Principalele criterii ale managementului de proiect

Managementul de proiect 

Def.

a)      Mg de proiect presupune un ansamblu de procese dinamice care se desfasoara intr-un cadru bine organizat in care se organizeaza si utilizeaza resursele necesare intr-o maniera organizata si structurata cu scopul realizarii unor obiective precis definite.

b)      Mg de proiect consta in planificarea, coordonarea, conducerea si controlul proiectului pe durata ciclului de viata a acestuia ai sa se realizeze obiectivele proiectului in termenele, cu costurile si la calitatea stabilita.

c)     

Managementul de proiect

Termen

Principalele criterii ale managementului de proiect.

a)      Obiectivele trebuie sa fie clare, concise si compatibile

b)      Sa fie orientat spre schimbare (sa conduca la o imbunatatire a activitatilor si la o potentare a efectelor)

c)      Are un caracter multidisciplinar. Presupune cunostinte ec, de drept, tehnici si creativitate.

d)     Are un caracter novator (aduce o inovatie si un plus de cunoastere intr-un anumit domeniu)

e)      Orientare spre control

f)       Orientat spre performanta

g)      Are un caracter complet

h)      Este flexibil.

Atunci cand se vorbeste de management de proiect avem in vedere pe de o parte proiectul in ansamblul sau dar si domeniu privit pe domenii de activitate

Se poate remarca astfel managementul scopului proiectului, managementul resurselor umane, managementul timpului, managementul riscului, managementul informatiei si managementul calitatii.

a)      Managementul scopului proiectului presupune stabilirea precisa a scopului proiectului precum si actualizarea si remedierea acestuia atunci cand situatia o impune.

b)      Managementul utilizarii timpului presupune planificarea riguroasa a activitatii, a utilizarii resurselor, intuirea problemelor care ar putea sa apara pe parcursul realizarii proiectului si care ar putea sa afecteze termenul de realizare a acestuia.

c)      Managementul resurselor umane presupune planificarea riguroasa a resurselor umane, asigurarea faptului ca angajatii cunosc activitatile pe care trebuie sa le desfasoare, timpii de realizare ale acestora, functiile pe care trebuie sa le indeplineasca. Un management adecvat al resurselor umane presupune anticiparea si stingerea conflictelor de munca, formarea unui leadership.

d)     Managementul riscului presupune identificarea potentialelor riscuri legate de proiect. Analiza impactului producerii unui anumit risc asupra proiectului, pregatirea unei strategii reactive in cazul producerii anumitor riscuri.

e)      Managementul informatiei presupune informarea prompta si corecta a tuturor celor care sunt indreptatiti sa primeasca astfel de rapoarte (stake-holderii). Continutul informatiei trebuie sa permite obtinerea unei imagini reale cu privire la ce se petrece in firma. Un mg al informatiei adecvat presupune crearea unui circuit informational optim.

f)       Managementul calitatii vizeaza aprecierea calitatii proceselor, a produselor si a serviciilor desfasurate in cadrul proiectului dar si asigurarea si mentinera acestei calitati. Un management adecvat de proiect contribuie la obtinerea unor avantaje semnificative cum ar fi:

Un control mai bun al utilizarii resurselor

O calitate ridicata a bunurilor si serviciilor

Realizarea unor relatii de parteneriat viabil cu furnizorii si clientii

Cresterea eficientei activitatii desfasurate

Factorii care influenteaza managementul de proiect

Activitatea desfasurata in cadrul proiectului sunt influentati de o serie de factori interni si externi care pot efectua pozitiv sau negativ activitatea firmei sau a organizarii

Factori interni:

a)      Evaluarea eronata a resurselor

b)      Planificarea defectuoasa a proiectului

c)      Planificarea defectuoasa a aprovizionarii si desfacerii

d)     Modificari ale structurii resurselor materiale si umane

e)      Viabilitatea organizatorica (tine de modul de organizare a proceselor si activitatii desfasurate in cadrul proiectului

Factori externi:

a)      Factori naturali (conditii naturale de mediu, antropice etc)

b)      Activitati economice externe

c)      Reactia societatii - a oamenilor care pot fi afectati in mod direct sau indirect de catre proiect.

d)     Factorii politici care vizeaza implementarea sau nu a unor masuri ce pot face operationale anumite programe.

Tipologia proiectelor

In literatura de specialitate sunt intalnite 3 categorii de proiecte:

a)      Proiecte industriale – proiecte de mare anvergura care inglobeaza fonduri semnificative si care au ca scop dezvoltarea unui sector, a unei ramuri sau a unei zone. Astfel de proiecte vizeaza industria extractiva, prelucratoare, de constructii, hoteliera etc.

b)      Proiectele de management sunt proiectele care vizeaza activitati specifice managementului care au ca scop identificarea metodelor care permit obtinerea unor performante economico-sociale superioare prin tehnici manageriale.

c)      Proiectele de cercetare sunt proiectele care presupune mobilizarea unor fonduri importante; au ca principal scop identificarea si descoperirea de noi tehnologii, metode si inventii care sa conduca la promovarea progresului tehnic, la bunastare economica si sociala.

Principali termeni folositi in proiectele de finantare externa.

Finantatorul – reprezinta institutia care se va ocupa (asigura) finantarea proiectului. La nivelul UE se constituie fonduri care su ca scop finantarea anumitor programe. Nici un program nu se poate derula daca nu este prevazuta o sursa de finantare a acestuia.

Beneficiarul – reprezinta persoana juridica iar in unele cazuri fizica (artistii) care beneficiaza de finantare. Ca persoane juridice pot beneficia de finantare societatile comerciale, institutiile publice si ONG.

Bugetul proiectului – prin buget se intelege un plan financiar in care sunt prevazute venituri si cheltuieli. In cadrul costului proiectului se regasesc urmatoarele categorii de cheltuieli:

a.       salarii directe si indirecte

b.      contributii legate de salarii

c.       diurne

d.      cheltuieli legate de transport (intern si extern)

e.       cheltuieli cu echipamentele si tehnologiile (tehnica de calcul, masini, piese de schimb etc)

f.       cheltuieli legate de management, consultanta, promovare

Aceste cheltuieli trebuie in totalitate acoperite din veniturile incluse in proiect (venituri ale finantatorului si veniturile proprii). Ex. in cazul unei campanii de combatere a fumatului. Veniturile in cadrul proiectului vor fi reprezentate de: venituri din program 8000€, veniturile solicitantului 2000€. Veniturile proprii pot provenii din: sponsorizari, donatii etc.

Programul de finantare reprezinta interfata dintre fond si proiect. In cadrul programului se fac referirii legate de obiectivele programului, solicitantii eligibili, activitatii eligibile, conditii de finantare, termenele de depunere etc. de asemenea fiecare program prezinta un ghid sau un manual de utilizare. Anexele sunt parti integrate de program, una din cele mai importante fiind cererea de finantare.

Fondul de finantare – arata de unde anume se finanteaza programul. Intre fondul de finantare si finantator nu se trece semnul egal. Ex. fondul de finantare: Fondul european pentru dezvoltare rulara; finantatorul: comisia europeana.

Acqvis – ul comunitar reprezinta cadrul  juridic aplicabil proiectului (legislatia specifica)

Memorandumul de finantare – reprezinta un acord in care se realizeaza finantarea.

Licitatie – sunt organizate licitatii deoarece resursele sunt limitate. Vor avea castig de cauza proiectele cele mai bune.

Dosarul de candidatura – reprezinta toata documentatia (documentatie specifica) pe care trebuie sa o intocmeasca si sa o respecte solicitantul.

Evaluarea – reprezinta procesul prin care este analizat si punctat un proiect.

Eligibilitatea sau neegibilitatea – prin eligibilitate se intelege incadrarea solicitantului in anumiti parametri care ii permite acestuia sa apeleze la anumite fonduri externe.

Grupul tinta – reprezinta comunitatea careia i de adreseaza proiectul.

Indicatorii proiectului – au menirea de a puncta viabilitatea proiectului.

Factorii externi – factorii care influenteaza proiectul(derularea si rezultatele acestuia)

Relevanta proiectului – scoate in evidenta care este importanta proiectului.

Echipa si parteneriatul in proiectele de finantare externa.

Un loc aparte in ceea ce permite proiectului cu finantare externa il ocupa managementul de proiect. Fiecare proiect presupune realizarea unor activitati specifice in cadrul carora un rol aparte revine resurselor umane.

Orice proiect presupune existenta unui coordonator sau a unui sef de proiect. Rolul primordial al acestuia este acela de coordonare a echipei si activitatile acesteia. Orice manager de proiect va incerca sa formeze o echipa relativ omogena, membrii acesteia urmand sa-si cunoasca in detaliu responsabilitatile individuale.

Energiile acestora vor fi convergente si au ca scop realizarea obiectivelor proiectului. Proiectele actuale se caracterizeaza printr-un triplu caracter colectiv.

1. grupul tinta
2. parteneriatul
3. echipa

Dintre cele trei dominant este spiritul de echipa. In cadrul proiectului membrii echipei au rolul de a-si indeplini sarcinile, de a desfasura activitati creative si de a contribui la obtinerea rezultatelor finale.

Ca regula generala in cadrul unui proiect este multidisciplinaritatea (pregatirea in domenii diferite a membrilor echipei). De asemenea ar fi indicat ca intre membrii echipei sa nu existe discrepante in ceea ce priveste pregatirea profesionala si capacitatea de munca. Pentru succesul echipei ar fi bine ca liderul (seful de proiect) sa nu provina din domeniul de activitate al proiectului.

Un alt principiu se refera la primordialitatea  proiectului si anume spiritul echipei (echipa) se subordoneaza proiectului si obiectivele acestuia.

In centrul echipei este plasat managerul care actioneaza ca un centru neuronal de primire si transmitere a informatiilor.

Succesul unui proiect este dat si de succesul structurii echipei:

modul in care sunt selectati membrii echipei si managerul

succesul proiectului este invers proportional cu disponibilitatile valorice ale nivelului inteligentei membrilor echipei.

performanta individuala, practica apropiata a membrilor echipei mareste sansa de succes a acesteia.

Un rol important in cadrul proiectelor il are creativitatea si inteligenta. O viziune moderna asupra aspectului tridimensional al acestuia:

inteligenta intelectuala

inteligenta emotionala

inteligenta parteneriala.

Prin inteligenta intelectuala intelegem nivelul de dezvoltare al inteligentei calculat ca raport intre varsta mintala si varsta cronologica. Un IQ peste 140 scoate in evidenta o persoana supradotata.

In ceea ce priveste inteligenta emotionala aceasta se refera la abilitatea individului de a percepe cat mai corect emotiile si de a le exprima, de a avea sau genera sentimente, de a cunoaste sau promova traire. Un rol important in acest sens il joaca afectivitatea, empatia si responsabilitatea sociala.

Inteligenta parteneriala evidentiaza capacitatea individului de a relationa cu ceilalti. In cadrul unui proiect acest tip de inteligenta este foarte importanta depasind chiar inteligenta intelectuala. Persoanele irascibile, introvertite dezvolta cu greu relatii de parteneriat cu semenii lor.

In cadrul proiectului un manager adecvat presupune valorificarea urmatoarelor aspecte:

abilitatea de a folosii inteligenta emotionala ca sursa de energie pozitiva pentru membrii echipei

abilitatea de a aplana conflictele

capacitatea de a folosii sentimentele si emotiile membrilor echipei ca variabile ale proiectului ce ar putea sa potenteze rezultatul acestuia

crearea unui mediu de stabilitate motivant si stimulent pentru membrii echipei.