CALIFICAREA AUDITORILOR SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII

1. Notiuni generale privind educatia, instruirea, experienta profesionala si competenta in audit

2. Procesul de evaluare si selectare a auditorilor

3. Auditorul - cunostinte si abilitati

4. Conducatorul echipei de audit (auditorul sef) - cunostinte si abilitati

5.Auditorii pentru SMC si SMM - cunostinte si abilitati

Cunostinte si abilitati in definirea ariei de competenta a auditorilor

7.Mentinerea calificarii auditorilor

1. Notiuni generale privind educatia, instruirea, experienta profesionala si competenta in audit

Pentru a fi calificat ca auditor, o persoana, trebuie sa demonstreze calitati personale si competenta in managementul auditurilor.

Competenta reprezinta capacitatea demonstrata pentru a utiliza cunostinte si abilitati.

Competenta de actiune reprezinta capacitatea de a utiliza cunostinte din arii diferite si abilitati

Educatia, instruirea si experienta profesionala in audit sunt pietrele de temelie ale competentei. Multe din domeniile de competenta necesare unui audit sunt comune atat auditorilor sistemului de management al calitatii cat si auditorilor de mediu. Desigur, unele domenii de competenta sunt specifice auditorilor sistemelor de management al calitatii fata de auditorii de mediu.

Acest lucru este prezentat in figura 1.

Fig 1. Conceptul de competenta in concordantacu cerintele ISO 19011:2002

Acest capitol subliniaza calitatile personale, educatia, instruirea si experienta profesionala si de audit cat si domeniile de competenta necesare pentru a califica auditorii sistemelor de management al calitatii si mediului. Sunt date indrumari privind calificarea suplimentara ceruta pentru seful echipei de audit si pentru auditorii care desfasoara atat audituri ale sistemelor de management al calitatii cat si cele pentru mediu.

2. Procesul de evaluare si selectare a auditorilor

Procesul de evaluare conform ISO 19011:2002 indica parcurgerea urmatoarelor etape (pasi):

Calificarile prezentate in acest capitol, in mod deosebit domeniile de competenta, trebuie sa fie utilizate ca si criterii pentru selectarea auditorilor pentru o echipa de audit specifica.

Procesele de selectare a echipei de audit sunt discutate mai in detaliu in subcapitolele 2.4 din ISO 19011.

In final, auditorii trebuie sa dezvolte si sa-si mentina abilitatile prin dezvoltare profesionala si participare la audituri.

Figura 3. ilustreaza relatia dintre calificarea initiala a unui auditor, selectarea echipei de audit, mentinerea calificarilor auditorilor (dezvoltarea continua profesionala si mentinerea abilitatilor de auditor) si procesul continuu de evaluare a auditorilor.

In fig. 4. Se prezinta relatia dintre etapele procesului de evaluare si cerintele ISO 19011:2002

Fig. 4. Relatia dintre etapele procesului de evaluare ti cerinetele ISO 19011

3. Auditorul - cunostinte si abilitati

Pentru a deveni auditor o persoana trebuie sa posede :

a.Educatie - sa absolve studii suficiente pentru a dobandi cunostintele si abilitatile generice unui auditor

b.Instruire in audit - sa beneficieze de o instruire care sa dezvolte cunostintele si abilitatea necesara pentru desfasurarea auditului.

Cunostintele si abilitatile castigate prin instruire pot fi demonstrate prin examinari scrise sau orale, observare directa sau jucarea unor roluri (role-playing).

Tabelul 1.

Nota 1 : Educatia secundara este acea parte a sistemului national de educatie dupa stadiul primar sau elementar, dar imediat inaintea intrarii la universitate sau institutie de educatie similara.

Nota 2 : Experienta profesionala in cea de-a doua disciplina (domeniu) poate fi dobandita in acelasa timp cu experinata profesionala din prima disciplina (domeniu).

Instruirea poate fi asigurata de insasi organizatia unde lucreaza persoana sau de o organizatie externa si trebuie sa atinga urmatoarele zone :

a.cunoasterea standardelor si a altor cerinte relevante fata de care se pot desfasura audituri SMC+SMM;

b.tehnici de examinare, interogare, inregistrarea informatiilor, evaluare si raportare;

c.abilitati necesare pentru comunicare, planificare, organizare si desfasurare a unui audit;

c. Experienta profesionala adecvata - experienta profesionala adecvata trebuie sa includa activitati intr-o functie tehnica, manageriala sau profesionala care sa implice rezolvarea problemelor si comunicarea cu alte persoane de conducere sau profesori (peers), clienti sau alte parti interesate.

d. Experienta privind procesul de audit audit - persoanele trebuie sa castige experienta in activitatile de audit, incluzand analiza documentelor, activitati la fata locului si intocmirea de rapoarte. Toata experienta de audit trebuie sa cuprinda in intregime standardele referitoare la SMC+SMM. Aceasta experienta trebuie sa fie dobandita sub supravegherea si cu sprijinul unui conducator de echipa de audit din aceeasi disciplina.

Aceasta instruire la fata locului trebuie sa fie de data recenta si in conformitate cu standardele in vigoare

4. Conducatorul echipei de audit (auditorul sef) - cunostinte si abilitati

Inainte de a-si asuma responsabilitatea conducerii unei echipe de audit al calitatii sau de mediu un auditor trebuie :

a.sa demonstreze cunostinte, abilitati personale necesare pentru conducerea efectiva a unei echipe de audit si a eficientei conducerii auditului. Aceasta include planificarea, organizarea, conducerea, efectuarea si raportarea auditurilor.

b.sa efectueze auditurile suplimentare definite in tabelul 2. ca un sef de echipa de audit sub supravegherea sau indrumarea unui alt auditor cu aceeasi calificare ca a unui sef de echipa de audit;

c.sa fie capabil sa faca judecati asupra intregii capabilitati a sistemului de management.

Principalele responsabilitati ale auditorului si ale conducatorului echipei de audit (auditorului sef)

Tabelul 2.

5. Auditorii pentru SMC si SMM - cunostinte si abilitati

Auditorii pentru SMC sau SMM care doresc sa devina auditori pentru a doua disciplina trebuie :

a.sa aiba instruirea si experienta practica recomandata si sa aiba competenta necesara pentru a doua disciplina;

b.sa fi desfasurat auditurile suplimentare definite in tabelul 1. care sa acopere elementele sistemului de management in cea de-a doua disciplina sub supravegherea si sub indrumarea unui auditor calificat in aceasta disciplina.

Un sef de echipa de audit intr-una din disciplinele nu poate deveni un sef de echipa de audit din a doua disciplina pana cand nu indeplineste cele prevazute la pct.a) si b) de mai sus.

Cunostinte si abilitati in definirea ariei de competenta a auditorilor

Aceasta clauza identifica ariile de competenta pentru un auditor al sistemelor de management al calitatii sau al mediului.

Competenta poate fi obtinuta printr-o combinatie intre educatie, instruire si experienta profesionala si in auditare.

Subclauza 7.3.3 acopera arii generale de competenta care se aplica auditorilor SMC,

Subclauza 7.3.1 si 7.3.2. acopera acele arii care se aplica auditorilor SMC+SMM, iar 7.3.4 acopera acele arii care se aplica numai auditorilor SMM.

1. Arii generale de competenta

Auditorii trebuie sa aiba competenta in urmatoarele arii :

a.principii, proceduri, metode si tehnici de audit - auditorul sa fie capabil sa le aleaga si sa le aplice pe acelea care sunt adecvate diferitelor audituri si sa asigure ca auditurile sunt efectuate intr-o maniera sistematica si consistenta.

Un auditor trebuie sa fie capabil :

-sa aplice principiile, procedurile si tehnicile de audit;

-sa-si planifice si sa-si organizeze munca intr-un mod eficace si sa efectueze auditul intr-o maniera care sa respecte timpul planificat;

-sa colecteze informatii prin interviuri, ascultare, observare si analize eficace a inregistrarilor si documentelor si sa verifice acuratetea lor;

-sa confirme ca dovezile auditului sunt suficiente si adecvate pentru a sprijini observatiile si concluziile auditului;

-sa evalueze riscurile auditului, inclusiv consecintele utilizarii tehnicilor de esantionare;

-sa inregistreze activitatile prin documente de lucru;

-sa pregateasca raportul de audit intr-o maniera clara si concisa;

-sa pastreze confidentialitatea informatiilor;

-sa comunice eficace, fie utilizand abilitatile sale lingvistice fie cu sprijinul unui interpret;

b.auditorul sa fie capabil sa inteleaga domeniul auditului si sa aplice criteriile de auditare.

Competenta in aceasta zona include :

-aplicarea sistemelor de management la diferite organizatii;

-interactiunea dintre elementele sistemului de management si daca sistemul realizeaza rezultatele planificate;

-standardele, procedurile aplicabile si alte documente ale sistemului de management utilizate ca baza pentru audit;

-diferentele si prioritatea fata de documentele de referinta;

-aplicarea documentele de referinta la diferite audituri;

-sistemele informatice si tehnologice pentru management autorizate, difuzare si controlul documentelor, datelor si inregistrarilor.

c.situatii organizatorice - auditorul sa fie capabil sa inteleaga contextul operational al auditatului. 

Competenta in aceasta arie poate sa includa :

-marimea, structura, functionarea si interrelatiile organizatiei;

-procesele generale ale afacerii si terminologia aferenta;

-obiceiurile culturale si sociale ale auditatului;

-limba auditatului;

d. legislatie, relevanta, reglementari si alte cerinte - auditorul sa fie capabil sa lucreze in limitele cerintelor legislative si care se aplica organizatiei ce urmeaza sa fie auditata.

Cmpetenta in aceasta arie poate sa includa :

-contracte si intelegeri;

-munca, siguranta locului de munca si conditii de munca;

-produse, activitati si servicii;

-tratate si conventii internationale;

-legislatie si reglementari privind mediul.

2 Arii de competenta specifice auditorilor SMC

Auditorii SMC trebuie sa aiba competenta in urmatoarele :

a). metode si tehnici privind calitatea - auditorul sa fie capabil sa examineze SMC si sa stabileasca daca ele sunt aplicate in mod adecvat. Competenta in acest domeniu poate include :

-terminologie privind calitatea;

-principiile managementului calitatii si aplicarea lor;

-uneltele calitatii si aplicarea lor (ex. controlul statistic al proceselor, analiza modurilor de defectare, etc).

b). produse, servicii si procese operationale - auditorul sa fie capabil sa inteleaga contextul tehnologic in care auditul urmeaza sa se desfasoare. Competenta in acest domeniu poate sa includa :

-terminologia specifica domeniului;

-caracteristicile critice ale procesului, produselor si serviciilor;

-practici si procese acceptate in domeniu;

In tabelul 3. se prezinta cunostintele si abilitatile generale si specifice auditorilor SMC si SMM

Tabel 3.

7.Mentinerea calificarii auditorilor

7.1. Dezvoltarea profesionala continua

Auditorii si sefii echipelor de audit trebuie sa fie capabili sa demonstreze continuitatea dezvoltarii profesionale.

Continuitatea dezvoltarii profesionale inseamna reactualizarea domeniilor generale si specifice de competenta.

Continuitatea activitatilor de dezvoltare trebuie sa ia in consideratie schimbarile unei organizatii, natura auditarii, standarde si cerinte legale.

Aceasta poate fi obtinuta printr-un numar de mijloace cum ar fi :

T experienta profesionala suplimentara;

T instruire, studii private, training;

T audieri si intalniri;

T seminarii si conferinte si alte activitati relevante.

7.2. Mentinerea abilitatilor de auditare

Auditorii si sefii echipelor de audit trebuie sa demonstreze abilitatea lor de auditor printr-o participare continua la audituri ale SMC si/sau SMM.

Evaluarea initiala si continua a auditorilor si a sefilor echipei de audit trebuie sa fie planificata, implementata si inregistrata conform unor proceduri documentate pentru a asigura ca rezultat (data de iesire) ca ea este obiectiv consistenta si fiabila. Aceasta trebuie sa includa dezvoltarea profesionala continua si mentinerea abilitatilor de a audita.

Studiu de caz: Procesul de evaluare al unui auditor

Intrebari recapitulative si de dezbatere:

Definiti conceptul de competenta si aratati cum se realizeaza mentinerea si imbunatatirea competentei celor care desfasoara audituri.

Prezentati etapele unui proces de evaluare a auditorilor.

Identificati cunostintele si abilitatile specifice auditorilor sistemului de management al calitatii.

Care este nivelul de studiu, experienta profesionala, experienta de audit pentru conducatorul echipei de audit.

Prezentati metodele de evaluare a auditorilor.