficiare.

La nivelul unei intreprinderi activitatea de elaborare a programelor de fabricatie este relativ simpla fiind bazata direct pe planul de desfacere si pe contractele economice incheiate cu beneficiarii. Elaborarea programelor de fabricatie se prezinta sub forma unei balante de incarcare operativa a capacitatilor din fiecare intreprindere.

Principalele cerinte ale unei balante a capacitatilor de productie sunt: incarcarea completa a capacitatilor de productie existente in toate sectiile si utilizarea lor intensiva, la nivelul performantelor pentru care au fost realizate; cuprinderea in calcul a tuturor capacitatilor noi ce urmeaza sa fie puse in functiune in perioada respectiva, la parametrii ce vor fi atinsi in aceasta perioada; realizarea unui ritm de derulare a livrarilor care sa raspunda atat derularii continue a produselor fabricate, cat si a ritmicitatii optime a aprovizionarii beneficiarilor.

Programele de fabricatie scot in evidenta legatura indisolubila dintre productie si aprovizionare, dintre intreprinderile furnizoare si cele beneficiare, precum si modul in care contractele economice actioneaza pentru realizarea acestei legaturi.

Dar lantul operatiunilor de aprovizionare si de desfacere nu se incheie odata cu realizarea contractelor economice; procesul de aprovizionare nu se termina odata cu realizarea raporturilor de livrare-primire a resurselor materiale dintre furnizori si beneficiari, el continua pana la intrarea acestora in consumul productiv. Daca pana la acest moment activitatea de aprovizionare a cuprins operatiuni care se efectuau si in afara intreprinderii, din acest moment operatiunile de aprovizionare se deruleaza numai in interiorul intreprinderii.

In ordinea desfasurarii operatiunilor de aprovizionare un rol important il are primirea si receptionarea materialelor. Numai materialele acceptate de beneficiar, la receptia cantitativa si calitativa pot fi considerate resurse active pentru consumul productiv, deci, numai aceste resurse pot intra in circuitul economic al beneficiarului. Totodata, receptia este actul prin care beneficiarul certifica, atesta, confirma furnizorului modul si gradul in care acesta s-a achitat de obligatiunile ce i-au revenit cu privire la livrarea unor produse, in cantitatile si de calitatea prevazuta in contractele economice incheiate.

Datorita acestor factori, a importantei actului de receptie in raporturile dintre parteneri, iese in evidenta necesitatea stabilirii in contracte a conditiilor si modalitatilor de efectuare a acesteia, pentru repartizarea obligatiilor ce revin partenerilor. Calitatea productiei incepe, de fapt, de la calitatea materialelor pentru ca oricat de perfectionata (din punct de vedere tehnic si tehnologic) ar fi fabricatia unui produs, acesta nu va putea genera produse de calitate superioara, cu fiabilitate crescuta, din materiale slabe calitativ, care nu indeplinesc toate conditiile cerute de produsul ce va fi fabricat.

Desfasurarea continua a procesului de productie in unitatile economice este nemijlocit legata de modul cum se realizeaza procesul de alimentare a sectiilor, atelierelor si sectoarelor de productie. De aceea, ritmicitatea productiei, respectarea graficelor si programelor de fabricatie fac necesar ca sectiile, atelierele si sectoarele de productie sa aiba la dispozitie in orice moment, in volumul si structura corespunzatoare, resursele materiale necesare. Toate acestea impun ca in cadrul depozitelor de materiale sa se afle permanent stocuri asortate si in limitele normale.

In general, in activitatea de alimentare a sectiilor, atelierelor si sectoarelor de productie se folosesc mai multe sisteme. Dintre acestea cele mai importante sunt: sistemul cantitatilor limita si sistemul continuu-operativ.

Sistemul cantitatilor limita presupune ca anterior activitatii operative de alimentare sa se stabileasca cantitatile de materiale in volumul si structura necesara, care trebuie sa fie eliberate de catre depozite sectiilor, atelierelor si sectoarelor de productie. Cantitatile respective se stabilesc cu prilejul elaborarii programului de fabricatie, folosind ca elemente de fundamentare: sarcinile de productie ale sectiilor, asa cum rezulta din programele operative de fabricatie si normele de consum.

Sistemul cantitatilor limita asigura o disciplina mai mare a sectiilor, privind consumul rational de resurse materiale, incadrarea acestuia in normele aprobate, evitarea imobilizarilor de materiale si blocarii spatiilor de aprovizionare-depozitare de la locurile de munca. Orice abatere de la incadrarea consumului in limita cantitatilor de materiale determinate impune efectuarea unor analize operative, precum si masuri imediate pentru respectarea programului, imbunatatirea tehnologiilor de fabricatie, incadrarea consumurilor specifice in nivelul aprobat prin documentatiile tehnice.

Sistemul continuu-operativ asigura continuitate in procesul de alimentare, in concordanta cu sistemul de desfasurare a fabricatiei, avand in vedere si schimbarile de structura ce pot interveni pe parcurs in programul de productie. De asemenea, acest sistem urmareste si stocul de productie neterminata, astfel incat sa se evite dubla aprovizionare, pentru piesele ce se gasesc pe parcursul fabricatiei, in sectia respectiva, dar care nu au statusul de produs finit.

In activitatea de desfacere a produselor finite lantul operatiilor este, de asemenea, complicat si cu multiple verigi. Indeplinirea planului de desfacere este nemijlocit legata de modul in care este organizata aceasta activitate in cadrul unitatilor economice, de felul in care fiecare operatiune este finalizata in conditiile prevazute, permanent orientate catre exigentele pe care beneficiarii produselor respective le-au stipulat in contractele economice incheiate.

Desfasurarea activitatii in cadrul depozitelor de produse finite are un rol important in respectarea ritmicitatii livrarilor, care este influentata si de modul de indeplinire a programului de fabricatie. In acest sens, compartimentele de desfacere din unitatile economice trebuie sa acorde o atentie deosebita respectarii de catre sectiile, atelierele si sectoarele de fabricatie a graficelor calendaristice de productie, realizarii la timp, pe intreaga nomenclatura sortimentala si in conditii de calitate superioara a intregii productii planificate. Ca urmare, este necesara urmarirea permanenta a mersului fabricatiei, intervenind operativ atunci cand se constata abateri de la calitate sau de la ritmul executiei produselor finite.

La baza stabilirii programului de fabricatie si deci a ritmului productiei pentru fiecare sectie, atelier sau sector de productie stau planurile de desfacere pe sortimente concrete de produse, intocmite de compartimentele de desfacere in temeiul portofoliului de comenzi si a specificatiilor primite de la beneficiari. Planurile de livrare pe sortimente concrete de produse reprezinta, de fapt, o detaliere pana la cele mai mici amanunte a planurilor generale de desfacere. De aceea, la elaborarea lor este necesar sa se acorde o atentie deosebita, intrucat ele sunt considerate momente de plecare in planificarea interna a activitatii de productie, precum si pentru programarea fabricatiei.

Produsele finite se pot livra atat din depozitele centrale de desfacere, cat si direct din sectii, ateliere si sectoare de fabricatie. Livrarea directa din sectie se practica atunci cand se pot forma loturi unitare complexe ce nu mai necesita montaj, asamblare sau completare cu sortimente sau piese din profilul celorlalte sectoare de fabricatie. Acest sistem se poate folosi in conditiile organizarii fabricatiei, pe produs sau in cazul utilajelor si instalatiilor cu gabarit mare, cand deplasarea de la sectii la depozitul central este dificila, determinand cheltuieli inutile pentru transportul intern.

In cele mai frecvente cazuri produsele complexe trebuie completate cu altele; totodata, este necesar ca livrarile sa se faca in loturi complexe pentru fiecare beneficiar, in raport cu solicitarile acestuia. In aceasta situatie, livrarea este organizata prin depozite centrale de desfacere care asigura formarea unor loturi de expeditie complexe. In general, aceste depozite dispun si de conditii mai bune pentru executarea operatiilor specifice, din punct de vedere al dotarilor tehnice, al spatiilor de depozitare aferente, accesibilitatii la caile si mijloacele de transport si comunicatii etc. Aceasta forma de organizare a depozitelor este uneori limitata si conditionata de amplificarea activitatii de transport intern, de necesitatea amenajarii unor largi retele de cai de acces de la sectii la depozitul central.

Activitatea de desfacere nu se rezuma la urmarirea contractelor economice, respectarea graficelor de livrare si expedierea produselor, ci si la un proces continuu de urmarire a fabricatiei, de indrumare si control a activitatii din cadrul depozitelor de produse finite, de asigurare permanenta a necesarului de mijloace de transport si ambalaje, de legatura permanenta intre compartimentul de desfacere si beneficiari.

Prin relatiile permanente cu beneficiarii se asigura rezolvarea operativa a tuturor necorelarilor ce apar in situatia livrarilor fata de stipulatiile din contractele economice cu privire la cantitate, calitate, termen, conditii de transport, ambalare etc. Deci, obligatiile si raspunderile furnizorului nu se incheie odata cu livrarea acestor produse, ci ele trec si dincolo de acest moment, pe aproape intreg ciclul de viata al produselor. In legatura cu aceasta este necesar ca unitatile furnizoare sa-si asigure informarea permanenta, sa fie la curent cu eventualele deficiente ce pot aparea pe parcursul utilizarii produselor sale, pentru ca prin remedierile sau prin imbunatatirile tehnologice sa se asigure beneficiarilor produse de calitate superioara.

Accelerarea ritmului de livrare a produselor

Reluarea permanenta a procesului de productie face necesara punerea in valoare a produselor rezultate din fabricatie si, pe aceasta baza, refacerea elementelor materiale si financiare consumate anterior. Desfacerea produselor industriale asigura insa nu numai recuperarea cheltuielilor de productie si resursele materiale necesare pentru aprovizionarea beneficiarilor, ci si cresterea continua a eficientei economice a intreprinderilor producatoare. In acest caz trebuie puse in functiune unele parghii si instrumente tehnice si organizatorice cum sunt: scurtarea ciclului aprovizionare-productie-desfacere, reducerea timpului de stocare a produselor finite la furnizor, scurtarea distantelor de transport, accelerarea decontarilor cu beneficiarii, accelerarea vitezei de rotatie a fondurilor s.a. care asigura, printre altele, si sporirea beneficiilor si a rentabilitatii intreprinderilor.

Inca din perioada premergatoare organizarii productiei si desfacerii, a elaborarii bugetului de venituri si cheltuieli, fiecare intreprindere trebuie sa ia in calcul si valorificarea operativa a produselor ce le-a fabricat, vanzarea lor, astfel incat sa-si poata reface permanent si in conditii de eficienta economica sporita substanta materiala pentru fabricarea acestor produse. In acest fel, intreprinderea va dispune de mijloacele necesare pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii sale continue.

Trecerea produselor dintr-un domeniu in altul, din sfera productiei in sfera consumului, ne se realizeaza instantaneu. Produsele nu trec in patrimoniul altei intreprinderi imediat ce au iesit de pe banda de montaj, din ultima sectie de fabricatie sau din ultima faza tehnologica, desi ele indeplinesc toate conditiile pentru a fi utilizate in scopul pentru care au fost create. Cerintele economice si tehnico-organizatorice ale prevederilor din comenzile si contractele economice incheiate, ale celor bazate pe transportul si circulatia marfurilor impun efectuarea anumitor operatiuni, anumitor activitati pe care produsele finite trebuie sa le parcurga de la iesirea din fabricatie pana la predarea lor destinatarului sau consumatorului si anume:

I.         Operatiuni legate de incheierea fabricatiei si trecerea produsului finit din sfera productiei in sfera activitatii comerciale a intreprinderii;

II.       Operatiuni legate de depozitarea, conservarea, pastrarea si gestionarea produselor finite;

III.     Operatiuni legate de pregatirea produselor pentru comercializare si transport;

IV.    Operatiuni legate de expediere, incarcare-descarcare si transport la beneficiari.

Gruparea acestor operatiuni nu este insa fixa si nici limitativa; in functie de felul produselor, de tehnologia de fabricatie, de beneficiarii acestor produse, de conditiile specifice de ambalare, conservare si transport pot fi si alte operatiuni, precum si alte grupari, omogene din punct de vedere al continutului si specifice fiecarui caz in parte. La randul lor, operatiunile se divid in suboperatiuni, iar acestea in lucrari detaliate concrete.

Pentru optimizarea timpului de efectuare a operatiilor de livrare si expediere a produselor finite, trebuie actionat in principal in urmatoarele directii:

a)   efectuarea - atunci cand este posibil, a unor lucrari, suboperatiuni si operatiuni chiar pe parcursul desfasurarii procesului de fabricatie (de exemplu stantarea, poansonarea, asamblarea etc.) in timpul trecerii de la o faza de prelucrare la alta, de la o sectie de productie la urmatoarea;

b)               mecanizarea operatiunilor ce se efectueaza in depozitele de desfacere, elaborarea unor fluxuri de circulatie rationale, judicios amplasate si strict determinate pentru fiecare produs finit, simplificarea si automatizarea prelucrarii evidentelor tehnico-operative;

c)                comasarea unor operatiuni, suboperatiuni si lucrari ce se executa pentru livrarea si expedierea produselor, astfel incat in aceeasi perioada sa se efectueze, de exemplu, etichetarea si marcarea produselor concomitent cu formarea loturilor de livrare, sau intocmirea formelor de livrare concomitent cu lucrarile de ambalare a produselor