STUDIU DE CAZ- Auditul proiectului „Incluziune sociala prin pregatire profesionala” grant finantat de Comunitatea Europeana pentru actiuni externe

1. Termenii de referinta ai misiunii de audit al proiectelor

Scrisoare de confirmare

Auditor Financiar

CATRE:

Centrul Regional de Dezvoltare Resurse Umane si Management Social Constanta

Aceasta scrisoare reprezinta o confirmare a intelegerii noastre privind termenii si obiectivele misiunii noastre, precum si a naturii si limitarilor serviciilor pe care noi le vom furniza. Misiunea noastra va fi condusa in conformitate cu Standardul International privind Servicii Conexe aplicabil misiunilor privind procedurile convenite si vom indica acest lucru in raportul nostru.

Suntem de acord sa efectuam urmatoarele proceduri si sa va raportam constatarile efective care rezulta din activitatea noastra:

1. Responsabilitatile Partilor in Angajament

‘Beneficiarul se refera la organizatia care primeste finantare grant si care a semnat Contractul de Grant cu Autoritatea de Contractare.

Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea Raportului Financiar pentru Proiectul finantat prin Contractul de Grant si pentru asigurarea ca acest Raport Financiar poate fi bine armonizat cu sistemul contabil al Beneficiarului si cu conturile si inregistrarile de mai jos.

Beneficiarul accepta ca abilitatea Auditorului de a efectua procedurile cerute prin acest angajament depind efectiv de Beneficiar, si daca e cazul de partenerii sai, oferind acces total si liber la personalul Beneficiarului si la conturile si inregistrarile sale relevante.

‘Auditorul se refera la Auditorul care este responsabil pentru efectuarea procedurilor asupra carora s-a cazut de acord, asa cum este specificat in acesti ToR, si depunerea unui raport la Beneficiar asupra constatarilor factuale. Auditorul va face o verificare a cheltuielilor si trebuie sa raporteze in legatura cu un contract de grant finantat de Comunitatea Europeana pentru actiuni externe privind „Incluziune sociala prin pregatire profesionala” RO 2004/016-784.01.04.01.20 (’Contractul de Grant’).

Auditorul este membru al Camerei Auditorilor Financiari din Romania, avand autorizatia nr. 165/2001, si membru Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, avand autorizatia nr. 1754, care la randul sau este membru al Federatiei Internationale a Contabililor (IFAC).

Subiectul Angajamentului

Subiectul acestui angajament este Raportul Financiar final legat de Contractul Grant pentru perioada 01.12006 pana la 31.07.2007. Informatia, financiara si nefinanciara, care se verifica de catre Auditor, reprezinta toata informatia care face posibila verificarea faptului ca cheltuielile sustinute de Beneficiar in Raportul Financiar s-au facut, ca sunt corecte si eligibile. Anexa 1 la acesti ToR contine o privire de ansamblu asupra informatiei cheie despre Contractul Grant si proiectul in cauza.

Motivele Angajamentului

Beneficiarul este obligat sa depuna la Autoritatea de Contractare un raport de verificare a cheltuielilor efectuat de un auditor extern in sprijinul platilor cerute de catre Beneficiar conform Articolului 15 din Conditiile Generale din Contractul Grant. Ofiterul de Autorizare al Comisiei solicita acest raport in timpul efectuarii platii cerute de Beneficiar, conditionata de constatarile factuale din acest raport.

Tipul Angajamentului si Obiectivele

Acesta constituie un angajament de efectuare a procedurilor specifice asupra carora s-a cazut de acord privind o verificare a cheltuielilor a unui contract grant finantat de catre Comunitatea Europeana pentru actiuni externe. Obiectivul acestei verificari a cheltuielilor este ca Auditorul sa verifice ca cheltuielile mentionate de Beneficiar in Raportul Financiar pentru proiectul finantat prin Contractul Grant au fost efectuate (realitatea), sunt corecte (exactitatea) si eligibile si sa depuna la Beneficiar un raport asupra constatarilor de fapt cu privire la procedurile efectuate asupra carora s-a convenit. Eligibilitatea inseamna ca fondurile oferite prin grant au fost cheltuite in concordanta cu termenii si conditiile Contractului Grant.

Cum acest angajament nu este unul asigurator, Auditorul nu ofera o opinie de audit si nu exprima nici un fel de asigurare. Autoritatii de Contractare ii provine asigurarea prin trasarea propriilor concluzii din raportul de facto al Auditorului asupra Raportului Financiar si cererile de plata ale Beneficiarului.

Scopul Lucrarii

Auditorul va efectua acest angajament in conformitate cu acesti ToR si:

in conformitate cu Standardele Internationale ale Serviciilor Conexe (‘ISRS’) 4400 Angajamente de a efectua Procedurile asupra carora s-a convenit privind Informatia Financiara asa cum au fost promulgate de catre IFAC;

in conformitate cu Codul de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC. Cu toate ca ISRS 4400 ofera independenta, nu este o cerinta pentru procedurile de angajamente asupra carora s-a convenit, Autoritatea de Contractare solicita ca auditorul sa se conformeze cu cerintele de independenta ale Codului de Etica pentru Contabilii Profesionisti.

Termenii si Conditiile ale Contractului Grant

Auditorul verifica faptul ca fondurile oferite prin grant au fost cheltuite in conformitate cu termenii si conditiile Contractului Grant asa cum s-a cerut conform Articolului 1.2 ale Conditiilor Speciale din Contractul Grant.

Planificarea, procedurile, documentatia si dovada

Auditorul trebuie sa planifice lucrarea astfel incat verificarea efectiva a cheltuielilor sa fie indeplinita. In acest scop el desfasoara procedurile specificate in Anexa 2 ale acestor ToR (‘Scopul Lucrarii – Proceduri ce vor fi desfasurate’) si utilizeaza dovezile obtinute din aceste proceduri ca baza pentru raportul constatarilor de fapt. Auditorul va documenta aceste chestiuni care sunt importante in oferirea dovezii in spijinul raportului, si dovezilor ca lucrarea a fost indeplinita in conformitate cu ISRS 4400 si cu acesti ToR.

Raportarea

Raportul verificarii cheltuielilor va trebui sa descrie scopul si procedurile asupra carora s-a cazut de acord ale angajamentului in detalii suficiente pentru a permite Beneficiarului si Autoritatii de Contractare sa inteleaga natura si intinderea procedurilor desfasurate de Auditor. Utilizarea formatului de raport atasat in Anexa VII din Conditiile Generale este obligatorie.

Alti Termeni- Onorariul auditorului a fost 500 €, echivalentul in lei, conform liniei bugetare aprobate.

Procedurile pe care noi le vom efectua sunt exclusiv pentru a va sprijini pe Dvs. sa trageti propriile concluzii. Raportul nostru nu va fi folosit in nici un alt scop si este exclusiv pentru informarea Dvs.

Procedurile pe care noi le vom efectua nu vor constitui un audit sau o revizuire realizate in conformitate cu Standardele Internationale de audit sau cu Standardele Internationale privind Misiunile de Revizuire, si in consecinta, nu va fi exprimata nici o asigurare.

Asteptam in continuare o colaborare deplina cu echipa Dvs. si credem ca aceasta ne va pune la dispozitie orice inregistrari, documente, si alte informatii cerute in legatura cu misiunea noastra.

Onorariul nostru, care va fi platit pe masura ce activitatea progreseaza, se bazeaza pe timpul necesar persoanelor desemnate pentru a indeplini misiunea, la care se vor adauga cheltuieli de deplasare. Ratele orare/tariful orar individuale variaza in functie de gradul de responsabilitate implicat si de experienta si aptitudinile cerute.

Va rugam sa semnati si sa returnati copia atasata acestei scrisori pentru a indica faptul ca este in conformitate cu intelegerea Dvs. a termenilor de referinta ai misiunii, incluzand procedurile specifice asupra carora am fost de acord sa fie efectuate. 

Auditor financiar,

S-a luat la cunostiinta in numele

„Centrul Regional de Dezvoltare Resurse Umane si Management Social” Constanta

Presedinte,   Economist proiect

ANEXA VII LA GRANT

Verificarea cheltuielilor

Cuprins

termeni de referinta pentru verificarea cheltuielilor unui contract de grant finantat de Comunitatea europeana pentru actiuni externe

Anexa 1 : Informatii asupra verificarii cheltuielilor

Anexa 2 : Scopul lucrarii – procedurile ce vor fi efectuate

RAPORTUL CONSTATARILOR DE FACTO IN CAZUL VERIFICARII CHELTUIELILOR UNUI GRANT FINANTAT DE CE PENTRU ACTIUNI EXTERNE

1. Termeni de referinta pentru Verificarea Cheltuielilor unui Contract de Grant finantat de catre Comunitatea Europeana pentru Actiuni Externe

Urmatorii sunt termeni de referinta (‘ToR’) asupra carora Asociatia „Centrul Regional de Dezvoltare Resurse Umane si Management Social” Constanta ‘Beneficiarul’ este de acord sa angajeze P.F.A. Dobre Elena ‘Auditorul’ sa desfasoare o verificare a cheltuielilor si sa raporteze in legatura cu un contract de grant finantat de Comunitatea Europeana pentru actiuni externe privind „Incluziune sociala prin pregatire profesionala” RO 2004/016-784.01.04.01.20 (’Contractul de Grant’). Daca in acesti ToR ‘Autoritatea de Contractare’ este mentionata, aceasta se refera la Ministerul Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor, Directia de Cooperare Transfrontaliera Romania care a fost semnatara a Contractului de Grant cu Beneficiarul si asigura finantarea grant. Autoritatea de Contractare nu este parte a acestui angajament.

Responsabilitatile Partilor in Angajament

‘Beneficiarul se refera la organizatia care primeste finantare grant si care a semnat Contractul de Grant cu Autoritatea de Contractare.

Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea Raportului Financiar pentru Proiectul finantat prin Contractul de Grant si pentru asigurarea ca acest Raport Financiar poate fi bine armonizat cu sistemul contabil al Beneficiarului si cu conturile si inregistrarile de mai jos.

Beneficiarul accepta ca abilitatea Auditorului de a efectua procedurile cerute prin acest angajament depind efectiv de Beneficiar, si daca e cazul de partenerii sai, oferind acces total si liber la personalul Beneficiarului si la conturile si inregistrarile sale relevante.

‘Auditorul se refera la Auditorul care este responsabil pentru efectuarea procedurilor asupra carora s-a cazut de acord, asa cum este specificat in acesti ToR, si depunerea unui raport la Beneficiar asupra constatarilor factuale.

Auditorul este membru al Camerei Auditorilor Financiari din Romania, avand autorizatia nr. 165/2001, si membru Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, avand autorizatia nr. 1754, care la randul sau este membru al Federatiei Internationale a Contabililor (IFAC).

Subiectul Angajamentului

Subiectul acestui angajament este Raportul Financiar final legat de Contractul Grant pentru perioada 01.12006 pana la 31.07.2007. Informatia, financiara si nefinanciara, care se verifica de catre Auditor, reprezinta toata informatia care face posibila verificarea faptului ca cheltuielile sustinute de Beneficiar in Raportul Financiar s-au facut, ca sunt corecte si eligibile. Anexa 1 la acesti ToR contine o privire de ansamblu asupra informatiei cheie despre Contractul Grant si proiectul in cauza.

Motivele Angajamentului

Beneficiarul este obligat sa depuna la Autoritatea de Contractare un raport de verificare a cheltuielilor efectuat de un auditor extern in sprijinul platilor cerute de catre Beneficiar conform Articolului 15 din Conditiile Generale din Contractul Grant. Ofiterul de Autorizare al Comisiei solicita acest raport in timpul efectuarii platii cerute de Beneficiar, conditionata de constatarile factuale din acest raport.

Tipul Angajamentului si Obiectivele

Acesta constituie un angajament de efectuare a procedurilor specifice asupra carora s-a cazut de acord privind o verificare a cheltuielilor a unui contract grant finantat de catre Comunitatea Europeana pentru actiuni externe. Obiectivul acestei verificari a cheltuielilor este ca Auditorul sa verifice ca cheltuielile mentionate de Beneficiar in Raportul Financiar pentru proiectul finantat prin Contractul Grant au fost efectuate (realitatea), sunt corecte (exactitatea) si eligibile si sa depuna la Beneficiar un raport asupra constatarilor de fapt cu privire la procedurile efectuate asupra carora s-a convenit. Eligibilitatea inseamna ca fondurile oferite prin grant au fost cheltuite in concordanta cu termenii si conditiile Contractului Grant.

Cum acest angajament nu este unul asigurator, Auditorul nu ofera o opinie de audit si nu exprima nici un fel de asigurare. Autoritatii de Contractare ii provine asigurarea prin trasarea propriilor concluzii din raportul de facto al Auditorului asupra Raportului Financiar si cererile de plata ale Beneficiarului.

Scopul Lucrarii

Auditorul va efectua acest angajament in conformitate cu acesti ToR si:

in conformitate cu Standardele Internationale ale Serviciilor Conexe (‘ISRS’) 4400 Angajamente de a efectua Procedurile asupra carora s-a convenit privind Informatia Financiara asa cum au fost promulgate de catre IFAC;

in conformitate cu Codul de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC. Cu toate ca ISRS 4400 ofera independenta, nu este o cerinta pentru procedurile de angajamente asupra carora s-a convenit, Autoritatea de Contractare solicita ca auditorul sa se conformeze cu cerintele de independenta ale Codului de Etica pentru Contabilii Profesionisti.

Termenii si Conditiile ale Contractului Grant

Auditorul verifica faptul ca fondurile oferite prin grant au fost cheltuite in conformitate cu termenii si conditiile Contractului Grant asa cum s-a cerut conform Articolului 1.2 ale Conditiilor Speciale din Contractul Grant.

Planificarea, procedurile, documentatia si dovada

Auditorul trebuie sa planifice lucrarea astfel incat verificarea efectiva a cheltuielilor sa fie indeplinita. In acest scop el desfasoara procedurile specificate in Anexa 2 ale acestor ToR (‘Scopul Lucrarii – Proceduri ce vor fi desfasurate’) si utilizeaza dovezile obtinute din aceste proceduri ca baza pentru raportul constatarilor de fapt. Auditorul va documenta aceste chestiuni care sunt importante in oferirea dovezii in spijinul raportului, si dovezilor ca lucrarea a fost indeplinita in conformitate cu ISRS 4400 si cu acesti ToR.

Raportarea

Raportul verificarii cheltuielilor va trebui sa descrie scopul si procedurile asupra carora s-a cazut de acord ale angajamentului in detalii suficiente pentru a permite Beneficiarului si Autoritatii de Contractare sa inteleaga natura si intinderea procedurilor desfasurate de Auditor. Utilizarea formatului de raport atasat in Anexa VII din Conditiile Generale este obligatorie.

Alti Termeni

Onorariul auditorului a fost 500 €, echivalentul in lei, conform liniei bugetare aprobate.

Anexa 1: Informatii despre Subiectul Verificarii Cheltuielilor

Mentionam ca, in baza scrisorii de intentie din 05.06.2006, Consiliul Judetean Constanta, in calitate de partener asociat a asigurat cofinantarea in cuantum de 5000 €, conform extras cont nr. 11/ 29.06.2007.

Anexa 2: Scopul Lucrarii – Proceduri ce vor fi indeplinite

Auditorul schiteaza si efectueaza programul verificarilor in conformitate cu obiectivul si scopul acestui angajament si procedurile ce vor fi utilizate asa cum se specifica mai jos. Cand realizeaza aceste proceduri, Auditorul poate aplica tehnici cum ar fi ancheta si analiza, evaluare/reevaluare, comparatia, alte verificari de precizie, observatii, inspectii ale inregistrarilor si documentelor, inspectii ale evaluarilor si obtinerea confirmarilor.

Auditorul obtine dovezi de verificare potrivite din aceste proceduri pentru a fi capabil sa intocmeasca un raport de constatari de facto. In acest scop Auditorul poate folosi indrumarea oferita de Standardul International de Audit 500 “ Probe de Audit” si in special indrumarea din paragrafele legate de “dovezi de audit adecvate si suficiente”. Auditorul isi exercita judecata profesionala asupra a ceea reprezinta dovada clara de verificare suficienta daca crede ca indrumarea oferita de ISA 500, termenii si conditiile Contractului Grant si ale ToR pentru acest angajament nu sunt suficienti.

Conditiile Generale ale Contractului Grant (‘Conditii Generale’) si anume Articolul 16.3 ofera o lista indicativa a tipurilor si natura dovezilor care Auditorul poate deseori sa le gaseasca in verificarile cheltuielilor. Acest lucru poate sa varieze in functie de natura cheltuielilor si practicilor din tara in cauza.

Obtinerea unei Intelegeri suficiente a Proiectului si a Termenilor si Conditiilor Contractului Grant

Auditorul obtine o intelegere suficienta a termenilor si conditiilor Contractului Grant prin revizuirea Contractului Grant si a anexelor sale si alte informatii relevante, si prin ancheta la Beneficiar. Auditorul se asigura ca obtine o copie a Contractului Grant original (semnat de catre Beneficiar si Autoritatea de Contractare) cu anexele sale. Auditorul obtine si revizuieste copiile Raportului Descriptiv Financiar final (Anexa VI din Contractul Grant).

Auditorul este indeosebi atent la Anexa 1 din Contractul Grant, care contine Descrierea Proiectului, Anexa II (Conditii Generale) si Anexa IV, care specifica regulile pentru achizitii (inclusiv regulile de nationalitate si origine) a beneficiarilor de grant in contextul actiunilor externe ale CE. Incapacitatea de conformare la aceste reguli face ca cheltuielile sa fie neeligibile pentru finantare Comunitara. Aceste reguli de achizitii se aplica tuturor contractelor grant dar in functie de baza legala a contractelor grant (de exemplu TACIS, ALA si Food Aid) regulile de nationalitate si origine pot varia. Auditorul se va asigura ca Beneficiarul a identificat si inteles regulile de nationalitate si origine aplicabile. Regulile aplicabile de nationalitate si origine sunt elaborate, pentru fiecare baza legala, in Anexa 2 din Ghidul Practic pentru procedurile de contractare pentru actiunile externe ale Comunitatilor Europene. Daca Auditorul gaseste ca termenii si conditiile de verificare nu sunt suficient de clare, el va cere clarificari de la Beneficiar.

Procedurile de verificare a Eligibilitatii Cheltuielilor Solicitate de catre Beneficiar in Raportul Financiar al Proiectului

Proceduri Generale

Auditorul verifica daca Raportul Financiar este in concordanta cu conditiile Contractului Grant si anume cu Articolul 2 din Conditii Generale (incluzand format si limba).

Auditorul examineaza daca Beneficiarul s-a conformat la regulile pentru contabilitate din Contractul Grant si anume cu Articolul 16 din Conditii Generale. Scopul acestui lucru este:

evaluarea daca o verificare eficienta si eficace a cheltuielilor din Raportul Financiar este posibila; si

raportarea unor exceptii si slabiciuni importante cu privire la contabilitate si cerintele de documentatie astfel incat Beneficiarul sa poata executa masurile ce urmeaza pentru corectie si imbunatatirea perioadei ramase din implementarea Proiectului.

Auditorul reconciliaza informatiile din Raportul Financiar cu sistemul de contabilitate si inregistrare al Beneficiarului (ex. balanta de verificare, registrul general al conturilor, registre auxiliare, etc.)

Auditorul verifica daca ratele de schimb corecte au fost aplicate pentru schimburile valutare daca este cazul, si daca au fost aplicate in conformitate cu conditiile Contractului Grant si anume Articolul 15.9 din Conditii Generale.

Conformitatea Cheltuielilor cu Bugetul si Revizia Analitica

Auditorul efectueaza o revizie analitica a liniilor de cheltuieli din Raportul Financiar si:

verifica daca bugetul din Raportul Financiar corespund cu Bugetul Contractului Grant (autenticitatea si autorizarea Bugetului initial) si verifica daca cheltuielile efectuate au fost prevazute in bugetul Contractului Grant.

verifica daca suma totala solicitata la plata de catre Beneficiar nu depaseste maximum de grant specificat in Articolul 3.2 din Conditii Speciale ale Contractului Grant.

verifica daca amendamentele la Bugetul Contractului Grant sunt conforme cu conditiile pentru asemenea amendamente (inclusiv – daca este cazul – cererile pentru actele aditionale la Contractul Grant) asa cum sunt descrise in Articolul 9 din Conditii Generale.

verifica daca conditiile pentru profit din Articolul 17.3 din Conditiile Generale sunt respectate.

Selectarea Cheltuielilor ce vor fi Verificate

Capitole, Subcapitole si Articole de Cheltuieli

Cheltuielile solicitate de Beneficiar in Raportul Financiar sunt prezentate sub urmatoarele capitole de cheltuieli: 1 Resurse Umane, 2 Deplasari/Calatorii, 3 Echipamente si bunuri, 4 Birou Local, 5Alte costuri, servicii, 6 Altele, 8 Costuri administrative si 10 Cheltuieli neprevazute. Capitolele de cheltuieli pot fi impartite in subcapitole de cheltuieli cum ar fi, de exemplu 1.1 Salarii.

Subcapitolele de cheltuieli pot fi, in principiu, impartite in articole individuale de cheltuieli sau clase de cheltuieli cu aceleasi caracteristici, sau caracteristici similare. Forma si natura documentelor justificative (de exemplu o plata, un contract, o factura, etc.) si modul in care cheltuielile sunt inregistrate (de exemplu intrari intr-un registru) variaza in functie de tipul si natura cheltuielilor si a actiunilor si tranzactiilor ce le urmeaza. In orice caz, in toate situatiile, articolele de cheltuieli reflecta valoarea contabila (sau financiara) a actiunilor sau tranzactiilor ce le urmeaza, indiferent de natura si tipul actiunii sau tranzactiei in cauza.

Selectionarea Articolelor de Cheltuieli

Valoarea ar trebui sa fie factorul primar utilizat de Auditor in selectionarea articolelor de cheltuieli pentru verificare. Auditorul selectioneaza articolele de cheltuieli de valori ridicate pentru a asigura o acoperire potrivita a cheltuielilor.

Mai mult, Auditorul utilizeaza judecata sa pentru a selectiona articole specifice de cheltuieli sau clase de articole de cheltuieli. Auditorul poate utiliza factori cum ar fi cunostinta sa asupra proiectului si caracteristicile categoriilor de cheltuieli, clase si articole fiind verificate cum ar fi de exemplu articolele de cheltuieli care nu sunt uzuale sau prezinta un risc inerent sau sunt predispuse la erori.

Verificarea Cheltuielilor

Auditorul verifica cheltuielile si raporteaza toate exceptiile ce rezulta din aceasta verificare. Exceptiile verificarii reprezinta toate deviatiile verificarii gasite la efectuarea procedurilor specificate in aceasta Anexa. In toate cazurile Auditorul evalueaza impactul financiar (estimat) al exceptiilor in termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: daca Auditorul gaseste o exceptie cu privire la regulile de achizitii, el evalueaza in ce masura aceasta exceptie a condus la cheltuieli neeligibile. Auditorul raporteaza toate exceptiile gasite incluzandu-le pe acelea caror nu le poate masura impactul financiar. Avand selectionate articolele de cheltuieli Auditorul le verifica prin testarea lor dupa criteriile specificate mai jos.

Eligibilitatea Costurilor Directe

Auditorul verifica eligibilitatea costurilor directe in termenii si conditiile Contractului Grant si anume dupa Articolul 14 din Conditiile Generale. El verifica daca aceste costuri:

sunt necesare pentru implementarea/punerea in practica a proiectului. Cu alte cuvinte, Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o tranzactie sau actiune au fost create pentru scopul definit al actiunii si daca sunt necesare pentru activitatile si obiectivele proiectului. Mai departe Auditorul verifica daca costurile directe sunt prevazute in Bugetul Contractului Grant si sunt conforme cu principiile managementului financiar riguros, in special se verifica valoarea banilor si eficacitatea costurilor.

au fost realizate chiar de catre Beneficiar sau partenerii sai pe perioada implementarii Proiectului, asa cum se defineste in Articolul 14.1 din Conditiile Generale;

sunt inregistrate in conturile Beneficiarului si sunt identificabile si verificabile si au substanta reala avand la baza documente de evidenta originale.

Auditorul de asemenea considera costurile neeligibile asa cum sunt descrise in Articolul 14.6 din Conditiile Generale. In consecinta Auditorul verifica in special daca cheltuielile includ anumite taxe, inclusiv TVA. Daca este cazul Auditorul verifica daca Beneficiarul (sau, daca este cazul, partenerii sai) nu pot sa recupereze aceste taxe si daca regulile, regulamentele si practicile aplicabile in tara in cauza permit acoperirea acestor taxe in cheltuieli.

Exactitate si Inregistrare

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o tranzactie sau actiune au fost inregistrate cu acuratete in sistemul contabil al Beneficiarului si in Raportul Financiar si daca cheltuielile sunt sustinute prin dovezi adecvate si prin documente. Acestea includ estimarea corecta si utilizarea corecta a ratelor de schimb valutar.

Clasificare

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o tranzactie sau actiune a fost clasificata in capitolul si subcapitolul corecte din Raportul Financiar.

Realitatea (incidenta / existenta)

Auditorul isi exercita judecata profesionala pentru a obtine dovezi suficiente de verificare potrivite pentru a stabili daca cheltuielile au fost facute (realitatea si calitatea cheltuielilor) si – daca este cazul – bunurile exista. Auditorul verifica realitatea si calitatea cheltuielilor pentru o tranzactie sau actiune prin examinarea dovezilor muncii efectuate, bunurilor primite sau serviciilor prestate, in timp util/la timpul potrivit, de o calitate acceptabila si convenita si la preturi sau costuri rezonabile.

Conformitatea cu Regulile de Achizitii, Nationalitate si Origine

Auditorul examineaza care reguli de achizitii, nationalitate si origine se aplica pentru anumite capitole, subcapitole, clase de articole de cheltuieli sau articole de cheltuieli. Auditorul verifica daca Beneficiarul s-a conformat la asemenea reguli si daca cheltuielile in cauza sunt eligibile. Daca Auditorul descopera cazuri de neconformitate cu regulile de achizitii, el raporteaza natura unor asemenea evenimente ca si impactul lor financiar in termeni de cheltuieli neeligibile.

Costuri administrative (indirecte)

Auditorul verifica daca costurile administrative (indirecte) (capitolul 8 din Raportul Financiar) nu depasesc maximum de 7% din costurile totale directe ale proiectului (Articolul 14.3 din Conditii Generale).

Cheltuieli neprevazute

Auditorul verifica daca cheltuielile neprevazute (capitolul 10 din Raportul Financiar) nu depasesc 5% din costurile totale eligibile (directe si indirecte) ale Proiectului (Articolul 14.4 din Conditii Generale).

Gradul de Acoperire prin Verificare a Cheltuielilor

Auditorul aplica principiile si criteriile specificate mai jos cand planifica si desfasoara procedurile de verificare a cheltuielilor din Sectiunile 3 si 4 de mai sus. Aceasta permite Auditorului sa-si planifice rational munca de verificare.

Verificarea de catre Auditor si gradul de acoperire prin verificare a cheltuielilor nu inseamna in mod necesar o verificare completa si exhaustiva a tuturor articolelor de cheltuieli care sunt incluse intr-un capitol sau subcapitol specific al cheltuielilor. Auditorul va asigura o verificare sistematica si reprezentativa, dar in functie de anumite conditii (vezi mai jos) Auditorul poate obtine rezultate de verificare satisfacatoare pentru un capitol sau subcapitol de cheltuieli prin vizualizarea unui numar limitat de articole de cheltuieli.

Auditorul poate aplica tehnici de esantionare statistica pentru unul sau mai multe capitole sau subcapitole de cheltuieli din Raportul Financiar. In acest scop Auditorul examineaza daca “populatiile” (adica subcapitolele de cheltuieli sau clasele de articole de cheltuieli din cadrul unui subcapitol de cheltuieli) sunt potrivite si suficient de largi (adica sunt compuse dintr-un numar destul de mare de articole) pentru o sondare statistica eficienta. Acest lucru permite Auditorului sa obtina si sa evalueze dovezile de verificare pentru a forma o concluzie asupra populatiei totale din care mostra/articolul ales este extras. Auditorul se poate referi la Standardul International de Audit IFAC 530 ‘ Esantionarea in audit si alte proceduri selective de testare’ pentru indrumare.

Rata de Acoperire prin Verificare a Cheltuielilor (‘ECR’)

Rata de Acoperire prin Verificare a Cheltuielilor (‘ECR’) reprezinta suma totala a cheltuielilor verificate de catre Auditor exprimate ca procentaj din suma totala de cheltuieli raportata de catre Beneficiar in Raportul Financiar si solicitata de catre Beneficiar pentru a fi dedusa din suma totala de pre-finantare in Contractul Grant. Aceasta suma este raportata in Anexa V din Contractul Grant. Auditorul se asigura ca ECR total este cel putin 65%. Auditorul selectioneaza articolele de cheltuieli (vezi Sectiunea 3.2). Daca gaseste o rata exceptionala de mai putin de 10% din totalul sumei de cheltuieli verificata (adica 6,5%) Auditorul finalizeaza procedurile de verificare si isi continua raportul. Daca rata de exceptie este mai mare de 10% Auditorul extinde verificarile pana cand ECR este cel putin 85%. Auditorul apoi finalizeaza procedurile de verificare si continua raportarea fara a tine cont de rata totala de exceptie gasita. Auditorul se asigura ca ECR pentru fiecare capitol si subcapitol de cheltuieli din Raportul financiar, este de cel putin 10%.

Verificarea Incasarilor Proiectului

Auditorul verifica daca incasarile (inclusiv, printre altele, granturile si finantarea primita de la alti donori si incasarile generate de Beneficiar in contextual proiectului) au fost adecvat alocate proiectului finantat prin Contractul Grant si corect specificate in raportul Financiar. Cum acest angajament nu este un audit, Auditorului nu ii este cerut sa evalueze daca incasarile sunt complete.

Raportul Constatarilor De Facto pentru Verificarea Cheltuielilor a unui Contract Grant finantat de CE pentru Actiuni Externe

P.F.A. Dobre Elena

Auditor financiar autorizat

Membru al Camerei de Auditori Financiari din Romania

Nr. 165/2001

Nr. 270/ 03. 08.2007

Raportul Constatarilor De Facto pentru Verificarea Cheltuielilor a unui Contract Grant finantat de CE pentru Actiuni Externe

Bujini Jenica, Manager proiect

Asociatia „Centrul Regional de Dezvoltare Resurse Umane si Management Social” Constanta

Str. Muncel nr. 42 A, Constanta, cod 900534, Judet Constanta

Stimata Doamna Bujini Jenica,

In concordanta cu contractul nostru din data de 07.03.2007 incheiat cu Asociatia „Centrul Regional de Dezvoltare Resurse Umane si Management Social” Constanta „Beneficiarul” si cu termenii de referinta atasati (Anexa 1 din acest raport), prezentam Raportul Constatarilor de Facto („Raportul”), cu privire la Raportul Financiar pe care l-ati oferit pentru perioada 01.12006-31.07.2007 (Anexa 2 din Raport). Ati cerut ca anumite proceduri sa fie efectuate in legatura cu Contractul Grant – Actiuni Externe ale Comunitatii Europene – Proiect: Incluziune sociala prin pregatire profesionala, RO 2004/016-784.01.04.01.20 „Contractul Grant”. Raportul consta in aceasta scrisoare si detaliile raportului specificate in Capitolele 1 si

Obiectiv

Angajamentul nostru a fost un angajament pentru a efectua procedurile asupra carora s-a cazut de acord privind verificare cheltuielilor contractului grant intre dumneavoastra si Ministerul Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor, Directia de Cooperare Transfrontaliera Romania ”Autoritatea de Contractare”. Angajamentul a implicat efectuarea anumitor proceduri specificate, ale caror rezultate sunt utilizate de Autoritatea de Contractare pentru a trage propriile concluzii.

Obiectivul verificarii cheltuielilor este ca Auditorul sa verifice daca cheltuielile mentionate de Beneficiar in Raportul Financiar pentru actiunea finantata prin Contractul Grant au fost efectuate (“realitatea”), sunt fidele (“exacte”) si eligibile si sa depuna la Beneficiar Raportul privitor la procedurile efectuate asupra carora s-a convenit. Eligibilitatea inseamna ca fondurile provenite din grant au fost cheltuite in conformitate cu termenii si conditiile Contractului Grant.

Scopul Lucrarii

Angajamentul nostru a fost efectuat in concordanta cu:

termenii de referinta din Anexa 1 la acest Raport si:

Standardul International pentru Servicii Conexe (‘ISRS’) 4400 Angajamente pentru efectuarea Procedurilor Convenite privind Informatiile Financiare asa cum au fost promulgate de catre Federatia Internationala a Contabililor (‘IFAC);

Codul de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC. Desi ISRS 4400 prevede ca independenta nu e o cerinta pentru angajamentele de proceduri convenite, Autoritatea de Contractare solicita ca Auditorul sa se conformeze cu cerintele de independenta ale Codul de Etica pentru Contabilii Profesionisti;

Asa cum s-a cerut, am efectuat doar procedurile specificate in termenii de referinta ai acestui angajament si am raportat constatarile noastre de facto asupra acelor proceduri din Capitolul 3 al acestui Raport.

Scopul acestor proceduri convenite a fost determinat doar de catre Autoritatea de Contractare si procedurile au fost efectuate doar pentru a asista Autoritatea de Contractare in evaluarea daca cheltuielile mentionate de Beneficiar in Raportul Financiar au avut loc (“realitatea”), sunt fidele (“exacte”) si eligibile.

Deoarece procedurile efectuate de catre noi nu au constituit un audit sau o revizie executata in conformitate cu Standardele de Audit sau Standardele Internationale de Angajamente de Revizuire, noi nu oferim nici o asigurare asupra Raportului Financiar insotitor.

Daca am fi efectuat proceduri aditionale sau daca am fi efectuat un audit sau o reexaminare a declaratiilor financiare ale Beneficiarului potrivit Standardelor Internationale de Auditare, alte aspecte ar fi putut intra in atentia noastra care ar fi fost raportate catre dumneavoastra.

Surse de Informare

Raportul evidentiaza informatia oferita noua prin managementul Beneficiarului ca raspuns la intrebari specifice sau obtinuta si extrasa din sistemul de informare si de contabilitate al Beneficiarului. In plus am primit informatii verbale de la managementul Beneficiarului, pe care nu le-am obtinut in scris.

Constatari de Facto

Totalul cheltuielilor care este subiectul verificarii cheltuielilor insumeaza 33,860.00 €.

Rata de acoperire prin verificare a cheltuielilor este peste 65%. Aceasta rata reprezinta suma totala a cheltuielilor verificate de noi exprimata ca procentaj din totalul cheltuielilor care au fost subiectul acestei verificari.

Avand ca baza procedurile convenite efectuate de noi, am gasit ca cheltuielile insumand 198.63€ nu sunt eligibile.

Utilizarea acestui Raport

Acest Raport este doar pentru scopul descris in obiectivul de mai sus.

Acest Raport este intocmit exclusiv pentru uzul confidential al Beneficiarului si a Autoritatii de Contractare si numai pentru scopul depunerii la Autoritatea de Contractare in legatura cu cerintele specificate in Articolul 15 din Conditiile Generale ale Contractului Grant. Acest Raport nu poate fi utilizat de Beneficiar sau de Autoritatea de Contractare in orice alt scop, nici nu poate fi distribuit la terti. Autoritatea de Contractare poate divulga acest Raport doar celor care au drepturi reglementate de acces, Biroului European Anti Frauda si Curtii Europene a Auditorilor.

Acest Raport are legatura doar cu Raportul Financiar mentionat mai sus si nu se extinde la orice declaratii financiare ale Beneficiarului.

Asteptam cu interes discutarea Raportului cu dumneavoastra si vom fi bucurosi sa va furnizam orice alta informatie sau asistenta care ar putea fi solicitata.

Cu stima,

Auditor Financiar,

Elena Dobre

3. Detaliile Raportului de audit de proiect

Capitolul 1  Informatii despre Contractul Grant si Proiect

Obiectivul general al proiectului „Incluziune sociala prin pregatire profesionala” constituie o cooperare tranfrontaliera de tip „people to people” destinata unei mai bune incluziuni sociale a persoanelor cu deficiente de vedere. Obiectivele specifice sunt:

metode inovative de pregatire pentru sporirea nivelului de pregatire profesionala a persoanelor cu deficiente de vedere;

sporirea sanselor pentru astfel de persoane de a obtine locuri de munca pana acum inaccesibile lor;

dezvoltarea schimburilor culturale si sportive intre persoanele cu deficiente de vedere din judetul Constanta (Romania) si din districtul Dobrich (Bulgaria);

constientizarea cetatenilor cu privire la necesitatile persoanelor cu deficiente de vedere prin elaborarea unei brosuri cu titlul „Priveste mai atent in jurul tau”.

Bugetul total al proiectului este de 42,0650 €, din care 37,0650 € reprezinta contributia maxima a Autoritatii de Contractare, in procent de 88.11% din totalul bugetului. Prima rata de prefinantare este de 29,649.50 € (80% din 37,0650 €), potrivit extrasului de cont in Euro al Bancii Comerciale Romane nr.1/202007/08.02007 pentru 2237 € si potrivit extrasului de cont in RON al Bancii Comerciale Romane nr.1/202007/07.02007 pentru 25.269,21 RON (echivalentul a 7.412,50 €). Dobanda oferita de banca este de 31,38 €.

Finantarea totala a Autoritatii de Contractare, inclusiv dobanda, este de 29.680,88 €. Potrivit extrasului de cont in Euro al Bancii Comerciale Romane nr.11/29.06.2007, 5,000.00 € sunt primiti de la Consiliul Judetean Constanta, in calitate de partener asociat. Numarul de cont in Euro este 2511.E 01.0.324356.0114 EUR.6. Dobanda oferita de banca este de 1.51 €. Finantarea totala din partea Consiliului Judetean Constanta, inclusiv dobanda este de 5,001.51 €. Finantarea totala la data prezentului raport este de 34.682,39 €. Costurile efective ale proiectului sunt de 33,860.00 €. Diferenta de 153.17 € va fi decontata cu Autoritatea de Contractare.

Perioada de implementare a proiectului este de 8 luni.

Brosura „Priveste mai atent in jurul tau” a fost publicata in 300 de exemplare. Aceasta publicatie a fost distribuita catre Asociatia Romana a Persoanelor cu Dizabilitati de vedere – filiala Constanta-Tulcea, catre Asociatia „HobbysClub”, Dobrich, Bulgaria, si catre Directia Judeteana de Asistenta Sociala si Protectia Copilului, Constanta.

Beneficiarul, respectand principiul eficientei costurilor, a efectuat costurile efective ale proiectului. Costurile proiectului sunt inregistrate in contabilitate, sunt platite din conturile bancare si sunt dovedite de documente in original. Costul proiectului nu include taxe (TVA si altele).

Au fost achizitionate urmatoarele echipamente: 6 computere, 2 scannere, 3 imprimante laser color, 2 licente pentru cititor de ecran.

Prin prezenta certificam ca conturile de operare (venituri si cheltuieli) sunt reale, sigure si dovedite prin documentele de rigoare, iar cheltuielile eligibile, insumand 33,860.00 € au fost efectuate potrivit prevederilor Contractului.

Capitolul 2 Proceduri Efectuate si Constatarile de Facto

Am efectuat procedurile asa cum s-a convenit asupra lor in termenii de referinta pentru verificarea cheltuielilor din Contractul Grant privind Contract de Grant – Actiuni Externe ale Comunitatii Europene – Proiect: Incluziune sociala prin pregatire profesionala,  RO 2004/016-784.01.04.01.20 (vezi Anexa 1). Constatarile de Facto ale acestei proceduri sunt specificate in capitolele de mai jos.

Obtinerea unei intelegeri suficiente a Proiectului si a termenilor si conditiilor Contractului Grant -s-a realizat prin obtinerea unei copii a Contractului Grant si a anexelor sale (Anexa II, Anexa VII) si prin obtinerea si revizuirea unei copii a Raportului Financiar intocmit de Beneficiar conform Anexa VI a Contractului Grant.

Procedurile de verificare a Eligibilitatii Cheltuielilor mentionate de Beneficiar in Raportul Financiar al Proiectului- sunt cele prevazute in Anexa VII a Contractului Grant si agreate de Auditor si reprezinta Termenii de referinta pentru verificarea cheltuielilor Contractului Grant, Anexa

Proceduri generale

- s-a verificat daca Raportul Financiar este in concordanta cu conditiile Contractului Grant Articolul 2 (format si limba) si nu apar neconcordante.

- s-a examinat conformitatea cu regulile de contabilitate din Contractul Grant Articolul 16 in scopul de a evalua daca verificarea eficace si eficienta a cheltuielilor din Raportul Financiar este posibila si in scopul de a raporta eventuale exceptii si slabiciuni cu privire la contabilitate si la cerintele de documentatie asa incat Beneficiarul sa poata lua masuri de corectie si imbunatatire pe perioada ramasa din implementarea Proiectului. Nu apar neconformitati.

- s-au verificat si conciliat informatiile din Raportul financiar cu informatiile din documentele contabile (balanta de verificare) si nu apar neconcordante.

- s-a verificat aplicarea corecta a ratei de schimb valutar in conformitate cu Articolul 15.9 din Conditii Generale si nu apar neconcordante.

Conformitatea Cheltuielilor cu Bugetul si Revizia Analitica

Din verificarea concordantei dintre Raportul financiar si Bugetul Contractului Grant, rezulta ca toate cheltuielile efectuate sunt prevazute in Bugetul Contractului Grant, adica sunt eligibile.

Nu exista suma solicitata la plata care sa depaseasca maximum de grant specificat in Articolul 3.2 din Conditii Speciale.

Nu se inregistreaza profit.

Selectionarea Cheltuielilor pentru Verificare

Selectionarea cheltuielilor s-a realizat pe capitole de cheltuieli conform liniilor bugetare aprobate.

Selectionarea cheltuielilor supuse verificarii in cadrul capitolelor s-a realizat dupa valoare, riscuri inerente si predispozitie la erori.

Verificarea Cheltuielilor

4.1 Eligibilitatea Costurilor Directe: cheltuielile efectuate sunt necesare realizarii proiectului; costurile directe sunt prevazute in Bugetul Contractului Grant si sunt conforme cu principiile managementului financiar riguros; cheltuielile sunt efectuate de Beneficiar in perioada implementarii proiectului; costurile sunt inregistrate in conturile Beneficiarului, sunt identificabile, verificabile, reale in substanta lor economica si au la baza documente originale. Nu se constata cheltuieli neeligibile de natura taxelor (TVA) dat fiind ca Beneficiarul a suportat separat, din surse proprii T.V.A. in valoare de 10,200.15 lei.

4.2 Acuratetea si Inregistrarea: cheltuielile sunt inregistrate in contabilitate dupa natura lor si cu exactitate privind calculele.

4. 3. Clasificarea cheltuielilor este conforma cu capitolele din Raportul Financiar.

4.4 Realitatea (incidenta/ existenta): activele achizitionate exista, serviciile necesare au fost prestate de furnizori in timp util, preturile din facturi sunt rezonabile.

4.5 Conformitatea cu regulile de achizitii, nationalitate si origine: nu se constata cazuri de neconformitate si nu exista impact privind cheltuieli neeligibile.

4.6 Costurile administrative (indirecte) - Nu este cazul

4.7 Cheltuieli neprevazute- Nu este cazul

Gradul de acoperire prin verificare a cheltuielilor: au fost verificate toate capitolele si subcapitolele de cheltuieli din Raportul Financiar.

5.1 Rata de acoperire prin verificare a cheltuielilor (‘ECR’): cheltuielile au fost verificate peste pragul de 65%.

5.2 Dispersia suficienta a ECR asupra categoriilor de Cheltuieli: Rata de acoperire prin verificare a cheltuielilor este de 10% pentru fiecare capitol si subcapitol de cheltuieli din Raportul Financiar.

Verificarea Incasarilor Proiectului: sumele incasate au fost adecvat alocate proiectului.

Anexa 1  Termeni de Referinta

Anexa 2  Raportul Financiar furnizat de Beneficiar

CONCLUZII

Concluzionand, auditul managementului (auditul intern al organizatiei) este preocupat de existenta si folosirea sistemului de management ales, in timp ce auditul proiectelor studiaza aspectele financiare, manageriale si tehnice ale proiectului ca un set integrat aplicat unui proiect specific intr-un mediu organizational specific. Cu toate ca procedurile folosite in auditul proiectelor sunt similare cu cele folosite in auditul financiar, in sensul ca fiecare reprezinta o investigatie atenta a subiectului/obiectului de auditat, rezultatele acestora sunt diferite, auditul proiectului nu este un audit financiar. Diferenta este ca auditul financiar are un scop limitat, concentrandu-se la modul de pastrare, utilizare si valorificare a activelor si pasivelor organizatiei auditate in timp ce auditul proiectului este mai generalizat ca scop si se poate ocupa de intregul proiect sau de elemente distinctive ale acestuia, putand astfel sa fie preocupat de orice aspect al proiectului. Punctele esentiale ale procesului de audit de proiect sunt:

obiectivele unui proiect pe care un audit trebuie sa le identifice si sa le analizeze sunt formulate atat in mod direct, ajutand la indeplinirea scopurilor si obiectivelor proiectului, cat si in mod indirect, uneori chiar ascunse, asa‑numitele obiective subsidiare;

raportul de audit trebuie sa contina macar referiri la stadiul curent al proiectului si al principalelor sarcini, la asumarea riscurilor, informatii referitoare la alte proiecte si orice limitari si constrangeri intampinate de catre auditor in redactarea acestuia;

intinderea si planificarea calendaristica a lucrarilor de audit reprezinta puncte critice ale procesului de auditare;

cea mai dificila responsabilitate a auditorului este aceea de a prezenta si interpreta cu onestitate rezultatele auditului;

ciclul de viata al unui audit include initierea auditului, definirea si identificarea liniilor de baza ale proiectului, formarea unei baze de date, analiza preliminara a proiectului, pregatirea raportului si finalizarea acestuia;

cateva dintre conditiile esentiale ale unui audit credibil sunt: o echipa de audit credibila, accesul la informatii si accesul la personal;

in particular, masurarea veniturilor este o problema speciala.

Concluzia care se degaja este aceea ca auditul este o activitate interna a proiectului ce insoteste realizarea acestuia sau o activitate externa realizata de regula post-factum. Auditul proiectelor poate fi deci un audit intern sau un audit financiar extern asa cum orice organizatie poate apela la un auditor intern dependent pentru monitorizarea realizarii proiectului sau poate apela la un auditor independent pentru certificarea conformitatii realizarii proiectului.

Bibliografie

Constanta Nicoleta BODEA (coordonator), Handbook on Project Based Management, Editura Economica, Bucuresti 2002

Elena DOBRE, Finantarea proiectelor economice, Ovidius University Press, 2007

Elena DOBRE, Controlul si auditul proiectelor, Editura Economica, 2007

Dennis LOCK, Management de proiect – versiune romaneasca, Editura Codecs 2000

Roland GAREIS, The Professional Project Start in The Gower Handbook of Project Management, McGraw-Hill, 2000

Roland GAREIS, HappyProjects!, Editia a doua, Editura ASE, 2006 – sectiunea H Asigurarea calitatii in proiete si programe, autor Constanta Nicoleta BODEA

T. INGRAM, “Client / Server and Imaging: On Time, On Budget, As Promised”; PM Network, December 1995

Ion IVAN, Paul POCATILU, Doru UNGUREANU, Project Complexity, Editura Inforec, Bucuresti, 2001

Harold KERZNER, Project Management – a System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Sixth Edition, John Wiley & Sons, Inc, 1998

Jack R. MEREDITH, Samuel J. MANTEL Jr., Project Management – a managerial approach, John Wiley & Sons, New York, 2000

Kim WIKSTRŐM & Alf REHN, Project perspecktiv, Abo Akademi, 1999, KTH Stockholm

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide), Project Management Institute, 2000

Project Finance in Developing Countries, International Finance Corporation Washington DC, 1999