Conceperea unei prezentari orale

Conceperea unei prezentari orale

1. Etape:

Stabilirea obiectivelor

Ce efect dorim sa producem asupra audientei? Vrem sa informam? Vrem sa convingem? Sa modificam idei, atitudini, comportamente?

Evaluarea auditoriului

In functie de auditoriu stabilim cantitatea de informatie pe care o vom transmite sau mijloacele de persuasiune pe care le vom utiliza.

Schitarea unui plan cu maxim patru-cinci idei

Ideile pot fi ordonate in mai multe moduri:

- in ordine cronologica

- de la cauza la efect

- de la problema la solutie

Colectarea de date pentru fiecare dintre idei

Formularea prezentarii

Se recomanda utilizarea propozitiilor scurte, simple si concise.

Structura introducere - cuprins - incheiere este un ghid util in organizarea unei prezentari. Este indicat ca introducerea si incheierea sa reprezinte 10-15% din prezentare.

Nu trebuie omise legaturile dintre idei (recomandarea este valabila si pentru formularea unui text scris si cu atat mai mult pentru o prezentare orala).

Trecerea de la o idee la alta nu trebuie sa-l puna in dificultate pe cel care urmareste textul.

2. Sfaturi pentru a castiga si mentine atentia auditoriului

Alegem un grad de redundanta mai ridicat decat daca am face aceeasi prezentare in scris.

In comunicarea orala, in general, receptorul nu se poate intoarce la o secventa anterioara a mesajului pentru a o mai asculta o data.

El trebuie sa inteleaga mesajul de la prima ascultare - din aceasta cauza in exprimarea orala este necesar un grad mai mare de redundanta decat in cea scrisa.

Repetitiile sunt necesare pentru ca auditoriul sa poata urmari prezentarea, sa inteleaga si sa retina.

Este bine sa ne organizam prezentarea dupa urmatorul principiu: mai intai comunica-le la ce urmeaza sa se refere prezentarea, apoi prezinta continutul, iar la sfarsit reaminteste-le printr-un rezumat scurt ceea ce tocmai au auzit.

Regula lui trei:

Spune-le despre ce o sa le spui, apoi spune-le, iar la sfarsit spune-le despre ce le-ai spus.)

Facem o introducere care sa aiba impact asupra auditoriului: o afirmatie surprinzatoare, cu o gluma sau o intrebare retorica.

Folosim un limbaj non-verbal convingator

Pastram contactul vizual cu audienta. Evitam sa ne fixam privirea doar asupra celor care ne urmaresc cu interes. Cei mai putin atenti pot fi castigati daca reusim sa-i convingem ca vorbim pentru ei.

Prezentarea

Scopul prezentarii este sa ofere auditorului mai multe informatii decat are la acel moment asupra unei teme.

Pentru a oferi informatiile in asa fel incat auditoriul sa le retina, vorbitorul trebuie sa isi construiasca prezentarea tinand seama de urmatoarele:

Oamenii inteleg si memoreaza mai usor lucruri care au legatura cu viata lor. Este indicat ca vorbitorul sa evidentieze relevanta pentru ascultatori a informatiilor pe care el le prezinta.

Sunt retinute mai usor informatiile transmise simultan pe mai multe canale. De exemplu, intr-o prezentare cu suport vizual datele sunt transmise in acelasi timp pe canalele vizual si auditiv.

Un grad de noutate stimuleaza atentia auditoriului Noutatea este salutara prin efectul surpriza. Totusi, vorbitorul nu trebuie sa uite ca intelegerea informatiilor noi se bazeaza pe cunostintele pe care ascultatorii le au deja in domeniu.

Atat cu o prezentare supraincarcata informational cat si cu o prezentare saraca in informatie vorbitorul va pierde atentia auditoriului.

In primul caz ascultatorii se vor simti depasiti de fluxul informatiilor, iar in al doilea caz se vor plictisi.

Consecinta si intr-un caz si in celalalt, va fi ca vor renunta sa urmareasca prezentarea.

Densitatea optima a informatiei depinde de auditoriu si de tema. Este important ca vorbitorul sa pastreze contactul cu auditoriul, sa-i urmareasca reactiile si sa le utilizeze ca feedback pentru adaptarea "din mers" a prezentarii.

Trebuie evitate enumerarile monotone de date. Lipsa de variatie induce dificultati de concentrare a atentiei, oboseala, plictiseala. Un bun vorbitor inlocuieste enumerarile grupand datele in unitati cu sens.